Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI rundskriv

RS 2010-164
Dokument-ID : RS 2010-164
Saksnummer : 09/2120-24
Sist endret : 09.02.2015
Dokumentdato : 05.04.2010
Mottakere :

Politimestrene
Sysselmannen på Svalbard
Utenriksstasjonene
Utenriksdepartementet
Justisdepartementet ved Polaravdelingen

Bruk av visumetiketten, jf. utlendingsforskriften § 3-15 tredje ledd første punktum

1. Innledning

Formålet med rundskrivet er å gi veiledning til visumutstedende myndigheter, det vil si utenriksstasjonene, politiet og Sysselmannen på Svalbard, om bruk av visumetiketten. Rundskrivet utgjør et supplement til retningslinjene i Europaparlaments- og rådsforordning nr. 810 av 13. juli 2009 om innføring av fellesskapsregler for visum – visumforordningen, med vedlegg og tilhørende håndbøker.

Visumhåndbøkene heter ”Handbook for the processing of visa applications and the modification of issued visas”, heretter kalt Visumhåndbok 1, og “Handbook for consular organisation and local Schengen cooperation”, heretter kalt Visumhåndbok 2.

Utstedende myndigheter skal benytte visumetiketten ved utstedelse av visum, herunder visum på grensen (nødvisum), jf. utlendingsforskriften § 3-18, og forlenget visum og visum for ny innreise, jf. utlendingsforskriften § 3-19.

Det skal være én etikett for hver søker. Der barn eller ektefelle er innført i foreldres eller ektefelles reisedokument, vil det altså kunne bli to eller flere visumetiketter i samme reisedokument.

2. Unntaksordninger

2.1 Offline-utskriftsprogram

Utenriksstasjonene/politiet/Sysselmannen på Svalbard skal bruke saksbehandlingsverktøyene Norvis eller DUF for å skrive ut visumetikettene med fotografi.

Utenriksstasjonene/politiet/Sysselmannen på Svalbard kan unntaksvis, dvs. i tilfelle hvor Norvis/DUF ikke er tilgjengelig eller det oppstår andre tekniske problemer, utfylle og skrive ut etiketten gjennom et særskilt offline-utskriftsprogram.

På utenriksstasjonene er det bare utsendt, autorisert personale som skal ha tilgang til dette programmet, det vil si at ikke nødvendigvis alle som er autorisert til å bruke Norvis, skal ha adgang til offline-utskriftsprogrammet. Hos politiet vil grensekontrollen ha tilgang til programmet. De autoriserte er ansvarlige for at programmet ikke kommer uvedkommende i hende.

Når visum er utstedt offline, skal visumopplysningene registreres i Norvis/DUF så snart Norvis/DUF er tilgjengelig igjen.

2.2 Håndskrevne visum

I henhold til visumforordningen artikkel 27 punkt 4 kan visumetikettene fylles ut manuelt bare i tilfelle teknisk force majeure.

I unntakstilfelle hvor det er nødvendig å skrive for hånd, det vil si at hverken Norvis/DUF eller offline-utskriftsprogrammet er tilgjengelig, skal Norge informere EUs Rådssekretariat om dette. Dette gjøres ved at utenriksstasjonen melder til UDI v/ Service Desk som melder videre til Rådssekretariatet. Meldingen(e) skal inneholde opplysninger om hvilken dato utenriksstasjonen begynner å skrive visumetiketter for hånd, og hvilken dato utenriksstasjonen går tilbake til å skrive ut etiketter maskinelt.

Dersom politiet/Sysselmannen på Svalbard skriver ut visumetiketter for hånd, skal de følge samme prosedyre som nevnt ovenfor.

3. Utfylling av etiketten

Retningslinjer for utfylling av visumetiketten er tatt inn i visumforordningen artikkel 27 med vedlegg VII og Visumhåndbok 1, del II, punkt 11.1 og vedlegg 19 til 22.

4. Stempling av etiketten

Visumetiketten skal stemples i anmerkningsfeltet, se visumforordningen vedlegg VIII ”Påføring av visumetikett”, samt Visumhåndbok 1, del II, punkt 11.1 og 11.2.2. med vedlegg 19-21.

5. Plassering av etiketten i reisedokument eller på eget ark

Det fremgår av visumforordningen artikkel 29 at den trykte visumetiketten skal påføres reisedokumentet/et eget ark i samsvar med bestemmelsene fastsatt i forordningens vedlegg VIII, samt Visumhåndbok 1, del II, punkt 11.2 med vedlegg 23 og 24.

Det må beregnes 10-20 sekunders tørketid for bildet før visumetiketten kan limes inn i reisedokumentet.

6. Annullering og makulering av etiketter

Retningslinjer for annullering og makulering av visumetiketter er tatt inn i visumforordningen artikkel 28 og Visumhåndbok 1, del II, punkt 11.3.

Utenriksstasjonen/politiet/Sysselmannen på Svalbard skal ha prosedyrer som registrerer og dokumenterer hvilke visumetiketter som er annullert/makulert.

7. Arkiveringsordning

7.1 Kontrollnummer

I henhold til visumforordningen artikkel 37 om organisering av visumavdelingene punkt 2 skal hvert konsulat holde regnskap med sitt lager av visumetiketter og registrere hvordan den enkelte visumetikett blir brukt.

Visumetiketten er påført et kontrollnummer. Utenriksdepartementet v/Serviceavdelingen, Seksjon for eiendomsforvaltning og drift, skal til enhver tid ha oversikt over hvilke nummerserier de ulike utenriksstasjonene, politiet og Sysselmannen på Svalbard sitter inne med. Av kontrollhensyn er det derfor viktig at utenriksstasjonene, politiet og Sysselmannen på Svalbard påfører kontrollnummeret i sine lokale arkiver.

Se også Visumhåndbok 1, del II, punkt 14.1 annet avsnitt som blant annet foreskriver at en kopi av reisedokumentsiden med påført visumetikett skal arkiveres.

7.2 Krav til oppbevaring

I henhold til visumforordningen artikkel 37 punkt 2 skal oppbevaring og håndtering av visumetikettene være gjenstand for hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å hindre bedrageri og tap.

Visumetikettene er sikkerhetsdokumenter. Utenriksstasjonens/politidistriktenes øverste leder/Sysselmannen har ansvar for at etikettene blir oppbevart i solid safe som skal være boltet fast. Et begrenset antall autoriserte personer skal ha adgang til safen. Utenriksstasjonen/ politiet/Sysselmannen skal ikke ha flere etiketter lagret enn det som er nødvendig for bruk i en avgrenset periode.

8. Bestilling

Bestilling av nye visumetiketter skjer ved henvendelse til Serviceavdelingen, Seksjon for eiendomsforvaltning og drift, i Utenriksdepartementet. Utenriksdepartementet skal påse at utsendelse av visumetiketter til utenriksstasjonene, politiet og Sysselmannen på Svalbard skjer på betryggende måte og i henhold til mottatte bestillinger.

9. Ansvar for utstyr, kommunikasjonslinjer og skrivere

Utenriksdepartementet har ansvar for kommunikasjonslinjene med utenriksstasjonene og det tekniske utstyret som er nødvendig for å fylle ut/skrive ut etiketter på korrekt måte, herunder skannere og skrivere med tilhørende programvare.

Tilsvarende er Politidirektoratet/Justis- og beredskapsdepartementet ved Polaravdelingen ansvarlig for kommunikasjon med politidistriktene/Sysselmannen på Svalbard samt for politiets/Sysselmannens tekniske utstyr.

Det er Utlendingsdirektoratets oppgave å påse at applikasjoner som brukes for å behandle og utstede visum har funksjonalitet som er tilfredsstillende for å kunne utføre disse oppgavene.

10. Orientering

Vi ber om at eventuelle underliggende viseringsberettigede utenriksstasjoner blir orientert.

Fagstasjonen må meddele Utenriksdepartementet hvor mange visumetiketter som blir sendt de underliggende viseringsberettigede stasjonene, og hvilke nummer disse etikettene har.

Videre ber vi politimestrene gjøre rundskrivet kjent for de embets- og tjenestemenn som arbeider med utlendingssaker, og særlig de tjenestemenn som utfører grensekontroll.

 

Karl Erik Sjøholt
avdelingsdirektør

Siste endringer
  • Opphevet: RS 2010-164V1 Skriver for utskrift av visumetiketter (09.02.2015)

    Vedlegget er opphevet.

  • Endret: RS 2010-164 Bruk av visumetiketten, jf utlendingsforskriften § 3-15 tredje ledd første punktum (28.05.2013)

    Overskriften er endret. Annet avsnitt i kapittel 4 er tatt ut da signering av etikett ikke lenger er et krav etter Schengenregelverket. Forbedrede sikkerhetselementer i etikettene reduserer det tidligere behovet for signering av hver enkelt etikett.

For engelsk versjon, trykk på flagget.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo