UDI 2018-002 Krav til advokatene i Utlendingsdirektoratets advokatordning

1. Innledning

Retningslinjene her gjelder for advokater som deltar i Utlendingsdirektoratets advokatordning for søknader om beskyttelse. Retningslinjene gir også generell informasjon om advokatordningen.

UDI 2018-005 Utlendingsdirektoratets organisering og administrering av advokatordningen gir retningslinjer for organisering og administrering internt i direktoratet av advokatordningen ved søknader om beskyttelse.

Det er fritt advokatvalg i søknader om beskyttelse. Det følger av utlendingsforskriften § 17-20 annet ledd at departementet kan opprette en advokatordning for å bistå utlendinger i blant annet søknader om beskyttelse. Dette skal sikre at asylsøkere får den juridiske bistanden og veiledningen de har krav på, og at tildelingen av advokater skjer på en ryddig måte. Denne ordningen forvaltes i dag av Utlendingsdirektoratet.

2. Rett til bistand under saksbehandlingen i UDI

2.1. Rett til fritt rettsråd i første instans

Følgende søkergrupper har rett til fritt rettsråd i første instans:

• enslige mindreårige asylsøkere
  
  
• saker der utelukkelse (eksklusjon) kan bli utfallet
  
  
• saker som kan berøre grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn

2.2. Rett til fritt rettsråd under klagebehandlingen

Asylsøkere har rett til fritt rettsråd uten økonomisk behovsprøving når UDI har avslått søknaden om beskyttelse. Søkere som har fått avslag på søknaden om beskyttelse, men som er gitt opphold etter utlendingsloven § 74 har rett til fritt rettsråd på avslaget om asyl. Enslige mindreårige som får avslag på søknaden om beskyttelse, men som innvilges en tidsbegrenset tillatelse etter utlendingsforskriften § 8-8 har rett til fritt rettsråd.

Fritt rettsråd uten behovsprøving gjelder imidlertid ikke for søkere som har fått sin søknad om beskyttelse nektet realitetsbehandlet etter utlendingsloven § 32 første ledd bokstav a eller d, med unntak for søknader fra enslige mindreårige asylsøkere. Rett til fritt rettsråd uten behovsprøving gjelder heller ikke når klageren er innvilget en oppholdstillatelse etter  utlendingsloven § 38, men ikke flyktningstatus etter loven § 28 (såkalt statusklage), jf  utlendingsloven § 92 annet ledd annet punktum. Fritt rettsråd uten behovsprøving gis heller ikke ved klage på avslått søknad om reisedokument.

3. Søknad om beskyttelse fra enslige mindreårige asylsøkere

3.1. Enslige mindreårige asylsøkere

En person som søker om beskyttelse, er under 18 år og som befinner seg i Norge uten foreldre eller andre med foreldreansvar, regnes som enslig mindreårig asylsøker. Enslige mindreårige asylsøkere anses å ha et særlig behov for bistand under fremleggelsen av en søknad om beskyttelse.

3.2. Advokatens oppgaver og plikter

Når UDI har lagt til grunn at en søker er å anse som enslig mindreårig, vil advokaten bli tilsendt et oppnevningsbrev. Utlendingsforskriften regulerer ikke nærmere når retten til fritt rettsråd inntreffer, men advokaten må gis tid nok til å kunne sette seg inn i saken og eventuelt fremsette kommentarer før UDI fatter vedtak.

3.2.1. Samtale med den mindreårige

Advokaten skal gjennomføre minst en samtale med den mindreårige. Samtalen skal gjennomføres før asylintervjuet dersom tildeling foreligger før dette tidspunkt. Formålet med denne samtalen er å gjøre søkeren kjent med hvem som er oppnevnt som advokat i saken og hva som er advokatens rolle. Advokaten skal svare på eventuelle spørsmål av juridisk karakter som søkeren har og informere om den videre bistanden som advokaten skal gi den mindreårige.

Første kontakt mellom advokat og den mindreårige skal skje innen en uke etter tildeling. Samtalen gjennomføres med bruk av tolk. Den oppnevnte representanten skal være informert om tidspunktet for samtalen og skal gis mulighet til å være til stede. Dersom den oppnevnte representanten anmoder om deltakelse ved telefonkonferanse, skal det imøtekommes. Ved særskilte logistiske utfordringer som følge av krav til tidspunkt for samtalen og representanten mener at det der nødvendig at representanten deltar, kan det anmodes om at det blir oppnevnt midlertidig representant. Dette forhold kan eventuelt bringes inn til den lokale statsforvalteren for avklaring. Samtalen vil vanligvis bli gjennomført via telefon, Skype eller lignende med mindre det foreligger forhold som tilsier at samtalen bør bli gjennomført på advokatens kontor eller på mottaket der søkeren bor. Slike forhold kan f.eks. være nærhet mellom mottaket og advokatens kontor eller av helsemessige årsaker ved søkeren.

Hvis representanten ikke deltar på samtalen og det fremkommer opplysninger av betydning for advokatens videre arbeid med saken, skal representanten orienteres om forholdet.

Etter asylintervjuet med den enslige mindreårige, vil UDI sende advokaten en kopi av intervjuet. I saker der det har vært foretatt en aldersundersøkelse av søkeren, vil som hovedregel denne ha blitt kommentert av søkeren og den oppnevnte representanten i forbindelse med asylintervjuet. For at saken skal bli så godt opplyst som mulig skal advokaten sende inn relevante opplysninger og kommentere viktige forhold i barnets sak løpende frem til vedtaket.

3.3. Forholdet mellom advokaten og den oppnevnte representanten for den mindreårige

3.3.1. Representanten

Representanten utleder sitt mandat fra oppnevningsvedtaket til statsforvalteren. Hvis det er uklart hvilket mandat representanten har, må UDI be om at personen fremviser representantfullmakt utstedt av statsforvalteren.

Som den klare hovedregelen vil en representant ivareta alle de juridiske sidene ved foreldreansvaret, herunder skal representanten ha kontakt med den mindreåriges advokat og holde seg underrettet om fremdriften i saken, jf. utlendingsloven § 98 d annet ledd bokstav d.

Dersom det er oppnevnt representant/verge, bør denne orientere advokaten dersom det er særlige forhold som må tas hensyn til ved underretningen.

Fra Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus er det opplyst at man kan få veiledning vedrørende generelle spørsmål ved å benytte følgende e-postadresse sfospost@statsforvalteren.no.

3.3.2. Advokaten

Advokatens oppgave er å svare på eventuelle juridiske spørsmål fra søkeren/representanten og å gi nødvendig informasjon om det videre saksforløpet og mulig bistand.

Advokaten skal informere representanten når det er aktuelt å ta kontakt med den mindreårige søkeren f.eks. ved innhenting av tilleggsinformasjon og ved underretning av vedtaket i saken. Det er representanten som utøver partsrettigheter på vegne av den mindreårige med mindre det foreligger en særskilt hjemmel i lov som gir den mindreårige fulle partsrettigheter, se vergemålsloven § 9 (ekstern lenke). Representanten er til stede ved møter og telefonkonferanser mellom advokaten og barnet når representanten anser det som nødvendig for å ivareta interessene til barnet. Advokaten må derfor kontakte representanten før det inngås en avtale om møte. Det er den mindreårige ved representanten som tar stilling til om en skal klage på vedtaket.

4. Fri rettshjelp i første instans i øvrige saker

4.1. Saker der utelukkelse (eksklusjon) kan bli utfallet

Dersom det kan bli aktuelt med utelukkelse fra flyktningstatus, har søkeren rett til fritt rettsråd, jf. utlendingsloven § 92 annet ledd og utf. § 17-18 første ledd. Begrunnelsen for bestemmelsen er sakens mulige alvorlige karakter og juridiske særstilling. Det er derfor hensiktsmessig at fritt rettsråd uten behovsprøving gis på et så tidlig tidspunkt som mulig.

Advokaten kan gi en uttalelse i saken før vedtaket fattes. Fristen er normalt tre uker.

4.2. Søknader som kan berøre grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn

Utlendinger som søker beskyttelse (asyl) eller som påberoper seg vern mot utsendelse, skal gis fritt rettsråd uten behovsprøving i forbindelse med saksbehandlingen i UDI dersom saken kan berøre utenrikspolitiske hensyn eller grunnleggende nasjonale interesser, jf. utlendingsloven § 126 sjette ledd. Bakgrunnen for at det i slike tilfeller skal oppnevnes advokat også for førsteinstans, er at disse sakenes mulige alvorlige karakter og juridiske særstilling tilsier at det bør gis advokatbistand på et så tidlig tidspunkt som mulig. Tildeling av advokat skal i slike saker skje «i rimelig tid» før UDI eller departementet fatter vedtak, jf utf. § 19A-2.

Advokaten kan gi en uttalelse i saken før vedtaket fattes. Fristen er normalt tre uker.

5. Saker der søkeren er satt under vergemål

I noen tilfeller er det opprettet vergemål for en myndig søker, jf vergemålsloven § 20 (ekstern lenke). Det vil da bli oppnevnt verge for vedkommende, jf vergemålsloven § 25 (ekstern lenke). Vergens oppgaver fremkommer av mandatet fra statsforvalteren, jf vergemålsloven § 25 annet ledd, jf § 21 (ekstern lenke) tredje ledd. Hvis vergen har i oppgave å ivareta søkerens personlige forhold under ordinært vergemål eller hvis søkeren er fratatt rettslig handleevne på det bestemte området (f.eks. ivaretakelse av interesser opp mot offentlig forvaltning), skal advokaten kontakte vergen for å avklare om vergen bør være tilstede ved samtaler og møter som skal gjennomføres. Hvis den som er satt under vergemål ikke er fratatt rettslig handleevne kan vedkommende opptre ved siden av vergen. Både personen selv og vergen kan derfor i et slikt tilfelle fremsette en klage. Som den klare hovedregel vil det likevel normalt være vergen som gjør dette på vegne av personen satt under vergemål. Mangel på rettslig handleevne i seg selv medfører ikke rett til fritt rettsråd.

6. Advokaten skal underrette om vedtaket og bistå ved en eventuell klage

6.1. Avslag på søknad om beskyttelse

6.1.1. Underretting av vedtak fattet av UDI

Når søkeren har fått avslag på søknaden om beskyttelse i UDI, skal advokaten bistå søkeren i klagesaken. Advokaten skal underrette søkeren om avslaget og fastsatt utreisefrist og informere om konsekvensene ved overskridelse av utreisefristen. Advokaten skal også informere om muligheten for å søke om assistert retur med International Organization for Migration (ekstern lenke) (IOM). Underretning skal skje så snart vedtaket er mottatt og i god tid før klagefristen utløper. Underretningen skjer vanligvis telefonisk med tolk.

Det er ikke tilstrekkelig kun å sende vedtaket i post til søkeren.

Hvis søkeren bor på mottak skal advokaten kontakte mottaket før advokaten underretter om vedtaket, slik at mottaket kan legge til rette for underretting og eventuell oppfølging av søkeren etter underrettingen.

Ved underretningen skal advokaten svare på spørsmål søkeren måtte ha og bistå med å utarbeide klage hvis søkeren ønsker å påklage vedtaket. Underretning om innholdet i UDIs vedtak skal gjøres av advokaten og ikke bli overlatt til mottaksansatte, oppnevnt representant/verge eller tolk.

Advokaten skal i tillegg også sende vedtaket per post til søkeren etter at underretningen har skjedd.

6.1.2. Underretting av vedtak fattet av UNE

Når søkeren har fått avslag i UNE, er det advokatens oppgave, med bistand av tolk om nødvendig, å underrette om avslaget, utreisefrist, konsekvenser ved overskridelse av utreisefrist og muligheten for å søke om assistert retur med IOM (ekstern lenke). Dette gjelder også i saker der UNE fullt ut opprettholder UDIs vedtak. Dette gjelder selv om søkeren tidligere er blitt underrettet om innholdet av UDIs vedtak. Underretningen av UNEs vedtak skal skje snarest mulig og i god tid før utreisefristen utløper.

Etter underrettingen skal advokaten sende vedtaket per post til søkeren.

6.1.3. Hvor er søkeren?

Det vil fremgå av tildelingsbrevet og i eDialog hvor søkeren er. I eDialog er det en egen fane kalt Kontaktinformasjon. Der kan advokaten finne søkerens kontaktopplysninger (navn, telefonnummer, epost adresse og adresse). Informasjonen i denne fanen i eDialog oppdateres fortløpende.

I saker der en enslig mindreårig har søkt om beskyttelse etter november 2017 er også representantens (og eventuell midlertidig representants) navn og kontaktinformasjon tilgjengelig i eDialog under fanen kontaktinformasjon.

Hvis denne informasjonen av ulike grunner ikke stemmer, kan advokaten kontakte UDI. Hvis meldingen inneholder personsensitive opplysninger må meldingen sendes per brev til UDIs postadresse:

Utlendingsdirektoratet (UDI)
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Hvis meldingen ikke inneholder personsensitive opplysninger, kan meldingen sendes til e-postadressen svar@udi.no.

6.2. Underretning av negativt vedtak til barnefamilier

6.2.1. Advokaten skal underrette om barnets vedtak

I saker vedrørende barnefamilier vil hver av søkerne (foreldrene og barn) få hvert sitt vedtak. Ved underretning av et negativt vedtak for en barnefamilie skal advokaten også omtale det som er anført i vedtaket om forhold knyttet til barnet. Hovedregelen er at foreldrene er barnets verger og vil ivareta barnets interesser og behov i asylsaken.

Hvis et barn har benyttet seg av sin rett til å bli hørt i søknaden om beskyttelse, har barnet en rett til å bli informert om hvordan informasjonen barnet har gitt har blitt vurdert. Barnet må derfor bli innkalt når underretningen skal skje. Det må settes av tilstrekkelig med tid til underretningen av hensyn til barnet/barna.

6.2.2. Saker der det foreligger interessekonflikt mellom barnet og foreldrene.

I noen tilfeller kan det foreligge en interessekonflikt mellom barnet og foreldrene. Det kan f.eks. dreie seg om overgrepssaker, tvangsekteskap, saker vedrørende kjønnslemlestelse eller saker der forhold knyttet til barnet av ulike grunner ikke bør gjøres kjent for foreldrene. Statsforvalteren vurderer om barnet skal få oppnevnt en midlertidig representant. Hvis barnet har en midlertidig representant, skal advokaten sørge for at den midlertidige representanten blir orientert om tid og sted for når underretning skal skje og derved gitt mulighet til å være tilstede ved underretningen.

Det vil også kunne forekomme at samtalen har vært gjennomført kun med en av foreldrene, og der det er klart at informasjonen ikke er ønskelig at den andre forelderen blir gjort kjent med. I slike saker vil det normalt bli oppnevnt en egen advokat for hver av ektefellene. Det bør vurderes om barnet skal ha en annen advokat hvis det foreligger interessekonflikt mellom den mindreårige og personen med foreldreansvaret.

Hvis det er interessekonflikt mellom barnet og foreldrenes utlendingssak, vil det altså måtte oppnevnes en midlertidig verge som kan ta stilling til om det skal anmodes om et bytte av advokat. Det er vergen som avgjør dette spørsmålet. Hvis foreldrene ved en interessekonflikt ber om at det bør oppnevnes en midlertidig verge, må det sendes en melding til statsforvalteren som vurderer dette.

6.2.3. Saker der foreldrene ikke er i stand til å ta avgjørelser på barnets vegne

Hvis foreldrene ikke er i stand til å ta avgjørelser på barnets vegne (f.eks. av helsemessige årsaker, forsvinninger eller lignende), skal ikke advokaten ta avgjørelser på vegne verken av den voksne eller barnet. Det må da vurderes om det skal oppnevnes en verge for å ta avgjørelsene på vegne av foreldrene og barnet. Advokaten bør i slike tilfeller se hen til rekkevidden av mandatet til den midlertidige vergen eller representanten. Når advokaten oppdager en interessekonflikt skal advokaten melde fra om dette til statsforvalteren.

6.3. Innvilgelse av oppholdstillatelse

Når søkeren innvilges en tillatelse av UDI eller UNE, skal politiet underrette om vedtaket og bistå ved eventuell statusklage og klage på avslag på reisedokument.

I saker som gjelder enslige mindreårige asylsøkere skal advokaten underrette den enslige mindreårige om innvilgelsesvedtaket. Advokaten skal gi beskjed til lokalt politidistrikt om at underretning er blitt gitt.

Når søkeren er representert ved advokat, sender UDI eller UNE kopi av positivt vedtak til advokaten per post eller gjør den tilgjengelig i eDialog.

7. UDIS advokatordning

7.1. UDIs advokatordning

Det er fagsjefen i UDI Beskyttelse som har det overordnede ansvaret for administreringen av advokatordningen herunder utlysning av tjenestekonsesjonen.

Advokatordningen består av fem regionale advokatlister og en advokatvaktordning.

Et av hovedprinsippene bak advokatordningen er å sikre størst mulig geografisk nærhet mellom søkeren og advokaten. De regionale listene har som formål å fremme dette. Hvilken advokatliste UDI tildeler advokat fra avhenger derfor av hvor søkeren oppholder seg når retten til fritt rettsråd uten behovsprøving inntrer.

Som følge av at det er et ulikt antall asylsøkere i de ulike regionene, varierer også antallet advokater på de regionale listene. Antallet advokater er betinget av antallet mottaksplasser i regionen og regionens geografiske utstrekning.

UDI Beskyttelse kan i gitte tilfeller «låne» advokater fra andre lister når dette er hensiktsmessig.

7.2. Advokatoppnevning ved bruk av tvangsmidler

Saker der det blir aktuelt å anvende tvangsmidler mot søkeren omfattes ikke av UDIs advokatordning. Når det gjelder advokaters opptreden i forbindelse med tvangsmiddelbruk mot en asylsøker, vises det til at representasjon av asylsøkeren i forbindelse med beslag, pålegg eller fengsling etter utlendingsloven § 104 annet ledd, § 105 annet ledd og § 106, krever egen oppnevning fra retten, jf. utlendingsloven § 92 fjerde ledd.

7.3. Opptak til advokatordningen

7.3.1. Utlysning av tjenestekonsesjon

UDI Beskyttelse foretar opptak til advokatvaktlisten og til de regionale listene. Opptaket skjer ved utlysning i Doffin og andre aktuelle steder. Søknadsfristen settes vanligvis til en måned. Når det er tvil om en advokat skal tas opp i advokatordningen, forelegges opptaket for prosessledelsen i UDI Beskyttelse med begrunnet forslag til beslutning. Når opptaket i ordningen er avsluttet, skal alle som har søkt innen fristen motta informasjon om utfallet av opptaket.

Deltagelse i UDIs advokatordning er å anse som en tjenestekonsesjon som gis av en varighet på fem år av gangen. Forvaltningslovens bestemmelser om klageadgang på enkeltvedtak kommer ikke til anvendelse. Tjenestekonsesjoner er unntatt fra regelverket for offentlige anskaffelser, men UDI må likevel være åpen og klar på hvilke kriterier som legges til grunn for tildeling av tjenestekonsesjonen. UDI ivaretar dette prinsippet gjennom at tjenestekonsesjonene utlyses, og at avslagene på opptak til ordningen begrunnes. I avslagene skal det gjøres rede for utvalgskriteriene og hvordan de er blitt vektlagt.

Det kan bli aktuelt å foreta løpende rekruttering til regionale lister og vaktordningen. Dette kan være tilfelle ved økt tilstrømning av asylsøkere, eller fordi antallet advokater tilsluttet ordningen er redusert. Slikt ekstraordinært opptak foretas bare dersom dette er helt nødvendig og må følge de ovenfor nevnte retningslinjene for utlysning. Ekstraordinære opptak til vaktordning og regionale lister foregår uavhengig av hverandre.

Advokatene som tas opp i ordningen tilsendes et brev om «Tildeling av Tjenestekonsesjon». Dette dokumentet danner grunnlaget for samarbeidsforholdet mellom den enkelte advokat og UDI. Tildelingen skal undertegnes av advokaten og sendes til UDI Beskyttelse.

7.3.2. Opptakskriterier

Det kreves advokatbevilling for å bli tatt opp i advokatordningen. Advokatfullmektiger kan ikke tas opp i ordningen, eller tildeles saker i eget navn, men advokatene i ordningen kan fordele saker til sine advokatfullmektiger. Advokaten står ansvarlig for at advokatfullmektigen får tilstrekkelig veiledning til å yte forsvarlig rettshjelp i sakene.

Alle advokater i ordningen skal ha bred juridisk kompetanse og kjennskap til asyl- og flyktningrett. Advokater som ikke har opparbeidet seg kompetanse på asyl- og flyktningrett på søknadstidspunktet kan likevel tas opp i ordningen såfremt de forplikter seg til å opparbeide seg dette innen ett år etter tildelingen av tjenestekonsesjonen er undertegnet.

Ved opptak til ordningen foretar UDI en helhetsvurdering av de aktuelle advokatenes kompetanse. UDI kan legge vekt på om det er behov for advokater med spesialkompetanse. Spesialkompetanse som er særlig relevant i asylsaker er barnefaglig kompetanse, kompetanse på kvinnerelaterte problemstillinger og kompetanse på menneskerettigheter.

UDI tilstreber en andel kvinnelige advokater på 25 % på regionale lister og 30 % i vaktordningen.

7.4. Utbetaling av salær og dekning av utgifter til advokaten

Fritt rettsråd omfatter nødvendige utgifter til rådgivning og bistand fra advokat i anledning et aktuelt problem, jf. lov om fri rettshjelp (rettshjelploven) § 14 (ekstern lenke) første ledd. Salær til advokaten betales av statsforvalteren etter reglene i salærforskriften og stykkprisforskriften. (Det vises til SRF-1/2017 Rundskriv om fri rettshjelp ( lenke til PDF) fra Statens Sivilrettsforvaltning). Dokumentasjon som skal følge salæroppgaven er tildelingsbrevet fra UDI, og eventuelt en fullmakt fra søkeren ved advokatbytte (se SRF-1/2017 punkt 6.3).

7.4.1. Dekning av reiseutgifter

Det vises til det generelle regelverket som gjelder for advokaters reise, se salærforskriften § 8 (ekstern lenke).

Når det gjelder advokatens muligheter for dekning av utgifter til reise i saker som gjelder enslige mindreårige søkere, vises det til retningslinjer fra Statens Sivilrettsforvaltning av 19.01.16 Nye retningslinjer for dekning av advokaters reise i saker som gjelder enslige mindreårige asylsøkere.

Hvis søkeren velger en advokat utenfor rimelig nærhet av sitt bo- eller oppholdssted, dekker ikke det offentlige merutgifter advokaten måtte få i form av reise- eller oppholdsutgifter. Dette fremgår av rettshjelploven § 3 (ekstern lenke) tredje ledd, jf. salærforskriften § 9 (ekstern lenke) annet ledd. (Se også SRF-1/2017 (ekstern lenke til PDF) pkt. 2.9 om bostedsforbehold).

7.4.2. Dekning av sakskostnader etter forvaltningsloven § 36

Forvaltningsloven § 36 (ekstern lenke) første ledd gjelder partenes rett til å få dekket saksomkostninger av det offentlige. Hovedregelen er at en part skal få dekket vesentlige og nødvendige kostnader ved enhver endring av enkeltvedtak til gunst for en part. Bestemmelsene i forvaltningsloven § 36 gjelder i klagesaker og i saker om omgjøring etter eget tiltak. Bestemmelsen omfatter både omgjøring av eget vedtak og omgjøring av overordnet organ (se UDI 2010-182 Dekning av sakskostnader etter forvaltningsloven og rundskriv fra Statens Sivilrettsforvaltning om fri rettshjelp SRF-1/2017 pkt. 3.4.).

Hvis advokaten velger å søke om dekning av utgifter etter bestemmelsen i forvaltningsloven § 36, skal kravet fremmes til den instansen som fattet det siste vedtaket i saken (UDI eller UNE).

7.5. Fordeling av saker mellom advokatene

Utgangspunktet er at asylsakene skal fordeles jevnt mellom advokatene i advokatordningen.

Antallet saker den enkelte advokat får tildelt vil likevel kunne variere. Antallet saker avhenger av flere faktorer, eksempelvis ankomsttallene for asylsøkere, mottaksplasser i regionen og andelen asylsøkere som får avslag på sin søknad om beskyttelse. Antallet advokater på de regionale advokatlistene og i advokatvaktordningen kan videre endre seg, og det er et ulikt antall advokater på listene.

Selv om utgangspunktet er at asylsakene skal fordeles jevnt mellom advokatene i advokatordningen, kan UDI likevel legge vekt på geografisk nærhet mellom søkeren om advokaten, for eksempel der søkeren har særlig behov for geografisk nærhet til advokaten. Dette kan for eksempel gjelde hvis søkeren er enslig mindreårig (EMA).

UDI kan også fravike hovedregelen om at asylsakene skal fordeles jevnt mellom advokatene i advokatordningen hvis det anses hensiktsmessig å tildele samme advokat til flere søkere av en ensartet gruppe, for eksempel kan flere medlemmer av to eller flere språkgrupper tildeles advokat samtidig. Hovedregelen kan også fravikes når det er ønskelig å tildele saker til en advokat med spesialkompetanse, for eksempel særskilt kompetanse på barn eller kvinner. Det kan også påvirke fordelingen av saker at UDI skal tilstrebe å tildele kvinnelig advokat når det er uttrykt et ønske om dette.

UDI skal holde oversikt over antallet saker den enkelte advokat blir tildelt. De ulike sakene blir vektet forskjellig:

• Normal sak (asylsøker over 18 år): 1
  
  
  • Merknad: Når en familie med to voksne og et eller flere barn under 18 år ankommer sammen, teller «voksen nr. 1» som én sak, mens «voksen nr. 2» sammen med barna, teller som én sak.
    
    
• En enslig mindreårig asylsøker: 1
  
  
• Dublin: 0,5
  
  
• 48-timer: 0,5
  
  
• Åpenbart grunnløs: 0,5
  
  
• Rikets sikkerhet: 1
  
  
• Utelukkelse: 1

Den øvre grensen for antallet saker en advokat kan ha per kalenderår er 150 saker etter vekting. Maksimumsgrensen kan overskrides dersom UDI mener at det er forsvarlig.

Også asylsaker som ikke er tildelt gjennom UDIs advokatordning tas med i beregningen. Advokaten har selv ansvaret for å orientere UDI om det samlede antallet asylsaker. Når den øvre grensen på 150 saker er nådd, vil advokaten som utgangspunkt ikke kunne tildeles flere saker fra advokatordningen.

7.6. Advokatens plikter

7.6.1. Advokatens plikter

Alle advokater som er tilsluttet advokatordningen plikter å

• være tilgjengelig for tildeling av saker
  
  
• følge de reglene som er fastsatt i tjenestekonsesjonen
  
  
• bruke UDIs elektroniske løsninger (eDialog) (se punkt 7.6.3 nedenfor)
  
  
• ikke bryte regler som har til hensikt å ivareta formålet med ordningen (se punkt 7.6.2 nedenfor)
  
  
• følge retningslinjer som gis av UDI i denne retningslinjen
  
  
• utføre arbeidet i tråd med retningslinjene for god advokatskikk, jf. kapittel 12 i advokatforskriften (ekstern lenke). Les mer på advokatforeningens nettside (ekstern lenke) for mer informasjon om regler for god advokatskikk
  
  
• hvis UDI krever det fremlegge erklæring fra søkeren for å bekrefte klientforholdet
  
  
• overholde taushetsplikten
  
  
• utføre nødvendig økonomisk og administrativt arbeid knyttet til sakene advokaten blir tildelt
  
  
• motta og gå gjennom tildelingsbrev og dokumenter
  
  
• underrette om UDIs og UNEs vedtak når dette er en del av advokatens oppgaver (se punkt 6 ovenfor), inkludert bestilling og bruk av tolk
  
  
• legge til rette for individuell samtale
  
  
• overholde klagefristen og fristen for å begjære utsatt iverksettelse
  
  
• svare på henvendelser fra UDI og UNE

Advokater som er med i UDIs advokatvaktordning skal

• være tilgjengelig for tildeling av saker innen det tidsrom de er satt opp på vakt
  
  
• for å sikre behovet for kvinnelige advokater på vakt, kan kvinnelige adovkater tilstrebe å bytte/gi fra seg vakt til andre kvinnelige advokater i advokatordningen
  
  
• møte personer på vaktdagen (altså ikke ved fullmektig). Møtet kan skje fysisk, via skjerm eller via telefon

7.6.2. Advokaten skal ikke bryte regler som har til hensikt å ivareta formålet med ordningen

Det vil kunne være et brudd på regler som har til hensikt å ivareta formålet med ordningen at en advokat aktivt tar initiativ til å skaffe seg klienter fremfor å vente på at UDI tildeler fra regionale lister eller vaktlisten. En slik aktivitet fra advokatens side vil også kunne være i strid med reglene for god advokatskikk (ekstern lenke), se særlig pkt. 3.1.1 (forhold til klienten) og 1.3 (advokatens opptreden).

Ved vesentlige overskridelser av maksimumsgrensen for antallet asylsaker en advokat kan påta seg (se punkt 7.5: 150 saker etter vekting i hvert kalenderår), vil UDI kunne iverksette nærmere undersøkelser for å avdekke hva dette skyldes.

7.6.3. Bruk av elektroniske løsninger og eDialog

UDI skal benytte sikrede kanaler ved utveksling av taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningsloven og ved utveksling av sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven.

Advokater med tjenestekonsesjon for UDIs advokatordning i asylsaker må ha fasiliteter for bruk av de løsningene UDI til enhver tid bruker for sikker elektronisk kommunikasjon. Det er derfor et krav til advokater i advokatordningen at de er tilknyttet eDialog.

Advokaten kan delegere oppfølgingen av saken videre til en fullmektig, men det er fremdeles advokaten som er ansvarlig for saken. Det er advokaten som vil stå som ansvarlig for saken i DUF.

7.7. Etterutdanning

Advokatene skal holde seg oppdatert innen asyl- og utlendingsrett. Advokatene skal gjennomføre minst 7 timers kurs i asyl- og utlendingsrett i løpet av konsesjonsperioden. Kurset må være godkjent som obligatorisk etterutdanning for medlemmer av Advokatforeningen (ekstern lenke). Advokaten må selv dekke kursavgift og øvrige kostnader ved deltagelse.

Advokatene oppfordres til å gjennomføre andre relevante kurs, for eksempel kurs i barnerett eller samtaler med medfølgende barn.

7.8. Bytte av advokat

7.8.1. Hvem kan registrere bytte av advokat?

UDI registrerer bytte av advokat hvis det er UDI som behandler saken. Hvis det er UNE som behandler saken (enten etter klage eller omgjøring), er det UNE som tar stilling til bytte av advokat og registrerer den nye advokaten i DUF. Hvis saken er i UNE må advokaten ta kontakt med UNE.

7.8.2. Generelt om bytte av advokat

Det vises til SRF-1/2017 (ekstern lenke til PDF) pkt. 2.10 om advokatbytte. Vi viser særlig til punkt 2.10.1 der det går frem at advokaten må fremme søknad om skifte av advokat til statsforvalteren og innhente forhåndsgodkjennelse av statsforvalteren hvis det er behov for ytterligere bistand i saken. Vi viser også til punkt 2.10.2 hvor det fremgår hva som menes med skifte av advokat: «Med advokatskifte menes skifte av advokat innenfor et og samme rettsrådsoppdrag. Et rettsrådsoppdrag anses som et saksforhold som dekkes av en egen stykkprissats eller av en utvidet bevilling. På saksområder hvor det er flere stykkpriser som er ment å dekke bistand på ulike stadier i en sak, anses det ikke som et advokatskifte når en ny advokat overtar saken på et nytt stykkprisstadium. […] Tilsvarende gjelder i utlendingssaker hvor forskjellige advokater bistår på ulike stykkprisstadier i saken.»

Dersom søkeren ønsker å bytte advokat etter at retten til fritt rettsråd er inntrådt og det er tildelt advokat i saken, må søkeren eller advokaten uansett henvende seg skriftlig til UDI for at UDI skal registrere advokatbytte i DUF.

Hvis meldingen inneholder personsensitive opplysninger må meldingen sendes per brev til UDIs postadresse:

Utlendingsdirektoratet (UDI)
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Hvis meldingen ikke inneholder personsensitive opplysninger kan meldingen sendes til e-postadressen svar@udi.no.

UDI krever en skriftlig bekreftelse fra den nye advokaten på at advokaten påtar seg oppdraget før advokatbyttet registreres i Datasystem for utlendingsforvaltningen (DUF).

UDI sender en bekreftelse på advokatbytte til den nye advokaten, men ikke et nytt tildelingsbrev. Den nye advokaten står som utgangspunkt selv ansvarlig for å innhente saksdokumentene fra den tidligere advokaten. Den nye advokaten er også ansvarlig for at dette ikke forsinker saksgangen. Dersom den nye advokaten er tilkoblet eDialog, vil advokaten bli registrert som advokaten i saken og få tilgang til sakens dokumenter gjennom dette systemet.

7.8.3. Advokatbytte i hastesaker

I saker hvor fristen for begjæring om utsatt iverksettelse settes kortere enn klagefristen på tre uker (åpenbart grunnløse saker, Dublin-saker eller andre hastesaker), vil et advokatbytte ikke kunne skje i perioden fra underretting av vedtak frem til fristen for begjæring om utsatt iverksettelse er utløpt. Dette er fordi disse sakene må følges opp raskt av advokaten og et advokatbytte vil kunne forsinke saksgangen.

7.8.4. Godtgjørelse til den nye advokaten

Det vises til SRF-1/2017 pkt. 2.10 om advokatbytte. UDI Mottak og retur eller UDI Beskyttelse må informere søkeren om at UDI ikke garanterer for godtgjørelse til den nye advokaten. Denne informasjonen skal gis i bekreftelsen som sendes til advokaten. Det offentliges betaling for advokatenes arbeid ved bytte av advokat følger av salærforskriften § 12 (ekstern lenke). Hovedregelen i denne bestemmelsen er at det skal skje en skjønnsmessig avkortning i den nye advokatens salær ved advokatbytte. I praksis innebærer dette at den nye advokaten i de fleste sakene får lite eller ingenting betalt for bistanden. Dersom det følger av avtale mellom partene, kan asylsøkeren stå økonomisk ansvarlig for å dekke kostnadene til den nye advokaten.

Det er statsforvalteren som har myndighet til å vurdere godtgjørelse til den nye advokaten. Den nye advokaten må begrunne advokatbyttet overfor statsforvalteren når salærkrav sendes inn.

Statsforvalteren kan kontakte UDI eller UNE for en vurdering av begrunnelsen for advokatbytte og av om det foreligger særlige grunner for advokatbyttet. Dette kan for eksempel være tilfelle hvis en kvinnelig asylsøker er tildelt en mannlig advokat, og sakens karakter klart tilsier at en kvinnelig advokat er å foretrekke. Dersom UDI eller UNE slutter seg til at det forelå særlige grunner for advokatbytte, skal statsforvalteren se hen til dette ved sin vurdering av den nye advokatens salær, jf. salærforskriften § 12.

7.9. Fratredelse fra advokatordningen

7.9.1. Suspensjon av advokater fra ordningen

7.9.1.1. Advokatens plikter

En advokat som er tilsluttet advokatordningen plikter å følge de reglene som er fastsatt i tjenestekonsesjonen, og retningslinjer som gis av UDI i denne retningslinjen (se særlig 7.6 ovenfor om advokatens plikter). Advokatens arbeidsutførelse skal også være i tråd med retningslinjene for god advokatskikk, jf. kapittel 12 i advokatforskriften (ekstern lenke). Les mer på advokatforeningens nettside (ekstern lenke) for mer informasjon om regler for god advokatskikk. 

7.9.1.2. Varsel om mulig brudd på advokatens plikter

Personer, organisasjoner eller offentlige organer som kommer i kontakt med asylsøkere og deres advokater og fatter mistanke om mulig mislighold fra advokatens side, herunder brudd på reglene for god advokatskikk (ekstern lenke), kan varsle UDI. Dette gjelder for eksempel representanter til enslige mindreårige asylsøkere og ansatte på asylmottak. Ved valg av form for henvendelse til UDI må det tas hensyn til om henvendelsen vil inneholde taushetsbelagte eller personsensitive opplysninger.

Hvis meldingen inneholder personsensitive opplysninger må meldingen sendes per brev til UDIs postadresse:

Utlendingsdirektoratet (UDI)
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Hvis meldingen ikke inneholder personsensitive opplysninger kan meldingen sendes til e-postadressen udi@udi.no merket «Klage på advokat».

7.9.1.3. UDIs sanksjonsmuligheter

Fagsjefen i UDI Beskyttelse har ansvaret for å vurdere klagen.

Hovedformålet med klagebehandlingen er å ta stilling til advokatens fremtidige deltagelse i ordningen, og derved sikre at advokatene som tildeles av UDI gir asylsøkerne den rettshjelpen de har krav på. Ved brudd på regelverk og retningslinjer, vil UDI vurdere reaksjoner i form av advarsel, midlertidig suspensjon eller varig utestengning fra ordningen.

Advarsel benyttes når det er begått et brudd på advokatens plikter som anses som klanderverdig, men som ikke alene er tilstrekkelig alvorlig til at det vurderes at advokaten bør suspenderes. Ved gjentatte brudd av denne art kan UDI etter en samlet vurdering suspendere advokaten fra ordningen.

Advokater kan suspenderes midlertidig eller varig uten foregående advarsel. Advokaten skal gis anledning til å uttale seg innen en viss frist før suspensjon eller utestengning kan iverksettes. Fristen for uttalelse settes vanligvis til tre uker. Midlertidig suspensjon vil normalt ha en varighet på to til seks måneder avhengig av forholdets grovhet og hensynet til den praktiske gjennomføringen av ordningen i UDI.

UDI vil ved grove brudd på advokatens plikter vurdere å klage advokaten inn for Advokatforeningens disiplinærutvalg eller Den offentlig disiplinærnemnden for advokater samt anmelde advokaten til politiet. Når UDI politianmelder en advokat, gir dette grunnlag for suspensjon fra ordningen. Da skal saken også innklages til Disiplinærutvalget eller Disiplinærnemnden.

UDI tar ikke stilling til klager på advokater som ikke er tilknyttet advokatordningen. Dersom søkeren har valgt en advokat utenfor ordningen, har UDI ingen sanksjonsmyndighet overfor advokaten. Ved melding om særlig grove brudd vil UDI likevel vurdere anmeldelse og klage til Disiplinærutvalget, uavhengig av om advokaten er med i advokatordningen.

Asylsøkeren vil alltid selv kunne melde en sak inn for disiplinærsystemet. Informasjon om disiplinær- og tilsynssystemet er tilgjengelig på Advokatforeningens nettsider.

7.9.2. Fratredelse etter initiativ fra advokaten

7.9.2.1. Midlertidig fratredelse

Advokaten kan søke om midlertidig fratredelse. Dette gjelder blant annet ved ferieavvikling. Skriftlig søknad oversendes det regionkontoret advokaten er tilknyttet eller Beskyttelse 6 (koordinering) (advokatvaktordningen). Advokaten skal oppgi grunnlaget for ønsket om midlertidig fratredelse og angi det aktuelle tidsrommet. Søknaden skal være mottatt av UDI senest to uker før fratredelsen bes gjort gjeldende. Regionkontorene og Beskyttelse 6 (koordinering) kan lempe på to ukers fristen i særlige tilfeller, for eksempel ved sykdom.

Det er en forutsetning for midlertidig fratredelse at dette ikke hindrer gjennomføringen av ordningen. Dette gjelder likevel ikke når anmodningen skyldes særlige grunner som helsemessige årsaker, svangerskapspermisjon eller lignende. Advokaten må dokumentere slike særlige forhold.

Advokaten må sørge for at tildelte saker som ikke er avsluttet blir fulgt opp for den perioden den midlertidige fratredelsen gjelder.

7.9.2.2. Permanent fratredelse

Advokaten kan fratre ordningen permanent med tre måneders skriftlig varsel.

Hvis fraværet skyldes at advokatvirksomheten skal opphøre, skal advokaten følge de reglene om dette som finnes på Advokatforeningens hjemmeside (ekstern lenke).