Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Information
Hele eller deler av dokumentet er unntatt offentlighet:
Offentleglova § 24 første ledd 

UDI rundskriv

RS 2012-014
Dokument-ID : RS 2012-014
Saksnummer : 15/05684-18
Sist endret : 18.03.2019
Dokumentdato : 06.07.2012
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet
Politidistriktene
Politiets utlendingsenhet

Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF


1. Innledning

2. Når skal personer skjermes i DUF?

3. Hvem kan beslutte skjerming?

4. Rutiner for å be om tilgang til en person som er skjermet i DUF

4.1 Framgangsmåte for saksbehandler i UDI som ønsker tilgang til skjermet person

4.2 Framgangsmåte for saksbehandler i politiet som ønsker tilgang til skjermet person

4.3 Politiets behov for opplysninger i hastesaker og utenfor UDIs kontortid

5. Utlendingsnemndas tilgang til skjermede personer i DUF

6. Håndtering av andre henvendelser om skjermede personer i DUF

1. Innledning

Dette rundskrivet omhandler rutinene for å skjerme opplysninger om personer i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF).

Formålet med skjermingsordningen som er beskrevet her, er å begrense tilgangen til opplysninger om enkelte personer i DUF enten av sikkerhetshensyn eller av hensyn til personvernet der personens sak i DUF kan være særlig utsatt for uberettiget innsyn (snoking).

UDIs skjermingsordning i DUF erstatter ikke tiltak som skal beskytte informasjon som er skjermingsverdig etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen. Slik informasjon skal behandles i henhold til IM 2010-037 Behandling av skjermingsverdig sikkerhetsgradert informasjon etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen.

Skjerming innebærer at all registrert informasjon om en person i DUF er utilgjengelig for alle unntatt de som uttrykkelig har fått tilgang. De som ikke er gitt tilgang til en skjermet person, får kun tilgang til DUF-nummeret, informasjon om at personen er skjermet og hvem som har bestilt skjermingen. Skjerming innebærer at kun DUF-brukere som har fått uttrykkelig tilgang kan utføre arbeidsprosesser i personens sak.

2. Når skal personer skjermes i DUF?

Skjerming kan gjennomføres begrunnet i fare for liv og helse. I særlige tilfeller kan også skjerming besluttes for en kort periode dersom lekkasje om en person av andre grunner anses å være kritisk.

Skjerming av en person i DUF innebærer praktiske utfordringer for den senere behandlingen av personens sak. Terskelen for å skjerme personer i DUF skal derfor være høy.

3. Hvem kan beslutte skjerming?

Lederen i enheten i Utlendingsdirektoratet (UDI) som behandler en persons sak i DUF, har ansvaret for å beslutte skjerming.

I saker som i henhold til interne retningslinjer skal vurderes over enhetsnivå, skal spørsmål om skjerming også løftes, med mindre kompetansen er uttrykkelig delegert. Retningslinjene IM 2010-012 UDIs eskaleringspyramide gjelder også for avgjørelser om skjerming.

Dersom politiet eller Justis- og beredskapsdepartementet identifiserer behov for skjerming etter at søknad er fremsatt, men før saken er fordelt i UDI slik at det foreløpig ikke er mulig å identifisere hvilken enhet personens sak sorterer under, kan de varsle sikkerhetsrådgiverne i UDI gjennom epostadressen sikkerhetsrådgiver@udi.no.

Eposten skal ikke inneholde sensitive personopplysninger (opplysninger om etnisitet, religion, politisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, helse, seksuelle forhold, genetikk og biometri, jf. personvernforordningen art. 9 nr. 1) eller andre opplysninger hvor sikring av konfidensialitet er nødvendig.

Sikkerhetsrådgiverne eller deres vara skal så snart som mulig ta kontakt med politiet/departementet per telefon for å få begrunnelse for eventuell skjerming og nærmere informasjon om hvem i politiet/departementet som skal ha tilgang. Sikkerhetsrådgiverne/vara avgjør i slike tilfeller om personen skal skjermes i DUF.

4. Rutiner for å be om tilgang til en person som er skjermet i DUF

En medarbeider i politiet eller UDI som har tjenstlige behov for tilgang til en skjermet person i DUF, skal anmode skjermingsansvarlig i UDI (personen som har besluttet skjermingen eller personen som har overtatt skjermingsansvaret i DUF) om å få tilgang. Fremgangsmåten for å be om tilgang er beskrevet i punkt 4.1 og 4.2 nedenfor. Skjermingsansvarlig skal følge opp henvendelsen så snart som mulig.

Dersom skjermingsansvarlig er i tvil om han eller hun skal gi tilgang, skal linjen i UDI avgjøre spørsmålet.

4.1 Framgangsmåte for saksbehandler i UDI som ønsker tilgang til skjermet person

For å be om tilgang til en skjermet person i DUF skal saksbehandler i UDI kontakte skjermingsansvarlig i DUF per e-post. E-posten skal gå i kopi til nærmeste leder som har godkjent anmodningen. I emnefeltet skal det stå «SKJERMING» og eposten skal inneholde

  • DUF-nummer

  • begrunnelse for anmodning om tilgang

  • en angivelse av hvor lang tid det er behov for tilgang

4.2 Framgangsmåte for saksbehandler i politiet som ønsker tilgang til skjermet person

Politiets behov for tilgang til skjermet person i DUF er ofte umiddelbar, f. eks. når personen som skjermingen gjelder har møtt opp hos politiet i forbindelse med sin utlendingssak.

Når saksbehandler i politiet har behov for tilgang til en skjermet person i DUF, skal han eller hun kontakte skjermingsansvarlig direkte eller ringe UDIs sentralbord på telefon 23 35 15 00. Sentralbordet vil sette samtalen over til skjermingsansvarlig i UDI eller annen som kan sørge for nødvendig tilgang.

For å sikre at forespørselen om tilgang blir effektivt fulgt opp, bør politiet ettersende forespørselen på epost til skjermingsansvarlig. I emnefeltet skal det stå «SKJERMING» og eposten skal inneholde 

  • DUF-nummer

  • begrunnelse for anmodning om tilgang

  • en angivelse av hvor lang tid det er behov for tilgang (evt. om behovet er langvarig fordi den skjermede er bosatt i politidistriktet)

E-posten skal ikke inneholde sensitive personopplysninger (opplysninger om etnisitet, religion, politisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, helse, seksuelle forhold, genetikk og biometri, jf. personvernforordningen art. 9 nr. 1) eller andre opplysninger hvor sikring av konfidensialitet er nødvendig.

Dersom politiet foretrekker å be om tilgang til skjermet person gjennom e-post til UDI, kan de benytte epostadressen til personen som er skjermingsansvarlig eller til sentralbordet:
_sentralbord-1@udi.no.

Sentralbordet vil sørge for å videresende politiets forespørsel til skjermingsansvarlig. Siden sentralbordet ikke har tilgang til DUF, må politiet i henvendelsen opplyse om hvem som står som skjermingsansvarlig i DUF.

4.3 Politiets behov for opplysninger i hastesaker og utenfor UDIs kontortid

Dersom politiet har behov for opplysninger om en person som er skjermet i DUF i hastesaker og utenom UDIs kontortid, kan operasjonssenteret i Politiets utlendingsenhet (PU) bistå. Operasjonssenteret i PU kan kun videreformidle opplysninger om skjermede personer i DUF. PU har ikke mulighet til å gi tilganger til skjermede personer i DUF.

5. Utlendingsnemndas tilgang til skjermede personer i DUF

Utlendingsnemnda (UNE) har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger i DUF. For saker som er til behandling i UNE, beslutter UNE selv hvem av sine ansatte som skal ha tilgang til skjermet person i DUF.

6. Håndtering av andre henvendelser om skjermede personer i DUF

Opplysninger om at en sak er skjermet skal ikke gis til uvedkommende. Dersom en medarbeider i UDI eller politiet mottar henvendelser fra andre enn brukere av DUF om en skjermet person, skal han eller hun kontakte skjermingsansvarlig (evt. via sentralbordet i UDI) for bistand.

Veiledningskoordinator kan også bistå når henvendelsen rettes til veiledningstjenesten. Skjermingsansvarlig eller veiledningskoordinator vurderer hvordan henvendelsen skal håndteres.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen

Siste endringer
  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (18.03.2019)

    Rundskrivet er revidert. Formålet med revisjonen er å sørge for en mer effektiv ordning for å gi førstelinjen i politiet tilgang til skjermede personer i DUF når de har tjenstlige behov. Ny ordning innebærer at politiet kan ringe eller sende e-post til sentralbordet i UDI som vil sørge for å sette vedkommende i kontakt med skjermingsansvarlig eller annen person i UDI som kan gi nødvendig tilgang.

  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (05.06.2015)

    Rundskrivet er revidert fordi UDI har besluttet å begrense adgangen for å skjerme personer i DUF. Skjerming skal kun benyttes med begrunnelse i fare for liv og helse og i særlige tilfeller der lekkasje av opplysninger kan være kritisk av andre årsaker. Rutinene for administrasjon av ordningen er også endret.

     

  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (12.08.2014)

    Rundskrivets punkt 6.2 er endret ved at Justis- og beredskapsdepartementet nå også kan be om skjerming av en sak før den er fordelt i UDI.

  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (01.01.2014)

    Rundskrivet er oppdatert i forbindelse med ny prosessordning i sikkerhetssaker.

  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (31.10.2013)

    Rundskrivet har fått et nytt avsnitt under punkt 6.2 for å ivareta skjermingsbehov i saker som ennå ikke er fordelt i UDI. Ellers noen mindre språklige endringer.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo