Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Information
Hele eller deler av dokumentet er unntatt offentlighet:
Offentleglova § 24 første ledd 

UDI rundskriv

RS 2013-015
Dokument-ID : RS 2013-015
Saksnummer : 11/564-34 (15/07698-6)
Sist endret : 27.11.2015
Dokumentdato : 05.12.2013
Mottakere :

Politimestrene
Fylkesmannen
Den norske advokatforening
Alle som har tilgang til datasystemet for utlendings- og flyktningesaker

Lydopptak ved søknad om beskyttelse

1. Innledning

Dette rundskriv gir retningslinjer for når og hvordan lydopptak av asylintervju og opptak til bruk ved språkanalyse skal innhentes og behandles i UDI ved søknader om beskyttelse. Rundskrivet omhandler ikke bildeopptak. Det gjøres i dag kun lydopptak av selve asylintervjuet og ikke av ankomstsamtalen.

Formålet med å gjøre lydopptak av asylintervjuet er å kunne dokumentere hva som ble sagt under intervjuet og for å kunne ivareta søkerens rettssikkerhet. Videre kan opptaket brukes ved kvalitetssikring av tolker og selve gjennomføringen av intervjuet. På denne måten vil man kunne sikre enhetlig praksis og forsvarlig saksbehandling.

Det finnes i dag ikke noen bestemmelser verken i lov, forskrift eller instruks om hvilke asylsaker det skal gjøres lydopptak av.

Hjemmelen for å gjøre lydopptak av asylintervjuet finnes i utlendingsforskriften § 17-2 siste ledd der det står at ”det kan tas lyd- og bildeopptak av samtaler med asylsøkeren. Asylsøkeren skal orienteres om at det tas slikt opptak”.  Hjemmel for opptak til språkanalyse er gitt i utlendingsforskriften § 17-7 første ledd litra h : «Utlendingsmyndighetene kan som ledd i å avklare en utlendings identitet pålegge utlendingen å delta i språkanalyse».

Etter gjeldende praksis tas det i dag rutinemessig lydopptak i følgende tilfeller:

  • Alle asylintervjuer med enslige mindreårige søkere
  • Alle saker hvor det benyttes tolker som ikke tilfredsstiller minstekravet for oppføring i nasjonalt tolkeregister
  • Andre saker hvor det av ulike grunner er behov for å kvalitetssikre tolkingen
  • Opptak av intervju fra enkelte land der det anses ønskelig ut fra de rådende forholdene (for eksempel søkere som tilhører særskilt utsatte grupper, sårbare søkere eller søkere med særskilte behov).

2. Opptak og lagring av asylintervju og opptak til språkanalyse

Fremgangsmåten ved lydopptaket er nærmere beskrevet i RS 2011-023V4 og Asylavdelings (ASAs) avdelingsside på intranettet.

2.3. Flytting av opptakene fra L-disken

Samme kveld vil lydopptakene bli automatisk overført til en annen mappe på L-disken. Denne mappen er rettighetsstyrt og det er kun et fåtall personer som vil ha tilgang til denne.

2.4. Tilgangsbegrensninger

Det er gjort begrensninger i hvem som har tilgang til de nevnte mappene på L-disken. Tilgang er gitt til navngitte ansatte i enhet for språktjenester (SPRÅK), redaksjonsansvarlig i ASA område B og avdeling for elektronisk forvaltning (AEF).

3. Gradert informasjon

Hvis det under asylintervjuet gis opplysninger som intervjueren synes må graderes etter beskyttelsesinstruksen eller sikkerhetsloven, tas det pause i intervjuet. Det tas kontakt med F1-enheten i ASA for å avklare om opplysningene etter dagens praksis er av en slik art at saken må graderes. Hvis F1 mener at det må foretas en gradering av opplysningene, overtar de intervjuet med sikkerhetsklarert tolk. 

Hvis F1 overtar intervjuet, må det som det allerede er gjort opptak av bli slettet. Intervjuet fortsetter deretter på en gradet laptop. Opptaket tas etter endt intervju ut på en gradert minnepinne eller CD og blir så arkivert etter i henhold til rutinene for håndtering av gradert informasjon.

4. Innsynsrett og informasjonsplikt når det samles inn opplysninger om søker

Det vises til RS 2014-010 – Partsinnsyn – partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17-21. I følge rundskrivets pkt. 4.7 er for eksempel en CD med asylintervju/språktest å anse som et dokument i utlendingssaken. Et lydopptak inneholder mer informasjon enn det som vil fremgå av rapporten fra asylintervjuet og må således anses som et eget dokument i saken.

Saksbehandler skal i samsvar med personopplysningslovens § 19 flg. informere søkeren om:

  • formålet med opptaket, jf innledning til dette rundskriv
  • hvordan informasjonen blir behandlet herunder at opptaket også vil kunne bli brukt i andre saker som gjelder søkeren (mulig etterbruk av opplysninger slik som f.eks. i sak om familieinnvandring – særlig om søkerens personalia)
  • hvordan opptaket blir lagret og hvem som vil kunne få tilgang til opptaket, jf pkt 2 og 5
  • og hvor lenge informasjonen blir lagret, jf pkt 6

5. Rekvirering av lagrede opptak

5.1. Hvem kan rekvirere et lydopptak?

Personer med partsrettigheter og personer med tjenstlige behov kan rekvirere lydopptaket. Slik rekvirering kan skje fra internt hold så vel som eksternt. Intern rekvisisjon gjøres av enhetsleder i den aktuelle landenheten som søkeren tilhører. Ekstern rekvisisjon kan for eksempel gjøres av advokat, representant for en enslig mindreårig søker, politiet, UNE. Ved ekstern rekvisisjon må hjemmelsgrunnlaget for rekvisisjonen oppgis.

5.2. Hvordan gjøres rekvisisjonen?

Rekvisisjonen sendes som e-post til lydopptak@udi.no.

SPRÅK vil besvare henvendelser som gjelder forhold knyttet til det tolkefaglige. Øvrige henvendelser vil bli håndtert av redaksjonsansvarlig i ASA område B og dennes stedfortreder.

Det skal foretas manuell loggføring av rekvisisjoner. Dette gjøres ved at korrespondanse inn og ut på lydopptak@udi.no vil bli lagret.

Aktuell landenhet har ansvaret for at lydopptaket gjøres tilgjengelig for rekvirenten på en brent CD som sendes rekommandert eventuelt med bud til rekvirenten. Opptaket trengs ikke å bli returnert UDI siden det fortsatt finnes lagret på L-disken. Rekvirenten er forpliktet til å håndtere opptaket på lik linje med de øvrige dokumentene i utlendingssaken.

6. Oppbevaring/sletting av opptaket

Som nevnt under pkt. 4 anses lydopptaket som et eget dokument i asylsaken. Det følger av arkivloven at utlendingssaker skal oppbevares i 25 år før de avleveres til Riksarkivet. Det er således ikke adgang til å slette lydopptaket før saksdokumentene blir overlevert Riksarkivet.

7. Tilgjengelige lydopptak i dag

UDI overtok oppgaven med asylintervju fra politiet juli 2000. Da ble det gjort opptak av alle asylintervjuene. Disse ble brent på CD-er som oppbevares i UDIs arkiv. Slike opptak ble gjort frem til høsten 2003. CD-ene ble påført sakens DUF-nummer, men det ble ikke registret i DUF at det var blitt gjort lydopptak. Hvis det skulle bli aktuelt å gjenfinne opptak, må det foretas et manuelt søk fra arkivets side i dette arkivet.

Elektronisk har vi i dag lydopptak der dette ble gjort tilgjengelig tilbake til oktober 2008.

 

Hanne Jendal
avdelingsdirektør

Kontakt: Asylavdelingen, fagstab

Siste endringer
  • Ny: RS 2013-015 Lydopptak ved søknad om beskyttelse (06.12.2013)

    Rundskrivet gir rutiner for lagring og rekvirering av lydopptak ved søknad om beskyttelse.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo