Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2016-002
Dokument-ID : IM 2016-002
Saksnummer : 15/10660-9
Sist endret : 16.02.2018
Dokumentdato : 04.05.2016
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Retningslinjer for elektronisk dokumentføring i eSak


1. Innledning

2. Plikten til å arkivere og journalføre dokumenter

3. Avgrensninger

4. Kort om partsinnsyn

5. Kort om dokumentføring gjennom eSak

5.1 Betydningen av riktig valg av dokumenttype

5.2 Om dokumenttypen «sensitive dokumenter» og «særlig sensitive dokumenter»

5.3 Hvilken sak dokumentet skal føres på

5.4 Retting ved feil i registreringene

6. Typetilfeller

6.1 Korrespondanse med Landinfo

6.2 Helseopplysninger

6.3 Verifiseringsanmodninger

6.4 Vandelsopplysninger

6.5 Kommunikasjon med Politiets sikkerhetstjeneste (PST)

6.6 Bekymringsmeldinger

6.7 Video, lydklipp og saksopplysninger i form av gjenstander

6.8 Tips i saken

6.9 Fullmakter

6.10 Telefonsamtaler

6.11 § 73- vurderinger

6.12 Bruk av opplysninger fra familiemedlemmers eller andre personers asylintervju

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) arkiverer og journalfører sine saksdokumenter enten i UdiSak, i gradert journal av Noark eller i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF).

Denne internmeldingen (IM’en) gir retningslinjer for arkivering og journalføring av elektroniske saksdokumenter i enkeltsaker etter utlendingsloven og statsborgerloven gjennom eSak i DUF. Heretter omtaler IM’en prosessen med å arkivere og journalføre som «dokumentføre». Formålet med internmeldingen er å sikre at UDI dokumentfører saksdokumenter slik vi er lovmessig forpliktet til. Formålet er også å sikre at dokumentføringene skjer på en likeartet og oversiktlig måte.

Et sentralt hensyn bak hvordan UDI gjennomfører sin dokumentføring, skal være at parten må kunne ha trygghet for at det går fram av journalen/dokumentlista i saken hvilke dokumenter som har vært vurdert i forbindelse med avgjørelsen.

Både saksdokumentene og journalen i enkeltsaker etter utlendingsloven og statsborgerloven kan unntas offentlig innsyn, se offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd.

2. Plikten til å arkivere og journalføre dokumenter

Hvilke dokumenter som et forvaltningsorgan må dokumentføre, fremgår av arkivloven med forskrifter. Som dokument regnes «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring», jf. arkivlova § 2 bokstav a.

Saksdokumenter i enkeltsak etter utlendingsloven og statsborgerskapsloven skal dokumentføres i DUF, jf. offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd. Det samme gjelder saker etter forvaltningsloven som er relatert til en utlendings- eller statsborgerskapssak, som for eksempel sak om dekning av sakskostnader. Saksdokumenter som ikke hører til en enkeltsak etter utlendingsloven og statsborgerskapsloven skal arkiveres og journalføres i UdiSak.

Dokumenter som er graderte eller inneholder graderte opplysninger skal verken inngå i DUF eller UdiSak, men skal registreres i gradert journal av Dokumentsenteret.

Dersom saksbehandler i UDI mottar papirdokumenter tilknyttet en eSak, for eksempel i forbindelse med et asylintervju, skal dokumentet kopieres og skannes inn, dokumentføres og leveres tilbake til brukeren. For håndtering av ID-dokumenter, se RS 2012-009 punkt 6.3.2 siste avsnitt.

3. Avgrensninger

Denne interne meldingen gir ikke retningslinjer for arkivering og journalføring i UdiSak eller for arkivering og journalføring av graderte dokumenter. Om dette, se henholdsvis IM 2010-028 Full elektronisk saksbehandling av generelle saker i Utlendingsdirektoratet og IM 2010-037 Behandling av skjermingsverdig sikkerhetsgradert informasjon etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen.

Internmeldingen gjelder kun for eSaker. For ordning av dokumenter i papirsaker, se RS 2008-021 Ordning av dokumenter i utlendingssaker.

4. Kort om partsinnsyn

En part har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven § 18. Begrepet «sakens dokumenter» skal ikke tolkes snevert. Partenes tilgang til premissene for myndighetenes vedtak er et sentralt prinsipp i forvaltningsretten. Alle dokumenter som kan ha relevans for avgjørelsen er en del av sakens dokumenter. Dette gjelder uavhengig av om forvaltningen faktisk har valgt å legge vekt på dem, og dette gjelder uavhengig av hvilket saksnummer i DUF som dokumentet er lagt inn under.

Forvaltningsloven §§ 18a til 19 gir hjemler som begrenser retten til partsinnsyn. Enkelte av hjemlene gir adgang til å unnta hele dokumentet fra partsinnsyn, mens andre hjemler unntak kun for opplysninger i dokumentet. Merk at journalen (dokumentlista) i seg selv er et dokument som parten som utgangspunkt har krav på å se.

Dersom UDI unntar opplysninger eller et helt dokument fra partsinnsyn, skal vi gjøre parten oppmerksom på det rettslige grunnlaget for unntaket.

Er dokumentet unntatt partsinnsyn, må hjemmel oppgis i oversendelsesbrevet.

Dersom UDI unntar opplysninger i et dokument fra innsyn, og ikke hele dokumentet, skal vi opprette en sladdet utgave av dokumentet. Dette dokumentet er et saksdokument som føres i saken.

For utfyllende redegjørelse for reglene om partsinnsyn, se RS 2014-010 Partsinnsyn - partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17 – 21.

5. Kort om dokumentføring gjennom eSak

eSak er verktøyet for å arkivere og journalføre saksdokumenter i DUF.

5.1 Betydningen av riktig valg av dokumenttype

Dokumentføringen via eSak forutsetter at man registrerer dokumenttype. I mange tilfeller vil et dokument kunne være omfattet av flere ulike dokumenttyper. Ved behov for å presisere i dokumentlista hva dokumentet inneholder, skal fritekstfeltet benyttes. Fritekstfeltet vil bli en del av dokumentets filnavn som vises i dokumentlista. Feltet skal derfor ikke inneholde opplysninger som røper opplysninger det er grunn til å begrense tilgangen til.

Valg av dokumenttype kan være særlig viktig da dette bestemmer hvem som skal ha tilgang til dokumentet. Ved usikkerhet om en dokumenttype har passende tilgangsnivå, kan fagsystemveileder eller superbruker kontaktes.

5.2 Om dokumenttypen «sensitive dokumenter» og «særlig sensitive dokumenter»

I utgangspunktet har de ulike dokumenttypene et tilgangsnivå som er fastsatt av fagnettverket som begrenser hvem som har tilgang til en dokumenttype. I de fleste tilfeller betyr dette at en saksbehandler ikke skal behøve å ta stilling til tilgangsnivået når et dokument dokumentføres.

Dersom en dokumenttype som vanligvis ikke inneholder sensitive opplysninger har et innhold av en slik art at ikke alle ansatte i utlendingsforvaltningen bør ha tilgang til dette, benyttes dokumenttypene «sensitive dokumenter» og «særlig sensitive dokumenter». «Særlig sensitive dokumenter» skal kun brukes i helt spesielle tilfelle, for eksempel for dokumenter om tvangsekteskap og henvisninger til at det finnes graderte dokumenter i saken. «Sensitive dokumenter» kan brukes for opplysninger som gjelder saken. Dokumenttypene er knyttet til rettigheter som ikke er tilgjengelig for alle brukergrupper. Tilgangene til dokumentene som ligger i «sensitive dokumenter»-kategorien er tilgjengelig for flere brukere enn dokumentene som ligger i kategorien for «særlig sensitive dokumenter». Saksbehandlere i utlendingsforvaltningen har normalt tilgang til «sensitive dokumenter», men vanligvis ikke til «særlig sensitive dokumenter». «Særlig sensitive dokumenter» som sendes i en korrespondanse, kan ikke åpnes av mottaker uten at disse har tilgang til dokumenttypen.

Dokumenttypene «sensitive dokumenter» og «særlig sensitive dokumenter» korresponderer ikke med hva som er sensitive opplysninger etter personopplysningsloven. Disse dokumenttypene kan gjerne inneholde sensitive personopplysninger, men visse personopplysninger som er sensitive etter personopplysningslovens regler, vil sortere under andre dokumenttyper, for eksempel opplysninger om partens helse og vandelsopplysninger.

Det vil ikke fremgå av dokumentlista om et dokument er kategorisert som «sensitivt» eller «særlig sensitivt». En saksbehandler som ikke har tilstrekkelige rettigheter til et dokument vil få beskjed om dette dersom han eller hun forsøker å åpne et slikt dokument. For å få tilgang til dokumentet må vedkommende ta kontakt med sin leder eller foreta en manuell rekvisisjon i eSak.

5.3 Hvilken sak dokumentet skal føres på

Et dokument skal inngå i dokumentlista for den saken hvor dokumentet kan ha betydning. Dersom et dokument kan ha betydning for flere personer, skal det føres i dokumentlista for alle personene. Dersom dokumentet kan ha betydning for ulike saker i DUF, men for samme person, kan dokumentet føres i alle disse sakene. Dersom et dokument er relevant i en annen sak for samme person må det ved et eventuelt innsynskrav vurderes innsyn også i dette dokumentet.

5.4 Retting ved feil i registreringene

Superbruker, områdesystemkoordinator og fagsystemveileder har rettigheter til å korrigere feil i dokumentlista. Saksbehandler skal gi beskjed til en av de ovennevnte dersom han eller hun oppdager feil i registreringene.

Dokumenter som er rettet i dokumentlista, vil vises som «Utgått». Dette er ikke saksdokumenter i enkeltsaken etter utlendingsloven eller statsborgerskapsloven. Ved dokumentutlån skal den som gir tilgang til dokumentene opplyse om de utgåtte dokumentene.

6. Typetilfeller

Beskrivelsen nedenfor omfatter et begrenset utvalg av typetilfeller.

6.1 Korrespondanse med Landinfo

Korrespondanse angående saken som saksbehandlere har med Landinfo, skal dokumentføres. Informasjon som saksbehandler finner i Landdatabasen og som ikke gjelder saken konkret, trenger ikke dokumentføres.

For vurdering av partsinnsyn for slik korrespondanse, se RS 2014-010 pkt. 5.1.

6.2 Helseopplysninger

Helseopplysninger skal dokumentføres. I eSak finnes dokumenttypen «Helsedokumentasjon» med et begrenset tilgangsnivå fastsatt av fagnettverket.

Se for øvrig forskrift om krav til helsepersonells attester, erklæringer o.l.

6.3 Verifiseringsanmodninger

Anmodning om verifisering fra UDI til utenriksstasjon og resultatet av verifiseringen skal dokumentføres. I saker der verifiseringsanmodningen ikke skal være tilgjengelig for lokalt ansatte ved utenriksstasjon, skal saksbehandler velge «verifiseringsanmodning» under «sensitive dokumenter». Dersom verifiseringsanmodningen skjer i en asylsak, velger saksbehandler «verifiseringsanmodning» under «særlig sensitive dokumenter». Dette er i henhold til Asylavdelingens praksis.

I mange tilfeller vil det være anledning til å unnta fra partsinnsyn i verifiseringsrapporten for å verne kilden i rapporten, se forvaltningsloven § 19 annet ledd alternativ b og RS 2014-010 pkt. 5.2.4.1.

Vi har også anledning til å gi utsatt innsyn i et dokument (for eksempel vår anmodning til utenriksstasjon om verifisering) dersom partsinnsyn kan hindre gjennomføringen av nødvendige undersøkelser, se forvaltningsloven § 20 første ledd annet punktum og rundskrivets pkt.4.6.

Se for øvrig RS 2010-155 Retningslinjer for verifisering i utlendingssaker.

6.4 Vandelsopplysninger

«Vandelsdokumentasjon» er en egen dokumenttype hvor det er mulig å spesifisere ytterligere hva dokumentet inneholder. I likhet med «Helsedokumentasjon» har denne dokumenttypen et begrenset tilgangsnivå fastsatt av fagnettverket.

Vandelsopplysninger kan være relevante for utlendingssaken i flere henseender. Se pkt. 5 om på hvilken sak i DUF dokumentet skal føres.

Når UDI anmelder en utlending for brudd på utlendingsloven, registrer vi en korrespondanse ut til politiet og knytter til brevet som inneholder anmeldelse. Benytt dokumenttype «vandelsdokumentasjon» og deretter «anmeldelse for brudd på utlendingsloven». Dette registreres i saken der bruddet er avdekket. Anmeldelsen skal også registreres i saken til den som er anmeldt.

6.5 Kommunikasjon med Politiets sikkerhetstjeneste (PST)

Denne dokumenttypen skal ikke dokumentføres i DUF. Informasjonsutveksling mellom utlendingsmyndighetene og PST er underlagt egne retningslinjer, se IM 2010-029.

6.6 Bekymringsmeldinger

Alle bekymringsmeldinger skal dokumentføres med dokumenttype «bekymringsmelding» under «sensitive dokumenter». Opplysninger om hva bekymringsmeldingen gjelder skal kun fremkomme av det tilgangsstyrte dokumentet, og ikke av merknader, hendelsesliste eller fritekstfeltet knyttet til dokumenttype.

For å vurdere om parten eller dens fullmektig skal ha innsyn i eller få oversendt bekymringsmeldingen, se RS 2014-010 pkt. 5.2.

6.7 Video, lydklipp og saksopplysninger i form av gjenstander 

Video- og lydklipp som angår utlendings- eller statsborgerskapssaken er saksdokumenter som vi er pliktige til å arkivere og journalføre. Det er kun lydfiler i MP3-format som kan arkiveres elektronisk i DUF. Det er ikke støtte for å arkivere video eller andre saksdokumenter av denne typen.

Det er saksbehandler som har ansvaret for vurdering av innhold og at dette blir dokumentert i DUF. Dette gjelder både der saksbehandler selv har mottatt eller fått oversendt fra Dokumentsenteret. Saksbehandler skal journalføre et notat i DUF som beskriver innholdet i klippet/hva slags gjenstand det er snakk om. Originaler leveres tilbake til avsenderen, eventuelt sendes tilbake i vanlig postgang av saksbehandler. Ingen slike medier skal beholdes i UDI.

Dersom saksbehandler mottar andre gjenstander som belyser saken, skal disse behandles på tilsvarende måte.

6.8 Tips i saken

Tips i saken, også anonyme tips, er saksdokumenter som skal dokumentføres. Selv tips som UDI ikke velger å legge vekt på, kan være saksdokumenter som skal inngå i dokumentlista. eSak har egen dokumenttype for anonyme tips («anonym melding»).

Undertiden er det aktuelt å unnta opplysninger i dokumentet fra innsyn av hensyn til kildevernet, se RS 2014-010 pkt. 4.7.3. Saksbehandler skal imidlertid være klar over at hensynet til at partene skal kunne imøtegå opplysningene (hensynet til kontradiksjon) kan stå sterkt i slike tilfeller.

6.9 Fullmakter

En fullmakt skal registreres på den eller de sakene som fullmakten gjelder. Dersom fullmakten gjelder for flere saker, skal den registreres på alle sakene den omfatter ved at den kopieres over på de andre sakene.

I motsetning til hva som gjelder for saksdokumenter flest, hvor det primært er av hensyn til parten at dokumentet journalføres på flere saker i DUF, er det her først og fremst av hensyn til saksbehandlere i utlendingsforvaltningen at fullmakten bør fremgå av dokumentlista i flere saker. Parten har som regel selv god oversikt over hvem han eller hun har gitt fullmakt til å representere seg.

I eSak finnes egen dokumenttype for fullmakter.

6.10 Telefonsamtaler

I tilfeller der man får saksrelevant informasjon i en telefonsamtale skal det lages et notat fra samtalen som skal dokumentføres. Telefonsamtaler skal dokumentføres som «Notat» og videre «Telefonnotat». Det bør gis mer informasjon om innholdet i notatet i tilleggsbeskrivelsen.

6.11 § 73- vurderinger

§ 73-vurderinger skal dokumentføres under dokumenttype «Notat» og «§ 73-vurdering».

Dokumentet med slike vurderinger kan undertiden unntas fra partsinnsyn som organinternt dokument, se forvaltningsloven § 18 a. Saksbehandler må imidlertid være klar over at parten har krav på å gjøre seg kjent med de deler av dokumentet «som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum», se forvaltningsloven § 18 c første punktum. Årsaken er at parten skal ha anledning til å kommentere opplysningene som forvaltningen legger til grunn for sin avgjørelse. Dersom disse opplysningene er uten betydning for avgjørelsen, eller finnes i et annet dokument som parten har tilgang til, kan dokumentet likevel i sin helhet unntas fra innsyn, se forvaltningsloven § 18 c andre punktum.

6.12 Bruk av opplysninger fra familiemedlemmers eller andre personers asylintervju

I saker der opplysninger fra andre personers asylintervju har fått betydning for saken, skal også dette intervjuet dokumentføres i en persons sak. Før dette gjøres må intervjuet gjennomgås med tanke på taushetsplikt. Dokumentet skal dokumentføres med dokumenttype «Tilleggsdokumentasjon/Tilsvar/Annet» og deretter «Tilleggsopplysninger». Det bør fremgå av tilleggsbeskrivelsen hva dokumentet inneholder.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Dokumentsenteret, avdeling for fellestjenester (AFT)

Siste endringer
  • Ny: IM 2016-002 Retningslinjer for elektronisk dokumentføring i eSak (04.05.2016)

    Ny internmelding som forklarer hvordan innkomne dokumenter skal registreres i DUF av UDIs saksbehandlere.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo