UDI 2010-081 Politiets ankomstregistrering i asylsaker

1. Innledning

Politiets utlendingsenhet (PU) har det nasjonale ansvaret for registrering av asylsøkere i ankomstfasen. Det fremgår av forarbeidene til utlendingsloven, se Ot.prp.nr 75 (2006/2007) kap. 3.6.1 (ekstern lenke).

Konkrete rutiner som beskrives videre i denne retningslinjen er stilet til PU, men retningslinjen gjelder også for øvrige politimyndigheter dersom de gjennomfører ankomstregistrering.

Registrering av asylsøknaden i ankomstfasen er helt sentral for å legge grunnlaget for en videre rettssikker og forsvarlig asylsaksbehandling.

Utfylling av vedlegg 4 Ankomstregistreringsskjema, skal sikre at PU innhenter, registrerer og deler informasjon av betydning for Utlendingsdirektoratets (UDIs) behandling av søknaden om beskyttelse, vurdering av identitet og/eller strategiske mottaksplassering.

Retningslinjen regulerer også de tilfellene der PU skal innhente flere opplysninger om asylsøkerens beskyttelsesbehov ved å gjennomføre en utvidet registrering. Politiet skal gjøre nødvendige forberedelser til samtalen med utgangspunkt i alle tidligere opplysninger som er fremkommet i saken, se kapittel 7.

PU skal registrere en egen sak på barn, se UDI 2010-075 Høring av medfølgende barn i saker om beskyttelse og UDI 2014-014 Barn som fødes i, eller ankommer Norge, etter at foreldrene har søkt beskyttelse. 

1.1. Avgrensing

Retningslinjer for ankomstregistrering av overføringsflyktninger fremgår av UDI 2014-030 Ankomstregistrering av overføringsflyktninger.

Personer som søker om avledet flyktningstatus med familiemedlemmer med oppholdstillatelse i Norge i medhold av utlendingsloven (utl.) § 28 sjette ledd jf. utlendingsforskriften (utf.) § 7-2 skal behandles i tråd med retningslinjene i UDI 2010-072 Avledet flyktningstatus for familiemedlemmer.

Retningslinjen regulerer ikke opplysninger PU innhenter for polisiære formål i medhold av politilovgivningen og utlendingslovgivningen.

1.2. Rettslig grunnlag

PU skal registrere søknaden om beskyttelse på fastsatt skjema, jf. utf. § 17-21.

Søknad om beskyttelse omfatter også søknad om reisedokument, jf. utf. § 12-11.

UDI har ansvaret for å utforme ankomstregistreringsskjemaet, jf. utf. § 20-2.

Utlendingsmyndighetene kan behandle personopplysninger når dette er nødvendig for å utøve myndighet eller utøve oppgaver etter utlendingsloven, se utl. § 83 a første ledd.

PU kan innhente opplysninger for det formål å opplyse en søknad om beskyttelse i medhold av utl. § 83 første ledd, jf. § 93 fjerde ledd.

PU kan videre pålegge asylsøkeren å gi opplysninger som kan bidra til å avklare vedkommendes identitet, jf. utf. § 17-7, jf. utl. § 83 annet ledd.

Utover plikten til å gi opplysninger som følger av sistnevnte bestemmelser, har asylsøkeren også en rett til å uttale seg om sitt beskyttelsesbehov, jf. utl. § 81.

1.3. Tids- og kvalitetskrav

PU skal gjennomføre innledende registreringssamtale innen 48 timer fra asylsøkeren ankommer Nasjonalt ankomstsenter (Na). Øvrige tidskrav kan følge av særskilte rutiner og samarbeidsavtaler mellom politiet og UDI.

Gjennom registreringssamtalen skal PU innhente informasjon av betydning for videre sakshåndtering, saksbehandling, differensiering og vedtak. Samtalen skal bidra til å avklare asylsøkerens identitet. PU skal videre foreta en sårbarhets- og sikkerhetsanalyse av asylsøkeren.

I kapitlene nedenfor vises det til ytterligere krav og rutiner i andre retningslinjer.

2. Registrering og bruk av opplysninger innhentet i Start-løsningen

Start er en digital skjemaløsning hvor asylsøkere mottar og gir informasjon om seg selv på nettbrett. Start-registreringen gjennomføres i fase 1 i asylprosessen i forbindelse med ankomstregistrering hos politivakta. Det er utarbeidet skjema tilpasset ulike søkergrupper:

• ordinære asylsøkere, inkludert søkere i Dublin-prosedyre (Hovedskjema)

• søkere som omfattes av 48-timersprosedyre (48t-skjema)

• søkere som omfattes av ordningen for kollektiv beskyttelse (KB-skjema)

• søkere med opphold i Norge fra før (Opphold i Norge-skjema)

• enslige mindreårige asylsøkere (EMA-skjema)

Hvert skjema er laget i to versjoner, én versjon som inneholder informasjon om rettigheter og plikter i tillegg til en utfyllingsdel med spørsmål, og én versjon som kun inneholder informasjon om rettigheter og plikter. Rettighetene og pliktene til de ulike søkergruppene er vedlegg til gjeldende retningslinje (UDI 2010-081V1).

Politiet velger hvilket skjema søkeren skal fylle ut i Start-løsningen og bestiller brukernavn og passord for innlogging via Utsys. Dersom politiet vurderer at søkeren ikke kan benytte Start-løsningen, skal politiet registrere årsaken til det i Utsys og rettigheter og plikter skal gis på papir, se punkt 2.3.

2.1. Registrering i Start-løsningen for voksne asylsøkere

Start-løsningen er tilgjengelig på over 20 språk for voksne asylsøkere. Hovedskjema og KB-skjema har i tillegg en audiofunksjon som gjør at søkerne kan få lest opp informasjon om rettigheter og plikter på aktuelt språk. Slik skal søkerne kunne motta informasjon uten tolk. Dersom det likevel er behov for tolk, skal søkeren gjennomføre registrering i Start-løsningen med tolk jf. utlendingsforskriften § 17-21 tredje ledd. Politiet skal også veilede søkeren ved behov.

I tilfeller der søkeren ikke kan gjennomføre registrering i Start-løsningen, kan søkeren avbryte registreringen. Dersom søkeren avbryter registreringen under utfyllingsdelen, vil informasjonsdelen fortsatt bli lagret i saken og det er ikke nødvendig å gjennomgå rettigheter og plikter på nytt. Dersom søkeren avbryter underveis i informasjonsdelen, må søkeren gis rettigheter og plikter på papir. Dette for å sikre at informasjon om rettigheter er gjennomgått i sin helhet og for å dokumentere i saken at informasjonen er mottatt.

Når søkeren er ferdig med registrering i Start, kommer det en visning av svarene i Utsys. Politiet kan opprette person i DUF automatisk basert på hva søkeren har registrert i Start. Politiet kan også redigere opplysningene fra Start før automatisk opprettelse av person i DUF.

Start-skjema lagres som pdf i DUF etter politiet har gjort trinnet «bekreft DUF-nummer» i Utsys. UDI får ikke tilgang til Start-skjema før dette trinnet er gjennomført og trinnet bør derfor gjennomføres før ankomstregistreringen i fase 1 avsluttes.

2.2 Registrering i Start-løsningen for enslige mindreårige asylsøkere over 15 år

Start-løsningen skal brukes når søknader skal realitetsbehandles og når søknader skal behandles etter Dublin-forordningen (EM og ED). Start-løsningen skal ikke brukes for enslige mindreårige som omfattes av ordningen for kollektiv beskyttelse. 

Søkeren skal fylle ut Start-løsningen med representant og tolk til stede. Tolken skal kun oversette det som blir sagt mellom søker og representant. Representanten skal bekrefte ved signatur at han/hun har vært til stede under registreringen. Politiet skal veilede søkeren ved behov.

Enslige mindreårige over 15 år gis som utgangspunkt mulighet til å fylle ut informasjon gjennom Start-løsningen. Politiet gjør en vurdering av om søkeren kun skal få informasjon om rettigheter og plikter gjennom Start-løsningen eller om søkeren også skal fylle ut informasjon gjennom Start-løsningen.

2.2.1. Rettigheter og plikter for enslige mindreårige under 15 år

For enslige mindreårige under 15 år, skal politiet vurdere fra sak til sak om søkeren skal få informasjon om rettigheter og plikter i Start-løsningen. UDI har ikke satt noen minstealder for å motta informasjon via Start-løsningen, men politiet må sammen med representanten gjøre vurderinger i den enkelte saken.

2. 3 Informasjon om lovforbud mot tvangsekteskap og kjønnslemlestelse

UDI har ansvar for at asylsøkere mottar informasjon om de norske lovforbudene mot tvangsekteskap og kjønnslemlestelse. Formålet er å forebygge tvangsekteskap og kjønnslemlestelse og bistå de som kan være utsatt. Alle asylsøkere som kommer fra land eller grupper der kjønnslemlestelse og tvangsekteskap praktiseres, skal motta informasjonen. Informasjonen om lovforbudene skal gis gjennom rettigheter og plikter i Start-løsningen på aktuelt språk. Informasjonen gis i Hovedskjema og skjema for enslige mindreårige (over 15 år).

• Informasjon om lovforbud mot tvangsekteskap gis på arabisk, somali, sorani, fransk, amharisk, kurmanji, oromo, engelsk, dari, pashto, russisk, tyrkisk, persisk, tigrinja i Start-løsningen.

• Informasjon om lovforbud mot kjønnslemlestelse gis på arabisk, somali, sorani, fransk, amharisk, oromo, engelsk og tigrinja i Start-løsningen.

• Søkere fra land eller grupper der tvangsekteskap eller kjønnslemlestelse forekommer som ikke behersker noen av disse språkene, vil få informasjonen oversatt av tolk på sitt språk under asylintervjuet hos UDI. Se UDI 2014-041 Informasjon om lovforbud mot tvangsekteskap og kjønnslemlestelse for hvordan samtalen gjennomføres av UDI.

2.4. Informasjon til asylsøkeren utenfor Start-løsningen

Dersom søkere av ulike årsaker ikke kan gjennomføre registrering i Start-løsningen, skal rettigheter og plikter gis via papir, se UDI 2010-081V1. Dersom Start ikke er tilgjengelig av tekniske årsaker, skal politiet melde inn feil til Politiets IT-enhet (PIT). PIT registrerer sak i UDIs servicedesk som følger opp feilmeldingen.

I tilfeller der informasjon om rettigheter og plikter gis via papir, skal politiet:

• bruke tolk til gjennomlesing av rettigheter og plikter dersom asylsøkeren ikke kan kommunisere forsvarlig på et felles språk med den som foretar registreringen, jf. utlendingsforskriften § 17-21 tredje ledd

• spørre asylsøkeren om han eller hun har forstått informasjonen, og om asylsøkeren har spørsmål eller kommentarer til informasjonen som er gitt, samt følge opp eventuelle spørsmål

• skanne inn informasjonen om rettigheter og plikter og registrere den på saken i DUF.

2.5. Plikt til å melde flytting

PU skal informere asylsøkeren om plikten til skriftlig å melde fra til politiet ved enhver endring av bopel, jf. utl. § 19 annet ledd jf. utf. § 4-23.

2.6. Trekk av søknaden om beskyttelse

Dersom asylsøkeren ønsker å trekke sin søknad om beskyttelse under innledende registreringssamtale, skal PU følge rutinene i UDI 2014-007 Standardskjema for å trekke søknad om beskyttelse.

3. Informasjon til helsemyndighetene

For å kunne gjennomføre effektiv helsekontroll av asylsøkere, herunder tuberkuloseundersøkelse, skal PU gi helsemyndighetene melding om kontaktopplysninger, og hvis kjent, hvilket språk utlendingen kan kommunisere forsvarlig på, når asylsøkere skal bo privat, jf. utf. § 4-22 femte ledd. ​PU skal sende meldingen til kommuneoverlegen i den kommunen der asylsøkeren er bosatt. For asylsøkere som er bosatt privat i Oslo kommune, skal politiet sende meldingen til smittevernoverlegen i Oslo, se nærmere retningslinjer i UDI 2010-096 Meldeplikt om tuberkulosekontroll.

4. Utfylling av ankomstregistreringsskjemaet

Ved gjennomføring av innledende registreringssamtale skal PU innhente og registrere opplysningskategoriene som fremgår av ankomstregistreringsskjemaet. Opplysningene skal registreres i utlendingsmyndighetenes felles fagsystem (DUF).

PU skal merke av om asylsøkeren har mottatt informasjon om utlendingsmyndighetenes behandling av personopplysninger, og asylsøkeres rettigheter og plikter, se ankomstregistreringsskjemaet felt nummer 1. 

PU skal registrere aktuelt alternativ «søknad om beskyttelse» eller søknad om flyktningstatus, se ankomstregistreringsskjemaet felt nummer 2.

Av samme felt går det også frem at PU skal merke av ved søknad om beskyttelse fremmet av nyfødt eller etterkommende barn, se nærmere retningslinjer i UDI 2014-014 Barn som fødes i, eller ankommer Norge, etter at foreldrene har søkt beskyttelse.

Ved gjennomføring av innledende registreringssamtale og utfylling av ankomstregistreringsskjemaet skal politiet ta utgangspunkt i alle opplysninger som tidligere er innhentet i saken, herunder opplysninger asylsøkeren har registrert i Start-løsningen. Ved eventuelle motstridende opplysninger mellom Start-registreringen og opplysninger som gis i ankomstsamtalen og registreres i DUF må dette kartlegges og nedtegnes i rapporten.

Videre skal politiet:

• avklare om asylsøkeren har behov for bistand knyttet til akutte og alvorlige helseproblemer eller sikkerhetssituasjonen sin i Norge og nedtegne disse opplysningene i ankomstregistreringsskjemaet.

• vurdere om asylsøkeren har behov for akutte oppfølgingstiltak og varsle ansvarlige myndigheter i tråd med gjeldende varslingsrutiner.

Enslige mindreårige og aldersundersøkelse

Dersom søkeren har valgt å reservere seg mot aldersundersøkelse i Start-skjema, skal politiet ta opp dette i samtale for å oppklare eventuelle misforståelser. Det skal fremgå av ankomstregistreringskjema at søkeren har fått informasjon om aldersundersøkelse og hvorvidt han eller hun fortsatt ønsker å reservere seg mot aldersundersøkelse.

4.1. Differensierte saksløp

PU skal registrere aktuelt alternativ i felt 3 i ankomstregistreringsskjemaet, dersom det vurderes som sannsynlig at søknaden om beskyttelse skal behandles i differensiert saksløp.

4.1.1. Enslige mindreårig asylsøker (EMA)

Enslige mindreårige asylsøkere (EMA) har særegne prosessuelle rettigheter under saksbehandlingen, og søknader fra enslige mindreårige (EMA) skal prioriteres. Tidlig identifisering og differensiering av asylsøkere som oppgir å være EMA er derfor av stor betydning.

For enslige mindreårige (EMA) skal all informasjonsinnhenting foregå sammen med oppnevnt representant.

PU skal kartlegge hvor barnets foreldre er og hva som er bakgrunnen for at barnet er i Norge uten sine foreldre. Dette gjelder også i tilfeller der barnet ankommer sammen med personer som ikke har det rettslige foreldreansvaret for barnet.  

PU skal merke av i ankomstregistreringsskjemaet dersom asylsøkeren oppgir å være enslig mindreårig.

PU skal i disse tilfellene informere asylsøkeren om at Utlendingsdirektoratet (UDI) vil gjennomføre aldersundersøkelser, se UDI 2020-007 Enslige mindreårige asylsøkere og aldersvurdering.

4.1.2. Åpenbart overårig EMA

Dersom PU mener den oppgitte alderen åpenbart er uriktig, skal dette registreres i aktuelt felt ankomstregistreringsskjemaet. Nærmere retningslinjer for disse tilfellene er gitt i UDI 2016-001 Enslig mindreårig asylsøker som åpenbart er over 18 år.

4.1.3. Særlig prioritering av enkelte EMA

Basert på risikoprofil skal enkelte EMA særlig prioriteres. Dette for å sikre tidlig innhenting av informasjon om asylanførsler, alder og sårbarhetsmomenter. Dette gjelder:

• Ved behov for akutt oppfølging og det er opplysninger om fare for søkerens liv og/eller sikkerhet i Norge. For eksempel ved bekymring for menneskehandel, tvangsekteskap eller annen vold i nære relasjoner, eller søkeren kan ha akutt oppfølgingsbehov knyttet til alvorlige psykiske eller fysiske helseproblemer.

• Søkere som erfaringsmessig kan forsvinne før saken er tilstrekkelig opplyst. For eksempel søkere med opprinnelse fra Nord-Afrika, har hatt ulovlig opphold i Norge forut for søknad om beskyttelse eller søker beskyttelse etter å ha blitt pågrepet av politiet.

PU varsler UDI Beskyttelse om nyankomne søkere, og tar kontakt ved behov for avklaringer.

4.1.4.  Dublinprosedyren

PU skal registrere aktuelt alternativ dersom det foreligger indikasjoner som tilsier at asylsøknaden kan behandles i Dublinprosedyren, se ankomstregistreringsskjemaets felt nummer 3. Indikasjoner kan for eksempel være asylsøkerens egne opplysninger om tilknytning til en Dublin-stat, visum utstedt av annen Dublin-stat, dokumenter utstedt av annen Dublin-stat som gjelder søkerens opphold der og/eller fingeravtrykkstreff i Eurodac eller visumregisteret. For mer informasjon om sistnevnte registre, se UDI 2010-019 Rutiner ved Eurodac-forordningen og Visum informasjonssystem (VIS).

PU skal også kartlegge asylsøkerens tilknytning, herunder familiemedlemmer og deres oppholdsgrunnlag i Dublin-stat.

Nærmere retningslinjer ved ankomstregistrering av asylsøkere i Dublinprosedyren følger av UDI 2014-001 Behandling av saker omfattet av Dublinforordningen. 

Enkelte asylsøknader kan unntas Dublinprosedyre av ressurshensyn, se egne retningslinjer for dette i UDI 2014-026 Rutiner ved unntak fra Dublin-prosedyre i henhold til GI-09/2014.

PU skal underrette asylsøkeren om mulig Dublin-behandling, se vedlegg 3.

Ved underretning om ansvarlig medlemsland (eventuelt flere land) skal PU gi asylsøkeren anledning til å uttale seg om retur dit.

4.1.5. EMA i Dublinprosedyren

Dersom den mindreårige har søkt om beskyttelse i andre Dublin-stat, er det viktig å få frem hvilken alder han eller hun oppga der, om han eller hun gjennomgikk aldersundersøkelse og konklusjonen av denne undersøkelsen.

Dersom EMA oppgir å ha nær tilknytning til et Dublin-land skal PU spørre om familiemedlemmenes (og EMAs) status og situasjon i landet.

PU skal følge retningslinjene for ankomstregistrering som følger av UDI 2014-023 Treff i Eurodac eller VIS ved tvil om søkeren er enslig mindreårig.

4.1.6. Tilknytning til «første asylland» eller «trygt tredjeland»

PU skal merke av i ankomstregistreringsskjemaet dersom det foreligger opplysninger som tilsier at asylsøkeren er innvilget beskyttelse i et annet land, eller har hatt opphold i et annet land før søkeren kom til Norge, se utlendingsloven § 32 første ledd bokstav a og d.

4.1.7. Hurtigspor for grenseprosedyre

Asylsøkere som ankommer Norge over grensen ved Storskog grensestasjon skal behandles i henhold til egne retningslinjer, se UDI 2015-013 Asylsøknader på Storskog.

4.1.8. Hurtigspor for asylsøknader i 48-timers prosedyren

Asylsøkere som kommer fra land som etterlever de internasjonale menneskerettighetene på et akseptabelt nivå skal behandles i 48-timers prosedyren, se nærmere retningslinjer i UDI 2021-009 Hurtigspor ved søknad om beskyttelse.

4.1.9. Hurtigspor for ID-tvil

Dersom det foreligger konkrete holdepunkter for å tvile på asylsøkerens identitet kan det være aktuelt å prioritere saksbehandling av asylsøknaden, se UDI 2009-039 Hurtig saksbehandling i asylsaker ved identitetstvil.

Det kan også være aktuelt å gjennomføre en språkanalyse som ledd i å avklare asylsøkerens identitet, se UDI 2011-023 Språkanalyse ved søknad om beskyttelse. PU har ansvaret for å bestille språkanalyse dersom dette vurderes hensiktsmessig ved gjennomføring av innledende registrering.

4.1.10. Hurtigspor for kriminalitet og uro

Asylsøkere som har begått kriminelle handlinger, opptrådt truende, skapt uro eller lignende kan behandles i et eget hurtigspor, se UDI 2014-025 Varsling og prioritert saksgang i asylsaker.

4.1.11. Hurtigspor for blindpassasjerer på skip

Det er UDI som avgjør om blindpassasjerer som oppholder seg på skip i en norsk havn, skal få gå i land og hvilke betingelser som foreligger, se utf. § 4-21 tredje ledd. Kontaktpunktet i UDI for slike saker er hurtigsporvakten telefon 407 05 811 som er bemannet fra 09.00 til 22.00 alle dager.

Blindpassasjerer som uttrykker at de ønsker å søke beskyttelse eller gir opplysninger som tyder på de er vernet mot retur etter utl. § 73, skal normalt gis adgang til å gå i land i norsk havn, se utf. § 4-21 første ledd. Slike asylsøknader skal som utgangspunkt behandles i hurtigprosedyre, se punkt 4.3 i UDI 2021-009 Hurtigspor ved søknad om beskyttelse.

Sjøfolk og blindpassasjerer kan også gis adgang til å gå i land i norsk havn som følge av humanitære grunner, nasjonale hensyn eller av hensyn til øvrige internasjonale forpliktelser.

4.1.12. Prioritert behandling utenom differensierte saksløp

Dersom PU i andre tilfeller enn nevnt ovenfor ser et behov for rask behandling av asylsøknaden og eventuelt utvisning, skal PU kontakte UDI Beskyttelse for å avtale prioritering av saken.

4.1.13 Søkere som har en oppholdstillatelse i Norge

Asylsøkere som har permanent oppholdstillatelse eller en oppholdstillatelse som gir rett til permanent opphold i Norge skal behandles i tråd med GI-15/2022. Se vedlegg 7 (UDI 2010-081V7) for rutine for ankomstregistrering av søkere som omfattes av instruksen.

4.2. Tilknytning til Norge

PU skal føre opp asylsøkerens tilknytning til Norge i ankomstregistreringsskjemaets felt 4. Asylsøkerens tilknytning til Norge er blant annet av betydning for vurderingen av hvilken Dublin-stat som er ansvarlig for asylsaksbehandlingen. Med «nær tilknytning til Norge» menes i denne sammenhengen at asylsøkeren har familiemedlemmer eller slektninger (se definisjoner i Dublin III forordningens art 2) (ekstern lenke til PDF) med oppholdstillatelse eller søknad om oppholdstillatelse til behandling i Norge.

Tilknytning til Norge kan også være relevant i vurderingen av sterke menneskelige hensyn etter utl. § 38 og retur til første asylland eller trygt tredjeland, se utl. § 32 første ledd bokstav a og d.

Dersom asylsøkeren har eller tidligere har hatt oppholdstillatelse i Norge, skal PU krysse av i feltet for dette.

5. Mulige ofre for menneskehandel

Utlendingsforvaltningen skal legge til rette for at personer som kan være utsatt for menneskehandel blir identifisert og får tilbud om nødvendig bistand. PU skal kartlegge forholdene dersom det er opplysninger i saken som indikerer at asylsøkeren kan være offer for menneskehandel, se felt nummer 7 i ankomstregistreringsskjemaet.

6. Registrering av personopplysninger

PU og UDI skal registrere personopplysninger i tråd med rutinene som følger av UDI 2021-007 Registrering av personopplysninger ved førstegangssøknad, se ankomstregistreringsskjema felt 10 og 11.

Ellers vises det til UDIs overordnede retningslinje for registrering og vurdering av identitet UDI 2012-009 Avklaring av identitet. Det vises her spesielt til kapittel 6 «Saker hvor det er søkt om beskyttelse» og kapittel 6.2 «Politiets utlendingsenhets oppgaver i den innledende asylbehandlingen».

6.1. Reise- og ID-dokumenter

PU skal angi hva slags ID-dokument asylsøkeren har fremlagt, se ankomstregistreringsskjema felt 12. Dersom asylsøkeren har flere ID-dokumenter hvor ingen av disse er reisedokument, skal politiet registrere det ID-dokumentet som har høyest notoritet i ankomstregistreringsskjemaet.

6.2. Reiserute og tidligere oppholdssteder i hjemlandet og andre land

Nøyaktig registrering av reiserute og tidligere opphold i hjemlandet og andre land er ofte sentrale opplysninger i asylsaksbehandlingen. PU skal registrere asylsøkerens oppholdshistorikk og reiserute i kronologisk rekkefølge, se ankomstskjema felt 13 og 14.

7. Utvidet registrering

PU skal normalt ikke kartlegge asylsøkerens beskyttelsesbehov da UDI har hovedansvaret for å innhente opplysningene som kreves for å avgjøre søknaden om beskyttelse. En målsetning er likevel at det kun gjennomføres en samtale i saker der dette er formålsdekkende. Samtalen gjennomføres enten av PU, UDI eller begge aktørene. Den enkelte etat vurderer om dennes behov kan fylles gjennom en samtale.

For å sikre rask saksbehandling og unødig dobbeltbehandling kan PU i enkelte tilfeller gjennomføre en utvidet registrering når det ikke anses hensiktsmessig at UDI intervjuer asylsøkeren. Det innebærer at PU, i tillegg til registrering av de øvrige opplysningene i ankomstregistreringsskjemaet, skal innhente tilstrekkelig informasjon om asylsøkerens beskyttelsesbehov til at UDI kan avgjøre søknaden om beskyttelse. PU må følgelig kartlegge hvorfor asylsøkeren søker om beskyttelse i Norge, hva asylsøkeren frykter ved retur til hjemlandet og asylsøkerens helsetilstand.

Den utvidede registreringssamtalen skal være kunnskapsbasert ved at PU må sette seg inn i alle tidligere innsamlede opplysninger i saken for å kartlegge informasjonsbehovet, samt at i samhandling mellom UDI og PU melder UDI også inn sine informasjonsbehov, det vises til punkt 7.3 nedenfor.

Se for øvrig egen mal for utvidet registrering i retningslinjens vedlegg 2 Mal for utvidet ankomstregistrering.

PU skal opplyse asylsøkeren om at samtalen med PU trolig vil erstatte asylintervjuet med UDI. Bestemmelsene i utf. § 17-2, jf. utl. § 81om asylintervju anses dekket ved PUs gjennomføring av utvidet registrering.

I saker der det blir foretatt utvidet registrering av familier med barn, skal PU opplyse om barnas rett til å bli hørt, se utf. §§ 17-3 og 17-4.

7.1. Bruk av tolk

PU skal benytte tolk under utvidet registrering med mindre asylsøkeren og saksbehandleren i PU kan kommunisere forsvarlig på et felles språk, jf. utf. § 17-21 tredje ledd. Når PU benytter tolk, skal tolken identifiseres med nummer eller kode i rapporten fra utvidet registrering. PU skal også spørre søkeren om han eller hun har innvendinger mot tolken, og eventuelle innvendinger skal fremgå av rapporten.

Dersom PU ikke benytter tolk, skal begrunnelsen for dette fremgå av rapporten.

7.2. Veiledning og advokatbistand

I alle saker der PU skal kartlegge asylgrunnlaget gjennom en utvidet registering, må PU påse at asylsøkeren i forkant får tilbud om individuell veiledning fra en uavhengig organisasjon, jf. utf. § 17-20 første ledd. Det er tilstrekkelig at veiledningen skjer ved utdeling av skriftlig materiale, eventuelt at søkeren kommuniserer med organisasjonen via telefon.

PU skal også informere asylsøkeren om at han eller hun har rett til fri advokatbistand dersom UDI avslår søknaden om beskyttelse, jf. utl. § 92 annet ledd.

7.3. Når kan PU gjennomføre utvidet registrering

PU kan gjennomføre utvidet registrering i alle saker der asylsøkeren faller inn under en av kategoriene listet i opp i de tre første kulepunktene nedenfor, uavhengig av søkerens opprinnelsesland.

Når en person søker om beskyttelse pga. sosioøkonomiske forhold/arbeidsledighet, er asylsøkerens nasjonalitet avgjørende for om PU kan foreta utvidet registrering eller ikke, se fjerde kulepunkt nedenfor.

UDI vil på bakgrunn av opplysningene PU innhenter, vurdere om det er nødvendig å innhente ytterligere informasjon for å avgjøre asylsøknaden, evt. om UDI skal gjennomføre et eget asylintervju.

PU skal gjennomføre en utvidet registrering når asylsøkeren:

• på tidspunktet for registreringen er anmeldt, siktet eller er ilagt reaksjoner for straffbare forhold, inklusive brudd på utlendingsloven. Dette kan også være aktuelt dersom asylsøkeren blir anmeldt, siktet eller ilagt reaksjoner for straffbare forhold i tiden etter at ankomstregistreringen er foretatt, men før UDI har gjennomført asylintervju. I slike tilfeller skal PU kontakte UDI Beskyttelse for å avklare om PU eller UDI skal kartlegge beskyttelsesbehovet. I feltet for «Straffbare forhold» i ankomstregistreringsskjemaet skal PU gi en nøyaktig gjengivelse av de straffbare forholdene, inklusive brudd på utlendingsloven. Eventuelt ilagte straffereaksjoner må også oppgis.
  PU skal videre forhåndsvarsel asylsøkeren om at Utlendingsdirektoratet vil vurdere utvisning med innreiseforbud og at et eventuelt vedtak om utvisning kan bli registrert i Schengen informasjonssystem (SIS), jf. SIS-loven § 8 (ekstern lenke), samt gi asylsøkeren en rimelig frist til å uttale seg. Retningslinjer for innmelding i SIS følger av UDI 2010-044 Innmelding i Schengen informasjonssystem (SIS).

• fremsetter ny søknad om beskyttelse innen ett år etter den datoen han eller hun forsvant eller ble uttransportert etter avslag på asylsøknad. PU skal kartlegge hvor asylsøkeren har oppholdt seg og hva asylsøkeren har foretatt seg etter at han eller hun forsvant eller ble uttransportert. Se nærmere retningslinjer i UDI 2014-020 Asylsøkere som forsvinner og melder seg på nytt eller påtreffes.
  
  
• søker beskyttelse når PU skal effektuere negative vedtak i andre typer utlendingssaker
  
  
• Andre tilfeller der PU kan gjennomføre en utvidet registrering:
  
  Når det anses hensiktsmessig kan UDI anmode PU om å gjennomføre utvidet registrering for andre grupper asylsøkere eller enkeltsaker. Dette kan blant annet være aktuelt der asylgrunnlaget er knyttet til sosioøkonomiske forhold som dårlig økonomi, arbeidsledighet etc. Se egne retningslinjer for søknader som faller inn under denne kategorien i 48 timers-prosedyren om beskyttelse UDI 2015-006 Utvidet registrering ved søknad om beskyttelse

PU skal merke av hvilken av de fire kategoriene som har vært aktuelt for gjennomføring av utvidet registrering i ankomstregistreringsskjemaet felt nummer 5.

7.4. Forhåndsvarsling om utvisning

PU skal forhåndsvarsle asylsøkeren om utvisning når dette er aktuelt. Se nærmere retningslinjer om utvisning av tredjelandsborgere i UDI 2010-024 Utvisning av tredjelandsborgere.

Dersom PU forhåndsvarsler om utvisning i forbindelse med utvidet registrering, må PU påse at asylsøkeren får mulighet til å la seg bistå av advokat dersom han eller hun ønsker det, jf. utlendingsloven § 92 første ledd.

Advokaten skal ha kopi av forhåndsvarselet i slike saker. PU setter en rimelig frist til å komme med merknader før saken oversendes UDI.

PU skal merke av i ankomstregistreringsskjemaet felt 6 dersom asylsøkeren er forhåndsvarslet om utvisning.

Utvidet registreringssamtale med medfølgende barn skal gjennomføres i tråd med retningslinjene i UDI 2010-075 Høring av medfølgende barn i saker om beskyttelse.