Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI rundskriv

RS 2010-155
Dokument-ID : RS 2010-155
Saksnummer : 18/03254-1
Sist endret : 27.07.2018
Dokumentdato : 01.01.2010
Mottakere :

Politimestrene
Politidirektoratet
Politiets utlendingsenhet
Utenriksstasjonene
Alle i UDI

Retningslinjer for verifisering i utlendingssaker


1. Om bakgrunnen for og hensikten med rundskrivet

1.1 Formålet med rundskrivet

1.2 Hvem gjelder disse retningslinjene for?

1.3 Definisjoner

1.4 Regelverk og avtaler

1.5 Andre retningslinjer av betydning for verifiseringsarbeidet

2. Overordnede regler for verifiseringsarbeidet

2.1 Når skal en sak sendes til verifisering?

2.2 Hvordan skal dokumenter i verifiseringssaker sendes mellom ulike instanser?

3. Hvem har ansvar for hva i verifiseringsprosessen?

3.1 Landinfo

3.2 Politiet

3.3 Utlendingsdirektoratet

3.4 Utenriksdepartementet/utenriksstasjonene

4. Hva kan verifiseres?

4.1 Verifisering av generelle forhold

4.2 Verifisering av søkerens språk

4.3 Verifisering av dokumenter i en sak

4.4 Verifisering av slektskap der det ikke foreligger dokumentasjon, eller der dokumenter har lav/ingen notoritet

4.5 Verifisering av alder

4.6 Verifisering av andre opplysninger

5. Fremgangsmåten i saker som skal til verifisering

5.1 Kontakten mellom UDI og utenriksstasjonene

5.2 Hvilken informasjon skal søkeren få?

6. Retningslinjer for verifiseringsarbeidet

6.1 Utenriksstasjonenes oppgaver knyttet til gjennomføringen av verifiseringen

6.1.1 Beskyttelse av opplysninger

6.1.2 Bruk av kilder

6.1.3 Beskyttelse av kildens identitet

6.2 Kriterier for utvelgelse av lokal kilde og kontraktsinngåelse

6.2.1 Kontroll med kildene

6.2.2 Utforming av verifiseringsrapporten

6.2.3 Betaling til utenriksstasjonene i verifiseringssaker

7. Vurdering av opplysninger som er innhentet gjennom verifisering

8. Arbeid i etterkant av verifiseringen

8.1 Saksbehandlere skal sende all relevant informasjon til Landinfo

8.2 Søkeren skal få uttale seg om visse opplysninger

8.2.1 Saksbehandleren må anonymisere visse opplysninger

8.3 Saksbehandleren må synliggjøre vurderingene i merknadene og eventuelt i DUF

8.4 Behandling og lagring av dokumenter

1. Om bakgrunnen for og hensikten med rundskrivet

1.1 Formålet med rundskrivet

Formålet med dette rundskrivet er å gi felles retningslinjer for verifisering av dokumenter og opplysninger i utlendingssaker.

Utlendingsdirektoratet (UDI) mottar søknader hvor det er usikkert om dokumentene i saken er ekte, eller om opplysningene som foreligger i saken, er riktige. I henhold til forvaltningsloven § 17 har forvaltningsorganer en plikt til å opplyse saken så godt som mulig før vedtak treffes. For å undersøke og fastslå riktigheten av dokumenter eller opplysninger som er oppgitt i en sak, har UDI mulighet til å sende saken til verifisering ved norske utenriksstasjoner.

Dette rundskrivet gir retningslinjer om

  • når en sak skal sendes til verifisering
  • ansvarsfordelingen i verifiseringssaker
  • hvilke rutiner som skal følges i verifiseringssaker
  • sentrale kriterier i verifiseringsarbeidet
  • vurdering og vektlegging av verifiseringsrapporter

Retningslinjene vil i liten grad komme inn på verifisering av språk, alder og slektskap, ettersom disse rutinene reguleres av andre rundskriv, se punkt 1.3.

1.2 Hvem gjelder disse retningslinjene for?

Disse retningslinjene gjelder for UDI og norske utenriksstasjoner.

1.3 Definisjoner

  • Verifisering betyr i dette rundskrivet prosessen hvor man undersøker og forsøker å fastslå riktigheten av oppgitte opplysninger.
  • Faktiske opplysninger betyr i dette rundskrivet opplysninger gitt i tilknytning til en sak, for eksempel navn på en skole eller et fengsel.
  • Et ekte dokument (dokuments ekthet) betyr i dette rundskrivet at dokumentet er utstedt av riktig myndighet på riktig måte. Det at et dokument vurderes som ekte, betyr ikke at dokumentets innhold nødvendigvis er riktig.
  • Dokumentets notoritet betyr i dette rundskrivet at dokumentet er utstedt på grunnlag av korrekte opplysninger.
  • Kilde brukes i dette rundskrivet om de personene eller organisasjonene som utenriksstasjonen benytter i arbeidet med å innhente opplysninger i en verifiseringssak.
  • Behandlingsansvarlig og databehandler brukes i dette rundskrivet i tråd med lov om behandling av personopplysninger.

1.4 Regelverk og avtaler

Innholdet i dette rundskrivet reguleres av utlendingsloven og utlendingsforskriften og bestemmelser i personopplysningsloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Brukeren av dette rundskrivet må gjøre seg kjent med de aktuelle bestemmelsene i dette rammeverket.

Rollefordeling og ansvar i forbindelse med behandling av personopplysninger reguleres videre i Avtale mellom Utenriksdepartementet (UD) og UDI om behandling av personopplysninger som trådte i kraft 16. oktober 2008. Denne avtalen omhandler blant annet taushetsplikt og krav til informasjonssikkerhet – sikring av konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.

1.5 Andre retningslinjer av betydning for verifiseringsarbeidet

  • RS 2010-035: Retningslinjer for DNA-analyse i forbindelse med søknad om oppholdstillatelse i familiegjenforeningsøyemed
  • RS 2014-010: Partsinnsyn – partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17 - 21
  • RS 2006-026: Huskeliste for kvalitet i saksbehandlingen
  • RS 2012-009: Registrering, vurdering og endring av identitetsopplysninger i saker etter utlendingsloven

2. Overordnede regler for verifiseringsarbeidet

2.1 Når skal en sak sendes til verifisering?

Enhetslederen beslutter om en sak skal sendes til verifisering, hvis det ikke foreligger andre retningslinjer i enheten.

Følgende kriterier må være oppfylt for at UDI skal sende en sak til verifisering:

  • Resultatet av verifiseringen må kunne få en avgjørende betydning for utfallet av saken. Øvrige vilkår for å få en tillatelse må derfor være oppfylt.
  • Det må foreligge berettiget tvil om de oppgitte saksopplysningene. Unntak kan gjøres i saker der UDI mener at det foreligger andre tungtveiende hensyn.
  • Det må i utgangspunktet være mulig å verifisere dokumentene/saksopplysningene. Det forutsetter at dokumentsituasjonen i det gjeldende landet er slik at det vil være mulig å verifisere ektheten av dokumentet og/eller at det vil være mulig å verifisere dokumentets notoritet.

Eksempler på saker der verfisering er aktuelt

Saksbehandleren skal for eksempel vurdere å verifisere saksopplysningene i saker der det

  • er berettiget tvil om hvorvidt de opplysningene som er gitt er riktige, og alle dokumenter er fremskaffet i forbindelse med søknaden
  • er avvik i dokumentets form, for eksempel der stempelet ikke stemmer overens med UDIs kunnskap og informasjon i dokumentdatabaser som DISCS
  • er kommet nye opplysninger i saken etter at vedtak er fattet – det kan for eksempel være positive treff i Eurodac eller ved andre Dublin-søk, eller det kan være at søkeren har fremlagt pass med nye opplysninger om identiteten sin (jf. RS 2012-009) – og verifisering kan dermed bli aktuelt i forbindelse med vurderingen av en ny tillatelse, eller ved vurderingen av tilbakekall av en tillatelse
  • dreier seg om asyl, og hvor konkrete opplysninger utgjør en sentral del av søkerens asylanførsler – for eksempel opplysninger om en bestemt hendelse i hjemlandet eller opplysninger om medlemskap i en organisasjon

2.2 Hvordan skal dokumenter i verifiseringssaker sendes mellom ulike instanser?

Dokumenter i saker som skal til utenriksstasjonene for verifisering, og dokumenter i saker som har blitt verifisert ved utenriksstasjonene, skal sendes enten via kurerpost eller via sikre elektroniske linjer. Slike dokumenter skal ikke sendes via faks, siden linjene ikke er sikre.

Når det skal vurderes hvorvidt dokumenter skal sendes via kurerpost eller via sikre elektroniske linjer, må saksbehandleren i UDI og saksbehandleren ved utenriksstasjonen ta stilling til om opplysningene er taushetsbelagte og sensitive, jf. personopplysningsloven og IM 2008-029 (instruks for personvern, IKT og sikkerhet) med vedlegg. Inneholder forespørselen eller svaret sensitive opplysninger, skal kurerpost benyttes.

Enhver skriftlig kontakt mellom UDI og utenriksstasjonene i verifiseringssaker bør skje i en form som er egnet for partsoffentlighet.

3. Hvem har ansvar for hva i verifiseringsprosessen?

3.1 Landinfof

Utlendingsforvaltningens fagenhet for landinformasjon (Landinfo) skal stå for den generelle informasjonsinnhentingen. Verifisering av forhold som er knyttet til en enkelt søker/klager, faller utenfor enhetens mandat.

3.2 Politiet

Politiets utlendingsenhet har det nasjonale ansvaret for identitetsfastsettelse i asylsaker og skal bistå politidistriktene med identitetsundersøkelser i utlendingssaker. Politidistriktene er ansvarlige for identitetsarbeidet i egne saker.

3.3 Utlendingsdirektoratet

UDI er i henhold til personopplysningsloven behandlingsansvarlig for verifiseringsoppdrag og dermed også ansvarlig for at oppdragene blir utført på en forsvarlig måte og innen de rettslige rammebetingelsene som gjelder til enhver tid. Dette ansvaret ivaretas i stor grad gjennom avtaler med UD og gjennom ulike rundskriv, som dette og andre relevante rundskriv som er nevnt i punkt 1.3. UDI tar videre stilling til om opplysninger i en enkelt sak skal verifiseres, og om en sak skal sendes til utenriksstasjonen eller andre samarbeidspartnere for verifisering. UDI har videre ansvar for å vurdere opplysningene som har kommet frem gjennom verifisering.

3.4 Utenriksdepartementet/utenriksstasjonene

I de fleste saker er det utenriksstasjonene som verifiserer dokumenter og faktiske opplysninger i oppholdslandet. Utenriksstasjonene er også den instansen som vurderer om det skal benyttes andre personer eller organisasjoner (kilder) til å innhente opplysninger, og den instansen som er ansvarlig for kontakten med slike kilder. UD og utenriksstasjonene er ansvarlige for at verifiseringen skjer på en forsvarlig måte og til enhver tid innenfor de føringene som gis i avtaler og gjennom dette rundskrivet og andre rundskriv.

4. Hva kan verifiseres?

4.1 Verifisering av generelle forhold

Landinfo og utenriksstasjonen innhenter informasjon om generelle forhold. Det kan for eksempel dreie seg om opplysninger om forholdene i et spesifikt fengsel eller barnehjem, situasjonen i hjemlandet for bestemte grupper eller helsetilbud i det aktuelle landet. Det kan også dreie seg om opplysninger om formelle lover, regler og sedvaner og dessuten unntak fra disse. Her kan det blant annet dreie seg om ekteskapstradisjoner og ordninger med foster- og adoptivbarn.

4.2 Verifisering av søkerens språk

En språktest gjennomføres for å verifisere at søkeren snakker det språket eller den dialekten hun eller han har oppgitt, og for på den måten undersøke om søkeren har den geografiske tilhørigheten eller nasjonaliteten hun eller han har oppgitt.

I henhold til utlendingsforskriften § 17-7 første ledd bokstav h, jf. utlendingsloven § 83, kan utlendingsmyndighetene pålegge utlendingen å delta i språktest.

Politiet vurderer om det skal gjennomføres en språktest og en analyse av denne før saken sendes til UDI, jf. RS 2012-009 punkt 6.2.

Når saken er sendt til UDI, må saksbehandleren vurdere om det er nødvendig å gjennomføre en språktest av søkeren. Enhetslederen er den som skal avgjøre om en slik språktest skal gjennomføres eller ikke, hvis det ikke foreligger andre retningslinjer i enheten.

4.3 Verifisering av dokumenter i en sak

Det å verifisere ektheten av et dokumentet og det å verifisere et dokuments notoritet (innhold) er to forskjellige ting.

Når det gjelder ektheten av et dokument, vil det være en del tilgjengelig informasjon på Landinfos hjemmesider og i de ulike avdelingene/enhetene om hvordan et korrekt utstedt dokument skal se ut. Når det gjelder spørsmål om ektheten av et pass eller et reisedokument, kan Kripos kontaktes. Deretter kan det være aktuelt å sende dokumentet til en utenriksstasjon for verifisering.

Dersom det aktuelle landet har gode rutiner for å sjekke opplysninger for de dokumentene som leveres inn og registreres i landets offisielle registre (god notoritet), vil det være tilstrekkelig at den aktuelle utenriksstasjonen sjekker et dokument opp mot disse registrene. I de tilfellene der det ikke er mulig å bruke landets offisielle registre, kan utenriksstasjonen bruke andre metoder for å få bekreftet innholdet i et dokument, som naboundersøkelser, søk i andre typer registre eller liknende.

Det vises her til retningslinjer for verifiseringsarbeidet gitt i punkt 6.1.

I Landinfos «Landdatabase» ligger det notater om dokumentsituasjonen og dokumenters notoritet for flere land og landområder. Hvis det ikke eksisterer dokumentnotater, kan den aktuelle landrådgiveren kontaktes.

Eksempler på dokumenter som er aktuelle for verifisering er:

  • dokumenter om en persons identitet, RS 2012-009 pkt. 4.1
  • juridiske dokumenter, som for eksempel vigselsattest eller skilsmisseattest, dokumenter som bekrefter adopsjon, eller dokumenter som bekrefter at søkeren er fosterbarn
  • rettsdokumenter, som dommer eller innkalling til rettsmøte

4.4 Verifisering av slektskap der det ikke foreligger dokumentasjon, eller der dokumenter har lav/ingen notoritet

For søkere fra enkelte land er det ikke mulig å fremlegge dokumentasjon på slektskap. Det gjelder borgere av land der det per i dag ikke finnes en fungerende sentralmyndighet, og/eller der nasjonale registre kan ha blitt ødelagt i konfliktperioder. I andre land er dokumentsituasjonen slik at fremlagte dokumenter ikke har noen notoritet. UDI vil i slike saker vurdere om det skal tilbys en DNA-test for å kunne bekrefte slektskapet.

I henhold til utlendingsloven § 87 kan søkeren og referansepersonen bes om å avlegge en DNA-test. RS 2010-035 gir retningslinjer for hvordan DNA-analyse skal gjennomføres i forbindelse med oppholdstillatelse i familiegjenforeningsøyemed.

4.5 Verifisering av alder

Aldersundersøkelser kan brukes for å verifisere om den alderen som en person har oppgitt, er korrekt. En aldersundersøkelse vil være aktuelt når asylsøkere uten familie oppgir å være under 18 år og det ikke er fremlagt tilfredsstillende dokumentasjon. Det kan også være aktuelt ved søknad om andre typer oppholdstillatelser, for eksempel der det er tvil om at søkeren faller inn under kategorien barn, jf. utlendingsloven § 42, jf. § 50, og der alderen er avgjørende for søknaden. Det kan også være aktuelt i søknader om oppholdstillatelse der man betviler at søkeren er voksen, for eksempel i forbindelse med nyetablerte ekteskap.

En søker kan bes om å la seg undersøke for å klargjøre alderen i henhold til utlendingsloven § 88. RS 2010-183 gir retningslinjer for aldersundersøkelser av enslige mindreårige asylsøkere.

4.6 Verifisering av andre opplysninger

Både i oppholdssaker og i asylsaker kan det foreligge konkrete opplysninger som det er mulig å verifisere. Når det gjelder retningslinjer for verifiseringsarbeidet i disse sakene, viser vi til punkt 6 i dette rundskrivet. Verifiseringsarbeidet må videre utføres med sensitivitet overfor landets regler og kultur, og fremgangsmåten vil derfor variere fra land til land.

I noen saker vil det være av avgjørende betydning for utfallet av saken om søkeren har omsorgspersoner på kjent sted i hjemlandet eller i et annet land. Det kan i slike saker være aktuelt å verifisere opplysningene som er gitt om omsorgspersoner. Det gjelder for eksempel i saker der man ønsker å returnere en enslig mindreårig asylsøker (EMA) til hjemlandet, eller der det søkes om tillatelse etter utlendingsforskriften § 9-7 første ledd bokstav d som helsøsken.

Andre opplysninger som kan verifiseres, er opplysninger gitt i tilknytning til asylgrunnlaget i en asylsak. Det kan for eksempel være opplysninger om medlemskap i et politisk parti, bosted eller yrke, eller det kan være opplysninger om hvorvidt vedkommende var student på et universitet.

5. Fremgangsmåten i saker som skal til verifisering

5.1 Kontakten mellom UDI og utenriksstasjonene

Opplysninger i utlendingssaker kan verifiseres gjennom norske utenriksstasjoner. Verifisering skal ikke foretas hvis det vil være i strid med lovgivningen i landet der verifiseringen skal gjøres.

Slik skal UDI gå frem i kontakten med utenriksstasjonen:

  • Hovedregelen er at UDI sender en anmodning om verifisering til utenriksstasjonen i det landet hvor verifiseringen skal gjennomføres, eller til nærmeste utenriksstasjon som gjennomfører verifiseringer i et bestemt opprinnelsesland. Utenriksstasjonene har et ansvar som saksforberedende organ etter utlendingsforskriften § 10-2, jf. § 10-6, og enkelte utenriksstasjoner verifiserer rutinemessig opplysninger i søknader fremmet ved utenriksstasjonen. Adgangen til å bestille verifisering fra utenriksstasjoner må utledes av forvaltningslovens utredningsplikt, jf. forvaltningsloven § 17 og utlendingsforskriften § 10-6, jf. § 10-2.

  • I de tilfellene der utenriksstasjonen har en fast stedlig spesialutsending for utlendingssaker (spesialutsending), bør anmodningen rettes direkte til den utenriksstasjonen saken skal til. Skal saken sendes til en utenriksstasjon der spesialutsendingen er ambulerende, bør det undersøkes om vedkommende er i Norge eller ved utenriksstasjonen. Er spesialutsendingen i Norge, skal det avklares om han eller hun fkan ta med seg sakene på neste reise, eller om sakene fortløpende skal sendes til UD ved spesialutsendingen.

  • Kun opplysninger som er relevante for verifiseringen, skal tas med i anmodningen. En verifiseringsanmodning bør være presist utformet med sikte på å få frem relevant og ønsket informasjon. I tilfeller hvor det er behov for å verifisere dokumenter som inneholder opplysninger om personer som ikke er relevante for saken, bør disse anonymiseres.

  • For å sikre en mest mulig lik praksis ved oversendelse av saker, skal standardmalen for verifiseringer benyttes. (Se vedlegget til dette rundskrivet.) Malen er generell og kan tilpasses av den enkelte slik at all informasjon som er nødvendig, kan tas med.

  • Det skal presiseres i oversendelsesbrevet til utenriksstasjonen at opplysninger som kan røpe at personen er asylsøker i Norge, ikke skal gis til landets myndigheter. Det skal kun tas kontakt med hjemlandets myndigheter dersom det er åpenbart at det ikke vil være til skade for søkeren. I saker hvor søkeren ikke oppgir forhold knyttet til hjemlandets myndigheter, men hvor det vil være uheldig for søkerens sikkerhet at uvedkommende får opplysninger om søkeren, skal det presiseres overfor utenriksstasjonen at det er viktig at opplysninger om at vedkommende er asylsøker i Norge, ikke tilfaller uvedkommende. Eksempler på uvedkommende er en klan, en krigsherre, en annen nasjonal eller religiøs gruppe i hjemlandet eller familiemedlemmer.

  • I oversendelsesbrevet skal det også presiseres om UDI ønsker en tilbakemelding fra utenriksstasjonen på at anmodningen om verifisering er mottatt, og om UDI ønsker en tilbakemelding på hvor lang tid det antas at verifiseringsprosessen vil ta. Hvis det allerede er en frist for når tilbakemeldingen må foreligge, må denne spesifiseres. Videre bør det anmodes om tilbakemelding hvis utenriksstasjonene har en annen vurdering enn UDI om mulighetene for å få et konkret svar gjennom en verifisering.

  • Oversendelsesbrevet skal videre inneholde bestillerreferanse og informasjon om kostnadssted i UDI. I forkant av oversendelsen må saksbehandleren i UDI avklare i linjen hvilken enhet eller hvilket område i UDI som skal betale for utgiftene utenriksstasjonene vil få i forbindelse med verifiseringen. Kostnadssted spesifiseres i oversendelsesbrevet / standardmalen for oversendelse til utenriksstasjonen.

  • Som en hovedregel bør det sendes ut kopier av dokumentene som skal til verifisering. Et tap av dokumenter kan få store konsekvenser fordi disse kan være uerstattelige for søkeren. Originaldokumenter kan unntaksvis sendes ut i tilfeller der disse er helt nødvendige for å få gjennomført verifiseringen.

Når en verifiseringsanmodning sendes ut, skal den registreres som en KORU i DUF.

5.2 Hvilken informasjon skal søkeren få?

I mange tilfeller vil verifiseringen ta noe tid, og det kan bidra til at saksbehandlingstiden vil være lengre i saker der verifisering er nødvendig, enn i andre saker. I de tilfellene der søkeren tar kontakt og vil ha opplysninger om når saken er ferdig, bør vi som en hovedregel opplyse søkeren om at saken er til verifisering.

I de tilfellene der det er fare for at søkeren kan påvirke resultatet av verifiseringen hvis han eller hun får opplysninger om at en verifisering vil bli gjennomført, bør det gjøres unntak fra denne hovedregelen. Det samme kan gjelde for bestemte sakstyper der UDI har kjennskap til at søkerne i stor grad vil forsøke å påvirke resultatet.

Det er opp til de ulike enhetene i UDI å vurdere om det skal gjøres unntak fra opplysningsplikten, for eksempel for bestemte sakstyper.

6. Retningslinjer for verifiseringsarbeidet

Hvem avgjør om verifiseringen skal gjennomføres?

En beslutning om hvorvidt verifisering skal gjennomføres eller ikke, skal forankres hos stasjonssjefen ved utenriksstasjonen.

I enkelte tilfeller kan UDI selv vurdere på nytt om saken skal verifiseres. Hvis UDI mener at verifiseringen uansett bør gjennomføres, skal UD konsulteres.

6.1 Utenriksstasjonenes oppgaver knyttet til gjennomføringen av verifiseringen

Når en utenriksstasjon får en henvendelse om verifisering, skal utenriksstasjonen gjøre følgende:

  • Utenriksstasjonen må vurdere om det er mulig å gjennomføre verifiseringsoppgavene innen den angitte tidsfristen. Hvis fristen er for kort, må utenriksstasjonen umiddelbart gi en tilbakemelding på den anviste e-postadressen til UDI om når et svar kan forventes.. E-postadressen til den ansvarlige enheten/saksbehandleren skal stå på oversendelsesbrevet/standardmalen. En slik tilbakemelding er viktig blant annet for å kunne gi søkeren best mulig informasjon om sakens behandlingstid.

  • Når en utenriksstasjon får en anmodning om ekthetsvurdering av et dokument, skal stasjonen vurdere om den har mulighet til å uttale seg om dokumentet på bakgrunn av forhåndskjennskap til denne typen dokumenter, eller om den har mulighet til å gjennomføre ekthetsvurderingen på egen hånd. Tilsvarende skal utenriksstasjonen vurdere om den har mulighet til å verifisere faktiske opplysninger som har fremkommet i tilknytning til en sak. Hvis utenriksstasjonen ikke kan gjennomføre verifiseringene på egen hånd, skal det vurderes å bruke andre personer eller organisasjoner (kilder) til å innhente opplysninger. Med kilder forstås i dette rundskrivet personer som utenriksstasjonene engasjerer for å gjennomføre verifiseringer på deres vegne. Personer som brukes av utenriksstasjonenes kilder i deres verifiseringsarbeid, betegnes som underkilder i dette rundskrivet.

  • Hvis utenriksstasjonen mener at vurderingen av et dokument eller verifiseringen av faktiske opplysninger ikke kan gjennomføres på en forsvarlig måte med tanke på beskyttelse av søkerns eller kildens sikkerhet, skal utenriksstasjonen returnere saken til UDI sammen med en redegjørelse for hvorfor verifiseringene ikke kan gjennomføres. Det samme gjelder der utenriksstasjonen mener at verifisering ikke kan foretas fordi det vil være i strid med vertslandets regler, eller at verifisering vil være i strid med diplomatisk eller konsulær praksis på stedet.

6.1.1 Beskyttelse av opplysninger

I alle saker hvor søkeren gir uttrykk for et beskyttelsesbehov, eller hvor det kan oppstå et beskyttelsesbehov, må utenriksstasjonen være veldig varsom når det gjelder verifisering. Opplysninger som kan avsløre at en person er asylsøker i Norge, eller som på annen måte kan knytte vedkommende til en asylsak, må ikke tilfalle hjemlandets myndigheter eller uvedkommende, som organisasjoner, grupper eller personer som ifølge opplysninger fra søkeren forfølger vedkommende. Utenriksstasjonen skal bare kontakte hjemlandets myndigheter i tilfeller der det er åpenbart at det ikke vil være til skade for søkeren. En eventuell kontakt med hjemlandets myndigheter må derfor vurderes konkret ut fra situasjonen i hvert enkelt land.

Utenriksstasjonen må i de konkrete sakene uttrykkelig instruere kildene sine om at opplysninger som kan avsløre at en person er asylsøker i Norge (en tidligere asylsøkers identitet eller en person hvor det kan oppstå et beskyttelsesbehov), ikke kan gis til hjemlandets myndigheter eller uvedkommende.

6.1.2 Bruk av kilder

Den lokale kilden må ikke henvende seg til hjemlandets myndigheter med mindre henvendelsen kan skje på en måte som utelukker at opplysninger som kan avsløre at en person er asylsøker, blir gitt videre.

Hvis kilden i forbindelse med sine undersøkelser vil henvende seg til hjemlandets myndighet eller konsultere et offentlig eller et for advokater tilgjengelig offisielt register i forbindelse med ekthetsvurderingen, skal kilden opplyse utenriksstasjonen om hvordan han eller hun har tenkt til å gjennomføre denne undersøkelsen uten å bryte taushetsplikten.

Utenriksstasjonen skal instruere kildene sine om at alle ekthetsvurderinger/vurderinger skal være begrunnede. I begrunnelsen kan det for eksempel henvises til at papirtypen svarer til / avviker fra normalen, at det er / ikke er brukt riktig skjema, at brevhode er korrekt/ ikke korrekt, at journalnummer stemmer med saksinnholdet / refererer til en annen sak, at paragrafhenvisninger stemmer med / ikke er relevante for saken, eller at språket er / ikke er korrekt for dokumenttypen.

Utenriksstasjonen skal også presisere i oversendelsen om en kilde kan siteres ved navn/organisasjon med videre.

6.1.3 Beskyttelse av kildens identitet

Utenriksstasjonen må være oppmerksom på mulige sikkerhetsrisikoer for kilden.

Avsløring av en lokal kildes identitet kan medføre at kilden utsettes for represalier fra hjemlandets myndigheter. Kjennskap til kildens identitet vil også kunne føre til at søkeren eller andre vil forsøke å påvirke kildens arbeid i en konkret sak eller utsette kilden for represalier.

Av hensyn til beskyttelse av kilden skal enhver henvendelse til kilden skje på en slik måte at oppmerksomheten til hjemlandets myndigheter ikke henledes på kilden.

6.2 Kriterier for utvelgelse av lokal kilde og kontraktsinngåelse

Utenriksstasjonen skal vurdere om det – sett hen til de generelle forholdene i oppholdslandet – er forsvarlig å bruke lokale kilder til verifiseringsoppgaver. Utenriksstasjonen kan benytte seg av Landinfos ekspertise i denne vurderingen. Ved utvelgelsen av en kilde skal det blant annet vurderes

a) om kilden er medlem av lokale eller internasjonale humanitære organisasjoner og/eller aktivt engasjert i arbeid for å fremme menneskerettigheter eller rettigheter for etniske, politiske eller religiøse minoriteter, med videre

b) om kilden utfører tilsvarende eller liknende oppgaver for andre lands utenriksstasjoner og/eller internasjonale humanitære organisasjoner, og hvilke erfaringer disse har med kildens arbeid

c) om kilden på egen hånd vil kunne gjennomføre en ekthetsvurdering, eller om det er nødvendig å involvere samarbeidspartnere (underkilder) som derved vil få kjennskap til opplysningene i saken

d) om kilden, på egen hånd, har adgang til å konsultere offentlige registre uten å måtte oppgi en grunn eller gi videre opplysninger om den personen undersøkelsen gjelder

e) hva slags mulighet kilden har for å oppbevare og beskytte opplysningene i en sak mens dokumentene er i kildens varetekt – for eksempel om det er en risiko for at kilden på grunn av politisk engasjement kan være utsatt for ransakinger av oppholdslandets myndigheter, slik at dokumentene vil kunne komme i myndighetenes besittelse

f) om kildens etniske, politiske og religiøse tilhørighet eller bakgrunn gir grunn til å tvile på kildens objektivitet og uavhengighet – for eksempel som følge av andre motsetnings- eller tilknytningsforhold til grupper av personer hvis dokumenter/opplysninger skal verifiseres

På bakgrunn av punktene over skal utenriksstasjonen gjennomføre en skriftlig vurdering av kilden, og inngå en skriftlig kontrakt med en lokal kilde. Utenriksstasjonen bør tilby denne kilden å oppbevare kontrakten på utenriksstasjonen hvis det er fare for ransaking eller avsløring av kildens relasjon til utenriksstasjonen.

Utenriksstasjonen skal vurdere konsekvensene av å bruke utenriksstasjonens egen advokatforbindelse som kilde / til å innhente informasjon i asylsaker. Som utgangspunkt bør ikke egen advokat brukes til å utføre slike verifiseringsoppdrag fordi det kan medføre en sammenblanding av roller. Det stilles bestemte krav til personer som skal gjennomføre verifiseringsoppdrag, og det skal føres kontroll med kildene.

Utenriksstasjonen skal informere kilden om kravene til uavhengighet og objektivitet og kravet om å holde personlige og fortrolige opplysninger om de berørte personene hemmelig. Kilden skal erklære at han eller hun er innforstått med disse kravene og den pålagte taushetsplikten.Dette kan skje ved at kilden signerer en taushetserklæring.

Hvis kilden bruker underkilder, skal utenriksstasjonen forsikre seg om at det skjer i overensstemmelse med kravene om pålitelighet, objektivitet, uavhengighet og fortrolighet.

6.2.1 Kontroll med kildene

Utenriksstasjonene skal til enhver tid påse at de kildene de bruker, oppfyller kravene om pålitelighet, objektivitet, uavhengighet og fortrolighet.

Utenriksstasjonene bør med regelmessige mellomrom kontrollere kildenes arbeid. Måten kildene kontrolleres på, vil avhenge av verifiseringens art og hensynet til at spredning av opplysninger om enkeltpersoner bør unngås. Verifiseringer av generelle opplysninger kan for eksempel skje vet at oppgaven regelmessig presenteres for to utvalgte kilder, for på denne måten å kontrollere kildens arbeid.

Samarbeidet mellom utenriksstasjonen eller utlendingsmyndighetene og en kilde opphører øyeblikkelig hvis det oppstår mistanke om at kilden ikke lenger oppfyller kravene til pålitelighet, objektivitet, fortrolighet og uavhengighet, eller hvis det oppstår mistanke om at kilden har brutt taushetsplikten og kan ha avslørt en persons identitet for uvedkommende. Dokumenter må i så fall tilbakekalles fra kilden.

6.2.2 Utforming av verifiseringsrapporten

Utenriksstasjonen skal i verifiseringsrapporten informere om hvordan verifiseringen er gjennomført.

Det skal videre fremgå av rapporten hvordan utenriksstasjonen vurderer kildens troverdighet og kildens forutsetning for å uttale seg – det gjelder både faste kilder og sporadiske kilder. Enhver tvil må komme frem i vurderingen.

Utenriksstasjonen skal også vurdere gyldigheten av opplysningene som er verifisert.

6.2.3 Betaling til utenriksstasjonene i verifiseringssaker

Utenriksstasjonene skal avtale med UDI hvorvidt betaling skal skje per sak, etter et bestemt antall saker, regelmessig eller når et bestemt beløp er overskredet.

7. Vurdering av opplysninger som er innhentet gjennom verifisering

UDIs saksbehandlere må ha en kildekritisk tilnærming til opplysninger som kan få betydning for utfallet i en sak. Det gjelder også verifiseringer og andre opplysninger innhentet via utenriksstasjoner. Denne kildekritiske tilnærmingen er særlig viktig der tilbakemeldinger til UDI fra kilder i utlandet kun er videreformidlet av utenriksstasjonen/spesialutsendingen uten noen vurdering av kildens troverdighet og/eller av opplysningenes gyldighet.

Generell informasjon innhentet fra utenriksstasjonene kan legges til grunn etter at Landinfo har kvalitetssikret den.

8. Arbeid i etterkant av verifiseringen

8.1 Saksbehandlere skal sende all relevant informasjon til Landinfo

Det er saksbehandleren i UDI som er ansvarlig for at informasjon som kan være av interesse for andre enheter eller avdelinger og/eller Landinfo, sendes til Landinfo. Det kan dreie seg om rapporter fra en spesialutsending for utlendingssaker som en saksbehandler eller en enhet har innhentet, eller det kan dreie seg om generelle opplysninger som kan komme frem i enkeltsaker. Hvis saksbehandleren er i tvil om hvorvidt noe bør eller skal sendes til Landinfo, skal han eller hun konsultere Landinfo.

8.2 Søkeren skal få uttale seg om visse opplysninger

UDI skal skal uoppfordret legge frem verifiseringsrapporter for søkeren slik at han eller hun kan uttale seg om dem dersom opplysningene er av vesentlig betydning for sakens utfall, jf. utrednings- og informasjonsplikten i forvaltningsloven § 17. For en nærmere redegjørelse for opplysningsplikten etter forvaltningsloven § 17 andre og tredje ledd, se RS 2014-010 punkt 8.

I asylsaker hvor søkeren ikke er representert av en advokat før Utlendingsdirektoratet fatter vedtak, har det regionkontoret søkeren er tilknyttet, et ansvar for å formidle kontakten mellom søkeren og saksbehandleren i Asylavdelingen. Ved verifisering skal videreformidlingen skje i tråd med retningslinjene som er nevnt over. Hvis asylsøkeren ikke har fått tildelt advokat, sendes rapporten til det regionkontoret asylsøkeren er tilknyttet. Ellers sendes rapporten til søkerens advokat. Hvis søkeren ikke er asylsøker og ikke har advokat, sendes rapporten direkte til søkeren.

8.2.1 Saksbehandleren må anonymisere visse opplysninger

Saksbehandleren må i utgangspunktet anonymisere opplysninger om tredjepersoner i verifiseringsrapporten før rapporten sendes ut, jf. forvaltningsloven § 19 andre ledd bokstav b.

Det kan imidlertid dukke opp tilfeller hvor en anonymisering av verifiseringsrapporten ikke anses for å være nødvendig. Det kan for eksempel tenkes at man ønsker å henvise til navngitte kilder for å underbygge en avgjørelse. Saksbehandleren må derfor vurdere nødvendigheten av anonymiseringen individuelt i hver enkelt sak med mindre det foreligger særskilte retningslinjer for anonymisering i forbindelse med verifiseringer i enheten.

En verifikasjonsrapport skal anonymiseres på en slik måte at det ikke blir kjent hvem som har gjennomført verifiseringen eller vært brukt som kilde, enten det dreier seg om en lokal organisasjon eller enkeltperson(er). Rapporten skal anonymiseres dersom navnet er oppgitt, men også dersom forholdet kan avdekkes gjennom opplysningene i rapporten. Rapporten må dessuten anonymiseres hvis noens liv eller helse kan bli satt i fare ved at opplysninger blir kjent for søkeren eller andre. Anonymiseringen skjer ved at man sladder de aktuelle navnene eller opplysningene og overlater en kopi av det anonymiserte eksemplaret til søkeren. Se RS 2014-010 punkt 5 for en nærmere redegjørelse av unntak fra innsynsretten.

Søkeren skal informeres om hvorfor opplysningene er sladdet. Det skal gjøres på en måte som ikke står i strid med formålet med anonymiseringen.

Hvis noen ber om å få oppgitt navn eller opplysninger som er anonymiserte, må det vurderes nøye om bestemmelsene om unntak fra innsynsretten gir grunnlag for fortsatt å holde navnet eller opplysningene tilbake. Aktuelle hjemler kan være forvaltningsloven § 19 første ledd d og andre ledd bokstav b. For en nærmere redegjørelse om partsinnsyn, se RS 2014-010: Partsinnsyn – partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17 til 21.

Alle avslag på spørsmål om å få oppgitt anomymiserte opplysninger, skal gis skriftlig. Søkeren skal gjøres oppmerksom på bestemmelsen som ligger til grunn for avslaget, og orienteres om klageretten, se forvaltningsloven § 21.

8.3 Saksbehandleren må synliggjøre vurderingene i merknadene og eventuelt i DUF

I saker hvor verifisering har vært aktuelt, skal det stå i merknadene i saken om verifisering har blitt vurdert, om verifisering har blitt gjennomført, og eventuelt hvorfor saken ikke har blitt sendt til verifisering. Dette er opplysninger som kan være viktige med tanke på en fremtidig klage eller fremtidige søknader om bosettingstillatelse eller statsborgerskap. Saksbehandleren bør vurdere om disse opplysningene skal skrives i et notat og dokumentføres i saken slik at de gjøres tilgjengelige også for politiet i fremtidige saker, som for eksempel fornyelse av tillatelsen og søknad om bosettingstillatelse.

I alle saker (unntatt visumsaker) hvor det er gjennomført verifisering av fremlagt dokumentasjon på identitet, skal dette i etterkant registreres i DUF i arbeidsprosessen ”Bestem vedtak”, jf. vedlegg til RS 2012-009 kapittel 4.

8.4 Behandling og lagring av dokumenter

Det vises til punktet Lagring og oppbevaring av dokumenter i Instruks for personvern, IKT og sikkerhet (IM 2008-029).

En kopi av verifiseringsanmodningen skal dokumentføres i saken. Saksbehandleren i UDI skal videre legge en kopi av verifiseringsrapporten i 0-dok i saken. Ved innsynsbegjæringer må saksbehandleren vurdere hvorvidt opplysninger i dokumentene må anonymiseres, jf. forvaltningsloven §§ 18 og 19.

Graderte dokumenter etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen følger egne regler for produksjon og lagring, jf. IM 2010-037: Behandling av skjermingsverdig – sikkerhetsgradert informasjon etter sikkerhetsloven.

Frode Mortensen
avdelingsdirektør

Tor-Magne Hovland
underdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen

Siste endringer
  • Endret: RS 2010-155 Retningslinjer for verifisering i utlendingssaker (27.07.2018)

    Henvisning til opphevet rundskriv er fjernet. Innholdet er uendret.

  • Endret: RS 2010-155 Verification in immigration cases (12.10.2012)

    Due to organizational changes in the Asylum Department, modifications have been made to chapter 8.2 second paragraph. The second and fourth sentence have been deleted.

  • Endret: RS 2010-155 Retningslinjer for verifisering i utlendingssaker (11.10.2012)

    Rundskrivets punkt 8.2 andre avsnitt er endret ved at henvisningene til Koordineringsenheten er fjernet.

  • Endret: RS 2010-155 Retningslinjer for verifisering i utlendingssaker (14.09.2012)

    Rundskrivet om verifisering i utlendingssaker har fått en klarspråklig revidering. Det er ingen praktiske endringer i retningslinjen. I punkt 2.2 "Hvordan skal dokumenter i verifiseringssaker sendes mellom ulike instanser" er imidlertid formuleringen "sikre e-postlinjer" endret til "sikre elektroniske linjer", for å vise at systemene DUF/Norvis brukes til oversendelse. Den engelske versjonen av rundskrivet er ikke endret.

For engelsk versjon, trykk på flagget.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo