Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2013-013
Dokument-ID : IM 2013-013
Saksnummer : 13/1552-12
Dokumentdato : 10.10.2013
Mottakere :

Region- og mottaksavdelingen
Enhet for statistikk og analyse (ESA) i AUA

Mottakskapasitet – analyse og beslutning

1. Prosessmål for fastsettelse av kapasitet

Utlendingsdirektoratet (UDI) ved Region- og mottaksavdelingen (RMA) skal tilpasse kapasiteten (antall plasser) i mottakssystemet til det behovet som finnes til enhver tid. Dette innebærer at kapasiteten må økes eller reduseres i henhold til forventet belegg (antall beboere).

Belegget vil først og fremst påvirkes av ankomsttallene for asylsøkere, men også av andre faktorer, for eksempel antall bosettinger og antall returer (frivillig retur og tvangsretur). 

Krav til kapasitetsutnyttelse i mottakssystemet fastsettes av departementet i tildelingsbrevet til UDI.

2. Faser for analyse og styring av mottakskapasiteten

Analyse og styring av kapasiteten skjer i tre faser, som er nærmere beskrevet i vedlagte flytdiagram (vedlegg 2):

A. Analyse og beslutning, som er regulert av denne internmeldingen.
B. Utforming av oppdrag, som er regulert av internmelding for mandat for innkjøpsteamet.
C. Gjennomføring og rapportering, som er regulert av internmeldingene 2010-039 og 2010-040.

3. Prosessansvar

Region- og mottaksavdeling (RMA) ved Avdelingsdirektørs Stab har ansvar for å beregne/vurdere behovet for plasser i alle typer mottak.

Avdelingsdirektør i RMA beslutter kapasitetsendringer. 

4. Utarbeidelse av månedlige ankomst- og beleggsprognoser

Prognosegruppe asyl utarbeider blant annet prognoser for belegg i asylmottak[1].   

RMA v/Stab, Regionkontor Midt-Norge, Regionkontor Øst (RKØ) har månedelig samarbeidsmøte med Enhet for statistikk og analyse (ESA) i Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) for å følge løpende med på utviklingen på mottaksfeltet, slik at endringer som vil kunne påvirke beleggsprognosene og beregningene blir fanget opp. ESA sender oppdaterte prognoser til RMA/Stab innen 10. hver måned.

5. Rapportering av kontraktsfestet kapasitet og belegg

Rapport for kontraktsfestet kapasitet og belegg hentes fra utlendingsdatabasen. De operative enhetene i RMA har ansvar for å registrere nye mottaksavtaler og holde mottaksavtaler oppdatert i DUF i henhold til brukerveilederen "DUF og SESAM – nye mottak og registrering av driftsavtaler. Utgave 26.april 2013". Enhetene har også ansvaret for å oppdatere registreringer av mottaksavtaler i DUF ved endringer i avtaleforhold.

ESA sender ukentlig rapport til _Kapasitet og Belegg (e-post gruppe) om aktive avtaler og faktisk belegg i utlendingsdatabasen. Utvidet rapport som omfatter prisoversikt og andre data knyttet til driftsoperatør (DRO) sendes månedlig til _Kapasitet og Belegg (e-post gruppe). Spesifikasjoner av innholdet i ukentlig rapport og månedlig rapport er beskrevet i vedlegg 3.

6. Rapportering av belegg og bortfallsplasser

  • Samtlige mottak skal hver mandag innen kl 1000 rapportere til Regionkontor Midt-Norge (RKM) belegg og antall bortfallsplasser[2] for samtlige mottaks- og plasstyper på skjemaet ”Rapportering av belegg og bortfall” på e-post belegg@udi.no.
  • Samtlige mottak skal samtidig sende skjemaet til de respektive enheter. Enheten skal i løpet av samme dag kontrollere at skjemaet er korrekt utfylt og at bortfallsplassene som meldes inn er godkjent av enheten. Ved avvik skal enheten samme dag kontakte mottaket med henblikk på avklaring/korrigering. Eventuelle feil i mottakets rapportering meldes deretter umiddelbart RKM.
  • RKM registrerer belegg og bortfallsplasser i et regneark.
  • RKM distribuerer regnearket i henhold til distribusjonsliste innen utgangen av samme dag (mandag).

7. Rapportering av kapasitet og belegg knyttet til transittmottakene

Regionkontor Øst sender ukentlig rapport om kapasitet og belegg i transitt med en kortfattet analyse av situasjonen i transittmottakene. Analysen skal følges av en anbefaling og eventuelle forslag til tiltak. Rapporten sendes hver tirsdag innen kl 1200 på e-post _RMA_Stab_okonomi@udi.no. Krav til innhold i rapportene er spesifisert i vedlegg 4.

8. Beregning og vurdering av kapasitetsbehov

I en normal situasjon utarbeider administrasjonsstaben i utgangspunktet hver måned (annen eller tredje onsdag i hver måned, avhengig av når ny prognose fra ESA mottas) på bakgrunn av data fra flere kilder en vurdering av kapasitetsbehov med forslag til konklusjon som fremlegges for avdelingsledelsen (Avdelingsdirektør og Assisterende avdelingsdirektør) på møte om Kapasitet og belegg på torsdag i samme uke.

Ved behov innhentes data og gjennomføres analysen ukentlig. 

Vurderingen består av to deler; analysenotat og beregninger for kapasitetsbehov (xls). Avdelingsledelsen kommenterer deretter notatet.  Data som skal innhentes i forbindelse med beregning og vurdering av kapasitetsbehov er spesifisert i vedlegg 5.

Analysenotatet, med avdelingsledelsens kommentarer, fremlegges tirsdag påfølgende uke for RMAs ledergruppe for forankring/kommentarer/innspill.

9. Beslutning om endring av kapasitet (antall mottaksplasser)

Avdelingsdirektør fatter påfølgende onsdag endelig beslutning om eventuell endring av kapasitet. Ved akutte situasjon vil beslutningen fattes i forbindelse med Avdelingsledelsens møte med administrasjonsstaben om kapasitet og belegg.

10. Rapportering av vedtatte planlagte økninger og reduksjoner i kapasitet

RKS har det koordinerende ansvaret for etablering og avvikling av mottaksplasser på nasjonalt nivå og bistår administrasjonsstaben og avdelingsledelsen i utformingen av oppdrag. Stab sender på bakgrunn av beslutningen bestilling om endringer i behovet. RKS utarbeider utkast til oppdragsbrev i henhold til bestillingen.

På bakgrunn av oppdragsbrev fra Avdelingsdirektøren iverksetter enhetene nedbygging eller kapasitetsøking. Dette gjøres gjennom enten utløsing eller oppsigelse av opsjoner, eller oppsigelse eller anskaffelse av avtaler. Dette koordineres av RKS. Enhetene skal fortløpende rapportere status og resultat av de enkelte oppdrag til RKS,

Rapporteringen ved oppsigelse og anskaffelse av mottaksavtaler skal være i henhold til IM 2010-039 og IM 2010-040.

RKS skal utarbeide aggregerte rapporter på status og endelig resultat og endringer til avdelingsledelsen, administrasjonsstaben og belegg@udi.no. Krav til innhold i rapportene er spesifisert i vedlegg 6.

 

Christine Wilberg
avdelingsdirektør


[1] Prognosene inngår som en del av kunnskapsgrunnlaget for arbeidet i den tverretatlige Kostnadsgruppe for utlendingsforvaltningen og i den tverrdepartementale Beregningsgruppe for utlendingsforvaltningen, som skal fastsette de offisielle prognosene for utlendingsfeltet. Normalt skjer dette fire ganger i året. Prognosegruppe asyl ledes av UDI.

[2] Bortfallsplasser er differansen mellom det antall plasser som skal være tilgjengelig i henhold til kontrakt (antall plasser minus antall beboere) og det antall plasser som meldes som ledig. Mottakenes rapportering av disse plassene skal legges til grunn for en direkte oppfølging og kvalitetssikring. Dette betyr at begrunnelsen for hvorfor plassen er definert som en bortfallsplass må vurderes nøye. Målsettingen er å avdekke om eller i hvilket omfang mottakene opererer med bortfallsplasser uberettiget, og om vi for eksempel har treghet i systemet mht å ”friskmelde” bortfallsplasser. – det er behov for en egen IM for behandling og godkjenning av bortfallsplasser

Siste endringer

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo