Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI rundskriv

RS 2016-006
Dokument-ID : RS 2016-006
Saksnummer : 15/07032-7
Dokumentdato : 24.06.2016
Mottakere :

Landinfo
Utlendingsdirektoratet

Rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova

2. Prinsippa om innsyn etter offentleglova

3. Utlendingsdirektoratet skal praktisere openheit

4. Unntak frå hovudreglen om innsyn – rett og plikt til å nekte innsyn

4.1 Unntakseining

4.2 Unntak for interne dokument – kort om offentleglova §§ 14 og 15

4.2.1 Unntaket for organinterne dokument

4.2.2 Unntaket for dokument innhenta utanfrå for intern saksførebuing

4.3 Innsyn i enkeltsaker - nærare om offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd

4.4 Førehandsklassifisering av dokument

5. Sakshandsaming av krav om innsyn i UDI

5.1 Mottak og registrering av krav om innsyn

5.2 Frist for å avgjere krav om innsyn

5.3 Kven skal behandle kravet om innsyn

5.4 Vurdering av kravet om innsyn

5.5 Rutinar ved innsyn i heile dokumentet

5.6 Rutinar ved delvis innsyn i dokumentet

5.7 Rutinar ved avslag på krav om innsyn

5.8 Krav om nærare grunngiving for avslaget

6. Klagesakshandsaming

6.1 Omgjering etter klage

6.2 Oversending av klagen til departementet

1. Innleiing

Dette rundskrivet inneheld retningslinjer om handsaming av krav om innsyn i Utlendingsdirektoratet (UDI). Rundskrivet inneheld òg ein kort presentasjon av hovudinnhaldet i reglene om innsyn i offentleg verksemd, og UDI sitt prinsipielle utgangspunkt for praktiseringa av føresegnene.

Det vert elles vist til Rettleiar til offentleglova for ei grundigare, generell innføring i gjeldande regelverk. Dette rundskrivet bør brukast som eit supplement til rettleiaren.

Rundskrivet gjeld ikkje handsaming av krav om innsyn frå parten. Eit slikt krav skal behandlast etter forvaltningslova, sjå RS 2014-010 Partsinnsyn - partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17 – 21 for nærare rettleiing.

2. Prinsippa om innsyn etter offentleglova

Føremålet med lova er å styrke retten til innsyn i saksdokument i forvaltninga. Dette er uttrykk for eit grunnleggjande demokratisk prinsipp som òg er forankra i Grunnlova § 100 femte ledd. Omsyna bak prinsippet går tydeleg fram av offentleglova § 1.

Hovudregelen er at ein kvar har rett til å gjere seg kjend med saksdokumenta i offentleg verksemd, jf. offentleglova § 3. Unntak frå denne hovudregelen krev grunnlag i føresegner i lova sjølv, anna lovverk eller i forskrift gitt i medhald av lov. Dersom eit dokument ikkje er omfatta av eit slikt lovforankra unntak, kan det ikkje nektast innsyn i det.

Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register etter offentleglova § 3 andre punktum. At «alle» kan krevje innsyn, er meint bokstaveleg. Dette inneber at kven som helst kan krevje innsyn i dokument hos verksemder som er omfatta av lova anten det gjeld

  • Journalistar,
  • enkeltindivid (både norske og utanlandske statsborgarar),
  • selskap, eller
  • organisasjonar.

Personar kan krevja innsyn på eigne eller andre sine vegne. Føremålet med å krevje innsyn har ingenting å seie for retten til å sjå dokumentet. Krav om innsyn må ikkje grunngjevast.

Kva som er omfatta av omgrepet «saksdokument», er definert i § 4. I visse tilfelle kan organet ha plikt til å lage eit nytt dokument (samanstilling av opplysningar). Slik plikt ligg berre føre når vilkåra i § 9 er oppfylt.

3. Utlendingsdirektoratet skal praktisere openheit

UDI skal vere ei open og tilgjengeleg forvaltningsverksemd. Openheit er ikkje berre sjølvsagt fordi det eit lovpålagt krav, men fordi det er tillitsskapande, er openheit òg i UDI si eiga interesse.

Dei tilsette i UDI skal difor ha god forståing av prinsippa i offentleglova, og leggje betydeleg vekt på dei omsyna som talar for innsyn ved si vurdering av krav om innsyn.

4. Unntak frå hovudreglen om innsyn – rett og plikt til å nekte innsyn

Det finnast to typar unntak frå hovudreglen:

  • Forbod mot å gi ut opplysningar som er underlagd teieplikt
    Eit forvaltingsorgan skal nekte innsyn i opplysningar som er underlagd teieplikt etter lov eller forskrift, jf. offentleglova § 13. UDI har plikt til å avslå innsyn i slike opplysningar. Brot på teieplikta kan medføre straffansvar. Lovpålagd teieplikt når det gjeld personopplysningar kan i visse tilfelle opphevast ved samtykke, jf. offentleglova § 13 tredje ledd.
  • Høve til å gjere unntak for visse typar av opplysningar og dokument
    Eit forvaltingsorgan kan etter omstenda nekte innsyn i enkelte typar av opplysningar eller dokument etter føresegnene i §§ 14 til 26 i lova. Etter desse unntaksføresegnene har organet rett, men inga plikt, til å gjere unntak frå visse opplysningar eller dokument. Organet har alltid plikt til å vurdere om ein likevel bør gje heilt eller delvis innsyn, såkalla meirinnsyn, jf. offentleglova § 11.

4.1 Unntakseining

Offentleglova inneheld to unntakseiningar: opplysning og dokument. Dei fleste av unntaksføresegnene gir høve til å nekte innsyn i opplysningar i dokumentet, medan nokre av føresegnene gir høve til å nekte innsyn i heile dokumentet.

Dersom det berre er grunnlag for å nekte innsyn i enkelte opplysningar i eit dokument, er hovudregelen at dokumentet elles er offentleg, jf. offentleglova § 3. Dersom vilkåra i offentleglova § 12 er oppfylt kan innsyn likevel nektast i heile dokumentet.

4.2 Unntak for interne dokument – kort om offentleglova §§ 14 og 15

Føresegnene i offentleglova §§ 14 og 15 varetek omsynet til å kunne utveksle fortruleg og uformell informasjon internt i forvaltninga. Dette er unntaksføresegner av stor praktisk betyding.

Dei to føresegner gir rett, men ikkje plikt, til å nekte innsyn. Meirinnsyn skal alltid vurderast. Føresegnene er grundig behandla i rettleiaren til offentleglova. Her skal det bare kort pekast på nokre sentrale vurderingstema.

4.2.1 Unntaket for organinterne dokument

Offentleglova § 14 gjeld for dokument som eit organ har utarbeidet for si eiga interne saksførebuing. Ei problemstilling er kva som utgjør eitt og same organ.

Det er ikkje tvil om at UDI sentralt og UDI sine regionkontor, er eitt og same organ.

Sjølv om UDI er underlagd Justis- og beredskapsdepartementet, er direktoratet og departementet å rekne som to forskjellige organ. Føresegna i § 14 gjeld difor ikkje for dokument som utvekslast mellom UDI og departementet.

Sjølv om utgangspunktet for kva som utgjer eit organ og kva som er ulike organ er rimeleg klare, vil dette i nokre tilfelle by på tvilsspørsmål. Til dømes kan arbeidsgrupper og utval gjelde samarbeid mellom fleire sjølvstendige organ. I slike tilfelle må spørsmålet avgjerast etter ei konkret vurdering. Nokre generelle utgangspunkt for vurderinga er nemnt i rettleiaren til offentleglova kapittel 7.2.2.3.

4.2.2 Unntaket for dokument innhenta utanfrå for intern saksførebuing

Dokument som eit organ har innhenta utanfrå til bruk for si interne saksførebuing kan nektast innsyn i, jf. offentleglova § 15. Høvet til å gjere unntak for dokument som utvekslast mellom ulike organ er snevrare enn unntaket for organinterne dokumenter etter offentleglova § 14.

Det er med andre ord heimel for å gjere unntak frå innsyn for korrespondanse mellom overordna og underordna organ etter § 15 første ledd og tredje ledd. Korrespondanse mellom underliggande organ (til dømes mellom UDI og Politidirektoratet) omfattas ikkje språkleg av § 15, men Justis- og beredskapsdepartementet meiner det likevel er rom for å nytte § 15 første ledd jf. òg tredje ledd som unntaksheimel for korrespondanse mellom dei underordna organa, når korrespondansen er ein føresetnad for å kunne svare på ei felles bestilling frå departementet. Det er vidare eit vilkår at unntak er nødvendig for å sikre ei forsvarlig sakshandsaming internt. Det generelle skadekravet som gjeld for å nekte offentlegheita innsyn i dokumenta kjem dermed til uttrykk i føresegna. Dersom vilkåra for unntak er oppfylt, kan det òg gjeres unntak for disse dokumenta hos direktoratet.

Føresegna i § 15 første ledd gjeld dokument som innhentast frå eit underordna organ, eller som innhentast frå eit departement til eit anna. For UDI er offentleglova § 15 første ledd aktuell for dokument som sendes frå UDI til Justis- og beredskapsdepartementet og som er innhenta av departementet for si eiga intern saksførebuing.

Føresegna i § 15 andre ledd gjeld utan omsyn til kven som er avsendar av dokumentet. Det avgjerande er om dokumentet inneheld råd og vurderingar, og om det vil vere påkravd av omsyn til ei forsvarlig ivaretaking av det offentlege interesser i saken å gjere unntak frå innsyn i desse opplysningar. Det sistnemnte vilkåret er ei streng formulering av det generelle skadekravet.

Offentleglova § 15 tredje ledd inneheld to alternative kategoriar av dokument som kan nektas innsyn i. Det fyrste alternativet gjeld dokument om innhenting av dokument som nemnt i fyrste og anna ledd. For UDI er offentleglova § 15 tredje ledd aktuell for dokument som sendes frå Justis- og beredskapsdepartementet til UDI der UDIs svar skal brukast i departementets eiga interne saksførebuing. Det andre alternativet gir åtgang til å nekte innsyn i visse typar innkallingar og referat frå møte.

Alle de tre alternativa i offentleglova § 15 vil etter omstenda kunne reise ei rekkje problemstillingar. For nærare oversikt visast det til rettleiaren til offentleglova kapittel 7.3.

4.3 Innsyn i enkeltsaker - nærare om offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd

Det er fastsett nokre unntak frå innsynsretten ut over dei som følgjer av sjølve lova, sjå offentlegforskrifta § 9, jf. offentleglova § 27. Offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd inneheld ei generell unntaksføresegn for saksdokument og journal i enkeltsakar etter utlendingslova og statsborgarlova.

Hovudomsynet bak unntaksføresegna er at det vil kunne vere svært arbeidskrevjande å vurdere alle krav om innsyn i desse enkeltsakene konkret. Enkeltsaker på utlendingsfeltet inneheld i så stor grad teiepliktbelagde opplysningar om personlige forhold at det av praktiske grunnar vil vere vanskeleg og tidskrevjande å skilje ut dei enkelte opplysningane som det kan gis innsyn i (jf. offentleglova § 12 bokstav b).

UDI skal difor som hovudregel avslå krav om innsyn i enkeltsakar med tilvising til § 9 fjerde ledd i offentlegforskrifta. Meirinnsyn skal likevel vurderast dersom det er openbart at saksdokumenta i ein bestemt sak inneheld opplysningar som ikkje er teiepliktbelagde, og desse er av eit visst omfang og enkelt kan skiljast frå resten av dokumenta.

Krav om innsyn frå parten skal behandlast etter forvaltningslova, sjå RS 2014-010 Partsinnsyn - partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17 – 21 for nærare rettleiing.

4.4 Førehandsklassifisering av dokument

Førehandsklassifisering betyr i denne samanhengen at ein påfører eit dokument ein merknad/heimel om at offentlegheita nektast innsyn i dokumentet. Slik merknad/heimel vert påført dokumentet utan at det ligg føre eit krav om innsyn, typisk ved utarbeiding av dokumentet. Rettsleg sett inneber ikkje førehandsklassifisering noko meir enn eit signal til mottakaren av dokumentet, slik at vedkommande vert gjort oppmerksam på at dokumentet inneheld opplysningar som det kan eller skal gjerast unntak frå innsyn i.

Førehandsklassifisering av dokument vil særleg være aktuelt der det openbart ikkje er aktuelt å vurdere meirinnsyn. Dette gjelder til dømes dersom dokumentet inneheld teiepliktbelagde opplysningar. Ut over desse tilfella bør vi førehandsklassifisere minst mogleg. Ved førehandsklassifisering av eit dokument må det gå klart fram kva unntaksføresegn som er aktuell.

Dersom nokon krev innsyn i eit dokument som er førehandsklassifisert, skal det likevel foretas ei konkret vurdering av om innsyn skal gis. Det er ikkje tilstrekkeleg å vise til at dokumentet er førehandsklassifisert, uavhengig av kven som har påført klassifiseringa. Dette inneber at UDI alltid må gjere ei konkret og sjølvstendig vurdering av kravet om innsyn, sjølv om til dømes Justis- og beredskapsdepartementet har meint at innsyn ikkje bør gjevast i det aktuelle dokumentet.

5. Sakshandsaming av krav om innsyn i UDI

Alle avdelingar må sørgje for at dei er i stand til å behandle krav om innsyn på ein forsvarleg måte. Dette har som følgje at kvar avdeling må ha ressurspersonar med god kunnskap om offentleglova. Saksbehandlarar skal kontakte ressurspersonane i si eiga avdeling dersom vurderinga av eit krav om innsyn byr på tvil. Regelverkseininga (RVE) i Analyse- og utviklingsavdelinga (AUA) kan òg kontaktast ved tvil. Kvar avdeling må òg sørgje for å ha oversikt over avdelinga sine klagesaker, det vil seie saker som er sendt vidare til departementet for avgjerd etter klage på avslag om innsyn. Dokumentsenteret ved Noark-arkivet (heretter Noark) har ansvaret for å halde oversikt over alle klagesakane som er sende til departementet. Sjå punkt 6 for retningslinjer i klagesakar.

5.1 Mottak og registrering av krav om innsyn

  • Krav om innsyn i dokumenta i UdiSak
    Bestilling av innsyn frå Offentlig elektronisk postjournal (OEP) importerast i UdiSak og fordelast automatisk til saksbehandlaren som er ansvarleg for dokumentet det krevjast innsyn i. Dersom dokumentet det krevjast innsyn i ikkje er fordelt enno eller saksbehandlaren ikkje lenger har ansvaret, fordelast kravet til ansvarleg avdelinga eller eininga.
  • Krav om innsyn i historiske data (WebSak)
    Bestilling av innsyn frå OEP i historiske data (WebSak) registrerast som eiga sak i UdiSak av Noark. Noark skal sende ei arbeidsflytoppgåve på saka (send til gjennomgang) til saksbehandlaren som er ansvarleg for dokumentet det krevjast innsyn i. Dersom dokumentet det krevjast innsyn i ikkje er fordelt enno eller saksbehandlaren ikkje lenger har ansvaret, fordelast kravet til ansvarleg avdelinga eller eininga. Arbeidsflytoppgåva skal svarast på innan svarfristen.
  • Manuelle krav om innsyn i UDIs dokumenta
    Krav om innsyn som sendast til UDI utanom OEP skal rettast til Noark. Dersom ein saksbehandlar har motteke eit krav om innsyn direkte, skal vedkommande sende førespurnaden per e-post til udi@udi.no. Noark tek imot, registrerar og fordelar kravet til aktuell avdeling i UdiSak jamfør rutinar i fyrste (UdiSak) eller andre (historiske data) kulepunkt.

Sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

5.2 Frist for å avgjere krav om innsyn

Krav om innsyn som UDI tek imot skal avgjerast utan ugrunna opphald, jf. offentleglova § 29. Kravet skal seinast avgjerast innan tre arbeidsdagar etter at kravet kom inn.

I særlege tilfelle kan det gjerast unntak frå fristen på tre dagar. Dette gjeld til dømes dersom det er behov for å foreta undersøkingar eller dersom kravet omfattar ei betydeleg mengde dokument. I så fall skal saksbehandlaren gje eit førebels svar til den som har sett fram krav om innsyn. Kravet skal uansett avgjerast så snart det er praktisk mogleg.

Dersom kravet om innsyn ikkje svarast på innan fem arbeidsdagar etter at UDI har teke imot kravet, reknast dette som eit avslag som kan klagast på, jf. offentleglova § 32 andre ledd.

5.3 Kven skal behandle kravet om innsyn

Krav om innsyn skal i utgangspunktet behandlast av saksbehandlaren som er ansvarleg for dokumentet det krevjast innsyn i. Eskaleringsreglane (IM 2010-012) gjeld òg ved handsaming av krav om innsyn, og avgjerda skal i utgangspunktet godkjennast i linja.

Kurante krav om innsyn kan avgjerast av saksbehandlaren åleine. Med kurante krav meinast tilfelle der det er klårt at innsyn skal gjevast, fordi det ikkje er heimel for å nekte innsyn. Dette vil typisk gjelde dokument om generelle retningslinjer for sakshandsaming i UDI eller dokument som UDI har utarbeida i samband med offentleg høyring i ei sak. Kurante krav kan òg vere tilfelle der det er klårt at innsyn skal nektast, fordi det føreleggar heimel. Avdelinga bestemmer sjølv kva for ein krav som kan avgjerast av saksbehandlaren åleine.

Ved krav om innsyn i eit dokument som inneheld materiale som er påført gradering etter sikkerheitslova eller beskyttelsesinstruksen gjeld det særlege rutinar, sjå offentlegforskrifta § 10.

Når UDI har motteke krav om innsyn i eit dokument som vi har fått tilsendt frå andre organ, bør saksbehandlaren kontakte avsendarorganet for å informere om innsynskravet og eventuelt forhøyre seg om organet sitt syn på innsynsspørsmålet før innsyn vert gitt.

Dersom vurderinga av innsynsspørsmålet byr på tvil, kan avdelinga si ressursperson(ar) kontaktast. Regelverkseininga i AUA kan òg kontaktast.

5.4 Vurdering av kravet om innsyn

Saksbehandlaren skal foreta ei konkret vurdering når nokon krev innsyn i eit dokument. Som utgangspunkt bør følgjande punkter vurderast:

  1. Teieplikt
    Saksbehandlaren må undersøkje om dokumentet inneheld opplysningar som kan være underlagd teieplikt i lov eller i medhald av lov. Dersom opplysningane er belagde med slik teieplikt, til dømes etter forvaltningslova § 13 fyrste ledd, skal innsyn i opplysningane ikkje gjevast under noko omstende.
  2. Behov for å nekte innsyn
    Sjølv om opplysningane ikkje er underlagd teieplikt, kan det likevel vere behov for å nekte innsyn i opplysningane. Det må ligge føre ein legitim grunn for å nekte offentlegheita innsyn. Her gjeld eit generelt krav om at innsyn må antakast å kunne ha skadelige konsekvensar. Dersom saksbehandlar ikkje kan sjå noko behov for å gjere unntak, skal innsyn gjevast.
  3. Heimel
    Dersom saksbehandlaren ser at det kan være behov for å nekte innsyn i heile eller delar av eit dokument, må han/ho undersøkje om det finst ein heimel som gir høve til dette.
  4. Meirinnsyn
    Dersom ein må anta at ei eller fleire av føresegnene i offentleglova kapittel 3 gir heimel for å nekte innsyn, skal saksbehandlaren vurdere om heilt eller delvis innsyn likevel bør gjevast. Etter offentleglova § 11 skal det foretas ei interesseavveging, der dei omsyna som taler for unntak frå offentligheit må vegast opp mot omsynet til innsynsretten. Dei enkelte unntaksføresegnene gir ein indikasjon om kva omsyn som er relevante, avhengig av kva som er aktuell heimel for unntak.
  5. Grunngiving
    Dersom saksbehandlaren går inn for at innsyn i et dokument, eller visse opplysningar i et dokument skal nektast, må dette grunngjevast, jf. offentleglova § 31. Sjå punkt 5.5 og vedlegg 1 for nærare rettleiing.

5.5 Rutinar ved innsyn i heile dokumentet

Når saksbehandlaren kjem til at innsyn kan gjevast i eit heilt dokument, skal vedkommande snarast behandle kravet, registrere vedtaket i UdiSak. Noark skal deretter ekspedere svaret slik at ein kopi av dokumentet vert sendt til den som har satt fram kravet, sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

5.6 Rutinar ved delvis innsyn i dokumentet

Ved delvis innsyn skal saksbehandlaren sladde dei aktuelle delane av dokumentet og sende dette i ferdig sladda form til Noark per epost, sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing. Det skal gå tydeleg fram av vedtaket at innsyn berre er gitt for delar av dokumentet og kva deler dette er. Det er ikkje åtgang til å redigere dokumentet slik at det står fram som eit fullstendig dokument, ein skal vise at det er gjort unntak. Noark ekspeder svaret og sender sladda versjon av dokumentet til den som har sett fram kravet.

5.7 Rutinar ved avslag på krav om innsyn

Eit avslag på krav om innsyn skal vere skriftleg, jf. offentleglova § 31 fyrste ledd. Avslaget skal dessutan innehalde følgjande opplysningar:

  • Presis heimelstilvisning, jf. offentleglova § 31 fyrste ledd, fyrste punktum. Det er ikkje tilstrekkeleg å vise til kva paragraf i lova som er grunnlaget for avslaget; det må òg visast til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt.
  • Dersom grunnlaget for avslag er offentleglova § 13 om opplysningar underlagt teieplikt, må det i avslaget visast til den føresegna som pålegg teieplikta, jf. offentleglova § 31 første ledd andre punktum. Til dømes: Offentleglova § 13 jf. forvaltingsloven § 13 fyrste ledd nr. 1.
  • Informasjon om at meirinnsyn er vurdert i dei tilfelle det er plikt til å foreta ei slik vurdering, jf. offentleglova § 11.
  • Opplysningar om høvet til å klage og om klagefristen, jf. offentleglova § 31 fyrste ledd siste punktum. Det skal òg gå fram av avslaget at klagen skal setjast fram for UDI, sjå offentleglova § 32 tredje ledd annan punktum, jf. forvaltningsloven § 32 første ledd.

Når saksbehandlaren har registrert avslaget og påførd rett unntaksheimel i sakshandsamingssystemet (UdiSak) vert krava til innhald automatisk ivareteken. Noark skal deretter ekspedere svaret slik at avslaget sendast til den som har sett fram kravet, sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

5.8 Krav om nærare grunngiving for avslaget

Den som har fått avslag, kan innan tre veker frå avslaget er motteke, krevje ei nærare grunngiving for avslaget, jf. offentleglova § 31. Krav om nærare grunngiving skal gis snarast råd og seinast innan ti arbeidsdagar etter at kravet vart motteke.

Når Noark har motteke eit slikt krav skal dette snarast sendast til avdelinga som har behandla kravet om innsyn. Kravet journalførast i UdiSak og saksbehandlaren svarar med utgåande brev i UdiSak.

Saksbehandlaren skal snarast utarbeide ei skriftleg grunngiving for avslaget i UdiSak, der dei omsyn som har vore avgjerande for avslaget skal nemnast. Svar på krav om nærmare grunngiving skal godkjennast i linja.

Saksbehandlaren skal ekspedere dokumentet etter at det er godkjent i linja, slik at nærare grunngiving vert sendt til den som har sett fram kravet.

Dersom saksbehandlar her gjer om avslaget til innsyn eller delvis innsyn, skal saksbehandlar sende ei arbeidsflytoppgåve (send til gjennomgang) i UdiSak til AFT Dokumentsenteret. Ved delvis innsyn, skal dokumentet i tillegg sendast i ferdig sladda form til Noark. Noark skal endre status i UdiSak og ekspedere dokumentet til den som har bedt om innsyn.

Sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

6. Klagesakshandsaming

Dersom UDI har avslått eit krav om innsyn kan avgjerda påklagast til overordna organ, jf. offentleglova § 32 tredje ledd annan punktum jf. forvaltningslova § 29 første ledd. Klageinstansen er Justis- og beredskapsdepartementet, men klagen skal likevel settast fram for UDI, sjå offentleglova § 32 tredje ledd annan punktum, jf. forvaltningslova § 32 første ledd.

Noark tek imot og registrerer klager over avslag på krav om innsyn i UdiSak. Noark skal snarast fordele saken til saksbehandlaren som har behandla kravet om innsyn.

Saksbehandlaren skal vurdere klagen utan ugrunna opphald, jf. offentleglova § 32 tredje leddet. Det skal igjen foretas ei konkret og sjølvstendig vurdering av kravet om innsyn og om avslaget skal gjerast om.

6.1 Omgjering etter klage

Omgjering av eit avslag på krav om innsyn skal godkjennast i linja. Dette gjeld òg delvis omgjering.

Dersom det er godkjent i linja at avslaget skal gjerast om til delvis innsyn eller fullt innsyn i klageomgangen, skal saksbehandlaren sende ei arbeidsflytoppgåve i UdiSak til AFT Dokumentsenteret. Ved delvis innsyn, skal saksbehandlaren i tillegg sende dokumentet i ferdig sladda form til Noark per epost, sjå rutine i vedlegg 1.

Noark skal endre status i UdiSak og ekspedere dokumentet til den som har bedt om innsyn.

Er resultatet av klagesakshandsaminga fullt eller delvis innsyn, skal saksbehandlaren ikkje sende over klagen til departementet.

6.2 Oversending av klagen til departementet

Dersom saksbehandlaren kjem til at avslaget ikkje skal gjerast om, skal vedkommande utarbeide ei klageoversending i UdiSak som sendast til departementet med kopi til klagaren.

I klageoversendinga skal det gjerast greie for dei vurderingar som ligg til grunn for avslaget, og ei kopi av klagen på avslaget skal leggjast som vedlegg. Klageoversendinga skal behandlast i linja i UdiSak. Saksbehandlaren skal deretter ekspedere dokumentet, slik at klageoversendinga sendast til departementet saman med kopi av klagen.

Sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelinga, Regelverkseininga (RVE)

Siste endringer
  • Ny: RS 2016-006 Rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova (24.06.2016)

    Som følge av overgangen til UdiSak er det utarbeidet et nytt rundskriv om rett til innsyn i UDIs dokumenter etter offentleglova. Rundskrivet erstatter RS 2009-020. I forhold til tidligere rundskriv er begrepsbruken og rutinebeskrivelsene endret slik at disse er i samsvar med UdiSak. Det er også gjort enkelte strukturelle endringer slik at dokumentet skal være mer brukervennlig og følge saksbehandlingsprosessen. Vedlegget beskriver rutiner for behandling av innsynskrav.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen