Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2012-016
Dokument-ID : IM 2012-016
Saksnummer : 15/08160-40 (17/02805-2)
Sist endret : 18.10.2018
Dokumentdato : 15.06.2012
Mottakere :

Alle i UDI

Arkivsaksstruktur for Region- og mottaksavdelingen

 

1. Innledning

1.1 Formål

1.2 Kort om oppbygging av internmeldingen

2. xx asylmottak - Kontraktsoppfølging av driftsavtalen xxxx (årstall)

3. Tilskuddsordning til aktivitetstilbud for barn i asylmottak

3.1 Regionkontor xx – Tilskuddsordning til aktivitetstilbud for barn i asylmottak xxxx (årstall) – Statsbudsjettet xxxx (årstall) – Kapittel 490 post 71 – Søknader, innvilgelser og avslag

3.2 Akseptbrev og rapportering - Regionkontor xx - Tilskuddsordning til aktivitetstilbud for barn i asylmottak xxxx (årstall) - Statsbudsjettet xxxx (årstall) - Kapittel 490 post 71

4. xx asylmottak – Ekstraordinære driftstilskudd / tilleggsytelser – Type tiltak

5. Regionkontor xx – Plassering på særskilt bo- og omsorgsløsning

6. xx kommune – Avtaler om alternativ mottaksplass – xxxx (årstall)

7. Klage på advokat xx

8. Retursamtaler i mottak – Tilsetting av returrådgiver

8.1 Regionkontor xx – Returrådgivere xxxx (årstall)

8.2 Regionkontor xx – Rapportering for returrådgivere – xxxx (årstall)

9. Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige

9.1 Regionkontor xx – Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige xxxx (årstall)

9.2 Regionkontor xx - Kontrakt om kjøp av returfremmende tiltak til enslig mindreårig

9.3 Regionkontor xx – Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige xxxx (årstall) – Rapportering

10. Returtiltak utenfor mottak

10.1 Tilskudd til returtiltak utenfor mottak – Leverandør xx

10.2 Returkampanje

11. Bistand til assistert retur

12. Reintegreringsordninger i hjemland

13. Samarbeid om returarbeid i utlendingsforvaltningen

14. Samarbeid om internasjonalt arbeid på returfeltet

15. xx kommune – Særtilskudd ved omsorgsovertakelse xxxx (årstall)

1. Innledning

1.1 Formål

Region- og mottaksavdelingen (RMA) skal ha en enhetlig saks- og dokumentstruktur når saksbehandlere arkiverer ulike typer saker og dokumenter i UdiSak. Internmeldingen angir hvilken saksstruktur saksbehandleren skal benytte ved arkivering av personsensitive og ikke-personsensitive saker og dokumenter i UdiSak.

Internmeldingen er i tillegg ment som arbeidsverktøy for arkivpersonalet som til daglig jobber med oppgaver i UdiSak.

1.2 Kort om oppbygging av internmeldingen

Internmeldingen viser en saks- og dokumentstruktur for de sakene RMA jobber mest med. Oversikten er ikke uttømmende. Under enkelte av sakstypene er det henvist til enkelte andre retningslinjer som er relevante for RMAs arbeid knyttet opp mot mottaksdriften og kontraktsoppfølging. Det vil kun henvises til de viktigste retningslinjene og oversikten vil ikke være uttømmende.

For arkivpersonalet er det satt opp en oversikt per sakstype over hvilke egenskaper saken skal registreres med.

2. xx asylmottak - Kontraktsoppfølging av driftsavtalen xxxx (årstall)

UDI skal føre kontroll med asylmottakene slik at de oppfyller vilkårene i kontrakten. Det er listet opp hvilke dokumenttyper som skal registreres på denne saken.

Se IM 2012-007 Kontroll av asylmottak

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

 Arkivkode 425.2
 Avgrensing  En sak per mottak per år
 Referanse  Saksreferanse mellom arkivsakene for hvert år til kontrakten går ut
 Tilgangsgruppe  Nei

 
Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Dokumenter relatert til driften av asylmottaket

  • Skjema for budsjett og regnskap

  • Årsrapporter for gjeldende år

  • Årsplan for gjeldende år

  • Dokumenter fra kontroll av asylmottaket

  • HMS-erklæring

  • Revisorerklæring (jf. RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak)

  • Søknad om bortfallsplasser

  • Innvilgelse/avslag av bortfallsplasser

  • Klage på ansatte ved asylmottaket

  • Klage på andre forhold ved asylmottaket

  • Generelle henvendelser ved asylmottaket

  • Annen arkivverdig informasjon

3. Tilskuddsordning til aktivitetstilbud for barn i asylmottak

Justisdepartementet (JD) utarbeider hvert år regelverk for ordningen. Dette legges ut på RVP.

Se IM 2015-005 Retningslinjer for tildeling av aktivitetsmidler for barn i asylmottak (post 71)

3.1 Regionkontor xx – Tilskuddsordning til aktivitetstilbud for barn i asylmottak xxxx (årstall) – Statsbudsjettet xxxx (årstall) – Kapittel 490 post 71 – Søknader, innvilgelser og avslag

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode  430
Avgrensing En sak per år per regionkontor (kan endres etter behov)
Referanse Saksreferanse til sak i punkt 3.2
Tilgangsgruppe Kun ved behov
 UdiSak prosjekt  Ett prosjekt for sakene som innbefattes i punkt 3 for hvert år, for å samle sakene

 
Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Søknad om midler

  • Tilleggsdokumentasjon til søknaden

  • Innvilgelse / avslag

  • Klage på avslag

  • Annen arkivverdig dokumentasjon knyttet til søknad, innvilgelse eller avslag

3.2 Akseptbrev og rapportering - Regionkontor xx - Tilskuddsordning til aktivitetstilbud for barn i asylmottak xxxx (årstall) - Statsbudsjettet xxxx (årstall) - Kapittel 490 post 71

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode  430
Avgrensing En sak per år per regionkontor (kan endres etter behov)
Referanse Saksreferanse til sak i punkt 3.1
Tilgangsgruppe Kun ved behov
 UdiSak prosjekt   Ett prosjekt for sakene som innbefattes i punkt 3 for hvert år, for å samle sakene

 
Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Akseptbrev

  • Rapportering på bruk av midlene

  • Regnskap

  • Annen arkivverdig informasjon knyttet til akseptbrev og rapportering

4. xx asylmottak – Ekstraordinære driftstilskudd / tilleggsytelser – Type tiltak

Denne sakstypen omhandler søknader fra asylmottakene. Søknadene kan gjelde enkeltpersoner bosatt i asylmottak.

Se IM 2010-049 Rutiner for UDIs søknadsbehandling og oppfølging av ekstraordinære tiltak i mottak.

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode    425.2
Avgrensing En sak per tiltak
Referanse Ved behov
Tilgangsgruppe Ved behov

 
Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Søknad om ekstraordinært driftstilskudd / tilleggsytelse

  • Innstilling

  • Innvilgelse / avslag på søknad om midler

  • Rapportering på gjennomføring av tiltak

  • Søknad om videreføring av tiltak

5. Regionkontor xx – Plassering på særskilt bo- og omsorgsløsning

Se IM 2014-016 Rutiner for bruk og oppfølging av rammeavtale for særskilte bo- og omsorgsløsninger

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 425.9
Avgrensing En sak per plassering av enkeltperson
Referanse  Saksreferanse til driftsavtalen
Tilgangsgruppe Ja

 
Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Søknad

  • Svar på søknad

  • Månedsrapporter fra leverandør

  • Annen arkivverdig informasjon relatert til saken

6. xx kommune – Avtaler om alternativ mottaksplass – xxxx (årstall)

Dokumenter knyttet til individuell saksbehandling registreres i DUF.

Se IM 2013-012 Internmelding om alternativ mottaksplassering

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 055
Avgrensing

En sak per kommune per år eller en sak per NAV-kontor per år

Referanse  Ved behov
Tilgangsgruppe Ja

 
Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Avtale

  • Utvidelse av avtale

  • Bortfall av avtale

  • Opphør av avtale

7. Klage på advokat xx

Personer, organisasjoner eller offentlige organer kan varsle UDI ved mistanke om mislighold fra advokatens side. For eksempel kan UDIs regionkontor motta klage på søkerens advokat fra ansatte på asylmottak eller representanter til enslige mindreårige. Saksbehandleren på regionkontoret som blir gjort kjent med at en advokat misligholder sine oppgaver skal varsle Asylavdelingens Fagstab.

Se IM 2018-005 Organiseringen og administreringen av advokatordningen ved søknader om beskyttelse

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 712
Avgrensing En sak per advokat
Tilgangsgruppe Nei


Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Klage på advokat

  • Melding om mislighold (internt notat) til ASA Fagstab

  • Oversendelse til advokat

  • Svar fra advokat

  • Annen arkivverdig informasjon relatert til saken

8. Retursamtaler i mottak – Tilsetting av returrådgiver  

Sakstypen omhandler tilsetting av returrådgivere som gjennomfører retursamtaler i mottaket.

Den signerte tilleggsavtalen registreres på sak for driftsavtale for det aktuelle mottaket.

8.1 Regionkontor xx – Returrådgivere xxxx (årstall)

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 466.12
Avgrensing En samlesak per regionkontor per år
Referanse  Saksreferanse til sak i punkt 8.2
Tilgangsgruppe Nei

 
Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Oversendelse av avtaler for returrådgivere

  • Kopi av arbeidsavtaler

  • Kopi av arbeidsavtaler for vikar hvis returrådgiver er fast ansatt på mottaket

  • Annen arkivverdig informasjon relatert til saken

8.2 Regionkontor xx – Rapportering for returrådgivere – xxxx (årstall)

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 466.12
Avgrensing En samlesak per regionkontor per år
Referanse  Saksreferanse til sak i punkt 8.1
Tilgangsgruppe Nei


Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Rapporter

  • UDIs eventuelle tilbakemeldinger på rapportene

9. Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige

Sakstypen omhandler kjøp av individuelle tiltak for enslige mindreårige som har fått begrenset oppholdstillatelse, eller avslag på beskyttelse. Formålet er å bidra til at flere enslige mindreårige returnerer ved at deltakerne får en kompetanse som de kan bruke i hjemlandet.

9.1 Regionkontor xx – Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige xxxx (årstall)

Se RS 2015-005 Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 466.12
Avgrensing En samlesak per regionkontor per år
Referanse  Saksreferanser til sak i punkt 9.2 og sak i punkt 9.3
Tilgangsgruppe Ja


Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Behovsnotat

  • Tilbakemelding/godkjenning

  • Tilbud

  • Søknader

  • Informasjon om valgt tilbyder for tiltak

  • Innvilgelse / Avslag

  • Oversendelse av kontrakt til tilbyder

9.2 Regionkontor xx - Kontrakt om kjøp av returfremmende tiltak til enslig mindreårig

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 055
Avgrensing En enkeltsak per tiltak per person
Referanse  Saksreferanser til sak i punkt 9.1 og sak i punkt 9.3
Tilgangsgruppe Ja


Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Kontrakt

9.3 Regionkontor xx – Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige xxxx (årstall) – Rapportering

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 466.12
Avgrensing En samlesak per regionkontor per år
Referanse  Saksreferanser til sak i punkt 9.1 og sak i punkt 9.2
Tilgangsgruppe Ja


Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Rapport

10. Returtiltak utenfor mottak

Returtiltak som retter seg mot personer som bor utenfor asylmottak.

10.1 Tilskudd til returtiltak utenfor mottak – Leverandør xx

Oppsøkende returarbeid utenfor asylmottak.

Tilskudd finansiert over tilskuddsordningen på post 72.

Justisdepartementet utarbeider hvert år regelverk for ordningen. Dette legges ut på RVP.

En sak per tiltak per leverandør.

10.2 Returkampanje

Øvrige tiltak på returfeltet som retter seg mot personer som bor utenfor asylmottak.

En sak per tiltak per leverandør.

11. Bistand til assistert retur

Bistand til assistert retur fra Norge.

En sak per leverandør per land.

12. Reintegreringsordninger i hjemland

En del av returarbeidet foregår som reintegreringsordninger med søkerens hjemland. Hensikten med dette er å få i stand reintegreringsordninger for at søkere skal returnere. 

For eksempel:

  • Opplæring av ambassader 

  • Nye leverandører på returfeltet 

En sak per leverandør.

13. Samarbeid om returarbeid i utlendingsforvaltningen

En del av returarbeidet er knyttet tett opp til ulike sektormyndigheter som UDI samarbeider tett med: 

For eksempel: 

  • Samarbeid med Justis- og beredskapsdepartementet 

  • Samarbeid med Politidirektoratet 

  • Samarbeid med Politiets utlendingsenhet 

  • Samarbeid med Utlendingsnemnda 

 En sak per tiltak.

14. Samarbeid om internasjonalt arbeid på returfeltet

  • Nettverk og samarbeidsorganer

En sak per nettverk/samarbeidsorgan per år

  • Samarbeid direkte med enkeltland på spesifikke oppgaver 

En sak per enkeltland/oppgave

15. xx kommune – Særtilskudd ved omsorgsovertakelse xxxx (årstall)

Se RS 2011-025 Tilskudd til vertskommuner for asylmottak og omsorgssenter

Saken skal registreres med følgende egenskaper:

Arkivkode 438
Avgrensing En sak per kommune per år
Referanse  Ved behov
Tilgangsgruppe Ja


Følgende dokumenter skal arkiveres i UdiSak:

  • Søknad

  • Svar på søknad

  • Annen arkivverdig informasjon knyttet til søknad 

 

Odd-Roar Thorsen
avdelingsdirektør

Kontakt:
Administrative fellestjenester

Siste endringer
  • Endret: IM 2012-016 Arkivsaksstruktur for Region- og mottaksavdelingen (18.10.2018)

    Internmeldingen er oppdatert med til dels store endringer i strukturen. Sakstypen som omhandler plassering på særskilt bo- og omsorgsløsning er endret i forbindelse med ny leverandør og nye saksbehandlingsrutiner. Enkelte av sakstypene som omhandler returtiltak (punktene 8 til 14) er nå mye mer utbygget. Det har også blitt lagt til to helt nye sakstyper som gjelder returtiltak: Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige og Samarbeid om internasjonalt arbeid på returfeltet. Punktet om returarbeid i hjemland er nå splittet opp til to punkter: Bistand til assistert retur og Reintegreringsordninger i hjemland. Sakstypen som omhandler særtilskudd ved omsorgovertakelse er ny, og sakstypen som omhandler det ordinære returarbeid er fjernet.

  • Endret: IM 2012-016 Arkivsaksstruktur for Region- og mottaksavdelingen (12.07.2017)

    Internmeldingen er oppdatert i tråd med gjeldende begrepsbruk. Begrepene tilsyn og etterkontroll er erstattet med kontroll av asylmottak.

  • Endret: IM 2012-016 Arkivsaksstruktur for Region- og mottaksavdelingen (22.08.2016)

    Internmeldingen er oppdatert i forbindelse med innføringen av nytt saksbehandlingsverktøy (UdiSak). I tillegg er det foretatt en del endringer etter avklaringer med RMA om hva som skal arkiveres i DUF og UdiSak. Videre er enkelte sakstyper fjernet på grunn av innføringen av KGV (Konkurransegjennomføringsverktøy) med integrasjon mot UdiSak og noen nye sakstyper på returfeltet har blitt lagt til i internmeldingen.

  • Endret: IM 2012-016 Arkivsaksstruktur for Region- og mottaksavdelingen (15.01.2014)

    Det er foretatt mindre justeringer i internmeldingen.

  • Endret: IM 2012-016 Arkivsaksstruktur for Region- og mottaksavdelingen (30.09.2013)

    Internmeldingen er oppdatert med saksstruktur for dokumenter med personsensitive opplysninger slik at Region- og mottaksavdelingen kan legge disse i WebSak med egnet tilgangsstyring.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo