UDI 2013-011 Intervju i søknader om beskyttelse

1. Innledning

Formålet med retningslinjen er å gi retningslinjer og rutiner for hvordan saksbehandlere i Asylavdelingen (ASA) skal gjennomføre intervjuer i søknader om beskyttelse.

Retningslinjen omfatter ikke intervju med enslig mindreårige asylsøkeren, eller samtaler med medfølgende barn. Se egne retningslinjer for samtaler med medfølgende barn i UDI 2010-075: høring av medfølgende barn i saker om beskyttelse.

2. Generelle krav til kvalitet

2.1. Formålet med intervjuet

Formålet med intervjuet i søknader om beskyttelse er å innhente tilstrekkelig pålitelig informasjon til at UDI kan vurdere om søkeren har krav på beskyttelse eller kan gis opphold på humanitært grunnlag.

Under intervjuet har søkeren ansvar for å sannsynliggjøre sine anførsler og legge frem nødvendig dokumentasjon.

Intervjueren har ansvar for å påse at saken er så godt opplyst som mulig, jf. forvaltningsloven § 17 (ekstern lenke).

Intervjueren skal kartlegge:

• hva som er årsaken til søknaden om beskyttelse og innehente tilstrekkelig informasjon til å kunne vurdere om faktum er tilstrekkelig sannsynliggjort
  
  
• hva søkeren frykter ved retur til hjemlandet
  
  
• hvorfor søkeren er forfulgt (årsakssammenheng)
  
  
• om hjemlandets myndigheter har evne og vilje til å beskytte søkeren ved retur
  
  
• om søkeren har tilgang til et trygt område i hjemlandet, og om det er urimelig å henvise søkeren dit
  
  
• om det foreligger grunner til opphold på humanitært grunnlag
  
  
• om noen av opplysningene gir grunnlag for vurdering av utelukkelse fra flyktningstatus
  
  
• om noen av opplysningene gir grunnlag for å forelegge saken departement, jf. indikatorlisten (p.2.5 AI-2009-016)

2.2. Krav til gjennomføring av intervjuet

Intervjueren skal tilrettelegge for god kvalitet i informasjon fra intervjuet.

Intervjueren skal benytte en strukturert intervjumetode, for en mer detaljert beskrivelse av den strukturerte intervjumetoden som skal benyttes, se vedlegg 1, hvor det legges vekt på betydningen av å:

• skape trygge og forutsigbare rammer for intervjuet
  
  
• gi tilpasset informasjon om formålet med intervjuet og sentrale rettigheter og plikter
  
  
• oppfordre søkeren til å forklare seg fritt og med egne ord om relevante tema
  
  
• følge opp informasjon av betydning for søknaden med åpne og ikke-ledende spørsmål
  
  
• sikre at informasjonen som innhentes er i tråd med formålet med asylintervjuet gjennom å gjøre tydelig hva som er relevante tema, følge opp og eventuelt introdusere tema som er relevant for søknaden om beskyttelse

2.3. Saksbehandlers rolle og kompetanse

Intervjueren skal opptre upartisk og profesjonelt under intervjuet.

Intervjuere skal få grunnleggende opplæring i utredende intervjumetode før han eller hun gjennomfører intervjuer, se ASAs plan for opplæring i gjennomføring av intervju trinn 1 for en detaljert beskrivelse av innholdet i opplæringen. Se også UDI 2016-018: Mandat for intervjufaglig nettverk i Asylavdelingen. 

Intervjueren skal ha tilstrekkelig kunnskap til å kunne ta hensyn til søkerens generelle situasjon, kulturelle bakgrunn og eventuelle sårbarhet (intervjueren skal få tilbud om opplæring i relevante temaer. For nærmere beskrivelse av opplæringen se ASAs opplæringsplan om opplæring i gjennomføring av intervju trinn 1 og 2), herunder:

• hvordan traumatiske opplevelser og stress kan påvirke søkerens evne til å legge fram informasjon
  
  
• faktorer som kan gjøre det vanskelig for søkeren å opplyse sin sak, som for eksempel kultur, skam og/eller kjønn

2.4. Fordeling av intervju

Ved fordeling av intervju skal personen som fordeler intervjuet, ta hensyn til intervjuerens kompetanse om land og/eller relevante tema.

Dette er spesielt viktig for gjennomføring av intervjuer der det foreligger informasjon i saken som tilsier at intervjuet kan bli vanskelig, for eksempel i saker hvor vi har informasjon om at søkeren er psykisk eller fysisk syk, kan opptre aggressivt eller av andre grunner kan ha problemer med å opplyse sin sak.

3. Forberedelser

Før intervjuet skal intervjueren gjøre nødvendige saksforberedelser, fysiske og mentale forberedelser.

Enhetslederen har ansvar for å tilrettelegge for at intervjueren har tilstrekkelig tid til å forberede intervjuet.

3.1. Saksforberedelser

Under saksforberedelsene skal intervjueren gjøre en første vurdering av opplysningene i saken, identifisere eventuelle mangler og/eller motstrid, og planlegge gjennomføringen av intervjuet i tråd med formålet med asylintervjuet.

Intervjueren skal lese relevant informasjon i saken, som for eksempel politiregistreringen, og eventuell informasjon fra mottak eller andre.

Intervjueren skal også sette seg inn i relevant landkunnskap, land- eller tema spesifikke intervjuveiledninger og praksis for behandling tilsvarende saker. Hvis det foreligger relevante intervjuveiledninger skal intervjueren kartlegge saken i tråd med veiledningene.

Informasjonen som er innhentet under politiregistreringen og skal benyttes aktivt i intervjuet.

Intervjueren kan benytte informasjonen til blant annet; å gjøre innledende forberedelser, tilrettelegge intervjuet i tråd med informasjon om særskilte behov og fokusere kartleggingen av relevante tema.

Dersom det er gjennomført ankomstsamtale og relevante tema er tilstrekkelig kartlagt, er det ikke behov for å kartlegge temaet på nytt i asylintervjuet.

3.2. Fysiske forberedelser

Intervjueren skal gjøre nødvendige fysiske tilrettelegginger som blant annet; å påse at intervjuet gjennomføres på et kontor som er tilrettelagt for formålet, at samtalen ikke kan overhøres av uvedkommende, at unødvendige forstyrrelser kan unngås og at datamaskin, lydopptakssystem og printer fungerer.

3.3. Mentale forberedelser

Intervjueren skal forberede seg mentalt på møtet med søkeren, blant annet gjennom å ha en bevissthet om egne oppfatninger og antagelser, slik at han eller hun kan opptre så objektiv måte som mulig under intervjuet.

3.4. Sikkerhet

Alle kontorer hvor det gjennomføres intervjuer skal ha alarmknapp.

Intervjueren skal sjekke at alarmknappen er lett tilgjengelig og at den virker. Intervjueren har også ansvar for at det ikke finnes gjenstander på kontoret som enkelt kan brukes til å skade andre.

Informasjon om sikkerhetsrutiner skal henge lett tilgjengelig i alle kontorer hvor det gjennomføres intervjuer.

Dersom det er informasjon i saken som indikerer at det kan være behov for ekstra sikkerhetstiltak, skal intervjueren vurdere om det er behov for å:

• informere vekterne og eventuelt innkalle ekstra vekter enten til etasjen eller til/ved intervjurommet
  
  
• varsle sikkerhetssjefen (se også; UDIs sentrale beredskapsplan, ASAs lokale beredskapsplaner, Notatet ”Håndtering av trusler” av 28.08.11)
  
  
• be søkeren om samtykke til en enkel ransakelse slik at farlige gjenstander ikke blir tatt med inn i intervjurommet

Ved tvil skal saksbehandleren informere nærmeste leder i tråd med eskaleringspyramiden, se UDI 2010-066: UDIs eskaleringspyramide.

3.5. Forberedelser til intervju med søkere med særskilte behov

Intervjueren har ansvar for å tilrettelegge for søkere med særskilte behov.

Dersom det er informasjon i saken som indikerer at søkeren kan ha særskilte behov skal intervjueren under forberedelsene vurdere om det er behov for å:

• gjøre en ekstra tilrettelegging av intervjurommet
  
  
• anbefale at søkeren har en følgeperson tilstede under intervjuet
  
  
• innhente nødvendig informasjon om relevante tema, for eksempel menneskehandel, kjønnsrelatert forfølgelse, tortur, kjønnslemlestelse, tvangsekteskap, vold nære relasjoner eller negativ sosial kontroll
  
  
• innhente informasjon om søkerens muligheter til oppfølging og eventuell juridisk bistand
  
  
• gjøre lydopptak av intervjuet

Hvis intervjueren har grunn til å tro at det er behov for ekstra kompetanse for å gjennomføre intervjuet, skal han eller hun ta kontakt med nærmeste leder for en vurdering av om intervjuet bør gjennomføres av en saksbehandler med særskilt kompetanse på tema, eventuelt en saksbehandler med opplæring i håndtering av vanskelige intervjusituasjoner. Det kan også vurderes om to intervjuere kan være tilstede under hele eller deler av intervjuet.

Se også;

• Kjønnsrelatert forfølgelse

UDI 2018-004 Seksuell orientering og kjønnsidentitet i søknader om beskyttelse

• Kjønnslemlestelse

UDI 2015-011 Kjønnslemlestelse i søknader om beskyttelse fra mindreårige asylsøkere

• Tvangsekteskap, vold i nære relasjoner og negativ sosial kontroll

UDI 2015-007 tvang, vold og barneekteskap i søknader om beskyttelse

3.6. Intervju med søkere med alvorlige smittsomme sykdommer

Hvis det foreligger informasjon om at søkeren har en alvorlig smittsom sykdom før intervjutidspunktet, skal intervjueren selv ta initiativ til å få avklart om det er forsvarlig å gjennomføre intervjuet hvis en slik avklaring ikke er gjort tidligere. Intervjueren skal ta kontakt med helse på mottaket hvor søkeren er bosatt for nærmere informasjon. 

Hvis det under intervjuet fremkommer opplysninger om at søkeren kan ha en smittsom sykdom, skal intervjueren vurdere behovet for å avbryte samtalen og henvise søkeren til en helsekontroll.

Se også UDI 2014-005: Varsling ved mistanke om smittsomme sykdommer under asylintervjuet.

3.7. Følgepersoner og observatører

Intervjueren skal som hovedregel gjennomføre intervjuet med søkeren uten følgepersoner, familiemedlemmer eller andre observatører tilstede.

Dersom søkeren har fått oppnevnt advokat på intervjutidspunktet kan advokaten delta på intervjuet dersom søkeren og/eller advokaten ønsker det.

Saksbehandleren skal vurdere om det også kan gjøres unntak i situasjoner hvor:

• det er tjenestemessige behov for at ansatte i UDI deltar som observatører, for eksempel ved behov for opplæring, veiledning og kvalitetssikting av intervjuer
  
  
• søkeren på grunn av fysisk eller psykisk sykdom, ønsker at det er en følgeperson til stede som kan ivareta søkerens behov under intervjuet
  
  
• medfølgende barn av ulike årsaker ikke kan benytte seg av barnevaktsordningen
  
  
• eksterne fagpersoner, frivillige organisasjoner eller andre har avklart at de kan delta på intervjuet gjennom en skriftlig søknad til AUA v/ FOU- ansvarlig

Dersom det er en følgeperson eller observatør til stede, skal intervjueren informere søkeren om personens navn, stilling og oppgaver. Intervjueren skal også informere om at personen ikke kan svare på vegne av søkeren, og at han eller hun bør unngå å avbryte under intervjuet.

3.8. Reiseintervjuer

Dersom intervjuet skal gjennomføres utenfor UDIs intervjulokaler, har intervjueren ansvar for å ta med PC og minnepinne med riktig intervjukonsept.

Koordineringsenheten har ansvar for å tilrettelegge for reiseintervjuer, herunder også bestilling av reise (flybilletter, leiebil etc), eventuelt opphold for intervjuer og tolk og utdeling av PC og minnepinne.

Intervjueren skal kontrollere at rommet hvor intervjuet skal foregå er tilrettelagt for formålet.

Intervjueren skal forsikre seg om at samtalen ikke kan overhøres av uvedkommende og at unødvendige forstyrrelser unngås.

Av hensyn til intervjuerens sikkerhet skal intervjurommet:

• være innredet slik at intervjueren enkelt kan forlate det ved behov
  
  
• ikke inneholder løse gjenstander som kan brukes som våpen
  
  
• ha muligheter for innsyn enten gjennom dør eller vindu

Intervjueren skal gjøre seg kjent med rutiner knyttet til sikkerhet på stedet hvor intervjuet skal foregå.

Ved behov kan intervjueren diskutere eventuelle sikkerhetstiltak med en ansvarlig person i bygningen. Der kan være en ansatt på mottaket, en sikkerhetsvakt eller en UDI-ansatt. Personen skal være godt kjent med de lokale sikkerhetsrutinene og eventuelle beredskapsplaner, og skal ved behov kunne kontaktes av intervjueren også under intervjuet.

Hvis det oppstår en akutt situasjon under intervjuet skal intervjueren tilkalle hjelp og overlate til mottaksansatte å ta hånd om søkeren.

Se også punkt 5.7 om håndtering av akutte situasjoner.

3.9. Tid til gjennomføring av intervju

Intervjueren skal starte intervjuet klokken 0900 og avslutte når han har eller hun har innhentet tilstrekkelig informasjon om årsaken til søknaden om beskyttelse, senest 1615 dersom ikke andre føringer er gitt.

Se også punkt 7.2 om fortsettelsesintervjuer.

4. Innledende prosedyrer

4.1. Kontaktetablering

I den innledende fasen av intervjuet skal intervjueren legge vekt på å skape trygge og forutsigbare rammer for intervjuet.

Intervjueren skal presentere seg selv med navn og tittel og tolken med tittel.

I denne delen av intervjuet skal intervjueren forsøke å danne seg et inntrykk av søkerens behov for eventuell tilrettelegging under intervjuet.

4.2. Innledende informasjon til søkeren

I innledningen til intervjuet skal intervjueren gi søkeren tilrettelagt informasjon om ( se informasjon til søkeren i vedlegg 2):

• formålet med asylintervjuet
  
  
• intervjuerens navn, ansvar og oppgaver
  
  
• tolkens ansvar og oppgaver
  
  
• søkerens ansvar, herunder konsekvensene ved bevisst å gi uriktige opplysninger til norske myndigheter
  
  
• hva det vil si å søke om beskyttelse og ansvar og rettigheter knyttet til søknaden om beskyttelse hvis slik informasjon ikke allerede er gitt av Caritas
  
  
• taushetsplikten
  
  
• rammene rundt intervjuet
  
  
• asylintervjurapporten
  
  
• lydopptak (dersom det er relevant)
  
  
  • formålet med opptaket
    
    
  • hvordan informasjonen blir behandlet herunder at opptaket også vil kunne bli brukt i andre saker som gjelder søkeren
    
    
  • hvordan opptaket blir lagret
    
    
  • hvor lenge informasjonen blir lagret

Intervjueren skal gi søkeren god anledning til å stille spørsmål underveis. Før intervjuet starter skal intervjueren spørre søkeren om han eller hun har forstått informasjonen, og om søkeren har helseproblemer og/eller andre problemer som det bør tas hensyn til under intervjuet.

Intervjueren skal vurdere om søkeren er i stand til å gjennomføre intervjuet. Dersom søkeren på grunn av alvorlig fysisk eller psykisk sykdom, ruspåvirkning eller av andre grunner ikke er i stand til å gjennomføre intervjuet, skal intervjueren vurdere om intervjuet skal avlyses. Ved tvil skal saken eskaleres i tråd med eskaleringspyramiden.

Se også rutiner for avlysning i punkt 10.2.

5. Informasjonsinnhenting

5.1. Fri fortelling

Intervjueren skal tilrettelegge for at søkeren får anledning til å forklare seg fritt og med egne ord, jf Utlendingsforskriften § 17-2, om tema som er relevante for søknaden om beskyttelse.

Dette kan gjøres ved at saksbehandleren innleder til tema og følger opp med en oppfordring til å fortelle, beskrive eller forklare.

5.2. Kartlegging av relevante tema

Intervjueren skal kartlegge tema som er relevante for søknaden om beskyttelse ved å innlede til tema, for så og følge opp med åpne og nøytrale spørsmål.

Intervjueren skal innlede og avslutte temaene i samtalen på en slik måte at personen hele tiden er inneforstått med hva som er formålet med samtalen, og tilrettelegge for at søkeren får lagt fram sin historie så sammenhengende som mulig, og med en tilstrekkelig grad av detaljer.

Hvis det foreligger relevante land- eller temaspesifikke intervjuveiledninger, skal intervjueren gjøre seg kjent med disse, og kartlegge saken i tråd med veiledningene.

5.3. Bruk av åpne og nøytrale spørsmål

Intervjueren skal som hovedregel bruke åpne og verdinøytrale spørsmål. Bruk av åpne spørsmål bidrar til å ivareta søkerens rett til å forklare seg med egne ord gir god kvalitet i informasjonen.

Et åpent spørsmål er et spørsmål som tilrettelegger for at søkeren får forklart seg om relevante detaljer uten unødvendige føringer fra intervjueren. Gode åpne spørsmål begynner ofte med; fortell, forklar eller beskriv eller spørreordene hva, hvem, hvor, hvorfor (hva er årsaken til) og når.

Lukkede spørsmål kan også brukes som en del av kartleggingen av relevante tema når det er behov for presise avklaringer.

Intervjueren skal unngå å bruke ledende eller verdiladede spørsmål eller spørsmål som er vanskelige å svare på som for eksempel; dobbeltspørsmål, spørsmål formulert som påstander eller spørsmål som inneholder for mye informasjon.

5.4. Avklare misforståelser og motstrid

Intervjueren skal avklare misforståelser og foreholde søkeren med motstrid på en slik måte at søkeren får god anledning til å kommentere og/eller forklare seg.

Intervjueren bør som hovedregel foreholde søkeren med motstridende opplysninger etter at sentrale tema er kartlagt. Dette både fordi kartleggingen av slike tema kan påvirke intervjuerens relasjon til søkeren og søkerens motivasjon til å fortelle, og fordi intervjueren har et bredere vurderingsgrunnlag etter først å ha innhentet sentral informasjon.

5.5. Tilrettelegging for søkere med særskilte behov under intervjuet

Sårbare søkere kan ha særskilte behov for tilrettelegging under intervjuet.

Intervjueren skal vurdere om det er behov for ekstra tilrettelegging under kartleggingen av saken, som for eksempel å:

• bruke ekstra tid på å forklare rammene for intervjuet eller trygge søkeren
  
  
• ta ekstra pauser og jobbe i et lavere tempo
  
  
• ta opp tema som saksbehandleren har grunn til å tro kan være relevant, for eksempel menneskehandel, kjønnslemlestelse eller tvangsekteskap
  
  
• informere om muligheter til oppfølging og eventuell juridisk bistand

Hvis intervjueren gir informasjon om muligheter for oppfølging og bistand skal det han eller hun skrive ned i asylintervjurapporten hvilken informasjon som er gitt til søkeren.

Dersom intervjueren er i tvil om søkeren er i stand til å fortsette intervjuet enten på grunn av grunn av fysisk eller psykisk sykdom eller andre grunner, skal intervjueren vurdere om intervjuet skal avsluttes. Ved tvil skal saken eskaleres i tråd med eskaleringspyramiden.

5.6. Informasjon om helse

Intervjueren skal innhente informasjon om alvorlige fysiske eller psykiske helseproblemer.

Intervjueren skal informere søkeren om at anførsler om egen eller barns helse bør være dokumentert med helseerklæring/attest utstedt i Norge, og at en eventuell helseerklæring bør fremlegges så snart det er praktisk mulig. Se UDI 2013-020: Helseanførsler i asylsaker.

5.7. Håndtering av akutte situasjoner

Hvis det oppstår en akutt situasjon under intervjuet skal intervjueren tilkalle hjelp ved å trykke på alarmknappen. Akutte situasjonen kan for eksempel være i situasjoner hvor søkeren opptrer truende, voldelig, skader seg selv eller får et illebefinnende.

Intervjueren skal overlate til vekteren å ta hånd om søkeren. Vekteren har ansvar for å varsle UDIs sikkerhetssjef.

Intervjueren er ikke ansvarlig for oppfølging av søkeren og/eller transport til legevakt.

Intervjueren skal eskalere saken i tråd med eskaleringspyramiden. Se også asylavdelingens beredskapsplaner.

Intervjueren skal også vurdere behov for å videreformidle informasjon til aktuelle instanser, se punkt 8 og 8.1.

6. Registrering av informasjon

Intervjueren skal skrive ned all informasjon som er relevant for søknaden om beskyttelse. Informasjonen fra intervjuet skal skrives ned i egne konsepter i DUF. Informasjon fra intervjuer med voksne i normalprosedyre skal registreres i konseptet 250.

Rapporten skal skrives i tråd med retningslinjer for rapportskriving. Se vedlegg 3.

Informasjon om forhold som ikke kan nedtegnes i rapporten skal følge saken som internt notat, se DUF-brukerveiledningen for informasjon om hvordan.

Det skal som hovedregel tas lydopptak i alle asylintervju.

Lydopptakene skal gjøres og lagres i samsvar med UDI 2013-015 «Lydopptak ved søknad om beskyttelse».

Asylintervjurapporten skal som hovedregel ikke leses opp for søkeren etter intervjuet.

Intervjurapporten skal likevel alltid leses opp for søkeren dersom:

• det er tvil om kvaliteten på tolkingen har vært tilfredsstillende, se i kriterier i skjema for evaluering av tolkesituasjonen
  
  
• det er grunn til å tro at intervjurapporten inneholder uklarheter eller mangler
  
  
• det ikke er tatt lydopptak i saken
  
  
• lydopptaket ikke er vellykket, for eksempel slik at lydopptaket 
  
  
  • ikke har tatt opp intervjuet 
    
    
  • ikke er lagret på riktig sted eller i riktig format, se UDI 2013-015 «Lydopptak ved søknad om beskyttelse» punkt 2.1 (u-off)

Intervjueren skal

• informere søkeren om intervjurapporten. Intervjueren skal informere søkeren om at informasjon som er relevant for søknaden om beskyttelse vil bli skrevet ned i en rapport, og rapporten ikke vil bli lest opp for søkeren dersom det ikke er særlige grunner for det.
  
  
• informere om at dersom rapporten ikke leses opp, kan søkeren få lydopptaket fra intervjuet utlevert etter anmodning.
  
  
• gi søkeren og/eller representanten, en kopi av rapporten.
  
  
• merke rapporten ved å skrive inn «Rapporten er ikke lest opp for søkeren» på første side i asylintervjurapporten under punktet «Tid brukt på gjennomlesning».
  
  
• merke saken i DUF ved å skrive «Rapporten er ikke lest opp for søkeren» som merknad til hendelsen i hendelseslisten i DUF.
  
  
• ikke skanne rapporten

For å bidra til god kvalitet i informasjonen i saker hvor rapporten ikke leses opp kan intervjueren underveis i intervjuet:

• oppsummere sentrale tema
  
  
• så langt som mulig oppklare tvetydigheter og/eller misforståelser
  
  
• oppfordre tolken til å informere om misforståelser som kan skyldes tolkingen eller andre språklige forhold
  
  
• vurdere behovet for å kontrollere at navn og stedsnavn er korrekt skrevet ned

Når rapporten ikke leses opp for søkeren, skal søkeren og representanten ikke signere på
rapporten.

6.1 Rutiner der asylintervjurapporten likevel leses opp

Dersom asylintervjurapporten leses opp for søkeren, skal intervjueren spørre søkeren om alle relevante anførsler er inkludert i rapporten, og gi søkeren god anledning til å rette opp eventuelle feil, mangler eller misforståelser før rapporten signeres. Søkeren skal signere på alle sidene i rapporten.

Dersom det etter intervjuet kommer frem at lydopptaket av asylintervjuet ikke er vellykket eller er tapt, skal asylintervjurapporten leses gjennom per telefon etter rutinene i punkt 6.3.

6.2. Innlevering av dokumenter

Saksbehandleren skal ta i mot dokumenter som er relevante for søknaden om beskyttelse. Dette kan være blant annet; ID-dokumenter, helseerklæring/attest, brev, attester, bilder og kart.

Dokumentene skal legges ved saken, se DUF-brukerveiledningen for informasjon om hvordan.

6.3. Gjennomlesing av asylintervjurapporten per telefon

I saker hvor asylintervjurapporten må leses opp over telefon skal det tas lydopptak av opplesningen. 

Intervjueren skal be søkeren om en muntlig bekreftelses på at han eller hun har fått asylintervjurapporten lest opp.

Intervjueren skal spørre søkeren om det er andre grunner til søknaden om beskyttelse enn de som allerede er nevnt, og om søkeren har kommentarer til gjennomføringen av intervjuet eller tolkingen.

7. Avslutning

I den avsluttende fasen av intervjuet skal intervjueren oppsummere alle relevante anførsler og kontrollere at alle relevante opplysninger er inkludert i rapporten.

7.1. Avsluttende informasjon til søkeren

I den avsluttende fasen av intervjuet skal intervjueren gi søkeren tilrettelagt informasjon om blant annet:

• hvordan ettersende tilleggsinformasjon
  
  
• retten til å få en kopi av rapporten
  
  
• videre saksgang
  
  
• forventet saksbehandlingstid
  
  
• melding om adresseendring
  
  
• rett til advokat ved avslag
  
  
• assistert retur
  
  
• rett til midlertidig arbeidstillatelse
  
  
• overflytting til nytt mottak
  
  
• transport tilbake til transittmottaket

Intervjueren skal spørre søkeren om han eller hun har kommentarer til gjennomføringen av intervjuet og tolkingen.

Intervjueren skal gi beskjed til resepsjonen i intervjulokalet så snart intervjuet er avsluttet.

7.2. Fortsettelsesintervjuer

Dersom intervjuet ikke kan ferdigstilles innen normal tid, skal intervjueren vurdere behov for et fortsettelsesintervju.

Intervjueren skal informere nærmeste leder og Koordineringsenheten om behov for å tilrettelegge for fortsettelsesintervju så snart som mulig.

Intervjueren har ansvar for å informere transittmottaket hvor søkeren bor, dersom anmodningen om fortsettelsesintervju kommer etter at logistikkvakten i Koordineringsenheten har gått.

7.3. Tilleggsintervjuer

Dersom vedtaksenheten eller Utlendingsnemnda (UNE) har behov for å innhente tilleggsopplysninger i en sak, kan søkeren innkalles til tilleggsintervju.

Alle bestillinger av tilleggsintervjuer skal klareres med enhetslederen i vedtaksenheten.

Intervjueren som bestiller tilleggsintervjuet sender en etatsintern melding til ”Asyl – KOR – tilleggsintervju” i DUF med informasjon om hvem som er kontaktpersonen i vedtaksenheten.

Ved tilleggsintervju må intervjueren opprette en ny oppgave av typen ”UDI gjennomfører asylintervju” fra menyen i DUF, se DUF-brukerveiledningen for informasjon om hvordan.

8. Eskalering og varsling

Under intervjuet kan det oppstå situasjoner eller framkomme informasjon om særskilte forhold som gjør at intervjueren skal eskalere saken, eller gi opplysninger til andre instanser, for eksempel barnevern, mottak, helse eller politi.

Det kan for eksempel dreie seg om informasjon om:

• kriminelle handlinger
  
  
• alvorlige psykiske eller fysiske helseproblemer, herunder også smittsomme sykdommer
  
  
• voldelig adferd eller omsorgssvikt overfor barn,
  
  
• sosiale forhold som gir grunnlag for bekymring, for eksempel menneskehandel, tvangsekteskap og/eller vold i nære relasjoner
  
  
• selvmordstrusler

8.1. Utlevering av taushetsbelagte opplysninger til andre etater

Utlevering av taushetsbelagte opplysninger til andre etater må enten bygge på samtykke fra personen, se forvaltningsloven § 13 a første ledd nr. 1 (ekstern lenke), eller på de unntaksbestemmelser fra taushetsplikten som er gitt i forvaltningsloven, straffeloven eller barnevernsloven.

I saker som faller inn under unntaksbestemmelser fra taushetsplikten har intervjueren enten en opplysningsrett eller en opplysningsplikt. I slike saker skal saksbehandleren varsle i tråd med retningslinjene gitt i UDI 2017-005: Varsling mellom UDI og asylmottak ved alvorlige hendelser.

Intervjueren har opplysningsplikt til barnevernet 

• når det er grunn til å tro at et barn blir eller vil bli mishandlet, utsatt for alvorlige mangler ved den daglige omsorgen eller utsatt for annen alvorlig omsorgssvikt

• når det er grunn til å tro at et barn har en livstruende eller annen alvorlig sykdom eller skade og ikke kommer til undersøkelse eller behandling

• når det er grunn til å tro at et barn med nedsatt funksjonsevne eller et spesielt hjelpetrengende barn ikke får dekket sitt særlige behov for behandling eller opplæring

• når et barn har vist alvorlige atferdsvansker ved å begå alvorlige eller gjentatte lovbrudd, ved problematisk bruk av rusmidler, eller ved å ha vist annen form for utpreget normløs atferd

• når det er grunn til å tro at et barn blir eller vil bli utnyttet til menneskehandel

Opplysningsplikten gjelder uten hinder av taushetsplikten og uten ugrunnet opphold, og følger av utlendingsforskriften § 17-6, jf. barnevernsloven § 13-2 første ledd (ekstern lenke). Se også UDI 2014-015 Opplysningsplikt til barnevernet og UDI 2014-015V Bekymringsmelding til barnevernstjenesten.

For varsling i saker som omhandler menneskehandel, se UDI 2014-031 Ofre for menneskehandel i søknader om beskyttelse punkt 2.4.3 Vurdere om det er plikt eller rett til å varsle.

I saker hvor det er behov for å be om samtykke skal intervjueren be om et muntlig samtykke fra søkeren. Det kan for eksempel være nødvendig å be om søkerens samtykke i situasjoner hvor intervjueren har grunn til å tro at søkeren kan ha behov for oppfølging, men det ikke er noe konkrete holderpunkter som bekrefter dette.

Intervjueren skal gi søkeren tilstrekkelig informasjon til å forstå hva samtykket gjelder og hvilke konsekvenser det kan få, herunder hvem som skal få opplysningene, og hva opplysningene skal brukes til, før vedkommende eventuelt samtykker til at opplysningene gis til andre.

Samtykke skal registreres i asylintervjurapporten under punktet om ”Andre opplysninger eller merknader”.

8.2. Eskalering

Informasjon om særskilte forhold eskaleres i tråd med UDIs eskaleringspyramide, se UDI 2010-066.

Intervjueren skal ta direkte kontakt med nærmeste leder. Sensitive opplysninger skal av personvernhensyn ikke sendes i mail eller registreres i merknadsfeltet i DUF.

8.3. F1 saker

I saker hvor det forekommer opplysninger som gir grunnlag for vurdering av utelukkelse og/eller for å forelegge saken departementet, skal intervjueren videresende saken til F1.

I slike saker skal intervjueren overføre arbeidsoppgaven i DUF til oppgaveboksen Asyl-F1 (udi) med en kommentar i merknadsfeltet i oppgavedetaljer: ” til vurdering utelukkelse/forelegge departementet etter foretatt intervju”. Merknaden kan være kort, men det må fremgå hvilke opplysninger i saken som utløser en mulig utelukkelses- eller sikkerhetsvurdering. Helst ikke skriv personsensitive opplysninger.

8.4. Skjerming av opplysninger om personen i DUF

I saker som omhandler særskilte forhold skal intervjueren vurdere om det er behov for at saken tilgangsbegrenses i DUF, se UDI 2012-014: Skjerming av opplysninger i DUF.

Skjerming kan være aktuelt for eksempel dersom saken er spesielt medieutsatt eller fordi personen er volds- eller trusselutsatt.

9. Veiledning og oppfølging av intervjueren

Intervjuere kan ha behov for oppfølging og veiledning etter vanskelige intervjusituasjoner eller dersom han eller hun opplever at gjennomføring av intervjuer medfører en belastning over tid.

Ved behov for veiledningssamtale kan intervjueren ta kontakt med intervjufaglig koordinator i området eller med andre i intervjufaglig nettverk.

Intervjuere som har behov for oppfølging fra psykolog skal melde behov til leder med personalansvar og/eller til HR-enheten som kan formidle kontakt med psykologbistand.

Leder med personalansvar skal i dialog med intervjueren avklare om det er behov for tilrettelagt arbeidssituasjon eller annen bistand.

10. Avlyste intervjuer

10.1. Når søkeren ikke møter opp

Intervjueren skal informere logistikkansvarlig i Koordineringsenheten om at søkeren ikke har møtt til intervju.

Det skal registreres i DUF at søkeren ikke møtte til intervju. Se DUF-brukerveiledningen for informasjon om hvordan.

Se også UDI 2011-029: Innkalling og oppmøte til intervju i søknad om beskyttelse. 

10.2. Når intervjuet avlyses av UDI

Dersom UDI av ulike grunner må avlyse intervjuet, skal søkeren få tilbud om nytt intervju så snart som mulig.

Intervjueren eller personen som er ansvarlig for fordeling av saker skal informere Koordineringsenheten om at intervjuet må settes opp på nytt.

10.3. Når søkeren trekker søknaden om beskyttelse under intervjuet

Dersom søkeren ønsker å trekke søknaden om beskyttelse under intervjuet, skal intervjueren bistå søkeren med å fylle ut UDI 2014-007V: Melding om tilbaketrekking av asylsøknad.

Intervjueren skal informere søkeren om at han eller hun selv er ansvarlig for å levere skjema hos politiets utlendingsenhet.

Det skal framgå av asylintervjurapporten og DUF at søkeren har trukket søknaden om beskyttelse.

11. Kvalitetssikring av intervjuet og asylintervjurapporten

Gjennomføringen av intervjuet og asylintervjurapporten skal kvalitetssikres ved at:

• en erfaren saksbehandler leser asylintervjurapporten som en del av vurderingen av vedtaket
  
  
• intervjufagligkoordinator/rådgivere, enhetsleder eller andre erfarne saksbehandlere bisitter på intervjuet
  
  
• det gjennomføres årlige kvalitetsmålinger og gjennomganger av asylintervjurapporten

Se også UDI 2016-018: Mandat for intervjufaglig nettverk i Asylavdelingen