Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI rundskriv

RS 2010-120
Dokument-ID : RS 2010-120
Saksnummer : 15/10501 (17/00492-2)
Sist endret : 20.02.2017
Dokumentdato : 01.01.2010
Mottakere :

Politimestrene
Utenriksstasjonene

Retningslinjer for forberedelse av søknader om familieinnvandring – utlendingsloven kapittel 6, jf. utlendingsforskriften kapittel 10

1. Innledning

2. Krav til saksforberedelse

3. Dokumentasjonskrav

3.1. Dokumentlistene

3.2. Krav til obligatorisk samlivserklæring ved søknad om fornyet tillatelse

3.3. Ved mangelfull/manglende dokumentasjon

4. Øvrige krav til saksforberedelsen

4.1. Særskilte forhold når søkeren er utvist

4.2. Vedrørende intervju av søkeren og/eller referansepersonen

4.2.1. Krav til intervjurapporten

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) skal iverksette flyktning- og innvandringspolitikken i samhandling med de øvrige deler av utlendingsforvaltningen. For å sikre god kvalitet og effektivitet i saksbehandlingen gir dette rundskrivet minimumskrav til politiets og utenriksstasjonenes saksforberedelse av søknader om familieinnvandring.

Formålet med rundskrivet er

  • å synliggjøre politiets og utenriksstasjonenes rolle i saksbehandlingen, samt
  • å sikre at søknadene er tilfredsstillende utfylt og at all nødvendig dokumentasjon er fremlagt før søknadene oversendes UDI, og
  • at det i minst mulig grad skal være nødvendig å innhente ytterligere opplysninger og dokumentasjon etter at søknaden er oversendt UDI.

Kravene som stilles til utlendingsmyndighetenes saksforberedelse fremgår blant annet av utlendingsforskriften §§ 10-2 og 10-6.

2. Krav til saksforberedelse

I det følgende fremgår de krav som stilles for saksforberedelsen politiet og utenriksstasjonen skal foreta ved fremsettelse av en søknad om familieinnvandring og i forbindelse med den videre behandlingen av søknaden.

2.1. Fremgangsmåte ved søknad

  • Adgang til å fremme søknad fra Norge:

Dersom søknaden er fremmet fra Norge og søkeren ikke faller inn under utlendingsforskriften § 10-1 første til tredje ledd, er det viktig at politiet ikke starter en realitetsbehandling av søknaden ved å etterspørre dokumentasjon. Politiet skal heller ikke foreta intervju. I enkelte tilfeller kan det likevel være nødvendig å innhente dokumentasjon for å avgjøre om det kan søkes fra Norge. I slike tilfeller kan politiet innhente aktuell dokumentasjon uten at det innebærer at søknaden er tatt til behandling.

Politiet skal informere søkeren om at vedkommende ikke har rett til å søke fra Norge. Dersom søkeren anfører rimelighetsgrunner, jf. utlendingsloven § 56 tredje ledd, må politiet informere om at søkeren må dokumenter forholdene. Politiet kan sette korte frister for innlevering av aktuell dokumentasjon. Saken skal ha en påtegning om at den er fremmet fra Norge, jf. utlendingsloven § 56.

Politiet har anledning til å avvise en søknad som ikke er riktig fremsatt, se utlendingsforskriften § 10-2 niende ledd.

  • Søknad fremmet fra annet land enn det søkeren er borger av:

Dersom søknaden er fremmet gjennom utenriksstasjon i et annet land enn det søkeren er borger av, skal utenriksstasjonen innhente opplysninger om hvilket grunnlag for opphold søkeren har i landet, jf utlendingsforskriften § 10-2 tredje ledd. Utenriksstasjonen skal innhente opplysninger om hvilken periode søkeren har slik tillatelse for, og om det er mulig for søkeren å vende tilbake, eventuelt innenfor hvilke frister. Utenriksstasjonen må redegjøre for disse forholdene i oversendelsen/den forvaltningsinterne meldingen til UDI, i saker der dette er aktuelt. Se for øvrig egne retningslinjer for fremsettelse av søknader om oppholdstillatelse i rundskriv 2013-018.

2.2. Høring av barn

Barn som søker, eller barn som er berørt av saken, skal gis mulighet til å uttale seg, jf. barnekonvensjonens artikkel 12. Det er utarbeidet egne retningslinjer for høring av barn i utlendingssaker, jf. utlendingsforskriften § 17-3 og for når det skal gis et tilbud om samtale med barn i saker om familieinnvandring, jf. utlendingsforskriften § 17-5, se rundskriv 2010-043. I dette rundskrivet er det gitt nærmere informasjon om hvordan en slik samtale skal gjennomføres og hva samtalen skal inneholde.

2.3. Utfylling av søknadsskjema

  • Den instans som mottar søknaden skal påse at søknaden er tilfredsstillende utfylt før den oversendes UDI for behandling. Hvert familiemedlem (både voksne og barn) må levere/registrere eget søknadsskjema.
  • Det er viktig at det er fylt ut en overikt over alle nære familiemedllemer, siden denne informasjonen kan ha konsekvenser for fremtidige søknader fra familiemedlemmer. Navn, fødselsdato og bosted for søkers foreldre og søsken skal oppgis. I tillegg skal søkeren oppgi navn, fødselsdato og bosted for alle barn (egne og felles med referansepersonen), uansett om de søker samtidig eller ikke.
  • I tilfeller der flere familiemedlemmer søkere samtidig er det viktig at sakene oversendes UDI ved bruk av ”bundling” funksjonaliteten i eSak, hvor det lages èn oversendelse som inkluderer alle familiemedlemmene. I tillegg må DUF nummer på familiemedlemmer som søker samtidig fremgå av oversendelsen/den forvaltningsinterne meldingen til UDI.
  • Ved søknader fra barn: Ved søknader fra barn, eller søknader som berører barn, skal politiet/utenriksstasjonen angi hvorvidt barnet er informert om hva søknaden gjelder, om barnet er gitt mulighet til å uttale seg, og om det har vært gjennomført intervju/samtale med barnet, jf utlendingsforskriften §§ 17-3 og 17-5. Ved søknad på nett må denne informasjonen fremgå i oversendelsen/den forvaltningsinterne meldingen til UDI. Ved bruk av søknadsskjema GP-7028, skal dette avmerkes i en egen rubrikk under punkt 10. Der søknaden gjelder barn som søker alene er det viktig at det blir innhentet opplysninger om barnets omsorgsituasjon, hvem som har omsorgen for barnet og hvem barnet bor sammen med. I de tilfellene hvor søknaden gjelder barn som er uten omsorgspersoner er det særlig viktig at dette blir markert tydelig i oversendelsen/den forvaltningsinterne meldingen til UDI.
  • Bruk av fullmektig: Når det er fremmet søknad fra utenriksstasjonen skal søkeren oppfordres til å gi referansepersonen i Norge fullmakt til å representere seg i søknadsprosessen. Dette kan gjøres ved å fylle ut det aktuelle punktet i søknadsskjemaet vedrørende bruk av fullmektig, eller ved å legge ved et eget fullmaktsskjema. Fullmaktskjema følger også som vedlegg til dette rundskrivet.

2.4. Tidspunkt for søknad mottatt ved søknad på nett

Den instans som mottar en førstegangs søknad registrert på nett via Application Portal Norway må være oppmerksom på at det er datoen for når søkeren møter personlig og leverer tilleggsdokumentasjonen som er den datoen søknaden anses mottatt, og som skal registreres som søknadstidspunktet.

2.5. Underretting av vedtak ved utenriksstasjonen

I saker hvor utenriksstasjonen underretter om avslag, skal dato for underrettingen registreres som en korrespondanse ut i NORVIS. Dette er viktig for at UDI skal kunne ta stilling til om en etterfølgende klage er fremsatt innen fristen i forvaltningsloven § 29

3. Dokumentasjonskrav

Den instansen som mottar søknaden skal påse at all nødvendig dokumentasjon er vedlagt søknaden før den blir oversendt UDI for behandling.

Det er særlig viktig at det vedlegges tilstrekkelig dokumentasjon av identitet, jf utlendingsforskriften § 10-2 annet ledd hvor det står at: Søkeren må dokumentere sin identitet ved pass eller annet legitimasjonsdokument utstedt av offentlig myndighet og skal pålegges å dokumentere andre opplysninger som er gitt når dette anses nødvendig. Det skal gjøres en påtegning om hvordan søkerens identitet er bekreftet, jf også lovens § 100 og forskriften § 18-1. Se for øvrig rundskriv 2011-040 Personkontroll og kontroll av originale identitetsdokumenter ved søknader om visum og oppholdsløyve punkt 3.3 og 3.4, og rundskriv 2012-009 Registrering, vurdering og endring av ID-opplysninger i saker etter utlendingsloven punkt 7.2.1 og 7.2.2 for nærmere retningslinjer for hvordan førstelinjen skal kontrollere identitetsdokumenter.

Når søkeren leverer søknaden skal han/hun levere følgende:

  • Hvis søknaden er levert via UDI sin nettportal: Kvittering fra søknad på nett (Cover letter).
  • Passfoto (ett eksemplar av nyere dato).
  • Kvittering for betalt gebyr der det er aktuelt.
  • Utfylt og signert dokumentliste, se nærmere om dokumentlistene under.
  • Alle nødvendige vedlegg som oppgitt i den aktuelle dokumentlisten.
  • Utfylt spørreskjema.
  • Dersom aktuelt, en skriftlig forklaring på hvorfor man eventuelt ikke kan fremskaffe en eller flere av ovennevnte dokumenter.

Dersom søkeren mener at det foreligger sterke menneskelige hensyn eller en særlig tilknytning til Norge, må søkeren gjøre rede for dette og eventuelt dokumentere forholdene dersom det er aktuelt. Alvorlig sykdom kan dokumenteres ved legeattest eller attest fra sykehus. I forbindelse med barns tilknytning til Norge vil det være aktuelt å vedlegge uttalelse fra skole/barnehage og en beskrivelse av barnets norskkunnskaper, deltagelse i fritidsaktiviteter og lignende.

Søkeren og/eller referansepersonen må bli informert om at dersom forhold av betydning for utfallet av søknaden endres før vedtak er fattet, må vedkommende ettersende oppdatert dokumentasjon eller opplysninger om dette.

Politiet skal undersøke i arbeidstakerregisteret om arbeidsforhold er registrert i samsvar med gjeldende regler.

3.1. Dokumentlistene

Det er utarbeidet fullstendige lister over dokumentasjonskravet for alle typer familieinnvandringssøknader, tilpasset hvert enkelt land. Den instans som mottar søknaden må sørge for at søkeren har fylt ut den aktuelle dokumentlisten og levert alle dokumentene i henhold til denne. Søkeren skal gis en stemplet kopi av dokumentlisten som en kvittering på at dokumentene er levert. Dette gjelder også der søknaden er levert elektronisk via UDI sin nettportal.

Dokumentlistene finnes på UDIs nettsider:

Offisielle dokumenter (fødselsattester, vigselsattester osv.) skal fremlegges i originalversjon. Søkere har imidlertid anledning til å beholde originaldokumenter, men en kopi bekreftet av utenriksstasjonen/politiet skal da vedlegges søknaden. Det er viktig at det kommer tydelig frem at politiet/utenriksstasjonen har sett originaldokumentet.

Søkerens originale pass skal legges frem for utenriksstasjonen/politiet, og det er særlig viktig at den instans som mottar søknaden foretar den nødvendige ekthetskontrollen av dokumentet i tråd med retningslinjene gitt i rundskriv 2011-040. En kopi av alle brukte sider i passet skal vedlegges søknaden.

Dokumenter på andre språk enn norsk, engelsk, tysk eller fransk skal som hovedregel være oversatt av godkjent oversetter, hvor det tydelig fremgår hvem som har foretatt oversettelsen og når.

Dokumenter som er innlevert utlendingsmyndighetene tidligere, for eksempel i en tidligere søknad som er avslått på formelt grunnlag, trenger ikke leveres på nytt.

Andre opplysninger og redegjørelser som er nødvendige for saken, kan fremlegges i form av brev fra søkeren eller referansepersonen.

3.2. Krav til obligatorisk samlivserklæring ved søknad om fornyet tillatelse

Ved søknad om fornyet oppholdstillatelse basert på ekteskap og samboerskap, skal det fylles ut en obligatorisk samlivserklæring. Samlivserklæringen som skal fylles ut og signeres følger som vedlegg til dette rundskrivet. Formålet med denne ordningen er å få en preventiv effekt med hensyn til proforma ekteskap.

3.3. Ved mangelfull/manglende dokumentasjon

Dersom det ikke har latt seg gjøre å fremlegge dokumentasjon i henhold til de krav som er stilt overfor, skal dette anmerkes i oversendelsen/den forvaltningsinterne meldingen til UDI. Videre må søkeren/referansepersonen vedlegge en forklaring på hvorfor det ikke har latt seg gjøre å fremlegge påkrevd dokumentasjon. Dersom politiet eller utenriksstasjonen har merket seg mangler eller andre spesielle forhold ved den fremlagte dokumentasjonen, skal dette også fremgå i oversendelsesbrevet til UDI. Søkeren/referansepersonen må gjøres oppmerksom på at dersom søknaden mangler opplysninger eller dokumentasjon, kan den avslås på grunn av dette.

4. Øvrige krav til saksforberedelsen

  • Dokumentorden og registrering i Datasystemet for utlending- og flyktningsaker (DUF): Det vises til rundskriv 2008-021 vedrørende ordning av dokumenter i utlendingssaker. Registreringen i DUF skal være fullstendig. Politiet skal følge arbeidsprosessene i DUF og registrere alle relevante opplysninger som er gitt i søknaden.
  • Uttransporteringskostnader: Politiet skal opplyse om utlendingen skylder staten penger etter tidligere uttransporteringer, jf utlendingsloven § 91.
  • Vandelskontroll etter utlendingsloven § 85, jf utlendingsforskriften §17-8: Ved visse søknader om oppholdstillatelse for ektefelle, dennes særkullsbarn, eller ved søknader for å inngå ekteskap, jf. utlendingsloven § 40 femte ledd og § 48, kan det i forbindelse med forberedelse av søknaden utleveres vandelsopplysninger fra politiet som har betydning for om oppholdstillatelse skal nektes fordi det er mest sannsynlig at søkeren eller dennes særkullsbarn vil bli mishandlet eller grovt utnyttet. Vandelsopplysninger kan gis av politiet på eget initiativ eller skal gis etter anmodning fra UDI eller Utlendingsnemnda. Nærmere retningslinjer for utlevering av vandelsopplysninger etter utlendingsloven § 85 og utlendingsforskriften § 17-8 er gitt i rundskriv 2010-041.

4.1. Særskilte forhold når søkeren er utvist

Dersom en person blir utvist fra Norge blir vedkommende ilagt et varig eller tidsbegrenset innreiseforbud. Innreiseforbudet innebærer at den utviste ikke har lov til å reise inn i Norge så lenge innreiseforbudet gjelder.

Opphevelse av innreiseforbudet er en forutsetning for å kunne innvilge tillatelse, jf. utlendingsloven § 59.

Når en person søker om familieinnvandring via utenriksstasjon, til tross for at innreiseforbudet fortsatt gjelder, anses vedkommende derfor også for å søke om opphevelse av innreiseforbudet.

Se rundskriv 2010-069 Opphevelse av innreiseforbudet eller adgang til Norge for kortvarig besøk uten at innreiseforbudet oppheves, som gir nærmere retningslinjen for forberedelsen av søknader om familieinnvandring fremmet ved utenriksstasjon i de tilfellene søkeren er utvist fra Norge.

4.2. Vedrørende intervju av søkeren og/eller referansepersonen

Både politiet og utenriksstasjonen vil i noen saker bli bedt av UDI om å foreta intervju av søkeren og/eller referansepersonen i forbindelse med behandlingen av søknaden.

UDI ønsker også at politiet/utenriksstasjonen på eget initiativ tar intervju av søkeren og/eller referansepersonen før søknaden oversendes til UDI for videre behandling, dersom de mener det er grunn til å tvile på opplysningene gitt i søknaden. Dette kan for eksempel være aktuelt i saker der det foreligger grunn til å mistenke at ekteskapet er proforma, se praksisnotat 2011-003 for nærmere retningslinjer om vurderingen av slike saker.

Når UDI sender saker til uttalelse vil det følge med et eget skriv hvor det fremkommer hvilke spørsmål vi ønsker at politiet/utenriksstasjonen skal stille til søkeren og/eller referansepersonen. Det er viktig at den som skal foreta intervjuet stiller alle spørsmålene som fremgår av dette dokumentet og at det blir utformet relevante oppfølgingsspørsmål der det faller naturlig under intervjuet.

I enkelte tilfeller brukes imidlertid en generell mal eller et standardskjema hvor politiet/utenriksstasjonen blir bedt om å stille de spørsmålene som er relevante. Når slike standardskjema er brukt er det særlig viktig at det blir utformet relevante oppfølgingsspørsmål der dette er naturlig.

Ved intervju av ektefeller/samboere (både søker og referanseperson) der det er mistanke om proforma, er det viktig at begge parter stilles de samme spørsmålene og at parter som blir intervjuet samme sted ikke gis mulighet til å snakke sammen mellom intervjuene.

Den som blir intervjuet skal få mulighet til å lese gjennom intervjuet etter at det er ferdig, og skal da få mulighet til å komme med kommentarer og tilleggsopplysinger, og rette opp eventuelle misforståelser som har skjedd underveis. Ved vesentlige endringer i innholdet etter en slik gjennomgang, skal den opprinnelige teksten beholdes og nye opplysninger/endringer i forklaringen skal tilføyes som ”kommentar ved gjennomlesning”.

Før selve intervjuet starter skal den som blir intervjuet bli gjort oppmerksom på følgende:

  • Referansepersoner i en utlendingssak skal gjøres oppmerksom på at man som referanseperson ikke har møte- eller opplysningsplikt, jf. utlendingsloven § 83 første ledd. Dersom referansepersonen likevel ønsker å avgi forklaring, må vedkommende gjøres oppmerksom på sin plikt til å forklare seg sant, jf. utlendingsloven § 108 første ledd bokstav c.
  • Vedkommende skal bli gjort kjent med at søknaden kan bli avgjort på bakgrunn av de opplysninger som legges frem under intervjuet, og at søknaden kan bli avslått dersom nødvendige opplysninger og dokumentasjon mangler.

4.2.1. Krav til intervjurapporten

  • I rapporten over intervjuet er det viktig at det både gjengis hvilke spørsmål som er stilet til søkeren og/eller referansepersonen, og at svaret fra søkeren/referansepersonen gjengis i sin helhet, mest mulig ordrett i henhold til det som er blitt sagt.
  • Dersom det i forbindelse med at saken er sendt til uttalelse er bedt om at det fremlegges nødvendige dokumenter i saken, må det gå tydelig frem av intervjurapporten hvilke dokumenter som er krevd fremlagt.
  • Det må videre settes en frist for når dokumentene skal leveres. En rimelig frist vil normalt være tre uker, og det må komme tydelig frem av intervjurapporten hvilken frist som er satt.
  • Videre må det gå klart frem av intervjurapporten at søkeren/referansepersonen er gjort kjent med konsekvensene av at dokumentene ikke legges frem.

I alle intervjurapportene for familieinnvandringssaker skal det derfor stå følgende:

 

Politiet/utenriksstasjonen har gitt søkeren/referansepersonen tydelig informasjon om at dersom det mangler dokumentasjon i søknaden, må han/hun sørge for at politiet/utenriksstasjonen mottar all slik dokumentasjon senest tre uker fra dagens dato.

Politiet/utenriksstasjonen har gitt søkeren/referansepersonen tydelig informasjon om at saken etter tre uker vil bli sendt til UDI for avgjørelse, uavhengig av om dokumentasjonen er vedlagt eller ikke, og at verken politiet/utenriksstasjonen eller UDI vil etterspørre dokumentasjonen flere ganger.

Søkeren/referansepersonen er gjort kjent med at manglende dokumentasjon kan medføre at søknaden blir avslått.

 

  • Dersom søkeren/referansepersonen allerede under intervjuet informerer om at han/hun ikke kan eller vil sende inn ytterligere dokumentasjon, ber UDI om at politiet/utenriksstasjonen noterer dette og eventuell årsak i intervjurapporten.
  • Søkeren/referansepersonen som er blitt intervjuet skal undertegne alle sider i intervjurapporten, eller underskrive en egen erklæring som bekrefter at personen har lest rapporten og har godkjent den.

 

Karl Erik Sjøholt
avdelingsdirektør

Kontakt: Oppholdsavdelingen, Område for familieinnvandringssaker

 

For engelsk versjon, trykk på flagget.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen