UDI 2010-149 Taushetsplikt i utlendings- og statsborgersaker

1. Innledning

Denne retningslinjen skal gi kjennskap til hva taushetsplikten innebærer, samt gi veiledning til spørsmålene om innhenting og utlevering av taushetsbelagte opplysninger.  

Retningslinjen gir ikke veiledning om:

• Partsinnsyn (utlevering av opplysninger til parten/søkeren) etter forvaltningsloven (fvl) §§ 17-21 (ekstern lenke til lovdata). Det er gitt egne retningslinjer om dette i UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven.
  
  
• Offentlig innsyn etter offentleglova. Det er gitt egne retningslinjer om dette i UDI 2016-006 Innsyn etter offentleglova.
  
  
• Graderte dokumenter etter sikkerhetsloven (ekstern lenke til lovdata) og beskyttelsesinstruksen (ekstern lenke til lovdata). Det er gitt egne retningslinjer for behandling av slik informasjon i Behandling av skjermingsverdig sikkerhetsgradert informasjon etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging).
  
  
• Taushetsbelagte opplysninger etter politiloven (ekstern lenke til lovdata) og straffeprosessloven (ekstern lenke til lovdata).

Denne retningslinjen gir heller ikke veiledning om krav til behandling av personopplysninger etter personvernregelverket. «Personopplysninger» er alle opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Eksempel på personopplysninger er navn, identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, helseopplysninger, biometri og bilde. Som nevnt under punkt 2.5, er slike opplysninger ikke nødvendigvis taushetsbelagte.

Når vi behandler personopplysninger gjelder personvernregelverket i tillegg til reglene om taushetsplikt. Dette innebærer at personopplysninger ikke fritt kan deles med andre enn de opplysningene gjelder, selv om opplysningen ikke er taushetsbelagt. Som hovedregel må UDI ha hjemmel i lov for å kunne utlevere personopplysninger (uavhengig av at de er taushetsbelagte eller ikke) til andre etater eller organisasjoner med videre. Vi har beskrevet de mest aktuelle bestemmelsene for UDIs oppgaver og ansvar under.

2. Forholdet til personvernregelverket

Denne retningslinjen handler om vurderingen av bestemmelsene om taushetsplikt i forvaltningsloven og hjemler for informasjonsdeling i aktuell særlovgivning, og ikke om personvernregelverket. Hvorvidt en opplysning er taushetspliktig eller ikke, får betydning for ulike selvstendige spørsmål, for eksempel kan UDI ikke gi ut taushetsbelagte opplysninger etter offentleglova § 13 (ekstern lenke til lovdata). Videre er det straffbart å bryte taushetsplikten. I de fleste situasjoner vil det imidlertid ikke være viktig å vurdere hvorvidt opplysningen er en taushetsbelagt opplysning eller kun en personopplysning. Siden regelverket for taushetsplikt og personvernregelverket må ses i sammenheng, gir vi likevel en kort omtale av personvernreglene.  

Personopplysningsloven gjør EUs personvernforordning (General Data Protection Regulation, GDPR)(ekstern lenke til lovdata) til norsk lov. Formålet med forordningen er å verne fysiske personers grunnleggende rettigheter og friheter i forbindelse med behandling av deres personopplysninger.

Behandling av personopplysninger omfatter «enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger, enten automatisert eller ikke, f.eks. innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring», se GDPR art. 4 nr. 2 (ekstern lenke til lovdata). Dette er dermed en svært vid definisjon av hva som er en behandling.

Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Eksempel på personopplysninger er navn, identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, helseopplysninger, biometri og bilde. Dette innebærer at en opplysning knyttet til en enkeltperson vil være en personopplysning, selv om det ikke nødvendigvis er en taushetsbelagt opplysning.  

Personopplysninger er vernet etter personvernforordningen og norsk lov, uavhengig av lovbestemt taushetsplikt etter annet regelverk. Dette innebærer at personopplysninger ikke fritt kan deles, selv om de ikke er taushetsbelagte. Selv om personopplysninger ikke er taushetsbelagt etter forvaltningsloven, må vi altså sørge for at vår behandling tilfredsstiller forordningens krav. Dette innebærer at behandlingen (for eksempel utlevering av opplysninger) alltid må ha et rettslig grunnlag (GDPR art. 6 flg.(ekstern lenke til lovdata)). Et rettslig grunnlag er hjemmel i lov og i noen tilfeller samtykke fra den som opplysningen gjelder. I utlendings- og statsborgersaker vil UDI kun unntaksvis kunne benytte samtykke som rettslig grunnlag, da forordningen legger opp til at samtykke normalt ikke skal benyttes der det er en klar ubalanse i styrkeforholdet mellom partene (den private part og forvaltningen), jf. GDPR fortalepunkt 43 (ekstern lenke til lovdata). Som hovedregel må UDI derfor ha hjemmel i lov for å kunne utlevere personopplysninger (uavhengig av at de er taushetsbelagte eller ikke) til andre privatpersoner enn den opplysningene gjelder eller til andre etater eller organisasjoner.

Vi har beskrevet de mest aktuelle hjemlene for å kunne utlevere/dele taushetsbelagte opplysninger for UDIs oppgaver og ansvar nedenfor. Når vi har lovhjemmel for å utlevere taushetsbelagte opplysninger, vil det også være et tilstrekkelig behandlingsgrunnlag for å utlevere personopplysninger.

All behandling av personopplysninger må dessuten tilfredsstille grunnleggende personvernrettslige prinsipper etter GDPR artikkel 5 (ekstern lenke til lovdata). Dette gjelder blant annet krav til rettferdighet og proporsjonalitet, formålsbegrensning og dataminimering - opplysninger skal begrenses til det som er nødvendig for det aktuelle formålet. 

Forholdet mellom personvernregelverket og bestemmelsene om taushetsplikt er nærmere omtalt i Justis- og beredskapsdepartementets veileder om taushetsplikt, opplysningsrett og opplysningsplikt i forvaltningen. Se kapittel 3 om forholdet til personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR) (ekstern lenke til regjeringen.no).

3. Nærmere om taushetsplikten

3.1 Formålet

Formålet med taushetsplikten er å verne om privatpersoners integritet. Taushetsplikten skal også bidra til å skape tillit til at vi håndterer opplysninger vi har forsvarlig.

3.2 Hvem har taushetsplikt

Taushetsplikten gjelder for «enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan», jf. fvl. § 13 første ledd (ekstern lenke til lovdata). Taushetsplikten gjelder derfor for alle som er ansatt i UDI og personer som engasjeres for å utføre oppgaver for UDI, for eksempel konsulenter.

3.3 Når gjelder taushetsplikten

Taushetsplikten gjelder de opplysningene som vi får kjennskap til «i forbindelse med tjenesten eller arbeidet», både i arbeidstiden og i fritiden jf. fvl. § 13 (ekstern lenke til lovdata).

Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet i UDI er avsluttet jf. fvl. § 13 siste ledd (ekstern lenke til lovdata) Vi kan derfor ikke bruke opplysningene til egen virksomhet eller for annen arbeidsgiver.

I utgangspunktet gjelder taushetsplikten også i forhold til opplysninger om døde- og savnede personer. Etter en konkret vurdering kan det imidlertid i noen tilfeller legges vekt på avdødes antatte vilje som et moment i vurderingen av om vilkårene i fvl. § 13 a nr. 3 (ekstern lenke til lovdata) om at det ikke foreligger «berettiget interesse» som tilsier hemmelighold. Dersom det kan konkluderes med at avdøde fremdeles har en berettiget interesse i hemmelighold, vil det ikke være grunnlag for å utlevere taushetsbelagte opplysninger om avdøde. Eksempel på en slik vurdering er SOM (2013-1600) (ekstern lenke til sivilombudet.no).

Taushetsplikten faller bort etter 60 år, hvis ikke annet er bestemt jf. fvl. § 13 c tredje ledd annet punktum (ekstern lenke til lovdata).

3.4 Hva innebærer det å ha taushetsplikt

Taushetsplikten innebærer at vi skal

• hindre at andre får adgang til eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger
  
  
• sørge for vi ikke deler taushetsbelagte opplysninger til kollegaer internt, til andre etater eller til private, uten at det finnes en lovhjemmel som tillater det jf. fvl. § 13 (ekstern lenke til lovdata).

Brudd på taushetsplikten er straffbart etter bestemmelsene i straffeloven §§ 209 og 210 (ekstern lenke til lovdata).

Brudd på taushetsplikten kan også føre til erstatningsansvar og disiplinære reaksjoner.

Uberettiget oppslag (snoking) i registre som UDI har tilgang til, blir ansett som brudd på tjenesteplikten jf. UDIs IKT-instruks (ekstern lenke UDI biblioteket). Slike brudd kan også være straffbare

3.5 Hvilke opplysningstyper er taushetsbelagte

Det er fvl. § 13 første ledd (ekstern lenke til lovdata) som definerer hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. I all hovedsak dreier det seg om to kategorier opplysninger;

• om «noens personlige forhold»
  
  
• om forretningshemmeligheter som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

Med «noens personlige forhold» siktes det til opplysninger som personer vanligvis ønsker å holde for seg selv ut fra en objektiv målestokk. Dersom en opplysning ikke kan knyttes til noen bestemt person er den ikke taushetsbelagt.

Fvl. § 13 annet ledd (ekstern lenke til lovdata) gir eksempler på hva som vanligvis ikke regnes som «noens personlige forhold»;

• fødested

• fødselsdato
  
  
• personnummer
  
  
• statsborgerskap
  
  
• sivilstand (gift, skilt, enke/enkemann)
  
  
• yrke
  
  
• bosted
  
  
• arbeidssted.

Listen er ikke uttømmende og den skal ikke forstås slik at opplysninger som ikke nevnes skal være omfattet av taushetsplikten. Opplysningstyper som ikke er mer sensitive enn de nevnte opplysningene er vanligvis heller ikke underlagt taushetsplikt.

Opplysningene som normalt ikke er taushetsbelagte, kan likevel være det etter en konkret vurdering.

Opplysninger som normalt sett er taushetsbelagte er opplysninger om

• slekts- og familieforhold
  
  
• fysisk og psykisk helse
  
  
• økonomiske forhold
  
  
• vandel
  
  
• seksuell legning
  
  
• religiøs- og politisk overbevisning.

Selv om slekts- og familieforhold i utgangspunktet regnes som taushetsbelagte opplysninger, er opplysninger om noens sivilstand som regel ikke taushetsbelagt, jf. fvl. § 13 annet ledd (ekstern lenke til lovdata). Dette innebærer at opplysninger om noen er gift, ugift, samboer, separert, skilt, enslig eller enke/enkemann, ikke er underlagt taushetsplikt. Hvem man er gift eller samboer med er som regel heller ikke en taushetsbelagt opplysning.

Uavhengig av om opplysningen er taushetsbelagt eller ikke, vil det være en personopplysning. UDI må derfor ha et rettslig grunnlag (som hovedregel hjemmel i lov) for å utlevere en slik opplysning til andre enn den som opplysningene direkte gjelder.

3.5.1. Praktiske eksempler – er opplysningen taushetsbelagt eller ikke?

3.5.1.1 Opplysninger om kontakt med utlendingsforvaltningen

At noen har søkt om visum, oppholdstillatelse, har en sak til behandling eller har fått vedtak i en sak, røper at personen har en forbindelse til utlendingsforvaltningen. For mange sakstyper vil en slik opplysning ikke være taushetsbelagt, da det ligger i sakens natur at de fleste utlendinger har kontakt med utlendingsforvaltningen.

Opplysninger om at en person har kontakt med utlendingsforvaltningen kan likevel være taushetsbelagt dersom personen eksempelvis har søkt beskyttelse, refleksjonsperiode eller har-/har hatt en utvisningssak eller bortvisningssak til behandling.

Uavhengig av om opplysningen er taushetsbelagt eller ikke, vil det være en personopplysning. UDI må derfor ha et rettslig grunnlag (som hovedregel hjemmel i lov) for å utlevere en slik opplysning til andre enn den som opplysningen direkte gjelder.

3.5.1.2 Opplysninger om saksgang og oppholdsstatus

I de tilfellene der en personens kontakt med utlendingsforvaltningen ikke er underlagt taushets­plikt, er følgende opplysninger om saksgang og oppholdsstats som hovedregel heller ikke taushetsbelagt;

• at vi har mottatt s­­­­­­­øknaden
  
  
• hvilken type tillatelse det er søkt om
  
  
• hvor søknaden befinner seg i saksbehandlingsløpet
  
  
• når søknaden kan forventes ferdigbehandlet
  
  
• at søknaden er innvilget
  
  
• at tillatelsen gir adgang til å arbeide
  
  
• at det er eventuelle begrensninger i tillatelsen til å kunne ta arbeid
  
  
• at søknaden om visum og/eller oppholdstillatelse er avslått
  
  
• at personen ikke har visum eller oppholdstillatelse
  
  
• tillatelsens varighet

Hvorvidt en opplysning er taushetsbelagt eller ikke, må likevel alltid vurderes konkret. Opplysninger som normalt ikke er taushetsbelagte kan likevel være det etter en konkret vurdering i det enkelte tilfellet.

Uavhengig av om opplysningen er taushetsbelagt eller ikke, vil det være en personopplysning. UDI må derfor ha et rettslig grunnlag (som hovedregel hjemmel i lov) for å utlevere en slik opplysning til andre enn den som opplysningen direkte gjelder.

3.5.1.3 Opplysninger fra asylintervjuet

Det er en taushetsbelagt opplysning at en person har søkt beskyttelse, og asylintervjuer inneholder også en stor mengde taushetsbelagte opplysninger.

3.5.1.4 Opplysninger om adresse

Opplysninger om bosted regnes vanligvis ikke som «noens personlige forhold» jf. fvl. § 13 annet ledd (ekstern lenke til lovdata).

Uavhengig av om opplysningen er taushetsbelagt eller ikke, vil det være en personopplysning. UDI må derfor ha et rettslig grunnlag (som hovedregel hjemmel i lov) for å utlevere en slik opplysning til andre enn den som opplysningen direkte gjelder.

Opplysninger om en bostedsadresse som røper at noen har søkt beskyttelse, for eksempel adresse på et asylmottak, vil likevel oftest være taushetsbelagt. Det samme vil gjelde dersom opplysningen om adresse kan vise at personen kan være- eller har vært utsatt for menneskehandel, tvangsekteskap eller vold, for eksempel adresse på et krisesenter. Opplysninger om at en persons adresse er et fengsel eller psykiatrisk sykehus vil også oftest være taushetspliktige opplysninger.  

3.5.1.5 Fødselsnummer og DUF-nummer

Fødselsnummer er ikke i seg selv en taushetsbelagt opplysning jf. fvl. § 13 annet ledd (ekstern lenke til lovdata), men en personopplysning. UDI må derfor ha et rettslig grunnlag (som hovedregel hjemmel i lov) for å utlevere en slik opplysning til andre enn den som opplysningen direkte gjelder.

Fødselsnummer skal ikke sendes i usikrete-post, da fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler (for eksempel fingeravtrykk og andre biometriske data), bare kan behandles når det er saklig behov for sikker identifisering og metoden er nødvendig for å oppnå slik identifisering, jf. personopplysningsloven § 12 (ekstern lenke til lovdata).

Registreringsnummer for sak i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF-nummer) er heller ikke en taushetsbelagt, og regnes ikke som en opplysning som er egnet til å identifisere en person utenfor utlendingsforvaltningen. Det er likevel en personopplysning, siden det er en opplysning som indirekte kan identifisere en enkeltperson. DUF-nummeret kan alene sendes i usikret e-post dersom vi har et rettslig grunnlag for å utlevere denne opplysningen. DUF-nummer skal ikke sendes på ukryptert e-post sammen med navnet på den personen opplysningene gjelder, eller med andre kjennetegn eller opplysninger som til sammen kan identifisere personen

3.5.1.6 Begrunnelsen for vedtak etter utlendingsloven og statsborgerloven

Begrunnelsen for vedtaket vil ofte inneholde informasjon som er taushetsbelagt, for eksempel informasjon om beskyttelsesbehov, helse, familieforhold, vandel eller økonomiske forhold.

Dersom deler av begrunnelsen gjelder helt nøytrale eller generelle forhold, for eksempel offentlige opplysninger om returforutsetninger i bestemte land, er disse oftest ikke taushetsbelagte. Generelle og nøytrale opplysninger er heller ikke en personopplysning.

3.5.1.7. Opplysninger om straffbare handlinger

Opplysninger om straffbare handlinger er oftest taushetspliktige. Dette gjelder også dersom opplysningene kun gjelder mistanke om et lovbrudd.

Uavhengig av om opplysningen er taushetsbelagt eller ikke, vil det være en personopplysning. UDI må derfor ha et rettslig grunnlag (som hovedregel hjemmel i lov) for å utlevere en slik opplysning til andre enn den som opplysningen direkte gjelder.

Nærmere veiledning om taushetsbelagte opplysninger fremgår av Rettleiar til offentleglova punkt 6.2.3 (ekstern lenke til regjeringen.no (PDF)).

3.5.1.8. Anonymisering - opplysninger i statistisk form

Fvl. § 13 a nr.2 (ekstern lenke til lovdata) sier at taushetsplikten ikke er til hinder for «at opplysningene brukes når behovet for beskyttelse må anses varetatt ved at de gis i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte». Dersom opplysningene ikke direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson, vil det heller ikke være en personopplysning.

Opplysninger om noens personlige forhold (for eksempel opplysninger som røper at noen er asylsøkere) kan derfor deles dersom opplysningene er tilstrekkelig anonymisert. Det avgjørende vil være om muligheten til å knytte opplysningen til de aktuelle personene reelt er fjernet. I vurderingen må det både ses hen til om personene kan identifiseres ut fra opplysninger i det aktuelle dokumentet, og ved koblingsfaren – altså at opplysningene kan holdes sammen med informasjon som er gjort kjent andre steder. Hvor store krav det skal stilles til anonymitetsvernet vil bero på en konkret vurdering. Sentrale hensyn er hvor sensitive opplysningene er, hvor sannsynlig det er at noen vil ta arbeidet med å finne ut hvem de gjelder og hvor sterke legitime interesser det er for at de gjøres kjent. Det kan også være aktuelt å legge vekt på at opplysningene gjelder personer med tilknytning til et mindre sted eller miljø hvor de lettere vil kunne identifiseres, se Rettleiar til offentleglova, G-2009-419, punkt 6.2.5.3 (ekstern lenke til regjeringen.no)

4. Tilfeller der taushetsplikten ikke gjelder

4.1 Sakens part

Taushetsplikt etter fvl. § 13 (ekstern lenke til lovdata) er ikke til hinder for at opplysningene i en sak gjøres kjent for sakens parter eller partens fullmektig. Dette er slått fast i fvl. § 13 b første ledd nr. 1 (ekstern lenke til lovdata).

UDI har gitt retningslinjer for partsinnsyn i UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven.

Fullmektig som ikke er advokat, skal som hovedregel legge frem skriftlig fullmakt før han/hun kan få se opplysninger i en utlendingssak jf. utlendingsforskriften § 17-1 første ledd. Se retningslinje UDI 2010-128 Fullmakt i forbindelse med søknad om visum eller oppholdstillatelse. 

4.2. Samtykke fra den som opplysningene gjelder

Taushetsplikten oppheves dersom den som opplysningene gjelder gir sitt samtykke til dette, jf. fvl. § 13 a første ledd nr.1 (ekstern lenke til lovdata). Vi må eksempelvis ha samtykke fra parten dersom vi skal kunne dele taushetsbelagte opplysninger med en privat organisasjon eller en privatperson eller dersom mediene ønsker å få opplysninger om en enkeltsak, se punkt 3.4.

Det er den opplysningene gjelder som kan samtykke til at opplysningene deles, ikke den som har gitt opplysningen til forvaltningsorganet.

Den som gir samtykket bestemmer hvor langt samtykket skal rekke, herunder hvilke opplysninger som kan deles. Et samtykke opphever ikke taushetsplikten helt uten videre. UDI må forsikre at samtykket er frivillig, informert og gitt av en person med samtykkekompetanse (personen må ha evne til å forstå hva han/hun faktisk samtykker til). I saker der opplysningene gjelder flere enn parten, for eksempel et familiemedlem eller en referanseperson, kan det bli aktuelt å innhente samtykke fra disse personene også. Det avgjørende for om samtykke er påkrevd fra hver enkelt person, er om opplysningene gjelder den enkeltes «personlige forhold», se punkt 2. Det kan være et alternativ å sladde opplysninger om andre for eksempel dersom det er vanskelig eller umulig å få samtykke.

UDIs praksis er at vi alltid skal be om skriftlig samtykke fra parten. Samtykkeskjema finnes på UDI sine nettsider (ekstern lenke til udi.no). Det er parten selv (eller fullmektigen) som må undertegne samtykkeerklæringen. Det er ikke tilstrekkelig med samtykke fra en referanseperson eller en talsperson i Norge, med mindre det foreligger en fullmakt som omfatter rett til å samtykke til at taushetsbelagt informasjon blir utgitt.

Selv om parten (eventuelt fullmektigen eller vergen), har gitt samtykke til at UDI kan uttale seg om saken, må vi likevel vurdere om det er grunner som tilsier at vi ikke utleverer opplysningen eller kommenterer saken. UDI må være særlig oppmerksom dersom saken gjelder mindreårige.

4.2.1 Opplysninger som gjelder mindreårige

Hvis opplysningene gjelder en mindreårig, er det den/de som har foreldreansvaret eller vergen som skal samtykke. Sett hen til opplysningenes art og barnets alder/modenhet, så må vi også vurdere om barnet også selv bør samtykke. Forvaltningsloven setter ingen aldersgrense for når barn selv kan samtykke, men barnets selvbestemmelsesrett skal utvides i takt med alder og modenhet. Se ellers punktet nedenfor om utlevering av opplysninger til mediene.

Å gi samtykke til at enkeltpersoner, organisasjoner eller mediene kan få se ett eller flere dokumenter i saken, er ikke det samme som å gi en fullmakt til at disse kan opptre som part i saken.

4.3 Opplysninger som allerede er alminnelig kjent

Fvl. § 13 a første ledd nr.3 (ekstern lenke til lovdata) sier at taushetsplikten ikke er til hinder for å utlevere opplysningene når «ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, f.eks. når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder». Det kan for eksempel tenkes at det gjennom medieomtale allerede er kjent at UDI behandler saken til en bestemt person.

Ordet «ingen» i denne lovteksten viser at terskelen skal være høy.

Opplysningene er «alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig» dersom de er offentlig publisert. Det er ikke tilstrekkelig at de kun er kjent i et avgrenset miljø eller i form av et rykte, se nærmere omtale i Rettleiar til offentleglova punkt 6.2.5.4.(ekstern lenke til regjeringen.no (PDF))

Når parten selv er kilden til at opplysningene er kjent, kan det være mindre grunn til å holde opplysningene tilbake. Men det at en person selv deler taushetsbelagte opplysninger, opphever ikke taushetsplikten automatisk. UDI må alltid vurdere hvilken skade opplysninger kan medføre for den opplysningen angår. Videre må vi unngå å aktivt medvirke til at opplysningene som deles får en helt annen omtale og spredning enn det de ellers ville ha fått.

Et praktisk spørsmål er i hvorvidt vi kan bekrefte opplysninger som parten selv har uttalt offentlig. UDI bør i slike tilfeller avklare med parten eller partens fullmektig om han eller hun har noe imot at vi bekrefter opplysningene eller gir supplerende informasjon.

Parten eller partens fullmektig kan noen ganger fremstille saken annerledes enn det som fremgår av den informasjonen som utlendingsmyndighetene har, slik at saken blir ufullstendig- eller misvisende fremstilt. Et spørsmål som da oppstår, er om UDI kan korrigere partens fremstilling uten hinder av taushetsplikten. Dersom parten ikke ønsker at utlendingsforvaltningen skal uttale seg, har vi i utgangspunktet ikke anledning til å utlevere korrigerende taushetsbelagte opplysninger. Taushetsplikten oppheves med andre ord ikke ved at parten selv gir feilaktige eller upresise opplysninger.

Hvis parten har gitt kopi av UDIs vedtak til media eller andre (for eksempel til en organisasjon), bør UDI kunne uttale seg ved å vise til innholdet i vedtaket og ellers gi helt generelle kommentarer om regelverket og praksis uten samtykke fra den saken gjelder. Som en hovedregel har vi ikke adgang til å gi ytterligere opplysninger som er taushetsbelagte.

4.4 Særlig om opplysninger til mediene

Vanlige grunnlag for å kunne gi ut taushetsbelagte opplysninger i utlendingssaker til mediene er samtykke fra dem som opplysningene gjelder, eller fordi opplysningene allerede er alminnelig kjent, se pkt. 4.2 (samtykke) og pkt. 4.3. (opplysningene er alminnelig kjent).

Det regelsettet som i praksis har størst betydning for utlevering av opplysninger til mediene, er reglene i offentleglova (offl.) og offentlegforskrifta. Offentleglova pålegger en plikt til å nekte innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Offentleglova har ikke egne regler om hvilke opplysninger som er taushetsbelagte, så dette spørsmålet følger av reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven.  Det er gitt egne retningslinjer for innsyn etter offentleglova i Justisdepartementets Rettleiar til offentleglova (ekstern lenke til regjeringen.no (PDF))”,  samt i UDI 2016-006 Innsyn etter offentleglova. Offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd (ekstern lenke til lovdata) gir en særskilt hjemmel for å kunne nekte innsyn i saksopplysninger i enkeltsaker etter utlendingsloven og statsborgerloven.

5 Bruk av opplysninger som ledd i saksbehandlingen i utlendingsforvaltningen

5.1 Bruk av taushetsbelagte opplysninger for det formålet som opplysningen er innhentet for jf. fvl. § 13 b første ledd nr. 2

Utlendingsforvaltningen kan bruke taushetsbelagte opplysninger for det formålet som opplysningen er innhentet for jf. fvl. § 13 b første ledd nr. 2 (ekstern lenke til lovdata). Slike opplysninger kan vi derfor dele internt i UDI, -med førstelinjen (politiet og utenriksstasjoner) og med andre (for eksempel med arbeidsgiver eller utdanningsinstitusjon), for å supplere og/eller kontrollere opplysningene vi har behov for når saken skal utredes. Denne bestemmelsen gir også hjemmel for at UDI deler opplysninger med et mottak når det er nødvendig for å sikre et trygt bomiljø og tilrettelegge innkvarteringen i mottak. Mottaket kan etter samme bestemmelse dele opplysninger med UDI når vi har behov for opplysningene i forbindelse med tilbud om innkvartering og tilrettelegging av botilbudet. 

I veilederen fra Justis- og beredskapsdepartementet (ekstern lenke til regjeringen.no) fremgår det at denne bestemmelsen kommer til anvendelse uavhengig av om parten har gitt opplysningene selv, eller de er innhentet på annen måte. Det fremgår videre av veilederen at det er viktig å merke seg at man ikke kan dele taushetsbelagt informasjon bare fordi mottakeren er ansatt i samme forvaltningsorgan. Dette gjelder selv om vedkommende er underlagt den samme taushetsplikten som den som gir opplysningene. Det må være et konkret behov for å dele opplysningene for at det skal være tillatt etter fvl. § 13 b første ledd nr. 2. 

5.2 Bruk av opplysninger for nye formål jf. utlendingsforskriften § 17-7 a annet ledd og statsborgerforskriften § 13-A 1 annet ledd

Når UDI behandler en utlendingssak kan det ofte være behov for å bruke opplysninger fra partens tidligere utlendingssaker eller fra andre personers saker som har en forbindelse med saken. Utf. § 17-7 a annet ledd og statsborgerforskriften § 13-A 1 annet ledd sier at utlendingsmyndighetene kan viderebehandle opplysninger for nye formål når det er nødvendig av kontrollhensyn og sakene har en forbindelse. I saker om familieinnvandring eller beskyttelse kan det for eksempel være aktuelt å bruke opplysninger om identitet og familierelasjoner fra tidligere asylsøknad eller fra sakene til nær familie.

5.3 Hensiktsmessig arbeidsfordeling i utlendingsforvaltningen - forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 3

Fvl. § 13 b første ledd nr. 3 (ekstern lenke til lovdata) åpner for at taushetsbelagte opplysninger gjøres tilgjengelig for andre innen etaten, dersom det trengs for en «hensiktsmessig arbeids- eller arkivordning, bl.a. til bruk ved vegledning i andre saker».

Bestemmelsen dekker behovet for å dele opplysninger når vi skal organisere saksbehandlingen og for veiledning i andre saker. Dersom dette formålet kan oppnås om saken er anonymisert (ved å fjerne DUF-nummer og navn fra de saksdokumentene som spres), så skal saken anonymiseres.

Hver enkelt av aktørene i utlendingsforvaltningen (UDI, UNE, politiet og utenriksstasjonene) er egne selvstendige forvaltningsorganer, men ved behandlingen av utlendingssaker kan de likevel anses som samme forvaltningsetat. I forarbeidene til forvaltningsloven, Ot.prp. nr. 3 (1976-77) (ekstern lenke til lovdata, innlogget versjon), står det at bestemmelsen gir adgang til å sirkulere taushetsbelagte opplysninger blant de forvaltningsorganer som er tilknyttet samme forvaltningsetat. Politiet er en del av samme etat som UDI når politiet behandler utlendingssaker, men ikke når de utfører politioppgaver.

Bestemmelsen i fvl. § 13 b første ledd nr. 3 (ekstern lenke til lovdata) kan imidlertid ikke benyttes til å utveksle taushetsbelagte opplysninger mellom mottak og utlendingsforvaltningen, da disse ikke anses å tilhøre samme organ eller etat, se punkt 6.4. om mottak.

6. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre organer til UDI

6.1 Innhenting av opplysninger ved å pålegge andre forvaltningsorganer utlevering jf. utl. § 84 og sbl. § 29 b

Det er gitt egne bestemmelser i vår særlovgivning for å kunne innhente opplysninger fra bestemte forvaltningsorganer i utl. § 84 og sbl. § 29 b, med utfyllende forskriftsbestemmelser. Disse forvaltningsorganene har da en plikt til å utlevere opplysningene til UDI etter bestemte vilkår:

• Barnevernsmyndighetene
• Kommunene (introduksjonsprogrammet)
• Statens lånekasse for utdanning
• Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV)
• Skattemyndighetene
• Folkeregistermyndigheten
• Politiet
• Fylkeskommunene
• Universiteter, høyskoler
• Frittstående skoler og private høyskoler
• Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse

UDI kan ikke innhente opplysninger rutinemessig etter disse bestemmelsene og kan heller ikke innhente flere opplysninger enn det som er nødvendig. Opplysningen som innhentes må være nødvendig for den konkrete sakens opplysning, men det er ikke et vilkår at opplysningen rent faktisk får avgjørende betydning. Det er tilstrekkelig at opplysningen i utgangspunktet kan tenkes å få betydning.

I utf. §§ 17-7 c til 17-7 k og sbf. §§ 14-1 til 14-8 er det gitt utfyllende bestemmelser om

• hvilke organer UDI kan be om opplysninger fra
  
  
• i hvilke sakstyper det kan innhentes opplysninger til
  
  
• hvem det kan innhentes opplysninger om og
  
  
• hvilke opplysninger som kan innhentes

Gjennom eSamhandling kan utlendingsforvaltningen innhente opplysningene elektronisk. Se egne retningslinjer i UDI 2014-012 eSamhandling – om innhentingstjenestene og bruken av de elektroniske samhandlingstjenestene i utlendingsforvaltningen.

6.2 Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer etter anmodning fra UDI jf. fvl. § 13 b første ledd nr. 5

Selv om UDI har særbestemmelser i utlendingsloven og statsborgerloven som i stor grad dekker behovet for å innhente opplysninger fra andre forvaltningsorganer i vår saksbehandling, så vil det også ellers være mulig å be om å få informasjon fra andre forvaltningsorganer etter de generelle bestemmelsene i fvl. § 13 b første ledd nr. 5 eller nr. 6 (ekstern lenke til lovdata).

Forvaltningsorganene har ingen plikt til å utlevere opplysninger til UDI etter disse generelle bestemmelsene, de har kun en opplysningsrett.

Disse kategoriene opplysninger kan deles etter fvl. § 13 b første ledd nr. 5 (ekstern lenke til lovdata):

• Opplysninger om en persons forbindelse med organet

Dette sikter til opplysninger om hva slags kontakt en person har hatt med forvaltningsorganet og hovedtrekkene i denne kontakten.

• Opplysninger om avgjørelser som er truffet i forvaltningssaker

Dette omfatter både avgjørelser som er enkeltvedtak og avgjørelser som er prosessledende (for eksempel beslutninger om utsatt iverksetting).

• Opplysninger som er nødvendige for å fremme avgiverorganets oppgaver

Det er viktig å være klar over at denne bestemmelsen ikke åpner for en rutinemessig informasjonsutveksling mellom forvaltningsorganer. Slik utveksling må ha klar hjemmel i lov. 

Se punkt 7.5 om utlevering av opplysninger etter fvl. § 13 b første ledd nr. 5 (ekstern lenke til lovdata).

7. Utlevering av taushetsbelagte opplysninger fra UDI til andre organer

7.1 Utlevering av taushetsbelagte opplysninger til politiet etter utlendingsloven § 84 a

Politiet har behov for å få opplysninger fra UDI til en rekke ulike formål. Utl. § 84 a hjemler utlevering av taushetsbelagte opplysninger fra utlendingsforvaltningen til politiet etter nærmere bestemte vilkår. Utlevering vil både kunne skje på utlendingsmyndighetenes eget initiativ og der politiet etterspør opplysningene. I punktene nedenfor beskrives de tre ulike kategoriene som utl. § 84 a regulerer.

7.1.1 Utlevering av opplysninger når det er nødvendig for politiets oppgaver etter utlendingsloven jf. § 84 a første ledd

Utl. § 84 a første ledd gir hjemmel for at utlendingsmyndighetene, uten hinder av taushetsplikten, kan og skal utlevere opplysninger som er nødvendige for politiets oppgaver etter utlendingsloven. Bestemmelsen gjelder alle politiets oppgaver etter utlendingsloven, herunder grensekontroll, alminnelig utlendingskontroll, bruk av tvangsmidler og gjennomføring av tvangsreturer.

Det er politiet som skal foreta vurderingen av om opplysningene er nødvendige. UDI skal dermed ikke foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene kan utleveres.

Utlevering av opplysninger etter § 84 a første ledd kan skje i form av direkte søk ved bruk av UDIs saksbehandlingssystem. Det er en begrenset personkrets i politiet som har tilgang til systemet for direkte søk. 

7.1.2 Utlevering av bestemte opplysninger for politimessige formål og for kvalitetskontroll i politiets registre jf. utl. § 84 a annet ledd

I utl. § 84 a annet ledd er det listet opp helt bestemte kategorier med opplysninger som kan utleveres til politimessige formål. Listen er uttømmende.

Hva som anses som politimessige formål fremkommer av politiregisterloven § 2 nr. 13 (ekstern lenke til lovdata). De opplistede opplysningene kan også utleveres til politiet når det er nødvendig for kvalitetskontroll av politiets registre.

Utlevering av disse opplysninger kan skje i form av direkte søk. Søket skjer da gjennom en eSamhandlingsløsning som er lagt til politiets autoriserte brukere i «Agent».

7.1.3 Utlevering av opplysninger til politiet når det er nødvendig for forebygging og etterforskning av lovbrudd jf. utl. § 84 a tredje ledd

Dersom politiet har behov for å få utlevert andre opplysninger enn de som er listet opp i utl § 84 a annet ledd, så kan politiet anmode UDI om å få opplysninger som er nødvendig for forebygging og etterforskning av

• brudd på utlendingsloven uavhengig av strafferamme
  
  
• alle andre lovbrudd som kan medføre høyere straff enn fengsel i seks måneder.

Adgangen til å utlevere disse opplysningene er hjemlet i utl. § 84 a tredje ledd. Etter denne bestemmelsen må UDI vurdere konkret om det er nødvendig og forholdsmessig å utlevere opplysningene. Når det gjelder utlevering av særlige kategorier personopplysninger jf. Personvernforordningen (GDPR) artikkel 9, herunder opplysninger om rase, seksuell legning, etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, helse, genetikk og biometri, skal det mer til for at utlevering kan anses forholdsmessig. 

PST får tilgang til personopplysninger som utlendingsforvaltningen registrerer uten hinder av taushetsplikten, når formålet er å ivareta kontroll med inn- og utreise og utlendingers opphold i Norge. Tilgangen gir PST rett til direkte søk innenfor rammen av politiloven § 17b (ekstern lenke til lovdata), og i det omfang opplysningene må antas å ha betydning for arbeidet med å forebygge eller etterforske forhold som kan berøre grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn jf. utf. § 19A-5 jf. utl. § 128 a.

7.2 Utlevering av opplysninger i forbindelse med det tverretatlige samarbeidet mot arbeidslivskriminalitet

UDI kan dele taushetsbelagte opplysninger med bestemte etater for å oppnå et effektivt samarbeid om forebygging og bekjempelse av arbeidslivskriminalitet etter nærmere vilkår i a-kriminformasjonsforskriften (ekstern lenke til lovdata). Hvilke etater som kan dele opplysninger fremgår av kriminalforskriften § 3 (ekstern lenke til lovdata). Hvilke opplysninger som kan deles fremgår av kriminalforskriften § 4 (ekstern lenke til lovdata).

Opplysningene kan kun deles når det er nødvendig for å løse oppgaver som gjelder å forebygge, avdekke, forhindre eller sanksjonere lovbrudd som kan gi dårligere arbeidsvilkår, krenke arbeidstakeres rettigheter, skade konkurransen i næringslivet eller medføre misbruk av skatte-, avgifts- eller velferdsordninger.

For UDIs del, vil det i all hovedsak være aktuelt å utlevere opplysninger til de andre etatene som er omfattet av forskriften. Som nevnt over i punkt 5, har UDI en rekke innhentningshjemler som i de aller fleste tilfeller dekker UDIs behov for å innhente informasjon fra andre etater.

7.3 Utlevering av opplysninger til andre land og internasjonale organisasjoner

UDI kan uten hinder av taushetsplikten oversende opplysninger om enkeltpersoner til myndighetene i land som deltar i Dublin- og Schengen-samarbeidet og til FNs høykommissær jf. utl.§ 98 med forskrifter.

Ved elektronisk overføring av personopplysninger til utlandet må vi være oppmerksomme på vilkårene i personvernregelverket, se egne retningslinjer i Overføring av personopplysninger til tredjeland eller internasjonale organisasjoner (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging).

Etter omstendighetene kan også taushetsbelagte opplysninger som ikke omfattes av utl. § 98 utleveres til utenlandske myndigheter, privatpersoner og private rettssubjekter etter fvl. § 13 b første ledd nr. 2 (ekstern lenke til lovdata), fordi opplysninger kan brukes for å oppnå det formål de er gitt- eller innhentet for, blant annet i forbindelse med «saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll», se punkt 4.

Det er også mulig å utlevere taushetsbelagte opplysninger etter forvaltningsloven § 13 a fordi det ikke er behov for beskyttelse, for eksempel fordi den opplysningene gjelder samtykker til det, se punkt 3.2.

Når det gjelder utlevering av taushetsbelagte opplysninger til IOM i forbindelse med assistert retur, så har vi ikke noen uttrykkelige bestemmelser som åpner for å utlevere taushetsbelagte opplysninger. Slik utlevering må i så fall bero på et samtykke fra den opplysningen gjelder.

7.4 Utlevering av opplysninger om beboere i mottak

7.4.1 Utlevering til utlendingsmyndighetene  (UDI, UNE og PU) jf. § 84 b

Ansatte i mottak kan ha informasjon om beboere som er av stor betydning for behandlingen av en sak etter utlendingsloven.

Mottaksansatte har en plikt å gi ut opplysninger uten hinder av taushetsplikten når  utlendingsmyndighetene ber om det etter nærmere vilkår i utl. § 84 b første ledd. Opplysningsplikten gjelder for ansatte i alle typer mottak. Opplysningsplikten gjelder ikke for opplysninger om enslige mindreårige asylsøkere, se punkt 6.4.2.

Vilkåret «etter anmodning» er i forarbeidene omtalt slik:

«Formuleringen forutsetter at det rettes en skriftlig henvendelse til mottaket med konkrete spørsmål knyttet til en angitt beboer. En anmodning fra utlendingsmyndighetene om å oversende fortløpende informasjon av interesse vedrørende én eller flere beboere, tilfredsstiller ikke kravet i loven.»

«Bare opplysninger som er relevante for sak etter utlendingsloven er omfattet, jf. formuleringen «opplysninger (...) til bruk i sak etter loven her». Dette er ment både å gjelde opplysninger som er relevante i vurderingen av om vilkårene for oppholdstillatelse er oppfylt, samt opplysninger som kan være relevante for saksbehandlingsprosessen, herunder til bruk i tilrettelegging for asylintervju, for vurdering av prioritering av saken, for eksempel som følge av straffbare forhold, iverksetting av tvangsretur eller assistert retur. Det er ingen tidsbegrensning i adgangen til å innhente informasjon, og informasjonen kan innhentes uavhengig av om vedkommende fremdeles bor i mottaket» jf. Prop.104 L (2013–2014) Kapittel 7, side 31 (ekstern lenke til lovdata)

Utl. § 84 b er ikke ment å omfatte utlevering av opplysninger til bruk i saker om tilrettelegging for og oppfølging av beboere i mottak. I slike tilfeller er fvl. § 13 b første ledd nr. 2 (ekstern lenke til lovdata) hjemmel for å dele nødvendige opplysninger.

7.4.2 Utlevering av opplysninger til utlendingsmyndighetene om enslige mindreårige asylsøkere jf. § 84 b annet ledd

Når det gjelder opplysninger om enslige mindreårige asylsøkere, har mottaksansatte ikke en plikt til å utlevere opplysninger til utlendingsmyndighetene, men har en adgang til å gi opplysninger av eget initiativ uten hinder av taushetsplikten (opplysningsrett) jf. utl. § 84 b annet ledd.

7.4.3 Utlevering av opplysninger til andre enn til utlendingsforvaltningen

7.4.3.1 Mottak som drives av kommuner (kommunale mottak)

Kommunale mottak regnes som et forvaltningsorgan etter definisjonen i fvl. § 1 (ekstern lenke til lovdata). Ansatte i kommunale mottak har dermed lovbestemt taushetsplikt etter fvl. §§ 13 flg. Forvaltningsloven åpner for at mottaksansatte i kommunale mottak kan dele taushetsbelagte opplysninger etter de generelle bestemmelsene i forvaltningsloven, se nærmere i pkt. 6.

Beboere i mottak kan også frita mottaksansatte fra taushetsplikten etter fvl. § 13 a nr. 1 (ekstern lenke til lovdata), se pkt. 3.2.

7.4.3.2. Mottak med privat driftsoperatør

Mottak med privat driftsoperatør er ikke definert som et forvaltningsorgan, og er derfor ikke omfattet av lovbestemt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Det samme gjelder for mottak som drives av en organisasjon. Taushetsplikten for ansatte i slike mottak reguleres i mottakets kontrakt med UDI (driftsreglementet). Driftsreglementet pålegger mottaksansatte samme taushetsplikt som etter forvaltningsloven, men taushetsplikten gjelder ikke overfor UDI.

7.4.4 Utlevering av opplysninger fra UDI til mottak

UDI kan utlevere opplysninger til mottak uten hensyn til taushetsplikten, dersom det er nødvendig for å sikre et trygt bomiljø, tilrettelegge innkvartering i mottak og i forbindelse med retur, jf. fvl. § 13 b første ledd nr. 2 (ekstern lenke til lovdata), se pkt. 4.1.

7.5 Utlevering av taushetsbelagte opplysninger etter de generelle bestemmelsene i forvaltningsloven

Forvaltningsloven har bestemmelser som åpner for å utlevere opplysninger til andre organer uten hinder av taushetsplikten, etter nærmere vilkår og for ulike formål. Disse bestemmelsene kan være aktuelle utleveringshjemler når vår særlovgivning (for eksempel utl. § 84 a) ikke kan anvendes. Nedenfor følger en oversikt over særlig relevante hjemler.

7.5.1 Utlevering av opplysninger for statistisk bearbeiding og utrednings- og planleggingsoppgaver etter fvl. § 13 b første ledd nr. 4

Fvl. § 13 b første ledd nr. 4 (ekstern lenke til lovdata) sier at taushetsplikt ikke er til hinder for at opplysningene brukes for statistisk bearbeiding, utrednings- og planleggingsoppgaver, eller i forbindelse med revisjon eller annen form for kontroll med forvaltningen.

Bestemmelsen knytter unntakene til bruken av opplysningene og ikke til hvem som mottar dem eller hva slags opplysninger det er tale om, men de oppgavene det er tale om å løse må være knyttet til det offentlige og ikke til private.

I lovkommentaren til bestemmelsen står det følgende: «Alternativet «utrednings- og planleggingsoppgaver» vil blant annet dekke gjennomgåelse av taushetspliktbelagte opplysninger i andre saker med sikte på å skaffe grunnlagsmateriale for og veiledning ved utarbeidelse av regler om fysisk og økonomisk planlegging, om nye kontrollregler og ved budsjettforslag». I følge Efjestad- og Selmans «Taushetsplikt i forvaltningen» (Universitetsforlaget, 2021), gir bestemmelsen neppe adgang til å utlevere taushetsbelagte opplysninger i utredninger eller planlegging som kommer andre forvaltningsorganer til gode. Begrepet «utredningsoppgaver» må videre trolig også tolkes innskrenkende til kun å omfatte generelle utredninger, og ikke utredning av en konkret sak. 

7.5.2 Utlevering av opplysninger til forvaltningsorganer etter fvl. § 13 b første ledd nr. 5

Fvl. § 13b første ledd nr. 5 åpner for å gi andre forvaltningsorganer og etater taushetsbelagte opplysninger, selv om disse organene ikke har en oppgave eller rolle i utlendingsforvaltningens saksbehandling. Formålet med bestemmelsen er å legge til rette for en viss samhandling mellom ulike forvaltningsorganer.

Disse tre kategorier opplysninger kan utleveres etter denne bestemmelsen;  

• Opplysninger om en persons forbindelse med organet
  
  
• Opplysninger om avgjørelser som er truffet
  
  
• Opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme avgiverorganets oppgaver.

Se nærmere beskrivelse av disse tre alternativene nedenfor.

7.5.2.1 Opplysninger om en persons forbindelse med organet

Etter dette alternativet kan det gis opplysninger til andre forvaltningsorganer om hva slags kontakt en utlending har hatt med utlendingsforvaltningen og hovedtrekkene i denne kontakten, for eksempel opplysninger om en ut utlendingen har søkt om beskyttelse og på hvilket tidspunkt og hvorvidt en person er utvist eller ikke. Det er ikke krav om at utleveringen fremmer UDIs egne oppgaver.

Dette alternativet åpner imidlertid ikke for å gi nærmere opplysninger som fremgår av saksdokumentene, for eksempel opplysninger om anførslene i en asylsøknad eller hvilke forhold som begrunner at det er opprettet en utvisningssak.

7.5.2.2 Opplysninger om avgjørelser som er truffet

Etter dette alternativet kan vi dele opplysninger til andre forvaltningsorganer om hva det er truffet vedtak om og hvilke prosessledende avgjørelser som er gjort i saken. Etter denne bestemmelsen kan UDI for eksempel opplyse om

• hvorvidt en søknad om oppholdstillatelse er innvilget eller avslått
  
  
• hva slags tillatelse som er gitt (vedtakshjemmelen)
  
  
• hvorvidt det er fattet vedtak om utvisning
  
  
• hvorvidt det er gjort unntak fra underholdskravet ved innvilgelse av en familieinnvandringssøknad
  
  
• hvorvidt det er gitt utsatt iverksettelse av vedtaket.

Unntaksbestemmelsen åpner ikke for å gi opplysninger om begrunnelsen for våre vedtak.

Det er ikke krav om at utleveringen fremmer UDIs oppgaver.

7.5.2.3 Opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme UDIs oppgaver

Dette alternativet åpner for at UDI kan gi opplysninger til andre forvaltningsorganer når det er nødvendig for å fremme våre («avgiverorganets») oppgaver etter «lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag». Dette unntaket gjelder i utgangspunktet for alle typer opplysninger og alle typer saker. Kravet til nødvendighet skal ikke tolkes særlig strengt. Det er ikke et krav om at utleveringen får direkte betydning i en bestemt sak, men utleveringen må fremme UDIs oppgaver generelt sett. Hva som vil fremme UDIs oppgaver vil blant annet framgå av statsborgerloven og utlendingsloven, med forskrifter og instrukser, herunder formålsbestemmelsene i utl. § 1 og stbl. § 1. Et eksempel kan være utlevering av opplysninger til skattemyndighetene om svart arbeid om personer uten arbeids- eller oppholdstillatelse, ettersom dette kan motvirke ulovlig innvandring.

Også allmenne hensyn kan tilsi at det er adgang til å gi skattemyndighetene opplysning om lovbrudd, se punkt 6.7 om melding om lovbrudd til kontrollmyndigheter med hjemmel i fvl. § 13 b første ledd nr. 6 (ekstern lenke til lovdata).

Dersom en person eksempelvis gir opplysninger om inntekt i forbindelse med en søknad om oppholdstillatelse etter utlendingsloven, og vi ser at denne inntekten ikke er i tråd med det som er oppgitt til Skatteetaten eller NAV, så kan UDI utlevere denne opplysningen til disse instansene. Det samme gjelder der det ikke er samsvar mellom folkeregisterets informasjon om familieforhold og adresse og informasjon som vi mottar fra søkeren. Utlevering av taushetsbelagte opplysninger vil i disse tilfellene være en del av UDIs saksutredningen og kan dermed også hjemles i fvl. § 13 b første ledd nr. 2 (ekstern lenke til lovdata), se punkt 4. Tilsvarende gjelder der UDI gir opplysninger til Arbeidstilsynet, Skatteetaten og A-krimsenteret jf. våre oppgaver og ansvar etter utl. § 27.

7.6 Utlevering av opplysninger til politiet som påtalemyndighet og til andre kontrollmyndigheter jf. fvl. § 13b første ledd nr. 6

Som nevnt over, har utlendingsloven en særbestemmelse i utl. § 84 a om utlevering av taushetsbelagte opplysninger til politiet, se punkt 6.1. Det er denne bestemmelsen i utlendingsloven som i de fleste tilfellene vil være aktuell når det gjelder utlevering av opplysninger til politiet. Adgangen til å utlevere opplysninger til politiet (som påtalemyndighet) er i andre tilfeller regulert i fvl. § 13 b første ledd nr. 6 (ekstern lenke til lovdata). Spørsmålet om hvem som har påtalekompetanse i politiet følger av straffeprosessloven § 55 (ekstern lenke til lovdata). Fvl. § 13 b første ledd nr. 6 hjemler derfor ikke utlevering til Politidirektoratet. Aktuelle hjemler for utlevering til POD kan i stedet være fvl. § 13 b første ledd nr. 2, nr. 3 og nr. 4.

7.6.1 Adgang til å anmelde eller gi opplysninger til påtalemyndigheten og andre kontrollmyndigheter om lovbrudd jf. fvl. § 13 b første ledd nr. 6

Fvl. § 13 b første ledd nr. 6 gir adgang til å utlevere taushetsbelagt informasjon ved å anmelde eller opplyse om lovbrudd til politiet (påtalemyndigheten) eller andre kontrollmyndigheter (for eksempel skattemyndighetene eller Arbeidstilsynet), både etter UDIs eget initiativ og etter anmodning fra politiet eller kontrollmyndigheten.

Det er ikke et vilkår at lovbruddet er dokumentert. Det er tilstrekkelig med en mistanke. Hjemmelen gjelder lovbrudd som er begått i Norge, eller i et annet land så lenge det aktuelle lovbruddet er under norsk jurisdiksjon.

Fvl. § 13 b første ledd nr. 6 (ekstern lenke til lovdata) gjelder kun lovbrudd som har skjedd, og er begrenset til følgende tilfeller;

• når forfølgelse av lovbruddet har sammenheng med de oppgaver som er tillagt utlendingsforvaltningen eller
  
  
• når det er ønskelig av allmenne hensyn, se pkt. 6.6.2 og 6.6.3.

UDI kan for eksempel gi påtalemyndigheten opplysninger som gjelder brudd på utlendingsloven ettersom forfølgning av slike lovbrudd har naturlig (saklig) sammenheng med UDIs oppgaver. Straffebestemmelsene i utl. § 108 er sentrale, for eksempel de som gjelder ulovlig opphold eller arbeid og menneskesmugling. Andre eksempler er lovbrudd som gjelder forfalskning av reisedokumenter og trusler mot grunnleggende nasjonale interesser.

Fvl. § 13 b første ledd nr. 6 (ekstern lenke til lovdata) gjelder også når vi har behov for å gi opplysninger til påtalemyndigheten om lovbrudd som er rettet mot UDI selv, for eksempel bedrageri, hærverk, trusler og andre straffbare handlinger.

Mistanke om lovbrudd som ikke er begått, men som er «i gjære» kan eventuelt utleveres med hjemmel i fvl. § 13 b første ledd nr. 5 (ekstern lenke til lovdata), se punkt 8 om avvergingsplikten.

7.6.2 Når det er ønskelig av «allmenne omsyn»

Selv om lovbruddet ikke har en naturlig sammenheng med UDIs oppgaver, kan vi anmelde eller varsle dersom dette er «ønskelig av allmenne omsyn». At anmeldelsen eller varselet er ønskelig av allmenne omsyn, betyr at det ut fra samfunnsmessige hensyn er ønskelig at den aktuelle typen lovbrudd forfølges av politiet eller et kontrollorgan.

Det må vurderes konkret om allmenne hensyn tilsier at UDI gir opplysningene til politiet eller til kontrollorganet. Det foreligger ikke allmenne hensyn ved ethvert lovbrudd. I følge Ot.prp. nr. 3 (1976-77) (ekstern lenke til lovdata, innlogget versjon) side 35, så vil det være særlig aktuelt ved grove lovbrudd. Ved grove lovbrudd er samfunnets behov for straffeforfølgelse stort, og i slike saker kan politiet/kontrollorganet få tilgang til opplysninger i utlendingssaken uten hinder av taushetsplikten. I vurderingen av om et lovbrudd er grovt vil strafferammen kunne gi en veiledning, men den er ikke avgjørende alene.

Bestemmelsen gjelder kun opplysninger om lovbrudd som er begått, og ikke opplysninger som indikerer at lovbrudd kan komme til å bli begått i fremtiden. I slike tilfeller kan det være aktuelt å utlevere opplysninger med hjemmel i fvl. § 13 b første ledd nr. 5 (ekstern lenke til lovdata), se pkt. 6.5.1. eller etter strl. § 196 (ekstern lenke til lovdata) (avvergingsplikten), se punkt 9.

7.6.3 Nærmere om hvilke opplysninger som kan utleveres til politi og påtalemyndighet

Det er kun de dokumentene som kan belyse spørsmålet om straffeskyld og behovet for påtale som kan utleveres etter fvl. § 13 b første ledd nr. 6 (ekstern lenke til lovdata). Politiet står nærmest til å vurdere dette. Opplysninger som angår en persons identitet og bakgrunn er eksempler på opplysninger som normalt sett vil kunne utleveres, herunder foto, film og lydopptak.

7.7 Utlevering som er nødvendig for å unngå fare for liv eller helse § 13 b første ledd nr. 7

UDI kan dele taushetsbelagte opplysningene når det er nødvendig for å unngå fare for liv eller helse jf. fvl. § 13 b første ledd nr.7 (ekstern lenke til lovdata). Bestemmelsen er ment som en snever unntaksbestemmelse. Den er rettet mot konkrete nødrettslignende situasjoner og truende farer for eksempel i forbindelse med at det begås straffbare handlinger, ved ulykker eller ved naturkatastrofer. Denne hjemmelen kan kun benyttes i ekstraordinære situasjoner.

Delingsadgangen er ikke knyttet til bestemte mottakere, men gjelder ovenfor enhver som kan gripe inn eller medvirke på en måte som gjør at tap av liv eller helse kan unngås.

8. Opplysningsplikten til barnevernsmyndighetene

Dersom utlendingsforvaltningen har informasjon som kan tilsi at et barn har blitt- eller vil bli utsatt for mishandling eller grov omsorgssvikt, har vi en plikt til å varsle barnevernsmyndighetene uten hinder av taushetsplikten etter nærmere vilkår i barnevernsloven § 13-2 (ekstern lenke til lovdata) og § 13-4 (ekstern lenke til lovdata).

Flere av de situasjonene som kan skape en meldeplikt etter barnevernsloven, kan også utløse en avvergingsplikt etter straffeloven (strl.) § 196 (ekstern lenke til lovdata), se pkt. 8. Det er gitt egne retningslinjer om opplysningsplikten etter barnevernsloven i UDI 2014-015, der også forholdet til avvergingsplikten er beskrevet. 

9. Avvergingsplikten - straffeloven § 196

Alle har en plikt til å søke å avverge lovbruddene som er nevnt i strl. § 196 (ekstern lenke til lovdata). Denne avvergingsplikten er en personlig plikt, og den gjelder uten hensyn til taushetsplikten. I de fleste situasjonene UDI vil stå ovenfor, vil avvergingsplikten oppfylles ved å varsle politiet. Et slikt varsel skal ikke inneholde flere opplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle avvergingsplikten.

Hvilke lovbrudd som er omfattet av plikten er uttømmende oppramset i strl. § 196 (ekstern lenke til lovdata), herunder straffbare handlinger som tvangsekteskap, grov menneskehandel, ekteskap med noen under 16 år, grov kroppsskade, drap, mishandling i nære relasjoner, kjønnslemlestelse, voldtekt, grov seksuell omgang med barn. Plikten utløses ved at man holder det som «sikkert eller mest sannsynlig» at et av disse lovbruddene vil skje, eller at følgen vil inntreffe. Avvergingsplikten er ikke en plikt til å søke å oppklare begåtte lovbrudd, men en plikt til å søke å avverge lovbrudd eller følgene av dem. Plikten virker m.a.o. fremover. Se mer om plikten her Avvergingsplikten (ekstern lenke til plikt.no).

Utlevering av taushetsbelagte opplysninger med sikte på å avverge andre straffbare forhold enn dem som fremgår i strl. § 196 (ekstern lenke til lovdata), for eksempel kroppskrenkelse, «ordinær» kroppsskade eller trusler, må eventuelt skje med hjemmel i andre bestemmelser for eksempel fvl. § 13 b første ledd nr. 6 (ekstern lenke til lovdata), se pkt. 6.6.

Brudd på avvergingsplikten er straffbart i strl. § 196 (ekstern lenke til lovdata).