1. Formål
Retningslinjen har som formål å sikre forsvarlig rekruttering og bruk av tolk ved muntlig kommunikasjon mellom utlendinger og politiet eller UDI, eller aktører som opptrer på disses vegne (utlendingsmyndighetene.) Retningslinjene skal bidra til at utlendingsmyndighetene oppfyller kravene i særbestemmelsene i utlendingsloven, samt tolkeloven og tolkeforskrift der utlendingsloven ikke har særbestemmelser.
2. Når skal utlendingsmyndighetene bruke tolk?
2.1 Bruk av kvalifisert tolk når det følger av lov
Det følger av tolkeloven § 6 første ledd første setning (ekstern lenke) at offentlige organer skal bruke tolk når det følger av lov. utlendingsloven § 81 lister det opp tilfeller hvor utlendingsmyndighetene skal sørge for at utlendingen får mulighet til å uttale seg på et språk vedkommende kan kommunisere forsvarlig på. Dersom utlendingsmyndighetene og utlendingen ikke kan kommunisere forsvarlig på et felles språk, skal tolk brukes. Følgende saker listes opp i utlendingsloven § 81:
-
§ 28 - oppholdstillatelse for utlendinger som trenger beskyttelse (asyl),
-
§ 73 - absolutt vern mot utsendelse
-
§ 17- saker om bortvisning
-
§ 66 - 70 - saker om utvisning
-
§ 37 og § 63 - saker om tilbakekall av gitt tillatelse
-
saker om tilbakekall av oppholdsdokument etter § 120 annet ledd.
Dette gjelder i alle tilfeller av forhåndsavtalt muntlig kommunikasjon med utlendinger, der utlendingen og saksbehandler, eller andre i utlendingsmyndighetene (tjenestemannen) ikke kan kommunisere forsvarlig på et felles språk jf. utlendingsloven § 81. Det er utlendingsmyndighetene som beslutter om det foreligger et krav innenfor rammene av utlendingsloven og tolkeloven om bruk av tolk på det offentliges bekostning. Etter utlendingsloven § 81 er utlendingsmyndighetene forpliktet til å sikre at dette skjer så snart som mulig, og under enhver omstendighet før det treffes vedtak i saken jf. utlendingsloven § 81 første ledd andre setning.
Søkeren skal opplyses om tolkens rolle under asylintervjuet og at tolken har taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 flg (ekstern lenke) og tolkeloven § 15 (ekstern lenke). Det skal også opplyses om at overtredelse av taushetsplikten kan medføre straffansvar etter straffeloven § 209 (ekstern lenke), jf. utlendingsforskriften § 17-2 tredje ledd.
2.2 Plikt til bruk av tolk når det er nødvendig for å ivareta hensynet til rettssikkerhet eller for å yte forsvarlig hjelp eller tjeneste
Tolkeloven angir videre en plikt for offentlige organer å bruke tolk i tilfeller der det ikke er regulert i annen lov, når det er nødvendig for å ivareta hensynet til rettsikkerhet eller for å yte forsvarlig hjelp og tjeneste jf. tolkeloven § 6 første ledd annet punktum (ekstern lenke). Bestemmelsen lovfester og tydeliggjør plikten som tidligere kunne utledes av forvaltningsloven § 11 (ekstern lenke) og § 17 (ekstern lenke) og det ulovfestede kravet til forsvarlig saksbehandling. Lovgiver har lagt til grunn at terskelen for at det skal foreligge en plikt til å bruke tolk i slike tilfeller er høy og plikten vil i hovedsak inntre i saker som har stor betydning for den enkeltes rettigheter og plikter ( Prop.156 L (2020–2021) s. 38 (ekstern lenke)).
Det må foretas en konkret vurdering av hvorvidt bruk av tolk er nødvendig. Relevante momenter i vurderingen er blant annet om samtalepartene kan kommunisere forsvarlig uten tolk, og på sakens alvorlighet og karakter.
Om partene kan kommunisere forsvarlig uten tolk, avhenger både av språkferdighetene i norsk eller et annet språk, den konkrete situasjonen og kompleksiteten i det som skal formidles. Begrensede ferdigheter i norsk medfører ofte at det er behov for tolk. Personer som har norsk statsborgerskap, har fullført norsk grunnopplæring eller annen utdanning på norsk, vil bare i særlige tilfeller har behov for tolk, da de sannsynligvis har norskferdigheter som er gode nok til at kommunikasjon på norsk anses forsvarlig jf. Prop. 156 (2020-2021 (ekstern lenke)).
Språkferdighetene må likevel være tilstrekkelige i den konkrete situasjonen. Selv om en person normalt snakker og forstår et tillært språk godt, kan det være nødvendig å bruke tolk fordi kommunikasjonen ellers ikke kan anses som forsvarlig, (Prop.156 L (2020–2021) s. 38 (ekstern lenke)). Det må her sees hen til sakens alvorlighet og karakter. Lovgiver anser utlendingssaker som en sakstype der rettssikkerhetshensynet får betydning i vurderingen av hvorvidt det er nødvendig med tolk.
Ved vurderingen av om det er nødvendig med tolk skal det særlig legges vekt på om:
Eksempler på tilfeller der det kan være en plikt til å bruke tolk etter tolkeloven § 6 første ledd annet punktum (ekstern lenke), er intervjuer for å avklare om et ekteskap er et tvangsekteskap eller et omgåelsesekteskap eller der vold og avklaring av identitet kan bli tema under intervjuet. Bruk av tolk kan i slike tilfeller være nødvendig for å ivareta hensynet til rettsikkerhet eller for å yte forsvarlig hjelp jf. tolkeloven § 6 første ledd annet punktum (ekstern lenke). Se også brev fra Justis- og beredskapsdepartementet til Politidirektoratet (vedlegg 2 til retningslinjen).
Det vil normalt ikke være en plikt til å bruke tolk i forbindelse med innlevering av søknad eller dokumenter.
Terskelen for plikt til å bruke tolk er lavere dersom det er behov for å intervjue barn.
2.3 Bruk av tolk når offentlige organer ellers er i kontakt med personer som ikke kan kommunisere på norsk
Det følger av tolkeloven § 6 annet ledd (ekstern lenke) at det bør vurderes å bruke tolk når offentlig organ ellers er i kontakt med personer som ikke kan kommunisere på norsk. Det fremgår av forarbeidene at denne vurderingen i større grad er en subjektiv vurdering av behovet for tolk sammenlignet med vurderingen i tolkeloven § 6 første ledd (ekstern lenke) jf. prop 156 L (2020-2021) punkt 10 (ekstern lenke).
Utlendingsforvaltningen bør i slike tilfeller gjør en totalvurdering om det anses som hensiktsmessig å bruke tolk i slike situasjoner. Relevante momenter i vurderingen er blant annet:
-
hensynet til personen som ikke kan kommunisere på norsk,
-
hensynet til en kostnadseffektiv og god forvaltning
-
sakens viktighet, og
-
sakens karakter.
I forarbeidene viser lovgiver også til at organet bør vurdere om informasjonen kan formidles på andre måter. For eksempel ved hjelp av skriftlige oversettelser eller flerspråklige medarbeidere jf. Prop. 156 L (2020-2021) punkt 5.1.4.5 s. 42 (ekstern lenke).
Bruk av tolk kan være hensiktsmessig ved behandling av søknader om familieinnvandring, arbeidsinnvandring, eller for saker etter statsborgerloven.
3. Krav til tolken
Utlendingsmyndighetene skal sikre at tolken som benyttes tilfredsstiller og følger kravene i punktene 3.1 – 3.6
3.1 Kvalifisert tolk
Tolker som brukes av utlendingsmyndighetene skal tilfredsstille kravene i tolkeloven § 7 (ekstern lenke) og §§ 14 – 16 (ekstern lenke). Med kvalifisert tolk menes en tolk som oppfyller kravene til å bli oppført i Nasjonalt tolkeregister.
Følgende kvalifikasjonskategorier brukes i Nasjonalt tolkeregister:
-
Kategori A: Statsautorisasjon i tolking og bachelorgrad i tolking
-
Kategori B: (i) Bachelorgrad i tolking eller (ii) statsautorisasjon i tolking og grunnemne i tolking i offentlig sektor (30 studiepoeng)
-
Kategori C: Statsautorisasjon i tolking
-
Kategori D: Grunnemne i tolking i offentlig sektor (30 studiepoeng)
-
Kategori E: (i) Tospråktest og kurs i tolkens ansvarsområde eller (ii) statsautorisert translatør og kurs i tolkens ansvarsområde eller (iii) fagoversetter og kurs i tolkens ansvarsområde.
I asylsaker vil utlendingens muntlige fremstilling være vesentlig i troverdighetsvurderingen og utfallet av saken. Utfallet av saken er svært viktig for søkerne og kan få store konsekvenser for utlendingen. Dette tilsier at det bør stilles særlig høye krav til tolkens kvalifikasjoner i slike saker.
I asylintervju skal det, så langt det er mulig, benyttes statsautoriserte tolker med bachelorgrad i tolking som er den høyeste kvalifiseringsgraden i Nasjonalt tolkeregister (ekstern lenke), Kategori A. Dersom en slik tolk ikke er tilgjengelig, skal den best kvalifiserte tilgjengelige tolken innenfor kategoriene B til E i Nasjonalt tolkeregister benyttes.
3.2 Bruk av tolk uten dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner
Hovedregelen om å bruke kvalifisert tolk kan fravikes når det ikke er forsvarlig å vente til en kvalifisert tolk er tilgjengelig, når det er nødvendig i nødsituasjoner, eller når andre sterke grunner tilsier det.
Det gis en dispensasjon frem til og med 31. desember 2026, slik at kravet om å bruke kvalifisert tolk ikke gjelder fullt ut før etter en overgangsperiode på fem år fra lovens ikrafttredelse. Det vil si at man i en overgangsperiode aksepterer at det ikke alltid er mulig å benytte kvalifisert tolk. Overgangsperioden skal ikke brukes for å fravike kravet om å bruke kvalifisert tolk.
Utlendingsmyndighetene er de første til å møte behovet for nye språk som det ikke finnes kvalifiseringsmuligheter i. Ved slike tilfeller bør behovet for kvalifiseringstiltak meldes til IMDi.
I tilfeller der forvaltningsorganet må benytte en person uten dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner, skal denne personen likevel tilfredsstille de andre kravene til personlig egnethet mv i punktene 3.3-3.6 I slike tilfeller skal det gjøres lydopptak i de sakene det finnes hjemmel til å ta lydopptak i, og utlendingsmyndighetene må vurdere kvaliteten på tolkingen særlig nøye, jf. punkt 6. I dag har UDI hjemmel til å ta slike opptak under asylintervju og i forbindelse med språktester jf. utlendingsforskriften § 17-2. Politiet har hjemmel til opptak i utlendingsforskriften § 17-21, men bestemmelsen er begrenset ved at opptak bare kan skje under registreringen av asylsøknaden.
I tilfeller der forvaltningsorganet må bruke tolk fra utlandet, skal utenlandske tolker som er involvert i slik tolking være kvalifisert etter samarbeidslandets system. Tolkene skal få orientering om krav til tolker i den norske tolkeloven og tolkeforskriften. (Vedlegg 1: orientering fra IMDi).
3.3 Taushetsplikt
Tolker er etter tolkeloven § 15 første ledd (ekstern lenke) underlagt reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven §§ 13 til 13e (ekstern lenke) som gjelder tilsvarende for tolker. Se også UDI 2010-149 Taushetsplikt i utlendings- og statsborgersaker er veiledende for tolkers taushetsplikt i utlendingssaker.
Dersom intervjueren fra politiet eller UDI er bundet av strengere taushetsplikt enn det som følger av de alminnelige bestemmelsene, gjelder taushetsplikten tilsvarende for tolken, tolkeloven § 15 annet ledd andre setning (ekstern lenke).
3.4 Habilitet
En tolk skal ikke påta seg oppdrag hvis tolken er inhabil, tolkeloven § 16 første ledd (ekstern lenke). Tolken er inhabil når det foreligger forhold som nevnt i forvaltningsloven § 6 første eller annet ledd (ekstern lenke).
Se retningslinjen UDI 2010-108 Vurdering av habilitet. Retningslinjen gjelder tilsvarende for tolker i utlendingssaker.
Tolken skal så snart som mulig informere oppdragsgiver om forhold som gjør eller kan gjøre tolken inhabil. Tolken tar stilling til sin egen habilitet, jf. tolkeloven § 16 annet ledd (ekstern lenke).
I nødssituasjoner eller når det ut fra omstendighetene må anses forsvarlig, kan en inhabil tolk brukes i samsvar med bestemmelser i tolkeloven § 16 tredje ledd.(ekstern lenke)
Dersom tolken har en relasjon til noen av partene som gjør at tolken kan anses for å være inhabil tilsvarende det som gjelder for tjenestemenn etter forvaltningsloven § 6 andre ledd (ekstern lenke), skal tolken umiddelbart varsle saksbehandler og frasi seg oppdraget inntil oppdragsgiveren, etter samråd med tolken, har vurdert om tolken skal erklæres inhabil.
Personer som tar oppdrag som tolk i utlendingssaker, kan ikke samtidig ha andre roller knyttet til behandlingen av utlendingssaker, som saksbehandler, representant, verge, advokat eller rådgiver i organisasjoner som gir råd til utlendinger.
Utlendingsmyndighetene er avhengig av tillitt fra både søkere og samfunnet ellers. Det er viktig at tolkene som brukes oppfattes som nøytrale og upartiske. Dersom en tolk har verv som tillitsvalgt eller er talsperson i organisasjoner som uttaler seg om menneskerettighets- eller politiske spørsmål kan det medføre at tolken ikke oppfattes som nøytral.
3.5 Vandel
Den som skal utføre oppdrag som tolk for utlendingsmyndighetene skal legge frem uttømmende og utvidet politiattest, jf. tolkeloven § 10 første ledd (ekstern lenke). Hva som fremgår av uttømmende og utvidet politiattest er regulert i lov om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten (politiregisterloven) § 41 (ekstern enke).
Tolkens vandel vurderes i hvert enkelt tilfelle på bakgrunn av merknader oppgitt på uttømmende og utvidet politiattest.
Dersom en tolk har anmerkning på politiattesten, skal det vurderes om det straffbare forholdet har betydning for vedkommendes egnethet for oppdraget som tolk. Enkelte lovbrudd og ilagte straffereaksjoner vil kunne utelukke oppdrag for utlendingsmyndighetene som f.eks. brudd på bestemmelser i utlendingsloven, identitetstvil og dokumentforfalskning.
I egnethetsvurderingen skap opplysninger innhentet fra politiets registre og eventuell egenrapportering om kontakt med politi også vurderes. Det vil bli sett hen til om det foreligger flere anmerkninger, grovheten av forholdet og om forholdet ligger langt tilbake i tid.
Kravet om politiattest kan fravikes i spesielle tilfelle hvor situasjonen ikke tillater å utsette tolkeoppdraget, eller hvor det foreligger andre særlige forhold jf. tolkeloven § 10 annet ledd (ekstern lenke).
3.6 Barn
Personer under 18 år skal ikke brukes til tolking eller annen formidling av informasjon, jf. tolkeloven § 4 (ekstern lenke).
4. Valg av tolk ut fra en individuell tilpasning til søkerens behov
Der utlendingen kan kommunisere forsvarlig på flere språk, skal utlendingsmyndigheten vurdere hvilket av disse språkene som kommunikasjonen skal foregå på. Det skjer ut fra en helhetsvurdering der hensynet til forsvarlig kommunikasjon skal være overordnet. Utlendingsmyndighetene skal i slike tilfeller legge vekt på hvilken tilgang man har på tolker med dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner på de aktuelle språkene.
Det skal tas hensyn til en rekke faktorer for å finne frem til en tolk som i størst mulig grad er tilpasset utlendingens individuelle behov:
• opprinnelsesland
• dialektal- og sosiolektal variasjon
• flerspråklighet
• bestemte fagterminologier
• terminologi fra et tredjespråk
• alder
• sårbarhet og spesielle behov
• kjønn, etnisitet
• sikkerhetsmomenter knyttet til søkerens sak.
5. Opplæring og gjennomføring av tolkeoppdrag
5.1 Opplæring av tolkebrukere
Saksbehandler eller andre ansatte i utlendingsmyndighetene(tjenestemannen) som benytter tolk, skal gis de nødvendige praktiske ferdigheter som tolkebrukere. De skal være kjent med krav til tolken i lov og forskrift, se tolkeloven kapittel tre ( ekstern lenke), kjenne grensene for tolkens ansvarsområde og være seg bevisst sitt ansvar i tolkesamtalen. UDI og politiet er hver for seg ansvarlig for skriftlige rutiner for opplæring av tolkebrukere.
5.2 Premisslegging av tolkens funksjon overfor utlendingen
Ved bruk av tolk i utlendingssaker skal tjenestemannen i forbindelse med hvert enkelt oppdrag forklare utlendingen om tolkens funksjon, herunder at tolken tolker alt som blir sagt og er upartisk.
Tjenestemannen skal gi utlendingen informasjon om muligheten til å melde fra hvis han/hun opplever at kommunikasjonen ikke foregår forsvarlig, og at det ikke vil få negative konsekvenser å melde fra om dette.
Utlendingen skal videre få informasjon om at tolken har taushetsplikt etter norsk lov, og at brudd på taushetsplikten kan medføre straffeansvar.
5.3 Grenser for tolkens ansvarsområde
Tolken skal ikke tillegges andre oppgaver enn å tolke. Tolken kan ikke delegeres oppgaver som tilhører tjenestemannen, som innhenting av informasjon fra utlendingen. Skriftlig oversettelse er ikke en del av tolkens ansvarsområde, og kan derfor ikke pålegges tolken.
I den grad tolken vurderes å ha tilstrekkelige kvalifikasjoner til dette, kan tolken gis i oppdrag å tolke fra skriftlig tekst (prima vista), muntlig oversette datoer fra en kalender til en annen, og å skrive ned og transkribere navn fra et språk som benytter et annet alfabet enn det latinske (etter UDI 2021-007 Registrering av personopplysninger ved førstegangssøknad).
5.4 Forbered tolken på oppdragets art og innhold
For at tolken skal kunne vurdere egen kompetanse, kapasitet og habilitet, må tolken få nødvendig forhåndskunnskap om oppdraget. Tolken bør få informasjon om tema, rammer for oppdraget, hvem det skal tolkes for, kjønn, alder, språk og eventuelt dialekt.
Ved bestilling av tolk via Tolkebasen vil tolken få den informasjon ved å logge seg på sin profil med sikker pålogging. Ved bruk av tolkeformidlere bør den informasjon formidles til tolken i forkant av oppdraget.
5.5 Pauser
Tolkens arbeidsøkt skal normalt ikke overstige 50 minutter, tolken bør få minst ti minutters pause per time. Dersom spesielle forhold gjør at tolken trenger lengre pause enn 10 minutter for å bli klar til en ny arbeidsøkt, har tolken et ansvar for å be tjenestemannen om dette og redegjøre for grunnen.
Tolken har ikke anledning til å forberede eller gjennomføre andre oppdrag i pausen. Tolken skal benytte pausen på en måte som gjør vedkommende klar til å utføre resten av oppdraget på best mulig måte.
5.6 ID-sjekk av tolk
Alle tolker registrert i Nasjonalt tolkeregister har et tolkebevis som er både fysisk og digitalt.
Selve kortet har bilde, navn og en QR-kode som når det skannes vil gi sanntidsopplysninger om tolken hentet fra registeret. Det digitale beviset fremvises på en smarttelefon og inneholder de samme opplysningene og en gyldighetskode. Om du benytter fjerntolk kan du sjekke tolkens kvalifikasjoner i Nasjonalt tolkeregister. På kontrollsiden kan du ved hjelp av tolkens fødselsnummer og tolke-ID, sjekke tolkens identitet.
6. Kvalitetssikring av tolkeoppdraget
Kvalitetssikring av tolkeoppdraget innebærer opplæring av tolkebrukere i å kommunisere via tolk, opplæring av tolker i samtalemetoder som brukes av UDI og Politi og kvalitetssikring av opptak av faktiske samtaler og asylintervju. Ved registrering, ankomstsamtalen og intervjuet i asylsaker bør rutinene inkludere fullt lydopptak. Videre skal UDI og politiet hver for seg ha rutiner for evaluering av tolking, og veiledning av tolker og tolkebrukere, jf. punkt 5.1.
6.1 Tolkebasen
Utlendingsforvaltningen har en felles Tolkebase med oversikt over kvalifiserte tolker og tolker i sjeldne språk. Tolkene er registrert med tolkefaglige kvalifikasjoner som oppdateres mot Nasjonalt tolkeregister. Tolkebasen har også oversikt over tolkenes utdanning, deres fagkompetanse på bestemte områder og tilgjengelighet.
UDI har ansvar for rekruttering og kvalitetssikring av tolker som er registrert i Tolkebasen. Tolker som ønsker å være registrert i UDIs tolkedatabase forplikter seg til å sette seg inn i og følge krav til tolk i lov og forskrift. UDIs program for kvalitetssikring av tolkingen omfatter både tolkene og tjenestepersonene.
Kvalitetssikringsprogram innebærer flere tiltak før tolken ble registrert i Tolkebasen og starter med en rekrutteringssamtale. UDI vurderer tolkens kvalifikasjoner, behov for språk, kontrollerer innlevert politiattest og vurderer om tolken er egnet til å tolke i asylsaker.
Deretter får alle nye tolker innføring i arbeidsmetodikken, regler og rutiner i de etatene de skal tolke for.
Ved behov innkalles nye tolker til sikkerhetssamtale med UDIs sikkerhetssjef blant annet på grunn av høy risiko for flyktningspionasje og vurdering av tolkens vandel.
Når tolken får oppdrag i UDI, vil tolkingen bli vurdert av intervjuer som har opplæring i bruk av tolk. Intervjuer gir tilbakemelding til KOM Språk – team for språktjenester hvis noe ikke fungerer i et asylintervju. Det tas lydopptak av alle asylintervju i sin helhet som gir oss mulighet til å vurdere tolkingen. UDI har hjemmel til å gjøre lydopptak av asylintervju i utlendingsforskriften § 17-2.
UDI har opparbeidet et nettverk av eksterne sensorer som kan evaluere opptakene. Lydopptak er et viktig kvalitetssikringsverktøy som bidrar til å kvalitetssikre tolkeoppdrag i ettertid. Lydopptakene etterprøves ut fra tilbakemeldinger fra brukere.
Brukere av Tolkebasen kan klage på tolk til KOM Språk.
7. Fjerntolking
I henhold til tolkeloven § 8 (ekstern lenke) har den offentlige virksomheten plikt til å sikre tilfredsstillende tekniske løsninger, gi opplæring av ansatte og ivareta personvernet ved bruk av fjerntolking.
For å sikre god kvalitet på tolkingen, er det helt nødvendig at det brukes tilfredsstillende tekniske løsninger når tolkingen skjer via telefon eller skjerm. Skjermtolking er å foretrekke, da denne tolkeformen åpner for at samtaledeltakerne ikke bare kan høre, men også se hverandre.
Det er viktig å sørge for at lyd og bilde er av god kvalitet, avklar arbeidsmetoder på forhånd, snakk i korte sekvenser, bruk klarspråk.
8. Klageadgang til IMDi
Ved brudd på tolkelovens § 14 (god tolkeskikk) (ekstern lenke), § 15 (taushetsplikt) (ekstern lenke) og § 16 (habilitet) (ekstern lenke) kan man sende varsel til IMDi. Det er opprettet et partssammensatt utvalg som skal gi råd til IMDi i vurderingene av varslene, og i bruk av reaksjoner. Tolkavdelingen i IMDi fungerer som sekretariat for utvalget.