UDI 2011-040 Personkontroll og kontroll av identitetsdokumenter

1 Innledning

1.1 Virkeområde

Alle som søker om visum eller oppholdstillatelse etter tredjelandsregelverket og de som registrerer seg eller søker om oppholdsdokumenter etter EØS-regelverket i Norge, skal som hovedregel fremlegge pass eller annet godkjent reisedokument som dokumentasjon på sin identitet.

Utlendingsforvaltningen har erfart at slike dokumenter kan være forfalsket, eller at noen forsøker å benytte en annen persons identitetsdokumenter. Person- og dokumentkontroll er derfor viktig. Denne retningslinjen beskriver hvordan førstelinjen (politidistriktene og utenriksstasjonene) skal kontrollere om identitetsdokumentene til søkeren eller den som registrerer seg er ekte (dokumentkontroll), og om vedkommende er riktig innehaver av dokumentene (personkontroll).

Det vises i tillegg til UDI 2021-006 Opptak av biometri og saksopprettelse i utlendingssaker. Retningslinjen beskriver opptak, lagring og søk på biometriske data, som også er en grunnleggende del av personkontrollen politiet og utenriksstasjonene gjør i de aller fleste utlendings- og visumsaker.

Retningslinjen gjelder for:

• søknader om førstegangs oppholdstillatelse etter tredjelandsregelverket

• søknader om fornyet og permanent oppholdstillatelse der det er krav om personlig oppmøte

• søknad om fornyelse av oppholdskort der det er krav om personlig oppmøte, se UDI 2012-011 Schengen-standardisert oppholdskort

• søknad om grenseboerbevis jf. utlendingsforskriften (utf.) § 3-1a første ledd bokstav a 

• registrering av oppholdsrett for EØS-borger etter utlendingsloven (utl.) kapittel 13

• søknad om varig oppholdsbevis for EØS-borger etter utl. kapittel 13

• søknad om oppholdskort for familiemedlemmer som ikke er EØS-borgere etter utl. kapittel 13

• søknad om varig oppholdskort for familiemedlemmer som ikke er EØS-borgere etter utl. kapittel 13

• søknad om oppholdskort for tjenesteytere og etablerere som ikke er EØS-borgere etter utl. kapittel 13 

• søknader om oppholdstillatelse etter Separasjonsavtalen mellom EØS/EFTA og Storbritannia jf. utf. §§ 19-33 -19-35 (Brexit-forskriften)  

Retningslinjene gjelder også for visumsaker der det er krav om personlig oppmøte, men regulerer ikke i hvilke visumsaker det skal stilles slikt krav.

Retningslinjen gjelder bare kontroll av dokumentet opp mot personen som søker eller registrerer seg, og kontroll av dokumentets ekthet. At et dokument er ekte, vil i denne sammenhengen si at det er utstedt av riktig myndighet på riktig måte. Et dokument som er utstedt av riktig myndighet på riktig måte, anses ikke som et ekte dokument dersom deler av innholdet er blitt endret, uten at dette er autorisert fra rett myndighet.

Denne retningslinjen gjelder ikke for:

• andre typer undersøkelser, for eksempel å undersøke om opplysninger søkeren, eller den som registrerer seg, har gitt er riktige eller å verifisere om innholdet i dokumentet er basert på riktige opplysninger, se UDI 2010-155 verifisering i utlendingssaker. 

• spørsmålet om dokumenters generelle troverdighet. Vi viser her særlig til Landinfos temanotater om den generelle notoriteten til dokumenter for ulike land, som er lagt inn i Landdatabasen (ekstern lenke, krever pålogging) og informasjon i ID-basen til Nasjonalt ID-senter (ekstern lenke, krever pålogging).

• politiet i forbindelse med den person- og dokumentkontroll som politiet utøver som politimyndighet, herunder utlendingskontroll etter utl. § 21. Det henvises her til politiets egne retningslinjer.

• den person- og dokumentkontrollen som Politiets utlendingsenhet (PU) gjør i søknader om beskyttelse, med unntak for det som følger av kapittel 3.3.1 tredje avsnitt.

Det er viktig å være oppmerksom på at personens identitet ikke nødvendigvis er avklart selv om det ikke oppdages avvik under person- og dokumentkontrollen. Hvorvidt identiteten er avklart avgjøres på bakgrunn av en helhetsvurdering av blant annet fremlagt dokumentasjon, personens egne opplysninger og tilgjengelig landinformasjon, blant annet om påliteligheten til landets reise- og identitetsdokumenter, se UDI 2012-009 Avklaring av identitet.

1.2 Formål

Formålet med retningslinjen er å få felles rutiner for hvordan person- og dokumentkontroll skal gjennomføres i visum- og oppholdssaker etter tredjelandsregelverket og EØS-regelverket. Retningslinjen gjelder for førstelinjen i utlendingssaker, det vil si politi og utenriksstasjoner. På enkelte punkter vil det være ulike krav til dokumentkontroll mellom politiet og utenriksstasjonene, og også mellom de ulike utenriksstasjonene.

1.3 Definisjoner

I denne retningslinjen gjelder definisjonene av «identitet», «personkontroll», «dokumentkontroll», «verifisering» og «notoritet» som er oppstilt i UDI 2012-009 Avklaring av identitet.

2 Sentrale bestemmelser om dokumentasjonsplikt ved søknad om visum, oppholdstillatelse og registrering etter EØS-regelverket

Et av vilkårene for å få Schengen-visum er at søkeren har et gyldig reisedokument eller et dokument som tillater grensepassering, jf. utl. § 10 første ledd bokstav a og utf. § 3-17 fjerde ledd, samt artikkel til 6.1 a) i SBC/Grenseforordningen som er implementert i grenseloven § 8 (ekstern lenke).

Etter utf. § 10-2 andre ledd må utlendinger som søker om oppholdstillatelse dokumentere sin identitet med pass eller annet legitimasjonsdokument utstedt av offentlig myndighet. For de som søker beskyttelse, følger det av utl. § 93 første ledd andre punktum at søkeren må levere inn pass, eller annet reisedokument søkeren er i besittelse av, sammen med søknaden. Dette innebærer også et krav om at dokumentene som blir fremlagt, skal være ekte, jf. straffeloven § 361 første ledd bokstav b (ekstern lenke). For de som søker grenseboerbevis framgår det av utf. § 3-1 første ledd bokstav a at de må være i besittelse av gyldig reisedokument. 

I utl. § 83 andre ledd og utf. § 17-7 er det bestemmelser om utlendingers opplysningsplikt, som gjelder både ved søknad om oppholdstillatelse og beskyttelse. Etter utl. § 83 andre ledd skal utlendingen medvirke til å klarlegge oppgitt identitet ved innreise og fram til antatt korrekt identitet er registrert, når utlendingsmyndighetene krever det. Utlendingen kan også senere bli pålagt en slik plikt dersom det er grunn til å anta at den registrerte identiteten ikke er riktig. Utf. § 17-7 har bestemmelser om hva utlendingen kan bli pålagt i den forbindelse, herunder å legge fram dokumentasjon. Etter siste ledd i bestemmelsen skal en utlending som er pålagt å medvirke til å avklare sin identitet bli gjort kjent med bestemmelsene om medvirkning og at det kan være straffbart å ikke etterkomme slikt pålegg. Etter utl. § 8 tredje ledd og utf. § 2-11 første ledd har UDI myndighet til å godta andre identitetsdokumenter enn pass, eller frita fra kravet om pass.

EØS-borgere som registrerer seg etter utl. kapittel 13 må fremlegge gyldig nasjonalt ID-kort eller pass som er godkjent for innreise til Norge, jf. utl. § 117 jf. utl. § 8, jf. utf. § 2-10 og vedlegg 4 til forskriften. Personer som søker om oppholdskort etter utl. kapittel 13 må fremlegge pass, jf. utl. § 118.

En utlending som ikke etterkommer et pålegg om å medvirke til å avklare sin identitet, eller som gir vesentlig uriktige eller åpenbart villedende opplysninger om sin identitet, kan ilegges straff, jf. utl. § 108 første ledd bokstav a og c. Videre er falsk forklaring og bruk av falske dokumenter straffbart etter straffeloven §§ 221 første ledd (ekstern lenke), 361 første ledd bokstav b (ekstern lenke) og 162 (ekstern lenke).

3 Hvordan person- og dokumentkontroll skal foregå

3.1 Hvem skal utføre kontrollen

Det er det organet utlendingen søker eller registrerer seg hos (førstelinjen) som har ansvaret for person- og dokumentkontrollen. Det vil si at det er saksbehandler ved utenriksstasjonen eller hos politiet som må foreta den første kontrollen. Der utenriksstasjonen har inngått avtale med en ekstern tjenesteyter om å ta imot søknader er det den eksterne tjenesteyter som foretar personkontrollen.

3.2 Hvilke dokumenter som førstelinjen skal kontrollere

Førstelinjen ved politiet eller utenriksstasjon skal foreta en person- og dokumentkontroll etter retningslinjene i kapittel 3.3 og 3.4. På steder hvor utenrikstjenesten har tjenesteutsatt mottak av søknader, blir personkontroll utført av ekstern tjenesteyter. Førstelinjen skal i henhold til utl. § 8 og utf. kapittel 2 foreta en person- og dokumentkontroll av nasjonalitetspass og andre reisedokumenter. Dette omfatter følgende dokumenttyper:  

• nasjonalitetspass, jf. utf. § 2-4

• nasjonale ID-kort fra EU-land, jf. vedlegg 4 til utlendingsforskriften

• diplomatpass

• beskyttelsespass

• FN passerbrev

• gruppepass/kollektivpass

• militærpass

• passerbrev/nødpass

• reisebevis for flyktninger, jf. utf. § 2-5

• reisebevis for statsløse

• sjømannspass

• tjenestepass

• utlendingspass, jf. utf. § 2-5

Førstelinjen kan også i enkeltsaker, eller grupper av saker, etter egen vurdering kontrollere andre typer identitetsdokumenter enn de som er nevnt i første avsnitt, herunder underlagsdokumenter for reisedokumentet. Eksepler på dette er nasjonale ID-kort for enkelte land utenfor EU, innenrikspass, statsborgerbevis, eller fødsels- og vigselsattester. Det er særlig viktig å kontrollere underlagsdokumenter i tilfelle hvor reisedokumentet kan være ekte, men inneholde uriktige opplysninger. Behovet for å undersøke underlagsdokumenter vil være basert på landspesifikk vurdering av omfanget av falske dokumenter. Sakstypen kan også tilsi at underlagsdokumenter blir kontrollert.

3.3 Hva politidistriktene skal gjøre

Det er politidistriktenes ansvar å kontrollere identiteten der utlendinger søker fra Norge om oppholdstillatelse, registrerer seg eller søker om oppholdsdokumenter etter EØS-regelverket, herunder person- og dokumentkontroll.

3.3.1 Kontroll politiet skal gjøre i alle saker (Minimumskontroll)

Når en utlending ved personlig oppmøte søker om førstegangs oppholdstillatelse, visum ved grensen, forlengelse av visum i Norge eller ved registrering/søknad om oppholdsrett/-kort fra Norge, skal politidistriktet alltid foreta en person- og dokumentkontroll, av de dokumentene som går fram av kapittel 3.2. Det samme gjelder ved søknad om fornyet eller permanent oppholdstillatelse eller varig oppholdsbevis/-kort. Kontrollen skal foretas uansett hvem utlendingen er, og hvilken sakstype det gjelder. Slik kontroll skal også gjøres:

• ved effektuering av tillatelse der søknaden:

  • er levert ved en utenriksstasjon eller er levert ved fullmakt

  • gjelder oppholdstillatelse etter Separasjonsavtalen mellom EØS/EFTA og Storbritannia jf. utf. §§ 19-33 - 19-35 (Brexit- forskriften)

• der det er krav om personlig oppmøte for å få nytt oppholdskort

• ved søknad om endringer av personopplysninger der fremlagt identitetsdokumenter ikke er kontrollert tidligere

Dersom søkeren, eller den som registrerer seg, ikke samtykker til innlevering må politidistriktet vurdere om det er grunnlag for å beslaglegge dokumentet etter utl. § 104. Beslag etter straffeprosessloven kan også være aktuelt, dersom for eksempel dokumentet fremstår som falskt. Politiet må i forvaltningssaken ivareta opplysningsplikten som følger av utf. § 17-7 siste ledd.

Utlendinger som søker beskyttelse, skal fremlegge de identitetsdokumentene de de er i besittelse av sammen med søknaden. Disse dokumentene blir kontrollert av Politiets Utlendingsenhet (PU). Noen vil likevel av og til levere dokument i ettertid hos det lokale politidistriktet. I slike tilfeller må politidistriktet sjekke at søkeren er rette innehaver av dokumentet, se bokstav a under. Dokumentet skal deretter sendes til PU for kontroll av om de er ekte. Dersom utlendinger som har fått oppholdstillatelse etter søknad om beskyttelse, legger fram identitetsdokumenter ved søknad om fornyet eller permanent oppholdstillatelse, skal det lokale politidistriktet utføre en person- og dokumentkontroll i tråd med denne retningslinjen. For rutiner ved fornyelser av tillatelser som er begrenset på grunn av manglende fremleggelse av identitetsdokumenter og/eller tvil om identitet vises det til UDI 2018-003 Fornyelse av tillatelser gitt etter søknad om beskyttelse.

En slik kontroll innebærer:

a) å sjekke pass eller annet identitetsdokument opp mot søkeren eller den som registrerer seg (personkontroll)

Den som mottar en søknad om oppholdstillatelse/oppholdskort, eller ved registrering hos politiet, skal alltid sjekke at passet eller annet identitetsdokument, jf. kapittel 3.2, faktisk tilhører søkeren eller den som registrerer seg.

Retningslinjer for hvordan en bør foreta en personkontroll er gitt i veileder fra Politidirektoratet og Nasjonalt ID-senter (ekstern lenke til nidsenter.no, krever pålogging).

b) sjekk av om dokumentet er ekte (dokumentkontroll)

Den som mottar en søknad om oppholdstillatelse/oppholdskort eller ved registrering av oppholdsrett etter EØS-regelverket hos politiet, skal alltid utføre en grunnleggende kontroll av dokumentet. Det samme gjelder ved søknader om fornyet eller permanent oppholdstillatelse, eller varig oppholdsbevis/-kort. Ved kontroll av dokumentet skal det benyttes automatisk passleser der førstelinjen har dette tilgjengelig.

Retningslinjer for hvordan minimumskontrollen skal gjennomføres er gitt i veiledere fra Politidirektoratet (POD) og Nasjonalt ID-senter (NID) og følger av sjekkliste for dokument- og personkontroll utført av politiet (ekstern lenke, krever pålogging). Politiet har også adgang til å gjøre systematiske søk på EU/EØS-borgere i DUF, ELYS II, Folkeregisteret og NORVIS i forbindelse med utstedelse av registreringsbevis eller oppholdsbevis/-kort.

3.3.2 Utvidet kontroll

I mange tilfelle må politiet utføre en mer omfattende kontroll av dokumentene enn det som følger av kap. 3.3.1. Dersom saksbehandleren hos politiet ikke selv har kompetanse eller utstyr til å utføre undersøkelsene, skal vedkommende søke assistanse hos andrelinje på ID-arbeid i politidistriktet eller Nasjonalt ID-senter. Det kan også være aktuelt å beslaglegge dokumentet, jf. kapittel 4.2.

Tilfeller der det særlig bør tas utvidet kontroll er:

a) saksbehandleren er ikke kjent med dokumenttypen som fremlegges

Dersom saksbehandleren ikke er kjent med den type dokument som blir fremlagt, skal vedkommende først sjekke om dokumentet står oppført under Rådet for den europeiske unions "Table of travel documents entitling the holder to cross the external borders and which may be endorsed with a visa" (reisedokumenttabellen). Videre skal dokumentet sjekkes opp mot de referansedatabasene som det enkelte politidistrikt har tilgjengelig.

b) konkret mistanke

Politiet skal alltid foreta en grundigere undersøkelse dersom de etter første sjekk får mistanke om at dokumentet kan være falsk, eller er i tvil om utlendingen er den reelle innehaveren av dokumentet. Hvem som er den reelle innehaveren, følger av den som har juridisk og fysisk eierskap til dokumentet. Det skal kontrolleres at den som er i fysisk besittelse av dokumentet også er den juridiske eieren av dokumentet. Slike undersøkelser kan for eksempel være sjekk opp mot aktuelle registre som er tilgjengelig hos det enkelte politidistriktet og mer omfattende tekniske undersøkelser. Retningslinjer for hvilken dokumentkontroll som bør gjøres i slike saker, og oppfølging av denne, er gitt i sjekkliste fra POD. Ved konkret mistanke om at et dokument er falsk, skal politiet ta fingeravtrykk av søkeren, jf. utl. § 100 første ledd bokstav a. Et fingeravtrykk kan for eksempel avdekke om søkeren har søkt oppholdstillatelse under en annen identitet tidligere.

c) motstridende opplysninger om identitet

I saker der utlendingen legger fram identitetsdokumenter med andre identitetsopplysninger enn vedkommende tidligere har oppgitt, skal politiet alltid vurdere behovet for en utvidet kontroll av dette dokumentet. Dette skal politiet gjøre uavhengig av om vedkommende legger fram dokumentet i forbindelse med en søknad eller ikke. Utlendingen bør også gi en forklaring på hvorfor han eller hun legger fram et dokument med nye identitetsopplysninger. Det kan i slike saker være aktuelt å kreve at vedkommende legger fram andre dokumenter i tillegg til reisedokumentet som bevis for identitet, særlig underlagsdokumenter som ligger til grunn for utstedelse av reisedokument, for eksempel nasjonale ID-kort og statsborgerbevis, se kapittel 3.2. Politiet skal da også kontrollere underlagsdokumentene. For mer informasjon om saksbehandling i saker med motstridende opplysninger om identitet, og den kontrollen som skal gjøres, vises det til UDI 2012-009 Avklaring av identitet kap. 4.1.2 og 7.2.1 punkt 6 og 7, herunder at politidistriktet i slike tilfeller som hovedregel skal foreta et intervju av søkeren eller den som registrerer seg. Rutiner for hvilken dokumentkontroll politiet bør gjøre i slike saker, og oppfølging av denne, er gitt i Politidirektoratets Sjekkliste for dokument- og personkontroll utført av politiet (ekstern lenke, krever pålogging).

d) risikovurdering

Erfaring viser at det er større risiko for forfalskinger av dokumenter fra enkelte land, eventuelt kan noen dokumenttyper være spesielt utsatt for forfalskning. Det kan også være slik at det for enkelte søknadstyper fra enkelte land kan forekomme mange falske dokumenter. Hva det er aktuelt å være ekstra oppmerksom på i denne sammenhengen, endrer seg stadig. Dersom det ved en alminnelig innledende kontroll, sammenholdt med saksbehandlers erfaringer med enkelte land og sakstyper oppdages forhold det kan være aktuelt å være oppmerksom på, kan politiet vurdere saken som en risikosak.

I risikosaker skal politiet alltid gjøre utvidet kontroll for å sjekke om dokumentet er ekte jf. rutiner for slik utvidet kontroll gitt i Politidirektoratets Sjekkliste for dokument- og personkontroll utført av politiet (ekstern lenke, krever pålogging). Dokumentet kan også sjekkes opp mot de referansedatabaser politiet har tilgang til, som for eksempel PRADO og DISCS. Tilgang til noen slike referansedatabaser kan politidistriktet få gjennom Nasjonalt ID-senter sine hjemmesider. Politiet må vurdere konkret for hver risikotype hvilke tekniske undersøkelser som er hensiktsmessig, og saksbehandler kan i denne vurderingen ta kontakt med andrelinje på ID-arbeid i politidistriktet eller Nasjonalt ID-senter.

Når politiet skal vurdere hvilken risiko en sak har, kan de vurdere å kontrollere saker fra land der dokumentene har god notoritet enda nøyere, da reisedokument fra slike land kan gi bedre rettigheter i form av visumfrihet med mer. Det betyr likevel ikke at politiet skal la være å kontrollere om dokumenter med lav notoritet er ekte.

3.4 Hva utenriksstasjonene skal gjøre

Utenriksdepartementet (UD) har samlet arbeidet med visum- og oppholdstillatelser i utenrikstjenesten til et fåtall utenriksstasjoner, hvorav de fleste er regionale knutepunkt (knutepunktstasjoner). Knutepunktstasjonene har overtatt saksansvaret for visum- og oppholdssøknader fra en eller flere andre stasjoner (satellittstasjoner), og har det overordnede ansvaret for person og dokumentkontroll. Satellittstasjonene har avgitt saksbehandleransvaret, men noen satellittstasjoner bistår knutepunktet med oppgaver, som gjennomføring av minimumskontroll av reisedokument.

UD har inngått en global rammeavtale med en ekstern tjenesteyter om mottak av søknader om visum og oppholdstillatelser. Det fremgår av den globale rammeavtalen at den eksterne tjenesteyteren skal gjennomføre personkontroll i alle saker som blir levert til et søknadssenter. Utenriksstasjonen er ansvarlig for å gi nødvendig opplæring og å kvalitetssikre tjenesteyters personkontroll, for selv å gjennomføre dokumentkontroll. I tilfeller der en utenriksstasjon likevel mottar søknader direkte, skal utenriksstasjonen selv gjennomføre personkontrollen.

Det er etablert tre kontrollnivåer for ID-kontroll på utlendingsfeltet i utenrikstjenesten, og retningslinjer for de 3 kontrollnivåene er beskrevet i UDs retningslinje «ID-kontroll ved norske utenriksstasjoner og håndtering av falske dokumenter», med vedleggene «Tiltakskort for minimumskontroll av ID», «Tiltakskort for utvidet kontroll av ID» og «Action Card for Control of persons VFS». (eng)

3.4.1 Minimumskontroll

Alle saker skal gjennomgå minimumskontroll. Minimumskontrollen består av:

1. sjekke av pass eller annet ID-dokument opp mot søkeren (personkontroll)

2. sjekk av om dokumentet er ekte (dokumentkontroll), herunder bruk av passleser

Minimumskontrollen gjennomføres i henhold til tiltakskortene som UD og Nasjonalt ID-senter har utarbeidet for dette. Ved tvil om det er rett person eller ekte dokument skal saken gjennomgå utvidet kontroll. Noen grupper er for øvrig unntatt plikten til personlig fremmøte, herunder innehavere av diplomatpass, tjenestepass og offisielle pass som søker innreisevisum etter UDI 2010-004 Innreisevisum til utlending knyttet til diplomatiske eller konsulære stasjoner. Søkere som har avgitt biometri innen de siste 59 månedene, og hvor biometri kan gjenbrukes, kan levere søknad om visum ved hjelp av fullmektig og kan derfor unntas personlig oppmøte og personkontroll.

3.4.2 Utvidet kontroll

I noen tilfeller må utenriksstasjonene foreta en mer omfattende kontroll av dokumentene. Tilfeller der det særlig bør tas utvidet kontroll er

1. Saksbehandleren er ikke kjent med typen dokument som fremlegges

2. Konkret mistanke

3. Risikovurdering

4. Motstridende opplysninger om identitet

5. Tvil om utlendingen er den samme som avbildet i reisedokumentet
   

Den utvidede kontrollen gjennomføres i henhold til tiltakskortet som UD og Nasjonalt ID-senter har utarbeidet for dette.

3.4.3 Andrelinjekontroll

Hvis utenriksstasjonen er i tvil etter den utvidede kontrollen, skal saken eskaleres til den regionale ID-eksperten for andrelinjekontroll.

På steder der Norge er representert av et annet Schengenland, foretar den utenlandske utenriksstasjonen person- og dokumentkontrollen. Den utenlandske stasjonen utfører da person- og dokumentkontrollen i tråd med sine egne rutiner.

4 Arbeid i etterkant av person- og dokumentkontroll

4.1 Oversendelsesmerknader om kontroller i førstelinjen

De person- og dokumentkontrollene og vurderingene førstelinjen gjør, har stor betydning for de andre aktørene i utlendingsforvaltningen. Det vil særlig være viktig for de som skal fatte vedtak i saken etter at søknaden er mottatt, enten i politiet, utenriksstasjonen, UDI eller UNE. Det må derfor gå klart fram av oversendelsene førstelinjen gjør i saken, hva slags kontroll som er gjort av personer og dokumenter, og resultatet av denne kontrollen. Dersom det ikke er foretatt kontroll av person og dokumenter i saker der det følger av kapittel 3.3.1 og 3.4.1 at dette som hovedregel skal gjøres, skal det gå klart frem av registreringene i fagsystemene (ID-avklaringsløsningen) og saksoversendelsen, og det skal også begrunnes hvorfor det ikke er gjort. Der søkeren har vært unntatt fra kravet til personlig oppmøte ved innlevering av søknad, jf. kapittel 3.4.1, skal dette særskilt fremgå av oversendelsen.

4.1.1 Ved kontroll etter kapittel 3.3.1 og 3.4.1 (Minimumskontroll)

I de tilfeller det i tråd med kapittel 3.3.1 og 3.4.1, er gjort en obligatorisk kontroll av et originaldokument, skal det gå fram av registreringene i saken, og eventuelt oversendelsen til UDI.

Hva politiet skal gjøre

Politiet skal gjøre dette ved å registrere resultat av dokumentkontrollen i fagsystemet, også når det ikke er mulig å konkludere. Der skal det i tillegg gå fram om dokumentet, eller bilder for ansiktssammenligning, er sendt Nasjonalt ID-senter, PU eller Kripos. Avvik ved fremlagt dokument skal registreres i tråd med V2 "Avviksliste for identitetsdokumenter". Dersom søknaden er oversendt UDI før politiet har fått resultatet fra dokumentkontrollen eller ansiktssammenligningen, skal dette også gå fram av oversendelsen til UDI. 

Der politiet har kontrollert et reisedokument må saksbehandler i tillegg registrere reisedokumentene i fagsystemet jf. UDI 2012-009V1 Registrering av ID-opplysninger i saker etter utlendingsloven. Reisedokumentets riktighetsgrad skal registreres med følgende alternativer: 

1. Ekte (etter utvidet kontroll)

2. Dokumentert (etter minimumskontroll)

3. Ikke kontrollert

4. Dokumentet er forfalsket/endret

5. Dokumentet gjelder en annen person

6. Dokumentet er ikke utstedt i tråd med rutiner for utstedelse

7. ID-opplysninger i dokumentet er falske

8. Dokumentet er bare fremlagt i kopi

Hva utenriksstasjonene skal gjøre

Utenriksstasjonene skal registrere avvik ved fremlagt dokument i saken i tråd med vedlegg 2 til denne retningslinjen «Avviksliste for identitetsdokumenter». Dersom kontrollen avdekker funn eller avvik som har betydning for vurderingen av om dokumentet er ekte, og det ikke er tilstrekkelig å registrere disse i ID-avklaringsløsningen, skal det gå fram av en rapport hvilke funn eller avvik det er, for eksempel:

• dokumentet gjelder en annen person enn søker

• dokumentet er forfalsket/endret

• dokumentet er ikke utstedt i tråd med retningslinjene for utstedelse

• ID-opplysningene i dokumentet er falske

Der utenriksstasjonen har kontrollert et reisedokument må saksbehandler i tillegg registrere reisedokumentene i fagsystemet jf. UDI 2012-009V1. Det er obligatorisk å registrere reisedokumentets riktighetsgrad. Reisedokumentets riktighetsgrad skal registreres med følgende alternativer: 

1. Ekte (etter utvidet kontroll)

2. Dokumentert (etter minimumskontroll)

3. Ikke kontrollert

4. Dokumentet er forfalsket/endret

5. Dokumentet gjelder en annen person

6. Dokumentet er ikke utstedt i tråd med rutiner for utstedelse

7. ID-opplysninger i dokumentet er falske

8. Dokumentet er bare fremlagt i kopi

I visumsaker vil reisedokumentets riktighetsgrad automatisk være utfylt med riktighetsgraden "Dokumentert (etter minimumskontroll)". I alle tilfeller der dokumentets riktighetsgrad skal registreres med et annet alternativ enn "Dokumentert (etter minimumskontroll)", må saksbehandler endre riktighetsgraden manuelt. 

4.1.2 Ved utvidet kontroll og UDs andrelinjekontroll, jf. kapittel 3.3.2., 3.4.2 og 3.4.3

I de tilfellene det er foretatt en utvidet kontroll i tråd med kapittel 3.3.2 og 3.4.2, skal det fremgå av registreringene i saken og eventuell rapport fra dokumentundersøkelsen, hvilke undersøkelser som er gjort, samt resultatet av disse, se vedlegg 2 "Avviksliste for identitetsdokumenter". Dersom resultatet av undersøkelsen ikke foreligger på tidspunkt for overføring av saken til UDI, skal det fremgå av oversendelsen at dokumentet er sendt til utvidet kontroll.

Hva politiet skal gjøre

Politiet skal gjøre dette ved å registrere at dokumentet er sendt til utvidet kontroll i fagsystemet. Avvik som er avdekket etter utvidet dokumentkontroll skal registreres i fagsystemet i tråd med Vedlegg 2 "Avviksliste for identitetsdokumenter". Eventuell rapport fra den utvidede dokumentkontroll skal registreres som et saksdokument. Dersom dokumentet vurderes som ekte etter den utvidede dokumentkontrollen skal dokumentet registreres som "ekte etter utvidet kontroll" i fagsystemet.

Dersom søknaden er oversendt UDI før politiet har fått resultatet fra dokumentkontrollen, skal dette gå fram av oversendelsen til UDI.

Hva utenriksstasjonene skal gjøre

Dersom utenriksstasjonen i denne kontrollen avdekker funn eller avvik som har betydning for vurderingen av om dokumentet er ekte skal dette registreres i tråd med Vedlegg 2 "Avviksliste for identitetsdokumenter". Dersom det ikke er tilstrekkelig å registrere funn eller avvik i ID-avklaringsløsningen skal funnene gå frem av en rapport. Av rapporten skal det også gå fram om dokumentet er forelagt den regionale ID-eksperten eller andre med andre- eller tredjelinjekompetanse på dokumentkontroll. 

4.2 Rutiner når et dokument blir vurdert som mistenkelig eller falskt

Førstelinjen kan følge flere spor når et dokument blir vurdert som mistenkelig. Mange hensyn kan spille inn ved vurderingen av hvordan mistanken skal følges opp, herunder hvor viktig det aktuelle dokumentet er for å avgjøre søknaden, og om det er mulig å verifisere dokumenter i det aktuelle landet. Det vil derfor ofte bero på en konkret helhetsvurdering hvordan førstelinjen følgjer opp den aktuelle saken. I åpenbare avslagssaker vil det for eksempel ikke være nødvendig å verifisere opplysninger. Les mer om verifisering og rutiner rundt det i UDI 2010-155.

Saksbehandleren ved utenriksstasjonen eller hos politiet må ta stilling til om det er grunnlag for å foreta ytterligere undersøkelser før det fattes vedtak, eller saken oversendes til UDI. Slike undersøkelser kan for eksempel være kontroll opp mot registre i hjemlandet (verifisering).

4.2.1 Hva politiet skal gjøre

Saksbehandler i politiet kan søke råd hos andrelinje på ID-arbeid i politidistriktet, PU eller NID. Det kan også være aktuelt å ta beslag i det antatt falske dokumentet og eventuelt vurdere bortvisning, utvisning eller straffeforfølgning. Dersom det er avdekket at dokumentet er falskt, skal politiet inndra dette.

4.2.2 Hva utenriksstasjonene skal gjøre

Saksbehandler ved utenriksstasjoner kan søke råd hos den regionale ID-eksperten fra UD, utenriksstasjoner i andre land, sambandsmenn og Nasjonalt ID-senter.

Utenriksdepartementet har i sin retningslinje «ID-kontroll ved norske utenriksstasjoner og håndtering av falske dokumenter» med vedlegg gitt retningslinjer for hvordan utenriksstasjonene skal håndtere falske dokumenter og resultater etter ID-kontroll, og oppfølging når stasjonen har avdekket falsk identitet og eller falske dokumenter under saksbehandlingen. UDI har gitt rutiner for opprettelse av utvisningssak i slike saker i UDI 2015-010 Opprettelse av utvisningssak på utenriksstasjon ved uriktige opplysninger.

Når saken blir sendt til UDI skal det gå fram av oversendelsen fra utenriksstasjonen dersom person- og dokumentkontrollen har avdekket avvik, herunder om det er mistanke om at dokumentet er falskt/forfalsket, og på hvilket grunnlag. Se mer om påtegningene som skal gjøres i kapittel 4.1.

4.3 Opplysninger som skal bli forelagt søkeren eller den som registrerer seg

Dersom opplysningene er av vesentlig betydning for sakens utfall, jf. utrednings- og informasjonsplikten i forvaltningsloven § 17 (ekstern lenke), skal førstelinjen av eget tiltak forelegge parten (utlending eller dennes fullmektig) resultatene fra person- og dokumentkontrollen. For en nærmere redegjørelse av opplysningsplikten etter forvaltningsloven § 17 andre og tredje ledd, se UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven punkt 8. Slik foreleggelse bør ikke gjøres dersom forholdet skal anmeldes, og foreleggelse i forvaltningssaken kan påvirke straffesaken eller det vil medføre selvinkriminering å få en uttalelse i saken. Utlendingsforvaltningen har plikt til å forelegge parten resultater av person- eller dokumentkontroller som ikke bekrefter de identitetsopplysningene utlendingen har oppgitt, for eksempel at et identitetsdokument er avdekket som falskt eller forfalsket. Resultatet av foreleggelsen skal skrives ned og følge saken.

4.4 Oversendelse av informasjon til Landinfo, Nasjonalt ID-senter, Politiets utlendingsenhet og Kripos

Saksbehandleren i førstelinjen er ansvarlig for at informasjon som kan være av interesse for andre enheter eller avdelinger, PU, Landinfo, Nasjonalt ID-senter, UDs regionale ID-eksperter og Kripos, blir oversendt disse. Dette kan være rapporter som en spesialutsending for utlendingssaker har utarbeidet i forbindelse med dokumentkontroll, eller generelle opplysninger som har fremkommet i enkeltsaker. Eksempler på opplysninger en kan vurdere å oversende, er trender for forfalskinger av en type dokumenter eller risikovurderinger for ulike land og dokumenttyper. Er saksbehandleren i tvil om noe bør eller skal oversendes, skal vedkommende konsultere de aktuelle enhetene eller etatene.

4.5 Vurdering av opplysninger innhentet ved person- og dokumentkontroll

Saksbehandlerne i UDI må ha en kildekritisk tilnærming til opplysninger som kan få betydning for utfallet i en sak. Dette gjelder også opplysninger fra person- og dokumentkontroller og andre opplysninger som er innhentet via politiet eller utenriksstasjoner. Særlig viktig er dette der tilbakemeldinger til UDI fra kilder i utlandet kun er videreformidlet av utenriksstasjonen, uten at det er vurdert om opplysningene er riktige.

4.6 Synliggjøring av UDIs vurderinger knyttet til person- og dokumentkontroll

Dersom UDI har foretatt undersøkelser for å avklare identitet utover førstelinjens person- og dokumentkontroll, skal dette gå fram av registreringene i saken, se UDI 2012-009V1. Dette er opplysninger som kan være viktige for senere saksbehandling hos politiet, en fremtidig klage eller fremtidige søknader om permanent oppholdstillatelse, varig oppholdsbevis/-kort eller statsborgerskap. Saksbehandleren bør vurdere om disse opplysningene skal skrives i et notat dersom de ikke kan registreres direkte i fagsystemet, slik at de blir tilgjengelige i fremtidige saker. I tillegg skal det gå frem av vedtaket hvilke undersøkelser som er gjennomført, jf. UDI 2012-009  kapittel 4.3.

​5.Retur av originaldokumenter fra politiet

Utlendingsdirektoratet vil presisere følgende når det gjelder politiets håndtering av originaldokumenter som fremlegges i forbindelse med søknader o.a.

Politiet skal ikke beholde vigselsattester, statsborgerbevis, nasjonale ID- kort eller lignende originaldokumenter lenger enn det som er nødvendig for behandlingen av den enkelte sak. Slike originaldokumenter skal derfor politiet av eget tiltak returnere til søkeren eller søkerens fullmektig senest ved underretning om vedtaket. Kopi av dokumentet skal legges i saken. Dersom behandlingen av saken tar lang tid og søkeren har behov for dokumentet før saken er ferdigbehandlet, skal politiet vurdere om det er forsvarlig å returnere dokumentet etter å ha tatt stilling til:

• hvor viktig dokumentet er for behandlingen av saken;

• hva som anføres for å få utlevert dokumentet; og

• hvor lang tid som gjenstår før saken kan ventes avgjort

I beskyttelsessaker skal pass eller annet reisedokument asylsøkeren har innlevert som den klare hovedregel ikke utleveres før effektuering av endelig vedtak, enten ved oppholdstillatelse eller utreise, se Prop. 137 L (2021–2022) Endringer i utlendingsloven (visitasjon og undersøkelse i forbindelse med registrering av søknad om beskyttelse mv.) kap. 3.6. Utlendingens pass eller annet reisedokument skal heller ikke utleveres dersom det samtidig med oppholdstillatelsen innvilges reisebevis eller utlendingspass etter utl. § 64.