Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2019-012
Dokument-ID : IM 2019-012
Saksnummer : 19/01304
Dokumentdato : 25.09.2019
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Retningslinjer for kommunikasjon mellom Justis- og beredskapsdepartementet, Arbeids- og sosialdepartementet, Kunnskapsdepartementet og Utlendingsdirektoratet

1. Ryddig kommunikasjon med departementene

I en mangfoldig virksomhet som UDI er det nødvendig med løpende kontakt mellom UDI og overordnede departementer på flere nivåer. Kontakten kan være av både formell og uformell karakter, og ryddig kommunikasjon med departementene er grunnleggende for å sikre forankring, tydelige avklaringer og ettersporbarhet.

UDIs kommunikasjon med departementene innebærer som hovedregel at det er UDI som organisasjon som uttaler seg, og ikke den enkelte avdeling, enhet eller saksbehandler. Gode rutiner for oversendelser til departementene bidrar også til samordning internt i UDI.

Ansvaret for utlendings- og statsborgefeltet er delt mellom tre departementer:

  • Justis- og beredskapsdepartementet (JD) har etatsstyringsansvaret for Utlendingsdirektoratet (UDI). JD har også det overordnede ansvaret for utlendingsloven og -forskriften som sådan. 

  • Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) har det overordnede ansvaret på arbeidsinnvandringsfeltet.

  • Kunnskapsdepartementet (KD) har det overordnede ansvaret for statsborgerfeltet.

Den formelle kommunikasjonen mellom departementene og UDI går i hovedsak via den formelle styringsdialogen mellom JD og UDI (tildelingsbrev, etatsstyringsmøter, instrukser omskjønnsutøvelse og lovtolkning mv.), jf. Justis- og beredskapsdepartementets instruks for Utlendingsdirektoratet av 19.12.2018 (Instruks for UDI). Instruksjonsmyndigheten på arbeidsinnvandringsfeltet ligger hos ASD og på statsborgerfeltet hos KD.

2. Formell kommunikasjon

Den formelle kommunikasjonen mellom departementene og UDI skal være skriftlig og den skal journalføres i UdiSak.

Saker som skal sendes fra UDI til overordnet departement skal som hovedregel behandles i UdiSak og godkjennes av avdelingsdirektør, eventuelt av den som har fått delegert
linjeansvaret fra avdelingsdirektør.

Kommunikasjonen mellom departementene og UDI vedrørende oppdrag, instrukser og bestillinger skal være skriftlig, enten i brevs form eller gjennom e-post. Oppdrag, instrukser og bestillinger som kommer til UDI på e-post skal journalføres i UdiSak. Muntlig forhåndsorientering skal formaliseres gjennom etterfølgende skriftliggjøring og journalføres, jf. Instruks for UDI punkt 2.5.

I unntakstilfeller kan UDI besvare oppdrag, instrukser og bestillinger med e-post. E-posten skal forankres i linjen før den sendes til det aktuelle departementets postmottak og ansvarlig saksbehandler. E-posten skal journalføres i UdiSak.

2.1 Oversendelse av brev og e-post til departementene

Formelle henvendelser eller svar til departementene skal som hovedregel sendes i UdiSak til det aktuelle departementets postmottak. Oversendelsen skal ha følgende kopimottakere:

  • aktuell ekspedisjonssjef i JD, ASD eller KD - avhengig av sakstype

  • ansvarlig avdelingsdirektør og saksbehandler i det aktuelle departementet

  • eventuelt annen berørt ekspedisjonssjef

  • JD skal ha kopi av brev til andre fagdepartement hvis det inneholder informasjon som JD bør informeres om

  • direktøren i UDI

  • eventuelt ansvarlig avdelingsdirektør og enhetsleder i UDI

Se vedlegg for spesifikke rutiner for ulike typetilfeller av oversendelser til departementene.

3. Uformell kommunikasjon

Kommunikasjon av uformell karakter er en viktig del av samhandlingen mellom departementene og UDI. Det er viktig at den uformelle kommunikasjonen støtter opp under
og ikke skaper uklarhet i den formelle kommunikasjonen.

Med uformell kommunikasjon menes for eksempel dialog mellom deltakere i arbeidsgrupper og prosjekter der både overordnet departement og UDI deltar. Det gjelder også løpende avklaringer med departementene av ikke-faglig innhold, så som møteinnkallinger, kontakt i forbindelse med innsynsbegjæringer og liknende.

Uformell kommunikasjon mellom ansatte i departementene og UDI kan sendes på e-post. Det må avgjøres på forhånd om og eventuelt hvem som skal ha kopi av e-poster mellomdeltakere i arbeidsgrupper og prosjekter og om leder skal kopieres inn. Arkivverdige e-poster skal journalføres.

Hvis det fremkommer oppdrag, instrukser eller bestillinger fra departementene til UDI i den uformelle kommunikasjonen, skal dette følges opp som formell kommunikasjon.


Faglige innspill omfattes i utgangspunktet av formell kommunikasjon. Oppfølging av etablert dialog med overordnet departement kan være av formell karakter (nye faglige innspill) eller av uformell karakter (ren oppfølging av tidligere innspill). Hvis du er i tvil om oppfølgingen kan gjøres formelt eller uformelt, spør lederen din.

Se vedlegg for spesifikke rutiner for ulike typetilfeller av oversendelser til departementene.


Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten

Siste endringer
  • Ny: IM 2019-012 Retningslinjer for kommunikasjon mellom Justis- og beredskapsdepartementet, Arbeids- og sosialdepartementet, Kunnskapsdepartementet og Utlendingsdirektoratet (25.09.2019)

    Ny intern melding som beskriver retningslinjene for kommunikasjon med overordnet departement og er i tråd med instruks for UDI. Formålet med retningslinjene er at den formelle kommunikasjonen med overordnet departement skal være forankret, ryddig og sporbar. Intern meldingen erstatter IM 2010-048.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo