Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI rundskriv

RS 2010-149
Dokument-ID : RS 2010-149
Saksnummer : 15/05760-10
Sist endret : 31.10.2018
Dokumentdato : 12.01.2010
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet
Politidistriktene
Utenriksstasjonene

Taushetsplikt om personlige opplysninger i utlendingssaker – forvaltningsloven §§ 13 og 13 b


1. Innledning

2. Avgrensninger – tilgrensende regelverk

2.1 Partsinnsyn

2.2 Offentlig innsyn

2.3 Forholdet til personvernlovgivningen

2.4 Sikkerhetsloven av 20.03.1998 nr. 10 og forskrift av 17.3.1972 nr. 3352 (beskyttelsesinstruksen)

2.5 Politiloven av 4. 8.1995 nr. 53/Straffeprosessloven av 22. mai 1981 nr. 25.

3. Taushetsplikt - formål og innhold

3.1 Formålet med taushetsplikten

3.2 Hvem har taushetsplikt?

3.3 Under hvilke forhold inntrer taushetsplikten - når gjelder den?

3.4 Hva innebærer det å ha taushetsplikt

3.5 Hvilke opplysningstyper er taushetsbelagte?

3.5.1 Opplysninger om kontakt med utlendingsforvaltningen

3.5.2 Opplysninger om saksgang og oppholdsstatus

3.5.3 Opplysninger fra asylintervjuet

3.5.4 Opplysninger om adresse

3.5.5 Fødselsnummer og DUF-nummer

3.5.6 Begrunnelsen for vedtaket

4. Unntak fra taushetsplikten

4.1 Taushetsbelagte opplysninger som kan deles internt i UDI og med andre som ledd i saksbehandlingen

4.1.1. Deling av opplysninger for det formålet de er innhentet for, forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 2

4.1.2. Utlevering av opplysninger til personer som opplysningene direkte gjelder, forvaltningsloven § 13a nr. 1

4.1.3 Gjenbruk av opplysninger

4.1.3.1 Saksbehandlingsrutiner ved gjenbruk av opplysninger fra én sak til en annen

4.1.4 Hensiktsmessig arbeidsfordeling i utlendingsforvaltningen - forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 3

4.2 Særlig om taushetsbelagte opplysninger om beboere i mottak

4.2.1. Mottak som drives av kommuner (kommunale mottak)

4.2.1.1 Utlevering av opplysninger til utlendingsmyndighetene (UDI, UNE og PU) utlendingsloven § 84b

4.2.1.2 Utlevering av opplysninger til utlendingsmyndighetene om enslig mindreårige asylsøkere

4.2.2. Mottak med privat driftsoperatør

4.2.3 Utlevering av opplysninger fra UDI til mottak

4.3 Opplysninger til parten og partens fullmektig

4.4 Utlevering av opplysninger til andre forvaltningsorganer - forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 5

4.4.1 Opplysninger om en persons forbindelse med organet

4.4.2 Opplysninger om avgjørelser som er truffet

4.4.3 Nødvendig for å fremme utlendingsforvaltningens oppgaver

4.4.4 Kommunikasjon med PST eller Kripos

4.4.5 Utlevering av opplysninger til utenlandske forvaltningsorganer

4.5 Utlevering av opplysninger fra utlendingsforvaltningen til politiet som påtalemyndighet og til andre kontrollmyndigheter- forvaltningsloven § 13b første ledd nr. 6

4.5.1 Adgang til å anmelde eller gi opplysninger til påtalemyndigheten og andre kontrollmyndigheter om lovbrudd

4.5.2. Forfølgning av lovbruddet har ”naturlig sammenheng med utlendingsforvaltningens oppgaver”

4.5.3 Når det er ønskelig av ”allmenne hensyn”

4.5.4 Nærmere om hvilke opplysninger som kan utleveres til politi og påtalemyndighet

4.5.5. Særlig om foto, film og lydopptak

5. Opplysningsplikt etter straffeloven § 196

6. Utlevering av dokumenter til andre lands myndigheter

7. Utlevering av opplysninger til mediene

7.1 Utlevering av opplysninger etter samtykke fra den som opplysningene gjelder

7.2 Utlevering av opplysninger som er alminnelig kjent

8. Krav til innsynsbegjæringer – saksbehandlingsrutiner mv.

8.1. Saksbehandlingsrutiner ved utlevering av personopplysninger

1. Innledning

Formålet med rundskrivet er å gi veiledning ved spørsmål om utlevering av opplysninger i utlendingssaker.

2. Avgrensninger – tilgrensende regelverk

2.1 Partsinnsyn

Rundskrivet gir ikke retningslinjer for utlevering av opplysninger til parten (søkeren) etter bestemmelsene om partsinnsyn i forvaltningsloven (fvl.) §§ 17-21. Utlendingsdirektoratet (UDI) har gitt særskilte retningslinjer om dette, se RS 2014-010.

2.2 Offentlig innsyn

Rundskrivet gir ikke retningslinjer for utlevering av opplysninger etter offentleglova. Det er gitt egne retningslinjer om dette i RS 2016-006.

2.3 Forholdet til personvernlovgivningen

Dette rundskrivet gir ikke retningslinjer for behandling av personopplysninger etter personvernforordningen og personopplysningsloven.

Forordningen stiller krav til rettslig grunnlag ved utlevering av personopplysninger til andre enn den registrerte. Dette grunnlaget kan være hjemmel i lov eller i samtykke fra den registrerte eller hjemmel i en av de såkalte ”nødvendighetsgrunnene” i artikkel 6 og 9. Forvaltningslovens bestemmelser om unntak fra taushetsplikt gir slik lovhjemmel for utlevering av taushetsbelagte opplysninger.

2.4 Sikkerhetsloven av 20.03.1998 nr. 10 og forskrift av 17.3.1972 nr. 3352 (beskyttelsesinstruksen)

Dette rundskrivet gjelder ikke utlevering av opplysninger i dokumenter som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen. UDI har egne interne retningslinjer for behandling av slik informasjon, se IM 2010-037.

2.5 Politiloven av 4. 8.1995 nr. 53/Straffeprosessloven av 22. mai 1981 nr. 25.

Dette rundskrivet gir ikke retningslinjer for regler om taushetsplikt i politiloven og straffeprosessloven.

Se for øvrig punkt 5.4 om utlevering av opplysninger til politi/påtalemyndighet.

3. Taushetsplikt - formål og innhold

3.1 Formålet med taushetsplikten

Formålet med taushetsplikten er å beskytte noen mot krenkelse av privatlivets fred, og mot skade på omdømme og person.

Et annet formål er å ivareta tillitsforholdet mellom den private part og utlendingsforvaltningen. Søkere skal kunne ha tillit til at de opplysningene han/hun gir til utlendingsforvaltningen ikke blir gitt videre til uvedkommende, eller blir brukt til andre formål enn det er innhentet for.

Brudd på taushetsplikten er straffbart. Både av denne grunn, og med tanke på de viktige hensyn taushetsplikten er ment å beskytte, må det stilles strenge krav til saksbehandlingen i saker som reiser taushetspliktspørsmål

3.2 Hvem har taushetsplikt?

Taushetsplikten gjelder for "enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan", jf. fvl. § 13 første ledd. Dette omfatter alle som er ansatt i et forvaltningsorgan og personer som engasjeres av forvaltningen til å utføre oppgaver, for eksempel tolker.

3.3 Under hvilke forhold inntrer taushetsplikten - når gjelder den?

Taushetsplikten gjelder opplysninger som vi får kjennskap til ” i forbindelse med tjenesten eller arbeidet”, jf. fvl. § 13 første ledd.

Taushetsplikten gjelder både i arbeidstiden og i fritiden. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet er avsluttet, jf. fvl. § 13 siste ledd.

3.4 Hva innebærer det å ha taushetsplikt

Taushetsplikten innebærer at vi har plikt til å ”hindre at andre får adgang eller kjennskap til ” visse opplysninger, jf. fvl. § 13 første ledd.

Taushetsbelagte opplysninger kan kun videreformidles til andre hvis det foreligger hjemmel for dette i forvaltningsloven eller i andre lover. Opplysningene som er underlagt taushetsplikt skal derfor i utgangspunktet ikke spres til andre kollegaer internt, til andre etater, eller til privatpersoner og private rettssubjekter. Dersom saksbehandleren er i tvil om opplysningen er taushetsbelagt eller ikke, skal spørsmålet løftes i linjen.

Brudd på taushetspliktreglene kan straffes med bøter eller fengsel i inntil 6 måneder, jf. straffeloven § 209.

3.5 Hvilke opplysningstyper er taushetsbelagte?

Fvl. § 13 første ledd nummer 1 sier at taushetsplikten omfatter opplysninger om ”noens personlige forhold”. Begrepet «noens personlige forhold» sikter til opplysninger som man vanligvis ønsker å holde for seg selv, slik som for eksempel opplysninger om helse og vandel.

Taushetsplikten gjelder ikke bare opplysninger om levende personer, men i utgangspunktet også om døde- og savnede personer.

Fvl. § 13 annet ledd gir eksempler på hva som vanligvis ikke regnes som «noens personlige forhold», og gir dermed veiledning for hvilke opplysninger som er taushetsbelagte.

Opplysninger som vanligvis ikke er regnet som taushetsbelagte er

  • fødested
  • fødselsdato
  • personnummer
  • statsborgerskap
  • sivilstand (gift, skilt, enke/enkemann)
  • yrke
  • bosted
  • arbeidssted.

Andre opplysningstyper som ikke er mer følsomme enn disse, er dermed vanligvis heller ikke underlagt taushetsplikt.

Opplysninger som normalt skal regnes som taushetsbelagte er

  • slektskap/familieforhold
  • fysisk og psykisk helse
  • økonomiske forhold
  • vandel
  • seksuell legning
  • religiøs og politisk overbevisning

Hvorvidt en opplysning er taushetsbelagt eller ikke skal vurderes konkret. Opplysningene som normalt ikke er taushetsbelagte, kan likevel røpe «personlige forhold». Vi må derfor alltid vurdere om opplysningene, alene eller sammen med andre opplysninger, kan skade eller utlevere en person, eller skade tilliten til forvaltningen.

Justis- og beredskapsdepartementets lovavdeling har uttalt at personens subjektive oppfatning ikke alltid er avgjørende for hva som er «personlige forhold», men at samfunnets interesse av åpenhet også må tas i betraktning: «[opplysninger som gjelder en person, kan også si noe om omverdenens forhold til personen, og de hensyn som taler for åpenhet om dette, kan måtte veie tyngre enn personens egeninteresse i taushet» (Prinsipputtalelse av 19.11.1998 - saksnummer 1998/10047 E AS/ØØ).

I Justis- og beredskapsdepartementets ”Rettleiar til offentleglova”, punkt 6.2.3 er det gitt eksempler på ulike interesseavveiinger.

Opplysninger som er anonymiserte eller oppgitt i statistisk form er ikke underlagt taushetsplikt.

Nedenfor følger noen praktiske eksempler fra utlendingssaker.

3.5.1 Opplysninger om kontakt med utlendingsforvaltningen

At en person har søkt om en innreise- eller oppholdstillatelse, har en sak til behandling eller har fått vedtak i en sak, røper at personen har en forbindelse til utlendingsforvaltningen («klientforhold»). Det ligger i sakens natur at de fleste utlendinger som oppholder seg i Norge har hatt kontakt med utlendingsforvaltningen. Denne kontakten regnes derfor ikke som en opplysning om «noens personlige forhold» som omfattes av taushetsplikten.

En persons kontakt med utlendingsforvaltningen kan likevel være taushetsbelagt, for eksempel at utlendingen har søkt beskyttelse eller refleksjonsperiode. Det samme gjelder når forbindelsen handler om at personen har/har hatt en utvisningssak til behandling. Se for øvrig punkt 3.5.2 nedenfor.

3.5.2 Opplysninger om saksgang og oppholdsstatus

I de tilfeller der personens kontakt med utlendingsforvaltningen ikke er underlagt taushetsplikt (jf. punkt 3.5.1. over), er følgende opplysninger om saksgang og oppholdsstatus som hovedregel heller ikke taushetsbelagt:

  • at vi har mottatt søknaden
  • hvilken type tillatelse det er søkt om
  • hvor søknaden befinner seg i saksbehandlingsløpet
  • når søknaden kan forventes ferdigbehandlet
  • at søknaden er innvilget/at personen har innreise- og/eller oppholdstillatelse, herunder om en person f.eks. har adgang til arbeid og eventuelle begrensninger i arbeidsadgangen
  • at søknaden om innreise og/eller oppholdstillatelse er avslått
  • at personen ikke har innreise- eller oppholdstillatelse
  • tillatelsens varighet.

Sakene må alltid vurderes konkret. Tillatelsestyper som normalt ikke er taushetsbelagt, kan likevel være det. Eksempel kan være saker der

  • det er risiko for at noen overvåker egne borgere i Norge
  • personen kan være utsatt for menneskehandel, tvangsekteskap eller annen vold
  • risiko for «visumavhopp» til Norge vil kunne tolkes negativt av hjemlandets myndigheter.

3.5.3 Opplysninger fra asylintervjuet

UDI mottar ofte henvendelser om å utlevere hele- eller deler av en persons asylintervju. Asylintervjuer vil inneholde taushetsbelagte opplysninger. Opplysninger fra asylintervjuet skal derfor som hovedregel ikke utleveres til andre enn parten selv eller hans-/hennes representant.

Vi kan kun utlevere opplysninger fra asylintervjuet dersom parten samtykker til det, eller dersom vi er pålagt å utlevere opplysningene med hjemmel i særlov. Vi kan også i særlige tilfeller utlevere opplysninger fra intervjuet dersom en av unntakshjemlene i fvl. §§ 13a-13b gir adgang til det (se punkt 4 under).

3.5.4 Opplysninger om adresse

Opplysninger som røper at en person har søkt beskyttelse i Norge vil være underlagt taushetsplikt jf. punkt 3.5.1. over. Som oftest vil derfor opplysninger om bosted på asylmottak og lignende være en opplysning om «noens personlige forhold».

Søkerens adresse er også taushetsbelagt dersom vedkommende er innsatt i fengsel, eller oppholder seg på et krisesenter. Det samme kan gjelde dersom personen kan være utsatt for menneskehandel, tvangsekteskap eller annen vold.

3.5.5 Fødselsnummer og DUF-nummer

Fødselsnummer er ikke en taushetsbelagt opplysning, jf. fvl. § 13 andre ledd. Fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler kan bare behandles når det er saklig behov for sikker identifisering og metoden er nødvendig for å oppnå slik identifisering, jf. personopplysningsloven § 12. Fødselsnummer skal derfor ikke sendes i usikret e-post.

DUF-nummer (registreringsnummer for sak i Datasystemet for utlendings- og flyktningesaker) er heller ikke en taushetsbelagt, og regnes ikke som en opplysning som er egnet til å identifisere en person utenfor utlendingsforvaltningen. DUF-nummeret alene kan derfor sendes i usikret e-post.

Taushetsbelagt informasjon skal aldri sendes på ukryptert e-post sammen med navnet på den opplysningene gjelder, eller sammen med andre kjennetegn eller opplysninger om personen som er egnet til å identifisere personen, som for eksempel DUF-nummer.

3.5.6 Begrunnelsen for vedtaket

Begrunnelsen for vedtaket vil ofte være taushetsbelagt (særlig avslag). Begrunnelser vil inneholde opplysninger om helse, omsorgsbehov, familieforhold, vandel eller økonomiske forhold. Dersom deler av begrunnelsen gjelder «nøytrale» eller generelle forhold (f.eks. generelle opplysninger om returforutsetninger i bestemte land) er denne delen av begrunnelsen likevel ikke taushetsbelagt.

4. Unntak fra taushetsplikten

Både utlendingsloven, forvaltningsloven og andre lover har bestemmelser som gir unntak fra taushetsplikten. Videre kan parten samtykke til at andre får tilgang til taushetsbelagte opplysninger, jf. fvl. § 13a nr. 1. Se punkt 7.1 nedenfor for nærmere omtale av samtykke.

Noen av unntakene er formulert slik at forvaltningen har en adgang til å videreformidle opplysninger som ellers er taushetsbelagte (opplysningsrett). Andre unntak er formulert som en plikt til å videreformidle slike opplysninger (opplysningsplikt), for eksempel til barnevernet eller Arbeidstilsynet.

4.1 Taushetsbelagte opplysninger som kan deles internt i UDI og med andre som ledd i saksbehandlingen

4.1.1. Deling av opplysninger for det formålet de er innhentet for, fvl. § 13 b første ledd nr. 2

Opplysninger som vi innhenter til bruk i saksbehandlingen kan vi dele internt i UDI, med andre forvaltningsorganer, med private personer og med virksomheter som ledd i saksbehandlingen, herunder:

  • saksutredning, saksforberedelse, vedtaksfatting
  • etterfølgende kontroll av om betingelser i en tillatelse er oppfylt
  • effektuering av avgjørelser.

UDI kan for eksempel utlevere taushetsbelagte opplysninger til politiet som de trenger ved politiassistert retur. Et annet eksempel er at UDI kan ha behov for å utveksle opplysninger med en arbeidsgiver for å supplere og/eller kontrollere faktiske opplysninger som allerede foreligger i saken.

4.1.2. Utlevering av opplysninger til personer som opplysningene direkte gjelder, fvl. § 13a nr. 1

Taushetsplikten er som hovedregel ikke til hinder for at opplysninger gjøres kjent for sakens parter jf. fvl. § 13b nr. 1. Retningslinjer om partsinnsyn finnes i RS 2014-010.

Taushetsplikten er heller ikke til hinder for at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder jf. fvl. § 13a nr. 1. Én og samme opplysning kan angå flere personer, f.eks. forholdet dem imellom. I slike tilfeller kan opplysningen gis til den opplysningen direkte gjelder, uten at det er nødvendig å innhente samtykke fra den andre.

4.1.3 Gjenbruk av opplysninger

Det vil ofte være aktuelt å bruke opplysninger fra samme persons tidligere utlendingssaker, eventuelt bruke opplysninger fra andre personers saker. Det kan for eksempel være behov for å sammenholde opplysninger fra to eller flere saker, til tross for at søkeren har søkt om en tillatelse på selvstendig grunnlag, uavhengig av hverandre og med lang tids mellomrom. Slik gjenbruk må være påregnelig. Instruks fra Justis- og beredskapsdepartementet GI 2010-001 (instruks om proformaekteskap, jf. utlendingsloven § 40 fjerde ledd) forutsetter slik gjenbruk av opplysninger.

I saker om familieinnvandring eller beskyttelse kan det for eksempel være aktuelt å bruke opplysninger om familierelasjoner fra herboende ektefelles utlendingssak. Dette kan være sentrale opplysninger i vurdering av om et ekteskap er proforma, om et ekteskap er inngått under tvang, og om de oppgitte relasjonene er reelle.

At opplysninger kan sammenholdes på denne måten vil være en del av forvaltningens utredningsplikt, jf. fvl. § 17.

Saksbehandleren må likevel være oppmerksom på skaderisiko ved å utlevere taushetsbelagte opplysninger. I visse saker kan det kan være en interessekonflikt mellom søkeren og referansepersonen (f.eks. i tvangsekteskapssaker). I slike saker kan det være en løsning å formulere åpne spørsmål uten at vi samtidig utleverer sensitive opplysninger om andre.

Vi skal ikke innhente og utlevere flere opplysninger enn det som er nødvendig.

4.1.3.1 Saksbehandlingsrutiner ved gjenbruk av opplysninger fra én sak til en annen

Dersom saksdokumenter fra én sak blir gjenbrukt i en annen sak, skal de opplysningene som gjenbrukes dokumentføres på den saken der de er brukt. Dette gjøres ved at det tas kopi av de aktuelle opplysningene eller dokumentene med sladd over opplysninger som ikke er relevante for gjenbruken. På kopien skal det påføres fra hvilken sak (DUF-nummer) opplysningene er hentet fra. Dokumentet blir et saksdokument i den nye saken.

4.1.4 Hensiktsmessig arbeidsfordeling i utlendingsforvaltningen - forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 3

Fvl. § 13 b første ledd nr. 3 åpner for at taushetsbelagte opplysninger gjøres tilgjengelig for andre innen etaten, dersom det trengs for en ”hensiktsmessig arbeids- eller arkivordning, bl.a. til bruk ved vegledning i andre saker”.

Bestemmelsen imøtekommer behovet for å dele opplysninger når vi skal organisere saksbehandlingen og gi veiledning for andre saker, for eksempel i en praksisgruppes arbeid med å fastslå praksis for en sakstype. Dersom dette formålet kan oppnås om saken er anonymisert (ved å fjerne DUF-nummer og navn fra de saksdokumentene som spres), så skal saken anonymiseres.

Hver enkelt av aktørene i utlendingsforvaltningen (UDI, UNE, politiet og utenriksstasjonene) må anses som et eget forvaltningsorgan, men ved behandlingen av utlendingssaker kan de likevel anses som samme forvaltningsetat. I forarbeidene til forvaltningsloven, Ot.prp. nr. 3 (1976-77), står det at bestemmelsen gir adgang til å sirkulere taushetsbelagte opplysninger blant de forvaltningsorganer som er tilknyttet samme forvaltningsetat. Politiet er en del av samme etat som UDI når politiet behandler utlendingssaker, men ikke når de utfører polisiære oppgaver.

Fvl. § 13 b første ledd nr. 3 kan imidlertid ikke benyttes til å utveksle taushetsbelagte opplysninger mellom kommunale mottak og utlendingsforvaltningen, da disse ikke kan anses å tilhøre samme organ eller etat, se eget punkt om mottak under punkt 4.2.

4.2 Særlig om taushetsbelagte opplysninger om beboere i mottak

4.2.1. Mottak som drives av kommuner (kommunale mottak)

Kommunale mottak blir regnet som forvaltningsorganer jf. fvl. § 1. Ansatte i kommunale mottak har derfor lovpålagt taushetsplikt etter forvaltningsloven.

Det vil kun være adgang til å utlevere taushetsbelagte opplysninger, dersom det er særlig hjemmel til dette. Fvl. §§ 13a flg. er eksempel på slik hjemmel. Beboeren (den opplysningen gjelder) kan for eksempel frita mottaksansatte fra taushetsplikten, jf. fvl. § 13 a nr. 1. Et slikt samtykke må være frivillig, uttrykkelig og informert.

Utlendingsloven § 84b kan videre frita mottaksansatte fra taushetsplikten overfor utlendingsmyndighetene. Se nærmere omtale i punkt 4.2.1.1 og 4.2.1.2 nedenfor.

4.2.1.1 Utlevering av opplysninger til utlendingsmyndighetene (UDI, UNE og PU) utlendingsloven § 84b

Ansatte i mottak kan ha informasjon om beboere som er av stor betydning for utlendingsmyndighetene når de skal behandle utlendingssaker. Utl. § 84b gir mottaksansatte adgang til i enkelte tilfeller å gi taushetsbelagte opplysninger til utlendingsmyndighetene.

Etter utl. § 84b har de ansatte på mottaket plikt til å utlevere opplysninger som utlendingsmyndighetene etterspør for behandling av en utlendingssak (opplysningsplikt). Utlendingsmyndighetene må rette en konkret og skriftlig henvendelse til mottaket, og de etterspurte opplysningene må være relevante for behandlingen av den aktuelle utlendingssaken.

Mottaksansatte har etter utl. § 84b også en mulighet til å utlevere opplysninger til utlendingsmyndighetene av eget initiativ (opplysningsrett).

Utl. § 84b gjelder ikke for tilrettelegging av botilbudet og oppfølging av beboere med særskilte behov, siden dette ikke anses som en sak etter utlendingsloven. Utlevering av slike opplysninger må derfor basere seg på forvaltningsloven og driftsavtalen.

4.2.1.2 Utlevering av opplysninger til utlendingsmyndighetene om enslig mindreårige asylsøkere

Når det gjelder enslige mindreårige asylsøkere, har mottaksansatte ikke plikt til å utlevere taushetsbelagte opplysninger til utlendingsmyndighetene, jf. utlendingsloven § 84b annet ledd.

Mottaksansatte har imidlertid adgang til å utlevere opplysninger om de enslig mindreårige asylsøkerne til utlendingsmyndighetene av eget initiativ (opplysningsrett).

Region- og mottaksavdelingen i UDI kan dermed etter denne bestemmelsen ikke be om taushetsbelagte opplysninger til bruk i arbeidet med tilrettelegging av botilbudet i mottak for enslig mindreårige, selv om mottaksansatte av eget initiativ kan gi utlendingsmyndighetene slike opplysninger.

4.2.2. Mottak med privat driftsoperatør

Utl. § 84b gjelder også for ansatte i mottak med privat driftsoperatør. Denne bestemmelsen regulerer som nevnt over utlevering av opplysninger til utlendingsmyndighetene for bruk i behandling av utlendingssaken. Se nærmere omtale av utl. § 84b i punkt 4.2.1.1 og 4.2.1.2.

Mottak med privat driftsoperatør anses ikke som forvaltningsorgan, og er derfor ikke omfattet av forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt. Det samme gjelder mottak som drives av ulike organisasjoner. Taushetsplikten for ansatte i slike mottak reguleres i stedet i mottakets kontrakt med UDI, herunder i reglement for drift av statlig mottak (Driftsreglementet). Driftsreglementet pålegger mottaksansatte samme taushetsplikt som etter fvl. §§ 13 -13 f, men taushetsplikten gjelder ikke overfor UDI. Spørsmål om utlevering av opplysninger mellom mottak og UDI reguleres derfor av utl. § 84b.

4.2.3 Utlevering av opplysninger fra UDI til mottak

UDI kan utlevere opplysninger til mottaket i den grad det er nødvendig for å sikre et trygt bomiljø og tilrettelagt innkvartering i mottak. Dette er hjemlet i fvl. § 13 b nr. 2. Se mer om denne adgangen nedenfor.

4.3 Opplysninger til parten og partens fullmektig

Reglene om taushetsplikt er som hovedregel ikke til hinder for utlevering av opplysninger til parten eller partens representant, jf. fvl. § 13 b første ledd nr. 1. Retningslinjer for partsinnsyn finnes i RS 2014-010 Partsinnsyn - partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17 – 21.

Fullmektig som ikke er advokat, skal som hovedregel legge frem skriftlig fullmakt før han/hun kan få se opplysninger i en utlendingssak jf. utlendingsforskriften § 17-1 første ledd. Se retningslinjer i RS 2010-128 Fullmakt i forbindelse med søknad om visum eller oppholdstillatelse – Utlendingsforskriften § 17-1.

4.4 Utlevering av opplysninger til andre forvaltningsorganer - forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 5

Utlendingsforvaltningen kan gi andre forvaltningsorganer opplysninger om en ”persons forbindelse med organet og om avgjørelser som er truffet og eller slike opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme avgivers oppgaver [..]”, jf. fvl. § 13 b første ledd nr. 5.

Bestemmelsen gjelder utlevering av taushetsbelagte opplysninger eksternt til andre forvaltningsorganer eller etater som ikke har en rolle i vår saksbehandling, i motsetning til fvl. § 13 b første ledd nr. 3 som gjelder deling av opplysninger internt i organet eller i etaten. Bestemmelsen gjelder blant annet utlevering til politi og påtalemyndighet. Utlevering til påtalemyndigheten dekkes i tillegg av fvl. § 13 b nr. 6.

4.4.1 Opplysninger om en persons forbindelse med organet

I alle sakstyper kan det gis opplysninger til andre forvaltningsorganer om hva slags kontakt vedkommende har hatt med utlendingsforvaltningen og hovedtrekkene i denne kontakten, herunder taushetsbelagte opplysninger om:

  • når vedkommende søkte beskyttelse
  • at det er søkt om beskyttelse
  • om en person er utvist

Dette alternativet åpner ikke for å gi nærmere opplysninger om anførsler og lignende som fremgår i søknaden, eller hvilke forhold som begrunner at det er opprettet en utvisningssak.

4.4.2 Opplysninger om avgjørelser som er truffet

Utlendingsforvaltningen kan gi andre forvaltningsorganer opplysninger ”om avgjørelser som er truffet”.

Ordlyden i unntaksbestemmelsen i fvl. § 13 b første ledd nr. 5 åpner for at vi kan oppgi hva det er truffet enkeltvedtak om, men også hvilke prosessledende avgjørelser som ellers er gjort i saken.

Vi kan for eksempel opplyse om at:

  • en søker har fått innvilget eller avslått sin søknad
  • hva slags tillatelse som er gitt (vedtakshjemmelen)
  • det er fattet vedtak om utvisning
  • det er gjort unntak fra underholdskravet ved innvilgelse av en familieinnvandringssøknad
  • det er gitt utsatt iverksettelse av vedtaket.

Det er ikke krav om at utleveringen fremmer utlendingsforvaltningens (avgiverorganets) egne oppgaver. Formålet med bestemmelsen er å legge til rette for en viss samhandling mellom ulike forvaltningsorganer, ettersom det ofte er slik at avgjørelser som fattes av ett organ vil kunne avhenge av avgjørelser som er truffet av et annet. Dette unntaket fra taushetsplikten kan for eksempel bidra til å bekjempe at noen gir uriktige/falske opplysninger om avgjørelser som er truffet i andre deler av forvaltningen.

Unntaksbestemmelsen åpner ikke for å gi opplysninger om begrunnelsen for våre vedtak.

4.4.3 Nødvendig for å fremme utlendingsforvaltningens oppgaver

Fvl. § 13 b første ledd nr. 5 åpner for at utlendingsforvaltningen kan gi opplysninger til andre forvaltningsorganer i den grad det er ”nødvendig” for og ”fremme” utlendingsforvaltningens oppgaver etter ”lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag”.

Dette unntaket fra taushetsplikt gjelder alle typer opplysninger og alle typer saker.

Nødvendighetskravet er ikke tolket særlig strengt. Det er ikke et krav om at utleveringen har direkte betydning for en enkeltsak, men utleveringen må fremme utlendingsforvaltningens oppgaver generelt sett. Bestemmelsen gir ingen generell hjemmel for informasjonsutveksling mellom forvaltningsorganer. Slik utveksling må hjemles i særlover.

Hva som fremmer utlendingsforvaltningens oppgaver kan utledes av formålsbestemmelsen i utl. § 1 sammen med kompetansebestemmelsene i utlendingsloven, utlendingsforskriften, statsborgerloven og statsborgerforskriften. Utlevering kan altså skje så langt det bidrar til å realisere innvandringsreguleringen i tråd med de bestemmelser som lovgiver og departementet har vedtatt. Et eksempel kan være utlevering av opplysninger til skattemyndighetene om svart arbeid blant personer uten arbeids- eller oppholdstillatelse, ettersom dette kan motvirke motivasjonen og mulighetene for ulovlig opphold. Et annet eksempel er informasjonsutveksling for å motvirke menneskehandel, tvangsekteskap og annen vold. Utlendingsforvaltningens plikt til å motvirke utnytting og vold er forankret i menneskerettslige forpliktelser, utlendingslovens bestemmelser på feltet, og føringer gitt i nasjonale handlingsplaner.

Uavhengig av om en person har lovlig opphold eller ikke, kan allmenne hensyn tilsi at det er adgang til å gi skattemyndighetene opplysning om lovbrudd, se punkt 4.5.3 om melding om lovbrudd til kontrollmyndigheter med hjemmel i fvl. § 13 b nr.6.

Dersom en søker oppgir inntekt og arbeidsforhold som ikke er angitt til Skatteetaten eller NAV, så kan vi likevel utlevere denne opplysningen til disse instansene, men da som ledd i saksutredningen. Det samme gjelder der det ikke er samsvar mellom folkeregisterets informasjon om familieforhold og adresse og informasjon som vi mottar fra søkeren. Utlevering av taushetsbelagte opplysninger vil i disse tilfellene være en del av saksutredningen og kan dermed også hjemles i fvl. § 13 b nr. 2, se punkt 4.1.1.

4.4.4 Kommunikasjon med PST eller Kripos

UDI har anledning til å gi Kripos opplysninger når det er nødvendig for å fremme UDIs arbeidsoppgaver med hjemmel i fvl. § 13 b nr. 5 kan. Utlevering av opplysninger vil ofte være i UDIs interesse. Kripos undersøkelser kan avdekke grunnlag for utvising eller tilbakekall av oppholdstillatelser.

Politiets sikkerhetstjeneste (PST) har uten hinder av taushetsplikt rett til å foreta direkte søk i utlendingsforvaltningens registre jf. utf. § 19A-5.

Taushetsplikt knyttet til partsinnsyn i opplysninger/kommunikasjon med PST eller Kripos, er nærmere omtalt i rundskrivet RS 2014-010 Partsinnsyn - partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17 – 21, se særlig punkt 5.2.1. Se ellers GI-08/2018 Instruks om behandling av saker som kan berøre grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn etter utlendingsloven kapittel 14, § 35, og saker etter eksportkontrollregelverket.

Utlevering av opplysninger i dokumenter som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen følger egne retningslinjer, se IM 2010-037 Behandling av skjermingsverdig - sikkerhetsgradert informasjon etter sikkerhetsloven.

4.4.5 Utlevering av opplysninger til utenlandske forvaltningsorganer

Fvl. § 13 b første ledd nr. 5 gjelder som hovedregel kun utlevering til norske forvaltingsorganer. Det er fast praksis i UDI at vi ikke utleverer taushetsbelagte opplysninger til utenlandske myndigheter etter denne unntaksbestemmelsen, da vi har liten mulighet til å kontrollere at opplysningene behandles forsvarlig av mottaker.

Utlevering av opplysninger til utenlandske myndigheter kan gjøres etter bestemmelsene i fvl. § 13 b nr. 2 eller særlovgivning, se ellers punkt 6 nedenfor.

4.5 Utlevering av opplysninger fra utlendingsforvaltningen til politiet som påtalemyndighet og til andre kontrollmyndigheter- fvl. § 13b første ledd nr. 6

Adgangen til å gi opplysninger til politiet som påtalemyndighet er regulert i fvl. § 13 b første ledd nr. 6. Hvilke politienheter som har påtalekompetanse følger av straffeprosessloven § 55 og av Justis- og beredskapsdepartementets hjemmesider med oversikt over politiets organisering.

Politidirektoratet (POD) har ikke påtalekompetanse. Fvl. § 13 b nr. 6 hjemler derfor ikke utlevering til Politidirektoratet. Aktuelle hjemler vil i stedet være Fvl. § 13 b nr. 2,3 og 4.

4.5.1 Adgang til å anmelde eller gi opplysninger til påtalemyndigheten og andre kontrollmyndigheter om lovbrudd

Fvl. § 13 b første ledd nr. 6 gir adgang til å utlevere taushetsbelagt informasjon ved å anmelde eller opplyse om lovbrudd til påtalemyndigheten.

Fvl. § 13 b første ledd nr. 6 åpner også for at vi anmelder eller gir opplysninger om lovbrudd til andre kontrollmyndigheter som håndhever spesiell lovgivning, eksempelvis skattemyndighetene og Arbeidstilsynet.

Det er ikke et vilkår at lovbruddet er dokumentert eller bevist, det er tilstrekkelig med en mistanke. Hjemmelen gjelder lovbrudd som er begått i Norge, eller i et annet land så lenge lovbruddet er under norsk jurisdiksjon.

Fvl. § 13 b første ledd nr. 6 gjelder kun lovbrudd som har skjedd. Mistanke om lovbrudd som «er i gjære» kan enten utleveres med hjemmel i fvl. § 13 b nr. 5, se punkt 4.4.3 over, eller med hjemmel i straffeloven § 196.

Allmennhetens plikt etter straffeloven § 196 til å kontakte eller gi opplysninger til politiet for å avverge en straffbar handling som ennå ikke har skjedd, er omtalt under punkt 5.

Fvl. § 13 b første ledd nr. 6 åpner for utlevering av opplysninger om begåtte lovbrudd i to alternative tilfeller:

  • på eget tiltak når det fremkommer opplysninger av betydning for politiet/påtalemyndigheten
  • etter anmodning fra påtalemyndigheten

Denne adgangen til å gi taushetsbelagte opplysninger om begåtte lovbrudd, er begrenset til to alternative tilfeller:

  • når forfølgelse av lovbruddet har sammenheng med de oppgaver som er tillagt utlendingsforvaltningen
  • når det er ønskelig av allmenne hensyn. Se punktene under.

4.5.2. Forfølgning av lovbruddet har ”naturlig sammenheng med utlendingsforvaltningens oppgaver”

Utlendingsforvaltningen kan gi påtalemyndigheten opplysninger som gjelder brudd på utlendingsloven eller statsborgerskapsloven, ettersom forfølgning av slike lovbrudd har naturlig (saklig) sammenheng med UDIs oppgaver. Straffebestemmelsene i utlendingsloven § 108 er sentrale, for eksempel de som gjelder ulovlig opphold eller arbeid og menneskesmugling. Andre eksempler er lovbrudd som gjelder forfalskning av reisedokumenter og trusler mot grunnleggende nasjonale interesser.

Forvaltningens oppgaver omfatter også å motvirke menneskehandel, tvangsekteskap og annen vold.

Fvl. § 13b første ledd nr. 6 ivaretar også forvaltningsorganets behov for å anmelde og gi opplysninger til påtalemyndigheten om lovbrudd som er rettet mot forvaltningen selv, for eksempel bedrageri, hærverk, trusler og andre straffbare handlinger.

4.5.3 Når det er ønskelig av ”allmenne hensyn”

Utlendingsforvaltningen kan også gi opplysninger til politiet og kontrollmyndigheter ut fra ”allmenne hensyn”.

Bestemmelsen skal ikke forstås slik at det foreligger allmenne hensyn ved ethvert lovbrudd. I følge forarbeidene til forvaltningsloven (Ot.prp. nr. 3 (1976-77)) er det de grove lovbruddene som faller inn under «allmenne hensyn». Ved grove lovbrudd er samfunnets behov for straffeforfølgelse stort.

I vurderingen av om et lovbrudd er grovt, vil strafferammen gi veiledning. Fem års strafferamme vil normalt være tilstrekkelig. Eksempler på lovbrudd der allmenne hensyn tilsier at vi gir politiet taushetsbelagte opplysninger er drap, sedelighetsforbrytelser, grov narkotikakriminalitet, organisert menneskesmugling, menneskehandel, krigsforbrytelser og brudd på straffebud som gjelder rikets sikkerhet. I vurderingen er det også relevant å legge vekt på om det straffbare forholdet kan vekke sterke negative reaksjoner i befolkningen eller virker særlig støtende (støte allmennhetens rettsfølelse).

I utgangspunktet har vi kun anledning til å utlevere opplysninger om lovbrudd som er begått, og ikke opplysninger som indikerer at straffbare handlinger kan komme til å bli begått i fremtiden. I sistnevnte tilfeller kan det i stedet være aktuelt å utlevere med hjemmel i fvl. § 13 b nr. 5 dersom dette fremmer våre oppgaver, se punkt 4.4.3.

4.5.4 Nærmere om hvilke opplysninger som kan utleveres til politi og påtalemyndighet

Selv om det er anledning til å gi politiet opplysninger om et lovbrudd fordi det er ønskelig av allmenne hensyn, eller at forfølgelse av lovbruddet har sammenheng med de oppgaver som er tillagt utlendingsforvaltningen, gjelder ikke dette nødvendigvis alle opplysningene eller dokumentene i saken.

Det følger forarbeidene til forvaltningsloven (Ot.prp. nr. 3 (1976-77)) at forvaltningsorganet ikke uten videre kan sende påtalemyndigheten alle dokumentene i saken. De er kun de dokumentene som tjener til å belyse spørsmålet om straffeskyld og behovet for påtale som kan utleveres.

Utlendingsforvaltningens vurdering av hvilke opplysninger som er relevante i straffesaken bør imidlertid ikke være for snever, fordi politiet selv vil være de nærmeste til vurdere hva som er relevant i straffesaken. Opplysninger som angår en persons identitet og bakgrunn, vil som hovedregel kunne utleveres.

Personlige opplysninger som åpenbart ikke angår straffesaken, skal ikke utleveres. Dokumenter som gjelder andre personer, som for eksempel referanser eller arbeidsgivere, skal ikke utleves til politiet, dersom disse opplysningene ikke vil angå den aktuelle straffesaken.

4.5.5. Særlig om foto, film og lydopptak

Foto, film og lydopptak av personer vil som hovedregel være taushetsbelagte opplysninger som omfattes av taushetsplikten.

I alvorlige straffesaker og ved kriminalitet som har naturlig sammenheng med de oppgaver utlendingsforvaltningen er satt til å ivareta, kan fvl. § 13 b første ledd nr. 5 og nr. 6 åpne for å gi politiet disse taushetsbelagte opplysninger.

5. Opplysningsplikt etter straffeloven § 196

Både offentlig ansatte og privatpersoner har en plikt til å utlevere opplysninger til politiet (uten unødig opphold) for å avverge en straffbar handling eller følgene av den jf. straffeloven § 196. Ettersom plikten er pålagt den enkelte, er det ikke opp til arbeidsgiver eller andre å vurdere om opplysninger skal gis til politiet.

Plikten gjelder når det fremstår som sikkert eller mest sannsynlig at handlingen vil bli eller er begått, og på det tidspunktet da avverging av handlingen eller følgene av en allerede begått handling fortsatt er mulig. Dersom en forbrytelse allerede har funnet sted, vil en opplysningsplikt også inntre dersom det er alminnelig sannsynlighetsovervekt for gjentakelsesfare.

Hvilke forbrytelser som omfattes av opplysningsplikten følger av straffeloven § 196. Det vil for eksempel være:

  • forbrytelser mot grunnleggende nasjonale interesser
  • drap
  • seksuelle overgrep
  • grov legemsbeskadigelse
  • menneskehandel eller vold i nære relasjoner.

6. Utlevering av dokumenter til andre lands myndigheter

Forvaltningslovens bestemmelser om unntak fra taushetsplikt skal i utgangspunktet kun brukes til å videreformidle taushetsbelagte opplysninger til norsk politi og norske forvaltningsorganer.

Dersom det er nødvendig for å kunne behandle en sak, har vi adgang til å utlevere opplysninger til utenlandske myndigheter, jf. fvl. § 13 b første ledd nr. 2.

I forbindelse med Schengensamarbeidet og Dublinsamarbeidet, åpner utl. § 98 annet ledd for å gi taushetsbelagte opplysninger i bestemte saker til deltakerland.

I saker om beskyttelse vil det være adgang til å gi opplysninger til andre lands myndigheter etter nærmere vilkår i utf. § 17-33.

Politiet kan ved effektuering av vedtaket ha behov for å utlevere opplysninger til hjemlandets myndigheter for å få gjennomført uttransport av vedkommende dersom han/hun ikke forlater landet frivillig. Dette er det anledning til, fordi det er adgang til å bruke taushetsbelagte opplysninger til det formål de er gitt for, herunder også gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll, jf.  fvl. § 13 b første ledd nr. 2.

Ved elektronisk overføring av personopplysninger til utlandet må vi være oppmerksomme på vilkårene i personopplysningsloven.

7. Utlevering av opplysninger til mediene

Utlevering av opplysninger til mediene vil i all hovedsak reguleres av offentleglova. Det er gitt egne retningslinjer for slikt innsyn i Justisdepartementets ”Rettleiar til offentleglova”, samt i RS 2016-006. Offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd gir hjemmel for å nekte allmenhetens innsyn i saksopplysninger i enkeltsaker etter utlendingsloven og statsborgerloven.

I punktene nedenfor vil vi gi retningslinjer for utlevering av opplysninger til mediene etter forvaltningsloven § 13 a første ledd på bakgrunn av:

  • samtykke fra parten og
  • opplysninger som allerede er allment kjent.

7.1 Utlevering av opplysninger etter samtykke fra den som opplysningene gjelder

Taushetsplikten kan oppheves dersom den som opplysningene gjelder gir sitt samtykke til dette, jf. fvl. § 13 a første ledd nr. 1. Se også offentleglova § 13 annet ledd. Der opplysningene direkte gjelder flere enn parten, for eksempel et familiemedlem eller en referanseperson, kan det bli aktuelt å måtte innhente samtykke fra disse. Det avgjørende for om samtykke er påkrevd fra hver enkelt person, er om opplysningene gjelder den enkeltes «personlige forhold», se punkt 3.5 over. Dersom det ikke er mulig å få samtykke fra enkelte av de personene som er omtalt i saken, må opplysninger vedrørende personlige forhold om disse sladdes før saksdokumentene kan utleveres til media (evt. sladde navnet på den opplysningene gjelder der dette er tilstrekkelig).

Forvaltningsloven stiller i utgangspunktet ikke et absolutt krav om at samtykket skal være skriftlig. Det er viktig at samtykke er gitt under omstendigheter som sikrer at det er skjedd frivillig, etter moden overveielse og med full oversikt over konsekvensene, og på en måte som er grei å dokumentere hvis det senere kan tvil om gyldig samtykke er gitt. For å forsikre oss om at samtykket oppfyller disse kriteriene, skal vi derfor be om et skriftlig samtykke fra parten (søkeren) ved utlevering av opplysninger til mediene. Utlendingsdirektoratet har utarbeidet et samtykkeskjema som gir journalister samme rett til innsyn som søkeren har. Samtykkeskjemaet finnes på www.udi.no.

Det er søkeren selv eller søkerens advokat som må undertegne samtykkeerklæringen. Hvis det gjelder et mindreårig barn, er det den som har foreldreansvaret/vergen som skal skrive under. I situasjoner hvor barn er involvert er det grunn til å utvise forsiktighet. Sett hen til opplysningenes art, og barnets alder/modenhet, kan det være at også barnet selv bør undertegne samtykkeerklæringen. Forvaltningsloven angir ingen aldersgrense for når barn selv kan samtykke, men barnets selvbestemmelsesrett skal utvides i takt med alder og modenhet. Til veiledning kan vi også se hen til barnevernfeltet og helsesektoren, der barn har selvstendig samtykkekompetanse fra de er henholdsvis 15 og 16 år, jf. barnevernloven § 6-3 og pasient- og brukerrettighetsloven § 4-3.

Det er ikke tilstrekkelig med samtykke fra en referanseperson eller en talsperson i Norge, med mindre det foreligger en fullmakt som omfatter rett til å samtykke til at taushetsbelagt informasjon blir utgitt. Det må komme frem av fullmakten at samtykket også gir adgang til å publisere opplysninger for offentligheten. Ved å bruke ovennevnte standardiserte samtykkeerklæring, vil slik informasjon komme frem.

Utlendingsforvaltningen må selv innhente samtykke, eller forsikre seg om at det samtykket som er gitt til media er dekkende for det media ønsker å få utlevert.

Det er viktig at det kun gis opplysninger i den utstrekning samtykket gir adgang til det. Dersom parten har gitt samtykke til at media kan få opplysninger om vedkommendes statsborgersak, betyr det ikke at det kan utleveres opplysninger om vedkommendes tidligere asylsak. Å gi samtykke, er videre ikke det samme som å gi en fullmakt til at andre kan opptre på vedkommendes vegne.

Dersom parten, (eventuelt advokat/verge), har gir sitt samtykke til at vi kan uttale oss om saken, må vi likevel vurdere om det er grunner til ikke å gi opplysninger eller kommentere saken. Som nevnt bør vi være særlig oppmerksomme dersom saken gjelder er mindreårig, selv om foreldrene har gitt samtykke.

Hvis søkeren har gitt journalisten kopi av vedtaket, bør utlendingsmyndighetene kunne vise til innholdet i vedtaket og ellers gi generelle kommentarer til regelverket uten ytterligere samtykke fra den saken gjelder. Som en hovedregel har vi ikke adgang til å gi ytterligere opplysninger.

7.2 Utlevering av opplysninger som er alminnelig kjent

Det følger av fvl. § 13 a første ledd nr. 3 at taushetsplikt ikke er til hinder for å utlevere opplysningene når de er ”alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder”.

At en person selv deler sensitive opplysninger i mediene, innebærer ikke at taushetsplikten vår oppheves automatisk. Vi må uansett være aktsomme når det gjelder opplysninger av sensitiv karakter. Vi må alltid vurdere hvilken skade opplysninger kan medføre for den opplysningen angår. Dersom opplysningene for eksempel vil sette en person i fare, så må vi være tilbakeholden. Der søkeren selv er kilden til at opplysningene er kjent, vil det som regel være mindre grunn til å holde dem tilbake. Dersom opplysningene har blitt kjent på annet måte enn gjennom søkeren, er det større grunn til å være forsiktig.

Det vil alltid være adgang til å gi helt generelle opplysninger, for eksempel om søknadsprosedyrer mv.

Et særlig spørsmål er i hvilken grad vi kan bekrefte opplysninger som søkeren selv har uttalt offentlig. Denne situasjonen ligner på den der søkeren har gitt mediene kopi av vedtaket, se punkt 7.1 over. Tilfellene er likevel forskjellige i den forstand at uttalelser fra søkeren ofte kan fremstille saken annerledes enn det som fremgår av vedtaket. Vi må også se hen til hvilken situasjon opplysningene ble gitt under. Vi må derfor avklare med søkeren eller hans/hennes advokat/fullmektig om vedkommende motsetter seg at utlendingsforvaltningen bekrefter opplysningene. Dersom søkeren uttrykker motvilje mot dette, skal vi som hovedregel ikke bekrefte eller gi ut taushetsbelagte opplysninger fra saken.

Dersom søkeren selv går ut med feilaktige faktiske opplysninger om sin sak, blir spørsmålet om vi kan korrigere disse i media. Dersom søkeren ikke ønsker at utlendingsforvaltningen skal uttale seg, vil det i utgangspunktet ikke være anledning til å utlevere korrigerende taushetsbelagte opplysninger. Taushetsplikten oppheves ikke av at parten selv gir feilaktige opplysninger til mediene. Det kan tenkes unntak, dersom det ikke er snakk om sensitive opplysninger eller utlendingsforvaltningen ikke gir nye og utførlige opplysninger som ikke har kommet frem. I disse tilfellene kan vi vurdere å uttale at de opplysningene som har kommet frem er uriktige eller misvisende, uten å gi nærmere detaljopplysninger.

8. Krav til innsynsbegjæringer – saksbehandlingsrutiner mv.

Henvendelser fra andre forvaltningsorganer om innsyn i taushetsbelagte opplysninger etter forvaltningsloven bør være skriftlige. Kun unntaksvis kan muntlige anmodninger behandles. De skal da sendes skriftlig i ettertid.

Den som anmoder om innsyn bør opplyse om hvilke opplysninger/dokumenter det ønskes innsyn i, og hva som er formålet med å se opplysningene. Dette vil gi bedre grunnlag for å vurdere anmodningen og for å unngå å gi saksinformasjon som det ikke er hjemmel for å utlevere. Som nevnt over, skal det ikke gis innsyn i flere taushetsbelagte opplysninger enn det er behov for. Dersom det for eksempel gis innsyn i opplysninger fra et asylintervju, er det ikke gitt at hele intervjuet skal utleveres. Det må vurderes om deler av dokumentet må unntas/sladdes.

Ved anmodninger om innsyn fra politiet, bør vi be om følgende opplysninger:

  • hva slags lovbrudd utlendingen er mistenkt for
  • hvilken straffebestemmelse som er aktuell
  • en begrunnelse for hvorfor politiet ønsker opplysningene og
  • hvilke opplysninger/dokumenter det er behov for innsyn i.

8.1. Saksbehandlingsrutiner ved utlevering av personopplysninger

Taushetsbelagte personopplysninger skal ikke sendes i ukryptert e-post, jf. tidligere punkt 3.5.5.

E-post som inneholder fødselsnummer skal være utformet slik at nummeret ikke er tilgjengelig for andre enn adressaten. Vi må derfor kryptere e-poster som inneholder personnummer, selv om opplysningen ikke er taushetsbelagt etter forvaltningsloven.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

 

Kontakt: Avdeling for analyse og utvikling, Regelverksenheten

Siste endringer
  • Endret: RS 2010-149 Taushetsplikt om personlige opplysninger i utlendingssaker – forvaltningsloven §§ 13 og 13 b (31.10.2018)

    Rundskrivet er oppdatert med henvisninger til ny straffelov og ny personopplysningslov.

  • Endret: RS 2010-149 Taushetsplikt om personlige opplysninger i utlendingssaker – forvaltningsloven §§13 og 13 b (01.07.2016)

    Fra 1. juni 2015 ble utlendingsloven § 84b endret, slik at utlendingsmyndighetene fikk adgang til å innhente taushetsbelagte opplysninger om beboere på mottak. Denne bestemmelsen omtales nå i punkt 4.2. Videre er det foretatt noen endringer i rundskrivets struktur og språk.

For engelsk versjon, trykk på flagget.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo