Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2012-020
Dokument-ID : IM 2012-020
Saksnummer : 12/2322-1
Sist endret : 16.06.2014
Dokumentdato : 15.10.2012
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet
UNE
IMDi

Generelt (ikke-juridisk) kodeverk i Utlendingsdatabasen – eierskap, ansvar og rutiner for endring

1. Det generelle kodeverket

Betegnelsen ”generelt kodeverk” brukes om ikke-juridisk kodeverk som er i bruk i Utlendingsdatabasen (UDB) og i utlendingsforvaltningens applikasjoner. Det generelle kodeverket avgrenses på den ene siden mot det juridiske kodeverket som vedlikeholdes i VAK, og på den annen side mot koder for organisasjonsenheter, rettigheter og roller som er i bruk i tilgangsmodulen/organisasjonseditoren.

Mye av den informasjonen som finnes i UDB er kodifisert. Ulike informasjonselementer er klassifisert etter ulike kodeverk. Kodeverkene definerer og strukturerer informasjonselementene, og bestemmer karakteren av enkeltdata ved å angi hvilken undergruppe av det aktuelle informasjonselementet dataene tilhører. En persons statsborgerskap er for eksempel klassifisert etter landkodeverket, saksbehandlingsprosedyren for en enkelt sak er klassifisert etter prosedyrekodeverket og hva slags plasstype en person oppholder seg på i et mottak er klassifisert etter mottaksplasstypekodeverket.

Ved registrering av data benyttes kodeverkene av utlendingsforvaltningens applikasjoner. Kodeverkene er viktige verktøy i utlendingsforvaltningens produksjon av data. Bruken av kodeverk for produksjon av data begrenser de verdier som er mulige å registrere, og kan på den måten sikre at registreringer er relevante og har riktig format. For produksjon av data av god kvalitet er det viktig at kodeverket er av god kvalitet. Et godt utformet kodeverk er heldekkende og med gjensidig utelukkende enheter. Det må være definert nøyaktig hva slags objekter kodeverket skal klassifisere. Det bør ikke finnes alternative kodeverk for kategorisering av de samme objektene, og dersom dette forekommer må det finnes et utvetydig definert forhold mellom kodeverkene.

I mange tilfeller er det også funksjonalitet i applikasjonene knyttet til de ulike kodene som inngår i et kodeverk. Valg av kode kan for eksempel styre hvilke arbeidsprosesser eller registreringsfelter som er tilgjengelige eller obligatoriske i bestemte kontekster. Definerte knytninger mellom kodeverdier i ulike kodeverk kan videre brukes til å begrense utvalget av lovlige verdier i et kodeverk, ut fra valg av kode i et annet kodeverk.

2. Eierskap og ansvar

Kodeverk klassifiserer data i UDB og brukes ved registreringer i utlendingsforvaltningens applikasjoner. De data som registreres blir registrert fordi utlendingsforvaltningen har behov for dataene for å løse sine faglige oppgaver. Hva som er en hensiktsmessig klassifisering av dataene har også nær sammenheng med hva dataene er tenkt brukt til. Hvilke informasjonselementer som skal registreres ved hjelp av kodeverk og hvilke verdier som skal inngå i de enkelte kodeverkene må derfor primært avgjøres ut fra fagsidens behov.

Samtidig er det nødvendig å sikre de enkelte kodeverkenes interne logikk og konsistens, og å ivareta helheten i kodeverkene. Det er for eksempel viktig å unngå at kodeverk etablert for å kategorisere objekter av en bestemt type uten videre tas i bruk for å kategorisere objekter av andre typer. Det er videre nødvendig å ta hensyn til de avhengigheter mellom ulike kodeverk og mellom kodeverk og applikasjoner som er nevnt over, når et kodeverk skal endres.

Eierskapet til utlendingsforvaltningens applikasjoner er tillagt fagavdelinger i UDI. På samme måte eies det generelle kodeverket av utlendingsforvaltningens fagside. Eierskapet til hvert enkelt kodeverk bestemmes ut fra hvem som er (viktigste) bruker av de dataene som kodeverket klassifiserer. For kodeverk som eies av UDI ligger eierskapet til de enkelte kodeverk i en avdeling. For mange av kodeverkene er det klart hvilken avdeling som er den naturlige eier.

For øvrig er Administrative fellestjenster (AFT) ved Dokumentsenteret eier av kodeverk som klassifiserer informasjon om ulike sider ved dokumenter. Asylavdelingen (ASA) er, i egenskap av systemeier for DUF, eier av kodeverk som klassifiserer informasjon som er avdelingsovergripende. Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF) er eier av avdelings- og etatsovergripende kodeverk som ikke er spesifikt utlendingsfaglige. Vedlegg 1 til dette dokumentet gir en liste over kodeverk med kodeverkseiere.

Kodeverkeierskap innebærer et ansvar for at kodeverket er formålstjenlig, oppdatert og korrekt. Kodeverkseieren skal kunne levere en nærmere beskrivelse og forklaring av betydningen av de enkelte kodeverdiene, og gi retningslinjer for bruken av kodene. Noen av kodeverkene som utlendingsforvaltningen bruker, følger eller er basert på kodeverk som eies av andre etater eller organisasjoner. Slike kodeverk kan ha status som nasjonal eller internasjonal standard.  Kodeverkseieren skal løpende følge med på endringer i slike kodeverk. I vedlegg 1 er det registrert hvem som i slike tilfeller er ekstern eier av kodeverkene. 

UDIs Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF) innehar rollen som systemansvarlig for UDB og for utlendingsforvaltningens fellessystemer. AEF skal ha en lignende rolle knyttet til forvaltningen av kodeverk, og skal ivareta hensynet til de enkelte kodeverkenes interne logikk og konsistens, og til sammenhengen mellom de ulike kodeverkene. Kodeverkene definerer og strukturerer de ulike informasjonselementene i UDB. AEFs ansvar for det generelle kodeverket henger derfor nøye sammen med ansvaret for datamodell, datastrukturer og datakvalitet i UDB generelt, og har som formål å sikre entydige og pålitelige data. I egenskap av kodeverksansvarlig kan AEF i enkelttilfeller avgjøre at bestemte endringer i kodeverk ikke skal skje, selv om endringen skulle være ønsket av kodeverkseier. 

3. Rutiner for endring

Initiativ til endringer i kodeverk kan komme fra kodeverkseier, fra andre brukere av kodeverket eller fra AEF. Endringsinitiativ kan også komme i form av endringer i kodeverk som eies av andre etater eller organisasjoner. Initiativ til endringer som kommer fra andre enn kodeverkseier skal rettes til kodeverkseier. Initiativ fra andre etater skal meldes til UDI via UDIs servicedesk, og skal kanaliseres til kodeverkseier.

Kodeverkseier skal vurdere hvorvidt endringsinitiativene skal tas til følge og er ansvarlig for å foreta de nødvendige høringer og avklaringer med andre brukere av kodeverket, herunder andre avdelinger i UDI, Enhet for statistikk og analyse samt eventuelt andre etater. Kodeverkseier skal også involvere AEF i dette arbeidet. Vedlegg 2 til dette dokumentet gir en liste over kontaktpunkter i UDIs avdelinger og i andre etater.

Det generelle kodeverket består av svært mange ulike kodeverk med varierende utbredelse og kompleksitet. Aktuelle endringer i kodeverket kan også være av mer eller mindre omfattende karakter og berøre mer eller mindre sentrale deler av kodeverket. Det er derfor vanskelig å gi en generell rutinebeskrivelse som skal følges i alle tilfeller når det er aktuelt å gjøre endringer i kodeverket.

Kodeverkseierne må imidlertid være klar over når endringer berører flere etater og mange brukere, og må være innstilt på å legge mer arbeid i å oppnå enighet om og å informere om slike endringer. Samtidig må brukere og interessenter være klar over at det i mange tilfeller kan være vanskelig å oppnå ønskede endringer i kodeverk som brukes i mange sammenhenger og av mange etater.

Når de nødvendige avklaringer er foretatt og alle interessenter er omforent om endringer i kodeverket, skal selve endringen av kodeverket bestilles utført hos AEF. En del kodeverk har UDI tilgang til selv å gjøre endringer i, mens det for andre kodeverk må bestilles endringer hos systemleverandør.

Kodeverkseier er ansvarlig for å gjennomføre testing av kodeverksendringer i de tilfeller der endringen gjøres i test- og pre-produksjonsmiljøene før de gjøres i produksjonsmiljøet. Dersom det foreligger nærmere beskrivelser og retningslinjer for bruk av de enkelte kodeverdiene, skal kodeverkseier sørge for at denne blir oppdatert etter endring av kodeverket.

Kodeverkeier er videre ansvarlig for at alle berørte parter får informasjon om endringer i kodeverk eller bruken av kodeverk, når dette er besluttet. 

Ved opprettelse av nye kodeverk skal AEF foreslå kodeverkseier og oppdatere listen over kodeverk med kodeverkseiere og -ansvarlige. AEF skal også vedlikeholde listen over kontaktpunkter for kodeverkseierne.

 

Rebekka Gudnadottir Gundhus
Avdelingsdirektør

 

Siste endringer
  • Endret: IM 2012-020 Generelt (ikke-juridisk) kodeverk i Utlendingsdatabasen – eierskap, ansvar og rutiner for endring (16.06.2014)

    Internmeldingen punkt 2, fjerde asvnitt er oppdatert ved redaksjonell rettelse: Avdeling for administrasjon, service og utvikling (ASU) er byttet ut med Administrative fellestjenester (AFT) etter ny organisering.

  • Ny: IM 2012-020 Generelt (ikke-juridisk) kodeverk i Utlendingsdatabasen – eierskap, ansvar og rutiner for endring (18.10.2012)

    Ny internmelding hvor eierskapet til og ansvaret for generelt kodeverk i Utlendingsdatabasen (UDB) er regulert.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo