Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

IM 2018-011

IM 2018-011V1
Dokument-ID : IM 2018-011V1
Saksnummer : 18/00490-17
Dokumentdato : 03.07.2018

Krav til hvordan lokale personregistre i UDI skal lagres og tilgangsstyres


1.      Innledning

2.      Lokale personregistre i enheten

3.      Lokale personregistre på tvers av enheter i samme avdeling

4.      Lokale personregistre på tvers av avdelinger

5.      Lokale personregistre for faggrupper og fagnettverk

1.      Innledning

Lokale personregistre i UDI skal lagres i Office 365 SharePoint og tilgangsstyres på en slik måte at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang til opplysningene i registeret. Lokale personregistre skal ikke opprettes og lagres på hjemmeområdet (OneDrive) til saksbehandlere. Tilgangen til dokumenter og mapper i Office 365 kan begrenses slik at kun utvalgte saksbehandlere får tilgang. Vær oppmerksom på at eier(e) av et arbeidsrom alltid har tilgang til alle dokumenter i arbeidsrommet. Personregistre skal ikke lagres under felles dokumenter i arbeidsrommene for da blir de tilgjengelige for alle i UDI.

2.      Lokale personregistre i enheten

Personregistre som kun skal brukes i enheten skal lagres i enhetens arbeidsrom under gruppens dokumenter.

Personregistre som kun deler av én enhet skal ha tilgang til, skal lagres i enhetens arbeidsrom under gruppens dokumenter og tilgangsstyres på dokumentnivå slik at ikke alle i enheten (alle medlemmer i arbeidsrommet) får tilgang til registeret. Se brukerveiledning i O365 oppskriftsbok for hvordan du kan redigere tilganger til dokumenter.

3.      Lokale personregistre på tvers av enheter i samme avdeling

Personregistre som kun skal brukes i et område skal lagres i enten

  1. områdets arbeidsrom under gruppens dokumenter, eller
  2. arbeidsrom for sakstyper eller faggrupper under gruppens dokumenter, med tilgangsstyring på dokumentnivå dersom ikke alle medlemmer av arbeidsrommet skal ha tilgang til registeret

Personregistre som skal brukes av to eller flere enheter på tvers av områdene skal lagres i enten

  1. et av enhetenes arbeidsrom under gruppens dokumenter med tilgangsstyring på dokumentnivå slik at alle med tjenstlig behov får tilgang til registeret,
  2. arbeidsrom for sakstyper eller faggruppe under gruppens dokumenter med tilgangsstyring på dokumentnivå dersom ikke alle medlemmer av arbeidsrommet skal ha tilgang til registeret, eller
  3. avdelingens arbeidsrom under gruppens dokumenter med tilgangsstyring på dokumentnivå dersom ikke alle i avdelingen skal ha tilgang til registeret

Personregistre som kun utvalgte personer i området eller enhetene skal ha tilgang til, skal lagres i et av arbeidsrommene nevnt over og tilgangsstyres på dokumentnivå, se brukerveiledning i O365 oppskriftsbok for hvordan du kan redigere tilganger til dokumenter.

4.      Lokale personregistre på tvers av avdelinger

Personregistre som flere enheter på tvers av avdelingene skal ha tilgang til skal lagres i enten

  1. arbeidsrom for sakstyper eller faggruppe under gruppens dokumenter med tilgangsstyring på dokumentnivå dersom ikke alle medlemmer i arbeidsrommet skal ha tilgang til registeret, eller
  2. et av enhetenes, områdenes eller avdelingenes arbeidsrom under gruppens dokumenter, med tilgangsstyring på dokumentnivå slik at alle med tjenstlig behov får tilgang til registeret

Personregistre som kun utvalgte personer på tvers av avdelingene skal ha tilgang til, skal lagres i et av arbeidsrommene nevnt over og tilgangsstyres på dokumentnivå, se brukerveiledning i O365 oppskriftsbok for hvordan du kan redigere tilganger til dokumenter.

5.      Lokale personregistre for faggrupper og fagnettverk

Personregistre som kun medlemmer i en faggruppe eller et fagnettverk skal ha tilgang til, skal lagres i faggruppens/fagnettverkets arbeidsrom under gruppens dokumenter.

Personregistre som kun deler av en faggruppe eller et fagnettverk skal ha tilgang til, skal lagres i faggruppens/fagnettverkets arbeidsrom under gruppens dokumenter og tilgangsstyres på dokumentnivå slik at ikke alle medlemmer i arbeidsrommet får tilgang til registeret. Se brukerveiledning i O365 oppskriftsbok for hvordan du kan redigere tilganger til dokumenter.

 

Stephan Mo
Avdelingsdirektør

Kontakt:
Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo