Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

RS 2012-009

RS 2012-009V1
Dokument-ID : RS 2012-009V1
Saksnummer : 15/07015-69
Sist endret : 28.06.2018
Dokumentdato : 01.01.2010

Registrering av ID-opplysninger i saker etter utlendingsloven

1. Hvordan registrere navn

2. Hvordan registrere fødselsdato

3. Fastsettelse av fødselsdato etter at aldersundersøkelse er gjennomført

4. Hvordan skal ID-opplysninger registreres i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF)?

4.1        Vurdering av om søkers identitet er sannsynliggjort

4.2        Vurdering av om det er fremlagt dokumentasjon på identitet

4.3        ID-opplysninger, -dokumenter, og -undersøkelser

4.4        Særregler for avslag og enkelte sakstyper

4.5        Fornyelse av tillatelse og permanent oppholdstillatelse

5. Retting av feil i DUF

1. Hvordan registrere navn

For retningslinjer for registrering av navn vises til UDI rundskriv 2010-163 som omhandler registrering av navn ved søknad om første gangs tillatelse.

2. Hvordan registrere fødselsdato

Der søker har fremlagt reisedokument er det fødselsdatoen som står i reisedokumentet som skal registreres.

Dersom søkeren ikke har fremlagt gyldig nasjonalpass men ID-kort eller tilsvarende dokumenter utstedt av hjemlandets myndigheter og med tilstrekkelig notoritet, settes fødselsdatoen slik den fremgår av dette dokumentet.

Hvis søkeren ikke har fremlagt dokumentasjon som nevnt over, må fødselsdatoen settes med bakgrunn i øvrig dokumentasjon og / eller søkerens egne opplysninger.

Fødselsdatoen registreres uavhengig av om Folkeregisteret senere eventuelt kommer til å sette en annen fødselsdato ved tildeling av fødselsnummer (se under om Folkeregisterets praksis).

En del søkere kjenner ikke dag, måned eller år for sin fødsel og gir dermed ingen opplysninger om dette til utlendingsmyndighetene. Utlendingsdirektoratet (UDI) har besluttet at følgende framgangsmåte skal følges ved registrering av søkere med ukjent fødselsdato

  • Ukjent fødselsdag, men kjent måned og år:
    Dag for saksopprettelse (SAKO) av første sak hvor vedtak fattes + fødselsmåned + fødselsår.
  • Ukjent fødselsdag og måned:
    Dag og måned for saksopprettelse (SAKO) av første sak hvor vedtak fattes + fødselsår.
  • Ukjent fødselsdato, måned og år:
    Dag og måned for saksopprettelse (SAKO) av første sak hvor vedtak fattes + antatt fødselsår.

I tillegg skal det gå fram av DUF at fødselsdatoen er fingert.

Folkeregisterets praksis

Søkere blir ikke alltid registrert med den oppgitte fødselsdatoen i Folkeregisteret (FREG), se folkeregisterloven § 3-3 og folkeregisterforskriftens § 3-3-1. Dette gjelder fødselsdatoer der antall tilgjengelige personnumre for den den aktuelle fødselsdato er svært lavt.  

Folkeregistermyndighetens praksis er at for personer som tidligere ikke har vært registrert som bosatt i Norge, blir fødselsdatoen fastsatt på grunnlag av vedkommendes pass eller tilsvarende legitimasjonsdokument når det gjelder de som ikke trenger oppholdstillatelse. For de som trenger oppholdstillatelse, fastsettes fødselsdatoen på grunnlag av det som er registrert DUF eller i vedtak fra utlendingsmyndighetene, med mindre denne har satt fødselsdato der antall tilgjengelige personnumre for den den aktuelle fødselsdato er svært lavt. I slike tilfeller kan folkeregistermyndigheten sette fødselsdag og -måned til den registreringsdag og -måned d-nummer eller fødselsnummer blir tildelt i Folkeregisteret (FREG)

3. Fastsettelse av fødselsdato etter at aldersundersøkelse er gjennomført

I mange land har man ingen rutiner eller system for sikker og allmenn registrering av fødsel. For noen asylsøkere er situasjonen slik at de ikke vet hvor gamle de er, og derfor opplyser feil alder ved søknad om beskyttelse. Andre søkere presenterer av forskjellige grunner seg selv som mindreårige selv om det er relativt åpenbart at de i virkeligheten er voksne. Utlendingsmyndighetene, andre offentlige instanser og barnet selv har interesse av at barnets rette alder blir klarlagt. Et barns alder er av betydning både i forhold til rettigheter og plikter i samfunnet.

Hvis UDI ikke legger søkerens oppgitte alder til grunn på bakgrunn av resultatet av aldersundersøkelsen, skal dette gå klart fram av UDIs vedtak. I tillegg skal saksbehandler endre søkerens fødselsdato i DUF. Dette gjelder både ved avslag og ved innvilgelse.

Søkerens oppgitte fødselsdag og -måned opprettholdes, mens søkerens fødselsår endres i forhold til resultatet av aldersundersøkelsen. Søkerens nye fødselsdato er heller ikke nødvendigvis uttrykk for søkerens riktige fødselsdato, men den er mer korrekt enn søkerens oppgitte alder.

Dersom søkeren får en oppholdstillatelse i Norge, vil den endrede fødselsdatoen som er registrert i DUF, også bli registrert i FREG.

Dersom søkeren påklager UDIs vedtak om beskyttelse fordi søkeren mener UDI har lagt feil identitet/alder til grunn for vedtaket, skal Utlendingsnemnda (UNE) behandle denne klagen. Dersom nemnda omgjør UDIs vedtak slik at søkerens identitet/alder endres, vil dette gå fram av vedtaket. UNE sender bekreftelse til Skatt nord om at UDIs vedtak er endret i forhold til søkerens identitet/alder. De endringer som gjøres i FREG vil automatisk bli overført til DUF.

4. Hvordan skal ID-opplysninger registreres i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF)?

4.1      Vurdering av om søkers identitet er sannsynliggjort

Saksbehandler skal ta stilling til om identiteten etter en helhetsvurdering er sannsynliggjort på vedtakstidspunktet. Dette registreres i DUF i arbeidsprosessen «Bestem vedtaket». Hvis identiteten anses sannsynliggjort, der «sannsynliggjort» innebærer at det er sannsynlighetsovervekt for at oppgitt identitet er korrekt, skal man krysse av i feltet for «ID er sannsynliggjort». Hvis oppgitt identitet ikke er sannsynliggjort skal man krysse av i feltet «ID er ikke sannsynliggjort».

Ved førstegangstillatelse er det obligatorisk å registrere i feltet. Dette betyr at saksbehandler ikke kommer videre i arbeidsprosessen før han eller hun har krysset av i de aktuelle avkrysningsbokser.

Hva saksbehandler krysser av for ved førstegangstillatelse er styrende for hva saksbehandler senere må ta stilling til ved fornyelse eller søknad om ny tillatelse.

Hvis saksbehandler ved førstegangstillatelse krysset av for at identiteten ikke var sannsynliggjort, må saksbehandler ved fornyelse eller ny tillatelse igjen ta stilling til om identiteten er sannsynliggjort ikke i «Bestem vedtaket». Tilsvarende gjelder der saksbehandler har krysset for at identiteten er «sannsynliggjort», hvor saksbehandler må ta stilling til om det er skjedd en endring i status for søkers identitet. Det er ikke mulig å komme videre i arbeidsprosessen før saksbehandler har krysset av i det aktuelle feltet.

Den status for søkerens identitet som ble registrert ved førstegangstillatelse vil være forhåndsutfylt. Saksbehandler må da ikke foreta registreringer i feltet for å komme videre i saksbehandlingen. Hvis saksbehandler sitter med nye opplysninger som tilsier at status for søkerens identitet er endret skal saksbehandler endre registreringen ved å markere for den aktuelle nye status for søkerens identitet.

4.2       Vurdering av om det er fremlagt dokumentasjon på identitet

I tillegg til registrering av om identiteten er sannsynliggjort skal saksbehandler krysse av for om søker har fremlagt dokumentasjon på identitet eller ikke, jf. retningslinjene om dette i kapittel 4.1 i rundskrivet. Dette skal registreres i arbeidsprosessen «Bestem vedtak» etter alternativer med følgende navn og beskrivelse:

  1. Gyldig reisedokument - Fremlagt gyldig reisedokument
  2. Annet originalt ID-dokument (utl. § 8 (3), uf § 8-12) - Fremlagt annen dokumentasjon på identitet enn gyldig reisedokument - (Godtatt annet dokument enn reisedokument, jf utl. § 8 tredje ledd, utf. § 8-12 første ledd)
  3. Ikke fremlagt dokumentasjon på identitet
  4. Annen dokumentasjon – Annen dokumentasjon på identitet enn alternativ 1 og 2

For vurderingen av om alternativ 2 kan benyttes vises det særlig til omtale for asylsaker i kapitlene 4.1.1, 4.3 og 6.5.2 i rundskrivet, og for oppholdssaker i kapitlene 4.3 og 7.3.3.1

4.3       ID-opplysninger, -dokumenter, og -undersøkelser

I alle saker, herunder avslag, med unntak av visum og de sakstyper hvor det er innført særskilte løsninger, jf. nedenfor, er det obligatorisk å registrere følgende i DUF:

  •    Hvilke opplysninger om identitet som er gitt, herunder navn, fødselsdato, fødested, nasjonalitet, kjønn og siste bostedsadresse i hjemlandet.
  •    Der det er fremlagt reisedokumenter, og dette ikke er registrert av førstelinjen, må saksbehandler registrere reisedokumentene i DUF/Postklienten. Reisedokumentets riktighetsgrad skal registreres med følgende alternativer:
  •  
    1. Ekte (etter utvidet kontroll)
    2. Dokumentert (etter minimumskontroll)
    3. Ikke kontrollert
    4. Dokumentet er forfalsket/endret
    5. Dokumentet gjelder en annen person
    6. Dokumentet er ikke utstedt i tråd med rutiner for utstedelse
    7. Identitetsopplysninger i dokumentet er falske
    8. Dokumentet er bare fremlagt i kopi

I saker der førstelinjen har fylt ut alternativ 1 eller 2 for kontroll skal saksbehandler bare registrere hvis det har skjedd endringer i vurderingen av dokumentet, for eksempel at dokumentet gjelder en annen person. Alternativ 3 «Ikke kontrollert» vil i utgangspunktet bare være aktuelt i asylsaker, og kan bare helt unntaksvis brukes i oppholdssaker hvis det ikke har vært mulig å kontrollere reisedokumentet før oversendelse av saken.

  •    Om det er foretatt verifikasjon av framlagt dokumentasjon eller oppgitte opplysninger jf definisjon kapittel 2.3 i rundskrivet, eller om oppgitt identitet er utelukkende basert på søkers egne opplysninger. Dette registreres i DUF i arbeidsprosessen «Bestem vedtak» hvor det skal krysses av for ja eller nei på hhv. feltene «Det er foretatt verifisering i saken» og «Identiteten er utelukkende basert på søkers egne opplysninger».
  •    Om det er foretatt andre undersøkelser (enn verifikasjon av ID-dokumenter eller oppgitte opplysninger) av betydning for vurderingen identitet, herunder språktest, aldersundersøkelse, fingeravtrykk og DNA-test. Dette registreres i DUF i arbeidsprosessen «Bestem vedtak» hvor det skal krysses av for ja eller nei på feltet «Andre undersøkelser». Dersom det svares ja på spørsmålet om det er foretatt andre undersøkelser skal det krysses av i feltene for aktuelle undersøkelser; språktest, DNA-test, aldersundersøkelse og fingeravtrykk.
  •   Om det foreligger særskilte opplysninger om notoritet til framlagte ID-dokumenter. Dette registreres i DUF i arbeidsprosessen «Bestem vedtak» hvor det skal krysses av for ja eller nei på feltet «Særskilte opplysninger om notoritet til framlagte dokumenter».

4.4       Særregler for avslag og enkelte sakstyper

I saker hvor det er søkt om beskyttelse skal det i tillegg registreres opplysninger om andre oppholdssted i hjemlandet, samt opplysninger om etnisk tilhørighet og/eller klantilknytning dersom det er nødvendig for å avklare identiteten. I andre saker enn om beskyttelse er det opp til saksbehandleren i hver enkelt sak å vurdere om det er relevant at opplysninger om etnisk tilhørighet, klantilknytning, eller andre oppholdssteder registreres i DUF.

I avslagssaker der søkerens identitet er uten betydning for sakens utfall skal det registreres i DUF at det ikke er tatt stilling til om søkerens identitet er sannsynliggjort da dette ikke har betydning for vedtaket. Øvrige ID-opplysninger skal registreres i DUF også i avslagssaker, jf ovenfor.

Ved søknad om tillatelse etter bestemmelsene i utlendingsforskriften kapittel 6, og hvor søker framlegger reisedokument det ikke er grunnlag for å betvile notoriteten av, skal følgende registreres i DUF:

  • Opplysninger om navn, fødested, fødselsdato og nasjonalitet.
  • At oppgitt identitet er sannsynliggjort og det er fremlagt dokumentasjon på identitet.
  • Hvilket reisedokument som er framlagt. 
  • Om det er foretatt verifikasjon eller andre undersøkelser.

Tilsvarende gjelder for søknader om familiegjenforening knyttet til disse søknadstypene.

EØS-borgere og tredjelandsborgere som er omfattet av EØS-regelverket, kan registrere sine opplysninger på nett (https://selfservice.udi.no/) for deretter å møte hos politiet. Politiet kan deretter søke opp søkeren gjennom EØS-modulen i postklienten og godkjenne informasjonen. Dersom de ikke har registrert sine opplysninger på nett kan politiet legge inn opplysninger om navn, fødselsdato, nasjonalitet i EØS-modulen postklienten. Politiet vurderer framlagt reisedokument og dokumentasjon på søkerens oppholdsgrunn. Dersom det ikke er grunnlag for å betvile notoriteten av framlagt dokumentasjon, godkjennes opplysningene og registreringsbevis eller oppholdskort kan skrives ut.

4.5       Fornyelse av tillatelse og permanent oppholdstillatelse

Ved fornyelse av tillatelse og ved permanent tillatelse vil de opplysninger om søkerens identitet som ble registrert ved førstegangstillatelse være forhåndsutfylt. Saksbehandler må da ikke foreta registreringer i aktuelle felt for å komme videre. Hvis det foreligger nye opplysninger om identitet eller skjedd endringer i status for søkerens identitet skal saksbehandleren registrere disse opplysningene i DUF. Der forrige tillatelse ble gitt før innføringen av DUF-versjon 3.4 vil ikke opplysningene om søkerens identitet være forhåndsutfylt, og saksbehandleren må fylle ut alle aktuelle felt med opplysninger om søkers identitet.

5. Retting av feil i DUF

I saker der utlendingsmyndighetene har gjort feil i registreringen av personopplysninger om navn, fødselsdato, fødested og statsborgerskap i DUF kan det rettes opp før UDI fatter vedtak i første instans. Dette gjelder utelukkende skrivefeil som utlendingsmyndighetene har gjort i forbindelse med registrering av personopplysninger ved søknad om oppholdstillatelse. Feil kan for eksempel ha oppstått ved omregning av dato til den kalenderen vi benytter i Norge, eller feilaktig registrert en slik personopplysning i strid med hva som fremgår av søkerens reisedokument.. Når personen har fått oppholdstillatelse er UDI rette myndighet til å rette opp feilregistreringer i opplysninger  om fødselsdato, fødested og statsborgerskap.  

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo