Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI rundskriv

RS 2013-005
Dokument-ID : RS 2013-005
Saksnummer : 13/304-1
Dokumentdato : 05.02.2013
Mottakere :

Politiet
UDI

Retningslinjer for registrering av søknader mottatt ved Senter for utenlandske arbeidstakere (SUA)

1.  Innledning

2.  Generelt om Servicesentrene for utenlandske arbeidstakere (SUA-sentrene)

3.  Generelle registreringer i DUF

3.1 Merking med prosedyrekoder

3.2 Registrering av et SUA-senter som søknadssted

4.  Rutiner for skanning av dokumenter

4.1 Skanning av dokumenter

1. Innledning

Rundskrivet regulerer hvordan søknader mottatt ved et Servicesenter for utenlandske arbeidstakere (SUA) skal registreres i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF).

Rundskrivet standardiserer rutinene for å registrere SUA-saker på SUA-sentrene i Oslo, Stavanger og Kirkenes.

Veiledningen består av to deler. Første del omhandler merking av SUA-saker og hvordan en sak skal registreres i DUF for at det skal fremgå av oppgavelinjen at søknaden er fremmet via et SUA-senter. Del to tar for seg rutiner for skanning av dokumenter.

Det gjøres oppmerksom på at brukerveiledningen kun gjelder SUA-saker fra tredjelandsborgere som skal sendes UDI til behandling.

2. Generelt om Servicesentrene for utenlandske arbeidstakere (SUA-sentrene)

Arbeidstilsynet, Politidirektoratet, Skattedirektoratet og Utlendingsdirektoratet har i samarbeid ansvar for drift av tre servicesentre for utenlandske arbeidstakere i Norge. Her kan både arbeidsgivere og arbeidstakere få veiledning og prioritert behandling av søknader om oppholdstillatelse.

Brukergruppene for SUAene er:

  • Borgere som søker tillatelse til å arbeide i Norge herunder:
    • Borgere som omfattes av EØS-regelverket i utlendingsloven og som har til hensikt å arbeide i Norge.
    • Tredjelandsborgere
  • Familiemedlemmer og arbeidsgivere av ovennevnte grupper.

Ordningen omfatter:

  • Førstegangssaker.
  • Fornyelsessaker der tidligere oppholdsgrunnlaget knytter seg til arbeid.
  • Permanente oppholdsstillatelser der tidligere oppholdsgrunnlag knytter seg til arbeid.

Forutsetningen for at fornyelsessaker og permanente oppholdssaker kan omfattes er at disse sakene lar seg sile ut systematisk eller manuelt i Søknad på Nett og i DUF.

Servicesenteret i Kirkenes skal i tillegg betjene:

  • Russere fra Barentsregionen i ufaglært arbeid.
  • Russiske grensependlere bosatt i Barentsregionen.
  • Russiske torghandlere.

Kun søknader som er innenfor disse kategoriene, skal registreres som SUA-saker.

3. Generelle registreringer i DUF

3.1  Merking med prosedyrekoder

Merking med prosedyrekoder gjør at man kan identifisere en SUA-sak på et hvilket som helst tidspunkt i saksløpet. Prosedyrekode for SUA-sakene, SU, er gjort tilgjengelig for sakstypene: arbeid, familie, EØS og søknader om permanent oppholdstillatelse.

3.1.1

For å registrere prosedyrekode må politiet opprette oppgaven ”endre saksopplysninger”. Dette kan gjøres på to måter:

a. Hurtigtast ”Alt” + ”8”
b. Trykk på innfelt ikon i verktøylinjen:

Skjermbilde 3.1.1

 

3.1.2   

Følgende dialogboks vil genereres:

Skjermbilde 3.1.2 

Bekreft ved å trykk OK (Hurtigtast ”Alt” + ”O” )

3.1.3   

En ny oppgave vil legge seg i oppgavelinjen:

Skjermbilde 3.1.3 

3.1.4   

Gå på trinnet ”Endre/Registrer prosedyrekode”

Skjermbilde 3.1.4 

3.1.5   

Ovennevnte aktivitet genererer følgende:

Skjermbilde 3.1.5 

3.1.6   

Trykk på innfelt stjerne i bildet ovenfor for å få registrert selve prosedyrekoden. Ved å trykke på stjernen kommer følgende boks:

 

3.1.7   

Bruk nedtrekksfunksjonen for å velge prosedyrekode.

 

Velg prosedyrekoden ”SUA-sak”

3.1.8   

Trykk OK (”Alt” + ”O”)

3.1.9   

Du vil nå bli returnert til forrige skjermbilde. Den registrerte prosedyrekoden vil nå fremkomme på saken.

Skjermbilde 3.1.9 

3.1.10

Trykk ”Lukk” (Hurtigtast: ”Alt” + ”L”)

3.1.11

Avslutt arbeidsprosessesen ved å trykke på trinnet ”Avslutt”

Skjermbilde 3.1.11 

3.1.12

Registreringen er nå fullført, og prosedyrekoden for SUA-saker ”SU” fremkommer nå to steder i DUF:

  • I oppgavelinjen.
  • Til høyre for linjen med søkers DUF-nummer og navn.

Se markerte felt i illustrasjonen nedenfor. 

Skjermbilde 3.1.12

3.2  Registrering av et SUA-senter som søknadssted

Informasjon om hvor en søknad er levert fremkommer i DUF under feltet ”søknadssted” i oppgavelinjen. Denne delen av rundskrivet endrer informasjon i dette feltet slik at det fremkommer at søknaden er levert ved et SUA-senter.

3.2.1

Slik ser det i utgangspunktet ut i oppgavelinjen i DUF når en sak er hentet fra Søknad På Nett (SPN). Politidistrikt blir automatisk registrert som Oslo, Rogaland eller Øst-Finnmark selv om en søknad er levert inn på et SUA-senter.

Skjermbilde 3.2.1a 

Dette må endres til en spesifikk SUA-kode for hvert av sentrene slik at oppgavelinjen viser at det er søkt ved et SUA-senter.

Skjermbilde 3.2.1b 

Kontroller gjerne underveis i prosessen om søknadssted i oppgavelinjen har endret seg.

3.2.2   

Hent arbeidsprosessen ”Politiet mottar websøknad” fra innboksen der søknadene fra SPN befinner seg. Trykk på det obligatoriske trinnet ”Kontroller søknadsopplysninger”.

Skjermbilde 3.2.2

3.2.3   

Du får da opp følgende vindu:

Skjermbilde 3.2.3 

Informasjonen som søkeren har oppgitt i SPN kan gjenfinnes i skjemaet som vises ovenfor. Her kan du godta opplysningene ved å trykke på knappen ”Registrering fullført”, alternativt endre opplysningene hvis noe er mangelfullt registrert. Når eventuelle endringer eller nye opplysninger er registrert, trykk på ”Registrering fullført”.

3.2.4   

Neste punkt i arbeidsprosessen er å gjennomføre ”Endre/Registrer opplysninger om saken”.

Skjermbilde 3.2.4

3.2.5   

Når opplysningene om saken registreres må ”Mottatt ved”-feltet endres til en SUA-kode.

Skjermbilde 3.2.5 

Følgende koder skal benyttes i ”Mottatt ved”-feltet:

  • For Oslo, må ”Mottatt ved” registreres som ”Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Oslo”, ”Oslo, servicesenteret for utenlandske arbeidstakere (SUA)” skal ikke benyttes.
  • For Stavanger må ”Mottatt ved” registreres som ”Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Stavanger”, ”Rogaland politidistrikt – Servicesenteret” skal ikke benyttes.
  • For Kirkenes må ”Mottatt ved” registreres som ”Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Kirkenes”.

For hurtig utfylling av feltet: ”Mottatt ved” skriv ”Servicesenteret” trykk deretter ”Tab”, velg riktig servicesenter fra nedtrekkslisten.

Endring til henholdsvis

  • Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Oslo”,
  • Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Stavanger”,
  • Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Kirkenes”,

i ”Mottatt ved”-feltet vil medføre at søknadssted endres til ”sua” i oppgavelinjen.

Det er ikke mulig å fjerne de kodene som ikke skal brukes, da det er knyttet saker til disse kodene i DUF.

3.2.6   

Fyll ut eventuell annen manglende informasjon og trykk ”OK”. (Hurtigtast: ”Alt” + ”O”)

3.2.7   

Dersom det er relasjoner og/eller referanser i saken registrer disse i trinnet ”Registrer relasjoner/referanser”.

Skjermbilde 3.2.7

3.2.8   

Gjennomfør punktet ”Sjekk betaling”.

Skjermbilde 3.2.8 

3.2.9   

Trykk på ”Elektronisk saksmappe og dokumentflyt (eSak).

Skjermbilde 3.2.9

3.2.10

Følgende dialogboks kommer opp, trykk på knappen ”Yes”. (Hurtigtast: ”Alt” + ”Y”)

Skjermbilde 3.2.10 

3.2.11

Gjennomfør punktet ”Skriv ut strekkode-skilleark”.

Skjermbilde 3.2.11 

3.2.12

Velg det siste punktet i arbeidsprosessen ”Politiet mottar websøknad”, kalt ”Forbered sak”.

Skjermbilde 3.2.12 

3.2.13

Du er nå over i prosessen ”Politiet forbereder sak”. Trykk på det første obligatoriske trinnet ”Kontroller saksopplysninger”.

Skjermbilde 3.2.13

3.2.14

Kontroller at det står

  • "Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Oslo”  /
  • Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Stavanger” / 
  • "Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Kirkenes”,

i feltet ”Mottatt ved” markert i illustrasjonen nedenfor.

Skjermbilde 3.2.14

3.2.15

Gå på øvrige saksrelevante trinn og registrer inn informasjon.

For arbeidssaker gå på trinnet: ”Registrer arbeidsforhold”.

 Skjermbilde 3.2.15a

For familiegjenforeningssaker gå på trinnet ”Tilknytt hovedperson i familieinnvandringssak”

 Skjermbilde 3.2.15b

3.2.16

For å sende saken over til UDI for behandling trykk på trinnet ”Ekspeder saken”. 

Skjermbilde 3.2.16

3.2.17

Ved oversendelse til UDI, brukes registreringstype

”Eksp. SUA-sak til UDI”.

Registreringene skal se ut som på skjermbildet under. Skriv gjerne en kort kommentar i feltet ”Meldingstekst” dersom det er noe å bemerke i saken.

Skjermbilde 3.2.17 

Trykk på innfelt pilknapp for å legge til oversendelsesmerknaden.

3.2.18

Du får da opp ett vindu for å navngi dokumentet som ble forfattet i postklienten.

Skjermbilde 3.2.18 

Postklienten vil være forhåndsutfylt med dokumenttype ”Anmodninger/henvendelser/rapporter” og ”Oversendelsesmerknad”. Benytt nedtrekklisten dersom dette ikke blir treffende kategorisering, alternativt fyll ut feltet ”Tilleggsbeskrivelse”.

Trykk deretter på ”OK”.

3.2.19

Fullfør registreringen i postklienten ved å trykke på ”Legg til registrering” og deretter på knappen ”Fullfør arkivering og avslutt”.

 Skjermbilde 3.2.19a

Ovennevnte aktivitet vil generere følgende dialogboks:

Skjermbilde 3.2.19b 

Trykk ”OK” (Hurtigtast: ”Alt” + ”O”).

3.2.20

Saken er sendt til UDI, og registreringene i DUF er fullført. Det vil nå fremkomme av oppgavelinjen at søknadssted er SUA.

4. Rutiner for skanning av dokumenter

Informasjon om at en sak er fremmet via et SUA-senter fremkommer også i DUF i hendelsen ”Søknad inn” i hendelseslisten. Denne delen av rundskrivet endrer informasjon i denne hendelsen slik at det fremgår at søknaden er levert inn på et SUA-senter.

4.1  Skanning av dokumenter

Det er ikke noe punkt i DUF som leder til denne prosessen, det er et eget program hvor du skanner inn dokumentene og knytter dem til saken via postklienten. Dokumentene skannes inn før prosessen ”Politiet forbereder sak” påbegynnes.

Vedleggene til saken kommer med et eget strekkodeark med DUF-nummer på. Søknadsskjemaet ligger allerede i dokumentlisten som hoveddokument, så legg et vedleggsskilleark bak det første strekkodearket. Deretter skilles alle vedlegg med vedleggsskilleark.

4.1.1   

Slå opp personen i DUF. Dersom du har DUF-nummer bruk hurtigsøkfunksjonen ved å trykke ”Ctrl + H” , skriv inn DUF-nummeret.

4.1.2   

Overfør oppgaven til deg selv slik at ikke flere medarbeidere jobber med den samme saken samtidig.

4.1.3   

Skjermbilde 4.1.3

Åpne personen i Postklienten og gå på ”Person/Sak”-fanen nederst i venstre kolonne. 

4.1.4   

 Velg riktig sak og velg hendelsen: Type: ”SØKM”, Beskrivelse ”Søknad inn”.

 Skjermbilde 4.1.4

4.1.5   

Trykk på knappen ”Legg dokument til hendelse” innfelt i rødt på bildet ovenfor.

4.1.6   

Da åpnes det et nytt vindu hvor saksdokumentene skal knyttes til sak.

Skjermbilde 4.1.6 

4.1.7   

I den avbildede dialogboksen, må ”Mottaker”-feltet endres til en SUA-kode.

  • For Oslo, må ”Mottatt ved” registreres som ”Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Oslo”, ”Oslo, servicesenteret for utenlandske arbeidstakere (SUA)” skal ikke benyttes.
  • For Stavanger må ”Mottatt ved” registreres som ”Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Stavanger”, ”Rogaland politidistrikt – Servicesenteret” skal ikke benyttes.
  • For Kirkenes må ”Mottatt ved” registreres som ”Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Kirkenes”.

Dersom man fyller ut mottaker i tråd med SUA-kodene oppgitt ovenfor vil det fremkommer følgende i hendelseslisten ”Søknad inn” ved:

”sua-oslo (sua)”.
”sua-stv (sua)” 
”sua-kirk (sua)”

4.1.8   

Dokumentene åpner seg i feltet til høyre. Velg riktig søknadstype og ”Elektronisk søknad” under ”Medium”.

4.1.9   

Trykk på piltast Skjermbilde 4.1.9 for å legge til dokumentene.

Vanlige vedlegg: velg ”Dokument inn” og passende beskrivelse i nedtrekkmenyen for feltet ”Dokumenttype”. Skriv tilleggsbeskrivelse om nødvendig.

Reisedokument: velg ”Reisedokument” og riktig type reisedokument, for eksempel ”Pass”, i nedtrekkmenyen for ”Dokumenttype”. Søk på passnummeret. Dersom passet ligger inne i systemet fra før, vil du få opp informasjonen. Hvis ikke, må passet registreres.

4.1.10

Når alle dokumentene er lagt til ligger de i listen til venstre, og ruten til høyre er tom. Avslutt med ”OK”.

4.1.11

Søknaden er nå registrert inn på sak, og det fremkommer av hendelseslisten at søknaden er mottatt ved et SUA-senter.

 

Karl Erik Sjøholt
Avdelingsdirektør

Kontaktperson: Oppholdsavdelingen, Arbeidsenheten

Siste endringer
  • Ny: RS 2013-005 Retningslinjer for registrering av søknader mottatt ved Senter for utenlandske arbeidstakere (SUA) (05.02.2013)

    Nytt rundskriv som regulerer hvordan søknader mottatt ved et Senter for utenlandske arbeidstakere (SUA) skal registreres i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF).

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen