Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI interne meldinger

IM 2016-001
Dokument-ID : IM 2016-001
Saksnummer : 17/01540-5
Sist endret : 21.04.2017
Dokumentdato : 26.04.2016

Instruks for internrevisjonen i UDI

 

1. Om instruksen

1.1. Instruksens formål

1.2. Samsvar med internasjonale standarder og nasjonale føringer

1.3. Endringer i instruksen

2. Internrevisjonens formål og ansvar

2.1. Internrevisjonens overordnede formål

2.2. Definisjonen av internrevisjon

2.3. Ansvar

2.4. Virkeområde og arbeidsfelt

2.5. Lojalitet til IIAs rammeverk for internrevisjon

3. Internrevisjonens uavhengighet og plassering

3.1. Rapportering til direktøren

4. Internrevisjonens fullmakter og plikter

4.1. Tilgang

4.2. Faglig autonomi

4.3. Forholdet til linjeledelsen

4.4. Taushetsplikt

5. Internrevisjonens oppgaver

5.1. Internrevisjonens metodikk

5.2. Internrevisjonens revisjonsplan

5.3. Bekreftelsesoppdrag og rådgivningsoppdrag

5.4. Revisjonsrapportenes status

5.5. Oppfølging av aksepterte anbefalinger

5.6. Varsling om mulig uakseptabel risiko

5.7. Forvalte varslingsordningen

5.8. Internrevisjonens årsrapport

6. Kvalitetssikring av internrevisjonen

6.1. Program for intern og ekstern kvalitetssikring

6.2. Rapportering av avvik hos internrevisjonen

 

1. Om instruksen

1.1. Instruksens formål

Instruksen skal legge til rette for internrevisjonens uavhengighet, og avklare funksjonens ansvar og myndighet. Instruksen er fastsatt av UDIs direktør 01.05.2017, etter forslag fra internrevisjonen.

1.2. Samsvar med internasjonale standarder og nasjonale føringer

Instruksen skal holdes i samsvar med det til en hver tid gjeldene rammeverket for profesjonell utøvelse av internrevisjon, fastsatt av The Institute of Internal Auditors (IIA). Instruksen skal videre holdes i samsvar med finansdepartementets rundskriv R-117/2016 Internrevisjon i statlige virksomheter.

1.3. Endringer i instruksen

Direktøren fastsetter internrevisjonens instruks innen de rammene som følger av rundskrivet og eventuelle instrukser fra departementet. Internrevisjonen skal årlig gjennomgå og revurdere instruksen, og presentere eventuelle behov for endringer for direktøren.

Ved endringer skal instruksen oversendes departementet, Direktoratet for økonomistyring og Riksrevisjonen til orientering. Instruksen skal være et offentlig dokument.

2. Internrevisjonens formål og ansvar

2.1. Internrevisjonens overordnede formål

Internrevisjonen skal fremme og beskytte Utlendingsdirektoratets verdier gjennom å gi risikobaserte og objektive bekreftelser, råd og innsikt.

2.2. Definisjonen av internrevisjon

Internrevisjon er en uavhengig, objektiv bekreftelses- og rådgivningsfunksjon, som skal tilføre verdi og forbedre organisasjonens virksomhet.

I «uavhengig» ligger det at funksjonen skal rapportere direkte til direktøren, og skal stå uavhengig av den øvrige linjeorganisasjonen. Med «objektiv» menes her at internrevisjonen skal ha en selvstendig og upartisk tilnærming i sitt arbeid.

En internrevisjon benytter en systematisk og strukturert metode for å evaluere og forbedre effektiviteten og hensiktsmessigheten av prosessene for risikostyring, kontroll og virksomhetsstyring. Ved hjelp av denne metoden hjelper internrevisjonen organisasjonen i å nå sine mål.

2.3. Ansvar

UDIs internrevisjon skal bistå direktøren med å påse at direktoratet drives i henhold til de grunnleggende styringsprinsippene for statlige virksomheter, som fastsatt i regelverket for økonomistyring i staten.

Internrevisjonen inngår som en del av direktoratets system for styring og kontroll. Internrevisjonen skal bidra til å gi direktøren informasjon om hvorvidt systemer og rutiner for intern styring og kontroll i direktoratet er tilpasset risiko og vesentlighet.

2.4. Virkeområde og arbeidsfelt

Virkeområdet til internrevisjonen dekker hele virksomheten, og følger UDIs ansvarsområde. Dette innebærer at virkeområdet både dekker oppgaver direktoratet utfører ved egenregi og oppgaver som utføres av eksterne på UDIs vegne.

Revisjonshandlinger overfor eksterne, som samarbeidende etater, leverandører og tilskuddsmottakere, forutsetter at lovhjemmel eller avtale gir grunnlag for det.

Arbeidsfeltet er avgrenset til operasjonell revisjon, da Riksrevisjonen utfører revisjon for å bekrefte UDIs regnskap.

2.5. Lojalitet til IIAs rammeverk for internrevisjon

Internrevisjonen skal basere sin virksomhet på det til en hver tid gjeldene internasjonale rammeverket for profesjonell utøvelse av internrevisjon (IPPF), fastsatt av IIA. Dette rammeverket inkluderer følgende obligatoriske elementer: IIAs definisjon av internrevisjon, kjerneprinsipper, etiske regler og standarder.

3. Internrevisjonens uavhengighet og plassering

3.1. Rapportering til direktøren

Internrevisjonen skal rapportere direkte til direktøren, for å sikre uavhengighet fra den øvrige linjeorganisasjonen og fra de områdene og prosessene som skal revideres.

Innstilling til tilsettingsrådet om tilsetting og fratredelse av lederen for internrevisjonen skal ligge til direktøren.

Direktøren skal fastsette internrevisjonens budsjett.

4. Internrevisjonens fullmakter og plikter

4.1. Tilgang

Internrevisjonen skal ha uinnskrenket innsynrett i UDIs anliggender. Dette gjelder både systemer, dokumenter, personell og eiendeler med relevans for utøvelsen av oppdragene.

Av denne grunn har internrevisjonen rett til å møte i direktørmøter.

4.2. Faglig autonomi

Internrevisjonen skal ha revisjonsfaglig autonomi.

4.3. Forholdet til linjeledelsen

Internrevisjonen kan ikke utføre løpende driftsoppgaver, eller instruere andre i deres utførelse av slike oppgaver.

Dersom det reises tvil om internrevisjonens uavhengighet eller objektivitet knyttet til et oppdrag, skal dette snarest avklares med direktøren.

4.4. Taushetsplikt

Internrevisjonen har taushetsplikt om arbeidsmessige forhold, innen rammene av den generelle ytringsfrihet som gjelder alle UDIs tilsatte.

5. Internrevisjonens oppgaver

5.1. Internrevisjonens metodikk

Internrevisjonens metodikk skal fastsettes i en håndbok, som redegjør for hvordan internrevisjonen skal operasjonalisere standardene gjennom revisjonsåret.

5.2. Internrevisjonens revisjonsplan

Internrevisjonen skal jobbe målrettet etter en revisjonsplan som er basert på en selvstendig analyse av virksomhetens risikobilde. Planen bygger på en aktiv involvering av linjen, ved at sentrale ledere og personer med særskilt kompetanse gir innspill til revisjonsplan.

Revisjonsplanen skal fastsettes av direktøren, etter forslag fra internrevisjonen. Direktøren kan gjøre endringer i planen underveis i revisjonsåret, etter samråd med internrevisjonen.

Kopi av revisjonsplanen skal sendes departementet og Riksrevisjonen til orientering. Planen skal være et offentlig dokument.

Internrevisjonen skal søke å dele informasjon og samordne aktivitetene i revisjonsplanen med Riksrevisjonen som ekstern revisor av UDI, for å sikre nødvendig dekning og minst mulig dobbeltarbeid. Videre skal revisjonsaktivitetene samordnes med aktuelle pågående kontroll- og evalueringsaktiviteter i virksomheten.

5.3. Bekreftelsesoppdrag og rådgivningsoppdrag

Ved bekreftelsesoppdrag skal internrevisjonen vurdere om virksomheten har god nok styring med de risikoene som kan påvirke virksomhetens måloppnåelse, og med det kvaliteten på virksomhetens internkontroll.

Ved rådgivningsoppdrag skal internrevisjonen vurdere de aktuelle risikoene og behovet for internkontroll på området, og gi råd om hvordan styring og kontroll kan styrkes.

5.4. Revisjonsrapportenes status

Internrevisjonens revisjonsrapporter gir anbefalinger til direktoratets linjeledelse. Rapportene kan ikke inneholde beslutninger på direktoratets vegne, og er således utarbeidet for direktoratets interne saksforberedelse.

Departementet kan innhente internrevisjonens rapporter til bruk i sin interne saksforberedelse. Videre kan Riksrevisjonen kreve innsyn i internrevisjonens rapporter til sine formål.

5.5. Oppfølging av tiltaksplan

Etter utført revisjon, skal ansvarlige linjeledere og internrevisjonen godkjenne en omforent tiltaksplan. Internrevisjonen skal løpende følge opp hvordan linjeorganisasjonen etterlever de avtaler som er gjort på bakgrunn av internrevisjonens anbefalinger.

5.6. Varsling om mulig uakseptabel risiko

Dersom linjeledelsen har godtatt et risikonivå som internrevisjonen anser at kan være uakseptabelt for direktoratet, skal internrevisjonen ta dette opp med direktøren. Dersom internrevisjonen anser at forholdet da ikke er blitt avklart, skal internrevisjonen varsle departementet om dette.

Videre skal internrevisjonen orientere direktøren om kritiske risikoer der man ikke kan se at disse er erkjent og håndtert i linjen.

5.7. Forvalte varslingsordningen

Internrevisjonen skal forvalte direktoratets varslingsordning, og stå som eier av retningslinjene som regulerer denne. Som hovedregel skal imidlertid varslingssaker håndteres i linjen, på laveste hensiktsmessige nivå.

Saker der det er grunnlag for mistanke om at det foreligger mislige eller kriminelle forhold skal utredes av internrevisjonen.

5.8. Internrevisjonens årsrapport

Internrevisjonen skal avgi årsrapport til direktøren. Rapporten skal gjøre rede for internrevisjonens resultater i foregående år. Den skal videre inneholde bekreftelse på om internrevisjonen er uavhengig, og om den er gitt rammer som setter funksjonen i stand til å oppfylle de obligatoriske kravene i IIAs rammeverk for internrevisjon.

Kopi av internrevisjonens årsrapport skal sendes departementet og Riksrevisjonen til orientering. Årsrapporten skal være et offentlig dokument.

6. Kvalitetssikring av internrevisjonen

6.1. Program for intern og ekstern kvalitetssikring

Internrevisjonen skal følge et program for kvalitetssikring og forbedring som dekker alle sider ved funksjonen. Dette må omfatte både interne og eksterne evalueringer.

Interne evalueringer skal omfatte løpende oppfølging av internrevisjonens prestasjoner og en årlig egenevaluering av funksjonen. Eksterne evalueringer skal utføres minst hvert femte år av en kvalifisert, uavhengig, ekstern kontrollør.

6.2. Rapportering av avvik hos internrevisjonen

Direktøren skal underrettes om resultatene fra kvalitets- og forbedringsgjennomganger. Vesentlige avvik fra standardene skal rapporteres løpende til direktøren, og gjøres rede for i årsrapporten.

 

Frode Forfang,
direktør

 

Kontakt: Internrevisjonen

Siste endringer
  • Endret: IM 2016-001 Instruks for internrevisjonen i UDI (21.04.2017)

    Internmeldingen er oppdatert med nytt punkt 5.1 Internrevisjonens metodikk. Punkt 5.2 sier nå at planprosessen skal bygge på aktiv involvering av linjen, og at internrevisjonen skal samordne revisjonsaktivitetene med aktuelle pågående kontroll- og evalueringsaktiviteter i virksomheten. Videre er punkt 5.5 (tidligere punkt 5.4) justert slik at fokus i oppfølging av revisjoner er basert på en omforent tiltaksplan. Tiltaksplanen skal godkjennes av ansvarlig linjeleder, og følges opp av internrevisjonen løpende.

  • Endret: IM 2016-001 Instruks for internrevisjonen i UDI (16.01.2017)

    Internmeldingens punkt 1.2 er oppdatert med lenke til oppdatert rundskriv fra Finansdepartementet 117/2016.

  • Ny: IM 2016-001 Instruks for internrevisjonen i Utlendingsdirektoratet (26.04.2016)

    UDIs internrevisjon har siden opprettelsen i 2006 vært styrt av en instruks, som har ligget tilgjengelig på direktoratets intranett. Instruksen er nå gjort om til en offentlig internmelding. Instruksens innhold er i all hovedsak videreført. Beskrivelsen av internrevisjonens virkeområde (punkt 2.4) er likevel noe endret, slik at det går klart frem at internrevisjonen kan gis i oppdrag å revidere leverandører eller samarbeidspartnere der dette er hjemlet i lov eller avtale. 

     

    Instruksen skal ivareta Finansdepartementets krav til internrevisjoner i statlige virksomheter av 2015, endringer i det internasjonale rammeverket for internrevisjon fra IIA/NIRF og tilbakemeldinger fra en periodisk ekstern evaluering av internrevisjonen i 2015.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen