UDI 2010-155 Verifisering i utlendingssaker

1. Om bakgrunnen for og hensikten med retningslinjene

1.1. Formålet med retningslinjene

Formålet med retningslinjen er å gi felles retningslinjer for verifisering av dokumenter og opplysninger i utlendingssaker.

Utlendingsdirektoratet (UDI) mottar søknader hvor det er usikkert om dokumentene i saken er ekte, eller om opplysningene som foreligger i saken, er riktige. I henhold til forvaltningsloven § 17 (ekstern lenke) har forvaltningsorganer en plikt til å opplyse saken så godt som mulig før vedtak treffes. For å undersøke og fastslå riktigheten av dokumenter eller opplysninger som er oppgitt i en sak, har UDI mulighet til å sende saken til verifisering ved norske utenriksstasjoner.

Her finner du informasjon om

• når en sak skal sendes til verifisering

• ansvarsfordelingen i verifiseringssaker

• hvilke rutiner som skal følges i verifiseringssaker

• sentrale kriterier i verifiseringsarbeidet

• vurdering og vektlegging av verifiseringsrapporter

Retningslinjen gir ikke rutiner for verifiseringsarbeidet på utenriksstasjonene. Slike retningslinjer er gitt av UD (ekstern lenke til UDI sitt arkivsystem, kun tilgjengelig for ansatte i UDI).

Retningslinjen vil videre i liten grad komme inn på verifisering av språk, alder og slektskap, ettersom disse rutinene reguleres av andre retningslinjer, se punkt 1.5.

1.2. Hvem gjelder disse retningslinjene for?

Disse retningslinjene gjelder for UDI og norske utenriksstasjoner.

1.3. Definisjoner

• Verifisering betyr i denne retningslinjen å kontrollere oppgitte opplysninger mot en pålitelig kilde for å kunne fastslå riktigheten av disse.

• Faktiske opplysninger betyr i denne retningslinjen opplysninger gitt i tilknytning til en sak, for eksempel navn på en skole eller et fengsel.

• Et ekte dokument (dokuments ekthet) betyr i denne retningslinjen at dokumentet er utstedt av riktig myndighet på riktig måte. Det at et dokument vurderes som (teknisk) ekte, betyr ikke at dokumentets innhold nødvendigvis er riktig.

• Dokumentets notoritet betyr i denne retningslinjen eksistensen av rutiner for utstedelse, utlevering og etterfølgende kontroll som sikrer at opplysningene i dokumentet er korrekte, samt beskriver/forklarer/viser dokumentets grad av teknisk beskyttelse mot manipulering or reproduksjon

• Et gyldig dokument betyr at dokumentet er utstedt av riktig myndighet, på riktig måte og at det ikke er utløpt i forhold til angitt gyldighetsperiode, eller ugyldig av andre grunner.

• En gyldig identitet betyr at identiteten faktisk eksisterer og fremkommer i offisielle registre, som folkeregister, passregister o.l.

• Kilde brukes i denne retningslinjen om de personene, organisasjonene eller myndighetene, herunder offentlige registre, som utenriksstasjonen benytter i arbeidet med å innhente opplysninger i en verifiseringssak.

1.4. Regelverk og avtaler

Innholdet i denne retningslinjen reguleres av utlendingsloven og utlendingsforskriften og bestemmelser i personopplysningsloven, offentleglova og forvaltningsloven.

Brukeren av denne retningslinjen må gjøre seg kjent med de aktuelle bestemmelsene i dette rammeverket.

Rollefordeling og ansvar i forbindelse med behandling av personopplysninger reguleres videre i utlendingsloven (utl) § 83a, jf. utlendingsforskriften (utf) § 17-7 b, og Samhandlingsavtalen om ivaretakelse av personopplysningssikkerheten i utlendingssaker mellom Utenriksdepartementet (UD og UDI).

1.5. Andre retningslinjer av betydning for verifiseringsarbeidet

• UDI 2010-035 DNA-analyse ved søknad om oppholdstillatelse 

• UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven

• UDI 2012-009 Avklaring av identitet

• UDI 2020-007 Enslige mindreårige asylsøkere og aldersvurdering

• JD G-02/2018 Myndighetsarrangert retur av enslige mindreårige uten beskyttelsesbehov 

• UDs instruks for verifiseringsarbeidet på stasjonene (ekstern lenke til USI sitt arkivsystem, kun tilgjengelig for ansatte i UDI)

• Huskeliste for kvalitet i saksbehandlingen (ekstern lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI)
•  

2. Overordnede regler for verifiseringsarbeidet

2.1. Når skal en sak sendes til verifisering?

Saksbehandler i UDI skal konferere med leveranseteamleder før verifiseringsanmodning sendes og leveranseteamleder beslutter om saken skal verifiseres.

Følgende kriterier må være oppfylt for at UDI skal sende en sak til verifisering:

• Resultatet av verifiseringen må kunne få en avgjørende betydning for utfallet av saken. Øvrige vilkår for å få en tillatelse må derfor være oppfylt.

• Det må foreligge berettiget tvil om de oppgitte saksopplysningene. Unntak kan gjøres i saker der UDI mener at det foreligger andre tungtveiende hensyn.

• UDI har ikke, eller har begrensede opplysninger i andre kilder, og verifisering kan få avgjørende betydning for saken.

• Det må i utgangspunktet være mulig å verifisere dokumentene/ saksopplysningene. Det forutsetter at dokumentsituasjonen i det gjeldende landet er slik at det vil være mulig å verifisere ektheten av dokumentet og/eller at det vil være mulig å vurdere dokumentets notoritet.

Eksempler på saker der verifisering er aktuelt

Saksbehandleren skal for eksempel vurdere å verifisere saksopplysningene i saker der det

• er berettiget tvil om hvorvidt de opplysningene som er gitt er riktige, og alle dokumenter er fremskaffet i forbindelse med søknaden

• er avvik i dokumentets form, for eksempel der format eller sikkerhetsdetaljer ikke stemmer overens med UDIs kunnskap og informasjon i tilgjengelig dokumentdatabaser

• er kommet nye opplysninger i saken etter at vedtak er fattet – det kan for eksempel være positive treff i Eurodac eller ved andre Dublin-søk, eller det kan være at søkeren har fremlagt pass med nye opplysninger om identiteten sin (jf. UDI 2012-009Avklaring av identitet) – og verifisering kan dermed bli aktuelt i forbindelse med vurderingen av en ny tillatelse, eller ved vurderingen av tilbakekall av en tillatelse

• dreier seg om asyl, og hvor konkrete opplysninger utgjør en sentral del av søkerens asylanførsler – for eksempel opplysninger om en bestemt hendelse i hjemlandet eller opplysninger om medlemskap i en organisasjon

2.2. Hvordan skal dokumenter i verifiseringssaker sendes mellom ulike instanser?

Dokumenter i saker som skal til utenriksstasjonene for verifisering, og dokumenter i saker som har blitt verifisert ved utenriksstasjonene, skal som hovedregel sendes via NORVIS/DUF/NBN. Dersom det ikke er mulig å sende via disse sikre elektroniske linjene må det benyttes kurerpost. Se Instruks for personvern, IKT og sikkerhet (ekstern lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI), for mer informasjon om hvordan kommunikasjon bør skje.

Enhver skriftlig kontakt mellom UDI og utenriksstasjonene i verifiseringssaker bør skje i en form som er egnet for partsoffentlighet.

3. Hvem har ansvar for hva i verifiseringsprosessen?

3.1. Utlendingsdirektoratet

UDI tar stilling til om opplysninger i en enkelt sak skal verifiseres, og om en sak skal sendes til utenriksstasjonen eller andre samarbeidspartnere for verifisering. UDI er i henhold til utf. § 17-7b første ledd behandlingsansvarlig for egen saksbehandling frem til UD har mottatt anmodning om verifisering og etter at UDI har mottatt svar på verifisering

3.2. Utenriksdepartementet/utenriksstasjonene

Utenriksstasjonene er i henhold til utf. § 17-7b første ledd behandlingsansvarlig for sin behandling av personopplysninger i forbindelse med verifiseringsoppdrag og dermed også ansvarlig for at oppdragene blir utført på en forsvarlig måte og innen de rettslige rammebetingelsene som gjelder til enhver tid. Behandlingsansvaret i utenrikstjenesten utøves av UD.

3.3. Landinfo

Utlendingsforvaltningens fagenhet for landinformasjon (Landinfo) skal stå for den generelle informasjonsinnhentingen. Verifisering av forhold som er knyttet til en enkelt søker/klager, faller utenfor enhetens mandat.

3.4. Politiet

Politiets utlendingsenhet har det nasjonale ansvaret for identitetsavklaring i asylsaker og skal bistå politidistriktene med identitetsundersøkelser i utlendingssaker. Politidistriktene er ansvarlige for identitetsarbeidet i egne saker. Se UDI 2012-009 Avklaring av identitet punkt 2.2 for mer informasjon.

3.5. Nasjonalt ID-senter

Nasjonalt ID-senter bistår politi og utlendingsforvaltningen i arbeidet med å avklare og fastsette identitet. Senteret har spisskompetanse på ID- og underlagsdokumenter og utfører dokumentundersøkelser på anmodning fra utlendingsforvaltningen. Verktøyet ID-basen til Nasjonalt ID-senter(ekstern lenke) inneholder identitetsrelatert informasjon basert på land, herunder informasjon om ID- og underlagsdokumenter, og kilder for verifisering. Senteret har en vakttjeneste som også svarer på spørsmål om dokumentets ekthet og kilder for verifisering.

4. Hva kan verifiseres?

4.1. Verifisering av generelle forhold

Landinfo og utenriksstasjonen innhenter informasjon om generelle forhold. Det kan for eksempel dreie seg om opplysninger om forholdene i et spesifikt fengsel eller barnehjem, situasjonen i hjemlandet for bestemte grupper eller helsetilbud i det aktuelle landet. Det kan også dreie seg om opplysninger om formelle lover, regler og sedvaner og dessuten unntak fra disse. Her kan det blant annet dreie seg om ekteskapstradisjoner og ordninger med foster- og adoptivbarn.

4.2. Verifisering av søkerens språk

En språktest gjennomføres for å verifisere at søkeren snakker det språket eller den dialekten

Det følger av UDI 2012-009 Avklaring av identitet punkt 6.2 at politiet skal vurdere å gjennomføre en språktest og en analyse av denne før saken sendes til UDI.

UDI har et selvstendig ansvar for å vurdere hvorvidt det er nødvendig å gjennomføre en språktest av søkeren. Se UDI 2011-023 punkt 2.2 for mer informasjon.

4.3. Verifisering av dokumenter i en sak

Det å verifisere ektheten av et dokument og det å verifisere et dokuments notoritet (innhold) er to forskjellige ting, se punkt 1.3 for mer informasjon

Når det gjelder ektheten av et dokument, vil det være en del tilgjengelig informasjon på Landinfos hjemmesider, Nasjonalt ID-senters hjemmesider og på UDIs intranett, se arbeidsrommene til brukertjenestene, om hvordan et korrekt utstedt dokument skal se ut. Når det gjelder spørsmål om ektheten av et pass eller et reisedokument, kan Nasjonalt ID-senter kontaktes. I utlendingssaker hvor det er helt klart at utlendingen har benyttet et falskt dokument eller dokumentet tilhører en annen, og utlendingen vil bli anmeldt for dette, skal Kripos kontaktes. Deretter kan det være aktuelt å sende dokumentet til en utenriksstasjon for verifisering.

Dersom det aktuelle landet har gode rutiner for å undersøke opplysninger for de dokumentene som leveres inn og registreres i landets offisielle registre (god notoritet), vil det være tilstrekkelig at den aktuelle utenriksstasjonen verifiserer dokument opp mot disse registrene. I de tilfellene der det ikke er mulig å bruke landets offisielle registre, kan andre metoder for å få bekreftet innholdet i et dokument være aktuelle.

Det vises her til retningslinjer for verifiseringsarbeidet gitt i UDs instruks om verifisering på utenriksstasjonene.

I Landinfos «Landdatabase» ligger det notater om dokumentsituasjonen og dokumenters notoritet for flere land og landområder. Hvis det ikke eksisterer dokumentnotater, kan den aktuelle landrådgiveren kontaktes.

I Nasjonalt ID-senters ID-base er det samlet ID-dokumenter, andre typer legitimasjonsdokumenter, attester o.l. for hvert enkelt land, med bilder, beskrivelser, informasjon om søknad og utstedelse i hjemland og utland, utstedelseskontroll og forfalskningsmetoder.

Eksempler på dokumenter som er aktuelle for verifisering er:

• dokumenter om en persons identitet, UDI 2012-009 pkt. 4.1

• juridiske dokumenter, som for eksempel vigselsattest eller skilsmisseattest, dokumenter som bekrefter adopsjon, eller dokumenter som bekrefter at søkeren er fosterbarn

• rettsdokumenter, som dommer eller innkalling til rettsmøte

4.4. Verifisering av slektskap der det ikke foreligger dokumentasjon, eller der dokumenter har lav/ingen notoritet

For søkere fra enkelte land er det ikke mulig å fremlegge dokumentasjon på slektskap. Det gjelder borgere av land der det per i dag ikke finnes en fungerende sentralmyndighet, og/eller der nasjonale registre kan ha blitt ødelagt i konfliktperioder. I andre land er dokumentsituasjonen slik at fremlagte dokumenter ikke har noen notoritet. UDI vil i slike saker vurdere om det skal tilbys en DNA-test for å kunne bekrefte slektskapet.

I henhold til utl. § 87 kan søkeren og referansepersonen bes om å avlegge en DNA-test. UDI 2010-035 gir retningslinjer for hvordan DNA-analyse skal gjennomføres i forbindelse med oppholdstillatelse i familiegjenforeningsøyemed.

4.5. Verifisering av alder

UDI 2010-183 aldersundersøkelser av enslige mindreårige, regulerer rutiner for innhenting av informasjon om alder og den praktiske gjennomføringen av aldersundersøkelser. I UDI 2020-007 enslige mindreårige asylsøkere og aldersvurdering er det informasjon om praksisen som gjelder ved søknader om beskyttelse fra enslige mindreårige og vurderingen av alder.

4.6. Verifisering av andre opplysninger

Både i oppholdssaker og i asylsaker kan det foreligge konkrete opplysninger som det kan være mulig å verifisere. Utenriksstasjoner som mottar anmodning om å verifisere opplysninger i enkeltsaker, vil vurdere hvorvidt de har mulighet til å bistå med verifisering i henhold til retningslinjene gitt i UDs instruks om verifisering på utenriksstasjonene.

I noen saker vil det være av avgjørende betydning for utfallet av saken om søkeren har omsorgspersoner på kjent sted i hjemlandet eller i et annet land. Det kan i slike saker være aktuelt å verifisere opplysningene som er gitt om omsorgspersoner. Det gjelder for eksempel i saker der man ønsker å returnere en enslig mindreårig asylsøker (EMA) til hjemlandet, eller der det søkes om tillatelse etter utf. § 9-7 første ledd bokstav d som helsøsken.

Andre opplysninger som kan verifiseres, er opplysninger gitt i tilknytning til asylgrunnlaget i en asylsak. Det kan for eksempel være opplysninger om medlemskap i et politisk parti, bosted eller yrke, eller det kan være opplysninger om hvorvidt vedkommende var student på et universitet.

5. Fremgangsmåten i saker som skal til verifisering

5.1. Risikovurdering av verifiseringsarbeid

Verifisering av utlendingssaker innebærer behandling av personopplysninger, herunder også særlige kategorier av personopplysninger og opplysninger om lovovertredelser/straffedommer.

Før personopplysninger utleveres til tredjeland skal UDI i samarbeid med UD, som behandlingsansvarlig for verifiseringen, foreta en risikovurdering av verifiseringsoppdrag ved den aktuelle utenriksstasjonen.

5.2. Kontakten mellom UDI og utenriksstasjonene

Slik skal UDI gå frem i kontakten med utenriksstasjonen:

• UDI sender anmodningen om verifisering til knutepunktstasjonen som har ansvar for utlendingssakene fra det aktuelle landet. Knutepunktstasjonen vil deretter vurdere om den kan bistå og utføre verifiseringen selv, eller om de må involvere andre stasjoner. Adgangen til å anmode utenriksstasjoner om verifisering i oppholdssaker utledes av forvaltningslovens utredningsplikt, jf. forvaltningsloven § 17 (ekstern lenke) og utf. § 10-6, jf. utf. § 10-2. Utenriksstasjonene bistår også med verifisering i asylsaker.

• Hvis verifiseringsanmodningen gjelder et land som dekkes av en fast stedlig spesialutsending som har som oppgave å verifisere utlendingssaker, skal UDI i stedet sende anmodningen direkte til utenriksstasjonen der spesialutsendingen er utplassert.

• En verifiseringsanmodning bør være presist utformet med sikte på å få frem relevant og ønsket informasjon. I tilfeller hvor det er behov for å verifisere dokumenter som inneholder opplysninger om personer som ikke er relevante for saken, skal disse anonymiseres. I anmodningen om verifisering skal UDI presisere at kun opplysninger som er relevante og nødvendige for verifiseringen skal kunne gis til eksterne kilder. Videre skal UDI presisere at eksterne kilder ikke skal få informasjon om at personen er asylsøker.

• Saksbehandler skal bruke standard mal ved anmodning om verifisering. Dette er nødvendig for å sikre mest mulig lik praksis og at stasjonen får den informasjon det er behov for. Den er generell og kan tilpasses av den enkelte slik at all informasjon som er nødvendig kan tas med.  

• Det skal angis i anmodningen om UDI ønsker at utenriksstasjonen bruker en bestemt kilde til verifiseringen.

• I oversendelsesbrevet skal det også presiseres om UDI ønsker en tilbakemelding fra utenriksstasjonen på at anmodningen om verifisering er mottatt, og om UDI ønsker en tilbakemelding på hvor lang tid det antas at verifiseringsprosessen vil ta. Hvis det allerede er en frist for når tilbakemeldingen må foreligge, må denne spesifiseres. Videre bør det anmodes om tilbakemelding hvis utenriksstasjonene har en annen vurdering enn UDI om mulighetene for å få et konkret svar gjennom en verifisering.

• Hvis UDI ønsker at verifiseringsanmodningen skal prioriteres, skal dette begrunnes i oversendelsen. Utenriksstasjonen skal ta kontakt med UDI snarest dersom den ikke har anledning til å prioritere verifiseringsanmodningen.

• Oversendelsesbrevet skal videre inneholde bestillerreferanse og informasjon om kostnadssted i UDI. I forkant av oversendelsen må saksbehandleren i UDI avklare i linjen hvilket kostnadssted i UDI som skal betale for utgiftene utenriksstasjonene vil få i forbindelse med verifiseringen. Kostnadssted spesifiseres i oversendelsesbrevet / standardmalen for oversendelse til utenriksstasjonen.

• Som en hovedregel bør det sendes ut kopier av dokumentene som skal til verifisering. Et tap av dokumenter kan få store konsekvenser fordi disse kan være uerstattelige for søkeren. Originaldokumenter kan unntaksvis sendes ut i tilfeller der disse er helt nødvendige for å få gjennomført verifiseringen.

• Hvis UDI beslutter å avgjøre saken uten at verifiseringen er gjennomført, skal utenriksstasjonen varsles umiddelbart.

Når en verifiseringsanmodning sendes i DUF/Norvis, skal den registreres som en KORU i DUF.

5.3. Hvilken informasjon skal søkeren få?

I mange tilfeller vil verifiseringen ta noe tid, og det kan bidra til at saksbehandlingstiden vil være lengre i saker der verifisering er nødvendig, enn i andre saker. I de tilfellene der søkeren tar kontakt og vil ha opplysninger om når saken er ferdig, bør vi som en hovedregel opplyse søkeren om at saken er til verifisering. I de tilfellene der det er fare for at søkeren kan påvirke resultatet av verifiseringen hvis han eller hun får opplysninger om at en verifisering vil bli gjennomført, kan det vurderes å gjøre unntak fra denne hovedregelen med hjemmel i forvaltningsloven § 18b flg (ekstern lenke). Saksbehandler bør konsultere utenriksstasjonen før beslutningen blir tatt.

6. Verifiseringsarbeidet på utenriksstasjonen

Hvem avgjør om verifiseringen skal gjennomføres?

Utenriksstasjonen som mottar verifiseringsanmodningen, vurderer om verifisering skal gjennomføres og i så fall hvilke virkemidler som skal benyttes. Retningslinjer for vurderingen er gitt i UDs instruks om verifisering på utenriksstasjonene (ekstern lenke til USI sitt arkivsystem, kun tilgjengelig for ansatte i UDI). Dersom utenriksstasjonen vurderer at verifisering ikke kan gjennomføres, skal dette meddeles UDI skriftlig. Det skal samtidig gis en kortfattet begrunnelse.

6.1. Beskyttelse av opplysninger

Utenriksstasjonen vurderer hvilke opplysninger i verifiseringsanmodningen som kan verifiseres.

Dersom utenriksstasjonen er i tvil om hva slags informasjon som kan utleveres, skal stasjonen ta kontakt med aktuelt leveranseteam i UDI som vil bistå med vurderingen.

6.2. Bestilling av verifisering og utforming av verifiseringsrapport

Anmodning om verifisering og rapport skal følge vedlagte mal.

6.3. Betaling til utenriksstasjonene i verifiseringssaker

UDI er ansvarlig for å dekke utenriksstasjonenes utlegg i forbindelse med arbeidet med verifiseringer på anmodning fra UDI. UDI må avtale med utenriksstasjonene hvorvidt betaling skal skje per sak, etter et bestemt antall saker, regelmessig eller når et bestemt beløp er overskredet.

7. Vurdering av opplysninger som er innhentet gjennom verifisering

UDIs saksbehandlere må ha en kildekritisk tilnærming til opplysninger som kan få betydning for utfallet i en sak. Det gjelder også verifiseringer og andre opplysninger innhentet via utenriksstasjoner. Denne kildekritiske tilnærmingen er særlig viktig der tilbakemeldinger til UDI fra kilder i utlandet kun er videreformidlet av utenriksstasjonen uten noen vurdering av kildens troverdighet og/eller av opplysningenes gyldighet.

Generell informasjon innhentet fra utenriksstasjonene kan legges til grunn etter kvalitetssikring hos Landinfo og/eller Nasjonalt ID-senter dersom informasjonen gjelder identitet.

8. Arbeid i etterkant av verifiseringen

8.1. Saksbehandlere skal sende all relevant informasjon til Landinfo

Det er saksbehandleren i UDI som er ansvarlig for at informasjon som kan være av interesse for andre leveranseteam eller brukertjenester i UDI, og/eller Landinfo, sendes til Landinfo. Det kan dreie seg om rapporter fra en spesialutsending for utlendingssaker som en saksbehandler eller et leveranseteam har innhentet, eller det kan dreie seg om generelle opplysninger som kan komme frem i enkeltsaker. Hvis saksbehandleren er i tvil om hvorvidt noe bør eller skal sendes til Landinfo, skal han eller hun konsultere Landinfo.

8.2. Søkeren skal få uttale seg om visse opplysninger

UDI skal uoppfordret legge frem verifiseringsrapporter for søkeren slik at han eller hun kan uttale seg om dem dersom opplysningene er av vesentlig betydning for sakens utfall, jf. utrednings- og informasjonsplikten i forvaltningsloven § 17 (ekstern lenke). For en nærmere redegjørelse for opplysningsplikten etter forvaltningsloven § 17 (ekstern lenke) andre og tredje ledd, se UDI 2014-010 punkt 8.

I asylsaker hvor søkeren ikke er representert av en advokat før UDI fatter vedtak, har det regionkontoret søkeren er tilknyttet, et ansvar for å formidle kontakten mellom søkeren og saksbehandleren i UDI. Ved verifisering skal videreformidlingen skje i tråd med retningslinjene som er nevnt over. Hvis asylsøkeren ikke har fått tildelt advokat, sendes rapporten til det regionkontoret asylsøkeren er tilknyttet. Ellers sendes rapporten til søkerens advokat. Hvis søkeren ikke er asylsøker og ikke har advokat, sendes rapporten direkte til søkeren.

8.2.1. Saksbehandleren må anonymisere visse opplysninger

Saksbehandleren må i utgangspunktet anonymisere opplysninger om tredjepersoner i verifiseringsrapporten før rapporten sendes ut, jf. forvaltningsloven § 19 andre ledd bokstav b (ekstern lenke).

Det kan imidlertid dukke opp tilfeller hvor en anonymisering av verifiseringsrapporten ikke anses for å være nødvendig. Det kan for eksempel tenkes at man ønsker å henvise til navngitte kilder for å underbygge en avgjørelse. Saksbehandleren må derfor vurdere nødvendigheten av anonymiseringen individuelt i hver enkelt sak med mindre det foreligger særskilte retningslinjer for anonymisering i forbindelse med verifiseringer.

En verifikasjonsrapport skal anonymiseres på en slik måte at det ikke blir kjent hvem som har gjennomført verifiseringen eller vært brukt som kilde, enten det dreier seg om en lokal organisasjon eller enkeltperson(er). Rapporten skal anonymiseres dersom navnet er oppgitt, men også dersom forholdet kan avdekkes gjennom opplysningene i rapporten. Rapporten må dessuten anonymiseres hvis noens liv eller helse kan bli satt i fare ved at opplysninger blir kjent for søkeren eller andre. Anonymiseringen skjer ved at man sladder de aktuelle navnene eller opplysningene og overlater en kopi av det anonymiserte eksemplaret til søkeren. Se UDI 2014-010 partsinnsyn etter forvaltningsloven punkt 5 for en nærmere redegjørelse av unntak fra innsynsretten.

Søkeren skal informeres om hvorfor opplysningene er sladdet. Det skal gjøres på en måte som ikke står i strid med formålet med anonymiseringen.

Hvis noen ber om å få oppgitt navn eller opplysninger som er anonymiserte, må det vurderes nøye om bestemmelsene om unntak fra innsynsretten gir grunnlag for fortsatt å holde navnet eller opplysningene tilbake.  Saksbehandler skal konsultere utenriksstasjonen før beslutningen blir tatt.

Aktuelle hjemler kan være forvaltningsloven § 19 første ledd d og andre ledd bokstav b (ekstern lenke). For en nærmere redegjørelse om partsinnsyn, se UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven.

Alle avslag på spørsmål om å få oppgitt anonymiserte opplysninger, skal gis skriftlig. Søkeren skal gjøres oppmerksom på bestemmelsen som ligger til grunn for avslaget, og orienteres om klageretten, se forvaltningsloven § 21 (ekstern lenke).

8.3. Saksbehandleren må synliggjøre vurderingene i merknadene og eventuelt i DUF

I saker hvor verifisering har vært aktuelt, skal det stå i merknadene i saken om verifisering har blitt vurdert, om verifisering har blitt gjennomført, og eventuelt hvorfor saken ikke har blitt sendt til verifisering. Dette er opplysninger som kan være viktige med tanke på en fremtidig klage eller fremtidige søknader om bosettingstillatelse eller statsborgerskap. Saksbehandleren bør vurdere om disse opplysningene skal skrives i et notat og dokumentføres i saken slik at de gjøres tilgjengelige også for politiet i fremtidige saker, som for eksempel fornyelse av tillatelsen og søknad om bosettingstillatelse.

I alle saker (unntatt visumsaker) hvor det er gjennomført verifisering av fremlagt dokumentasjon på identitet, skal dette i etterkant registreres i DUF i arbeidsprosessen «Bestem vedtak», jf. vedlegg til UDI 2012-009 kapittel 4.

8.4. Behandling og lagring av dokumenter

Det vises til punktet Lagring og oppbevaring av dokumenter i Instruks for personvern, IKT og sikkerhet (ekstern lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI).

En kopi av verifiseringsanmodningen skal dokumentføres i saken. Saksbehandleren i UDI skal videre legge en kopi av verifiseringsrapporten i 0-dok i saken. Ved innsynsbegjæringer må saksbehandleren vurdere hvorvidt opplysninger i dokumentene må anonymiseres, jf. forvaltningsloven §§ 18 (ekstern lenke) og 19 (ekstern lenke).

Graderte dokumenter etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen følger egne regler for produksjon og lagring, jf. UDI 2010-083 Behandling av skjermingsverdig – sikkerhetsgradert informasjon etter sikkerhetsloven.

9. Håndtering av brudd på personopplysningssikkerheten 

Det er den behandlingsansvarlige som skal håndtere eventuelle brudd på personopplysningssikkerheten, herunder melde brudd til Datatilsynet. Dersom det er sannsynlig at bruddet vil medføre høy risiko for den registrertes rettigheter og friheter, skal den behandlingsansvarlige også underrette den registrerte. Se pkt. 3.2 om hvilken del av verifiseringsprosessen som UDI er behandlingsansvarlig for. Se Brudd å personopplysningssikkerheten (ekstern lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI) for nærmere informasjon. 

Dersom bruddet har skjedd i deler av verifiseringsprosessen som UDI ikke er behandlingsansvarlig for, skal vi likevel bistå den behandlingsansvarlige i oppfølging av bruddet.