UDI 2008-021 Dokumentorden i papirsaker

1. Innledning

Denne utgaven inneholder ingen vesentlige materielle endringer sammenlignet med den forrige utgave: RS 2002-144, som erstattet deler av rundskriv RS 91-01 vedrørende ”ordning av dokumenter i fremmedsaker”. Det er først og fremt gjort endringer vedrørende dokumentlister. Denne utgaven omhandler i tillegg dokumentliste for personopplysninger (0-dokument).

Formålet med retningslinjen er å sikre god dokumentorden og en likeartet dokumentføring i utlendingssakene. Alle som behandler utlendingssaker er ansvarlig for at dokumentene i utlendingssaken er ordnet i samsvar med retningslinjene i dette dokumentet.

2. Krav til dokumentene i utlendingssak - format

Dokumentene i utlendingssakene skal være i format A4. Der de er vesentlig mindre, festes de på et A4-ark eller kopieres over på et slikt. Er de større brettes de, eller om mulig forminskes ved å kopiere ned.

3. Krav til dokumentlisten

Dokumentliste skal brukes i alle saker. Dokumentliste utarbeides der saken opprettes, enten i Utlendingsdirektoratet eller politiet.

3.1. Hva skal føres opp?

På dokumentlisten skal duf-nummer, statsborgerskap, politidistrikt, etternavn, for- og mellomnavn, fødselsnummer og medfølgende barn føres opp.

På dokumentlisten skal datoene for de forskjellige dokumentene fremgå med kort betegnelse av dokumentet. Dersom det er innkommet flere eksemplarer av samme dokument, markeres dato for mottatt kopi i parentes bak betegnelsen av dokumentet. Det skal som regel bare være ett eksemplar av hvert dokument, og kopier makuleres.

3.2. Dokumentliste for personopplysninger (0-dokument)

Dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger skal dokumentføres i egen liste for personopplysninger(0-dokument), som for eksempel ankomst-registreringsskjema, asylintervju, anmeldelser, politiattester, straffe- og bøteattester og helserelaterte dokumenter. Se for øvrig retningslinje om partsinnsyn UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven. Det skal kun eksistere en dokumentliste for personopplysninger for hver person.

3.3. Nummerering

Dokument 1 skal alltid være påtegningsarket/saksomslaget, som nummereres fortløpende med 1, 1a , 1b, 1c osv. der nytt påtegningsark påbegynnes, fordi det gamle arket er utskrevet eller der det er utarbeidet flere påtegningsark. Disse påtegningsarkene legges inn i gjeldende påtegningsark foran dokumentlisten.

Søknader vi mottar fra utenriksstasjonene inneholder oftest et følgebrev med oversikt over innsendte dokumenter. Dette følgebrevet stiftes i front sammen med søknaden. Dokumentene nummereres med ca 2 cm høye tall oppe i høyre hjørne med rød skrift, og uten at det står ”dok” foran tallet. Dokumentene som føres i 0-dokumentet skal alltid starte med sifferet 0, for å skille mellom dokumenter som skal ligge i 0-dokumentet og dokumentlisten.

Nummerering skal i utgangspunktet gjøres for hvert dokument og være fortløpende, logisk og kronologisk.

3.4. Dokumenter i tidligere utlendingssak

Der det er naturlig å kun ha én dokumentliste i utlendingens sak, og det eksisterer tidligere dokumenter i annet politidistrikt eller en annen enhet i direktoratet, skal disse som hovedregel rekvireres for å sikre fortløpende nummerering.

Dersom det kommer inn et eldre dokument som kronologisk skulle vært ført tidligere på dokumentlisten, gjøres dette ved å nummerere dokumentet eksempelvis med rett nr og i tillegg bokstaven A. Ved behov kan underdokumenter nummereres med eksempelvis: 12.A 1 - 8.

4. Når skal det utarbeides eget påtegningsark og dokumentliste?

Dersom en utlending har flere saker av ulik sakstype til behandling, kan det utarbeides dokumentliste og eget påtegningsark for den enkelte sakstypen. Der det anses hensiktsmessig for å sikre god dokumentorden og av praktiske grunner, kan det utarbeides egen dokumentliste og eget påtegningsark for hver enkelt sak. Det skal da samtidig utarbeides en felles dokumentliste for dokumentlistene som er utarbeidet. Det skal utarbeides felles dokumentliste på det tidspunkt det er flere dokumentlister i den foreliggende saken. I den felles dokumentlisten skal det føres opp dato for saksopprettelse og sakstype med saksnummer i merknadsfeltet.

Hver voksen person (over 18 år) skal gis eget påtegningsark og dokumentliste.

4.1. Dokumentorden i asylsaker

Alle medfølgende barn under 18 år som søker beskyttelse sammen med foreldrene skal ha egen dokumentliste. Er barnet under 18 år og søker alene, skal barnet ha egen saksmappe.

Ved søknad om fornyelse, skal politiet utarbeide egen saksmappe(påtegningsark, dokumentliste og 0-dokument) for barnets sak.

4.2. Dokumentorden i oppholdssaker

Barn under 18 år som søker sammen med en av foreldrene, kan dele saksmappe med dem (fortrinnsvis mor). Når barnet deler saksmappe med en av foreldrene, benyttes også et samlet påtegningsark for barn og forelder.

Er barnet under 18 år og søker alene, for eksempel oppholdstillatelse i familiegjenforeningsøyemed, skal barnet ha egen saksmappe.

5. Krav til påtegning

Forsiden av påtegningsarket skal alltid inneholde duf-nummer, saksnummer, navn og nasjonalitet.

På påtegningsarket skal det også fremgå hvorvidt det er barn som følger med en av foreldrene, og opplysninger om følgesaker.

Der det påbegynnes nytt påtegningsark fordi det gamle er utskrevet, skal det øverst på arket stå samme informasjon som på utskrevet påtegningsark, og deretter følger nye oversendingspåskrifter/stempler fortløpende. Når det eksisterer flere påtegningsark legges de delene av påtegningsarkene som har oversendingspåskrifter/stempler fremst i gjeldende påtegningsark.

6. Andre utlendingssaker er vedlagt

Der en annen persons utlendingssak blir lagt ved, skal denne ikke påføres dokumentlisten. Følgesaken skal ha egen oversendingspåskrift/stempel, og det skal gå klart frem av oversendelsespåskriften på hovedsaken at en følgesak er vedlagt.

7. Praktiske rutiner ved oversendelse av saker

Saker som er relatert til hverandre kan samles med strikk.

For å unngå at originaldokumenter som for eksempel pass og ID-kort forsvinnner, skal disse dokumentene legges i en konvolutt som stiftes på et A 4 ark.

Binders skal ikke brukes. Post-it lapper skal heller ikke følge saken. Saker og dokumenter skal ikke oversendes Utlendingsdirektoratet i plastmapper.

Følgesaker legges bak hovedsaker og de buntes sammen med strikk. Følgesaken skal altså ikke ligge i hovedsaken.