Denne rutinebeskrivelsen utgjør mottakets verktøy i arbeidet med individuell kartlegging og tiltaksplan sammen med skjemaene for kartlegging og tiltaksplan samt veilederen.
Rutinene gjelder både transittmottak og ordinære mottak der det bor enslige mindreårige, med følgende presiseringer:
a) Mottaket skal ha en barnefaglig ansvarlig for det individuelle kartleggings- og planarbeidet. Det løpende arbeidet kan legges til miljøarbeider/særkontakt under ledelse av den barnefaglige. Kartleggingen skal i størst mulig grad knyttes til informasjon fra beboer og ev. andre samt mottaksansattes observasjoner. Tiltakene skal være forankret i den enkeltes livssituasjon og behov for omsorg, oppfølging og framtidsplaner.
b) I transittmottak skal kartleggingsarbeidet vurderes ut fra botid på mottaket. Korttidsbeboere har inntil 3 ukers botid. For disse skal arbeidet fokusere spesielt på den enkeltes personlige ressurser og omsorgsbehov. Det er særlig viktig å kartlegge omsorgsbehovene til de som har særskilte vansker, bl.a. psykiske plager, funksjonshemninger, atferds- og rusproblemer og lignende. Denne kartleggingen skal primært brukes innenfor mottakssystemet og skal dokumenteres i forenklet kartleggingsskjema. Øvrige beboere skal delta i det ordinære kartleggingsarbeidet.
c) Det ordinære kartleggingsarbeidet skal starte snarest etter ankomsten til mottaket. Velkomstsamtalen [1] skal gjennomføres så snart som mulig etter at en enslig mindreårig beboer flytter inn på mottaket, og helst i løpet av de to første dagene. Relevant informasjon fra beboeren i denne samtalen kan legges inn i kartleggingen.
d) Det systematiske arbeidet med kartlegging og tiltaksplan skal starte i løpet av den første måneden etter ankomst. Det kartleggingsarbeidet som ble utført i transitt, skal videreføres på ordinært mottak. Arbeidet skal være prosessorientert og foregå løpende under mottaksoppholdet. Dokumentet skal brukes aktivt i det daglige arbeidet og oppdateres jevnlig. Kartleggings- og planarbeidet skal fokusere spesielt på den enkeltes ressurser, potensialer og omsorgsbehov. Det vises til Veilederen for individuell kartlegging og utvikling av individuell tiltaksplan om prosessorientert og metodisk arbeid, medvirkning osv. Ved kort botid i mottaket prioriteres de kartleggingsområdene som har størst betydning for omsorgsoverføringen ved flytting, slik at de nye omsorgspersonene får grunnlag for å imøtekomme viktige individuelle behov hos den mindreårige.
e) Den mindreårige skal være en aktiv part i det ordinære kartleggings- og planarbeidet og ha innsyn i det som blir dokumentert, dersom det ikke er særskilte grunner til at det ikke er mulig.
f) Opplysninger som skal registreres i System for elektronisk samhandling med asylmottakene (Sesam), behøver ikke registreres i den individuelle kartleggingen, med mindre de er nødvendige for å skape sammenheng i dokumentet.
g) Det skal brukes tolk under kartleggings- og plansamtalene hvis samtalepartene ikke snakker samme språk.[2]
h) Hvis beboeren flytter til et nytt mottak, skal arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen videreføres der.
i) Kartleggingsdokumentet oppdateres jevnlig, slik at det kan ferdigstilles på kort varsel. Dersom det ikke foreligger opplysninger på et område, skal det markeres i rubrikken for opplysninger under det aktuelle temaet (for eksempel Ingen opplysninger).
j) Tiltaksplanen skal brukes som et aktivt redskap i oppfølgingen av den enkelte så lenge vedkommende bor på mottaket. Ved flytting vurderer mottaket og den mindreårige hvilke tiltak som bør avsluttes og hvilke det er behov for å videreføre på nytt sted.
k) Når en beboer får vedtak i asylsaken, ferdigstilles kartleggingen snarest. Tiltaksplanen ajourføres med opplysninger om status i tiltakene og anbefalinger om hvilke tiltak som bør videreføres. Når vedtaket danner grunnlag for bosetting, sendes papirutgave av opplysningene til IMDis regionkontor innen to uker etter at meldingen har kommet inn i Sesam. Relevante utskrifter fra SESAM legges ved, jfr. samtykkeerklæringene i kartleggings- og planskjemaene. IMDi har ansvar for å sende dokumentene til kommunen når bosettingsvedtaket er fattet. Representantens samtykkeerklæring skal foreligge før dokumentene sendes.
l) Når vedtaket danner grunnlag for retur, sendes en papirutgave av dokumentene til UDIs regionkontor innen to uker etter at mottaket har mottatt varsel i Sesam om retursamtale.
m) Kartleggings- og planarbeidet fortsetter så lenge den enslige mindreårige bor på mottaket.
n) Dersom det framkommer ny informasjon, eller hvis bosettingen ikke finner sted innen tre måneder, sendes en nye utgaver av dokumentene til IMDis regionkontor senest hver tredje måned. Dersom det ikke framkommer nye opplysninger med betydning for bosettingen, skal mottaket sende en bekreftelse til IMDi om at det ikke foreligger nye opplysninger til dette formålet. Tilsvarende rutine skal gjennomføres overfor UDIs regionkontor vedrørende de som har en pågående prosess for retur eller venter på flytting i forbindelse med alternativ mottaksplassering.
o) Dersom mottaket mener at det er relevant å videreføre kartleggingsarbeidet etter at en beboer fyller 18 år, vurderer de dette i samråd med beboeren. Det er frivillig for beboeren om kartleggingen skal videreføres.
p) Den mindreårige skal få tilbud om å få med seg sine egne eksemplarer av dokumentene når han/hun flytter.
Det vises for øvrig til Veileder for individuell kartlegging og utvikling av tiltaksplan for enslige mindreårige i ordinære statlige mottak.
b) Samtykkeerklæring fra representanten er en betingelse for overføring av informasjon til andre. Samtykkeerklæringen skal alltid legges ved. Unntaket er barnevernet når de ber om informasjon i en undersøkelsessak. Da er det ikke krav om samtykkeerklæring. Den mindreåriges underskrift er en bekreftelse på at han/hun har medvirket under kartleggingen, og er kjent med hva opplysningene skal brukes til. Etter fylte 18 år er det beboeren selv som har samtykkemyndighet.
c) Databehandleravtalen mellom UDI og driftsoperatør åpner ikke for å sende personopplysninger med e-post, heller ikke når den er kryptert. De skal sendes per post, enten i elektronisk format (for eksempel CD) eller i papirutgave. Dokumentet skal kun inneholde informasjon som mottakeren trenger til sitt formål. Annen informasjon skal slettes.
d) Dersom en enslig mindreårig flytter til et annet mottak, sendes det utfylte kartleggingsskjemaet og tiltaksplanen både i papirformat og i elektronisk format til det nye mottaket i samsvar med pkt. 2.2.c.
e) Kartlagte opplysninger skal oppbevares og slettes i tråd med UDIs retningslinjer i databehandleravtalen,
f) Dersom en beboere forsvinner fra mottaket, kan opplysningene oppbevares elektronisk, men ikke lenger enn til vedkommende har fylt 18 år. Slik oppbevaring forutsetter samtykke fra representant.