Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2018-006
Dokument-ID : IM 2018-006
Saksnummer : 17/01279
Dokumentdato : 16.05.2018
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Intern instruks for økonomiske fullmakter i Utlendingsdirektoratet


1. Formål og omfang

2. Definisjoner

3. Roller og ansvar

3.1 Direktøren

3.2 Avdelingsdirektører og øvrige ledere med fullmakt delegert fra direktøren

3.3 Økonomidirektøren

4. Prinsipper

5. Fullmaktskategorier

5.1 Budsjettdisponeringsmyndighet

5.2 Attestasjonsfullmakt

5.3 Belastningsfullmakt

5.4 HR-relaterte fullmakter

5.5 Fullmakter til å inngå enkeltavtaler

5.6 Fullmakter til å inngå leieavtaler

5.7 Fullmakt til å behandle erstatningskrav og inngå forlik

6. Dokumentasjon av fullmaktsbekreftelser

7. Implementering, etterlevelse og sanksjoner

 

1. Formål og omfang

Dette dokumentet omhandler fullmaktssystemet i UDI knyttet til økonomiforvaltningen og har til formål å gi en beskrivelse av fullmakter, ansvar og beslutningsnivåer. Intern instruks for fullmakter i Utlendings-direktoratet (heretter «fullmaktsinstruksen») hører inn under det overordnede styringsdokumentet «Intern instruks for økonomi-forvaltningen i UDI». Fullmaktsstrukturen angir hvem som har myndighet til å forplikte UDI økonomisk.

Fullmaktssystemet har til formål å sikre at

  • UDIs budsjett etterleves i henhold til Stortingets vedtak og forutsetninger
  • fastsatte mål og resultatkrav oppnås
  • UDIs midler brukes effektivt
  • UDIs materielle verdier forvaltes på en forsvarlig måte

Økonomiforvaltningen i UDI skal følge reglement for økonomistyring i staten («Reglementet») og bestemmelsene om økonomistyring i staten («Bestemmelsene»), samt tildelingsbrev og instruks fra departementet.

Den interne økonomiforvaltningen skal skje gjennom godt planlagte, effektive og dokumenterte prosesser. Fullmaktsinstruksen fastsetter hovedtrekkene i fordeling av oppgaver, myndighet og ansvar i økonomiforvaltningen. Der det er behov skal det utarbeides utfyllende retningslinjer, rutiner, dokumentmaler og prosessbeskrivelser som del av de styrende dokumentene innen området.

Fullmaktsinstruksen gjelder for hele UDI, herunder alle avdelinger og enheter. Fullmaktsinstruksen gjelder foran eventuelle lokale instrukser, retningslinjer og rutiner.

2. Definisjoner

Fullmakt: En persons myndighet til å kunne godkjenne at en handling med en økonomisk eller potensielt økonomisk konsekvens skal iverksettes på vegne av virksomheten, altså å forplikte virksomheten økonomisk. Fullmakt innebærer også en rett til å stoppe en slik handling med mindre en overordnet med samme eller høyere fullmakt godkjenner iverksettelsen.

Midlertidig fullmakt: En midlertidig delegering av fullmakt som følge av opprinnelig fullmaktshavers fravær.

Spesialfullmakt: En tidsbegrenset endring i eksisterende fullmakt som følge av en situasjon utenom det normale eller beredskapssituasjon.

Budsjettdisponeringsmyndighet: En persons myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten.

Attestasjon: En kontroll som innebærer å gå god for at dokumentasjonen som behandles, gjelder en utgift som virksomheten faktisk skal dekke, og at fastsatte regler om for eksempel avlønning, anskaffelser og tilskuddsforvaltning er fulgt.

Delegere: Overføring av ansvar og myndighet, enten permanent eller midlertidig. Hensikten er å avlaste arbeidsoppgaver fra den som formelt innehar myndigheten og forenkle beslutningsprosesser. Permanent overføring av ansvar og myndighet skal skje systematisk og følge en fast organisasjonsstruktur.

3. Roller og ansvar

3.1 Direktøren

Direktøren har budsjettdisponeringsmyndighet for hele direktoratets budsjett, fastsatt i tildelingsbrev av departementet og tillegg til dette.

Direktørens rolle innebærer:

  • overordnet ansvar for økonomiforvaltningen i UDI, herunder UDI sin fullmaktstruktur
  • ansvar for å delegere fullmakter til neste ledernivå, herunder å sikre at delegerte fullmakter er i tråd med gjeldende budsjett, mål- og risikobilde

3.2 Avdelingsdirektører og øvrige ledere med fullmakt delegert fra direktøren

Avdelingsdirektører og øvrige ledere med fullmakt delegert fra direktøren får delegert budsjettdisponeringsmyndighet for budsjettrammer fastsatt i disponeringsskriv eller tillegg til disponeringsskriv. Rollene innebærer:

  • ansvar for å etterleve delegert budsjettdisponeringsmyndighet
  • ansvar for å delegere fullmakter i egen organisasjonsenhet, samt dokumentere fullmaktene i organisasjonsenhetens egen fullmaktsmatrise. Delegering av fullmakt er begrenset til rammene for egen fullmakt
  • ansvar for å sikre at fullmaktsinstruksen etterleves i egen organisasjonsenhet

3.3 Økonomidirektøren

Økonomidirektøren er delegert det operative ansvaret for helhetlig økonomistyring og internkontroll i UDI. Rollen innebærer:

  • ubegrenset fullmakt ved andres fravær innenfor vedtatt budsjett samt fullmakter gitt i tildelingsbrevet og tillegg til tildelingsbrevet
  • fullmakt til godkjenning av fakturaer, reiseregninger og utlegg innenfor vedtatt budsjett samt fullmakter gitt i tildelingsbrevet og tillegg til tildelingsbrevet
  • ansvar for utarbeidelse og vedlikehold av intern instruks for fullmakter i UDI
  • ansvar for implementering og operasjonalisering av fullmakter i øvrige styrende dokumenter knyttet til økonomiforvaltningen
  • ansvar for å gi støtte og opplæring etter henvendelse fra virksomheten

Økonomidirektørens fullmakter som enhetsleder følger av tilhørende avdelings fullmaktsmatrise.

4. Prinsipper

UDI har fastsatt følgende grunnleggende prinsipper for fullmakt og ansvar:

Generelt:

  • Fullmakt er å betrakte som en personlig myndighet hvor denne personen, og kun denne personen, innehar det ansvaret utøvelsen av en slik myndighet innebærer.
  • En fullmakt innebærer en rett, men ingen plikt. Dersom en er i tvil om en beslutning innen sitt fullmaktsområde, kan saken forelegges overordnet nivå for beslutning. I så fall må det redegjøres for tvilen.
  • Ingen har fullmakt til å forplikte UDI økonomisk utover sitt budsjett. Dette gjelder også før budsjettet nås dersom en enkelttransaksjon vil kunne medføre overskridelse.
  • Ingen har fullmakt til å forplikte UDI økonomisk utover budsjettåret med mindre dette følger av vedtatt budsjett og fullmakter gitt i tildelingsbrev og tillegg til tildelingsbrevet. I kontrakter med varighet utover budsjettåret, hvor fullmakt til forpliktelse utover budsjettåret ikke følger av tildelingsbrev, skal det alltid tas forbehold om fortsatt bevilgning i statsbudsjettet.
  • Ingen har fullmakt til å forplikte UDI økonomisk utover sitt naturlige fagområde. Dette innebærer at personer med fullmakt ikke kan forplikte virksomheten på områder som ikke er relatert til sitt fagfelt.
  • Lov og forskrift om offentlige anskaffelser samt interne retningslinjer skal følges.
  • Ansatte som ikke har fullmakt kan ikke forplikte virksomheten.

Fullmaktsmatriser:

  • Det skal til enhver tid foreligge en overordnet fullmaktsmatrise for UDI som viser direktørens og ledergruppas fullmakter. Alle med delegert fullmakt permanent skal skriftlig bekrefte at fullmakten er forstått og akseptert.
  • Samtlige avdelinger og stabsfunksjoner skal ha en fullmakts-matrise for egen organisasjonsenhet, hvor øverste leders fullmakter er lik fullmakten tillagt rollen i UDIs overordnede fullmaktsmatrise. Fullmaktskategorier kan legges til i de lokale matrisene, men kategoriene som fremkommer i UDIs overordnede fullmaktsmatrise skal ikke fjernes. Alle med delegert fullmakt permanent skal skriftlig bekrefte at fullmakten er forstått og akseptert.
  • Fullmakt til å inngå enkeltkontrakter og til å godkjenne enkeltfakturaer i fakturabehandlingssystemet skal angis med beløpsgrenser. Der det er naturlig å se flere kontrakter i sammenheng, f.eks. ved tilleggskontrakter, skal den som signerer kontraktene ha fullmakt for den samlede forpliktelsen.
  • Ingen kan permanent delegere sine fullmakter til roller som ikke har delegert fullmakt i fullmaktsmatrisen.

Midlertidige – og spesialfullmakter:

  • Midlertidig fullmakter kan utstedes ved opprinnelig fullmaktshavers fravær. Midlertidige fullmakter skal ikke svekke den interne kontrollen, og ved behov må det kompenseres med andre kontrolltiltak slik at den totale risikoen forblir uendret.
  • En delegert midlertidig fullmakt innebærer normalt at vedkommende som har fått fullmakt delegert, trer inn i stillingen til opprinnelig fullmaktshaver, med det ansvar som følger av stillingen med mindre annet er spesifisert.
  • Spesialfullmakter kan utstedes ved særskilte tidsbegrensede behov, for eksempel ved en beredskapssituasjon. Spesialfullmakter kan kun delegeres av direktøren og neste ledernivå, og kan kun delegeres til ledere og ansatte i UDI. Spesialfullmakter skal ikke svekke den interne kontrollen, og en spesialfullmakt som innebærer en økning av rammer i henhold til fullmaktsmatrisen må kompenseres med andre kontrolltiltak slik at den totale risikoen forblir uendret.
  • Alle som blir tildelt en midlertidig fullmakt eller spesialfullmakt skal motta skriftlig beskjed om dette og vedkommende skal bekrefte at fullmakten er forstått og akseptert. Fullmaktsskjema skal lagres i henhold til bekrivelse under punkt 6. Det skal også gis informasjon om eventuelle andre kontrolltiltak som må iverksettes i sammenheng med fullmakten.

5. Fullmaktskategorier

5.1 Budsjettdisponeringsmyndighet

Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for UDI skal bekreftes av en person med budsjettdisponeringsmyndighet. Før personen kan forplikte UDI skal vedkommende

  • påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
  • påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
  • påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
  • ha tilstrekkelig kjennskap til og involvering i relatert aktivitet for å kunne vurdere risikoen forbundet med handlingen eller transaksjonen som godkjennes
  • ha en grundig forståelse av UDIs krav til hva som er tilstrekkelig dokumentasjon for å kunne godkjenne en handling eller transaksjon

Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.

Ingen uten budsjettdisponeringsmyndighet har lov til å inngå forpliktelser på vegne av UDI. Ansatte uten budsjettdisponeringsmyndighet kan imidlertid initiere forpliktelser på oppfordring fra en person med budsjettdisponeringsmyndighet, men forpliktelsen skal alltid godkjennes og/eller signeres av personen med budsjettdisponeringsmyndighet.

5.2 Attestasjonsfullmakt

Alle utgifter skal være attestert av en person med attestasjonsfullmakt og godkjent av en person med budsjettdisponeringsmyndighet før utbetaling kan finne sted. Samme person kan ikke inneha begge roller for den enkelte utbetaling. Den som attesterer, skal sikre at følgende kontroller er utført:

  • Påse at fakturaen inneholder opplysninger som viser hva anskaffelsen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes
  • Påse at pris, betalingsbetingelser og andre relevante forhold er i henhold til bestillingsdokumentasjonen, eventuelt avtale
  • Påse at varen eller tjenesten er mottatt i samsvar med bestilling og faktura
  • Påse at beløpet er riktig kontert, eventuelt registrere korrekt konteringsinformasjon

5.3 Belastningsfullmakt

En belastningsfullmakt gir en statlig virksomhet mulighet til å føre sine utgifter direkte på en annen statlig virksomhet sine kapitler og poster. En belastningsfullmakt kan erstatte fakturering mellom statlige virksomheter. Dersom midler som følger av belastningsfullmakt skal benyttes til lønn, skal virksomheten som mottar fullmakten ha arbeidsgiveransvar for aktuelt personell.

UDI kan motta belastningsfullmakter fra andre statlige virksomheter. Fullmaktene skal benyttes i henhold til innholdet i belastningsfullmakten.

Personer i UDI med budsjettdisponeringsmyndighet kan gi belastningsfullmakter til andre statlige virksomheter innenfor rammen av egen fullmakt.

Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA)​ ved Budsjett- og økonomienheten (BØE) skal alltid godkjenne avgitte og mottatte belastningsfullmakter, og sørge for at gjeldene krav er ivaretatt.

5.4 HR-relaterte fullmakter

Fullmakt til å inngå ansettelsesavtaler, opprette nye stillinger og fastsette lønn delegeres til organisasjonsenhetene med mindre andre føringer følger av fullmaktsinstruksen eller direktøren beslutter noe annet.

Forhandlingsmyndigheten på arbeidsgiversiden er tillagt direktøren. I 2.5.1-forhandlingene (årlig lokale forhandlinger) delegerer direktøren forhandlingsfullmakten til HR-direktøren. HR-direktøren har ansvar for å lede og gjennomføre forhandlingene, og for å se til at de skjer i samsvar med lønnspolitikken og innenfor den vedtatte økonomiske rammen.

Fullmakt til omgjøring av midlertidige stillinger til faste stillinger er delegert til HR-direktøren. Fullmakten kan ikke delegeres videre.

HR-direktøren har fullmakt til å utbetale lønnsrelaterte skatter og avgifter, herunder arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk og liknende.

5.5 Fullmakter til å inngå enkeltavtaler

Fullmakter til å inngå enkeltavtaler følger av UDIs fullmaktsmatriser.

Direktøren har delegert alle fullmakter for signering av enkeltavtaler til avdelingsledere og øvrige ledere med fullmakt delegert fra direktøren. Det er besluttet at økonomidirektøren skal kvalitetssikre alle avtaler over 15 mill. kroner før signering, med unntak av leieavtaler til den ordinære driften av UDI. Avdelingsdirektørene og økonomidirektøren plikter å drøfte problemstillinger relatert til avtaler med direktøren når dette anses nødvendig ut fra en subjektiv vurdering av risiko, vesentlighet og avtalens egenart.

Ved inngåelse av rammeavtaler som ikke forplikter UDI før eventuelle avrop, skal avtalen signeres av lederen som er ansvarlig for å administrere avtalen. Avrop skal signeres i henhold til gjeldende fullmaktsmatrise i den organisasjonsenheten hvor utgiften skal belastes.

5.6 Fullmakter til å inngå leieavtaler

Fullmakter til å inngå leieavtaler omfatter det samlede leiebeløpet for hele leieperioden. Fullmakten er begrenset til å gjelde leieavtaler til den ordinære driften av UDI. Fullmaktshaver er ansvarlig for å sikre at utgiftene i forbindelse med leieavtalen må kunne dekkes innenfor et uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettpost i hele leieperioden, samt at oppsigelsesklausuler gir nødvendig fremtidig handlefrihet.

5.7 Fullmakt til å behandle erstatningskrav og inngå forlik

Erstatningskrav mot UDI fremmet på grunnlag av alminnelige erstatningsregler skal som hovedregel behandles av Justis- og beredskapsdepartementet. Departementet har delegert fullmakt til å behandle alle saker om erstatningskrav der utbetalingen ikke overstiger 500 000 kroner til UDI, jf. revidert instruks fra Justis- og beredskapsdepartementet av 16. mars 2015. Fullmakten omfatter å erkjenne erstatningsansvar og å inngå forlik uten å erkjenne erstatningsansvar. Se RS 2010-061 Erstatningskrav på grunnlag av alminnelige erstatningsregler for øvrige instrukser og saksbehandlingsrutiner.

Erstatningskrav skal alltid forelegges AUA ved Regelverksenheten (RVE) for vurdering før erstatningsansvar erkjennes eller det inngås forlik uten å erkjenne erstatningsansvar. Erstatningskrav skal belastes den organisasjonsenheten som har pådratt UDI forpliktelsen. I UDI har direktøren og assisterende direktør samt økonomidirektør, fullmakt til å godkjenne erstatningsutbetalinger. Fullmaktene kan ikke delegeres videre. Erstatningskrav med egne vurderinger og vurderinger fra RVE, skal derfor sendes fullmaktshaver på e-post for godkjenning. Godkjenningen skal vedlegges faktura i fakturabehandlingssystemet, og faktura skal attesteres og godkjennes i systemet av aktuell organisasjonsenhet i henhold til gjeldende fullmaktsmatrise.

6. Dokumentasjon av fullmaktsbekreftelser

Fullmaktsskjemaer for henholdsvis permanent fullmakt, midlertidig fullmakt og spesialfullmakt skal foreligge for samtlige ansatte med fullmakter. Eget skjema skal benyttes.

Fullmaktsskjemaer skal arkiveres i UdiSak for å sikre tilgjengelighet for interessenter og sporbarhet. Under prosjektet «17-24 Fullmakter i UDI» i UdiSak er det opprettet en egen «sak» i for hver av organisasjonsenhetens fullmakter. Fullmaktsskjemaene skal journalføres på organisasjonsenhetens sak som «internt notat med oppfølging» med fullmaktstype og vedkommende fullmaktsmottakers navn i tittelen, for eksempel «Permanent BDM – Ola Nordmann» eller «Attestasjonsfullmakt – Kari Nordmann». Mottaker av skjemaet i UdiSak skal være Administrative fellestjenester (AFT) regnskap og HR-enheten. Fullmaktsgiver skal godkjenne fullmakten elektronisk i UdiSak. Fullmakten er ikke gyldig før godkjenning er gitt. Etter godkjenning må fullmaktsmottaker ekspedere dokumentet.

7. Implementering, etterlevelse og sanksjoner

Alle ansatte har ansvar for at UDIs styrende dokumenter etterleves. Dette innebærer et ansvar for å følge vedtatte instrukser og retningslinjer, for å varsle om observerte brudd, og til å foreslå forbedringer.

Ledere har et særskilt ansvar for å sikre at ansatte med fullmakt har tilstrekkelig kunnskap om fullmaktsinstruksen og aktuell fullmaktsmatrise. Ledere har videre ansvar for å påse at fullmakter etterleves innen egen organisasjonsenhet.

Brudd på fullmakt, herunder også handling utenfor eget ansvarsområde, kan medføre midlertidig eller permanent tap av fullmakt og ansvar, samt skriftlig advarsel etter de retningslinjer som følger av Statens personalhåndbok. Ved grove overtredelser kan andre disiplinærreaksjoner, som følger av Statens personalhåndbok, besluttes. Beslutning om reaksjon skal fattes av direktøren eller øverste leder i aktuell organisasjonsenhet etter avklaring med HR-direktør.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA), Budsjett- og økonomienheten (BØE)

Siste endringer
  • Ny: IM 2018-006 Intern instruks for økonomiske fullmakter i Utlendingsdirektoratet (16.05.2018)

    Ny retningslinje som omhandler fullmaktssystemet i UDI tilknyttet økonomiforvaltningen. Instruksen beskriver ulike typer fullmakter, ansvar og beslutningsnivåer. Den angir hvem som har myndighet til å forplikte UDI økonomisk.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo