Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2018-009
Dokument-ID : IM 2018-009
Saksnummer : 18/01659
Dokumentdato : 02.07.2018
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Hvordan skrive og endre retningslinjer i Utlendingsdirektoratet (UDI)


1. Innledning

2. Hvordan er ansvaret fordelt mellom fagavdelingene og Regelverksenheten (RVE)?

3. Hvilke kvalitetskriterier gjelder for UDI sine retningslinjer?

3.1. Én retningslinje skal dekke et naturlig avgrenset område

3.2. Retningslinjen skal være i tråd med overordnet regelverk

3.3. Enkelte endringer i praksis eller lovtolkning krever godkjenning fra departementet

3.4. Retningslinjen skal være utformet som instrukser til mottakeren og tydelig regulere roller og ansvar

3.5. Retningslinjen skal ha en logisk oppbygning

3.6. Retningslinjen skal følge UDI sine språkregler for retningslinjer

3.7. Fagavdelingene skal holde retningslinjen oppdatert

4. Hvordan skal du skrive eller oppdatere en retningslinje?

4.1. Sett deg inn i kvalitetskriteriene

4.2. Vurder om du skal skrive rundskriv, internmelding, praksisnotat eller vedlegg

4.3. Kontakt RVE før du begynner arbeidet

4.4. Bruk skriveveilederen og malene aktivt

4.5. Vurder om retningslinjen skal brukertestes

4.6. Vurder om hele eller deler av retningslinjen skal unntas offentlighet

4.7. Send retningslinjen på høring

4.7.1. Unntak ved endringer som haster

4.7.2. Unntak for endringer i praktiske rutiner uten vesentlig betydning

4.7.3. Unntak ved mindre justeringer

5. Hvordan bestille publisering av retningslinjer?

5.1. Fyll ut et bestillingsskjema i UdiSak

5.2. Send til godkjenning i linjen før oversendelse til RVE

5.3. RVE publiserer retningslinjen

6. Skal retningslinjen oversettes?

 

1. Innledning

Internmeldingen gir regler for hvordan saksbehandlere skal skrive nye retningslinjer og endre eksisterende retningslinjer for Utlendingsdirektoratet (UDI).

UDI sin kompetanse til å gi retningslinjer følger av bestemmelser i utlendingsforskriften, instrukser fra overordnede departement og alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper.

Retningslinjer i UDI skal gi veiledning om skjønnsutøvelse og tolkning av rettsregler, og skal etablere hensiktsmessige arbeidsrutiner.

2. Hvordan er ansvaret fordelt mellom fagavdelingene og Regelverksenheten (RVE)?

Fagavdelingen har ansvar for å følge med på eget fagområde og sørge for at det finnes oppdaterte retningslinjer på UDI sine regelverksportaler.

Avdelingene skal

  • så snart som mulig etter endringer i rettstilstanden vurdere om retningslinjer må oppdateres og ferdigstille revideringsarbeidet innen seks måneder etter endringen
  • melde til RVE på epost hvilke eksisterende retningslinjer som vil bli oppdatert, slik at RVE kan sette en redaksjonell anmerkning på retningslinjen i regelverksportalene
  • årlig kartlegge hvilke retningslinjer som trenger en oppdatering - avdelingen bør se særskilt på retningslinjer der rettstilstanden eller andre forhold har endret seg og retningslinjer som ikke har vært oppdatert på tre år
  • samarbeide med andre avdelinger om retningslinjer som faglig hører sammen eller der fagansvaret er delt mellom flere avdelinger

Regelverksenheten skal kvalitetssikre arbeidet med retningslinjer i UDI.

RVE skal

  • følge med på rettstilstanden og utviklingen på hele utlendingsfeltet, og varsle berørte avdelinger om endringer i rettskilder som kan ha betydning for UDI sine retningslinjer
  • merke retningslinjer som er under revidering med en redaksjonell anmerkning slik at leseren blir oppmerksom på at retningslinjen ikke er oppdatert og kan inneholde feil
  • høre med fagavdelingene om retningslinjer som ikke har vært endret i løpet av de siste tre årene fortsatt er oppdaterte
  • sjekke at nye retningslinjer er tydelige og samsvarer med gjeldende regelverk og andre retningslinjer
  • gi opplæring og veiledning i hvordan retningslinjer skal skrives i UDI
  • tilby fagavdelingene en ressursperson som kan bistå i utarbeidelsen av retningslinjer
  • påse at UDI ikke unntar innhold i retningslinjer fra offentlighet uten hjemmel i offentleglova
  • publisere nye og endrede retningslinjer på regelverksportalene så snart som mulig og senest innen tre dager etter mottatt bestilling

3. Hvilke kvalitetskriterier gjelder for UDI sine retningslinjer?

Retningslinjene i UDI skal overholde kvalitetskriteriene nedenfor. RVE skal gi høringsinnspill basert på kvalitetskriteriene.

3.1. Én retningslinje skal dekke et naturlig avgrenset område

UDI sine retningslinjer skal ikke være mer fragmentert enn nødvendig. Det bør for eksempel ikke gis et eget rundskriv for politiet og en egen internmelding for UDI som omhandler samme tema.

Fagavdelingen må derfor ta stilling til om det er behov for å skrive en ny retningslinje, eller om nytt innhold kan innarbeides i en eksisterende retningslinje. Avdelingen må også vurdere om tilgrensende retningslinjer bør oppheves.

3.2. Retningslinjen skal være i tråd med overordnet regelverk

UDI sine retningslinjer skal være i tråd med og henvise til overordnet regelverk og tilgrensede retningslinjer.

3.3. Enkelte endringer i praksis eller lovtolkning krever godkjenning fra departementet

Vurder om retningslinjen endrer praksis eller tolkning av regelverket som overordnet departement må godkjenne. Se nærmere retningslinjer for hvordan du skal gå frem i slike tilfeller i IM 2011-008 Foreleggelse av praksisendringer, praksisetableringer og generell lovtolkning for departementets godkjennelse

3.4. Retningslinjen skal være utformet som instrukser til mottakeren og tydelig regulere roller og ansvar

UDI har instruksjonsmyndighet overfor ansatte i UDI og ansatte i samarbeidende etater på utlendingsfeltet, som politiet og utenriksstasjonene. UDI instruerer også driftsoperatører for asylmottak og ansatte i mottak. Utlendingsnemnda (UNE) kan ikke instrueres av UDI.

Skriv hvem som skal gjøre hva og hvordan. Se skriveveilederens punkt 3.1 for mer veiledning.

3.5. Retningslinjen skal ha en logisk oppbygning

UDI sine retningslinjer skal ha en brukervennlig struktur som gjør det lett for leseren å finne rett informasjon raskt. Følg anbefalingene i skriveveilederens punkt 2.

3.6. Retningslinjen skal følge UDI sine språkregler for retningslinjer

Følg UDI sine språkregler for retningslinjer i skriveveilederen punkt 3. Språkreglene bygger på UDI sin språkprofil med enkelte unntak.

Retningslinjer skal som hovedregel utformes på samme målform som loven den omhandler. Samtidig må avdelingene ta hensyn til kravene i mållova § 8 om at 25 prosent av alle UDI sine rundskriv, kunngjøringer og informasjonsmateriell skal utformes på nynorsk. Se tips for bruk av nynorsk på side 23 i språkprofilen.

3.7. Fagavdelingene skal holde retningslinjen oppdatert

Retningslinjer skal oppdateres ved normative og faktiske endringer.

Normative endringer er endringer i regelverket, for eksempel lov, forskrift, instruks og oppdragsbrev fra Justis- og beredskapsdepartementet. Også internasjonale avtaler, uttalelser fra Sivilombudsmannen, vedtak i Utlendingsnemnda (UNE) eller rettsavgjørelser kan føre til at en retningslinje må oppdateres.

Faktiske endringer er hendelser i Norge eller verden for øvrig, som endrer betingelsene for UDI sitt arbeid. Det kan også være endringer i egen organisasjon, for eksempel ved flytting av saksporteføljer.

4. Hvordan skal du skrive eller oppdatere en retningslinje?

4.1. Sett deg inn i kvalitetskriteriene

Nye og endrede retningslinjer i UDI skal være i samsvar med kvalitetskriteriene i punkt 3.

Ved endring av en eldre retningslinje vil det være behov for å vurdere oppdatering av språk, struktur, henvisninger til regelverk, gjengivelse av praktiske rutiner og kontaktinfo.

4.2. Vurder om du skal skrive rundskriv, internmelding, praksisnotat eller vedlegg

UDI har tre typer retningslinjer – rundskriv (RS), internmelding (IM) og praksisnotat (PN). Alle er instrukser som pålegger mottakerne noe, blir bindende ved publisering, og skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig.

Hvilken type retningslinje du skal velge beror på hvem som skal instrueres og hva retningslinjen skal formidle til mottakeren.

Opplysninger om foranderlige størrelser må oppdateres ofte, og skal som hovedregel gis i vedlegg til retningslinjen. Dette gjør det enklere å utarbeide, endre eller oppheve slik informasjon uten å måtte gjøre endringer i hoveddokumentet, se vedlegg 3 (godkjenning). Foranderlige størrelser er for eksempler skjemaer, organisatoriske forhold, satser, gebyrer og kontaktinformasjon. Du kan også benytte vedlegg til å publisere brukerveiledninger for saksbehandlingssystemer som eksterne mottakere skal ha tilgang til. Brukerveiledninger til interne mottakere skal ikke ligge i regelverksportalene.

Tabellen viser når du skal bruke rundskriv, internmelding eller praksisnotat.

 

Rundskriv (RS)

Internmelding (IM)

Praksisnotat (PN)

Hvem skal instrueres?

  • politiet
  • utenriksstasjoner som behandler utlendingssaker
  • asylmottakene
  • saksbehandlere i UDI

saksbehandlere i UDI

saksbehandlere i UDI

Hva skal retningslinjen formidle?

  • hvordan regelverk skal forstås
  • saksbehandlings-rutiner
  • rutiner for arbeidsorganisering mellom flere etater
  • interne saksbehandlings-rutiner
  • kan i noen grad gi interne retningslinjer for tolkning av regelverket
 

normative beskrivelser av UDI sin praksis basert på land eller bestemte sakstyper

Eksempler

retningslinjer som instruerer eksterne (for eksempel UD eller asylmottak) eller flere aktører (for eksempel PU og UDI)

retningslinjer som kun instruerer saksbehandlere i UDI

landspesifikke retningslinjer for behandling av søknader om asyl, oppholdstillatelse eller visum

4.3. Kontakt RVE før du begynner arbeidet

RVE har ansvar for å koordinere og holde oversikten over regelverksarbeidet i UDI, og har derfor nytte av å være kjent med retningslinjearbeidet til fagavdelingene.

RVE kan bistå fagavdelingene ved å

  • lage en oversikt over hvilke retningslinjer som allerede eksisterer om temaet
  • bistå med en ressursperson som kan delta inn i arbeidet etter behov og kapasitet
  • sette en redaksjonell anmerkning på en retningslinje mens arbeidet med å oppdatere pågår

Ta kontakt med RVE på epost.

4.4. Bruk skriveveilederen og malene aktivt

Les skriveveilederen før du begynner, og bruk den som oppslagsverk. Bruk malene i vedlegg 2.

4.5. Vurder om retningslinjen skal brukertestes

Du bør alltid vurdere om retningslinjen skal testes på én eller flere av saksbehandlerne som skal bruke den.

Saksbehandlerne kan særlig vurdere om

  • språket er klart og tydelig
  • beskrivelser av praktiske rutiner for å løse konkrete oppgaver er brukervennlige
  • arbeidsprosessen i seg selv er hensiktsmessig og effektiv

Strategi- og utviklingsenheten (SUE) i AUA har erfaring med brukertesting og kan bistå ved behov.

4.6. Vurder om hele eller deler av retningslinjen skal unntas offentlighet

Alle retningslinjer skal være offentlig tilgjengelig, jf. offentleglova §§ 1 og 3.

Noen ganger kan UDI likevel unnta enkelte opplysninger i retningslinjene fra offentlighet med hjemmel i unntaksbestemmelsene i offentleglova. Enkeltopplysninger kan for eksempel unntas når det er påkrevd av hensyn til

RVE sender rutinemessig retningslinjer til Utenriksdepartementet før ekstern publisering for å få en vurdering av om opplysninger skal unntas offentlighet i henhold til offentleglova § 20.

Fagavdelingene er nærmest til å vurdere om retningslinjen inneholder opplysninger som bør unntas fra offentlighet etter § 24 fordi innsyn vil kunne motvirke kontroll og reguleringstiltak.

Eksempler på opplysninger som kan unntas med hjemmel i offentleglova:

Rundskriv

  • opplysninger om kontroll av identitetsdokumenter
  • informasjon om UDI sine datasystemer

Internmelding

  • informasjon om UDI sine datasystemer
  • risikovurderinger

Praksisnotat

  • troverdighetsvurderinger
  • vurderinger av grunnleggende nasjonale interesser og utenrikspolitiske hensyn

4.7. Send retningslinjen på høring

Alle nye retningslinjer skal sendes på høring til AUA og berørte avdelinger. Som hovedregel skal også oppdaterte retningslinjer på høring, fordi selv små endringer kan ha konsekvenser for brukerne eller saksbehandlingen.

Retningslinjen må sendes på høring hvis endringen

  • påvirker brukernes (søker, klager, beboer mv.) rettigheter eller praktiske hverdag
  • pålegger noen i UDI eller eksterne nye oppgaver
  • er avdelingsovergripende

Se punkt 4 i IM 2011-018 Behandling av høringssaker i Utlendingsdirektoratet og IM 2010-028V3 Rutine for journalføring av høringssaker for nærmere veiledning.


Tabellen viser i hvilke tilfeller retningslinjen skal sendes på høring og til hvem:

Høringsinstans

Ny retningslinje

Endret retningslinje

Vedlegg

Berørte avdelinger

Alltid

Som hovedregel

Som hovedregel

AUA/RVE

RVE skal involvere andre enheter i AUA ved behov.

(For eksempel Enhet for statistikk og analyse (ESA) ved endringer som berører UDI sine fagsystemer)

 

Alltid

 

Som hovedregel

 

Alle avdelinger

Hvis generell interesse

Hvis generell interesse

 

Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF)

Hvis endringer i rutiner som berører UDI sine fagsystemer

Hvis endringer i rutiner som berører UDI sine fagsystemer

Hvis endringer i rutiner som berører UDI sine fagsystemer

Kommunikasjonsstaben (KOM)

 

 

Skjema

Eksterne etater

Husk at retningslinjen skal på intern høring før den sendes på ekstern høring, se IM 2011-018 punkt 4.4

  • Hvis etaten er berørt
  • Hvis etaten har særlig kompetanse
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.1. Unntak ved endringer som haster

Ved endringer som haster kan fagavdelingene kontakte RVE for å be om at endringen publiseres uten høring. Dette gjelder for eksempel der endringer i lov- eller forskriftsbestemmelser trer i kraft eller oppheves på kort varsel, og dette krever umiddelbare endringer i UDI sine retningslinjer.

Når endringen må publiseres raskt, skal den som hovedregel sendes på høring i etterkant. Fagavdelingen skal sende endringsforslaget på intern høring innen én måned etter publisering i regelverksportalene.

4.7.2. Unntak for endringer i praktiske rutiner uten vesentlig betydning

Ved endringer i praktiske rutiner uten vesentlig betydning, kan fagavdelingene kontakte RVE for å be om at endringen publiseres uten høring.

Dette gjelder for eksempel små endringer i praktiske rutiner som ikke får konsekvenser for brukerne, andre avdelinger eller eksterne.

4.7.3. Unntak ved mindre justeringer

Ved mindre justeringer i en retningslinje, kan du be RVE om bistand. RVE kan for eksempel gjøre følgende endringer

  • navneendringer (avdelinger i UDI, departementsnavn)
  • oppdatere satser som følger av Statsbudsjettet, tildelingsbrev eller forskriftsendring
  • oppdatere henvisninger i retningslinjer
  • korrigere skrivefeil

Send en epost til RVE. Sett den som har myndighet til å godkjenne endringer uten vesentlig betydning i kopi (se vedlegg 3).

5. Hvordan bestille publisering av retningslinjer?

UDI sine retningslinjer trer i kraft ved publisering i Regelverksportalen (RVP).

5.1. Fyll ut et bestillingsskjema i UdiSak

Opprett et nytt dokument i UdiSak på relevant sak.

  • Velg dokumenttype «Internt notat med oppfølging».
  • Tittelen på dokumentet skal være «Bestilling av [ny/endret/opphevet] + [RS/IM/PN] + nummeret og navnet på retningslinjen».
  • Bruk malen «Bestillingsskjema for publisering og oppheving av retningslinjer».
  • Mottakeren skal være AUA Regelverksenheten (RVE).

Fyll ut alle punktene i bestillingsskjemaet. Legg retningslinjen og eventuelle vedlegg som egne filer til bestillingsskjemaet.

5.2. Send til godkjenning i linjen før oversendelse til RVE

Send bestillingsskjemaet til godkjenning i linjen, se vedlegg 3 for hvem som har endelig godkjenningsmyndighet i din avdeling.

Ekspeder bestillingsskjemaet når den er godkjent av avdelingsledelsen slik at den blir oversendt til RVE.

5.3. RVE publiserer retningslinjen

RVE publiserer retningslinjen i tråd med fagavdelingen sin bestilling. RVE kan gjøre mindre endringer i tråd med kvalitetskriteriene og skriveveilederen, med mindre disse påvirker meningsinnholdet i retningslinjen.

For eksempel

  • rette skrivefeil og henvisninger
  • tilpasse formatering til publisering på nett
  • skrive fotnoter direkte inn i teksten

RVE skal i så fall informere fagavdelingen om hvilke endringer som er gjort, og hvorfor.

6. Skal retningslinjen oversettes?

Fagavdelingen skal oversette retningslinjen til engelsk eller andre språk dersom det er nødvendig av hensyn til de som skal bruke den. For eksempel skal rundskriv, som skal benyttes av lokalt ansatte på utenriksstasjoner, oversettes til engelsk. Informasjonsskriv rettet mot søkere bør også oversettes til andre språk.

Følg bestillingsrutinen for oversettelser og fyll ut Bestillingsskjema for oversettertjenester som du finner på intranett.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten

Siste endringer
  • Ny: IM 2018-009 Hvordan skrive og endre retningslinjer i Utlendingsdirektoratet (UDI) (02.07.2018)

    Ny revidert internmelding om retningslinjearbeidet i UDI som erstatter tidligere IM 2016-005. Internmeldingen har fått en ny struktur, og det er utarbeidet et sett kvalitetskriterier som danner utgangspunkt for innspill når retningslinjen sendes på høring. Flere av vedleggene fra tidligere internmelding er opphevet, og det er laget ny skriveveilder (vedlegg 1).

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo