Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Information
Hele eller deler av dokumentet er unntatt offentlighet:
Offentleglova § 13 

UDI rundskriv

RS 2011-040
Dokument-ID : RS 2011-040
Saksnummer : 16/05387-19
Sist endret : 10.10.2019
Dokumentdato : 29.08.2011
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet
Politidistriktene
Utenriksstasjonene

 

Personkontroll og kontroll av originale identitetsdokumenter i visum- og oppholdsaker etter tredjelandsregelverket, og EØS-regelverket


1 Innledning

1.1 Virkeområde

1.2 Formål

1.3 Definisjoner

2 Sentrale bestemmelser om dokumentasjonsplikt ved søknad om visum, oppholdstillatelse, og registrering etter EØS-regelverket

3 Hvordan person- og dokumentkontroll skal foregå

3.1 Hvem som skal utføre kontrollen

3.2 Hvilke dokumenter som førstelinjen skal kontrollere

3.3 Hva politidistriktene skal gjøre

3.3.1 Kontroll politiet skal gjøre i alle saker (Minimumskontroll)

3.3.2 Utvidet kontroll

3.4 Hva utenriksstasjonene skal gjøre

3.4.1 Kontroll som skal gjøres i alle saker (Minimumskontroll)

3.4.2 Utvidet kontroll

4 Arbeid i etterkant av person- og dokumentkontroll

4.1 Påtegninger om kontroller i førstelinjen

4.2 Rutiner når et dokument blir vurdert som mistenkelig eller falskt

4.2.1 Hva politiet skal gjøre

4.2.2 Hva utenriksstasjonene skal gjøre

4.3 Opplysninger som skal bli forelagt søkeren eller den som registrerer seg

4.4 Oversendelse av informasjon til Landinfo, Nasjonalt ID-senter, Politiets utlendingsenhet og Kripos

4.5 Vurdering av opplysninger innhentet ved person- og dokumentkontroll

4.6 Synliggjøring av UDIs vurderinger knyttet til person- og dokumentkontroll

 

1 Innledning

1.1 Virkeområde

Alle som søker om visum eller oppholdstillatelse etter tredjelandsregelverket og de som registrerer seg eller søker om oppholdsdokumenter etter EØS-regelverket i Norge, skal som hovedregel fremlegge pass eller annet godkjent reisedokument som dokumentasjon på sin identitet.

Utlendingsmyndighetene har erfart at slike dokumenter kan være forfalsket, eller at noen forsøker å benytte en annen persons ID-dokumenter. Person- og dokumentkontroll er derfor viktig. Dette rundskrivet gir retningslinjer for hvordan førstelinjen (politidistriktene og utenriksstasjoner) skal kontrollere om ID-dokumentene til søkeren eller den som registrerer seg er ekte (dokumentkontroll), og om vedkommende er riktig innehaver av dokumentene (personkontroll). Retningslinjene gjelder for:

  • søknader om førstegangs oppholdstillatelse etter tredjelandsregelverket
  • søknader om fornyet og permanent oppholdstillatelse 
  • søknad om grenseboerbevis jf utlendingsforskriften (utf.) § 3-1 a første ledd bokstav a.registrering av oppholdsrett for EØS-borger etter utlendingsloven (utl.) kapittel 13
  • søknad om varig oppholdsbevis for EØS-borger etter utl. kapittel 13- søknad om oppholdskort for familiemedlemmer som ikke er EØS-borgere etter utl. kapittel 13
  • søknad om varig oppholdskort for familiemedlemmer som ikke er EØS-borgere etter utl. kapittel 13- søknad om oppholdskort for tjenesteytere og etablerere som ikke er EØS-borgere etter utl. kapittel 13

Retningslinjene gjelder også for visumsaker der det er krav om personlig oppmøte, men regulerer ikke i hvilke visumsaker det skal stilles slikt krav.

Rundskrivet gjelder bare kontroll av dokumentet opp mot personen som søker eller registrerer seg, og kontroll av dokumentets ekthet. At et dokument er ekte, vil i denne sammenhengen si at det er utstedt av riktig myndighet på riktig måte. Et dokument som er utstedt av riktig myndighet på riktig måte, anses ikke som et ekte dokument dersom deler av innholdet er blitt endret, uten at dette er autorisert fra rett myndighet. Dette rundskrivet gir ikke retningslinjer for:

  • andre typer undersøkelser, for eksempel å undersøke om innholdet i dokumentet er basert på korrekte opplysninger eller om andre opplysninger søkeren eller den som registrerer seg har gitt er riktige, se RS 2010-155 Retningslinjer for verifisering i utlendingssaker
  • spørsmålet om dokumenters generelle troverdighet. Vi viser her særlig til Landinfos temanotater om den generelle notoriteten til dokumenter for ulike land, som er lagt inn i Landdatabasen og informasjon i ID-basen til Nasjonalt ID-senter.
  • politiet i forbindelse med den person- og dokumentkontroll som politiet utøver i sin ordinære virksomhet, herunder utlendingskontroll etter utl. § 21. Det henvises her til politiets egne retningslinjer.
  • den person- og dokumentkontrollen som Politiets utlendingsenhet (PU) gjør i søknader om beskyttelse, med unntak for det som følger av kapittel 3.3.1 tredje avsnitt.

1.2 Formål

Formålet med dette rundskrivet er å få felles rutiner for hvordan personkontrollen og kontrollen av ID-dokumenter skal foregå i visum- og oppholdssaker etter tredjelandsregelverket og EØS-regelverket. Retningslinjene gjelder for førstelinjen i utlendingssaker, det vil si politi og utenriksstasjoner. På enkelte punkter vil det være ulike krav til dokumentkontroll mellom politiet og utenriksstasjonene, og også mellom de ulike utenriksstasjonene.

1.3 Definisjoner

I dette rundskrivet gjelder disse definisjonene:

  • Identitet: Et sett av kjennetegn som til sammen definerer en unik referanse til en bestemt person. I Norge, og mange andre land, vil sentrale ID-opplysninger være de som framgår av pass; navn, fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap. I andre land er det i tillegg nødvendig å oppgi en rekke kjennetegn for unik identifisering, for eksempel etnisitet, klan og foreldres navn.
  • Personkontroll: jekke at personen faktisk har den identiteten som fremlagte ID-dokument skal bekrefte, altså at personen er den han/hun utgir seg for å være. Personkontroll innebærer å sammenligne faste biologiske kjennetegn i fremlagte bevis, enten manuelt eller ved biometri (automatisert gjenkjenning), samt å stille taktiske spørsmål i samtale eller dybdeintervju.
  • Dokumentkontroll: Undersøkelser for å sjekke om et dokument er utstedt av riktig myndighet på riktig måte, at nødvendige rubrikker er utfylt ut, at dokumentet ikke ser ut til å være endret (uautorisert) mv., og ellers fremstår som ekte. Dokumentkontrollen er avgrenset mot verifisering, se neste punkt.
  • Verifisering (av identitet): Sjekke oppgitte opplysninger mot en pålitelig kilde for å fastslå riktigheten av disse, eksempelvis utsteder av et ID-dokument eller annet dokument som fremlegges for å underbygge påstått identitet.  jf. RS 2010-155.
  • Ekte dokument: Dokument som er utstedt av riktig myndighet på riktig måte, og som ikke er manipulert eller endret.
  • Notoritet: Troverdigheten av opplysningene (innholdet) i dokumentene. Troverdigheten har sammenheng med i hvilken grad de aktuelle dokumentene er utstedt på bakgrunn av registrerte og etterprøvbare opplysninger og med betryggende rutiner.

2 Sentrale bestemmelser om dokumentasjonsplikt ved søknad om visum, oppholdstillatelse, og registrering etter EØS-regelverket

Et av vilkårene for å få Schengen-visum er at søkeren har et gyldig reisedokument eller et dokument som tillater grensepassering, jf. utlendingsloven (utl.) § 10 første ledd bokstav a og utlendingsforskriften (utf.) § 3-17 fjerde ledd.

Det fremgår av utf. § 10-2 andre ledd at utlendinger som søker om oppholdstillatelse, må dokumentere sin identitet med pass eller annet legitimasjonspapir utstedt av offentlig myndighet. For de som søker beskyttelse, følger det av utl. § 93 første ledd andre punktum at søkeren må levere inn pass eller annet reisedokument søkeren er i besittelse av sammen med søknaden. I disse påleggene ligger det også et krav om at dokumentene som blir fremlagt, skal være ekte, jf. straffeloven § 361 første ledd bokstav b. For de som søker grenseboerbevis framgår det av utf. § 3-1 første ledd bokstav a at de må være i besittelse av gyldig reisedokument.

I utl. § 83 andre ledd og utf. § 17-7 er det bestemmelser om utlendingers opplysningsplikt. Disse bestemmelsene gjelder både ved søknad om oppholdstillatelse og beskyttelse. Det følger av utl. § 83 andre ledd at utlendingen skal medvirke til å klarlegge oppgitt identitet ved innreise og fram til antatt korrekt identitet er registrert, når utlendingsmyndighetene krever det. Utlendingen kan også senere bli pålagt en slik plikt dersom det er grunn til å anta at den registrerte identiteten ikke er riktig. Utf.§ 17-7 har bestemmelser om hva utlendingen kan bli pålagt i den forbindelse, herunder legge fram dokumentasjon. Det framgår av siste ledd i bestemmelsen at en utlending som er pålagt å medvirke til å avklare sin identitet skal bli gjort kjent med bestemmelsene om medvirkning og at det kan være straffbart å ikke etterkomme slikt pålegg.  I utl. § 8 tredje ledd og utf. § 2-11 første ledd fremgår det at UDI har myndighet til å godta andre ID-dokumenter enn pass, eller frita fra kravet om pass.

EØS-borgere som registrerer seg etter utl. kapittel 13 må fremlegge gyldig nasjonalt ID-kort eller pass som er godkjent for innreise til Norge, jf. utl. § 117 jf. § 8, jf. utf. § 2-10 og vedlegg 4 til forskriften. Personer som søker om oppholdskort etter utl. kapittel 13 må fremlegge pass, jf. utl. § 118.

En utlending som ikke etterkommer et pålegg om å medvirke til å avklare sin identitet, eller som gir vesentlig uriktige eller åpenbart villedende opplysninger om sin identitet, kan ilegges straff, jf. utl. § 108 første ledd bokstav a og c. Videre er falsk forklaring og bruk av falske dokumenter straffbart etter straffeloven §§ 221 første ledd, 361 første ledd bokstav b og 162.

3 Hvordan person- og dokumentkontroll skal foregå

3.1 Hvem som skal utføre kontrollen

Det er det organet utlendingen søker eller registrerer seg hos (førstelinjen) som har ansvaret for person- og dokumentkontrollen. Det vil si at det er saksbehandler ved utenriksstasjonen eller hos politiet som må foreta den første kontrollen. Der utenriksstasjonen har inngått avtale med en ekstern tjenesteyter om å ta imot søknader er det den eksterne tjenesteyter som foretar personkontrollen.

3.2 Hvilke dokumenter som førstelinjen skal kontrollere

Førstelinjen ved politiet, Nasjonalt ID-senter, utenriksstasjonen eller ekstern tjenesteyter skal foreta en person- og dokumentkontroll etter retningslinjene i kapittel 3.3 og 3.4 av disse ID-dokumentene:

  • Nasjonalitetspass og andre reisedokument jf. utl. § 8 og utf. kapittel 2. Det omfatter:

    • nasjonalitetspass, jf. utf. § 2-4
    • nasjonale ID-kort fra EU-land, jf. vedlegg 4 til utf.
    • diplomatpass
    • beskyttelsespass
    • FN passerbrev
    • Gruppepass/kollektivpass
    • militærpass
    • passerbrev/nødpass
    • reisebevis for flyktninger, jf. utf. § 2-5
    • reisebevis for statsløse
    • sjømannspass
    • tjenestepass
    • utlendingspass, jf. utf. § 2-5

Førstelinjen kan også kontrollere andre typer ID-dokument enn de enn de som er nevnt i første avsnitt, herunder underlagsdokumenter for reisedokumentet som for eksempel nasjonale ID-kort for enkelte land utenfor EU, innenrikspass, statsborgerbevis, fødsels- og vigselsattester eller utskrift fra folkeregister i hjemlandet. Førstelinjen er bare forpliktet til å gjøre dette i de tilfelle dette er avtalt med Utlendingsdirektoratet (UDI) eller Utlendingsnemnda (UNE) i forbindelse med behandlingen av enkeltsaker eller grupper av saker. Hvilke ID-dokument som skal kontrolleres for hvilke land og i ulike sakstyper, samt hvilken type kontroll, skal politiet eller Utenriksdepartementet (UD) og utenriksstasjonene vurdere i samarbeid med UDI og UNE. UDI kan i slike tilfelle, i samarbeid med politiet eller UD og utenriksstasjonene, gi særskilte retningslinjer for hva slags kontroll politiet eller utenriksstasjonene skal gjøre av de ulike ID-dokumentene.

3.3 Hva politidistriktene skal gjøre

Det er politidistriktenes ansvar å kontrollere identiteten der utlendinger søker fra Norge om oppholdstillatelse, registrerer seg eller søker om oppholdsdokumenter etter EØS-regelverket., herunder person- og dokumentkontroll.

3.3.1 Kontroll politiet skal gjøre i alle saker (Minimumskontroll)

Når en person søker om førstegangs oppholdstillatelse, visum ved grensen eller ved registrering/søknad om oppholdsrett/-kort fra Norge, skal politidistriktet alltid foreta en person- og dokumentkontroll, av de dokumentene som går fram av kapittel 3.2. Det samme gjelder ved søknad om fornyet eller permanent oppholdstillatelse eller varig oppholdsbevis/-kort. Kontrollen skal foretas uansett hvem søkeren eller den som registrerer seg er, og hvilken sakstype det gjelder (Minimumskontroll). Slik kontroll skal også gjøres:

  • ved effektuering av tillatelse der søknaden er levert ved en utenriksstasjon eller er levert ved fullmakt.
  • der utlendingen møter opp for å få innreisevisum eller nytt oppholdskort på grunn av at det gamle er tapt i utlandet.
  • ved søknad om endringer av personopplysninger der fremlagt ID-dokument ikke er kontrollert tidligere.

Dersom søker eller den som registrerer seg ikke samtykker i innlevering av dokumentet må politidistriktet vurdere om det er grunnlag for å beslaglegge dokumentet etter utl. § 104. Beslag etter straffeprosessloven kan også være aktuelt, dersom for eksempel dokumentet fremstår som falskt. Politiet må i forbindelse med forvaltningssaken ivareta opplysningspliktensom følger av utf. § 17-7 siste ledd .

Personer som søker beskyttelse, skal fremlegge de ID-dokumentene de har sammen med søknaden. Disse dokumentene blir kontrollert av PU. Noen søkere vil likevel av og til levere dokument i ettertid hos det lokale politidistriktet. I slike tilfeller må politidistriktet sjekke at søkeren er rette innehaver av dokumentet, se bokstav a under. Dokumentet skal deretter sendes til PU for kontroll av om de er ekte. Dersom personer som har fått oppholdstillatelse etter søknad om beskyttelse, legger fram ID-dokument når vedkommende søker om fornyet eller permanent oppholdstillatelse, skal det lokale politidistriktet utføre en person- og dokumentkontroll i tråd med retningslinjene i dette rundskrivet. Når det gjelder rutiner ved fornyelser av tillatelser som er begrenset på grunn av ID vises det til RS 2018-003 Fornyelse av tillatelser gitt etter søknad om beskyttelse.

En slik kontroll innebærer:

a) å sjekke pass eller annet ID-dokument opp mot søkeren eller den som registrerer seg (personkontroll)

Den som mottar en søknad om oppholdstillatelse/oppholdskort, eller ved registrering hos politiet, skal alltid sjekke at passet eller annet ID-dokument, jf. kapittel 3.2, faktisk tilhører søkeren eller den som registrerer seg.

Retningslinjer for hvordan en bør foreta en personkontroll er gitt i veileder fra Politidirektoratet og Nasjonalt ID-senter Er du sikker? (ekstern lenke til nidsenter.no, krever pålogging).

b) sjekk av om dokumentet er ekte (dokumentkontroll)

Den som mottar en søknad om oppholdstillatelse, eller ved registrering, skal alltid utføre en enkel sjekk av dokumentet. Ved søknader om fornyet eller permanent oppholdstillatelse, eller varig oppholdsbevis/-kort, der søkeren fremlegger det samme ID-dokumentet som er kontrollert tidligere, er det ikke nødvendig å sjekke ektheten av dokumentet på nytt.

Retningslinjer for hvordan denne dokumentkontrollen skal foregå er gitt i veiledere fra Politidirektoratet og Nasjonalt ID-senter Er du sikker? og følger av sjekkliste fra Politidirektoratet Sjekkliste for dokument- og personkontroll utført av politiet (eksterne lenker til nidsenter.no, krever pålogging). Politiet har blant annet adgang til å gjøre systematiske søk på EØS-borgere i DUF, ELYS II, Folkeregisteret og VIS i forbindelse med utstedelse av registreringsbevis eller oppholdsbevis/-kort.

3.3.2 Utvidet kontroll

I mange tilfelle må politiet utføre en mer omfattende kontroll av dokumentene enn det som følger av kap. 3.3.1. Dersom saksbehandleren hos politiet ikke selv har kompetanse eller utstyr til å utføre undersøkelsene, skal vedkommende søke assistanse hos andrelinje på ID-arbeid i politidistriktet eller Nasjonalt ID-senter (NID). Det kan også være aktuelt å beslaglegge dokumentet, jf. kapittel 4.2.

Tilfeller der det særlig bør tas utvidet kontroll er:

a) når saksbehandleren ikke er kjent med typen dokument som fremlegges

Dersom saksbehandleren hos politiet ikke er kjent med den type dokument som blir fremlagt, skal det først sjekkes om dokumentet står oppført under Rådet for den europeiske unions "Table of travel documents entitling the holder to cross the external borders and which may be endorsed with a visa" (reisedokumenttabellen). Videre skal dokumentet sjekkes opp mot de referansedatabasene som det enkelte politidistrikt har tilgjengelig.

b) etter konkret mistanke

Politiet skal alltid foreta en grundigere sjekk dersom politiet etter første sjekk får mistanke om at dokumentet kan være falsk, eller er i tvil om søkeren, eller den som registrerer seg, er den reelle innehaveren av dokumentet. Hvem som er den reelle innehaveren følger av den som har juridisk og fysisk eierskap til dokumentet. Det skal kontrolleres at den som er i fysisk besittelse av dokumentet også er den juridiske eieren av dokumentet. Slike undersøkelser kan for eksempel være sjekk opp mot aktuelle registre som er tilgjengelig hos det enkelte politidistriktet og mer omfattende tekniske undersøkelser. Retningslinjer for hvilken dokumentkontroll som bør gjøres i slike saker, og oppfølging av denne, er gitt i sjekkliste fra Politidirektoratet. Ved konkret mistanke om at et dokument er falsk, skal politiet ta fingeravtrykk av søkeren, jf. utlendingsloven § 100 første ledd bokstav a. Et fingeravtrykk kan for eksempel avdekke om søkeren har søkt oppholdstillatelse under en annen identitet tidligere.

c) ved motstridende opplysninger om identitet

I saker der søker eller den som registrerer seg legger fram ID-dokumenter med andre ID-opplysninger enn vedkommende tidligere har oppgitt, skal politiet alltid gjøre en mer utvidet kontroll av dette dokumentet. Dette skal politiet gjøre uavhengig av om vedkommende legger fram dokumentet i forbindelse med en søknad eller ikke. Søkeren eller den som registrerer seg bør også gi en forklaring på hvorfor vedkommende legger fram et dokument med nye ID-opplysninger. Det kan i slike saker være aktuelt å kreve at vedkommende legger fram andre ID-dokumenter i tillegg til reisedokumentet, særlig underlagsdokumenter for reisedokumentet, for eksempel nasjonale ID-kort og statsborgerbevis, se kapittel 3.2. Også slike underlagsdokumenter bør politiet da kontrollere. For mer informasjon om saksbehandling i saker med motstridende opplysninger om identitet, og den kontrollen som skal gjøres, vises det til RS 2012-009 kap. 4.1.2 og 7.2.1 punkt 6 og 7, herunder at politidistriktet som hovedregel skal foreta et intervju av søker eller den som registrerer seg. Rutiner for hvilken dokumentkontroll som politiet bør gjøre i slike saker, og oppfølging av denne, er gitt i Politidirektoratets Sjekkliste for dokument- og personkontroll utført av politiet (ekstern lenke til nidsenter.no, krever pålogging).

d) etter en risikovurdering

Erfaring viser at det er større risiko for forfalskinger av dokumenter fra enkelte land, eventuelt kan noen dokumenttyper være spesielt utsatt for forfalskning. Det kan også være slik at det for enkelte søknadstyper fra enkelte land kan forekomme mange falske dokumenter. Hva det er aktuelt å være ekstra oppmerksom på i denne sammenhengen, endrer seg stadig. Dersom det ved en alminnelig innledende kontroll, sammenholdt med saksbehandlers erfaringer med enkelte land og sakstyper oppdages forhold det kan være aktuelt å være oppmerksom på, kan politiet vurdere saken som en risikosak.

I risikosaker skal politiet alltid gjøre utvidet kontroll for å sjekke om dokumentet er ekte jf. rutiner for slik utvidet kontroll gitt i Politidirektoratets Sjekkliste for dokument- og personkontroll utført av politiet (ekstern lenke til nidsenter.no, krever pålogging). Dokumentet kan også sjekkes opp mot de referansedatabaser politiet har tilgang til, som for eksempel PRADO og DISCS. Tilgang til noen slike referansedatabaser kan politidistriktet få gjennom Nasjonalt ID-senter sine hjemmesider. Politiet må vurdere konkret for hver risikotype hvilke tekniske undersøkelser som er hensiktsmessig, og saksbehandler kan i denne vurderingen ta kontakt med andrelinje på ID-arbeid i politidistriktet eller Nasjonalt ID-senter.

Når politiet skal vurdere hvilken risiko en sak har, kan de vurdere å kontrollere saker fra land der dokument har god notoritet enda nøyere, da reisedokument fra slike land kan gi bedre rettigheter i form av visumfrihet med mer. Det betyr likevel ikke at politiet skal la være å kontrollere om dokument med lav notoritet er ekte.

3.4 Hva utenriksstasjonene skal gjøre

Når en person søker om oppholdstillatelse, oppholdskort, grenseboerbevis eller visum, inkludert innreisevisum, fra utlandet, er det utenriksstasjonen som har det overordnede ansvaret for person- og dokumentkontrollen, men en ekstern tjenesteyter kan gjennomføre personkontroll dersom dette fremkommer av inngått avtale.  De fleste utenriksstasjoner har inngått avtale med en ekstern tjenesteyter om å ta imot søknader, se kapittel 3.4.1. Det vil  gå fram av avtalen dersom de skal foreta personkontrollen på vegne av utenriksstasjonene. Der søknader blir levert ved honorære konsulat, vil konsulatet tilsvarende foreta personkontrollen på vegne av den norske utenriksstasjonen, mens dokumentene blir sendt til utenriksstasjonen, der det blant annet blir sjekket om de er ekte.

Utenriksdepartementet besluttet i 2017 å samle arbeidet med visum- og oppholdssaker i utenrikstjenesten på et færre antall utenriksstasjoner, kalt regionale knutepunkt. Der det er en slik knutepunktstasjon vil dokumentene som hovedregel bli sendt fra ekstern tjenesteyter for den stasjonen som er underlagt knutepunktstasjonen (avgivende stasjon) til knutepunktstasjonen som skal foreta dokumentkontrollen. Noen utenriksstasjoner som er underlagt en knutepunktstasjon mottar søkers reisedokument for dokumentkontroll fra ekstern tjenesteyter fordi tjenesteyteren ikke kan sende disse ut av landet til knutepunktstasjonen. Disse stasjonene foretar minimumskontroll av reisedokumentet og utsteder visum eller printer avslag når saken er avgjort av knutepunktstasjonen eller UDI. Dersom det er behov for utvidet kontroll av reisedokumentet kan knutepunktstasjonen foreta denne ved:

  • hjelpemidler som videointervju, stillbilder av reisedokumentet mv., 
  • å be om bistand fra utsendt medarbeider på satelittstasjonen, ev at medarbeider fra knutepunktstasjon sendes ut for å løse oppgaven
  • å anmode om at reisedokumentet blir oversendt med diplomatisk post for videre undersøkelser

Utenriksdepartementet har gitt særskilte retningslinjer i rutinebeskrivelse for ID-kontroll ved satellittstasjon type B og knutepunktstasjonen. Både ved avgivende stasjoner og satellittstasjoner er det ekstern tjenesteyter som foretar personkontrollen.

På steder der Norge er representert ved utenriksstasjonen til et annet land, foretar den utenlandske stasjonen person- og dokumentkontrollen der dette inngår i avtalen mellom landene. Den utenlandske stasjonen utfører da person- og dokumentkontrollen i tråd med sine egne rutiner.

3.4.1 Kontroll som skal gjøres i alle saker (Minimumskontroll)

På samme måte som politiet når søkeren er i Norge, skal utenriksstasjonene som utgangspunkt foreta en person- og dokumentkontroll i alle saker (minimumskontroll), eventuelt med unntak for søknader som etter sitt innhold åpenbart ikke vil føre fram. Vi viser til det som står i kapittel 3.3.1 om hvordan en slik kontroll skal utføres. Videre viser vi til retningslinjer for hvordan slik dokument- og personkontroll skal foregå i tiltakskortet Minimum ID Control fra Utenriksdepartementet (UD) (ekstern lenke til nidsenter.no, krever pålogging). For minimumskontroll ved satellittstasjoner type B gjelder også Rutinebeskrivelse 11 fra UD om ID-kontroll ved slike utenriksstasjoner. Ofte vil utenriksstasjonene ha relativt god kunnskap om hvordan et ekte dokument fra det landet utenriksstasjonen befinner seg skal se ut, og hvilke utstedelsesrutiner som gjelder for det aktuelle dokumentet.

De fleste søkere møter ikke personlig ved utenriksstasjonene. I visumsaker gjelder det søkere som utenriksstasjonene ser på som uproblematiske (bona fide). Det er heller ikke krav om personlig frammøte for innehavere av diplomatpass, tjenestepass og offisielle pass som søker innreisevisum etter RS 2010-004 Visum til utlending knyttet til diplomatiske eller lønnede konsulære stasjoner mv. i Norge - utlendingsforskriften § 1-8.

Videre har de fleste utenriksstasjoner inngått avtale med eksterne tjenesteytere om blant annet å ta imot søknader om oppholdstillatelse). Utenriksstasjonen har da overført oppgaven med å foreta personkontroll til den eksterne tjenesteyteren. Utenriksstasjonene gir retningslinjer for nivået og innholdet i kontrollene som skal foretas i kontrakten utenriksstasjonen har med den aktuelle tjenesteyteren. Utenriksstasjonene har også rutiner for oppfølging av at de kontrollene som blir gjort har avtalt omfang og kvalitet. Dokumentene vil i slike tilfeller bli sendt til utenriksstasjonene, som skal foreta en kontroll i samsvar med resten av kapittel 3.3.1 av om dokumentene er ekte. Der søknader blir levert ved honorære konsulat, foretar konsulatet personkontrollen på vegne av den norske utenriksstasjonen, mens dokumentene blir sendt til utenriksstasjonen for kontroll av om de er ekte.

Ellers kan utenriksstasjonene – etter avtale med UDI – unnta visse grupper av søkere fra personlig oppmøte. I slike tilfeller vil det ikke bli utført noen personkontroll. I de tilfellene det originale passet eller et annet reisedokument blir sendt til utenriksstasjonen i forbindelse med innføring av innreisevisum, skal utenriksstasjonen likevel kontrollere om dokumentet er ekte.

3.4.2 Utvidet kontroll

I noen tilfeller må utenriksstasjonene foreta en mer omfattende kontroll av dokumentene:

a) når det legges frem et dokument som ikke er kjent for personalet i førstelinjen

Dersom saksbehandleren ved utenriksstasjonen ikke er kjent med den type dokument som blir fremlagt, skal vedkommende først sjekke om dokumentet er oppført i Rådet for den europeiske unions  "Table of travel documents entitling the holder to cross the external borders and which may be endorsed with a visa" (reisedokumenttabellen, og sjekke opp mot de referansedatabaser utenriksstasjonen har tilgjengelig(databaser der specimen av det aktuelle dokumentet er lagt inn), jf. kapittel 3.3.2.

b) etter konkret mistanke

Det skal alltid gjøres en grundigere sjekk dersom utenriksstasjonen etter første sjekk får mistanke om at dokumentet kan være falsk, eller det er tvil om søkeren er den reelle innehaveren av dokumentet. Det kan gjøres ved å sjekke dokumentet opp mot aktuelle referansedatabaser eller registre som utenriksstasjonen har tilgang til, og mer omfattende tekniske undersøkelser, og ansiktssammenligning. Retningslinjer for hvilken dokumentkontroll som utenriksstasjonene bør gjøre i slike saker, og oppfølging av denne, er gitt i UDs tiltakskort for utvidet kontroll i utlendingssaker som er utarbeidet i samarbeid med Nasjonalt ID-senter (OBS: tiltakskortet er pt. ikke ferdigstilt, men vil bli tilgjengelig ved pålogging på nidsenter.no). Et alternativ er å ta kontakt med pålydende utstedermyndighet for å få verifisert at utstedermyndigheten faktisk har utstedt dokumentet. Videre kan det i saker der det er tvil om et dokument er falskt eller utstedt på irregulær måte, være aktuelt å rådføre seg med den regionale ID-eksperten fra UD, eller utenriksstasjonene til andre land på stedet. Dersom den regionale ID-eksperten også er i tvil kan utenriksstasjonen ta kontakt med Nasjonalt ID-senter for råd. Utenriksstasjonene skal i utgangspunktet ikke ta kontakt med Nasjonalt ID-senter med mindre saken haster veldig og det ikke er mulig for utenriksstasjonen å etablere kontakt med den regionale ID-eksperten i tide.

c) etter en risikovurdering

Erfaring viser at det er større risiko for forfalskinger av dokumenter fra enkelte land, eventuelt kan enkelte dokumenttyper være spesielt utsatt for forfalsking eller for imposterbruk. Det kan også være slik at det for enkelte søknadstyper fra enkelte land er mange falske dokumenter. Hva det kan være aktuelt å være ekstra oppmerksom på i denne sammenhengen, vil stadig endre seg. Utenriksstasjonene bør – i samarbeid med andre aktører som for eksempel den regionale ID-eksperten fra UD, andre utenlandske ambassader, sambandsmenn, UDI og politiet – utarbeide risikoområder for oppholdssaker, basert på situasjonen i sin region. I visumsaker skal retningslinjene som er nedfelt i det lokale Schengen-regelverket, følges.

I risikosaker skal utenriksstasjonen alltid foreta utvidet kontroll for å sjekke om dokumentet er ekte jf. rutiner for slik utvidet kontroll i UDs tiltakskort (OBS: tiltakskortet er pt. ikke ferdigstilt, men vil bli tilgjengelig på nidsenter.no). Dokumentet kan også sjekkes opp mot de referanseregistrene utenriksstasjonen har tilgang til. Utenriksstasjonen må vurdere konkret for hver risikotype hvilke tekniske undersøkelser som er hensiktsmessige, og saksbehandler kan i denne vurderingen ta kontakt med den regionale ID-eksperten fra UD.

d) ved motstridende opplysninger om identitet

I saker der søker legger fram ID-dokumenter med andre ID-opplysninger enn vedkommende har oppgitt i søknaden eller tidligere har oppgitt, bør utenriksstasjonen alltid gjøre en mer utvidet kontroll av dette dokumentet. Som hovedregel bør søker også gi en forklaring på hvorfor han legger fram et dokument med nye ID-opplysninger. Det kan i slike saker være aktuelt å kreve at søkeren legger fram andre ID-dokumenter i tillegg til reisedokumentet, særlig underlagsdokumenter for reisedokumentet, for eksempel nasjonale ID-kort, statsborgerbevis og fødsels- og vigselsattester, se kap. 3.2. Også slike underlagsdokumenter bør da kontrolleres.

e) ved tvil om personen er den samme som avbildet i reisedokumentet

Utenriksstasjonen bør vurdere å foreta en grundigere ansiktssammenlikning. Utenrikstjenestens ID-eksperter kan gi råd om gjennomføring og om nødvendig også bistå med selve gjennomføringen.

Når søknaden er levert via ekstern tjenesteyter, må bildet tatt på søknadstidspunktet sammenliknes med bildet i reisedokumentet. Dersom utenriksstasjonene fortsatt er i tvil, bør den vurdere å kalle inn søkeren til utenriksstasjonen for å foreta sammenlikningen der. Utenriksstasjonen bør videre vurdere å gjennomføre et ID-intervju for å belyse identiteten nærmere.

4 Arbeid i etterkant av person- og dokumentkontroll

4.1 Påtegninger om kontroller i førstelinjen

De person- og dokumentkontrollene og vurderingene førstelinjen har gjort, har stor betydning for de andre aktørene i utlendingsforvaltningen. Det vil særlig være viktig for de som skal fatte vedtak i saken etter at søknaden er mottatt, enten i politiet, utenriksstasjonen, UDI eller UNE. Det må derfor gå klart fram av påtegningene førstelinjen gjør i saken, hva slags kontroll som er gjort av personer og dokumenter, og resultatet av denne kontrollen. Dersom det ikke er foretatt kontroll av person og dokumenter i saker der det følger av kapittel 3.3.1 og 3.4.1 at dette som hovedregel skal gjøres, skal det gå klart frem av oversendelsen, og det skal også begrunnes hvorfor det ikke er gjort. Der søkeren har vært unntatt fra kravet til personlig oppmøte ved utenriksstasjonen innlevering av søknad, jf. kapittel 3.4.1, skal det særskilt fremgå av oversendelsen.

Ved kontroll etter kapittel 3.3.1 og 3.4.1 (Minimumskontroll)

I de tilfelle det, i tråd med kapittel 3.3.1 og 3.4.1, er gjort en obligatorisk kontroll av om et originaldokument er ekte, skal det gå fram av oversendelsen til UDI.

Hva politiet skal gjøre

Politiet skal gjøre dette ved å utfylle Sjekkliste for dokument- og personkontroll utført av politiet (ekstern lenke til nidsenter.no, krever pålogging). Der skal det også gå fram om dokumentet, eller bilder for ansiktssammenligning, er sendt Nasjonalt ID-senter, PU eller Kripos. Dersom søknaden er oversendt UDI før politiet har fått resultatet fra dokumentkontrollen, eller ansiktssammenligningen, skal dette gå fram av påtegningen til UDI. Sjekklisten skal skannes inn sammen med det dokumentet som er kontrollert. Nasjonalt ID-senter har utgitt en veileder for Hvordan skanne inn dokumenter (ekstern lenke til nidsenter.no, krever pålogging), som politiet bes følge.

Der politiet har kontrollert et reisedokument må saksbehandler i tillegg registrere reisedokumentene i DUF/Postklienten jf  RS-2012-009V1. Reisedokumentets riktighetsgrad skal registreres med følgende alternativer: 

  1. Ekte (etter utvidet kontroll)
  2. Dokumentert (etter minimumskontroll)
  3. Ikke kontrollert
  4. Dokumentet er forfalsket/endret
  5. Dokumentet gjelder en annen person
  6. Dokumentet er ikke utstedt i tråd med rutiner for utstedelse
  7. ID-opplysninger i dokumentet er falske
  8. Dokumentet er bare fremlagt i kopi

Hva utenriksstasjonene skal gjøre

Utenriksstasjonene skal gjøre dette ved at dersom denne kontrollen avdekker funn eller avvik som har betydning for vurderingen av om dokumentet er ekte, skal det gå fram av en rapport hvilke funn eller avvik det er, for eksempel:

  • dokumentet gjelder en annen person enn søker
  • dokumentet er forfalsket/endret
  • dokumentet er ikke utstedt i tråd med retningslinjene for utstedelse
  • ID-opplysningene i dokumentet er falske

Der utenriksstasjonen har kontrollert et reisedokument må saksbehandler i tillegg registrere reisedokumentene i Norvis/Postklienten jf. RS 2012-009V. Reisedokumentets riktighetsgrad skal registreres med følgende alternativer: 

  1. Ekte (etter utvidet kontroll)
  2. Dokumentert (etter minimumskontroll)
  3. Ikke kontrollert
  4. Dokumentet er forfalsket/endret
  5. Dokumentet gjelder en annen person
  6. Dokumentet er ikke utstedt i tråd med rutiner for utstedelse
  7. ID-opplysninger i dokumentet er falske
  8. Dokumentet er bare fremlagt i kopi

Ved utvidet kontroll, jf. kapittel 3.3.2. og 3.4.2

I de tilfellene det er foretatt en utvidet kontroll i tråd med kapittel 3.3.2 og 3.4.2, skal det fremgå av oversendelsen til UDI hvilke undersøkelser som er gjort

Hva politiet skal gjøre

Politiet skal gjøre dette ved utfyllingen av Sjekkliste for dokument- og personkontroll utført av politiet (ekstern lenke til nidsenter.no, krever pålogging), der det også skal gå fram om dokumentet er sendt Nasjonalt ID-senter, PU eller Kripos. Dersom søknaden er oversendt UDI før politiet har fått resultatet fra dokumentkontrollen, skal dette gå fram av påtegningen til UDI.

Hva utenriksstasjonene skal gjøre

Utenriksstasjonene skal gjøre dette ved at dersom denne kontrollen avdekker funn eller avvik som har betydning for vurderingen av om dokumentet er ekte skal det gå fram av en tilsvarende rapport som ved funn i minimumskontroll. Av rapporten skal det også gå fram om dokumentet er forelagt den regionale ID-eksperten eller andre med andre- eller tredjelinjekompetanse på dokumentkontroll.

4.2 Rutiner når et dokument blir vurdert som mistenkelig eller falskt

Det er flere spor førstelinjen kan følge når et dokument blir vurdert som mistenkelig. Mange hensyn kan spille inn ved vurderingen av hvordan mistanken skal følges opp, herunder hvor viktig det aktuelle dokumentet er for å avgjøre søknaden, og om det er mulig å verifisere dokumenter i det aktuelle landet. Det vil derfor ofte bero på en konkret helhetsvurdering hvordan førstelinjen følgjer opp den aktuelle saken. I åpenbare avslagssaker vil det for eksempel ikke være nødvendig å verifisere opplysninger. Les mer om verifisering og rutiner rundt det RS 2010-155.

Saksbehandleren ved utenriksstasjonen eller hos politiet må ta stilling til om det er grunnlag for å foreta ytterligere undersøkelser før det kan bli fattet vedtak, der førstelinjen har kompetanse til det, eller saken blir sendt til UDI. Slike undersøkelser kan for eksempel være kontroll opp mot registre i hjemlandet (verifisering).

4.2.1 Hva politiet skal gjøre

Saksbehandler i politiet kan søke råd hos andrelinje på ID-arbeid i politidistriktet, PU,  eller Nasjonalt ID-senter. Det kan også være aktuelt å ta beslag i det antatt falske dokumentet og eventuelt ta videre skritt til bort- eller utvising eller straffeforfølgning. Dersom det er avdekket at dokumentet er falskt, skal politiet inndra dette.

Når saken blir sendt til UDI, skal politiet gjøre påtegninger om hvilke undersøkelser som er gjort, samt om for eksempel er mistanke om at dokumentet er falskt, og på hvilket grunnlag. Se mer om påtegningene som skal gjøres i kapittel 4.1.

4.2.2 Hva utenriksstasjonene skal gjøre

Saksbehandler ved utenriksstasjoner kan søke råd hos den regionale ID-eksperten fra UD, utenriksstasjoner i andre land, sambandsmenn og Nasjonalt ID-senter.

Utenriksdepartementet har i instruks 2015-09-21-UD gitt retningslinjer for hvordan utenriksstasjonene skal håndtere falske dokument og funn i forbindelse med ID-kontroll og oppfølging når stasjonen har avdekket falsk identitet og eller falske dokumenter i forbindelse med saksbehandlingen. UDI har gitt rutiner for opprettelse av utvisningssak i slike saker i RS 2015-010.

Når saken blir sendt til UDI skal det gå fram av oversendelsen fra utenriksstasjonen dersom person- og dokumentkontrollen har avdekket avvik, herunder om det er mistanke om at dokumentet er falskt/forfalsket, og på hvilket grunnlag. Se mer om påtegningene som skal gjøres i kapittel 4.1.

4.3 Opplysninger som skal bli forelagt søkeren eller den som registrerer seg

Registreringene om person- og dokumentkontroll som førstelinjen har gjort, skal førstelinjen av eget tiltak forelegge søkeren eller den som registrerer seg, eller dennes fullmektig til uttalelse dersom opplysningene er av vesentlig betydning for sakens utfall, jf. utrednings- og informasjonsplikten i forvaltningsloven § 17. For en nærmere redegjørelse om opplysningsplikten etter forvaltningsloven § 17 andre og tredje ledd, se RS 2014-010 punkt 8. Slik foreleggelse bør bør ikke gjøres dersom forholdet skal anmeldes, og foreleggelse i forvaltningssaken kan påvirke straffesaken eller det vil medføre selvinkriminering å få en uttalelse i saken. Utlendingsforvaltningen  plikt til å forelegge parten resultatet av person- eller dokumentkontroller som ikke bekrefter de opplysningene om identitet som ellers ligger i saken, for eksempel fordi et ID-dokument er funnet å være falskt eller forfalsket. Resultatet av foreleggelsen skal skrives ned og følge saken.

4.4 Oversendelse av informasjon til Landinfo, Nasjonalt ID-senter, Politiets utlendingsenhet og Kripos

Det er saksbehandleren i førstelinjen som er ansvarlig for at informasjon som kan være av interesse for andre enheter eller avdelinger, PU, Landinfo, Nasjonalt ID-senter, UDs regionale ID-eksperter og Kripos, blir oversendt disse. Dette kan være rapporter som en spesialutsending for utlendingssaker har utarbeidet i forbindelse med dokumentkontroll, eller generelle opplysninger som har fremkommet i enkeltsaker. Eksempler på opplysninger en kan vurdere å oversende, er trender for forfalskinger av en type dokumenter eller risikovurderinger for ulike land og dokumenttyper. Er saksbehandleren i tvil om noe bør eller skal oversendes, skal vedkommende konsultere de aktuelle enhetene eller etatene.

4.5 Vurdering av opplysninger innhentet ved person- og dokumentkontroll

Saksbehandlerne i UDI må ha en kildekritisk tilnærming til opplysninger som kan få betydning for utfallet i en sak. Det gjelder også opplysninger fra person- og dokumentkontroller og andre opplysninger som er innhentet via politiet eller utenriksstasjoner. Særlig viktig er dette der tilbakemeldinger til UDI fra kilder i utlandet kun er videreformidlet av utenriksstasjonen uten at det er vurdert om opplysningene er gyldige.

4.6 Synliggjøring av UDIs vurderinger knyttet til person- og dokumentkontroll

Dersom UDI har gjort undersøkelser i tillegg til de førstelinjen har gjort, skal det også gå fram av registreringene og/eller merknadene i saken. Dette er opplysninger som kan være viktige for seinere saksbehandling hos politiet, en fremtidig klage eller fremtidige søknader om permanent oppholdstillatelse, varig oppholdsbevis/-kort eller statsborgerskap. Saksbehandleren bør vurdere om disse opplysningene skal skrives i et notat og dokumentføres i saken, slik at de blir tilgjengelige også for politiet i fremtidige saker, som fornyelse av tillatelsen og søknad om permanent oppholdstillatelse. I tillegg skal det gå frem av vedtaket om det er utført en slik person- eller dokumentkontroll, jf. ID-rundskrivet kapittel 4.3.

 

Kontakt: Regelverksenheten, Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA)​

Siste endringer
  • Endret: RS 2011-040 Personkontroll og kontroll av originale identitetsdokument ved søknader om visum og oppholdstillatelse (10.10.2019)

    Hele retningslinjen er oppdatert i samarbeid med Politiet, Utenriksdepartementet og Skattedirektoratet. De viktigste endringene for politiet er at retningslinjen nå er utvidet til å omfatte kontroll av ID-dokumenter i saker etter utlendingsloven kapittel 13 (EØS-regelverket), nye beskrivelser av hva førstelinjen skal registrere i DUF når de har kontrollert et reisedokument, og krav om at politiet skal foreta slik person- og dokumentkontroll ved søknad om fornyelse eller permanent oppholdstillatelse selv om dokumentet er kontrollert ved tidligere søknad. De viktigste endringene for utenriksstasjonene er at arbeidsfordelingen ved utenriksstasjoner som er knutepunktorganisert er inntatt, og at beskrivelsen av oppgavene til eksterne tjenesteytere (VFS) ved utenriksstasjonene er oppdatert.

  • Endret: RS 2011-040 Personkontroll og kontroll av originale identitetsdokument ved søknader om visum og oppholdstillatelse (24.07.2018)

    Rundskrivets punkter 3.3.1 og 3.3.2 om politiets oppgaver med minimums- og utvidet kontroll av ID-dokumenter er oppdatert som følge av endringer i folkeregisterforskriften § 9-2-1 første ledd. Utlendingsmyndighetene har overtatt ansvaret for endringer av fødselsdato, fødested og statsborgerskap for utenlandske personer med oppholdstillatelse. For endring av navn beholder skattemyndighetene fortsatt ansvaret for endringer etter at søker har fått oppholdstillatelse, da dette reguleres av navneloven.

  • Changed: RS 2011-040 Control of persons and checks of original identity documents in connection with applications for visas and residence permits (16.05.2017)

    The circular has been updated with changes in the first-line's (foreign service missions and police districts) tasks in the initial case processing, especially on the control of persons and documents, and the follow-up of these controls.

  • Endret: RS 2011-040 Personkontroll og kontroll av originale identitetsdokument ved søknader om visum og opphaldsløyve (05.01.2017)

    Rundskrivet er oppdatert med endringer i førstelinjens (utenriksstasjonene og politidistriktene) oppgaver i den innledende saksbehandlingen, særlig om person- og dokumentkontroll og oppfølging av disse kontrollene. Rundskrivet er også oversatt fra nynorsk til bokmål.

For engelsk versjon, trykk på flagget.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo