Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2013-016
Dokument-ID : IM 2013-016
Saksnummer : 13/3235-6
Dokumentdato : 12.12.2013

Endringer i OVAK - juridisk kodeverk, tekstbidrag og regelmotorregler for vedtaksmodulen

1. Virkeområde og formål

Internmeldingen regulerer fremgangsmåter for Asylavdelingen og Oppholdsavdelingen (heretter avdelingene) for å initiere og implementere endringer i OVAK, herunder endringer i regelmotorregler for Vedtaksmodulen, tekstbidrag og juridisk kodeverk.

Internmeldingen regulerer også ansvarsfordelingen mellom de nevnte avdelinger og Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF) ved Fagdata knyttet til dette arbeidet.

Formålet med internmeldingen er å legge til rette for at endringer som omtalt her kan skje effektivt og med forsvarlig forankring.

2. Roller som gir tilgang til å gjøre endringer i OVAK

Tilgangsrettighetene for OVAK er fordelt på seks roller. De to grunnrollene, Lesetilgang egen etat og Lesetilgang alle etater, kan avdelingene bestille i Servicedesk for enhver som ønsker rollen. Disse tilgangene gir leserettigheter til det juridiske kodeverket og tekstbidragene. Brukere med Lesetilgang egen etat ser kun tekstbidrag som er knyttet til den etat man er ansatt i. Lesetilgang alle etater gir mulighet til å se alle tekstbidrag som er registrert i OVAK.

Rollen Regelforvalter gir tilgang til regeladministrasjon i OVAK, slik at man kan se, endre og legge til regelmotorregler. Rollen gir også leserettigheter til det juridiske kodeverket og tekstbidrag for egen etat. Personen som ønsker denne rollen kan be om dette gjennom Fagdata. Vedkommende skal ha kompetanse på regeladministrasjon.

Rollen Tekstforvalter gir skrivetilgang (tilgang til å gjøre endringer) på konsept-elementet i det juridiske kodeverket og tekstbidrag for egen etat. Tekstforvalter har også leserettigheter til resten av det juridiske kodeverket. Denne rollen kan bestilles gjennom Fagdata for personer som har behov for og kompetanse på vedlikehold av tekstbidrag.

Rollen Kodeforvalter gir skrivetilgang på elementene vilkår og resultat i det juridiske kodeverket, samt konsept og tekstbidrag for egen etat. Kodeforvalter har leserettigheter til resten av det juridiske kodeverket. Rollen kan bestilles gjennom Fagdata for personer som har kompetanse på det juridiske kodeverket, og som har behov for å gjøre slike endringer.

Rollen Systemadministrator er forbeholdt ansatte i Fagdata. Den gir fulle rettigheter til OVAK, inklusive rettigheter til å publisere og eksportere endringer.

Avdelingene må være klar over at de enkelte rollene kan gi videre adgang til å gjøre endringer i OVAK enn hva innehaver av rollen nødvendigvis har myndighet til.

Tildeling av rollene må ha nødvendig forankring i linjen i de respektive avdelingene.

3. Ansvar for å initiere endringer

Avdelingene har ansvaret for å påse at det juridiske kodeverket, regelmotorregler og tekstbidrag som de anvender i sin saksbehandling til enhver tid er i overensstemmelse med gjeldene rett og praksis. Avdelingene har dermed selv ansvaret for å initiere endringer der rettstilstanden krever dette.  Dette gjelder også endringer på områder som avdelingene i fellesskap har ansvaret for, slik som omgjøring etter forvaltningsloven. Her påhviler ansvaret for å initiere endringer hver enkel avdeling.

4. Ansvar for faglig forankring og avklaring med berørte parter

Avdelingene har ansvar for at endringsønsker er tilstrekkelig forankret i linjen.

Dersom endringen berører parter utenfor avdelingen, har avdelingen ansvar for å påse at endringen er forelagt og godkjent av disse.

Fagdata kan bistå i å kartlegge hvilke parter som blir berørt av endringen. Fagdata kan også bistå i å kontakte rette avdeling i Utlendingsnemnda, Utenriksdepartementet og politiet dersom endringen krever dette.

4.1. Særlig om endringer i det juridiske kodeverket

Endringer i det juridiske kodeverket kan ha alvorlige konsekvenser for brukerne av kodeverket. Avdelingene har ansvar for at endringer de ønsker å utføre ivaretar hensynet til det juridiske kodeverkets interne logikk og prinsippene som gjelder for god forvaltning av kodeverk. Endringer i det juridiske kodeverket skal alltid forelegges Analyse- og utviklingsavdelingen ved Enhet for statistikk og analyse (ESA).

På bakgrunn av kodeverkets kompleksitet og uheldige konsekvenser som endringer kan medføre, kan AEF ved Fagdata i enkelttilfeller avgjøre at bestemte endringer i det juridiske kodeverket ikke skal skje, selv om endringen er ønsket av avdelingene.

4.2. Særlig om endringer i regelmotorregler

Regelmotoren muliggjør automatisering/automatisert rettsanvendelse gjennom Vedtaksmodulen. Konsekvensene av at regelmotorreglene er uriktig eller upresist definert, eller benytter data fra utlendingsdatabasen som ikke har tilstrekkelig god kvalitet, kan være at saksbehandlere i utlendingsforvaltningen systematisk fatter uriktige vedtak. Endringer i regelmotorreglene må derfor være veloverveid og solid forankret.

AEF ved Fagdata kan i enkelttilfeller avgjøre at bestemte endringer ikke skal skje, selv om endringen er ønsket av avdelingene.

4.3. Særlig om endringer i tekstbidrag

Fagdata og avdelingene kan implementere endringer i tekstbidrag såfremt det er enighet om endringen blant brukerne av tekstbidraget.

5. Implementering av endringer

Avdelingene kan be Fagdata implementere ønskede endringer. Når avdelingene selv har nødvendige tilgang og kompetanse, skal de imidlertid selv implementere endringene. Fagdata kan bistå når avdelingene ber om dette.

5.1 Bestille endringer gjennom Fagdata

Personer som er tildelt en eller flere av OVAK-rollene Regelforvalter, Tekstforvalter og/eller Kodeforvalter, se pkt. 2, har myndighet til å bestille endringer på vegne av avdelingene.

Bestillingene av kodeverksendringer og endringer i tekstelementer skal skje gjennom Servicedesk ved å benytte vedlagt skjema. Bestilling av regelmotorregler skal også skje via Servicedesk, men følger ingen bestemt mal. Bestillingen skal imidlertid inneholde en beskrivelse av ønsket regelmotorregel, hvem regelmotorregelen er forankret hos og referanse til eventuell UdiSak. Fagdata skal ta kontakt med bestilleren dersom opplysningene er mangelfulle.

5.2 Endringer som avdelingene selv implementerer

Rollene som er beskrevet i pkt. 2 innebærer at avdelingene selv kan implementere endringer i det juridiske kodeverket, regelmotorregler og tekstbidrag.

Enhver endring som avdelingen gjør i det juridiske kodeverket og regelmotorregler skal de orientere Fagdata om før endringen legges inn i OVAK. Orienteringen kan skje via Fagdatas felles epostadresse eller UdiSak, der avdelingen er pliktig til dette i henhold til IM 2010-028.

Endringer i tekstbidrag kan gjøres uten å orientere Fagdata.

Endringer som avdelingene selv har fått tilgang til å gjøre i OVAK, har de selv ansvar for å påse at kan skje innenfor Fagdatas publiseringsrutiner, se pkt. 6.

6. Publisering og testing

Fagdata har eneansvar for å publisere endringer i produksjonsmiljøet. Publiseringen av endringer i OVAK skjer i henhold til rutinene beskrevet i vedlegg 3.

Avdelingene har ansvar for å teste endringer som de selv har utført eller bestilt, før publisering til produksjonsmiljøet. Avdelingene skal overholde fristene fastsatt av Fagdata.

Fagdata publiserer endringer i testmiljøet på forespørsel fra avdelingene.

Siste endringer
  • Ny: IM 2013-016 Endringer i OVAK - juridisk kodeverk, tekstbidrag og regelmotorregler for Vedtaksmodulen (12.12.2013)

    Ny internmelding som regulerer fremgangsmåter for Asylavdelingen og Oppholdsavdelingen for å initiere og implementere endringer i OVAK, herunder endringer i regelmotorregler for Vedtaksmodulen, tekstbidrag og juridisk kodeverk. Internmeldingen regulerer også ansvarsfordelingen mellom de nevnte avdelinger og Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF) ved Fagdata knyttet til dette arbeidet.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo