UDI 2018-015V1 Rapporteringsrutiner i menneskehandelsaker

1. Felles rutine for rapportering i UDI

UDI, ved Styring og regelverk sin menneskehandelskoordinator, rapporterer årlig til Koordineringsenheten for ofre for menneskehandel (KOM) på antall vedtak vi fatter der søkeren kan være et offer for menneskehandel, med kopi til Justis- og beredskapsdepartementet. UDI mottar også mange mediehenvendelser om statistikk over menneskehandelssaker.

Denne rapporteringsrutinen gir veiledning til hvordan saksbehandlere i Brukertjenestene skal merke saker for å sikre pålitelig oversikt over UDIs menneskehandelssaker, at rapporteringen til KOM ivaretas, og at vi lettere skal kunne sikre oppfølging av mulige ofre.

For å sikre oversikt over menneskehandelssakene i UDI og informasjonsflyt når saksansvar flyttes mellom tjenesteområdene, samt sikre riktig tilgjengelig statistikk via Qlik, skal karakteristikkode «MH» opprettes i DUF i saker der søkeren er identifisert som et mulig offer for menneskehandel. Det skal også opprettes et internt notat i saken. Rutinen gjelder for alle UDIs sakstyper, unntatt søknader etter utlendingsforskriften (utf.) § 8-3. I saker hvor det fattes vedtak etter utf. § 8-3 og utf. § 8-4 skal saksbehandlere i henholdsvis opphold og beskyttelse ta stilling til bestemte vilkår i vedtaksmodulen.

For informasjon om UDIs plikt til å identifisere og tilby nødvendig bistand til mulige ofre for menneskehandel, se UDIs retningslinjer på UDI-regelverk og på arbeidsrommet om menneskehandel (kun tilgjengelig for UDIs ansatte). Der finner du også tiltakskort (beskyttelse og Mottak) og retur som gir umiddelbar veiledning.

2. Saker som skal merkes med MH kode i DUF

Saksbehandlere skal merke følgende saker, der søkere er identifisert som et mulig offer for menneskehandel, med karakteristikkoden «MH» (listen er ikke uttømmende):

• Sak der saksbehandler har identifisert et mulig offer for menneskehandel, for eksempel under et asylintervju eller gjennomgang av dokumenter i saken.
  
  
• Sak der saksbehandler ser i DUF at søkeren har søkt om tillatelse etter utf. § 8-3 i forkant av asylsak.
  
  
• Sak der saksbehandler har fått melding om at mottaksansatte har identifisert et mulig offer for menneskehandel, for eksempel gjennom observasjoner eller samtale med en person på mottak.
  
  
• Sak der saksbehandler har fått melding fra andre aktører/etater om at de har identifisert en person som et mulig offer for menneskehandel. Dette kan eksempelvis være lokalt politidistrikt, politiets utlendingsenhet, advokaten, representanten, eller ROSA.  

3. Saker som ikke skal merkes

I noen tilfeller vil det være tvil om hvorvidt søkeren er å anse som et mulig offer for menneskehandel, og følgelig om saken skal merkes. Et eksempel kan være en sak der det foreligger mistanke/indikasjoner på at en søker kan være utsatt for menneskehandel, men identifiseringssamtale har ikke blitt gjennomført fordi søkeren er forsvunnet.

Saker som nevnt i disse eksemplene skal ikke merkes med karakteristikkode «MH». I disse tilfellene skal saksbehandleren opprette et internt notat med beskrivelse av mistanke/indikasjon, da identifisering kan bli aktuelt på et senere tidspunkt. (Se pkt. 5 om opprettelse av internt notat under). Notatet lagres i saken i DUF merket som "Bekymring". Karakteristikkoden skal ikke settes ettersom saken ikke er aktuell for rapportering.

Ved søknader om fornyelser eller permanent opphold, der saksbehandler ser at man under saksbehandling av tidligere gitt tillatelse var kjent med opplysninger om at søkeren var et mulig offer for menneskehandel og saken derfor tidligere har inngått i rapporteringen til KOM, skal man ikke på nytt sette karakteristikkoden «MH».

4. Opprette karakteristikkode

Saksbehandleren som først identifiserer et mulig offer for menneskehandel, som først oppdager en sak der søkeren tidligere er identifisert eller som først får melding om identifisering fra en annen etat/aktør, skal opprette karakteristikkode «MH» i saken UDI har til behandling, eventuelt i siste utlendingssak dersom personen har en løpende tillatelse.

Karakteristikkoden settes i DUF via trinnet «Endre karakteristikkode», som finnes i arbeidsprosessene «UDI fordeler sak», «UDI forbereder sak» og «Endre saksopplysninger». Koden knyttes til saken og ikke til personen. Koden vil være synlig i saksfanen i DUF, men den vil ikke synes som emblem oppe i høyre hjørne.

5. Opprette internt notat

Saksbehandleren som setter karakteristikkoden «MH» i en sak, skal samtidig opprette et internt notat i saken, som beskriver bakgrunnen for identifiseringen. Notatet sendes til saksbehandlende enhet, for å sikre informasjonsoverføring mellom saksbehandlere eller avdelinger/enheter i UDI om bakgrunnen for identifisering, hvilken informasjon som er gitt til det mulige offeret og om hvilke oppfølgingstiltak som er igangsatt.

Ved første gangs identifisering bør følgende informasjon fremgå av det interne notatet, gitt at saksbehandleren har slik informasjon:

• Bakgrunnen til at søkeren er identifisert som et mulig offer for menneskehandel.
  
  
• Hvem har identifisert søkeren som et mulig offer?
  
  
• Er identifiseringssamtale gjennomført? Hvis ja,
  
  
  • Hvem har gjennomført identifiseringssamtale?
    
    
  • Hvilken informasjon om rettigheter til bistand ble gitt under samtalen?
    
    
  • Ønsker søkeren å ta imot bistand, og hvordan er dette fulgt opp?
    
    
  • Oppgir søkeren selv å være utnyttet?
    
    
• Hvilken utnyttingsform(er) har søkeren vært utsatt for?
  
  
• Hvor har utnyttingen funnet sted (i hjemlandet, på reisen (hvilke(t) land), og/eller i Norge)?
  
  
• Har søkeren anmeldt bakpersoner eller vitnet i sak/forklart seg for politiet?
  
  
• Informasjon om eventuelle igangsatte oppfølgingstiltak (kontakt med ROSA, tilrettelegging i mottak, helsehjelp eller annet).
  
  
• Informasjon om eventuell kontakt med politiet.Informasjon om eventuell kontakt med barnevernet.Informasjon om eventuelle iverksatte tiltak overfor eventuelle medfølgende barn.
  
  
• Vurdering av eventuelt behov for tilrettelegging ved asylintervju. 

Malen for hvilken informasjon som kan/bør inngå i notatet finnes i DUF som nick nr 2712.

Internt notat i saken opprettes i Postklienten, ved å velge Korrespondanse UT, Mottaker: saksbehandlende prosess i UDI, Saksrelevant internkorrespondanse, Legg til meldingsmottakere, Dokumentproduksjon, Dokumenttype: Sensitive dokumenter, Bekymringsmelding, OK, Nick 2712, Lagre og lukk, Legg til dokument, Legg til registrering, Fullfør arkivering av avslutt. Merk med "Identifisering" i hendelseslista.

Ved nye relevante opplysninger i saken skal saksbehandler vurdere om nytt internt notat opprettes. Det er da tilstrekkelig å vise til tidligere notat samt legge til de nye opplysningene. Eksempelvis kan det under et asylintervju med en søker hvor det før intervjuet ble satt karakteristikkoden «MH», ha fremkommet nye relevante opplysninger som bør inngå i et nytt internt notat. Opprettelse av nytt internt notat i saken vil særlig være relevant i saker der saken ikke behandles med en gang, men for eksempel overføres til annen enhet.

6. Slette karakteristikkode

Karakteristikkoden skal slettes når behovet ikke lenger er til stede:

• Dersom saksbehandleren på vedtakstidspunktet konkluderer med at søkeren likevel ikke er å anse som et mulig offer for menneskehandel, skal koden endres til "uten merking"/"UM".
  
  
• Når Regelverksenhetens (RVE) menneskehandelskoordinator har rapportert til KOM og KOMs rapport er offentliggjort, skal RVE sin koordinator rutinemessig endre karakteristikkoden «MH» til "UM" i fjorårets innrapporterte saker.

7. Spesielt om Beskyttelses saker etter utf. § 8-4

Det er ikke mulig å søke direkte på tillatelse etter utf. § 8-4. Hjemmelen vurderes etter søknad om beskyttelse, under vurdering av utlendingsloven § 38. Karakteristikkoden «MH» skal dermed være satt på identifiseringstidspunktet som i andre asylsaker, og det interne notatet skal være opprettet.

I tillegg skal saksbehandleren ta stilling til obligatoriske vilkår ved avkryssing i vedtaksmodulen som gjelder form for utnytting og hvor utnyttingen har funnet sted. Det er mulig å krysse av for at søkeren har vært utsatt for flere typer utnytting eller at utnyttingen har funnet sted i flere land.

8. Spesielt om Oppholds saker etter utf. § 8-3

I saker etter utf. § 8-3 første og annet ledd foregår rapporteringen på vedtakstidspunktet, ikke på identifiseringstidspunktet.

Saksbehandleren skal ta stilling til obligatoriske vilkår ved avkryssing i vedtaksmodulen, som gjelder form for utnytting og hvor utnyttingen har funnet sted. Det er mulig å krysse av for at søkeren har vært utsatt for flere former for utnytting eller at utnyttingen har funnet sted i flere land.