Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Information
Hele eller deler av dokumentet er unntatt offentlighet:
Offentleglova § 24 første ledd 

UDI rundskriv

RS 2012-014
Dokument-ID : RS 2012-014
Saksnummer : 15/05684-1
Sist endret : 05.06.2015
Dokumentdato : 06.07.2012
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet
Politidistriktene
Politiets utlendingsenhet
Utenriksstasjonene

Kopi:
Justis- og beredskapsdepartementet

Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF

1. Innledning

Dette rundskrivet omhandler rutinene for skjerming av opplysninger om personer i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF).

2. Rettslig grunnlag

Personopplysningsloven og -forskriften krever at personopplysninger bare skal nyttes til angitte formål som er saklig begrunnet i den behandlingsansvarliges virksomhet jf. personopplysningsloven § 11. Det følger av bestemmelsene at brukere av DUF kun skal benytte DUF for å utføre ”pålagte oppgaver”. Bare de som trenger informasjon fra DUF i forbindelse med behandling eller drøfting av en sak, skal ha eller kunne få kjennskap til informasjonen i systemet. Dette innebærer at brukere av DUF ikke skal benytte datasystemet til å hente opplysninger om personer når de ikke har tjenestemessig grunn til det. Videre er enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, forpliktet til å overholde forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt, jf forvaltningsloven §§ 13 flg.

Dersom brukere av utlendingsmyndighetenes datasystem går ut med opplysninger som er taushetsbelagte, er dette straffbart etter straffeloven § 121.

3. Formål og grunnlag for skjerming

Formålet med skjerming er å begrense tilgangen til opplysninger om enkelte personer. Skjermingen skal bidra til et bedre personvern for de som blir skjermet.

Utlendingsdirektoratet (UDI) beslutter skjerming av opplysninger om personer i DUF. Skjerming kan gjennomføres begrunnet i fare for liv og helse. Skjerming kan videre være aktuelt for å ivareta UDIs forpliktelser i sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen, grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn. I særlige tilfeller kan også skjerming besluttes for en kort periode dersom lekkasje om en person anses å være kritisk.

Skjerming av en person i DUF innebærer praktiske utfordringer for den senere behandlingen av personens sak. Skjerming skal kun benyttes dersom det er nødvendig, og andre løsninger for å sikre et bedre personvern ikke er tilstrekkelige.

4. Hva innebærer skjerming av opplysninger om personer i DUF

Skjerming innebærer at all registrert informasjon om personen, dokumenter og prosesser i vedkommendes sak er utilgjengelig for alle unntatt de som uttrykkelig har fått tilgang. De som ikke er gitt tilgang til en skjermet person, får kun tilgang til DUF-nummeret, informasjon om at personen er skjermet og hvem som har bestilt skjermingen.

Skjerming innebærer også at kun DUF-brukere som har fått uttrykkelig tilgang kan utføre arbeidsprosesser i personens sak.

Utlendingsnemnda (UNE) har et selvstendig behandlingsansvar etter personopplysningsloven i forbindelse med bruk av DUF. Dersom personen som skal skjermes har en sak til behandling i UNE, har UNE besluttet at UNEs saksbehandlere skal unntas fra denne skjermingen. Dersom UNE skal behandle en sak eller følgesak som er skjermet, skal saken etter anmodning åpnes for alle DUF-brukere i UNE.

5. Rutiner for å be om tilgang i DUF til en skjermet person

For å rekvirere tilgang til en skjermet person i DUF skal du kontakte skjermingsansvarlig (personen som har bestilt skjerming) i DUF direkte per epost. Epostadresser i UDI er bygget opp på denne måten: navnet til personen med punktum mellom fornavn.etternavn@udi.no. Dersom personen har flere navn setter du inn alle navn med punktum mellom.

Anmodningen skal merkes «SKJERMING» i emnefeltet og skal kun inneholde:

  • DUF-nummer
  • Navn på personene som har behov for tilgang med kontaktinformasjon
  • Begrunnelse for anmodning av tilgang, men ikke sensitive opplysninger
  • En angivelse av hvor lang tid det er behov for tilgang

E-posten skal gå i kopi til nærmeste leder i egen etat som har godkjent anmodningen.

Skjermingsansvarlig skal følge opp din henvendelse så snart som mulig. Opplever du likevel at svaret tar uforholdsmessig lang tid kan du ringe sentralbordet på telefon 23 35 15 00, som vil sette deg i kontakt med rett person.

I vurderingen av om tilgang skal gis må den som har besluttet skjerming vurdere om dette skal avklares i linjen i UDI. Det skal også vurderes på hvilket nivå en anmodning om tilgang skal være klarert i den enkelte sak.

5.1 Politiets behov for opplysninger i hastesaker

Dersom politiet har behov for opplysninger om en person som er skjermet i DUF i hastesaker og utenom UDIs kontortid, kan desken i PU kontaktes.

6. Hvem kan beslutte skjerming

Enhetsledere i UDI har ansvar for å beslutte og å følge opp skjerming. Retningslinjene for eskalering gjelder også for vurdering av skjerming av saker. I saker som i henhold til interne retningslinjer skal vurderes over enhetsnivå skal spørsmål om skjerming av saken også løftes, med mindre kompetansen er uttrykkelig delegert.

Dersom politiet eller Justis- og beredskapsdepartementet identifiserer behov for skjerming av saker etter at søknad er fremsatt, men før den er fordelt i UDI, skal det sendes melding til sikkerhetsradgiver@udi.no. Sikkerhetsrådgiverne eller deres vara tar kontakt så snart som mulig med politiet/departementet per telefon for å få begrunnelse for eventuell skjerming og nærmere informasjon om hvem i politiet/departementet som skal ha tilgang. Sikkerhetsrådgiverne/vara vurderer behov for skjerming og gjennomfører eventuelt.

7. Håndtering av henvendelser om skjermede personer i DUF

Opplysninger om at en sak er skjermet skal ikke gis ut uten nærmere vurdering.

Ved henvendelser fra andre enn brukere av DUF om en skjermet person, skal den som står som bestiller av skjermingen kontaktes. Den ansvarlige vurderer hvordan henvendelsen skal håndteres, og om dette bør avklares i linjen.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen

 

Siste endringer
  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (05.06.2015)

    Rundskrivet er revidert fordi UDI har besluttet å begrense adgangen for å skjerme personer i DUF. Skjerming skal kun benyttes med begrunnelse i fare for liv og helse og i særlige tilfeller der lekkasje av opplysninger kan være kritisk av andre årsaker. Rutinene for administrasjon av ordningen er også endret.

     

  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (12.08.2014)

    Rundskrivets punkt 6.2 er endret ved at Justis- og beredskapsdepartementet nå også kan be om skjerming av en sak før den er fordelt i UDI.

  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (01.01.2014)

    Rundskrivet er oppdatert i forbindelse med ny prosessordning i sikkerhetssaker.

  • Endret: RS 2012-014 Tilgangsbegrensninger - Skjerming av opplysninger om personer i DUF (31.10.2013)

    Rundskrivet har fått et nytt avsnitt under punkt 6.2 for å ivareta skjermingsbehov i saker som ennå ikke er fordelt i UDI. Ellers noen mindre språklige endringer.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo