Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

Red. anm.: På grunn av omorganisering i Koordineringsenheten er denne internmeldingen under revisjon og kun enkelte deler er fortsatt gjeldende.

UDI internmeldinger

IM 2012-019
Dokument-ID : IM 2012-019
Saksnummer : 12/1159-11 (18/00276-5)
Sist endret : 28.02.2018
Dokumentdato : 18.10.2012
Mottakere :

Asylavdelingen

Koordineringsenheten – verktøy, oppgaver og rutiner


1.     Innledning

1.1.    Oppgaver

1.2.    Oppgaverullering

1.3.    Arbeidsverktøy

1.4.    Bruk av tavler

1.5.    Forbedringsarbeid

1.6.    Tjenestenivåavtale og samarbeid

1.7.    Prioriteringer

2.     Medfølgende barn

3.     Ankomstsamtalen - generelt

3.1.    Formålet med ankomstsamtalen og krav til kvaliteten

3.2.    Bruk av informasjonen fra ankomstsamtalen

3.3.    Standardisert informasjon til søkeren

4.     Ankomstsamtalen med asylsøkere i normalprosedyren

5.     Ankomstsamtalen med enslige mindreårige asylsøkere

5.1.    Aldersundersøkelsen

5.2.    EMA og Dublin-opplysninger

6.     Ankomstsamtalen med asylsøkere som har prosedyrekoden DM

7.     Ankomstsamtalen i F1-saker

8.     Helseopplysninger

9.     Informasjon om og kartlegging av særskilte forhold i en sak

10.     Etter ankomstsamtalen

10.1.     Akutt fare eller særlig behov for oppfølging i Norge

10.2.     Prioritering av sak

10.3.     Tilrettelegging for asylintervjuet og mottaksplasseringen

10.4.     Sentral oversettertjeneste (SOT)

11.     Bestilling av tolk og booking av asylintervjuet

11.1.     Bestilling av tolk til ankomstsamtalen

11.2.     Booking av asylintervjuet

12.     Bestilling av reiseintervju

13.     Bestilling av nytt intervju etter første asylintervju

13.1.     Bestilling av fortsettelsesintervju

13.2.     Bestilling av tilleggsintervju

14.     Saker som ikke skal ha ankomstsamtale

14.1.     Enslige mindreårige asylsøkere med prosedyrekoden ED(EMA-dublinsaker)

14.2.     Dublinsaker

14.3.     Endring av prosedyre

15.     Beredskapsordning for prioriterte saker

15.1.     48-timerssaker

15.2.     EMA

15.3.     Andre prioriterte saker

16.     Advokattildeling

17.     Språkanalyser

18.     Oppnevnelse av representanter

19.     Logistikkansvar

20.     Vakttelefoner og e-post.

1. Innledning 

Koordineringsenheten ble opprettet 16. april 2012. Formålet med opprettelsen av enheten er å forbedre saksflyten i Asylavdelingen. Ved å samle alle saksforberedende oppgaver et sted ønsker man å strømlinjeforme avdelingen. De saksforberedende oppgavene skal utføres på den mest optimale tiden i prosessen, prinsipielt så tidlig som mulig. De som utfører oppgavene bør være tett på de oppgavene som hører til de tidlige prosesstrinnene. 

Det overordnede formålet med oppgaveløsningen i Koordineringsenheten er å sikre verdi for den videre saksgangen i Asylavdelingen og å gi søkeren god informasjon om det videre saksforløpet. Verdi for den videre saksgangen vil være:

  • økt effektivitet på grunn av tidlig kartlegging av anførsler og tilpasset bestilling/tilrettelegging av asylintervjuet

  • legge til rette for at vedtaksenhetene tidlig innhenter nødvendige opplysninger, om mulig før asylintervjuet

  • ivaretakelse av søkerens sikkerhetssituasjon eller spesielle oppfølgingsbehov når det er nødvendig

Utover planlegging av saksgangen og informasjon til søkeren, skaper Koordineringsenheten også verdi for resten av avdelingen gjennom kartlegging av hovedanførsler i ankomstsamtalen. Denne innledende kartleggingen skal gjøre det enklere å forberede og gjennomføre asylintervjuet. 

Konkrete formål med ankomstsamtalen:

  • gi informasjon til søkeren om den videre saksgangen

  • kartlegge anførsler for søknaden om beskyttelse

  • avdekke behov for ekstra tilrettelegging under det påfølgende asylintervjuet

  • legge til rette for nødvendig prioritering av saken

  • ivareta umiddelbare behov for oppfølging og/eller avverge akutt fare ved eventuelle trusler mot personens eller andres sikkerhetssituasjon

I tråd med prinsippene om helhetlig tjeneste skal søkere i møtet med Koordineringsenheten få tydelig informasjon om hva Utlendingsdirektoratet (UDI) skal gjøre, og hva det er forventet at søkeren skal gjøre og ikke gjøre. Dette skaper forutsigbarhet for søkeren.

Koordineringsenheten arbeider etter LEAN prinsippet. Internmeldingen og arbeidsdokumentene som utvikles av enheten skal gjøres tilgjengelig, revideres og være i tråd med det som til enhver tid er vedtatte beste praksis på enheten. Enhetslederen har ansvar for å holde rutiner med vedlegg oppdatert til enhver tid.

Koordineringsenheten er samlokalisert med Politiets Utlendingsenhet i Christian Kroghs gate 32. Arbeidstiden er mellom 08.00 og 17.00, jamfør HTA § 7.

1.1.   Oppgaver

Koordineringsenhetens primære oppgaver er å gi søkeren informasjon, gjennomføre ankomstsamtalen og tilrettelegge for asylintervjuet. I tillegg har Koordineringsenheten ansvar for å motta resultater fra språkanalyse-leverandøren og registrere disse i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF), tildele advokater fra advokatvaktlisten, oppnevne representant og bemanne resepsjonen i HBT.f

1.2.   Oppgaverullering

Med unntak av resepsjonistene skal alle medarbeiderne i Koordineringsenheten rullere på alle oppgaver. Dette vil sikre fleksibilitet og en samordnet praksis. Enhetslederen utarbeider fordelings- og rulleringsplan.

1.3.   Arbeidsverktøy

Internmeldingen med vedlegg er ment å være en del av et PDCA-verktøy. PDCA står for Plan-Do-Check-Act – og er starten på en kontinuerlig forbedringsprosess.

Prosessen består i planlegging, deretter gjennomføring, kontroll og korrigering.

1.4.   Bruk av tavler

Formålet med tavler er å få en visuell oversikt over fordelingen av oppgavene. Enheten skal gjennomføre tavlemøter.

1.5.   Forbedringsarbeid

Koordineringsenheten er ansvarlig for å arbeide etter gjeldende standard, deretter kontrollere og korrigere i praksis, det vil si identifisere og utvikle forbedringstiltak av egne arbeidsprosesser. Hovedhensikten med forbedringsarbeidet i Koordineringsenheten skal være å tilstrebe kortere saksbehandlingstid i Asylavdelingen, gi god kvalitet i saksbehandlingen og riktig service til brukerne våre.

Forbedringsarbeidet er avhengig av at medarbeiderne kommer med forbedringsforslag som prøves ut og deretter analyseres i forhold til ønsket effekt. Koordineringsenheten er selv ansvarlig for å utvikle de prosessene de eier, og samarbeide med andre enheter om å utvikle de prosessene enheten deler med andre.

Det skal jevnlig avholdes strukturerte forbedringsmøter med fokus på forbedring av enhetens nøkkeltall. Forbedringsarbeidet har klare ansvarsfordelinger og frister. Forbedringstiltak skal løpende skrives opp på målstyringstavlen. Det skal også føres en logg hvor tiltakene er skrevet ned. Enhetslederen har ansvar for at oversikten er oppdatert.

1.6.   Tjenestenivåavtale og samarbeid

Samarbeidet med andre enheter er definert i en tjenestenivåavtale. Ansvarsfordelingen mellom Koordineringsenheten og vedtaksenhetene framkommer av denne avtalen.

Koordineringsenheten skal ha et tett samarbeid med planleggeren i Asylavdelingen. Planleggeren i Asylavdelingen har ansvaret for den daglige fordelingen av saker mellom enhetene, og skal sørge for at saksmengden og saksbehandlingskapasiteten blir fordelt for en best mulig saksflyt.

Ved ferieavvikling eller uforutsett fravær i Koordineringsenheten kan kontoransatte i Asylavdelingen bli bedt om å bistå Koordineringsenheten.

1.7.   Prioriteringer

De mest ressurskrevende oppgavene i Koordineringsenheten er å gjennomføre ankomstsamtalen og tilrettelegge videre for asylintervjuet. Ved lav bemanning eller høye ankomster hvor enheten må prioritere hvilke oppgaver som er kritiske for videre saksgangen, skal enhetslederen i samråd med ledelsen i Asylavdelingen og planleggeren lage en prioriteringsliste. I så fall blir det sentralt å identifisere på hvilke landområder UDI kan nedprioritere gjennomføring av ankomstintervju. Dette skal gjøres i samarbeid med vedtaksenhetene. 

Kritiske oppgaver for videre saksgang i Asylavdelingen er i prioritert rekkefølge:

  • ankomstintervju og samtaler med enslige mindreårige asylsøkere (EMA)

  • tilrettelegge for prioriterte saker

  • bestilling og administrasjon av asylintervju

  • dokumentasjon mottatt av underleverandører inn i DUF

  • advokattildeling

En mindre kritisk oppgave for den videre saksgangen er gjennomføring av ankomstintervjuer i normalsaker(NS).

2. Medfølgende barn

Barn som er fylt syv år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres om asylprosessen og gis anledning til å bli hørt, før det treffes en avgjørelse i en sak som angår dem, jf utlendingsforskriften § 17-3. Koordineringsenheten skal identifisere barn som skal ha asylintervju, og booke dette.  

Medfølgende barn skal ikke ha ankomstsamtale.

3. Ankomstsamtalen - generelt

Det skal gjennomføres ankomstsamtaler med alle asylsøkere som har prosedyrekoden normalsak (NS), mulig dublinsak (DM) og enslige mindreårige asylsøkere (EMA) mellom 12 og 18 år.

Før gjennomføringen av ankomstsamtalen skal Politiets Utlendingsenhet (PU) ha fullført registreringen av saken. 

PU sender alle saker til ”Asyl – ANK (UDI)” som en tverretatlig melding i DUF. Eventuelle merknader fra PU skal mottas skriftlig og følge saken i DUF som tverretatlig melding.

Koordineringsenheten videresender alle saker med prosedyrekoden DU og ED videre til Dublin-enheten i DUF. Resten av sakene er klare for ankomstintervju.

Koordineringsenheten skal sende saker som ikke er komplette, eller hvor UDI identifiserer feil, tilbake til PU. Det skal tydelig framgå hva som er årsaken til at UDI sender saken tilbake til PU. 

Koordineringsenheten skal ikke booke ankomstsamtalen eller asylintervjuet samtidig med at asylsøkeren skal til helseundersøkelse, NOAS eller avlesning av pirké-prøve. Dette krever et godt samarbeid med transittmottakene og et godt kjennskap til asylsøkernes gjøremål i transittmottakene.

3.1.   Formålet med ankomstsamtalen og krav til kvaliteten

Formålet med ankomstsamtalen er å foreta en kort innledende kartlegging av årsakene til søknaden om beskyttelse, innhente informasjon om opphold i andre europeiske land, tilknytning til Norge og å kartlegge eventuelle særskilte behov for tilrettelegging av asylintervjuet.

Ankomstsamtalen skal gjennomføres i tråd med retningslinjer for pålitelig informasjonsinnhenting. Sentrale krav til kvalitet er blant annet at søkeren får forklare med egne ord innenfor relevante tema, og at søkeren er godt orientert om formålet med samtalen.

Asylavdelingen har intervjuspørsmålsmaler for de største ankomstlandene, til bruk for medarbeidere som utfører ankomstsamtalene.

For voksne asylsøkere i normalprosedyren er det beregnet 20 minutter til ankomstsamtalene, dette inkluderer gjennomlesningen.

3.2.   Bruk av informasjonen fra ankomstsamtalen

Informasjonen fra ankomstsamtalen skal benyttes som utgangspunkt for det påfølgende asylintervjuet og til differensiering av saker i asylsaksprosedyren.

Informasjon som fremkommer i ankomstsamtalen kan brukes som en kilde til å vurdere søkerens troverdighet.

3.3.   Standardisert informasjon til søkeren

Før ankomstsamtalen skal søkeren motta god og individuelt tilrettelagt informasjon om asylsaksprosedyren, formålet med den innledende ankomstsamtalen og det påfølgende asylintervjuet i søknaden om beskyttelse, og informasjon om søkerens rettigheter og plikter.

Søkeren skal informeres om at de opplysningene som gis under ankomstsamtalen, sammen med opplysninger fra det påfølgende asylintervjuet, vil danne grunnlag for avgjørelsen av søknaden om beskyttelse. Det finnes egen standardisert informasjon som gis i EMA-saker.

4. Ankomstsamtalen med asylsøkere i normalprosedyren

Intervjueren i Koordineringstenheten skal spørre om årsaken til søknaden om beskyttelse og hva søkeren frykter ved en eventuell retur til sitt hjemland. I tillegg skal intervjueren spørre om det er andre grunner enn søkeren allerede har oppgitt til søknaden om beskyttelse, slik at det så langt som mulig sikres at alle anførsler er inkludert i rapporten fra ankomstsamtalen.

Intervjueren skal vurdere om det er andre forhold som er relevant å ta opp med søkeren med utgangspunkt i kunnskap om den individuelle saken og relevant landkunnskap.

Informasjon om barns situasjon skal nedtegnes i ankomstsamtalerapporten. Koordineringsenheten skal ta i mot dokumentasjon fra søkere, og disse dokumentene skal skannes inn sammen med ankomstsamtalerapporten.

Etter ankomstsamtalen skal søkeren få tilbud om å få en kopi av ankomstsamtalerapporten (dette gjelder ikke EMA).

5. Ankomstsamtalen med enslige mindreårige asylsøkere

Følgende gruppe er definert som EMA og skal ha EM-prosedyrekode og bamseikon i DUF:f

  • barn under 18 år som ankommer Norge uten noen som har foreldreansvar og søker beskyttelse

  • barn som ankommer sammen med familiemedlemmer, for eksempel eldre søsken, tante, onkel eller besteforeldre, skal registreres og behandles som EMA, herunder ha ekstern representant. Hvis PU har registrert vedkommende som medfølgende barn, skal saksbehandleren i Koordineringsenheten sende saken tilbake til PU med beskjed om hvordan dette skal rettes.

  • barn med foreldre som har vært i Norge over lenger tid før barna ankommer, følger vanlig EMA-prosedyre. De skal registreres som EMA og skal ha ankomstsamtale. Disse barna skal også ha ekstern representant i den innledende saksbehandlingen.

Formålet med ankomstsamtalen for EMA er å innhente samtykke til aldersundersøkelsen og informasjon om tannhelsespørsmål knyttet til aldersundersøkelsen. Videre er formålet å nedtegne alder og bosted og foreta en innledende kartlegging av årsakene til søknaden om beskyttelse, nettverk i Norge og fysisk og psykisk helse.

Søkere over 15 år tilbys ”Samtykke til utveksling av helseopplysninger”. Dette hentes opp via favoritt i en egen eDok-mal. Dersom søkeren samtykker, skal den elektroniske versjonen registreres sammen med ankomstsamtalen i DUF. Se DUF brukerveiledning punkt 14. ”Ankomstsamtale”.

Søkere som oppgir å være EMA skal som hovedregel ha en samtale med representanten via tolk før ankomstsamtalen. Som hovedregel skal samme representant som var til stede ved registreringen hos PU delta i ankomstsamtalen, se EMA-sjekkliste, om oppnevnelse av representanter.

Ankomstsamtalen gjennomføres med bruk av egne favorittmaler for EMA-saker. Søkeren får beskjed om dato for aldersundersøkelsen, og beskjed om at asylintervjuet vil bli avholdt ca. fire uker etter at aldersundersøkelsen er gjennomført. Bestilling av tolk og intervjudato administreres av Barnefaglig enhet (BFE).

Etter ankomstsamtalen skal representanten få tilbud om å få en kopi av ankomstsamtalerapporten. Søkeren skal ikke ha kopi fordi han eller hun er mindreårig.

Representantene er ikke pålagt å gi en uttalelse om alder allerede ved ankomstsamtalen, men skal gis muligheten til det dersom de ønsker det. Medarbeideren i Koordineringsenheten skal spørre representanten om han eller hun ønsker å uttale seg om alder nå, eller om de ønsker å vente til asylintervjuet. Medarbeideren i Koordineringsenheten skal synliggjøre i rapporten at dette er gjort.

Rutiner for språkanalyser gjelder også i EMA-saker.

Når ankomstsamtalen er avsluttet skal medarbeideren i Koordineringsenheten sende oppgaven ”UDI fordeler sak” til oppgaveboksen ”Asyl BFE - venter på intervju”. For detaljerte opplysninger om DUF-registreringer, se EMA-sjekkliste.  

For arbeidet med EMA, se PN 2012-011 Behandling av asylsaker fra enslige mindreårige søkere - særlig om aldersvurdering og RS 2010-183 Retningslinjer for aldersundersøkelser av enslige mindreårige asylsøkere, jf utlendingsloven § 88.

5.1.   Aldersundersøkelsen

Hovedregelen er at barn mellom 14 og 18 år skal til aldersundersøkelse. Koordineringsenheten skal også sende de som opplyser at de over 18 år, men vurderes som åpenbart under 18 år, til aldersundersøkelse.

Saker som kan unntas fra aldersundersøkelse:

  • snart over 18 år: Søkeren fyller 18 år om inntil en måned

  • klart over 18 år: Det er helt åpenbart at søkeren ikke er barn

  • klart under 18 år: Søkeren opplyser å være 12-14 år og den oppgitte alderen stemmer åpenbart 

Gravide skal ikke unntas aldersundersøkelsen.

Koordineringsenheten skal innhente samtykke til aldersundersøkelsen og fylle ut skjema om tannhelse i alle saker, også når søkerne unntas aldersundersøkelsen av overnevnte grunner. Når koordineringsenheten unntar søkeren fra alderundersøkelsen skal medarbeideren i Koordineringsenheten skrive et internt notat i DUF hvor dette begrunnes. Det interne notatet skal registreres som saksrelevant internkorrespondanse med BFE som mottaker. Se DUF brukerveiledning punkt 3 ”Korrespondanse i eSak – Postregistrering”. 

Dersom det fremkommer to fødselsdatoer(politiet registrerer en fødselsdato, og denne modifiseres eller konkretiseres under ankomstsamtalen) skal saksbehandleren skrive inn begge datoene i ankomstsamtalerapporten og i skjemaet relatert til søkerens tannhelse. I så fall skal Ullevål universitetssykehus ta stilling til begge aldrene som to ulike hypoteser i sitt arbeid, noe som gir BFE bedre grunnlag for den endelige aldersvurderingen.

Koordineringsenheten skal informere søkeren om datoen for gjennomføringen av aldersundersøkelsen. Saker til søkere som unntas aldersundersøkelse sendes direkte til BFE for bestilling av asylintervju.

Når alder er etablert – enten av Koordineringsenheten eller på bakgrunn av aldersundersøkelsen – sendes sakene til BFE eller Dublin-enheten. Dersom søkeren er over 18 år skal asylsaken med Dublin-indikasjonen oversendes Dublin-enheten.

Se EMA-sjekkliste for hva som skal gjøres hvis søkeren er åpenbart over 18 år. Ved usikkerhet skal Koordineringsenheten kontakte BFE på e-post til AsylenhetBFE@udi.no eller på telefon.

5.2.   EMA og Dublin-opplysninger

I følgende EMA-saker skal asylsøkeren til ankomstsamtale i Koordineringsenheten og saken merkes med prosedyrekoden EM:

  • EMA hvor saken har kategori 2-treff fra Eurodac eller det foreligger opplysninger om ulovlig grensepassering

  • EMA hvor saken har andre Dublin-opplysninger (bortsett fra asylsøknad)

Dersom Koordineringsenheten identifiserer Dublin-opplysninger skal Koordineringsenheten skrive merknad i DUF ved oversendelse til BFE om ”katergori 2-treff”, ”opplysninger om ulovlig grensepassering” eller ”andre Dublin-opplysninger”, slik at BFE raskt kan identifisere at saken skal til Dublin-enheten dersom søkeren er over 18 år.

Se pkt 14.1 for Dublin-relaterte EMA-saker som ikke skal ha ankomstsamtale.

6. Ankomstsamtalen med asylsøkere som har prosedyrekoden DM

I DM-saker skal Koordineringsenheten opplyse saken med Dublin-relevante opplysninger.

I tillegg til å spørre asylsøkeren om årsakene til søknaden om beskyttelse, skal Koordineringsenheten kartlegge søkerens opplysninger opp imot opplysninger vi mottar gjennom Dublin-samarbeidet.

Se instruks 2014-009-GI.

7. Ankomstsamtalen i F1-saker

Koordineringsenheten skal melde fra til vedtaksenheten F1(F1) dersom Koordineringsenheten har gjennomført ankomstsamtalen med en asylsøker som bør vurderes ekskludert. F1 har utarbeidet en liste over saker som skal rapporteres til F1.

Koordineringsenheten skal melde fra ved å sende DUF-nummer til e-postadressen ”Asylenhet F1” med emne ”til vurdering fra Koordineringsenheten”. Saksansvaret skal ikke oversendes til F1 i DUF. Asylintervjuet bookes som vanlig. Hvis F1 ønsker å overta ansvaret for å gjennomføre asylintervjuet, tar F1 direkte kontakt med den enheten som er satt ansvarlig for intervjuet.

8. Helseopplysninger

Når enten PU har notert forhold om helse, det er åpenbart at søkeren har helseproblemer, eller søkeren selv opplyser om helseproblemer, så skal Koordineringsenheten kort notere ned søkerens helseanførsler i ankomstsamtalerapporten. Koordineringsenheten skal gi standardisert informasjon om UDI sitt behov for helseattest i utlendingssaker. 

9. Informasjon om og kartlegging av særskilte forhold i en sak

Under ankomstsamtalen skal intervjueren være spesielt oppmerksom på informasjon om særskilte forhold av betydning for søknaden om beskyttelse eller bosetting, som for eksempel fysisk eller psykisk sykdom eller mistanke om menneskehandel.

Informasjon om forhold som ikke kan nedtegnes i rapporten fra ankomstsamtalen skal følge saken. Det bør utarbeides rutiner for informasjonsutveksling i denne typen saker.

I saker hvor man må nedtegne ytterligere informasjon, og gjøre tiltak i forhold til den videre saksgangen er det påregnelig at samtalen vil vare utover 20 minutter.

Saksbehandleren skal følge retningslinjer og rutiner for varsling av slike saker, jf. IM 2010-019 ”Asylavdelingens varslingsrutiner til politiet og mottaksenheten ved opplysninger om trussel mot liv og sikkerhet i behandling av asylsaker”.

10.   Etter ankomstsamtalen

Etter ankomstsamtalen skal ankomstsamtalerapporten leses opp for søkeren, og søkeren skal signere på alle sidene i den.

Saksbehandleren i Koordineringsenheten skal i alle saker vurdere å varsle eller eskalere saken i henhold til IM 2010-019 Asylavdelingens varslingsrutiner til politiet og mottaksenheten ved opplysninger om trussel mot liv og sikkerhet i behandling av asylsaker , eventuelt RS 2017-004 Varsling fra asylmottak til UDI ved kriminalitet, uro og alvorlige hendelser og IM 2010-012 UDIs eskaleringspyramide.

Koordineringsenhetens saksbehandler skal sende papiroriginalen av ankomstsamtalerapporten og eventuelle dokumenter som er innlevert til støtte for søknaden til arkivet for skanning, slik at dokumentene blir elektronisk tilgjengelig.

  • Ankomstsamtalerapporter uten vedlegg sendes dokumentsenteret for oppbevaring, merket ”ASA ankomstsamtalerapport til arkivering”.

  • Ankomstsamtalerapporter med vedlegg sendes til dokumentsenteret merket ”ASA ankomstsamtalerapport med vedlegg til skanning”.

Når Koordineringsenheten ikke har muligheten til å gjennomføre ankomstsamtalen, skal det lages en etatsintern melding av typen ”UDI saksrelevant internkorrespondanse” til vedtaksenheten. Koordineringsenhetens medarbeider skal opplyse om bakgrunnen for at det ikke ble gjennomført ankomstsamtale. Årsaken skal også registreres i UDIs IT-verktøy for logistikk.

Saksansvaret ekspederes i DUF til den riktige vedtaksenheten, og intervjudatoen merkes i DUF som fristdato knyttet til arbeidsoppgaven. Når saken er prioritert skal medarbeideren i Koordineringsenheten huke av for ”prio høy” i arbeidsoppgaven i DUF. 

Etter avtale skal Koordineringsenheten sette særskilte merkingskoder eller karakteristikakoder på visse saker. I slike porteføljer skal det utarbeides standardiserte rutiner for merking av sakene i DUF.

10.1. Akutt fare eller særlig behov for oppfølging i Norge

Dersom asylsøkeren selv gir opplysninger eller det foreligger konkrete opplysninger i saken om spesielle behov eller at sikkerhetssituasjonen til asylsøkeren er truet i Norge, skal Koordineringsenheten bidra til å ivareta umiddelbare behov for oppfølging og/eller avverge akutt fare. Eksempler kan være risiko (i Norge) for menneskehandel, tvangsekteskap, kjønnslemlestelse, vold i nære relasjoner, alvorlig fysisk eller psykisk sykdom. I slike tilfeller skal medarbeideren eskalere saken til lederen for å få veiledning om oppfølging/tiltak.

10.2. Prioritering av sak

Dersom det fremkommer særskilte opplysninger i saken, skal det vurderes om det foreligger grunner til prioritering av saken og i så fall skal Koordineringsenheten umiddelbart varsle vedtaksenheten.

10.3. Tilrettelegging for asylintervjuet og mottaksplasseringen

Dersom det i ankomstsamtalen avdekkes behov for spesiell tilrettelegging av påfølgende intervju jf. utlendingsforskriften § 17-2 (intervjuer med spesiell kompetanse, følgepersoner, sikkerhetstiltak m.m.), skal Koordineringsenheten tilrettelegge for dette. Tilrettelegging kan bli aktuelt ut ifra opplysninger om fysisk eller psykisk sykdom, mistanke om menneskehandel, tvangsekteskap eller vold i nære relasjoner.

I EMA-saker skal Koordineringsenheten gi beskjed til kontortjenesten i Barnefaglig enhet (BFE) slik at BFE følger opp tilrettelegging ved bestilling av intervju.

Søkere kan også ha behov for tilrettelegging av asylintervju ut fra språklig behov, se RS 2011-039 punkt 2.7.

Koordineringsenheten skal formidle informasjon om særskilte forhold av betydning for mottaksplassering til RMA. Når dette er aktuelt skal medarbeideren eskalere saken til lederen for å få veiledning om oppfølging og eller tiltak. Lederen av Koordineringsenheten skal ha oversikt over tiltak og rutiner for informasjonsutveksling til RMA.

10.4. Sentral oversettertjeneste (SOT)

Dersom Koordineringsenheten mottar dokumenter fra søkeren som vurderes som viktige, har Koordineringsenheten ansvar for å sende disse til SOT for oversettelse. Tidspunktet oppdraget ble oversendt til SOT skal være tydelig markert i DUF. Asylintervjuet gjennomføres som opprinnelig planlagt. Koordineringsenheten skal legge oversettelsen fra SOT inn i DUF så snart den er mottatt.

Koordineringsenhetens medarbeidere avklarer behovet for oversettelse med enhetslederen i vedtaksenheten og Koordineringsenheten. For bestillingsrutiner hos SOT, se rutinene på UDISIA.

11.   Bestilling av tolk og booking av asylintervjuet

Koordineringsenheten skal bestille tolk for ankomstsamtalen og asylintervjuet. For alle bestillinger og bruk av tolk i forbindelse med ankomstsamtalen og asylintervjuet skal Koordineringsenheten følge rutinene i RS 2011-039 Retningslinjer for bruk av tolk i utlendingssaker  og IM 2011-026 Bestilling og honorering av tolk ved søknad om beskyttelse (asyl).

Vedtaksenhetene skal registrere hvor mange personer de har avsatt for asylintervju tre uker frem i tid i UDIs IT-verktøy for logistikk. Intervjuer som er booket kan ikke endres. Innmeldt intervjukapasitet kan endres til og med onsdag i uken før endringen gjelder. Endringer i intervjukapasiteten meldes på e-post til områdelederen, planleggeren og Koordineringsenheten.

11.1. Bestilling av tolk til ankomstsamtalen

Hvis det er hensiktsmessig skal det brukes telefontolk i forbindelse med ankomstsamtalen. Se UDIs retningslinjer for telefontolking.

Se sjekkliste for bestilling ankomstsamtalen.

11.2. Booking av asylintervjuet

Koordineringsenheten registrerer asylintervjudatoen i hendelseslista i DUF som en merknad til ankomstsamtalen. Saken sendes videre til vedtaksenheten for intervju med intervjudato som fristdato knyttet til arbeidsoppgaven i DUF.

I saker hvor UDI avventer språkanalyserapport skal Koordineringsenheten sette intervjudato til etter at rapporten er forventet mottatt.

12.   Bestilling av reiseintervju

Reiseintervjuer bestilles av Koordineringsenheten. Unntak er reiseintervjuer i EMA-saker. De bestilles av BFE.

Lån av reiseutstyr skjer i resepsjonen på Hammersborg torg. Resepsjonen har ansvar for at utstyret kommer tilbake i komplett form. Koordineringsenheten har ansvar for at det foreligger en bruksanvisning for oppkobling av reiseutstyr sammen med reiseutstyret.

Det er utarbeidet egne reiseintervjurutiner.

13.   Bestilling av nytt intervju etter første asylintervju

13.1. Bestilling av fortsettelsesintervju

Fortsettelsesintervjuer bookes som regel på grunn av mangel på tid ved gjennomføringen av asylintervjuet.

Bestillingen gjøres så snart intervjueren gir Koordineringsenheten beskjed om dette. Fortsettelsesintervjuet settes opp til første ledig tidspunkt. Dersom anmodningen om fortsettelsesintervju kommer etter at logistikkvakten har gått, er saksbehandleren i vedtaksenheten selv ansvarlig for å holde igjen søkerne i transitt, slik at de er tilgjengelige for fortsettelsesintervjuet.

Ved bestilling av fortsettelsesintervjuer skal enhetene bruke ressurser i tillegg til den allerede innmeldte intervjukapasiteten.

Det er utarbeidet egne fortsettelsesintervjurutiner.

13.2. Bestilling av tilleggsintervju

Tilleggsintervjuer bestilles som regel av en vedtaksenhet eller av Utlendingsnemnda for å innhente tilleggsopplysninger. Den som bestiller tilleggsintervjuet sender en etatsintern melding til ”Asyl – KOR – tilleggsintervju” i DUF med merknad om hvem som er kontaktpersonen i vedtaksenheten.

Alle bestillinger av tilleggsintervjuer skal være klarert av saksbehandleren i vedtaksenheten med enhetslederen i vedtaksenheten, og Koordineringsenheten skal legge til grunn at denne avklaringen er gjort før saken oversendes til Koordineringsenheten.

Ved bestilling av tilleggsintervjuer skal enhetene bruke ressurser i tillegg til den allerede innmeldte intervjukapasiteten, med mindre annet er avtalt.

14.   Saker som ikke skal ha ankomstsamtale

14.1. Enslige mindreårige asylsøkere med prosedyrekoden ED(EMA-dublinsaker)

Følgende EMA-saker skal overføres til Dublin-enheten med prosedyrekode ED:

  • EMA-saker med familiemedlemmer i andre land

  • Kategori 1-treff fra Eurodac eller det foreligger opplysninger om asylsøknad i annet medlemsland

14.2. Dublinsaker

Koordineringsenheten skal fortløpende sende saker med DU/ED-prosedyrekode videre i DUF til Dublin-enheten med mottaker ”eSak-Asyldublin-siling”.

14.3. Endring av prosedyre

Koordineringsenheten skal bestille asylintervju i saker som endres fra DU/ED-prosedyre til NS-prosedyre. I slike saker skal Dublin-enhetene sende arbeidsoppgaven til oppgaveboksen ”ASYL KOR-booking” med merknad om at saken skal til realitetsbehandling og endre sakens prosedyrekode til NS.

Dersom saksbehandleren i Asylavdelingen identifiserer under ankomstsamtalen eller asylintervjuet, at saken bør skifte prosedyrekode fra NS til DU eller ED, skal saksbehandleren opplyse søkeren om dette, og dette skal inn i rapporten. I så fall oversendes saken fra Koordineringsenheten eller vedtaksenheten til ”eSak-Asyldublin-siling”, med merknad knyttet til arbeidsoppgaven ”til Dublinvurdering – se intervju”. Den som oversender saken skal endre prosedyrekode til DU eller DM.

Når en sak har prosedyrekoden NS og Koordineringsenheten vurderer at det åpenbart skulle vært satt DU/DM-kode, skal Koordineringsenheten sende saken tilbake til PU for ny vurdering, før gjennomføring av ankomstsamtalen. Hvis det ikke er åpenbart hvilken prosedyrekode saken skal ha, sendes den til Dublin-enheten for vurdering. Koordineringsenheten skal gi Dublin-enheten opplysning om hvilke indikasjoner som tilsier DU eller DM prosedyrekode.

For EMA-saker som også er dublinsaker, se pkt. 14.1.

15.   Beredskapsordning for prioriterte saker

Koordineringsenheten inngår i en beredskapsordning også kalt hjemmevaktordning som omfatter følgende saker:

  • saker som inngår i 48-timers-prosedyren

  • kriminelle voksne asylsøkeres saker

  • EMA-saker

Arbeidstakerne i beredskapsvaktordningen oppholder seg utenfor arbeidsstedet, men rykker ut til arbeidsstedet hvis vedkommende blir tilkalt. Beredskapsordningen gjelder fra kl. 17:00 – 20:00 mandag til fredag og fra kl. 10:00 – 17:00 i helger og helligdager. Oppmøtestedet er i lokalene til Koordineringsenheten i Christian Kroghs gate 32.

15.1. 48-timerssaker

PU registrerer søknader om beskyttelse med prosedyrekoden for 48-timersprosedyren i DUF. Når en asylsøker som skal behandles i 48-timersprosedyren ankommer, varsler PU Koordineringsenheten om dette på Koordineringsenheten vakttelefon 407 05 811. Asylntervjuet og vedtaket gjennomføres av en saksbehandler fra landenhetene. 

Når det ankommer en søker med 48-timersprosedyre skal Koordineringsenheten:

  • varsle den saksbehandleren i Asylavdelingen som har hjemmevakt

  • tilrettelegge for gjennomføring av asylintervjuet

  • tildele advokat til søkeren

  • sette opp prosedyreskjema for saken

  • tilrettelegge for advokatens vedtaksforkynning til søkeren

Se IM 2012-015 48-timersprosedyren  og RS 2011-030 48-timersprosedyren.

15.2. EMA

Asylavdelingen skal bruke hjemmevaktordningen i følgende EMA-saker:

  • EMA-søkere som blir påtruffet og anholdt av politiet, og deretter søker beskyttelse

  • EMA-søkere mellom 12 og 15 år som søker om beskyttelse utenom Koordineringsenheten ordinære arbeidstid.

15.3. Andre prioriterte saker

Når Asylavdelingen mottar melding om kriminelle handlinger eller andre prioriteringsgrunner, skal det bestilles asylintervju så snart som mulig etter ankomstsamtalen. Vedtaksenhetene skal organisere seg på en slik måte at de har kapasitet til å følge opp hastesakene i tillegg til sin vanlige intervjukapasitet.

Koordineringsenheten skal melde fra til lederen i riktig landenhet når en prioriteringssak opprettes. Koordineringsenheten skal hvis mulig tilrettelegge for at saksbehandleren fra landsenheten kan jobbe med prioriterte saker i Koordineringsenhetens fasiliteter.

16.   Advokattildeling

Dersom asylsøkeren har et spesifikt ønske om advokat skal dette registreres i DUF under arbeidsprosessen ”UDI gjennomfører asyltintervju”.

Koordineringsenheten har ansvar for advokatvaktlisten og tildeler advokat fra listen dersom søkeren ikke har noen spesifikke ønsker om advokat. Når vedtaket er fattet skal saksbehandleren i vedtaksenheten sende advokattildelingsoppgaven til Koordineringsenheten oppgaveboks gjennom advokattildelingsverktøyet i DUF.

Enhetslederen i Koordineringsenheten har ansvar for å utarbeide en turnusliste, se IM 2018-005 Organiseringen og administreringen av advokatordningen ved søknader om beskyttelse.

17.   Språkanalyser

PU skal registrere gjennomførte lydopptak i DUF og om lydopptaket er sendt til analyse eller ikke. Det skal være synlig i hendelseslista hvilken hypotese PU har sendt til leverandøren av språkanalyser.

Koordineringsenheten skal motta resultater fra språkanalyse-leverandøren og laste dette inn i DUF. Innlastingen i DUF skal gjøres fortløpende for å sikre at flest mulig språkanalyser er på plass til asylintervjudatoen.

Saksbehandleren i vedtaksenheten som har saksansvar skal et par dager før intervjuet følge opp om svaret fra leverandøren er kommet innen fristen. Hvis resultatet av språkanalysen mangler, skal vedtaksenheten ta kontakt med spraaktest@udi.no (Koordineringsenheten) som skal purre til leverandøren.

Asylavdelingens enhet Språk har ansvar for arbeid med bestillinger av språkanalyse i etterkant av asylintervjuet.

18.   Oppnevnelse av representanter

Koordineringsenheten har ansvar for å sende anmodninger om oppnevnelse av representant til riktig fylkesmann. Anmodningene sendes fra UDIs IT-verktøy for logistikk. Utgående korrespondanser skal registreres i DUF.

Når oppnevnelsen av representant kommer tilbake fra fylkesmannen skal dette registreres som inngående korrespondanse, og dokumentet skal tilknyttes DUF.

19.   Logistikkansvar

Koordineringsenheten har ansvaret for den daglige logistikken i Christian Krohgs gate 32 og intervjulokalene på Hammersborg Torg 3.

Barnefaglig enhet (BFE) er ansvarlig for daglig håndtering av logistikken i Calmeyers gate.

Koordineringsenheten har to resepsjonister i intervjulokalene i Hammersborg Torg 3. Disse har ansvaret for inn- og utregistrering av asylsøkere som skal til asylintervju, tolker og representanter. I tillegg har de ansvar for postrommet i 3. etasje.

20.   Vakttelefoner og e-post.

Koordineringsenheten har tre vakttelefoner som alltid skal være bemannet.

Koordineringsenheten har ansvar for følgende e-postadresser, med definerte formål:

E-postadresse

Formål

_ASYL_KOR

Koordineringsenhetens e-postadresse

intervjubook@udi.no

Kontakt med interne og eksterne om asylintervju mm.

spraaktest@udi.no

Kontakt med leverandør av språkanalyser, samt eksterne brukere

_bookingteam@udi.no

Kontakt for interne vedrørende intervjubestillinger

DNA@udi.no

Kontakt for eksterne og interne vedrørende DNA

NOAShenvendelser@udi.no

Kontakt for NOAS

FManmodninger@udi.no

Kontakt for Fylkesmannen

svar@udi.no

Kontakt for advokater og rettshjelpere

Telefon

Formål

40 70 58 10

Logistikkvakt i Christian Krohgs gate

40 70 58 11

Beredskapsvakttelefon for PU og saksbehandlere

41 43 28 33

Logistikkvakt Hammersborg torg


Hanne Jendal
avdelingsdirektør

Dag Bærvahr
fagsjef

Kontakt: Asylavdelingens Fagstab

Siste endringer
  • Endret: IM 2012-019 Koordineringsenheten – verktøy, oppgaver og rutiner (28.02.2018)

    Under punktene 13.2 og 14.3 er oppgavebokser i DUF oppdatert. Epostlisten under punkt 20 er også oppdatert.

  • Endret: IM 2012-019 Koordineringsenheten – verktøy, oppgaver og rutiner (18.01.2018)

    Internmeldingens tittel og henvisninger i teksten er endret i tråd med at Ankomstenheten (ANK) har byttet navn til Koordineringsenheten (KOR). Inntil videre benytter saksbehandlerne samme kontaktinfo og oppgavebokser i DUF.

  • Endret: IM 2012-019 Ankomstenheten – verktøy, oppgaver og rutiner (16.06.2014)

    Internmeldingen punkt 18 er oppdatert av i form av redaksjonell rettelse: overformynderiet er byttet ut med fylkesmannen jf. kapittel 11A i utlendingsloven.

  • Endret: IM 2012-019 Ankomstenheten – verktøy, oppgaver og rutiner (24.07.2013)

    I forbindelse med den nye representantordningen for enslige mindreårige asylsøkere, som trådte i kraft 1. juli, er internmeldingen oppdatert med begrepet representant i stedet for verge.

  • Ny: IM 2012-019 Ankomstenheten – verktøy, oppgaver og rutiner (22.10.2012)

    Ny internmelding som omhandler retningslinjene for Ankomstenheten i UDI.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo