UDI 2015-018 Anmodning om representant, setteverge eller verge

1. Innledning

Retningslinjen gir veieldning for når og hvordan utlendingsmyndighetene skal anmode Statsforvalteren om å oppnevne representant etter utlendingsloven (utl) § 98 b, setteverge etter utl. § 81, verge etter vergemålsloven (vgml) § 27 (ekstern lenke til Lovdata) og verge etter vgml. § 20 (ekstern lenke til Lovdata).

Statsforvalteren skal ha beskjed så snart politiets utlendingsenhet (PU) eller utlendingsdirektoratet (UDI) har blitt klar over at det befinner seg en person i Norge som faller inn under en av disse bestemmelsene.

Det er egne retningslinjer for mottak og retur håndtering av tilfeller der mottaket og mottak og retur blir kjent med at et barn som er registrert som enslig mindreårig allikevel kan ha foreldre i Norge, jf. UDI 2013-024 Region- og mottaksavdelingens arbeid med enslige mindreårige punkt 4.

2. Anmodning om representant

2.1 Når skal UDI og PU be om representant

PU og UDI skal be Statsforvalteren om å oppnevne en representant, jf.utl. § 98 a i tilfeller der en mindreårig søker om:

• beskyttelse i Norge uten foreldre eller andre med foreldreansvar. Se Barnelova kapittel 2 (ekstern lenke til Lovdata) Kven som er foreldra til barnet
• beskyttelse sammen med sine foreldre eller andre med foreldreansvar i Norge, dersom disse midlertidig er ute av stand til å ivareta foreldreansvaret
• begrenset oppholdstillatelse etter særskilte ordninger for personer som antas å være utsatt for menneskehandel i medhold av utl. § 38

Det er Statsforvalteren i det fylke hvor den mindreårige har fast opphold som skal oppnevne en representant for vedkommende, jf. utl. § 98 b. Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus oppnevner representant i første instans i alle saker hvor den mindreårige registreres som enslig mindreårig asylsøker hos PU.

I tilfeller der det er behov for rask oppnevning av en representant slik som ved registrering av en søknad hos PU, kan Statsforvalteren kontaktes på hastetelefon 45 84 26 85. I forbindelse med registreringen skal PU sende en skriftlig anmodning som beskrevet under.

2.2 Hva skal beskjeden til Statsforvalteren inneholde?

2.2.1 Oppnevning av representant for enslige mindreårige asylsøkere

PU skal anmode Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus om en representant når en person som søker om beskyttelse i Norge er under 18 år og uten foreldre eller andre med foreldreansvar, jf. utl. § 98 a første ledd første punktum .

Anmodningen skal inneholde datoen for når barnet ankom Norge og informasjon om at barnet ikke har foreldre i riket.

Anmodningen registreres i DUF, og sendes til Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus på sensitiv e-post til sfospost@statsforvalteren.no.

2.2.2  Oppnevning av representant når barnet ankommer Norge etter sin/e forelder/e

I tilfeller der barnet søker om beskyttelse, på et annet tidspunkt enn en eller begge foreldrene, er hovedregelen at barnet skal registreres som enslig mindreårig og PU skal anmode om representant etter utl. § 98 a første ledd første punktum. Slektsforholdet vil avklares ved det kommende asylintervjuet eller med en DNA-undersøkelse.

I anmodningen skal det stå:

• hva som er grunnlaget for at PU mener det ikke finnes tilstrekkelig informasjon om relasjonen til å legge den til grunn før etter at det er gjennomført et intervju med barnet
• foreldrenes fullstendige navn, DUF-nummer og adresse

Anmodningen registreres i DUF, og sendes til Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus på sensitiv e-post til sfospost@statsforvalteren.no

PU og UDI behøver ikke å sende slik anmodning hvis:

• foreldreskapet kan dokumenteres
• det i DUF fremgår at barn og foreldre har bodd sammen i Norge med en annen oppholdstillatelse

2.2.3 Oppnevning av representant der foreldrene ikke kan utøve foreldreansvaret

UDI og PU skal anmode Statsforvalteren om å oppnevne representant i saker der foreldre ikke lenger er i stand til å utøve foreldreansvaret, jf. utl. § 98 a første ledd siste punktum. Dette kan for eksempel være saker der foreldrene har blitt fratatt foreldreansvaret eller der foreldrene er fysisk ute av stand til å utøve foreldreansvaret. Dette kan være tilfellet i ankomstfasen eller inntre på et senere tidspunkt.

Anmodningen til Statsforvalteren skal inneholde følgende informasjon i saker der det er tvil om foreldrenes evne til å utøve foreldreansvaret:

• grunnlaget for hvorfor PU eller UDI mener det er tvil om foreldrenes evne til å ivareta foreldreansvaret
• foreldrenes fullstendige navn, DUF-nummer og adresse
• om foreldrene står som utvandret i DUF, men oppholder seg i Norge

Anmodningen registreres i DUF, og sendes på sensitiv e-post til Statsforvalteren i det fylket barnet er bosatt.

I tilfeller der det er grunn til å tro at barnet er eller vil bli utsatt for alvorlige mangler ved den daglige omsorgen eller andre former for omsorgssvikt, skal PU eller UDI uten grunnet opphold sende en bekymringsmelding til lokal barneverntjeneste, jf. barnevernloven § 6-4 (ekstern lenke til Lovdata).

2.2.4 Oppnevning av representant for barn utsatt for menneskehandel

Når en enslig mindreårig søker om begrenset oppholdstillatelse etter særskilte ordninger for personer som antas å være utsatt for menneskehandel i medhold av utl. § 38 skal PU anmode Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus om oppnevning av en representant, jf. utl. § 98 a annet ledd.

Anmodningen skal inneholde datoen for når barnet ankom Norge, informasjon om at barnet ikke har foreldre i riket og at barnet har søkt om en tillatelse etter utl. § 38 på bakgrunn av menneskehandel.

Anmodningen registreres i DUF, og sendes til Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus på sensitiv e-post til sfospost@statsforvalteren.no.

2.3 Retten til representant når søkeren er vurdert som overårig

PU skal anmode Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus om en representant når en person som søker om beskyttelse i Norge er under 18 år og uten foreldre eller andre med foreldreansvar, jf. utl. § 98 a første ledd første punktum.

Der PU mener det er åpenbart at søkeren ikke er mindreårig og har endret søkerens alder til over 18 år ansees personen som overårig og PU skal ikke anmode om representant. PU skal orientere Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus om at personen ikke lenger er registrert som mindreårig på sensitiv e-post til sfospost@statsforvalteren.no. Korrespondansen registreres i DUF.

Kommer det frem opplysninger på et senere tidspunkt som enten bekrefter søkerens egne opplysninger om alder eller skaper tvil om søkeren er overårig vil PU eller UDI anmode Statsforvalteren i det fylket søkeren er bosatt i tråd med punkt 2.2.

2.4 Orientering til Statsforvalteren når UDI fatter vedtak

2.4.1 Når UDI fatter vedtak om beskyttelse

UDI skal sende oversendelsesbrevet til Statsforvalteren der den mindreårige bor i alle vedtak om beskyttelse der søkeren har representant. Brevet registreres i DUF og sendes på sensitiv e-post til Statsforvalteren som har oppnevnt representanten med kopi til Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus.

2.4.2 Når UDI innvilger oppholdstillatelse til en forelder som befinner seg i utlandet

Når UDI innvilger en tillatelse til en forelder som befinner seg i utlandet skal UDI sende oversendelsesbrevet og en kort orientering om forholdene som kan føre til endringer i behovet for representant eller verge til Statsforvalteren. Korrespondansen registreres i DUF og sendes på sensitiv e-post til Statsforvalteren som har oppnevnt representanten med kopi til Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus.

3. Setteverge

3.1 Setteverge ved samtale med barn

Ved gjennomføringen av samtaler med barn i utlendingsforvaltningen kan det besluttes at foreldrene ikke tillates å være tilstede.

Det organet som skal gjennomføre samtalen skal anmode Statsforvalteren om å oppnevne setteverge i saker der:

• barnet selv ønsker å gjennomføre en samtale uten at foreldrene tillates å være tilstede, jf. utl. § 81 tredje ledd første punktum
• PU eller UDI beslutter at det skal gjennomføres en samtale med barnet uten at foreldrene er til stede, jf. utl. § 81 tredje ledd siste punktum

Anmodning om setteverge rettes til Statsforvalteren der samtalen skal finne sted og skal inneholde informasjon:

• om det er barnet selv, PU eller UDI som ønsker en samtale uten foreldrene til stede
• en kort begrunnelse for hvorfor PU eller UDI mener foreldrene ikke bør tillates å være tilstede om foreldrenes fullstendige navn, DUF-nummer og adresse
• om hvilken samtale det er behov for setteverge og planlagt tidsrom for samtalen eller eventuelt dato hvis denne allerede er satt

Anmodningen registreres i DUF, og sendes på sensitiv e-post til Statsforvalteren der samtalen skal finne sted.

Hvis det oppstår et akutt behov for rask oppnevning av en setteverge, kan Statsforvalteren kontaktes på hastetelefon 45 84 26 85 utenfor vanlig arbeidstid. I arbeidstiden gjelder følgende telefonnummer; 22 00 35 60. Det skal samtidig sendes en skriftlig anmodning.

I forkant av samtalen skal PU eller UDI gi beskjed til foreldrene om at det er oppnevnt en setteverge for samtalen.

4. Når representant eller verge ikke kan møte

UDI kan anmode Statsforvalteren om oppnevning av en midlertidig verge etter vgml. § 27 (ekstern lenke til Lovdata) i saker der oppnevnt representant eller verge ikke kan møte til planlagt intervju eller bor i et annet fylke enn der intervjuet skal finne sted og det er behov for hurtig behandling av anmodningen.

Anmodningen skal inneholde:

• Grunnlag for behov for midlertidig representant
• Informasjon om samtalen det er behov for midlertidig verge

Anmodningen registreres i DUF, og sendes på sensitiv e-post til Statsforvalteren i det fylket samtalen skal finne sted.

Statsforvalteren vil som hovedregel oppheve og frita representanten eller vergen fra å delta i denne samtalen for så å oppnevne en midlertidig representant eller verge.

I slike tilfeller kan UDI ringe til Statsforvalteren på hastetelefon 45 84 26 85 og anmode om midlertidig verge. Det skal samtidig sendes en skriftlig anmodning.

5. Verge

5.1 Verge i saker med motstridende interesser

I tilfeller der det fremkommer at det er motstridende interesser mellom barn og deres foreldre, og foreldrene på bakgrunn av dette ikke kan ivareta barnets interesser i asylsaken, skal det oppnevnes en midlertidig verge etter vgml. § 27 (ekstern lenke til Lovdata). Denne hjemmelen kan også benyttes i saker der barnet gir opplysninger som foreldrene ikke bør ha kjennskap til, jf. forvaltningsloven (fvl) § 19.

For mer utfyllende informasjon om når dette kan være aktuelt se UDI 2010-075 Høring av medfølgende barn i saker om beskyttelse punkt 8.1 og UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven.

I disse tilfellene vil det også ofte være aktuelt at barnet søker om bytte av advokat, jf, UDI 2018-005 Utlendingsdirektoratets organisering og administrering av advokatordningen.

Anmodning om verge rettes til Statsforvalteren der barnet bor og skal inneholde informasjon om:

• hva slags søknad barnet har til behandling
• bakgrunnen for at PU eller UDI mener det er behov for at barnet får verge i saken
• foreldrenes fullstendige navn, DUF-nummer og adresse

Anmodningen registreres i DUF, og sendes til Statsforvalteren i det fylket der barnet bor på sensitiv e-post.

5.2 Verge til voksne

Hvis det er behov for det, kan det opprettes vergemål for den som har fylt 18 år, og som på grunn av sinnslidelse, herunder demens, psykisk utviklingshemming, rusmiddelmisbruk, alvorlig spilleavhengighet eller alvorlig svekket helbred ikke er i stand til å ivareta sine interesser, jf. vgml. § 20 (ekstern lenke til Lovdata). 

En verge skal bistå med å ivareta personens interesser opp mot offentlig forvaltning, herunder at vergen utøver partsrettigheter på vegne av personen med verge.

Statsforvalteren kan fatte et midlertidig vedtak om verge i saker der vilkårene etter vgml. § 20 (ekstern lenke til Lovdata) antas å være tilstede og ta en midlertidig avgjørelse om hel eller delvis fratakelse av den rettslige handleevnen, jf. vgml. § 61 første ledd (ekstern lenke til Lovdata)

UDI og PU skal be Statsforvalteren, i det fylket personen bor, ta en midlertidig avgjørelse om verge når det er sannsynlighetsovervekt for at en person som søker om en tillatelse, eller er referanse i en sak etter utlendingsloven, oppfyller grunnvilkårene i vgml. § 20 (ekstern lenke til Lovdata).

Saksbehandler hos PU eller UDI skal informere personen om vår vurdering av deres behov for verge og spørre personen, eller eventuelt nære familiemedlemmer, hva han eller hun tenker om dette. For personer som er samtykkekompetente skal samtykke innhentes. 

Når PU og UDI ber Statsforvalteren om å fatte et midlertidig vedtak om verge trenger Statsforvalteren informasjon om:

• personens fullstendige navn, DUF-nummer og adresse
• observasjoner og vurderingen som er gjort   
• hva personen har blitt informert om i forhold til UDI/PU sin forståelse av personens behov for verge
• hva personen selv, eventuelt nærmeste familie, mener om behovet for verge
• at det er/er forsøkt innhentet samtykke til at Statsforvalteren kontaktes

Anmodningen registreres i DUF, og sendes til Statsforvalteren der personen bor på sensitiv e-post.

Saksbehandler hos PU eller UDI må vurdere hvorvidt de skal melde fra til Retur og mottak om de forholdene som har ført til at det er anmodet om midlertidig verge.

I forkant av en samtale med en person som har fått oppnevnt verge, skal vergen og personen det gjelder få muligheten til å ha en samtale om vergens oppgave og rolle. Det kan påberegnes omtrent 20 minutter til en slik samtale.

6. Oppnevning av ny representant eller verge ved flytting til annet fylke

Siden ansvaret for å tildele representant og verge ligger hos Statsforvalteren skal Statsforvalteren informeres når en person flytter fra et mottak til et annet. For personer som bor på mottak er det mottaket der personen bor som melder i fra til Statsforvalteren om flyttingen. Dette gjelder både for enslige mindreårige som har representant og personer under vergemål. For mer informasjon om når enslige mindreårige flytter, jf. UDI 2011-014 Krav til mottakenes håndtering av enslige mindreårige asylsøkeres ankomst til, og flytting fra mottak samt permisjonssøknader og UDI 2011-034  omsorgsarbeid for enslige mindreårige i mottak punkt 2.2 (Red.anm: Retningslinjen er arkivert 09.01.2024).

Når Statsforvalteren har oppnevnt en ny representant for en mindreårige, vil oppdatert informasjon gå til Folkeregisteret som deretter vil bli oppdatert i DUF. Oppdraget for den først oppnevnte representanten opphører ikke før en ny er oppnevnt, jf. utl. § 98 g andre ledd siste punktum.

Når Statsforvalteren oppnevner en ny verge, skal de gi beskjed til UDI. UDI registrerer opplysningene i DUF som «Saksrelasjon» under «Endre/registrere saksopplysninger».

7. Utveksling av taushetsbelagt informasjon mellom Statsforvalteren og utlendingsforvaltningen

Taushetsbelagte opplysninger som er nødvendige for oppnevningen av representant, setteverge og verge kan utleveres til Statsforvalteren med hjemmel i fvl. § 13 b første ledd nr. 5 (ekstern lenke til Lovdata). Hva som ansees som nødvendig avhenger av hvilken hjemmel som er benyttet for å oppnevne en representant, verge eller setteverge. Statsforvalteren skal aldri ha hele dokumenter, men kun utdrag av det vi mener er relevant.

8. Registrering i DUF

I de tilfeller der Statsforvalteren oppnevner en representant for en person blir denne informasjonen oversendt til Folkeregisteret. DUF vil deretter bli oppdatert med de nye opplysningene fra folkeregisteret.

Informasjon om setteverge og midlertidig verge vil ikke bli oppdatert via Folkeregisteret. Disse skal registreres på personen i DUF i et eget trinn «Registrer midlertidig representant» under arbeidsprosessen «endre personopplysninger» i DUF.

Når en voksen eller et barn får oppnevnt en verge sender Statsforvalteren beskjed til UDI. UDI registrere opplysningene i DUF som «Saksrelasjon» under «Endre/registrere saksopplysninger».