UDI 2011-033 Linjebehandling i UDI

1.Innledning 

Denne retningslinjen gjelder for problemstillinger som håndteres i Utlendingsdirektoratet (UDI). Retningslinjene omhandler både saker som skal avgjøres/oppfølges av linjen, og saker som linjen skal orienteres om.

Retningslinjene skal gi anvisning på hvorfor og hvordan saker og problemstillinger skal løftes til neste nivå i linjen. Retningslinjene må ses i sammenheng med UDI 2010-066 Eskaleringspyramide. Eskaleringspyramiden er ment å være en støtte i vurderingen av når og hvor høyt i linjen en sak eller problemstilling skal løftes, men er ikke uttømmende.

Avdelingen fastsetter nærmere rutiner for hvordan problemstillinger eller sakstyper skal linjebehandles.

2. Linjebehandling 

UDI håndterer en rekke saker og problemstillinger som må løftes i linjen for videre håndtering, for avklaring eller for orientering. Det er ikke hensiktsmessig å oppstille uttømmende kriterier for når en sak skal løftes i linjen som gjelder hele direktoratet. Eskaleringspyramiden vil gi generelle retningslinjer. Saksbehandleren må selv foreta en konkret vurdering av hvilke saker som skal løftes i linjen, basert på de generelle retningslinjene i Eskaleringspyramiden og de kriteriene som er fastsatt av avdelingen og/eller enheten. Tvilstilfeller må drøftes med nærmeste overordnede.

Nærmere om godkjennelser 

Enkelte saker eller problemstillinger kan ut fra sin karakter, håndteres av én saksbehandler/én ansatt alene, altså av 1. hånd. Når saken løftes i linjen går den fra saksansvarlig/saksbehandler, 1.hånd, til 2.hånd og eventuelt videre opp i linjen. Hvem som har de bestemte rollene i linjen avhenger av de fullmakter som til enhver tid gjelder. En sak har nådd øverste nivå i linjen når saken er forelagt direktøren eller direktørens stedfortreder.

Hvert ledd i linjen skal til enhver tid vurdere om saken eller problemstillingen skal løftes. Det er ellers et lederansvar å avgjøre hvilke typetilfeller (saker/problemstillinger) innenfor enhetens eller avdelingens saksfelt som skal linjebehandles.

Alle saker og problemstillinger hvor overordnet departement er involvert skal som hovedregel løftes til direktøren, se Kommunikasjon mellom UDI og departementene (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging).

Nærmere om avklaringer

I forbindelse med saksforberedelsen kan det være behov for avklaringer. En slik avklaring kan for eksempel være utslagsgivende for utfallet av en sak, problemstilling eller hendelse.

Hvis avklaringen i en enkeltsak innebærer at praksis bør justeres eller endres, må det vurderes om endringen/etableringen er av en slik art at den skal rapporteres til departementet, se Praksisrapportering til overordnet departement (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging).

Nærmere om orienteringer

I enkelte tilfeller vil det være behov for å informere linjen om utfallet av en sak eller om en problemstilling. Hensikten er å gjøre linjen kjent med saken eller problemstillingen.

Hvert ledd i linjen skal til enhver tid vurdere om nærmeste overordnede bør orienteres om saken eller problemstillingen, og om andre i organisasjonen eller eksterne instanser kan ha et behov for informasjon.

Både enhetslederen, områdelederen, og avdelingsdirektøren skal vurdere om en enkeltsak er av en slik betydning at rapportering til departementet er nødvendig. Det vises til gjeldende retningslinjer og formkrav til rapporteringer til overordnet departement, se Kommunikasjon mellom UDI og departementene (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging). 

Hvordan saker skal linjebehandles 

Det er ikke hensiktsmessig å oppstille absolutte formkrav for hvordan en problemstilling eller hendelse skal løftes i linjen. Behovet og arbeidsmetoder varierer i UDI, og avdelingene har ulike fremgangsmåter ved linjebehandling. Avdelingene og enhetene i UDI fastsetter nærmere rutiner for hvordan linjebehandlingen i praksis skal foregå.

Ut fra hensyn til notoritet i saksbehandlingen oppstilles likevel enkelte formkrav for behandlingen av enkeltsaker (eSak) og ved behandlingen av generelle saker (Noark-sak).

Ved saksbehandling av generelle saker skal UdiSak benyttes, og saken linjebehandles elektronisk. For en nærmere redegjørelse av saksbehandlingsrutinene i UdiSak, se Behandling av generelle saker i Utlendingsdirektoratet (ekstern lenke til sharepoint).

Saksbehandling i enkeltsaker skal foregå i DUF, og saken linjebehandles som hovedregel elektronisk. I særlige tilfeller foregår saksbehandlingen utenfor DUF, og den som er registrert med saksansvar må synliggjøre resultatet av denne saksbehandlingen i DUF.

Det bør som hovedregel registreres i DUF eller UdiSak hvem som til enhver tid har saksansvar.

Hver person i linjen skal behandle saken/gi tilbakemeldinger uten ugrunnet opphold. Svarfrister satt av andre etater eller i henhold til regelverket, forutsettes overholdt.

Saken eller problemstillingen skal presenteres skriftlig for linjen og vil bli lagret elektronisk i saken for å sikre notoritet i saksgangen. Når en saksbehandler skal utrede/drøfte generelle problemstillinger må det gå frem hva som er problemstillingen, vurderinger/drøftelser og en anbefaling til løsning/konklusjon.

Tilbakemeldinger fra linjen skal gis skriftlig. Dersom linjen er uenig i vurdering og konklusjonen eller har innpill/kommentarer, må dette fremgå klart i tilbakemeldingen.

Signatur og parafering av saker

Hvem som skal undertegne og parafere (medunderskrive) vedtak eller brev, må avgjøres konkret, alt etter hva slags sak det dreier seg om. Ledelsen i direktoratet/avdelingene og enhetene fastsetter nærmere kriterier.