UDI 2014-003 Utenriksstasjonenes arbeid med overføringsflyktninger

1. Innledning

I denne retningslinjen beskriver vi ansvaret utenriksstasjonene har når overføringsflyktninger reiser til Norge. Vi omtaler både selve saksgangen og retningslinjene for utstedelse av passerbrev og innreisevisum (D-visum). Utenriksstasjonene praktiserer allerede de fleste rutinene vi beskriver her.

Målet med retningsinjen er at dere som jobber ved utenriksstasjonene lettere skal forstå saksgangen i reiseforberedelsene med overføringsflyktninger. Vi håper vi kan få til lik praksis ved alle utenriksstasjonene.

2. Samarbeidspartnere

I saker med overføringsflyktninger samarbeider utenriksstasjonene med Utlendingsdirektoratet (UDI), International Organization for Migration (IOM) og FNs Høykommissær for flyktninger (UNHCR).

UDI gir overføringsflyktningene innreisetillatelse og oppholdstillatelse, jf. utlendingsloven § 35 første og tredje ledd. Utenriksstasjonen skal utstede innreisevisum (D-visum), jf. utlendingsloven § 12, jf. utlendingsforskriften § 3-13 første ledd.

3. To hovedkategorier av saker

Vi har to hovedkategorier av saker:

1. Saker hvor UDI har foretatt intervju (kommisjonssaker)
Denne kategorien utgjør majoriteten av sakene. UDI intervjuer søkeren i oppholdslandet hans eller hennes før søkeren reiser til Norge. Allerede før søkeren reiser inn til Norge bestemmer UDI hvorvidt han eller hun også skal få flyktningstatus, jf. utlendingsloven §§ 28 annet ledd, jf. 28 første ledd.

2. Saker hvor UDI ikke har foretatt intervju (dossiersaker)
I disse sakene intervjuer ikke UDI søkeren før innreise. Vi gir dem innreisetillatelse, jf.utlendingsloven § 35 første ledd. UDI avgjør om søkeren skal få oppholdstillatelse som flyktning etter 28 eller oppholdstillatelse etter § 38 etter at norsk politi har intervjuet søkeren.

Det er UNHCR som fremmer de fleste søknadene, og de er som oftest også involvert i forberedelsene av innreisen. I andre tilfeller kan instansen som har fremmet søknaden bli involvert i reiseforberedelsene. Vi omtaler ikke det sistnevnte tilfellet her.

4. UDIs reisebestilling til IOM og utenriksstasjonen

UDI fatter vedtak om innreise. Vi sender melding om vedtaket til UNHCR og til utenriksstasjonen i flyktningens oppholdsland. Deretter sender vi en reisebestilling (travel request) til IOM og den norske utenriksstasjonen i oppholdslandet. Vi sender en kopi av reisebestillingen til UNHCRs stedlige kontor. I reisebestillingen angir vi et tidsrom på to uker som søkeren skal ankomme Norge innenfor. De to ukene blir bestemt av en avtale Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) har inngått med bosettingskommunen.

Vi sender reisebestillingen på sikker e-post (Secure:). E-posten har emnefelt som for eksempel: Secure: Travel request Sudan-Norway, Sauherad commune (TRF), 7 persons

Koden TRF er IATAs flyplasskode for Torp Sandefjord lufthavn.

5. IOMs ansvar

IOM skal bestille billetter med ankomst innenfor de to ukene UDI har oppgitt. Dersom innreisen av ulike årsaker ikke finner sted i løpet av det oppgitte tidsrommet skal IOM gi UDI beskjed om dette. Innreisen skal da skje så raskt som mulig etter disse to ukene.

IOM skal sammen med UNHCR fremskaffe utreisetillatelse der dette er nødvendig, og assistere flyktningene ved utreisen.

6. Utenriksstasjonens ansvar

I reisebestillingen ber vi utenriksstasjonen om å samarbeide med IOM og/eller UNHCR om den informasjonen dere trenger for å utstede passerbrev og innreisevisum (D-visum).

Utenriksstasjonene utsteder passerbrev og innreisevisum (D-visum) som gjelder i 90 dager. Gyldighetsperioden må ikke være lenger enn tiden innreisetillatelsen gjelder for. Datoen for siste innreisedag skal ikke fastsettes senere enn seks måneder fra UDIs vedtak, med mindre særlige grunner tilsier unntak, jf. utlendingsforskriften § 10-17 første ledd. Særlige grunner vil for eksempel kunne gjelde for de overføringsflyktningene som har problemer med å få utreisetillatelse fra landet de oppholder seg i, eller det foreligger medisinske forhold som gjør at reisen ikke kan gjennomføres før det har gått 6 måneder.

Passerbrev
Et passerbrev kan utstedes til en person som har fått innreisetillatelse til Norge, men som ikke har gyldig reisedokument eller mulighet til å skaffe seg dette, jf. utlendingsforskriftens § 12-9 første ledd. Et passerbrev kan derfor utstedes til personer som UDI har gitt innreisetillatelse etter utlendingsloven § 35. Passerbrevet er bare gyldig for en enkelt reise.

Innreisevisum
Innreisevisumet gir rett til opphold i syv dager innen Schengen, jfr. forskriften § 3-13. Disse syv dagene må være innenfor gyldighetsperioden på 90 dager. Flyktningen må derfor i løpet av de første syv dagene etter ankomsten henvende seg til norsk politi for å få oppholdstillatelsen effektuert.

De 90 dagene i gyldighetsperioden skal gi IOM og UNHCR tid til å bestille nødvendige billetter og ordne med andre utreiseformaliteter. Utenriksstasjonen skal finne en egnet 90 dagers gyldighetsperiode sammen med IOM og/eller UNHCR.

Utenriksstasjonene har tilgang på hovedpersonens vedtak i NORVIS.

IOM informerer UDI dersom gyldighetsperioden på passerbrevet eller visumet utløper før innreisen finner sted. UDI instruerer da utenriksstasjonen om å utstede nye passerbrev og visum.

7. Personkontroll

Etter avtale med UDI kan utenriksstasjonene frita visse grupper av søkere fra personlig oppmøte. Dette gjelder blant annet overføringsflyktninger, og fremgår av UDI 2011-040.

I mange tilfeller får flyktningene reisedokumentene sine fra IOM ved utreisen. Hensikten er å sikre at den som skal reise er identisk med den personen reisedokumentet er utstedt for.

I andre tilfeller henter UNHCR reisedokumentene hos utenriksstasjonen, blant annet når de trenger dem for å søke om utreisevisum for flyktningen.

8. Forskjellige praktiske rutiner i reiseforberedelsene

De praktiske rutinene er forskjellige i kommisjonssaker og dossiersaker.

Kommisjonssaker
I forkant av en uttakskommisjon har UDI et møte med den norske utenriksstasjonen og IOM. I de fleste tilfellene er UNHCR også til stede. Under møtet etablerer vi kontaktpunkter hos de forskjellige representantene og avklarer arbeidsfordelingen. Det er en fordel om den ambassadetilsatte som skal utstede passerbrev og innreisevisum (D-visum) er til stede på dette møtet. UDI gir utenriksstasjonen informasjon om omtrentlig antall personer som skal ha passerbrev og visum, og skriver referat fra møtet.

Når uttakskommisjonen er tilbake i Norge, lager UDI en liste over de flyktningene som skal komme. Vi legger også ved to passfotografier av hver søker. Listen og passfotografiene leveres eller sendes til Utenriksdepartementet (UD) i dobbel konvolutt. UDI merker den innerste konvolutten med utenriksstasjonens navn, og den ytterste med følgende adresse:

Utenriksdepartementet
v/kurertjenesten
Postboks 8114 Dep.
0032 Oslo

Forsendelsene fra UD går en gang i uken.

Dossiersaker
Utenriksstasjonen kontakter selv IOM for å få den informasjonen og det materialet den trenger for å utstede passerbrev og innreisevisum. Dette inkluderer blant annet to passfotografier av søkerne. UDI tar ikke disse passfotografiene selv.

9. Hasteprosedyre

En del av sakene blir behandlet på hasteprosedyre. Dette gjelder både kommisjonssaker og dossiersaker. Ved hasteprosedyre fatter UDI vedtak om innreise innen 48 timer. IMDi har som mål at en kommune skal ha fattet et vedtak om at de vil ta imot flyktningen innen de 48 påfølgende timene. Også her sender vi melding om vedtaket til UNHCR og til utenriksstasjonen i flyktningens oppholdsland. Deretter sender vi en reisebestilling (travel request) til IOM og den norske utenriksstasjonen i oppholdslandet. Vi sender kopi til UNHCR sitt stedlige kontor. UDI ber deretter IOM om å bestille billetter med ankomst så snart som mulig. Vi ber også utenriksstasjonen utstede passerbrev og innreisevisum så raskt som mulig.

Reisebestillingene i disse sakene kan ha emnefelt som i eksempelet under:

Secure: EMERGENCY travel request Sudan-Norway, Sauherad commune (TRF), 7 persons

I tilfeller som disse må utenriksstasjonen ta kontakt med IOM og/eller UNHCR umiddelbart, slik at reisen kan foretas så raskt som mulig.

10. Prosedyrer i land der Norge ikke har utenriksstasjon

Hvis overføringsflyktningen skal reise fra et land hvor Norge ikke har utenriksstasjon, kontakter UDI UD v/Seksjon for konsulære saker og utlendingsfeltet så tidlig som mulig. UD gir UDI beskjed om utenriksstasjonen som har det aktuelle landet i sitt embetsdistrikt kan ta ansvaret for utstedelse av passerbrev og innreisevisum (D-visum). Dersom en slik løsning ikke er mulig, finner UD og UDI en annen løsning i fellesskap.