Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

RS 2008-035

RS 2008-035V5
Dokument-ID : RS 2008-035V5
Saksnummer : 18/04681-1
Sist endret : 10.12.2018
Dokumentdato : 30.10.2014

Rutiner for opprettelse og håndtering av personmapper og beboermapper

1. Innledning

Mappene skal benyttes til oppbevaring av ulike dokumenter, skjemaer, attester med mer.

2. Personmappe

Det skal opprettes personmappe på alle personer/ familier som bor i mottak. Personmappen opprettes som hovedregel i ankomsttransitt. Personmappen skal følge personen/familien gjennom hele oppholdet i statlig mottak. Personmappen skal oppbevares innelåst og benyttes til oppbevaring av originalutgaven av følgende fem typer dokumenter:

  • UDIs informasjonsskriv om behandling av personopplysninger i mottak, signert.
  • UDIs skjema for egenerklæring om inntekts- og formuesforhold, signert.
  • UDIs skjema for kontroll av beboers inntekts- og formuesforhold, signert.
  • Utskrift fra ligning, trygdekontor, bank og arbeidsgiver dersom dette foreligger
  • UDIs skjema for transporterklæring for forskuttering av barnetrygd, signert. (Original fram til søknad om barnetrygd, deretter kopi). Gjelder for gravide, familier med barn under 18 år og enslige mindreårige asylsøkere.

2.1. Spesielt for enslige mindreårige asylsøkere

For denne gruppen skal i tillegg følgende dokumenter oppbevares i personmappen:

  • individuell kartleggingsplan
  • kopi av melding til fylkesmannen og barnevern
  • eventuelt UDIs skjema for melding om forsvunnet enslige mindreårige asylsøker

2.2. Spesielt for beboere på tilrettelagt avdeling

For denne gruppen skal i tillegg følgende dokumenter oppbevares i personmappen:

  • individuell tiltaksplan

Beboerens personlige dokumenter og helseopplysninger skal ikke oppbevares i personmappen, men kan oppbevares i beboermappen.

2.3. Håndtering av personmapper ved avreise fra mottak

Ved flytting til annet mottak skal personmappen umiddelbart sendes til dette mottaket.

Ved annen årsak til avreise, inkludert bosetting, skal personmappen sendes regionkontoret så snart som mulig og senest innen tre måneder.

Ved bosetting skal kommunen i tillegg ha tilsendt:

  • Utskrift av beboers økonomiopplysninger fra Sesam.
  • Kopi av melding til barnevern/fylkesmann (gjelder enslige mindreårige).
  • Individuell kartleggingsplan (gjelder enslige mindreårige).

3. Beboermappe

Alle beboere skal få tilbud om å opprette beboermappe over dokumenter som denne ønsker hjelp til å oppbevare.

Mappen er beboers eiendom, men oppbevares av mottaket under mottaksoppholdet dersom beboer ønsker det.

3.1. Håndtering av beboermappe ved avreise fra mottak

Beboer skal ta med seg beboermappen sin ved avreise fra mottaket. Dersom ikke beboer ønsker dette, skal mappen makuleres innen tre måneder.

Siste endringer
  • Endret: RS 2008-035V5 Rutiner for opprettelse og håndtering av personmapper og beboermapper (10.12.2018)

    Endringen i vedlegget følger av at UDI nå har hjemmel for å behandle og videreformidle personopplysninger i utlendingsloven § 83 a. UDIs skjema for samtykke til registrering og utlevering av personopplysninger for tilrettelegging i mottak og for bosetting i kommune benyttes ikke lenger. I stedet skal beboer signere et informasjonsskriv publisert på udi.no.

  • Ny: RS 2008-035V5 Rutiner for opprettelse og håndtering av personmapper og beboermapper (30.10.2014)

    Dette vedlegget er flyttet fra RS 2008-044 til RS 2008-035 om økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo