Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

IM 2014-002

IM 2014-002V1
Dokument-ID : IM 2014-002V1
Saksnummer : 16/03958-2
Sist endret : 13.03.2017
Dokumentdato : 25.02.2014

Rutiner for opprettelse og nedleggelse av mottak - IKT

1. Sesam tilgang

2. DUF tilgang

3. Avtaler registrering i DUF

4. Agresso

5. Konteringsinformasjon

6. Sesam

7. Adresselista for mottak - UDIs nettside.

8. Asylmottak.no

9. Rutiner ved nedleggelse av mottak

9.1. Avtaler slutt i DUF

9.2. Avslutning i Sesam

9.3. Adresselista for mottak - UDIs nettside.

9.4. Asylmottak.no

9.5. Skype-utstyr

1. Sesam tilgang

Sende tilgangsbestillingsskjemaer for Sesam til UDI

Det må meldes inn brukere og mottakene/driftsoperatørene må gis tilgang til Sesam. Dette skjer ved at mottakene fyller ut og sender to signerte bestillingsskjemaer til regionkontoret pr e-post. Regionkontoret oppretter og følger opp bestillingene i IT Servicedesk. Bruk stikkord Sesam.

Sesam - tilgangsbestilling.

Dette skjemaet gir den enkelte mottaksansatte/driftsoperatør tilgang til å utføre utvalgte oppgaver i Sesam (roller og rettigheter). Det er obligatorisk å gjennomføre Sesam elæringsmodulene og Regionkontorene skal sjekke at de står som fullført før tilgangen bestilles.

Bestillingene effektueres normalt i løpet av 5 arbeidsdager.

Sesam - tilgangsbestilling for brukersted/mottak.

Det er viktig at denne bestillingen mottas fra driftsoperatør så tidlig som mulig. I dette skjemaet skal driftsoperatør fylle inn informasjon om brukerstedet, dvs mottaket/driftsoperatørs navn, adresse, telefonnummer, fast IP-adresse mm. Mottakene må bestille IP-adresse fra sin internettleverandør og det kan være leveringstid på dette. Når skjema mottas i UDI må AEF bestille åpning av brannmur til mottakets IP-adresse, noe som må utføres av UDIs driftsleverandør. Bestillingene effektueres normalt i løpet av 10 arbeidsdager.

De to bestillingsskjemaene ligger under UDI-dokumenter i Sesam og på UDIs hjemmeside.

Endringer i brukere og mottakene/driftsoperatørene

Bestillingsskjemaene skal også benyttes ved endringer; nye brukere, behov for nye roller/rettigheter, når noen slutter, går ut i permisjon etc. Det må også gis beskjed ved nedleggelse av mottak. Regionkontorene gir beskjed om endringer og nedleggelser via IT servicedesk.

2. DUF tilgang

Nye mottak og driftsoperatører må legges inn i tilgangsmodulen i DUF

Alle mottak og driftsoperatører ligger inne i tilgangsmodulen i DUF. RMA har ikke rettigheter til å legge til eller gjøre endringer i tilgangsmodulen. Dette er det kun AEF som kan gjøre og det gjøres på bakgrunn av en bestilling fra RMA, Adm.stab - avtale registrerer via IT servicedesk.

Bestilling av nye mottak

Bestillingen må inneholde følgende opplysninger:

Mottaksnavn XXXXXXX Asylmottak (EM, tranistt, akutt)
Mottaksnummer  
Besøksadresse  
Postadresse  
Postnummer og -sted  
Telefon  
E-post adresse  
Kommunenummer  


Fyll inn skjema over, kopier og lim den inn i SD sak beskrivelsesfelt.

Om Mottaksnavn

Holdes kort. Kun navn etterfulgt av «asylmottak» evt «EM, transitt, FA, akutt». Ordinære mottak er default dvs skrives ikke som del av mottaks navn»

Om Adresser

  • E-postadresse – dette skal ikke være mottakets Asylmottak.no-adresse.

  • Opplysninger kan/skal mottakene vedlikehold når de har tilgang til Sesam. NB! Mottakene kan ikke endre postnummeret da den er «hardkodet» ved bestilling av mottak i skjema over. Ev senere endringer i postnummer opplysningene gjøres også via IT servicedesk.

  • Det er viktig å forstå at postadressen/postkoden er den som indikerer kommune og fylkestilknytning og vil brukes i DUF for adressen ved korrespondanse til beboer

Om Mottaksnummer

Hvis det er behov for nye mottaksnummer er det RMA, Adm.stab som bestemmer disse. Det er viktig at dette gjøres korrekt slik at det ikke blir problemer med å ta ut statistikk.

  • Mottaksnummeret skal ha fire siffer

  • De to første skal være nummeret på fylket mottaket ligger i. *

  • De to siste skal være første ledige løpende nummer. (DUF vil gi beskjed dersom et nummer allerede er i bruk.

  • Du kan se alle nummer i bruk ved og søk under Verktøy, INA mottaksdrift, statlige mottak – trykk på kikkertikonet og sorter fallende/stigende ved å trykk på «Mottaksnr». (Husk å huke av for uten gyldige avtaler for å få frem alle.)

  • ESA har også en oversikt over nummer som er i bruk. Dette kan bestilles raskt evt hentes fra RMA-rapp.

Det skal gis nye mottaksnummer når:

  • det opprettes helt nye mottak,

  • det opprettes nye plasstyper ved et mottak, dvs ett mottaksnummer pr plasstype,

  • det endres fra en plasstype til en annen,

  • det endres fra en mottakstype til en annen.

  • Eksisterende mottak endrer driftsoperatøren (endre da også navn slik at disse opptrer som 2 forskjellige mottak i Sesam.)

Sesam kobler mottaksnavn mot registreringer i Sesam. Dvs er sensitiv til både mottaksnummer endringer i avtaler.

Nytt mottaksnummer betyr også at nytt k-sted eksternt og leverandørnummer må opprettes.

Det skal ikke gis nye mottaksnummer når:

  • mottaket kun endrer navn

  • et gammelt mottak tas i bruk igjen

Bestilling av nye driftsoperatører

Bestillingen må inneholde følgende opplysninger:

Navn:                                                                                 
Nummer:  
Besøksadresse:  

Postadresse:

 
Postnummer og -sted:  
Telefon:  
E-post adresse:  


Fyll inn skjema over, kopier og lim den inn i SD sak beskrivelsesfelt.

Om driftsoperatør/DRO-nummer

Hvis det er behov for ny driftsoperatør/DRO-nummer er det RMA, Adm.stab som bestemmer disse og bestiller via servicedesken. Sjekk i DUF og finn et «ledig» nummer. Nummer skal starte med DRO deretter tall. Du kan se alle nummer i bruk ved og søk under Verktøy, INA mottaksdrift, driftsoperatører – trykk på kikkertikonet og sorter fallende/stigende ved og trykk på «initialer». (Ny serie starter med 1000 pr høsten 2015)

3. Avtaler registrering i DUF

Når RMA, Adm.stab har fått beskjed via IT servicedesk om at nytt mottak er lagt inn i tilgangsmodulen i DUF kan avtalen(e) registres i DUF. Dette gjøres som beskrevet i følgende brukerveiledninger som finnes på UDIsia:

  • DUF brukerveiledning, Avtaleregistrering

  • DUF brukerveiledning, Avtaler med tilleggsopsjoner

Når avtalen er registrert skal Adm.stab straks gi regionkontoret beskjed slik at de kan bestille brukerstedstilgang for Sesam og deretter brukertilgang for mottaksansatte.

4. Agresso

Mottakene må opprettes som leverandører i Agresso og dette gjøres av AFT.

Skjemaet Registrering / endring av faste data for leverandører i Agresso fylles ut av økonomiansvarlige i RMA. Skjemaet sammen med kopi av signert avtale skannes og sendes som vedlegg (i pdf-format) på mail til AFT.

Skjemaet ligger på UDISIA under Verktøykassa / Økonomi / Registrering av faste data.

AFT melder leverandørnummer og eksternt kostnadssted tilbake.

5. Konteringsinformasjon

For at refusjonskravene fra Sesam skal inneholde riktig informasjon i øverste del av skjemaet for kontering/regnskapsføring i Contempus/Agresso må opplysningene i tabellen nedenfor vises i DUF.

Noen opplysninger må legges inn av RMA, Adm.stab og noe ligger inne hvis denne rutinen er fulgt. Se også brukerveiledninger som finnes på UDIsia: «DUF brukerveiledning Redigere statlig mottak

Følgende må ligge i DUF Hvem og hvordan
Mottaksnummer Ligger inne hvis denne rutinen er fulgt.
Navn Ligger inne hvis denne rutinen er fulgt.
K-sted eksternt RMA legger dette inn i DUF.
K-sted UDI RMA legger dette inn i DUF.
Leverandørnummer pengereglement

Kommer automatisk i DUF som ”følge” av k-sted.

Leverandørnummer drift Kommer automatisk i DUF som ”følge” av k-sted.
Organisasjonsnummer

RMA legger dette inn i DUF
(verktøy, INA-mottaksdrift, driftsoperatører).

Bankkonto pengereglement RMA legger dette inn i DUF.
Bankkonto drift RMA legger dette inn i DUF.

6. Sesam

Når har mottakene tilgang til Sesam?

Avtalen må registreres i DUF av RMA, Adm.stab før mottakene kan ta i bruk Sesam. Mottakene har tilgang en uke før start dato i DUF.

Mottakene mister tilgang til Sesam en måned etter til eller stopp dato i DUF-avtaler.

Når kan brukerne ta i bruk Sesam?

Når punktene 1–3 over er gjennomført skal RMA, Adm.stab gi beskjed til RMAs kontaktpersoner på regionkontorene/enhetene for tildeling av førstegangspassord til brukerne og disse kan begynne å jobbe i Sesam.

Mottakene får ikke generert riktige refusjonskrav før også punktene Opprettelse av leverandører i Agresso og Få riktig konteringsinformasjon i refusjonskravene er utført.

7. Adresselista for mottak - UDIs nettside.

Adresselisten for mottakene på UDIs nettside skal oppdateres løpende av regionkontorene. Oppdateringer sendes til UDIs nettredaksjonen.

8. Asylmottak.no

UDI har et e-postsystem som skal benyttes til informasjon og meldinger mellom UDI og mottakene, Asylmottak.no. Brukerveiledning ligger på UDIsia.

Regionkontorene bestiller nye brukere (mottak eller enkeltbrukere) og førstegangs passord via IT servicedesk. Bruk stikkord Asylmottak.no. Når brukerne er opprettet videreformidles brukernavn og førstegangs passord til de nye brukerne. Tilsvarende skal IT servicedesk benyttes når mottak legges ned, brukere slutter eller hvis det er behov for nye passord.

9. Rutiner ved nedleggelse av mottak

9.1. Avtaler slutt i DUF

RMA, Adm.stab kontrollerer at til-dato evt stopp-dato er riktig i DUF (se brukerveiledning for avtaleregistrering). Mottaket vil fortsatt være «aktiv» i Sesam i 3 måneder etter avtale slutt dato slik at refusjonskrav kan genereres.

9.2. Avslutning i Sesam

RMA-regionkontorets superbrukere må minne Driftsoperatørene om å sende inn:

  • Tilgangsbestillingsskjema utfylt med mottaksansattes navn og huket av på «Sletting av bruker»

  • Tilgangsbestillingsskjema for brukersted huket av på «Avvikling av sted»

Dette skal sendes Servicedesken 3 måneder etter avtale slutt dato slik at IP-adressen til mottaket stenges og brukerne fjernes.

9.3. Adresselista for mottak - UDIs nettside.

Adresselisten for mottakene på UDIs nettside skal oppdateres løpende av regionkontorene. Varsel om nedleggelser skal også sendes til UDIs nettredaksjonen.

9.4. Asylmottak.no

Brukerstøtte trenger følgende opplysninger:

  • Navn på hvilket Asylmottak.no - mottak som skal avsluttes. Her er det viktig at navnet skriver korrekt ut fra hvordan det i sin tid ble opprettet.

  • Navn på brukerne som er tilknyttet det Asylmottak.no – mottaket som skal avsluttes.

9.5. Skype-utstyr

Når mottak legges ned må regionkontorene ta initiativ til og følge opp at mottaket sender utstyret tilbake til UDI v/AEF. (Utlendingsdirektoratet, AEF Brukerstøtte, Postboks 8108 Dep., 0032 Oslo).

Det ligger en oversikt over hvilke mottak som har Skype-PC fra UDI på ASAs asylintervjuside IntervjuSIA: I høyre kolonne, under «Intervju via Skype», øverste fila «Skypeadresser til mottakene…»

 

*Fylkesnummeret. Når mottak opprettes registreres også kommunen. I kommunenummeret er de første to sifrene lik fylkesnummeret.

Fylke Fylkesnummer Region
Akershus 02 ØST
Aust-Agder 09 SØR
Buskerud 06 IØST
Finnmark 20 NORD
Hedmark 04 IØST
Hordaland 12 VEST
Møre og Romsdal 15 MIDT
Nordland 18 NORD
Nord-Trøndelag 17 MIDT
Oppland 05 IØST
Oslo 03 ØST
Rogaland 11 VEST
Sogn og Fjordane 14 VEST
Sør-Trøndelag 16 MIDT
Telemark 08 SØR
Troms 19 NORD
Vest-Agder 10 SØR
Vestfold 07 SØR
Østfold 01 IØST


Unntak for institusjoner med rammeavtaler for Bo- og omsorgsløsninger for særskilte beboere
. Disse «mottak» skal opprettes med nr serie 35XX og ikke med fylkesnummer.

 

SJEKKLISTE, opprettelser av mottak.

Alle punkter i rutinen er gjennomført

Punkt i rutinen Ansvarlig Bestilt/gjort Fått tilbakemelding Fulgt opp tilbakemelding**

Tilgangsmodulen i DUF

Adm.stab      

Sesam - tilgangsbestilling for
brukersted/mottak

Regionkontor      

Skjema - tilgangsbestilling for
mottaksansatte

Regionkontor      

Registrere avtale i DUF

Adm.stab      

Leverandør i Agresso

Adm.stab      

Konteringsinformasjon inn i DUF

Adm.stab      

Asylmottak.no

Regionkontor      

**Fulgt opp kan være: formidlet til mottak/DRO, lagt inn i DUF etc.

Siste endringer
  • Endret: IM 2014-002V1 Rutiner for opprettelse og nedleggelse av mottak - IKT (13.03.2017)

    Vedlegget er oppdatert med nytt kapittel 9 om rutiner ved nedleggelse av mottak.

  • Endret: IM 2014-002V1 Rutiner for opprettelse og nedleggelse av mottak - IKT (07.07.2016)

    Vedlegget er oppdatert med endringer i ansvarsfordelingen av enkelte oppgaver ved mottaksopprettelser.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen