UDI 2017-009 Asylavdelingen gir advokat tilgang til dokumenter i eDialog

1 Innledning

eDialog er UDIs løsning for elektronisk kommunikasjon med advokater og rettshjelpere som omhandles i domstolloven § 218 nr. 3 første setning. Alle advokater i UDIs advokatordning for asylsaker skal bruke eDialog. UDI skal ta stilling til partsinnsyn og gi advokaten tilgang til dokumenter i eDialog.

Hovedregelen om partsinnsyn er at partsinnsyn skal vurderes når parten ber om det, sammenlign UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven punkt 4.3. Denne retningslinjen avviker fra hovedregelen. Det betyr at ASA på eget initiativ skal ta stilling til om dokumentene i en asylsak er omfattet av reglene om partsinnsyn før parten (ved advokaten) har bedt om det. Bakgrunnen for avviket er den tekniske løsningen i eDialog. I eDialog får advokaten en liste som viser alle dokumenter som er produsert i saken, med unntak av interne dokumenter. Hensikten med internmeldingen er å unngå at advokater må henvende seg til UDI for å be om partsinnsyn i dokumenter som går frem av dokumentlisten, men som av ulike årsaker ikke er sendt til advokaten. Det er upraktisk og tidkrevende for både advokat og UDI, og det er derfor viktig at rutinene i denne IMen følges.

Retningslinjen gjelder bare for advokater som er tilknyttet eDialog. Advokater som ikke er tilknyttet eDialog må be om partsinnsyn på vanlig måte.

Retningslinjen gjelder bare for asylavdelingen (ASA).

Retningslinjen gjelder eSaker (se punkt 2 til 4) og papirsaker (se punkt 5).

2 Når skal asylavdelingen ta stilling til partsinnsyn i eSaker?

2.1 Søkeren får tildelt advokat før vedtak

ASA skal ta stilling til om alle eksisterende dokumenter i saken er omfattet av reglene om partsinnsyn når det blir oppnevnt advokat for søkeren før vi fatter vedtak i saken. Dette gjelder for eksempel enslige mindreårige asylsøkere og i saker der vi vurderer utelukkelse fra beskyttelse.

2.2 Asylavdelingen sender ut vedtak

ASA skal ta stilling til partsinnsyn for alle dokumenter når vi sender ut vedtak dersom søkeren har en advokat som er tilknyttet eDialog i saken. I asylsaker blir advokat ofte oppnevnt etter at vedtak om avslag på søknaden om beskyttelse er fattet. ASA skal da ta stilling til partsinnsyn så snart advokaten er oppnevnt i saken og sende advokaten alle dokumenter som ikke er unntatt fra partsinnsyn sammen med vedtaket.

2.3 Asylavdelingen sender korrespondanse til advokaten

ASA skal ta stilling til partsinnsyn hver gang vi sender korrespondanse til advokaten, for eksempel slik at vi sender ved dokumentene i saken når vi oppnevner advokat til en enslig mindreårig asylsøker.

2.4 Advokaten ber om partsinnsyn

ASA skal ta stilling til partsinnsyn når advokaten ber om partsinnsyn.

3 Hvilke dokumenter skal asylavdelingen gi advokaten tilgang til?

ASA skal gi advokaten tilgang til alle dokumenter som ikke er unntatt partsinnsyn.

Når ASA vurderer partsinnsyn, skal ASA ta stilling til alle dokumentene i dokumentlisten. ASA kan enten

• gi advokaten tilgang til dokumentet
• unnta hele dokumentet fra partsinnsyn
• unnta opplysninger i dokumentet fra partsinnsyn

Dokumenter som er merket som interne dokumenter i dokumentlisten i Postklienten vil ikke vises i advokatens leserute av eDialog og ASA kan ikke gi advokaten tilgang til interne dokumenter.

4 Asylavdelingen unntar dokumenter fra partsinnsyn

4.1 Hele dokumentet unntas partsinnsyn

Dersom ASA unntar dokumenter eller opplysninger i dokumenter fra partsinnsyn, skal vi informere advokaten om

• hvilke dokumenter som er unntatt partsinnsyn
• hjemmelen for at de enkelte dokumentene er unntatt partsinnsyn

ASA kan informere advokaten enten i et eget brev eller i samme brev som korrespondanse vi ellers sender (for eksempel oversendelsesbrev).

Dokumentnumrene i advokatens lesevindu av eDialog samsvarer ikke med dokumentnumrene som vi ser i DUF. ASA må derfor sørge for at dokumentene er tilstrekkelig identifiserte, for eksempel med dokumentdato, dokumentnavn, avsender og mottaker.

Dokument markeres som «unntatt partsinnsyn» i dokumentlisten i Postklienten. Husk hjemmel. En advokat kan ikke lese et dokument som er markert som "unntatt partsinnsyn".

På samme måte må man fjerne avhukingen dersom et dokument i dokumentlisten i Postklienten ikke lenger skal være unntatt partsinnsyn.

4.2 Opplysninger i dokumentet unntas partsinnsyn

Unntatt partsinnsyn
Dersom ASA unntar noen av opplysningene i dokumentet fra partsinnsyn, skal advokaten få innsyn i en sladdet kopi av dokumentet. ASA gir altså delvis partsinnsyn i dokumentet. Saksbehandler skal ta utskrift av dokumentet, sladde opplysningene som er unntatt fra partsinnsyn og påføre hjemmel for unntak fra partsinnsyn i margen på dokumentet.

Delvis unntatt partsinnsyn
Dersom opplysninger i et dokument er unntatt partsinnsyn, skal advokaten få tilgang til de delene av dokumentet som ikke er unntatt partsinnsyn. ASA skal altså gi delvis partsinnsyn i slike dokumenter.

5 Underskrift fra advokaten

Det er ikke nødvendig at advokaten i sin korrespondanse med utlendingsmyndighetene undertegner henvendelsene i eDialog. Vi anser at det foreligger tilstrekkelig notoritet (å unnlate signatur) siden advokaten må logge seg på eDialog og har derved tilkjennegitt sin identitet (se lov om elektronisk signatur lov-2001-06-15-81 § 3)

6 Saker som ikke er eSaker

eDialog kan også brukes i papirsaker. I eDialog vil det stå «Dokumentlisten er ufullstendig da saken er en papirsak» over dokumentlisten. I tillegg står det «papirsak» bak saksnummeret. For eSaker står det «eSak» bak saksnummeret.

I papirsaker kan det imidlertid variere hvor mange av dokumentene som er tilgjengelige digitalt. UDI skal ta stilling til partsinnsyn for alle dokumenter som er elektronisk tilgjengelige i utlendingssaken (se rutinene i punkt 2 til 4 over).

Dersom saken er en papirsak, må advokaten be om partsinnsyn på vanlig måte (se UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven punkt 4.3). ASA må vurdere hvordan man skal gi dokumentinnsyn. ASA kan scanne papirdokumenter for å gjøre dem tilgjengelige i eDialog. Dersom dokumentene scannes inn, skal UDI følge rutinene for vurdering av partsinnsyn (se punkt 2 til 4 over).