UDI 2010-161 Klagar som er for seint fremja, og førebelse klagar

1. Innleiing

Dei generelle reglane for klagesakshandsaming går fram av forvaltningsloven (fvl.) (ekstern lenke) kapittel VI med tilhøyrande forskrifter. 

Retningslina her inneheld rettleiing for å handsame klagar som er fremja etter klagefristen, og førebelse klagar.

Føremålet med rutinane er å korte ned den samla sakshandsamingstida i utlendingssaker.

2. Hovudregelar

• UDI skal som hovudregel avvise klagar som ikkje er sette fram innan klagefristen, jamfør fvl. § 34 første ledd (ekstern lenke). Klagefristen går frå datoen parten blir underretta.

• Når ein klage blir sett fram innan klagefristen, men det samstundes blir varsla om at ytterlegare opplysningar skal ettersendast, skal UDI i utgangspunktet gi klagaren ein frist for å sende inn dei aktuelle opplysningane. 

3. Vurdering der klagefristen ikkje blir halden

Klagefristen er tre veker frå tidspunktet parten/klagaren eller fullmektigen (etter dette referert til som parten eller fullmektigen) er underretta om vedtaket, jamfør fvl. § 29 (ekstern lenke). Det er ei føresetnad at parten blir informert om klageåtgangen og klagefrist samstundes med beskjeden om sjølve vedtaket.

Det kan by på problem å finne ut om ein klage er fremja innan fristen fordi det kan vere uklårt når parten er underretta.

Der det blir brukt elektronisk kommunikasjon, byrjar klagefristen å gå frå det tidspunktet vedtaket er gjort tilgjengeleg for parten, og varsel om dette er sendt, jamfør eForvaltningsforskriften § 11 andre ledd (ekstern lenke).

Der det blir brukt elektronisk Digipost, kan ikkje UDI sjå om parten har Digipost, eller om parten må vente til Digipost har sendt vedtaket manuelt med papirpost. Det er vidare vanskeleg å seie kor lang tid papirposten tek.

I tilfelle der parten grunngir forseinkinga med sein postgang, kan UDI la tvilen komme parten til gode og akseptere ei forseinking på to til tre veker utan ytterlegare informasjon. I vurderinga skal det takast omsyn til lokale omstende.

UDI må avvege når det er tenleg å hente inn informasjon som underbygger opplysningar om når parten har blitt underretta, og når klagen skal avvisast utan vidare utgreiing.

4. Avvising

Dersom ein klage er sett fram etter klagefristen, skal UDI av eige tiltak vurdere om klagen skal avvisast eller realitetshandsamast. Avvising er hovudregelen, jamfør fvl. § 34 første ledd (ekstern lenke).

Vedtak om avvising er eit enkeltvedtak og parten kan klage det inn på vanleg måte, jamfør fvl. § 2 tredje ledd(ekstern lenke). I vedtaket skal det vere vurdert kvifor det ikkje er gitt oppreisning av klagefristen, jamfør unntaka under.

5. Generelt om oppreisning av klagefristen

UDI kan ta klagen til realitetshandsaming sjølv om han er fremja for seint, dersom parten ikkje kan lastast, eller dersom det av særlege grunnar er rimeleg at klagen blir prøvd, jamfør fvl § 31 første ledd bokstav a og b (ekstern lenke).

At klagar er for seint innkomne til UDI kan til dømes komme av at UDI ikkje er kjend med kvar parten oppheld seg, eller av at fullmektigen ikkje har hatt tid til å sende inn klagen. I slike tilfelle kan ein laste parten eller fullmektigen for at klagen blei levert for seint. Slike klagar skal UDI som hovudregel avvise, med mindre det er særlege grunnar til å handsame saka likevel, jamfør fvl. § 31 første ledd bokstav b (ekstern lenke).

Det har ikkje noko å seie om det er parten sjølv eller fullmektigen ein kan laste.

Når UDI vurderer om klagen skal handsamast, skal det leggjast vekt på om ei endring i utfallet av saken kan føre til skade eller ulempe for andre, jamfør fvl. § 31 andre ledd (ekstern lenke).

Det bør òg takast omsyn til kor lang tid UDI har brukt på sakshandsaminga. Jo lengre tid det tek før UDI vurderer klagen, jo større grunn kan det vere til å gi oppreisning viss klagen er for seint fremja. UDI må likevel sjå til at det ikkje blir ein generell lengre klagefrist enn det som fylgjer av loven og vedtaka.

Det skal vidare takast omsyn til kor lenge etter fristen klagen er sendt.

Klagen kan uansett ikkje handsamast når det er gått meir enn eitt år sidan vedtaket blei fatta, jamfør fvl. § 31 tredje ledd (ekstern lenke). Merk at denne regelen berre gjeld der ein klagefrist ikkje er overhaldt. Sjå nærare om klagefrist i fvl. § 29 (ekstern lenke).

I saker der søkjaren ikkje er gjort kjend med vedtaket, og heller ikkje burde ha gjort seg kjend med vedtaket, jamfør fvl. § 29 (ekstern lenke), har klagefristen ikkje starta. Får søkjaren i eit slikt tilfelle kjennskap til vedtaket over eitt år etter vedtaksdato, kan saka likevel takast til behandling som klagesak, dersom søkjaren klagar på vedtaket innan klagefristen i fvl. § 29 (ekstern lenke).

Når UDI realitetshandsamar klagen sjølv om han er fremja for seint, inneber det oppreisning av at klagefristen ikkje er overhalden, jamfør fvl. § 31 (ekstern lenke). Det skal gå fram av vedtaket kva for eit grunnlag det er gitt oppreisning etter, dette er viktig for sakshandsaminga i UNE.

5.1. Oppreisning av klagefristen når parten ikkje kan lastast

UDI kan handsame klagen når det ikkje er parten sin skuld at klagen kjem for seint, jamfør fvl. § 31 første ledd bokstav a (ekstern lenke). Parten skal sannsynleggjere at ho eller han ikkje kan leggjast til last.

Døme på situasjonar som etter ei konkret vurdering kan leie til at parten ikkje kan lastast:

• Parten har opphalde seg utanfor Noreg og blir ikkje underretta før parten har komme heim til Noreg.

• Parten eller fullmektigen har vore sjuk, eller det ligg føre annan vektig grunn som har hindra parten.

• Parten får ikkje tak i tolk.

Når UDI vurderer om det skal givast oppreisning av klagefristen, er det vidare relevant kor raskt klagen blir fremja når hinderet er falle bort.

5.2. Oppreising av klagefristen av «særlege grunnar»

Sjølv om parten kan lastast, kan klagen framleis handsamast når det ligg føre «særlege grunnar», jamfør fvl. § 31 første ledd bokstav b (ekstern lenke). Det skal ikkje vere kurant å få oppreisning etter dette alternativet.

«Særlege grunnar» kan til dømes vere at saka er særs viktig for klagaren. Dei fleste utlendingssaker er viktige for personane sakene gjeld. Ei sak må difor innehalde noko meir enn forhold som dei fleste kan vise til. For å avgjere om ei sak er særs viktig for klagaren, må sakshandsamaren vurdere forholda i den einskilde saka, kva sakstype det er, og kva for konsekvensar ei avvising av klagen kan få. Ein naturleg skilnad kan vere mellom klagar som tvillaust ikkje vil føre frem og klagar som etter ei prejudisiell vurdering ikkje er tvillaust grunnlause.

«Særlege grunnar» kan òg vere at saka reiser viktige rettslege spørsmål som forvaltninga er tent med å ta stilling til.

Dersom det ligg føre fleire omsyn vil kravet til “særlege grunnar” lettare vere oppfylt når ein ser dei samla. Til dømes kan omsynet til det beste for barnet eller helsa til parten eller referansen, vere slike «særlege grunnar».

6. Sjekkliste ved den konkrete vurderinga

• Er klaga fremja innafor fristen?;

  • Kva viser lista over hendingar («hendelselisten») i DUF med merknader/dokumentlista/SuperOffice?

  • Korleis er parten underretta om vedtaket? Gjennom advokat/eDialog/Digipost/utanriksstasjon?

  • Bør tvil om underrettingstidspunktet komme parten til gode?

  • Korleis har parten elles sannsynleggjort at klagen er fremja i tide?

• Avvising når klagen er fremja for seint;

  • Hovudregelen er avvising.

  • Gi ei vurdering av kvifor det bli gitt oppreisning.

  • Avvising er eit enkeltvedtak med klagerett, sjå DUF-brukarrettleiinga (lenkje).

• Oppreisning når klaga er fremja for seint;

  • Kor lenge etter fristen kom klagen, og har parten sendt inn klage så fort hinderet er falle bort?

  • Det er unnatak frå hovudregelen om avvising når parten ikkje kan lastast for ein for seint fremja klage.

  • Når parten kan lastast, kan det gjerast unnatak når det er «særlege grunnar» til det.

  • Døme på «særlege grunnar» er at saka er særs viktig for parten eller andre, eller at omsynet til barn er avgjerande.

  • Når UDI handsamar saka, må UDI gi ein grunn til kvifor vi har gitt oppreisning for at parten ikkje har fylgt klagefristen.

7. Ettersending av opplysningar ved førebels klage

Mange sender inn ein klage innan klagefristen er ute, og varslar samstundes om at dei vil sende inn fleire opplysningar på eit seinare tidspunkt, ofte kalla førebels klage. Sidan det er låge krav til kva form og innehald ein klage skal ha, vil førebelse klagar normalt oppfylle krava til ein fullstendig klage.

For at sakshandsaminga ikkje skal bli vesentleg forseinka, kan ein klage i den einskilde saka handsamast før dei nye opplysningane er mottekne i UDI, viss saka er tilstrekkeleg opplyst. Relevante moment når vi bedømmer ei slik sak, vil til dømes vere kva opplysningar som er varsla ettersende, om desse opplysningane kan føre til at vedtaket blir gjort om på og om opplysningar om tilhøva allereie finst i saka.

Når saka ikkje er tilstrekkeleg opplyst, skal UDI som hovudregel gi klagaren ein frist på to veker for å sende inn dei nye opplysningane. I særlege høve kan ein setje lengre frist. UDI må samstundes varsle klagaren om at saka kan bli handsama viss opplysningane ikkje er sendt inn innan tovekersfristen.

Når fristen for å sende inn opplysningane er ute, skal UDI handsame klagen slik den er. Viss UDI kjem til at det ikkje er grunn til å gjere om på vedtaket, skal klagen sendast til Utlendingsnemnda.

8. Varsel om mogleg brot på advokaten sine plikter i asylsaker

Når ein advokat er omfatta av UDI 2018-005 Utlendingsdirektoratets organisering og administrering av advokatordningen, skal sakshandsamaren informere leiaren sin dersom det er grunn til å tru at advokaten misligheld pliktene sine, til dømes når ein advokat gjentekne gonger ikkje overheld klagefristane.