UDI 2012-009V1 Registrering av identitetsopplysninger i saker etter utlendingsloven

1. Hvordan registrere identitetsopplysninger (navn, fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap)

Retningslinjer for registrering av identitetsopplysninger (navn, fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap) følger av UDI 2021-007 Registrering av identitetsopplysninger og folkeregistrerte personopplysninger. Sistnevnte retningslinje gjelder for alle typer saker etter utlendingsloven og statsborgerloven.  

Føringene i dette vedlegget gjelder for førstelinjen (politiet og utenriksstasjonene) og UDI.

2. Fastsettelse av fødselsdato etter at aldersundersøkelse er foretatt

For retningslinjer for registrering av fødselsdato/alder når aldersundersøkelse er foretatt vises det til  UDI 2021-007 punkt 3.6 og UDI 2020-007 Retningslinjer om enslige mindreårige og aldersvurderinger punkt 5.

3. Hvordan skal identitetsopplysninger registreres i utlendingslovens fagsystemer

3.1 Vurdering av identitetens riktighetsgrad (registrering av ID-status)

Saksbehandler skal etter en helhetsvurdering ta stilling til om identiteten er sannsynliggjort på vedtakstidspunktet. Dette registreres i saksbehandlingstrinnet "Registrer ID-avklaring" under fanen "ID-status". Hvis identiteten anses sannsynliggjort, der "sannsynliggjort" innebærer at det er sannsynlighetsovervekt for at oppgitt identitet er korrekt, skal identiteten registreres som "Sannsynliggjort". Hvis oppgitt identitet ikke er sannsynliggjort skal identiteten registreres som "ikke sannsynliggjort". Hvis det ikke er vurdert om identiteten er sannsynliggjort eller ikke, skal identiteten registreres som "Ikke tatt stilling til".

Inntil saksbehandler endelig har vurdert identitetens riktighetsgrad skal det ikke registreres ID-status. ID-statusen kan endres helt frem til vedtaket eller beslutningen er fattet. ID-status skal registreres før saksbehandler fatter et vedtak eller en beslutning.

3.2 Identitetsopplysninger, identitetsdokumenter, og -undersøkelser av identitet

I alle saker, herunder avslag, med unntak av visum og de sakstyper hvor det er innført særskilte løsninger, se nedenfor, er det obligatorisk å registrere følgende i fagsystemene:

• Hvilke opplysninger om identitet som er gitt, herunder navn, fødselsdato, fødested, statsborgerskap, kjønn og siste bostedsadresse i hjemlandet.
  
  
• Hvilke identitetsdokumenter som er fremlagt. Hvis dette ikke er registrert av førstelinjen, må saksbehandler i UDI registrere identietsdokumentene i fagsytemene. Identitetsdokumentets riktighetsgrad skal registreres med følgende alternativer:   

1. Ekte (etter utvidet kontroll)

2. Dokumentert (etter minimumskontroll)

3. Ikke kontrollert

4. Dokumentet er forfalsket/endret

5. Dokumentet gjelder en annen person

6. Dokumentet er ikke utstedt i tråd med rutiner for utstedelse

7. Identitetsopplysninger i dokumentet er falske

8. Dokumentet er bare fremlagt i kopi

I visumsaker vil identitetsdokumentets riktighetsgrad på forhånd være utfylt med riktighetsgraden "Dokumentert (etter minimumskontroll)" I alle tilfeller der dokumentets riktighetsgrad skal registreres med et annet alternativ enn "Dokumentert (etter minimumskontroll)", må saksbehandler endre riktighetsgraden manuelt.

I saker der førstelinjen har registrert alternativ 1 "Ekte (etter utvidet kontroll)" eller 2 "Dokumentert (etter minimumskontroll)" etter gjennomført dokumentkontroll, skal saksbehandler i UDI kun foreta nye registreringer dersom det er innkommet nye opplysninger som gir grunn til å endre identitetsdokumentets riktighetsgrad. For eksempel om det viser seg at identitetsdokumentet gjelder en annen person. Alternativ 3 "Ikke kontrollert" vil i utgangspunktet bare være aktuelt å benytte i asylsaker, og kan bare helt unntaksvis brukes i oppholdssaker der det ikke har vært mulig å kontrollere identitetsdokumentet før sakoverføring til UDI.

Saksbehandler skal videre registrere:

• Om det er foretatt verifisering av framlagt dokumentasjon eller oppgitte opplysninger jf. definisjon kapittel 1 i denne retningslinjen, eller om  identitetsopplysningene utelukkende er basert på søkers egne opplysninger. Dette registreres i arbeidsprosessen "Bestem vedtak" hvor det skal krysses av for ja eller nei i feltene "Det er foretatt verifisering i saken" og "Identiteten er utelukkende basert på søkers egne opplysninger". 

• Alle utførte undersøkelser av identitet (unntatt dokumentkontroll) og resultatene av disse skal registreres i saksbehandlingstrinnet "Registrer ID-avklaring" under fanen ID-avklaringspunkter. Aktuelle undersøkelser er:
  - språktest

  - aldersundersøkelse

  - DNA-test

  - verifisering

  - biometri undersøkt hos Kripos ved tvil om identitet

  - undersøkelse av øvrig dokumentasjon

  - søk i åpne kilder

  - registersøk

  - opplysninger fra undersøkelse av elektroniske enheter

  -undersøkelse av person og/eller bolig

• Resultatene av undersøkelsene skal registreres med følgende alternativer:

  "Samsvarer": undersøkelsen samsvarer med søkerens egne opplysninger

  "Ikke samsvar": undersøkelsen samsvarer ikke med søkerens egne opplysninger

  "Kan ikke konkludere"; kan ikke konkludere med sannsynlighetsovervekt om undersøkelsen samsvarer eller ikke samsvarer med søkers opplysninger.

        "Ikke aktuell"; undersøkelsen er ikke utført eller ikke nødvendig

• Om det foreligger særskilte opplysninger om notoriteten til framlagte identitetsdokumenter. Dette registreres i arbeidsprosessen "Bestem vedtak" hvor det skal krysses av for ja eller nei i feltet "Særskilte opplysninger om notoritet til framlagte dokumenter".

3.3 Særregler for avslag og enkelte sakstyper

I saker hvor det er søkt om beskyttelse skal det i tillegg registreres opplysninger om andre oppholdssteder i hjemlandet, samt opplysninger om etnisk tilhørighet og/eller klantilknytning dersom dette er nødvendig for å avklare identiteten. I andre saker enn beskyttelse er det opp til saksbehandleren i hver enkelt sak å vurdere om det er relevant å registrere opplysninger om etnisk tilhørighet, klantilknytning, eller andre oppholdssteder.

I avslagssaker der søkerens identitet er uten betydning for sakens utfall, skal det registreres at det "ikke er tatt stilling til" om søkerens identitet er sannsynliggjort. Øvrige identitetsopplysninger og undersøkelser skal registreres også i avslagssaker, som beskrevet ovenfor.

Ved søknad om oppholdstillatelse etter bestemmelsene i utlendingsforskriften kapittel 6, og hvor søkeren framlegger identitietsdokument det ikke er grunnlag for å betvile notoriteten av, skal følgende registreres:

• Opplysninger om navn, fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap, se UDI 2021-007.
  
  
• At oppgitt identitet er sannsynliggjort og det er fremlagt dokumentasjon på identitet.
  
  
• Hvilket identitetsdokumenter som er framlagt. 
  
  
• Om det er foretatt verifisering eller andre undersøkelser.

Tilsvarende gjelder for søknader om familiegjenforening knyttet til disse søknadstypene.

EØS-borgere og tredjelandsborgere som er omfattet av EØS-regelverket, kan registrere sine identietsopplysninger i UDIs søknadsportal for deretter å møte hos politiet. Politiet kan deretter foreta søk på utlendingen gjennom EØS-modulen i postklienten og godkjenne informasjonen. Dersom de ikke har registrert sine opplysninger på nett kan politiet legge inn opplysninger om navn, fødselsdato og statsborgerskap i EØS-modulen postklienten. Politiet vurderer framlagt identietsdokument og dokumentasjon på søkerens oppholdsgrunnlag. Dersom det ikke er grunnlag for å betvile notoriteten av framlagt dokumentasjon, godkjennes opplysningene og registreringsbevis eller oppholdskort kan skrives ut.

3.4 Fornyelse av midlertidig oppholdstillatelse og permanent oppholdstillatelse

Ved fornyelse av midlertidig oppholdstillatelse og permanent opholdstillatelse vil identitetsopplysninger som ble registrert ved innvilgelse av førstegangstillatelsen hentes fra gjeldende persondatakilde i utlendingsforvaltningens databaser. Hvis det foreligger nye opplysninger om identitet og/eller identitetens riktighetsgrad er endret, skal saksbehandleren registrere de nye identietsopplysningene i fagsystemene. Der forrige oppholdstillatelse ble gitt før innføringen av DUF-versjon 3.4 vil ikke opplysningene om søkerens identitet være forhåndsutfylt, og saksbehandleren må fylle ut alle aktuelle felter med opplysninger om søkerens identitet.

4. Korrigering av feil

I saker der utlendingsmyndighetene har gjort feil i registreringen av navn, fødselsdato, fødested og statsborgerskap i fagsystemene, kan det korrigeres før UDI fatter vedtak i første instans. Dette gjelder utelukkende åpenbare feil som utlendingsforvaltningen har feilført i forbindelse med registrering av identitetsopplysninger ved søknad om oppholdstillatelse. Feil kan for eksempel ha oppstått ved omregning av dato til den kalenderen vi benytter i Norge, eller saksbehandler kan feilaktig ha registrert en identitetsopplysning i strid med hva som fremgår av identietsdokument. Når utlendingen har fått oppholdstillatelse, er UDI som hovedregel rette myndighet til å korrigere feilregistrert fødselsdato, fødested og statsborgerskap.  

For nærmere retningslinjer om korrigering av personopplysninger i DUF
vises det til kapittel 10 i UDI 2012-009 Identitet.