Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI rundskriv

RS 2010-055
Dokument-ID : RS 2010-055
Saksnummer : 15/08752
Sist endret : 21.10.2015
Dokumentdato : 01.01.2010
Mottakere :

Politidistriktene

Utstedelse av reisebevis og utlendingspass – utlendingsloven § 64 første og annet ledd, jf. utlendingsforskriften §§12-5 og 12-12

 

1. Innledning

2. Arbeidsprosesser for utstedelse av reisedokumenter

2.1. Utstedelse av reisedokument

2.2. Personaliasiden

2.3. Side 2 i reisedokumentet

2.4. Informasjon om returadgangen

3 Reklamasjon

4 Passprodusenten avviser bestillingen av reisedokumentet

5 Produksjonsfeil

6 Makulering

7 Elektronisk registrering

1. Innledning

Rundskrivet beskriver rutiner for politiets utstedelse av reisebevis og utlendingspass. Utstedelse av reisedokument til barn og umyndiggjorte er regulert i utlendingsforskriften § 12-12 første til tredje ledd. Se også rundskriv 2010-060 «Reisebevis eller utlendingspass til barn – utlendingsforskrifta § 12-12».

Reisedokumentene inneholder de samme sikkerhetselementene som den norske passblanketten, og er bygget opp på samme måte som den. Passets ID-side inneholder biometrisk data og har en maskinlesbar kontrollinje nederst. Det er imidlertid forskjeller både i kravene til hvilke opplysninger som skal innføres i dokumentene og i farge. Mens den norske passblanketten er rød, er omslaget til reisebeviset grønt, og utlendingspassets omslag blått.

2. Arbeidsprosesser for utstedelse av reisedokumenter

Innlegging av persondata i passets ID-side blir gjort av dokumentprodusenten på grunnlag av de opptak av biometri som skjer ved bestillingen av reisedokumentet, og de opplysningene som er registret i DUF.

Det er derfor viktig at politiet kontrollerer at den informasjonen som er registrert i DUF er korrekt og i samsvar med opplysningene registrert i folkeregisteret, før reisedokumentbestillingen sendes passprodusenten gjennom DUF. Dersom noen av feltene ikke er utfylt eller er utfylt feil, må politiet selv starte arbeidsprosesser for å endre person- eller saksopplysninger.

Følgende registrerte opplysninger må sjekkes av politiet:

  • DUF-nummer
  • Fødselsdato og personnummer
  • Fornavn
  • Mellomnavn
  • Etternavn
  • Kjønn
  • Statsborgerskap
  • Fødested og fødeland

2.1. Utstedelse av reisedokument

Når det foreligger vedtak i DUF kan reisedokument bestilles.

Politiet starter arbeidsprosess i DUF fra menyvalget ”Bestilling av utlendingspass/reisebevis”. Den informasjon som er relevant for bestillingen av reisedokumentet fremkommer i trinnet ”kontroller passopplysninger” i DUF.

Politiet kontrollerer at

  • søkeren har personnummer (11 sifre) (det kan ikke bestilles pass på D-nr)
  • søkeren har et positivt vedtak om reisedokument, og
  • ”gyldig til”-feltet er utfylt.

2.2. Personaliasiden

  • «Nr./No»

Reisedokumentet blir levert med trykt serienummer.

  • «Fornavn/Given name» og «Etternavn/Surname»

Innehaverens fulle navn skrives inn. Fornavn blir skrevet først. Eventuelle mellomnavn blir skrevet inn hvis det er plass på linjen. Systemet kutter navn med mer enn 36 bokstaver.

  • «Høyde/Height»

DUF vil be politiet fylle inn søkerens høyde. Innehaverens høyde skal oppgis i cm.

  • «Personnummer/Personal No»

Politiet må sjekke i folkeregisteret for å undersøke om søkeren har personnummer, Systemet aksepterer imidlertid fødselsdato dersom søkeren ikke har personnummer.

  • «Kjønn/Sex»

Dersom feltet ”Kjønn” er satt til ukjent, vil DUF be politiet spørre søkeren om kjønn, og søkerens opplysning om kjønn legges til grunn.

  • «Fødested/Place of birth»

Både fødested og fødeland skal fylles ut. Dersom rubrikken blir for liten til at begge opplysningene oppgis, blir fødeland prioritert.

  • Signatur, bilde, fingeravtrykk

Opptak av biometri skjer elektronisk via biometrikiosk. Her er det mulig å innhente signatur, bilde og fingeravtrykk. Opptak av signatur gjøres i samsvar med passforskriften § 3 første og fjerde ledd. Opptak av bilde og fingeravtrykk gjøres i samsvar med passforskriften §§ 4 og 5, jf. forskrift om diplomatpass mv. De biometriske dataene lagres i passets ID-side.

Det er saksbehandlers ansvar at signaturen er i tråd med tidligere signatur på søknadskjema og evt. tidligere pass. Det er ikke anledning å signere med symboler eller på andre måter som ikke er å anse som en signatur.

Dersom personen ikke er i stand til å signere må dette angis i forbindelse med reisedokumentbestillingen i DUF. I vinduet ”kontroller passinformasjon” velger politiet da ”nei” i feltet ”i stand til å signere”. Signaturfeltet i passets ID-side vil da vises med teksten ”not able to sign”. For barn under 10 år kommer dette opp automatisk.

Når det ikke er mulig å bruke biometrikiosken må søker levere ett passfoto. Dette kan være aktuelt ved reisedokumentbestilling for små barn der det ikke gir optimalt resultat å bruke biometrikiosken. Passfotoet klistres på bestillingsskjemaet som skannes manuelt. Passfotoet hentes så opp i DUF ved å velge ”bruk skanner i stedet for biometrikiosk” ved bestilling. Det er viktig at utstederen av reisedokumentet nøye kontrollerer foto som innleveres for å sikre at fotoet fremstiller søkeren.

2.3. Side 2 i reisedokumentet

Eventuelle begrensinger i gyldighetsområde skal fremkomme av vedtaket om reisedokument, dette anmerkes i passet ved at passutsteder legger inn informasjon i feltet ”unntatt land”.

2.4. Informasjon om returadgangen

På dokumentenes siste side fremgår returadgangen i følgende passus:

”Reisebeviset/utlendingspasset gjelder for tilbakereise til Norge i gyldighetstiden hvis ikke annet er sagt".

Utlendingen må gjøres uttrykkelig oppmerksom på ovenstående passus ved utleveringen av reisedokumentet.

3 Reklamasjon

Dersom søker reklamerer på et reisedokument fordi vedkommende mener det inneholder feil, må den aktuelle feilen vurderes. Skyldes reklamasjonen en feilregistrering eller liknende bestilles reisedokumentet på nytt. Det reklamerte reisedokumentet registreres som innlevert med dato i oversikten over personlige dokumenter i DUF. Feilen rettes og ny bestilling foretas. En forklaring bør fremkomme i merknadsfeltet i DUF.

Nytt reisedokument gis samme gyldighetstid som det opprinnelige reisedokumentet. Det reklamerte reisedokumentet makuleres. Av tekniske årsaker lar det seg ikke alltid gjøre å bestille flere reisedokument på grunnlag av samme vedtak, i så fall må det fattes et nytt, fiktivt vedtak i DUF som reisedokumentet bestilles på.

4 Passprodusenten avviser bestillingen av reisedokumentet

Når et reisedokument blir avvist på grunn av feil, som for eksempel feil i signatur eller bilde må politiet bestille reisedokumentet på nytt, og oversende bestillingen til passprodusent via DUF.

5 Produksjonsfeil

Ved produksjonsfeil fra passprodusent eller fra passmyndigheten, utstedes nytt reisebevis/utlendingspass gebyrfritt.

I tilfeller der personaliasiden løsner fra det maskinlesbare reisebeviset/ utlendingspasset (knekker) har innehaveren krav på nytt gebyrfritt reisebevis/utlendingspass. Dette gjelder ikke dersom innehaveren har påvirket dette selv ved uforsvarlig oppbevaring og reisebevis/utlendingspasset bærer preg av dette. I så fall må søker levere ny søknad om reisedokument, og skaden må vurderes i forhold til mistanke om misbruk/manipulasjon. UDIs retningslinjer vedrørende tapte/skadede pass gitt i rundskriv 2010-156 «Søknad om fornyelse av reisebevis og utlendingspass - saksbehandling ved tvils- og tapssaker – utlendingsforskriften §§ 12-3 og 12-7» skal da følges.

6 Makulering

Reisedokumenter som innleveres skal registreres som innlevert med dato i oversikten over personlige dokumenter i DUF. Makulerte pass som finnes i oversikten over personlige dokumenter i DUF bør på samme måte registreres med dato for innlevering. Det bør i tillegg fremkomme at passet er makulert.

Makulerte pass gjøres ugyldige. Dette kan for eksempel gjøres ved at man klipper over passets ID-side, eller ved at passet gjennomhulles. Dersom det finnes opplysninger i reisedokumentet som kan ha betydning for fremtidige saker må det tas kopi av passet før det makuleres. Kopien arkiveres sammen med de øvrige dokumentene i saken. Dette vil særlig være relevant for kontroll av reisevirksomhet og behandling av søknad om permanent oppholdstillatelse og statsborgerskap.

Reisedokumenter som på grunn av feilskrift, tilsmussing og lignende må makuleres, gjennomhulles og legges som bilag ved politidistriktets regnskap, eventuelt etter nærmere direktiver fra Riksrevisjonen. Det samme gjelder dersom personaliasiden løsner.

7 Elektronisk registrering

Mottatt ferdig personalisert reisedokument skal registreres i DUF med reisedokumentets serienummer.

 

Nikos Rippis
fagsjef

Kontakt:
Oppholdsavdelingen, Område for permanent oppholdstillatelse, reisedokument og statsborgerskap

Siste endringer
  • Endret: RS 2010-055 Utstedelse av reisebevis og utlendingspass – utlendingsloven § 64 første og annet ledd, jf. utlendingsforskriften §§12-5 og 12-12 (21.10.2015)

    Rundskrivet som beskriver politiets rutiner ved utstedelse av utlendingspass og reisebevis er revidert slik at det nå samsvarer med gjeldende praksis.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen