Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI interne meldinger

IM 2015-003
Dokument-ID : IM 2015-003
Saksnummer : 15/09199
Sist endret : 16.01.2017
Dokumentdato : 05.11.2015
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Varsling av kritikkverdige forhold i Utlendingsdirektoratet

 
1. Formål og virkeområde

1.1 Generelt om varsling i Utlendingsdirektoratet

1.2 Formålet med retningslinjene

1.3 Avgrensninger

2. Hjemmelsgrunnlag

2.1 Arbeidsgivers plikter

2.2 Tilsattes rettigheter og plikter

3. Hva er varsling?

3.1 Varsling

4. Hvem kan varsle?

4.1 Varslingsrett for tilsatte

4.2 Varsling fra interessenter utenfor UDI

5. Hva kan man varsle om?

5.1 Kritikkverdige forhold i eller i tilknytning til UDI

5.2 Varsling om kritikkverdige forhold utenfor UDI

6. Når har man plikt til å varsle?

6.1 Varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven

6.2 Varslingsplikt etter Etiske retningslinjer for statstjenesten

6.3 Brudd på varslingsplikten

7. Hva kreves av varselet?

7.1 Krav til forsvarlig varsling

7.2 Krav til varselets form

8. Hvem kan man varsle til?

8.1 Generelt om hvem man skal varsle til

8.2 Varsling internt i Utlendingsdirektoratet

8.2.1. Varsling i linjen

8.2.2. Varsling til sikkerhetssjef, HR-direktør eller vernetjenesten

8.2.3. Varsling gjennom internrevisjonen

8.3 Varsling til departementet

8.4 Varsling til varslingskanalen for justis- og beredskapssektoren

8.5 Varsling til tilsyns-, kontroll- og politimyndighet

8.6 Varsling til allmennheten

9. Hvem får kjennskap til identiteten til den som varsler?

9.1 Fortrolig behandling av varselet

9.2 Anonymisering av varsel fremmet gjennom internrevisjonen

9.3 Anonym varsling

10. Hvordan behandles mottatte varsler?

10.1 Generelt om behandlingen

10.2 Hensynet til den eller de det blir varslet om

10.3 Oppfølging av den som varsler

10.4 Vern mot gjengjeldelser ved varsling

10.5 Om mislig eller kriminelt forhold

11. Gis det innsyn til den det blir varslet om, og til dennes leder?

11.1 Innsyn til den det har blitt varslet om

11.2 Innsyn til dennes leder

12. Hvor kan man søke råd om generelle spørsmål knyttet til varsling?

12.1 Internrevisjonen

12.2 Vernetjenesten

12.3 Tillitsvalgte

12.4 Eksterne juridiske rådgivere

1. Formål og virkeområde

1.1 Generelt om varsling i Utlendingsdirektoratet

Alle tilsatte har rett til å melde fra om kritikkverdige forhold i eller i tilknytning til UDI. Dette følger av varslingsretten etter arbeidsmiljøloven § 2-4 første ledd. Begrepet kritikkverdig forhold skal her forstås vidt, og omfatter alle forhold som utgjør brudd på gjeldende regelverk, retningslinjer eller normer. Også uformelle meldinger om kritikkverdige forhold i virksomheten anses som varsling i arbeidsmiljølovens forstand.

UDI skal ha en åpen bedriftskultur der det er naturlig å ta opp kritikkverdige forhold i den daglige, løpende dialogen, uten at man tenker på dette som varsling. I arbeidshverdagen skal alle medarbeidere trygt kunne ta opp små og store spørsmål med sin nærmeste leder. Dette bidrar til at problemer blir tatt opp og løst tidligst mulig og på lavest hensiktsmessige nivå.

I praksis vil derfor varsling være å regne som en sikkerhetsventil, som slår inn i tilfeller der den tilsatte anser at kritikkverdige forhold ikke blir eller kan bli tilfredsstillende håndtert i den løpende dialogen. Når det meldes om kritikkverdige forhold, enten det skjer i den løpende dialogen, eller som et varsel, skal arbeidsgiver støtte og beskytte den ansatte som har rapport om dette forholdet.

1.2 Formålet med retningslinjene

Ved å ta opp kritikkverdige forhold gir man ledelsen mulighet til å utbedre dem. Varsling bidrar derfor til kontinuerlig forbedring av virksomheten. Retningslinjene skal sikre at varsler blir gitt og mottatt på en måte som legger til rette for slik forbedring.

Retningslinjene skal også klargjøre de rettighetene og de pliktene tilsatte har knyttet til varsling.

1.3 Avgrensninger

Denne rutinen gjelder kritikkverdige forhold ved Utlendingsdirektoratet eller de tilsatte. Rutinen gjelder ikke forhold som hefter ved brukerne våre.

2. Hjemmelsgrunnlag

2.1 Arbeidsgivers plikter

Retningslinjene skal bidra til å oppfylle UDIs forpliktelser som arbeidsgiver etter arbeidsmiljøloven §§ 2-4 Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten, 2-5 Vern mot gjengjeldelse ved varsling og 3-6 Plikt til å legge forholdene til rette for varsling. Videre er det tatt utgangspunkt i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten (2015).

2.2 Tilsattes rettigheter og plikter

Retningslinjene skal bidra til å avklare de tilsattes rettigheter og plikter etter arbeidsmiljøloven §§ 2-1, 2-5 og 3-6, samt tilsattes varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven § 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt og etter Etiske retningslinjer for statstjenesten (2012).

3. Hva er varsling?

3.1 Varsling

Varsling er å melde fra om kritikkverdige forhold i eller i tilknytning til UDI til ledelsen; til overordnet myndighet; til tilsyns-, kontroll- eller politimyndighet eller til allmennheten.

4. Hvem kan varsle?

4.1 Varslingsrett for tilsatte

Alle tilsatte har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, jamfør arbeidsmiljøloven § 2-4 første ledd.

4.2 Varsling fra interessenter utenfor UDI

Varslingsrutinen kan også, så langt den passer, brukes der eksterne interessenter melder fra om kritikkverdige forhold. Eksempler på slike interessenter kan være underleverandører og deres ansatte; andre etater og deres tilsatte; brukere, brukeres pårørende og brukeres interesseorganisasjoner; og norske borgere i sin alminnelighet.

5. Hva kan man varsle om?

5.1 Kritikkverdige forhold i eller i tilknytning til UDI

Man kan varsle om alle kritikkverdige forhold i eller i tilknytning til UDI. Begrepet kritikkverdig forhold skal her forstås vidt, og omfatter alle forhold som utgjør brudd på gjeldende regelverk, retningslinjer eller normer.

Det kreves ikke at man kan bevise realiteten i forholdet, eller at forholdet er kritikkverdig. Det er tilstrekkelig at man er i aktsom god tro. Se under for mer om hva som kreves av varselet (punkt 7). Merk at det ved varsling til allmennheten stilles høyere krav til grunnlaget for varselet (punkt 8.6).

5.2 Varsling om kritikkverdige forhold utenfor UDI

Man kan også varsle om kritikkverdige forhold i eller i tilknytning til våre underleverandører eller andre deler av utlendingsforvaltningen. Den som mottar varselet har da ansvar for å undersøke, vurdere, og eventuelt rapportere videre for oppfølging overfor den aktuelle virksomheten.

6. Når har man plikt til å varsle?

6.1 Varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven

Tilsatte har plikt til snarest å varsle ledelsen og vernetjenesten om forhold som kan medføre fare for liv og helse, forhold knyttet til trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, og forhold knyttet til egen skade eller sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen, jamfør arbeidsmiljøloven § 2-3 (2).

6.2 Varslingsplikt etter Etiske retningslinjer for statstjenesten

Tilsatte har plikt til snarest å melde fra til arbeidsgiver om kritikkverdige forhold hun eller han blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, tilsatte eller omgivelsene, herunder våre brukere, tap eller skade, jamfør Etiske retningslinjer for statstjenesten (2012) punkt 2.2.

6.3 Brudd på varslingsplikten

Brudd på varslingsplikten må regnes som en tjenesteforsømmelse, og vil, etter omstendighetene, kunne føre til tjenestemannsrettslige reaksjoner etter tjenestemannsloven § 14.

7. Hva kreves av varselet?

7.1 Krav til forsvarlig varsling

Den tilsattes fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig, jamfør arbeidsmiljøloven § 2-4 annet ledd. Varsling vil være å anse som uforsvarlig der det varsles på en måte som er trakasserende, eller klart unødig belastende for enkeltpersoner eller arbeidsmiljøet.

Der man varsler til ledelsen (punkt 8.2), til departementet (punkt 8.3), til varslingskanalen for justis- og beredskapssektoren (punkt 8.4) eller til tilsyns-, kontroll- og politimyndighet (punkt 8.5), vil varselet ellers være å anse som forsvarlig. Dette gjelder så fremt varselet fremmes i aktsom god tro (punkt 5.1). I slike tilfeller vil det være mottakeren av varselet som har ansvar for å undersøke om påstanden i varselet lar seg bekrefte – både hva gjelder faktagrunnlaget og vurderingen av om forholdet er kritikkverdig.

Varsling til allmennheten kan medføre utilsiktede virkninger som svekker UDIs evne til å utføre sitt samfunnsoppdrag, og kan derfor innebære et stort personlig ansvar for den som varsler. Se under for nærmere om krav til forsvarlighet ved varsling til allmennheten (punkt 8.6).

Uforsvarlig varsling kan, etter omstendighetene, danne grunnlag for tjenestemannsrettslige reaksjoner etter tjenestemannsloven § 14. Ved påstand om at varsling har vært uforsvarlig ligger bevisbyrden hos arbeidsgiver, jamfør arbeidsmiljøloven § 2-4 (3).

7.2 Krav til varselets form

Det stilles ingen krav til i hvilken form varselet skal fremmes, ut over det som følger av foregående punkt.

8. Hvem kan man varsle til?

8.1 Generelt om hvem man skal varsle til

Kritikkverdige forhold skal varsles på lavest hensiktsmessige nivå. Der den som varsler anser at det er grunn til å anta at varselet ikke vil bli tilfredsstillende håndtert på et lavere nivå, kan varselet fremmes direkte til et høyere nivå.

Hva som vil være et hensiktsmessig nivå avhenger av forholdet og omstendighetene rundt. Det avgjørende er at den som varsler skal kunne se seg trygg på at hennes eller hans interesser vil bli ivaretatt, og at varselet vil bli håndtert på en tilfredsstillende måte.

Dersom den som har meldt fra om et kritikkverdig forhold opplever å ikke innen rimelig tid få bekreftet at et varsel blir tilfredsstillende håndtert, kan varselet fremmes på nytt til et høyere nivå.

8.2 Varsling internt i Utlendingsdirektoratet

Internt i UDI kan man varsle både til linjeledelsen, til sikkerhetssjefen, HR-direktøren eller vernetjenesten, og til internrevisjonen.

8.2.1. Varsling i linjen

I utgangspunktet bør kritikkverdige forhold varsles til nærmeste leder for oppfølging i linjen. Dersom den tilsatte mener det er grunn til at et slikt forhold ikke skal varsles til nærmeste leder, kan det i stedet varsles direkte til en leder på et høyere nivå i linjen.

8.2.2. Varsling til sikkerhetssjef, HR-direktør eller vernetjenesten

Kritikkverdige forhold innenfor sikkerhetsfeltet kan varsles direkte til sikkerhetssjefen, på linje med rapportering av avvik fra UDIs sikkerhetsbestemmelser. Dette gjelder både for informasjonssikkerhet, personsikkerhet og fysisk sikring. Kritikkverdige forhold innenfor personalfeltet kan varsles til HR-direktør. Arbeidsmiljørelaterte kritikkverdige forhold kan varsles til vernetjenesten.

8.2.3. Varsling gjennom internrevisjonen

Man kan varsle til UDIs øverste ledelse gjennom internrevisjonen, som står uavhengig av linjeorganisasjonen. Internrevisjonen skal ha god innsikt i UDIs virksomhet og kompetanse på utredning av kritikkverdige forhold.

8.3 Varsling til departementet

Tilsatte har anledning til å varsle om kritikkverdige forhold til direktoratets overordnede departement. Imidlertid skal man som hovedregel først ha forsøkt å varsle forholdet internt.

8.4 Varsling til varslingskanalen for justis- og beredskapssektoren

Tilsatte har anledning til å varsle om kritikkverdige forhold til justis- og beredskapssektorens felles varslingskanal. Imidlertid skal man som hovedregel først ha forsøkt å varsle forholdet internt.

8.5 Varsling til tilsyns-, kontroll- og politimyndighet

Tilsatte har anledning til å varsle om kritikkverdige forhold til de tilsyns- og kontrollmyndigheter UDI er underlagt og til politiet. Som hovedregel skal man imidlertid først ha forsøkt å varsle forholdet internt.

8.6 Varsling til allmennheten

For at et varsel til allmennheten, eksempelvis via media, skal oppfylle kravet til forsvarlig varsling, skal den tilsatte ha vurdert å ha et forsvarlig grunnlag for varselet (punkt 7.1). Videre skal den tilsatte som hovedregel først ha forsøkt å varsle forholdet internt i direktoratet, til departementet eller til en relevant tilsyns-, kontroll- og politimyndighet.

Dernest skal den tilsatte ha vurdert at det kritikkverdige forholdet er av allmenn interesse, og at varsling til allmennheten vil være et hensiktsmessig virkemiddel for å bringe forholdet til opphør. Den som varsler bør her ha vurdert at fordelene av å få rettet forholdet veier opp for de ulemper som følger av varselet.

Ved varsling til allmennheten skal den tilsatte prøve å begrense eventuelle negative virkninger av varselet for UDI og dets virksomhet mest mulig. Ved en vurdering av om en tilsatt i tråd med sin lojalitetsplikt har tatt tilstrekkelig hensyn til UDIs rettmessige interesser, vil det derfor kunne tale til dennes fordel om varselet er fremsatt i en saklig, nøktern og balansert form.

En tilsatt som varsler til allmennheten i strid med punktene over risikerer at varselet kan anses som uforsvarlig, jamfør arbeidsmiljøloven § 2-4 (2). Er en tilsatt i tvil om et varsel til allmennheten fullt ut vil oppfylle kravene til forsvarlig varsling, kan det derfor være grunn til å søke råd fra kompetent hold (punkt 12). Se også punkt 7.1.

9. Hvem får kjennskap til identiteten til den som varsler?

9.1 Fortrolig behandling av varselet

Mottatte varsler skal behandles fortrolig. Dette innebærer at identiteten til den som varsler kun skal gjøres kjent for dem som ut fra hensynet til behandlingen av varselet har behov for denne informasjonen.

Ved varsling som angår kritikkverdige forhold knyttet til arbeidsforholdet til den som varsler, vil det være nødvendig at den eller de det varsles om informeres om varselets innhold og identiteten til den som varsler. Det gjelder også der man varsler indirekte via en tredjeperson. Dette er av hensyn til prinsippet om kontradiksjon.

9.2 Anonymisering av varsel fremmet gjennom internrevisjonen

Der den som varsler ønsker å være anonym ovenfor linjeorganisasjonen, kan man varsle gjennom internrevisjonen (punkt 8.2.3). Internrevisjonen vil kunne garantere for anonymiteten til den som varsler, dersom denne krever dette. Dette gjelder så fremt det ikke ligger opplysninger i varselet som utløser en selvstendig varslingsplikt hos internrevisjonen.

Dersom domstolen ved en eventuell domstolsbehandling ikke finner å kunne frita internrevisjonen fra å oppgi identiteten til den som varsler jamfør tvisteloven § 22-5 (2) eventuelt straffeprosessloven § 121, vil denne kunne bli lagt frem for retten.

9.3 Anonym varsling

Med anonym varsling menes varsling der identiteten til den som varsler ikke er kjent for den som mottar varselet. Tilsatte har anledning til å varsle anonymt, men bør være tilbakeholdne med å benytte denne muligheten. Det er fordi et anonymt varsel gir svekket mulighet til å undersøke forholdet. Så langt mulig skal arbeidsgiver like fullt behandle anonyme varsler på linje med andre varsler.

10. Hvordan behandles mottatte varsler?

10.1 Generelt om behandlingen

Alle varsler skal behandles uten unødig opphold og med respekt, grundighet og etterrettelighet, uavhengig av i hvilken form varselet er fremmet. Der varselet ikke er fremsatt anonymt, vil den som varsler bli bedt om å bistå med utfyllende opplysninger i utredningen av det kritikkverdige forholdet, slik at saken blir så godt opplyst som mulig.

10.2 Hensynet til den eller de det blir varslet om

Ved varsling vil det som regel også være noen det blir varslet om. Enten direkte ved at varselet rettes mot en eller flere bestemte personers handlinger, eller indirekte ved at det blir varslet om forhold som en eller flere bestemte personer har ansvar for. UDI har som arbeidsgiver plikt til å ta hensyn til at tilsatte det varsles om ikke blir unødig belastet, uavhengig av om det varslede forholdet faktisk er kritikkverdig og hvor alvorlig det i så fall er. Hensynet til tilsatte det varsles om ivaretas også gjennom at man alltid skal gis anledning til å forklare seg overfor arbeidsgiver om mulige kritikkverdige forhold, jamfør kontradiksjonsprinsippet.

10.3 Oppfølging av den som varsler

Den som mottar varselet er ansvarlig for at den som har varslet får en bekreftelse på at varselet er mottatt og for at varselet eventuelt formidles videre til rett instans. Videre er mottakeren ansvarlig for at den som har varslet innen rimelig tid får en tilfredsstillende tilbakemelding med informasjon om hvordan UDI vil følge opp varselet. Tilbakemeldingen skal gi grunnlag for å vurdere om forholdet bør fremmes på nytt til et høyere nivå (punkt 8.1). Den som har varslet har rett til innsyn i hvem som er blitt gjort kjent med hvem som står bak varselet.

10.4 Vern mot gjengjeldelser ved varsling

Alle former for gjengjeldelse mot tilsatte som varsler på forsvarlig måte er forbudt for arbeidsgiver, jamfør arbeidsmiljøloven § 2-5. UDI har også plikt til å verne tilsatte mot gjengjeldelse fra andre parter. Dette gjelder også for gjengjeldelser på grunn av forberedelser til varsling om kritikkverdige forhold.

10.5 Om mislig eller kriminelt forhold

Der det blir avdekket et mislig eller kriminelt forhold, eller der man får en begrunnet mistanke om et slikt forhold, skal den som først har mottatt varselet snarest informere internrevisjonen. Med mislig forhold menes her en handling eller unnlatelse som er gjort for å oppnå en urettmessig fordel, av økonomisk eller annen art, for seg selv eller for andre. Internrevisjonen skal behandle saken i henhold til egne retningslinjer for slike saker.

11. Gis det innsyn til den det blir varslet om, og til dennes leder?

11.1 Innsyn til den det har blitt varslet om

Der det varslede forholdet gjelder kritikkverdige forhold knyttet spesielt til en eller flere tilsatte, og i den grad dette er forenelig med behandlingen av varselet og utredningen av forholdet, skal den eller de tilsatte dette gjelder bli informert om varselet.

Der et varsel etter en innledende vurdering viser seg å bygge på en misforståelse, skal den eller de dette gjelder likevel ikke bli informert.

11.2 Innsyn til dennes leder

Der det varslede forholdet gjelder kritikkverdige forhold knyttet spesielt til en eller flere tilsatte, og i den grad dette er forenlig med behandlingen av varselet og utredningen av forholdet, skal lederne i linjen til den eller de tilsatte dette gjelder bli informert om varselet.

Der et varsel etter en innledende vurdering viser seg å bygge på en misforståelse, skal lederne i linjen likevel ikke bli informert.

12. Hvor kan man søke råd om generelle spørsmål knyttet til varsling?

12.1 Internrevisjonen

Tilsatte kan søke råd hos internrevisjonen om problemstillinger knyttet til varsling, herunder spørsmål knyttet til gjengjeldelse ved varsling. Videre kan problemer knyttet til det å varsle eller til varslingsordningen meldes til internrevisjonen. Internrevisjonen skal behandle slike henvendelser fortrolig.

12.2 Vernetjenesten

Tilsatte kan søke råd fra hovedverneombudet eller andre i vernetjenesten, og da særlig av kritikkverdige forhold som er knyttet til arbeidsmiljøet. Tilsatte kan også legge frem generelle problemer knyttet til varsling.

12.3 Tillitsvalgte

Tilsatte kan søke råd fra sine tillitsvalgte om alle spørsmål knyttet til varsling. I utgangspunktet kan man ikke forvente at de tillitsvalgte tar del i selve varslingsprosessen, verken som avsender eller mottaker av varselet.

12.4 Eksterne juridiske rådgivere

Tilsatte står fritt til å søke bistand fra en arbeidsrettsadvokat eller andre som tilbyr kompetent juridisk rådgivning.

 

Frode Forfang
direktør

Kontakt: Internrevisjonen

Siste endringer
  • Endret: IM 2015-003 Varsling av kritikkverdige forhold i Utlendingsdirektoratet (16.01.2017)

    Internmeldingens punkt 2.1 er oppdatert med lenke til Kommunal- og moderniseringsdepartemenets reviderte retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

  • Endret: IM 2015-003 Varsling av kritikkverdige forhold i Utlendingsdirektoratet (05.11.2015)

    Internmeldingen om varsling av kritikkverdige forhold i UDI er oppdatert. Tittelen på meldingens kapittel 9 er endret fra «Kan man varsle anonymt?» til «Hvem får kjennskap til identiteten til den som varsler?». Punktet om fortrolig behandling av varselet er flyttet fra kapittel 10 til kapittel 9, og utvidet med et avsnitt om begrensninger i muligheten for fortrolig behandling hva gjelder forhold knyttet til arbeidsforholdet til den som varsler. Videre er det lagt til informasjon om to mulige begrensninger i internrevisjonens anledning til å anonymisere den som varsler. Det er lagt til en setning om kontradiksjonsprinsippet sist i punkt 10.2, samt noen rent språklige endringer for økt presisjon, konsistens og flyt i andre punkter.

  • Endret: IM 2015-003 Varsling av kritikkverdige forhold i Utlendingsdirektoratet (21.04.2015)

    Endringen innebærer en presisering om at UDIs ansatte fortsatt kan varsle direkte til overordnet departement, jf. punkt 8.3 i internmeldingen.

  • Ny: IM 2015-003 Varsling av kritikkverdige forhold i Utlendingsdirektoratet (06.03.2015)

    Ny internmelding til UDI med retningslinjer som skal klargjøre rettigheter og plikter tilsatte har i tilknytning til varsling, og bidra til at varsler blir gitt og mottatt på en måte som legger til rette for kontinuerlig forbedring av virksomheten.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen