Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI interne meldinger

IM 2017-002
Dokument-ID : IM 2017-002
Saksnummer : 16/05671-4
Dokumentdato : 20.03.2017
Mottakere :

Asylavdelingen

Roller og ansvar for fagsystem i Asylavdelingen


1. Innledning

2. Superbrukers rolle

2.1 Krav til kompetanse

2.2 Stillingsprosent og arbeidstidsfordeling

2.3 Kompensasjon

2.4 Ansvarsområder

2.5 Opplæring av ny superbruker

2.6 Tilganger for superbrukerrollen

2.7 Fast superbrukerdag og faste møter/oppgaver

3. Leders rolle

4. Fagsystemrådgivers rolle

5. Om Prosesseiermodellen

1. Innledning

Denne internmeldingen beskriver de ulike rollene i Asylavdelingen (ASA) som jobber med fagsystemene og ansvaret som ligger til rollene.

Internmeldingen er ment for superbrukere, fagsystemrådgivere og ledere i ASA (enhetsleder/områdeleder/avdelingsledelse).

Hensikten med denne internmeldingen er å sikre at ASA har en klar og felles forståelse av hva det innebærer å være superbruker i ASA, hvilke ansvarsområder som ligger til fagsystemrådgiverne og hvilke roller ASAs ledere spiller i forbindelse med fagsystemene.

2. Superbrukers rolle

2.1 Krav til kompetanse

En person som skal vurderes til superbrukerrollen må ha minst ett års erfaring med bruk av UDIs fagsystemer. Personen må være nøyaktig og ha generelt god innsikt i bruk av IKT-verktøy. I tillegg må personen ha kunnskap om saksgang, rutiner og vite noe om hvilke problemstillinger saksbehandlere, saksforberedere og ledere i UDI kan stå overfor.

Dersom det ikke er mulig å få en superbruker som fyller disse kravene må enhetsleder vurdere hvilken person som er best egnet for superbrukerrollen. Fagsystemrådgiverne i asylavdelingens staber bidrar i vurderingen.

2.2 Stillingsprosent og arbeidstidsfordeling

Stillingsprosenten til en superbruker er definert som 30 % av et årsverk. Enhetslederen skal sørge for at produksjonskravet til en superbruker er tilsvarende redusert 30 %.

Det vil være perioder der superbrukeren bruker mindre enn 30 % av stillingsprosenten sin til superbrukeroppgaver, mens han/hun vil bruke mer tid i andre perioder. Fagsystemrådgiverne i stabene skal tilrettelegge for at superbrukernes arbeidsoppgaver blir mest mulig jevnt fordelt utover året.

Tiden som brukes på superbrukeroppgaver, slik de er definert i denne internmeldingen, skal føres i UDIs tidsfordelingssystem. Det hentes ut statistikk fra dette systemet i forbindelse med administrering av ressurser og organisering av superbrukerrollen.

Superbrukeren har selv et ansvar for å sørge for en mest mulig effektiv arbeidsdag, og for å ha en dialog med enheten sin om tidsbruk til feilhåndtering og andre hasteoppgaver.

Superbruker er unntatt innrullering til Veiledningstjenesten.

2.3 Kompensasjon

Rollen som superbruker er kompensert med B-tillegg og danner derfor ikke grunnlag for lønnsforhandlinger.

2.4 Ansvarsområder

En superbruker skal ha god kjennskap og evne til å kunne veilede andre i bruken av DUF, KOST, eDok, eSak, eDialog, eSam, eMelding, eDiff, Vedtaksmodulen og lydopptak. En superbruker skal i tillegg kunne benytte Skype, IKT Service Desk, testverktøy og publiseringsverktøy i sitt arbeid. Listen over fagsystem og verktøy er ikke uttømmende og man må regne med at man må lære seg og kunne veilede andre i nye fagsystem og verktøy.

I tillegg til dette skal superbrukerne

  • gjøre det de kan for å bruke fagsystemene riktig, og dermed gå foran med et godt eksempel for sine kolleger. Dette gjelder i særlig grad god datakvalitet

  • sammen med lederen sin identifisere opplæringsbehov og gjennomføre opplæring i ASAs fagsystemer for sin enhet og for nytilsatte

  • ta initiativ til forbedringer og være en pådriver for effektiv utnyttelse av eksisterende fagsystemer

  • delta i testing

  • delta i oppdatering av brukerveiledninger

  • være et bindeledd mellom de som jobber med utvikling og feilhåndtering, og saksbehandlere i enheten sin. Superbrukerne skal blant annet sikre at potensielle feilsituasjoner blir tilstrekkelig verifisert og dokumentert før oversendelse til AEF.

2.5 Opplæring av ny superbruker

Nye superbrukere skal ha en innledende samtale med fagsystemrådgiverne om superbrukerrollen og hva den inneholder. Nye superbrukere skal få tildelt en fadder (en erfaren superbruker) som skal være ekstra tilgjengelig for spørsmål i den første perioden.

Superbrukerrollen læres gjennom å sette seg inn i brukerveiledninger, veilede andre saksbehandlere, teste, delta på møter og opplæringer, og ved å delta i diskusjoner med andre superbrukere. En superbruker skal både være kjent med brukerveiledningene som er tilgjengelig for alle saksbehandlere og i tillegg brukerveiledninger for superbrukere.

Nye superbrukere har rett til å benytte en arbeidsdag til å sette seg inn i brukerveiledningene og andre relevante dokumenter.

2.6 Tilganger for superbrukerrollen

En superbruker har egne rettigheter i DUF. I hovedsak gjelder dette retten til å slette oppgaver og korrigere vedtak, hendelser og korrespondanser. For å bli kjent med nye oppgaver skal nye superbrukere teste funksjonaliteten i DUF Test-miljø eller Preprod-miljø. Superbrukerne skal alltid ha oppdaterte passord i alle miljøer.

Alle superbrukere skal også ha lese- og skriverettigheter til HP Quality Center (testverktøyet), redaktørrettigheter i eDok, publiseringsrettigheter til intranett og legges til ASA-superbrukernes epostgruppe.

2.7 Fast superbrukerdag og faste møter/oppgaver

Superbrukerne i ASA har satt av en fast, felles dag, hver uke, til å prioritere superbrukeroppgaver. Denne dagen foregår det testing til feilretting og utvikling, faste møter, gruppearbeid og det kan settes av tid til å ta igjen løpende oppgaver superbrukeren ikke har rukket i løpet av uka. Det er obligatorisk for superbrukeren å være tilgjengelig for oppgaver og møter i superbrukerapparatet denne dagen. Superbrukerne skal derfor ikke pålegges andre oppgaver denne dagen (for eksempel asylintervju). Dersom superbruker likevel må ha fravær på fast superbrukerdag, skal det meldes fra om dette til en fagsystemrådgiver. Superbrukeren trenger ikke å informere fagsystemrådgiveren om årsaken til fraværet.

Det holdes fast superbrukerforum annenhver uke. Superbrukerforum er arena for informasjonsutveksling mellom fagsystemrådgiverne og superbrukere. Her informeres det om utvikling og feilsituasjoner begge veier, og det arrangeres opplæring. Referentrollen går på omgang blant superbrukerne.

Fagsystemrådgiverne kan også kalle inn til arbeidsmøter på superbrukerdagen. Disse avholdes etter behov.

En gang i året arrangeres superbrukerdagen. Dagen planlegges og arrangeres av en komité som består av superbrukere.

3. Leders rolle

Enhetsleder har personalansvar også for områder som gjelder superbrukeroppgaven, mens fagsystemrådgiverne i stabene er kontaktpunkt for spørsmål som gjelder superbrukere og organisering av fagsystemarbeidet generelt.

Enhetslederen skal legge til rette for at superbrukeren er tilgjengelig for superbrukerapparatet på fast superbrukerdag. Leder skal for eksempel ikke booke superbruker til asylintervju på disse dagene.

Lederen som har personalansvar for en superbruker er ansvarlig for å redusere produksjonskravene til superbrukeren med 30 % i forhold til en person som er saksbehandler i 100 % stilling. Lederen må være bevisst på hvilke oppgaver som tilhører rollen som superbruker. Dersom superbrukeren får oppgaver som ikke faller inn under det som defineres som superbrukeroppgaver, skal oppgaven ikke regnes med innenfor de 30 prosentene som er satt av til å utføre superbrukeroppgaver. Det skal heller ikke tillegges den kompetansen som forventes av en superbruker.

Det er lederens ansvar å sikre en helhetlig bruk av fagsystemene. Dette innebærer at det er leders ansvar å oppmuntre til og sørge for at sin enhet tar i bruk eksisterende funksjonalitet i fagsystemene og at de bruker den korrekt. Lederen skal legge til rette for at superbrukers kompetanse blir brukt til å lære opp andre saksbehandlere på enheten eller området. I forbindelse med utvikling og endring av fagsystem er det lederes ansvar å kvalitetssikre og komme med innspill som kost/nytte-analyser ved behov.

Det anbefales at lederen og superbrukeren gjennomfører jevnlige møter etter eget behov. Forslag til agenda på faste møter med superbruker anbefales å være generelt inntrykk av nivået på bruken av fagsystemer på enheten, nivå på datakvalitet, behovet for opplæring, og om noen saksbehandlere trenger særlig oppfølging. Det er lederens ansvar å sørge for at alle saksbehandlere fyller de generelle kravene til alle ansatte i UDI om å ha kjennskap til IKT og bruk av PC som arbeidsverktøy. Lederen kan be superbrukeren om tilbakemelding på enkeltsaksbehandleres oppfyllelse av dette kravet.

Dersom en leder trenger å finne en ny superbruker til enheten, kan lederen kontakte fagsystemrådgiverne for hjelp eller innspill.

4. Fagsystemrådgivers rolle

Fagsystemrådgiverne i ASA er plassert i Administrasjons- og utviklingsstaben og Fagstaben. De har det overordnede ansvaret for at ASAs superbrukerapparat er velfungerende og dekker avdelingens behov. Dette inkluderer å sikre ASAs brukere tilstrekkelig tilgang til superbrukerhjelp ved ordinære arbeidssituasjoner (for eksempel hjelpe ledere med nyrekruttering av superbrukere, og lignende) og ekstraordinære arbeidssituasjoner (for eksempel ferieavvikling, dugnadsarbeid og lignende).

Fagsystemrådgiverne skal

  • være et kontaktpunkt for spørsmål som gjelder superbrukere og organisering av fagsystemarbeidet generelt

  • gjennomføre innledende samtaler med nye superbrukere

  • ta imot bestilling av testressurser til ASA. De koordinerer ASAs testing og fordeler tester til superbrukerne etter behov og egnethet

  • kalle inn til og avholde nødvendige møter, forum, workshops etc. Både med superbrukerne, ledelsen, AEF og andre

  • fordele ulike arbeidsoppgaver til superbrukerne og er ansvarlige for å tilstrebe at superbrukernes arbeidsoppgaver blir mest mulig jevnt fordelt utover året

  • ha den nødvendige kompetanse og fullmakt til å prioritere, og ta beslutninger på avdelingens vegne. De koordinerer behov for fagsystemendringer for asylprosessen, forbereder grunnlag for å ta beslutninger og gir råd for prioritering mellom behovene

  • sørge for lederforankring i ASA og at avdelingsledelsen prioriterer avdelingens krav og ønsker overfor AEF vedrørende den videre utviklingen av fagsystemene

  • sikre at endringer og prosjekter ivaretar sammenhengen mellom samtlige delprosesser / tilgrensende prosesser og behov inn mot asylprosessen i eksterne etater

  • utarbeide behovsanalyser, prosjektbeskrivelser og kravspesifikasjoner og veilede andre i utarbeidelsen av disse

  • delta i prosjekter og andre forvaltningsoppgaver knyttet til fagsystemer.

5. Om Prosesseiermodellen

Arbeidet med systemutvikling- og forvaltning av fagsystemer er organisert i prosesseierskap som primært er et system for å få frem behov og ønsker hos fagsiden. Fagsidens oppgave er å definere, beskrive sine behov og teste og godkjenne leveranser. Systemansvaret og den tekniske kompetansen ligger i AEF.

UDI er delt inn i 3 prosesser: Asylprosessen, Oppholdsprosessen og Mottaksprosessen. Asylavdelingen eier Asylprosessen.

Prosesseier har det overordnede ansvaret for forvaltningsendringer, prioritere kø og levere prosjektforslag. Utøvende prosesseier er prosesseiers forlengede arm og leder det daglige arbeidet i prosessen.

Prosesseier: Avdelingsdirektør
Utøvende prosesseier: assisterende avdelingsdirektør

Asylprosessen er delt inn i 3 delprosesser: Normal sak, Dublin og Overføringsflyktninger. Delprosessene skal identifisere, beskrive og anbefale endringsbehov. Hver av delprosessene har en delprosesseier og en eller flere delprosessansvarlige. I asylavdelingen er delprosessansvarlige de som utfører det daglige arbeidet mens delprosesseier tar overordnede beslutninger og bidrar med forankring i linja.

Normal sak
Delprosesseier: Fagsjef
Delprosessansvarlige: fagsystemrådgiverne i Administrasjons- og utviklingsstaben og Fagstaben

Dublin
Delprosesseier: områdeleder
Delprosessansvarlig(-e): superbruker(-e)/erfaren medarbeider på Dublinenheten

Overføringsflyktninger
Delprosesseier: områdeleder
Delprosessansvarlig(-e): superbruker(-e)/erfaren medarbeider på Enhet for
Overføringsflyktninger

 Delprosesseier/ansvarlig - utøvende prosesseier - prosesseier



Hovedaktører og hovedoppgaver i prosesseiermodellen

Dag Bærvahr
fagsjef

Kontakt: Asylavdelingen, ASA Fagstab 

 

Siste endringer
  • Ny: IM 2017-002 Roller og ansvar for fagsystem i Asylavdelingen (20.03.2017)

    Ny internmelding som beskriver roller og ansvar for fagsystem i Asylavdelingen. Beslektet med IM 2009-014 «Superbrukerapparatet – beskrivelse av roller, omfang og ansvar», men ser konkret på Asylavdelingen og på flere roller enn bare superbrukerrollen.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen