UDI 2013-015 Lydopptak ved søknad om beskyttelse

1. Innledning

Denne retningslinjen gir retningslinjer for når og hvordan lydopptak av asylintervju, opptak til bruk ved språkanalyse og ev andre lydopptak skal innhentes og behandles i UDI ved søknader om beskyttelse. Retningslinjen omhandler ikke bildeopptak.

Formålet med å gjøre lydopptak av asylintervjuet er å kunne dokumentere hva som ble sagt under intervjuet og for å kunne ivareta søkerens rettssikkerhet. Videre kan opptaket brukes ved kvalitetssikring av tolker og selve gjennomføringen av intervjuet. På denne måten vil UDI kunne sikre enhetlig praksis og forsvarlig saksbehandling.

Hjemmelen for å gjøre lydopptak av asylintervjuet finnes i utlendingsforskriften § 17-2 siste ledd der det står at ”det kan tas lyd- og bildeopptak av samtaler med asylsøkeren. Asylsøkeren skal orienteres om at det tas slikt opptak”. Hjemmel for opptak til språkanalyse er gitt i utlendingsforskriften § 17-7 første ledd bokstav h: «Utlendingsmyndighetene kan som ledd i å avklare en utlendings identitet pålegge utlendingen å delta i språkanalyse».

UDI tar i dag rutinemessig lydopptak i alle asylintervjuer.

2. Opptak og lagring av asylintervju og opptak til språkanalyse

Den praktiske fremgangsmåten for selve opptakingen er nærmere beskrevet i arbeidsrommet IT i brukerprosessene på UDI sitt intranett, se brukerveiledningen Asylintervju ASA punkt 2.3 under sakstypen Beskyttelse (ekstern lenke kun tilgjengelig for UDI). 

Etter et lydopptak er vellykket lagret i elektronisk dokumentarkiv, skal saksbehandleren slette kopien av lydopptaket som ligger på diktafon (eller annen opptaksmekanisme).

For nærmere detaljer om lydopptak til språkanalyse - se UDI 2011-023 Språkanalyse ved søknad om beskyttelse.

3. Gradert informasjon

Hvis det kommer frem opplysninger under asylintervjuet som intervjueren mener må graderes etter beskyttelsesinstruksen eller sikkerhetsloven, skal intervjueren ta en pause i intervjuet. Intervjueren tar kontakt med F1-teamet i UDI Kontroll for å avklare om opplysningene er av en slik art at saken må graderes. Hvis leveranseteam 2/F1 mener at opplysningene må graderes, overtar de intervjuet med sikkerhetsklarert tolk.

Hvis leveranseteam 2/F1 overtar intervjuet, fortsetter det på en gradert PC. Leveranseteam 2/F1 får en kopi av lydopptaket som er gjort før det slettes fra intervjuerens diktafon (eller annen opptaksmekanisme). Leveranseteam 2/F1 kopierer lydopptaket over på gradert PC. Opptaket tas etter endt intervju ut på en gradert minnepinne og blir så arkivert i henhold til regelverket for håndtering av gradert informasjon.

4. Tilgjengeliggjøring av lydopptak til parter i saken

Lydopptaket ligger tilgjengelig i dokumentlista i DUF Postklienten. En advokat tilknyttet saken kan se at det finnes et (eller flere) lydopptak i saken i eDialog, men det er ikke teknisk mulig å avspille lydopptak via eDialog.

Advokat (eller parter i saken) som ønsker en kopi av lydopptaket for å kunne avspille det, må henvende seg til lydopptak@udi.no. Dokumentsenteret besvarer henvendelser og oversender lydopptak på minnepinner per rekommandert post.

5. Andre henvendelser om lydopptak

Språkenheten besvarer henvendelser som gjelder forhold knyttet til det tolkefaglige.

6. Tilgjengelige lydopptak

De fleste lydopptak vil være tilgjengelig i DUF.

I noen saker der man forventer å finne et lydopptak vil man likevel ikke kunne gjenfinne et lydopptak. Dette kan det være ulike årsaker til:

• Lydopptaket var ødelagt eller av for dårlig kvalitet til å bli lagret.

• Lydopptaket har blitt slettet ved en feil.

• Lydopptaket er svært gammelt og er arkivert på CD-ROM i arkivet. UDI startet opp med lydopptak da ansvaret for asylintervjuer ble overført fra politiet til UDI fra juli 2000. Lydopptakene ble lagret på CDROM, og denne praksisen fortsatte til høsten 2003. CD-ene ble påført sakens DUF-nummer, men det ble ikke registret i DUF at det ble gjort lydopptak. Kontakt Dokumentsenteret for nærmere informasjon om et slikt lydopptak.

7. Dersom det er behov for å endre et lydopptak

Lydopptak skal behandles som saksdokumenter i saken etter forvaltningslovens regelverk. Det betyr at det ikke skal foretas endringer i filene, som kompromitterer informasjonen i lydopptakene.

Det kan allikevel oppstå tilfeller der det er behov for å endre informasjonen, der regelverket gir adgang til dette. For eksempel kan dette gjelde dersom intervjuet inneholder informasjon som parten ikke skal ha tilgang til, eller bare ha delvis tilgang til. Noe informasjon på lydopptakene kan være av en slik art at informasjonen ikke er relevant for asylsaksbehandlingen.

I slike tilfeller lagres det originale lydopptaket på vanlig måte i fagsystemet, men markeres og settes til «Unntatt partsinnsyn» og en kopi-fil blir redigert, lagret og kan utleveres. Det er kun dokumentsenteret som skal foreta redigering av lydopptak. Dersom et team finner det nødvendig å redigere et lydopptak skal den sende en bestilling om redigering som e-post til lydopptak@udi.no. Bestillingen skal inkludere en konkret henvisning (minutt og sekund) til hvilket/hvilke områder i lydopptaket som skal redigeres vekk. Bestillingen skal også inkludere en bekreftelse på at behovet for redigering er avklart med leder.

Den aktuelle teamet har også ansvar for å lage et forvaltningsnotat (tilgjengelig for advokat) i saken som redegjør for redigeringen. Notatet bør vise tydelig at noe er tatt bort og vise til hjemmel for at dette unntas. Notatet lagres i fagsystemet når bestillingen til dokumentsenteret sendes.