UDI 2019-001 Reisebevis for flyktninger og utlendingspass

1. Innledning

Dette er retningslinjer til politiet og Utlendingsdirektoratet (UDI) for forberedelse og behandling av søknader om norsk reisedokument etter utlendingsloven (utl.) § 64 og utlendingsforskriften (utf.) kapittel 12. Retningslinjen gir også retningslinjer til politiet for utstedelse av reisebevis og utlendingspass, samt retningslinjer til politiet og UDI for inndragning av reisebevis og utlendingspass.

Vedkommende myndighet som forbereder saken skal innhente alle opplysninger om søkeren som antas nødvendige for at saken skal bli så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

Det er viktig å sikre at søknader er tilstrekkelig utfylt og at all nødvendig dokumentasjon er framlagt før saken oversendes UDI. Målsetningen er at det i minst mulig grad skal være nødvendig å innhente manglende opplysninger og dokumentasjon etter at søknaden er oversendt UDI.

2. Politiets forberedelse av søknad om reisedokument

2.1 Søknadsskjema

Søknadsskjemaet for søknad om reisedokument etter utl. § 64 er tilgjengelig på Søknadsportalen til UDI. Søknadsskjemaet er også tilgjengelig i papirversjon på UDIs nettsider.

Ved oppmøte hos politiet skal politiet forsikre seg om at alle aktuelle punkter i søknadsskjemaet er utfylt så nøyaktig som mulig og at søkeren har valgt riktig type reisedokument. Det fremgår av UDIs sjekklister hvilke dokumenter søkeren må levere sammen med søknaden. Søkeren skal levere ferdig utfylt og signert sjekkliste sammen med søknaden.

Politiet skal informere søkeren om at søknaden kan bli avvist på formelt grunnlag, avslått eller forsinket dersom søkeren leverer en ufullstendig søknad. Hvis søkeren insisterer på å levere søknaden til tross for at dokumentasjon eller nødvendige opplysninger mangler, skal politiet informere UDI om dette når de oversender saken. Politiet skal ikke nekte å ta imot søknaden.

Hvis søkeren skal ettersende dokumenter, må han eller hun opplyse om hvor lang tid dette vil ta.

Politiet skal opprette sak og registrere søknadsopplysningene i Datasystemet for utlendings- og flyktningesaker (DUF). Se vedlegg 1 om merkingskoder for oversendelse av sak til UDI.

2.2 Person- og identitetsopplysninger

Politiet skal kontrollere at personopplysningene i søknadsskjemaet samsvarer med opplysningene i folkeregisteret, DUF og eventuelle reisedokument eller pass søkeren har fra før.

Når søknaden gjelder barn med foreldre som har ulikt statsborgerskap, skal politiet informere foreldrene om at UDI vil kontrollere at barnets statsborgerskap er korrekt registrert i folkeregisteret. Dersom opplysningene i folkeregisteret ikke er korrekte, er det UDIs ansvar å endre opplysningene. I slike saker skal det fremgå av merknaden til saken at foreldrene er informert om at UDI er rette myndighet til å endre feilregistrerte opplysninger.

Dersom søkeren har endret navn i folkeregisteret skal følgende vedlegges søknaden:

• Utfylt skjema for endring av navn.

2.3 Vandelsopplysninger

Politiet har plikt til å utlevere straffesaksopplysninger i saker om reisedokument, jf. politiregisterloven § 30 (ekstern lenke til Lovdata), jf. politiregisterforskriften § 9- 6(ekstern lenke til Lovdata). Videre står det i utl. § 84, jf. utf. § 17- 7 i første ledd bokstav i, at politiet skal gi vandelsopplysninger dersom UDI eller Utlendingsnemnda (UNE) -ber om vandelsopplysninger i forbindelse med behandling av en søknad.

Dersom søkeren er ilagt straff for særlig alvorlig forbrytelse skal saken sendes UDI for behandling. Se punkt 3.9.2 for nærmere presisering av begrepet «særlig alvorlig forbrytelse». Dersom politiet er i tvil om lovbruddet er å anse som «særlig alvorlig forbrytelse» så skal saken sendes til UDI for behandling. Mindre lovbrudd som for eksempel fartsbøter og liknende regnes ikke som «særlige alvorlige forbrytelser».

Er søkeren mistenkt, siktet, dømt eller bøtelagt for straffbart forhold, skal politiet kommentere dette i den tverretatlige meldingen når de sender saken til UDI for behandling. Politiet skal i slike tilfeller oppdatere vandelsopplysninger og skrive tidspunkt for siste vandelskontroll inn i oversendelsesmerknaden.

2.4 Nåværende reisedokument

Søkeren skal krysse av for om han eller hun allerede har pass/reisedokument. Dersom søkeren har et pass eller reisedokument, skal han eller hun levere dette til politiet sammen med søknaden, jf. utl. § 64 tredje ledd og utf. § 12- 11 tredje ledd. Med innlevering mener UDI at søkeren skal gi fra seg dokumentet i original til politiet. Politiet skal ta kopi av alle brukte sider i passet eller reisedokument og legge kopiene ved søknaden.

Når politiet har kontrollert reisedokumentet og tatt kopi av dokumentet, kan politiet utlevere reisedokumentet til søkeren dersom han eller hun ønsker det. Søkeren kan beholde reisedokumentet eller passet mens søknaden om utlendingspass eller reisebevis for flyktninger er til behandling. Dersom søkeren ikke ønsker å beholde reisedokumentet i søknadsperioden, skal politiet registrere dokumentet som innlevert i DUF under punktet "personlig dokument".

Når søknaden er innvilget og politiet har utstedt et nytt reisedokument, skal politiet inndra det tidligere passet eller reisedokumentet, jf. utf. § 12- 12 femte ledd. Politiet skal registrere reisedokumentet som inndratt i DUF under punktet om «personlig dokument».

Når søkere som ikke har tillatelse på bakgrunn av beskyttelse søker om utlendingspass fordi de mener at de ikke kan fremskaffe hjemlandets pass, skal de fremlegge dokumentasjon på at de har forsøkt å skaffe reisedokument fra sitt hjemland.

I tilfeller hvor de ikke fremlegger dokumentasjon, skal politiet vurdere om de bør innhente opplysninger om hvorfor søkeren ikke har tatt kontakt med hjemlandets myndigheter.

Dersom søkeren har fått avslag på søknad om hjemlandets reisedokument, skal han eller hun dokumentere dette. Når søkeren ikke har dokumentert hvorfor han eller hun ikke får utstedt hjemlandets pass, skal politiet innhente en forklaring fra søkeren på hvorfor avslaget ikke er dokumentert.

2.5 Søknad om fornyelse av reisedokument grunnet tap eller skade

2.5.1 Når reisedokumentet er tapt

Når søkeren har tapt sitt reisedokument eller av andre grunner ikke lenger har sitt norske reisedokument, skal han eller hun uten opphold melde fra til nærmeste politi eller nærmeste norske utenriksstasjon, jf. utf. § 12-13 annet ledd.

Dette gjelder også i tilfelle hvor reisedokumentet har forsvunnet i posten i forbindelse med utlevering.

Politiet skal i slike tilfeller sende søknaden om fornyet reisedokument til UDI til avgjørelse, jf. utf. § 13- 6 tredje ledd. Når en utlending melder et norsk reisedokument tapt ved en norsk utenriksstasjon og ønsker å reise tilbake til Norge, skal utenriksstasjonen følge retningslinjene for behandling av søknader om passérbrev etter utf. § 12-9. Se UDI 2010-067 Passérbrev (nødpass).

Politiet/utenriksstasjonen skal ved tap/skade registrere det aktuelle reisedokument som ugyldig/tapt via Passweb. Dette vil medføre at reisedokumentet automatisk inkluderes i politiets taps- og verifikasjonstjeneste. Dersom den aktuelle seksjonen ikke selv har tilgang til Passweb skal utlendingsforvaltningen umiddelbart sende en forespørsel om slik registrering til lokalt pass- og ID-kontor.

Når søkeren har tapt sitt tidligere norske reisedokument, skal følgende være vedlagt søknaden om fornyelse eller ved søknad om passérbrev:

• Ved tap av reisedokument i Norge: Tapsmelding til politiet (blankett GP-7091B «Melding om tap av reisebevis/utlendingspass»)
  
  
  • Søkeren skal fylle ut og signere tapsmeldingen, og politiet skal kontrollere at meldingen er fullstendig utfylt
    
    
• Ved tap av reisedokument i utlandet: 
  
  
  • Utenriksstasjon skal registrere det aktuelle reisedokumentet som ugyldig/tapt via Passweb. Dette vil medfører at reisedokumentet automatisk registreres i ELYS og at det inkluderes i politiets taps- og verifikasjonstjeneste. Ambassaden sender melding til lokalt politidistrikt med en gang søker gir beskjed om tapet.
•  
• Skriftlig, detaljert forklaring om når, hvor og hvordan reisedokumentet er tapt eller på annen måte kommet bort, jf. utf. § 12-13 annet ledd. Forklaringene må inneholde opplysninger om:
  
  
  • når reisedokumentet sist ble benyttet
    
    
  • når søkeren sist så reisedokumentet
    
    
  • når søkeren oppdaget at reisedokumentet var tapt
    
    
  • tid, sted og situasjon for selve tapshendelsen
    
    
  • bakgrunnen for at innehaveren hadde med seg passet i den aktuelle situasjonen
    
    
  • reisevirksomhet i perioden han eller hun har hatt reisedokumentet

Politiet/utenriksstasjonen skal så langt det er mulig og i den utstrekning det er nødvendig, kontrollere forklaringen.

Når politiet oppdager at et reisedokument er kommet uvedkommende i hende og derfor tar opp saken av eget tiltak, skal politiet snarest kontakte utlendingen for en detaljert forklaring om når, hvor og hvordan dette kan ha skjedd, jf. utf. § 12-13 annet ledd. Forklaringen skal være skriftlig og utlendingen skal skrive under på søknaden.

2.5.2 Registrering av tapte reisedokumenter

Når et reisedokument er meldt tapt skal politiet registrere tapet i DUF og sørge for at det blir registrert som ugyldig/tapt i Passweb. Det er viktig at politiet registrerer at reisedokumentet er tapt så raskt som mulig for å unngå at reisedokumentet blir misbrukt.

Politiet skal også registrere tap av reisedokumentet i DUF under punktet «personlig dokument». Det samme gjelder dersom politiet mottar melding om tap av reisedokument i utlandet.

Er reisedokumentet registert som tapt i aktuelle registre, kan det ikke slettes etter opprettelsen.Dette medfører at reisedokumenter som kommer til rette igjen likevel ikke kan tas i bruk når de er registrert som tapt.

2.5.3 Stjålne eller tapte reisedokumenter som kommer til rette

Når en utlending melder et reisebevis eller utlendingspass tapt eller stjålet, skal politiet opplyse innehaveren om at han eller hun ikke kan benytte reisedokumentet dersom det senere kommer til rette. Reisedokumentet er ugyldig når det er registrert som tapt eller stjålet i nasjonale og internasjonale registre.

Politiet skal inndra reisedokument som kommer til rette etter at det har vært meldt tapt eller stjålet, jf. utf. § 12-4 tredje ledd bokstav c. Politiet skal i tillegg registrere reisedokumentet som "funnet" i DUF under punktet "personlig dokument".

Reisedokument som er antatt tapt i posten og returneres uåpnet til politiet, kan det utleveres til innehaver dersom det ikke allerede er registrert som tapt.

2.5.4 Når reisedokumentet er skadet

Dersom reisedokumentet er skadet eller uegnet til fortsatt bruk, eller reisedokumentets utseende eller innhold er endret på uhjemlet måte, foreligger det tvil om vilkårene for fornyelse er oppfylt. Politiet skal da sende søknaden om fornyelse til UDI til avgjørelse, jf. utf. § 13- 6 første ledd.

Søkeren skal gi en detaljert og skriftlig forklaring om hvordan reisedokumentet er skadet eller endret. Søkeren skal skrive under på forklaringen.

Politiet skal vurdere om forklaringen til søkeren virker troverdig eller om det er behov for intervju med søkeren for å få større klarhet i hvordan reisedokumentet har blitt skadet.

Når søknaden om fornyet reisedokument oversendes UDI for behandling, skal politiet samtidig oversende det reisedokumentet som er skadet til UDI.

2.6 Søknad om fornyelse av reisedokumentet ved brudd på reiserestriksjonene

I tilfeller hvor politiet ved søknad om fornyelse av et reisedokument avdekker at søkeren har brutt reiserestriksjonene i reisedokumentet, skal politiet innhente en forklaring fra søkeren på hva som er bakgrunnen for at søkeren har reist i strid med begrensningene i reisedokumentet. Politiet skal videre foreta en foreløpig inndragning av reisedokumentet, jf. utf. § 12-4 fjerde ledd, ved å fysisk ta inn reisedokumentet. Politiet skal gi en skriftlig begrunnelse til søkeren om hvorfor reisedokumentet er foreløpig inndratt og henvise til korrekt hjemmel i utf. § 12-4. Politiet skal deretter sende saken til UDI for behandling via DUF. Det er saksbehandler i UDI som vurderer om det er grunnlag for å sende forhåndsvarsel og fatte vedtak om inndragning (se utf. § 12-4 siste ledd og utf. § 12-8).

Hvis søkeren har tillatelse på grunnlag av utl. §§ 28 eller 34 og det er alminnelig sannsynlighetsovervekt for at personen har vært i hjemlandet, kan det være grunnlag for å vurdere tilbakekall av søkerens tillatelser (se GI-01/2016 Instruks om tolking av utlendingsloven §§ 37 og 63 når flyktningen har reist til hjemlandet i strid med forutsetningene for opphold i Norge). Merk at det ikke kreves særlig skriftlig bevis for at utlendingen faktisk har vært i hjemlandet.

Politiet kan også forhåndsvarsle søkeren om tilbakekall hvis han eller hun har vært i hjemlandet i strid med forutsetningene for tillatelsen (se UDI 2017-001 Politiets oppgaver i tilbakekallssaker, punkt 4.2.1).

2.7 Samtykke til søknad om reisedokument for barn

Når søkeren er under 18 år, skal det foreligge samtykke fra foreldre eller andre som utøver foreldreansvaret for søkeren, jf. utf. § 12-12 første ledd. Ved søknad om reisebevis eller utlendingspass for personer under 18 år, skal politiet/utenriksstasjonen undersøke at

• rubrikker for samtykke er korrekt utfylt, og at alle nødvendige underskrifter foreligger
  
  
• foreldreansvaret for barn under 18 år er registrert i folkeregisteret (det skal være registrert i folkeregisteret om foreldreansvaret er felles, eller om kun én av foreldrene har foreldreansvaret)
  
  
• foreldre med foreldreansvar har signert og/eller samtykket til søknaden for barn

Hvis det er registrert «ukjent foreldreansvar» i folkeregisteret, må politiet/utenriksstasjonen henvise barnets forelder/foreldre til skatteetaten for å registrere korrekt foreldreansvar. Politiet/utenriksstasjonen må samtidig opplyse forelderen/foreldrene om at søknaden til barnet kan bli avvist av UDI på formelt grunnlag hvis det står «ukjent foreldreansvar» i folkeregisteret, eller hvis søknaden ikke er undertegnet av foreldre som har foreldreansvar. Dersom samtykke mangler fra én av foreldrene, må politiet forsøke å innhente dette. Dersom politiet ikke mottar samtykke fra den andre foresatte innen en frist politiet fastsetter i brev til den foresatte, oversendes saken til UDI.

Som hovedregel må minst én av foreldrene med foreldreansvar møte opp sammen med barnet ved søknad om reisedokument. Den av foreldrene som møter opp sammen med barnet må kunne legitimere seg. Dersom foreldreansvaret er felles, må den som møter opp ha med skriftlig samtykke og legitimasjon (evt. kopi av legitimasjon) fra den som ikke møter.

Barnet må være til stede når det søkes om reisedokument. Det er viktig at politiet gir barnet informasjon om hva det innebærer å få et reisedokument. Dette vil bidra til at barnet blir bevisstgjort at det kan foreligge planer om en reise, og sikrer at barnet vet hva det forventes å uttale seg om. Barn over 10 år skal underskrive søknaden, jf. utf. § 12-11 tredje ledd.

2.7.1 Ved omsorgsovertakelse

Dersom barnevernstjenesten har overtatt omsorgen for søkeren etter barnevernsloven § 5-1 (ekstern lenke til Lovdata), er det de som skal samtykke til søknaden, jf. utf. § 12-12 første ledd. Dersom barnet bor hos fosterforeldre, er det verken tilstrekkelig eller nødvendig med samtykke fra fosterforeldrene. Barnevernstjenesten skal møte sammen med søkeren hos politiet for å innlevere søknaden. Dersom barnevernstjenesten gir fullmakt til fosterforeldrene, kan fosterforeldrene møte sammen med søkeren hos politiet for innlevering av søknaden. I slike saker skal politiet innhente:

• samtykke fra barnevernstjenesten til at politiet kan utstede reisedokument til søkeren
  
  
• dokumentasjon på at omsorgen er overtatt i medhold av barnevernsloven § 5-1 (ekstern lenke til Lovdata).

Dersom barnevernstjenesten har satt inn tiltak i medhold av andre hjemler i barnevernsloven(ekstern lenke til Lovdata) enn  § 5-1, gjelder hovedregelen om at de med foreldreansvar samtykker.

2.7.2 Samtykke fra representant eller verge

Når enslige mindreårige søker om reisedokument, er det søkerens representant eller oppnevnt verge som skal samtykke til søknaden (se UDI 2015-018 Oppnevning og DUF-registrering av representant for enslige mindreårige asylsøkere).

Når en søker er fratatt rettslig handleevne, utstedes reisebevis eller utlendingspass bare når det foreligger samtykke fra vergen, jf. utf. § 12-12 annet ledd.

Det er kun i saker som omfatter enslige mindreårige asylsøkere eller søkere som er fratatt rettslig handleevne at vergen kan samtykke til søknad om reisedokument. I alle andre saker gjelder reglene for samtykke i henhold til utf. § 12-12 første ledd.

2.7.3 Opplysninger angående kjønnslemlestelse eller tvangsekteskap

Dersom det kommer frem opplysninger som kan bety at barnet står i fare for å bli utsatt for tvangsekteskap eller kjønnslemlestelse ved reise til utlandet, skal politiet gjennomføre en samtale med barnet. For de små barna kan ikke politiet avholde slike samtaler, men det må likevel skrives en rapport hvor det tydelig går frem hva som er årsaken til at politiet mistenker kjønnslemlestelse eller tvangsekteskap. For veiledning for slike samtaler, samt kontaktinformasjon til Kompetanseteamet mot tvangsekteskap og kjønnslemlestelse, se UDI 2015- 029 identifisering og oppfølging av sårbare beboere i asylmottak, UDI 2013-010 tvangsekteskap i familieinnvandringssaker og UDI 2015-011 kjønnslemlestelse i søknader om beskyttelse fra mindreårige asylsøkere. Politiet skal sende slike saker til UDI for behandling.

2.7.4 Fornyelse av reisedokument

Det er hovedsakelig politiet som fornyer reisedokumenter. Barns rett til å bli hørt skal ivaretas, men her kan i de fleste tilfeller minimumsstandarden anvendes. Se UDI 2010-043 Høring av barn i utlendingssaker - unntatt asylsaker.

Hvis det komme frem opplysninger som gir grunn til å tvile på formålet til reisen, eller barnet uttrykker usikkerhet omkring dette, skal politiet tilby barnet en samtale. Se punkt 2.6.4 i denne retningslinjen.

2.8 Utlendingspass for enkeltreise

Politiet skal informere søkeren om at UDI kun utsteder utlendingspass for enkeltreise dersom det foreligger særlige grunner til at søkeren må reise. Søkeren må dokumentere eller sannsynliggjøre gjennom en skriftlig forklaring hvorfor han eller hun trenger et utlendingspass for en enkeltreise, se sjekkliste for utlendingspass for enkeltreise.

Politiet kan sette en frist for innsendelse av slik dokumentasjon. Politiet skal opplyse søkeren om fristen for innsendelse av dokumentasjon og om at saken blir oversendt til UDI dersom dokumentasjonen ikke er innsendt innen fristen. Politiet skal videre opplyse om at UDI kan avslå søknaden dersom dokumentasjonen ikke ligger i saken fordi saken ikke er tilstrekkelig opplyst.

2.9 Gebyr

Første gangen en utlending søker om reisebevis eller utlendingspass, skal han eller hun ikke betale gebyr dersom søknaden om reisedokument blir avgjort sammen med søknaden om beskyttelse.

Søkeren må derimot betale gebyr ved første søknad om utlendingspass dersom han eller hun har fått oppholdstillatelse på annet grunnlag enn en søknad om beskyttelse, eller dersom søkeren tidligere har fått avslag på søknad om utlendingspass. Det samme gjelder ved fremsettelse av søknad om reisebevis eller utlendingspass når tidligere utstedt reisebevis eller utlendingspass har gått tapt eller er skadd, jf. utf. § 17-11 første ledd. Dette gjelder også dersom søkeren er barn.

Når voksne eller barn over 16 år søker om fornyelse av reisebeviset eller utlendingspasset, skal han eller hun betale gebyr på 2 200 kr, jf. utf. § 17-11 andre ledd. For barn under 16 år betales et gebyr tilsvarende det beløpet som er fastsatt i pass- og ID-kortforskriften (ekstern lenke) for søknad om ordinært pass, jf. utf. § 17-11 andre ledd.

Det skal også betales gebyr for fornyelse av reisedokument fra de som har oppholdstillatelse og reisedokument på grunnlag av søknad om beskyttelse. Ved søknad om nytt reisedokument på bakgrunn av navneendring er gebyret det samme som for ordinære fornyelser. Se oversikt over gebyr ved søknad om reisedokument på UDI sine nettsider(ekstern lenke). 

3. Behandling av søknad om reisedokument

3.1 Vedtakskompetanse

3.1.1 Politiets vedtaksmyndighet

I henhold til utf. § 13-5 første ledd og UDI 2010-089 Politiets vedtaksmyndighet og mulighet til å avvise søknader, har politiet i utgangspunktet myndighet til å innvilge søknad om reisebevis for flyktninger eller utlendingspass til barn under 16 år, når det ikke er tvil om at vilkårene er oppfylt, og

1. begge foreldrene har eller får reisebevis eller utlendingspass eller
   
   
2. barnet er blitt gjenforent med eller kom sammen med en av foreldrene og denne har eller får reisebevis eller utlendingspass

Dette innebærer at politiet har myndighet til å fatte vedtak om utlendingspass for barn under 16 år i henhold til vilkårene i utf. § 13-5 første ledd så lenge det ikke er tvil om at vilkårene er oppfylt.

En førstegangssøknad om reisebevis, forutsetter at søkeren blir innvilget beskyttelse i Norge. I disse sakene vil en førstegangssøknad om reisebevis også være en søknad om avledet beskyttelse etter utlendingsloven § 28 sjette ledd, jf utlendingsforskriften § 7-2. Disse sakene har ikke politiet kompetanse til å avgjøre. Dette innebærer at alle førstegangssøknader om reisebevis skal sendes til UDI for behandling, også søknader fra barn under 16 år. Se for øvrig punkt 3.1.2 under.

Politiet har videre myndighet til å innvilge søknad om fornyelse av reisebevis for flyktninger og utlendingspass når det ikke er tvil om at vilkårene er oppfylt, jf. utf. § 13-6 og UDI 2010-089. Ved endring av navn i Folkeregisteret vil politiet kunne behandle søknad om fornyelse så lenge navneendringen ikke medfører at det foreligger tvil om søkerens identitet.

3.1.2 Saker hvor politiet ikke har vedtaksmyndighet

Politiet har ikke myndighet til å fatte vedtak i førstegangssaker om reisebevis for flyktninger. UDI ber derfor politiet om å oversende alle søknader om førstegangs reisebevis og/eller avledet flyktningstatus til UDI til avgjørelse. Dette gjelder også førstegangssøknader om reisebevis for flyktninger til barn under 16 år. Når et barn under 16 år søker om reisebevis for flyktninger etter utf. § 13-5 første ledd, innebærer dette at barnet også søker om avledet flyktningstatus. Politiet har ikke vedtaksmyndighet i saker som angår førstegangssøknader om avledet flyktningstatus, jf. utf. kapittel 13.

Når en utlending søker om fornyelse av reisebevis for flyktninger eller utlendingspass og hans eller hennes tidligere reisedokument er tapt eller skadet, skal politiet sende saken til UDI til avgjørelse, jf. utf. § 13-6 første og tredje ledd.

Søknader om utlendingspass for enkeltreise skal alltid forelegges UDI til avgjørelse da dette er å anse som tvilssaker.

Når en søknad om reisedokument for et barn mangler samtykke fra den eller de som er registrert med foreldreansvar i folkeregisteret, skal politiet sende saken til UDI til avgjørelse. Politiet skal også sende søknader for barn som er registrert med «ukjent» foreldreansvar i folkeregisteret til UDI til avgjørelse.

3.1.3 UDIs vedtakskompetanse

UDI fatter vedtak i alle saker om utlendingspass og reisebevis etter hovedregelen i utl. § 64 og utf. § 12-5, der politiet ikke har vedtakskompetanse.

Når saksbehandler i UDI avgjør en søknad om beskyttelse, skal saksbehandler samtidig fatte vedtak om reisedokument i henhold til utl. § 64. Når Utlendingsnemnda (UNE) har innvilget oppholdstillatelse, er det også UDI som fatter vedtak om reisedokument.

3.2 Formelle vilkår

Når saksbehandler i politiet og UDI behandler en søknad om norsk reisedokument, skal saksbehandler først kontrollere at de formelle vilkårene for reisebevis eller utlendingspass er oppfylt, jf. utf. §§ 12-11 og 12-12. Se punkt 2.7 Samtykke til søknad om reisedokument for barn for informasjon om krav til samtykke når søkeren er et barn. Det gjelder også ved førstegangsvedtak om reisebevis for flyktninger i forbindelse med søknad om beskyttelse.

Dersom vilkårene for samtykke til utstedelse av reisebevis eller utlendingspass, jf. utf. §§ 12-11 og 12-12 ikke er oppfylt, skal saksbehandler i UDI avvise søknaden på formelt grunnlag.

3.2.1 Unntak fra hovedregelen om samtykke

I saker der det er aktuelt å gjøre unntak fra hovedregelen om samtykke, skal UDI behandle saken.

Unntak fra hovedregelen om at begge foreldre med foreldreansvar må samtykke til utstedelse av norsk reisedokument kan gis med hjemmel i utf. § 12-12 første ledd andre punktum. Hjemmelen bestemmer at det kan utstedes reisedokument til et barn der bare den ene forelderen har gitt sitt samtykke i tilfeller der denne personen i henhold til barneloven har anledning til å ta med barnet ut av landet uten den andres samtykke. Bestemmelsen samsvarer med passloven § 4 første ledd.

For at denne bestemmelsen skal kunne komme til anvendelse, må det være dokumentert eller sannsynliggjort at den ene forelderen har anledning til dette. Se punkt 5.2 i politiets rundskriv 2020-8 Retningslinjer for pass- og ID-kortmyndighetens behandling av saker etter passloven, ID-kortloven og pass- og ID-kortforskriften (ekstern lenke til Lovdata, krever innlogging) for utfyllende informasjon om hvilke vurderinger som bør ligge til grunn ved anvendelse av unntaksbestemmelsen.

Utf. § 12-12 tredje ledd bestemmer at det i særlige tilfeller kan utstedes reisebevis og utlendingspass til mindreårige eller personer som er fratatt rettslig handleevne uten samtykke, dersom det er åpenbart ubetenkelig. Bestemmelsen samsvarer med passloven (ekstern lenke til Lovdata) § 4 tredje ledd og er kun aktuell i unntakstilfeller.

Eksempler på tilfeller hvor bestemmelsen blir brukt er i forbindelse med søknader for barn hvor

• den ene av foreldrene har vært fengslet i utlandet
  
  
• den ene av foreldrene har vært ilagt besøksforbud mot barnet
  
  
• den ene forelder i lengre tid har stått registrert som utvandret og det ikke er mulig å få kontakt med vedkommende
  
  
• det står ukjent foreldreansvar i folkeregisteret og barnet er innvilget beskyttelse med kun en forelder i Norge
  
  
• det står ukjent foreldreansvar i folkeregisteret og det i forbindelse med familiegjenforeningssaken til barnet er lagt til grunn at forelderen i Norge har foreldreansvar alene i Norge

I de to siste eksemplene vil det være åpenbart ubetenkelig (forsvarlig) å utstede reisedokument til barnet da det ikke endrer rettstilstanden eller normalsituasjonen til barnet og hans eller hennes familie. Når vi unntar fra hovedregelen om at begge foreldre skal samtykke, jf. utf. § 12-12 tredje ledd, skal det begrunnes i vedtaket. Det gjelder også ved førstegangsvedtak om reisebevis for flyktninger i forbindelse med søknad om beskyttelse.

3.3 Vilkår for reisebevis

En utlending som får beskyttelse og status som flyktning, har rett til reisebevis for flyktninger med mindre spesielle grunner taler mot det, jf. utl. § 64 første ledd.

Etter utl. § 28 sjette ledd har en flyktnings ektefelle eller samboer og en flyktnings barn under 18 år uten ektefelle eller samboer også rett til oppholdstillatelse som flyktning. UDI 2010-072 Avledet flyktningstatus for familiemedlemmer gir nærmere retningslinjer for behandlingen av søknader om avledet flyktningstatus og reisebevis.

3.3.1 Overføring av flyktningstatus

En utlending som har reisebevis for flyktninger utstedt av fremmed stat har rett til reisebevis når han eller hun er innvilget beskyttelse i Norge eller faller inn under Europarådsoverenskomst 16. oktober 1980 om overføring av ansvaret for flyktninger, se utf. § 12-1 annet ledd.

Bokstav c i utf. § 12-1 annet ledd gir rett til reisebevis for flyktninger hvis søkeren har fått tillatelse til opphold i Norge ut over reisedokumentets gyldighetstid. Med «utover reisedokumentets gyldighetstid» mener UDI de tilfellene der reisedokumentet utløper

• etter effektuering av første tillatelse i Norge
  
  
• under saksbehandlingstiden før tillatelse er innvilget i Norge og
  
  
• nært opptil søknadsdato for tillatelse i Norge

Når en utlending er innvilget flyktningstatus og reisebevis for flyktninger i et land i Europa som ikke har ratifisert Europarådsoverenskomst 16. oktober 1980 om overføring av ansvaret for flyktninger, men som likevel søker om overføring av sin flyktningstatus til Norge, skal saksbehandler i UDI innvilge utlendingspass til søkeren etter utf. § 12- 5 fjerde ledd.

Det er ikke mulig å overføre retten til utlendingspass fra et annet land til Norge uavhengig av om dette landet har ratifisert Europarådsoverenskomst 16. oktober 1980. I tilfeller hvor søkeren legger frem vedtak om utlendingspass fra et annet europeisk land og ved dette dokumenterer at utlendingspasset er gitt på grunnlag av vern mot retur eller av hensyn til søkers sikkerhet, skal saksbehandler i UDI vurdere om det er grunnlag for å innvilge utlendingspass etter utf. § 12- 5 fjerde ledd.

3.4 Vilkår for utlendingspass

En utlending som har fått oppholdstillatelse på grunn av sterke menneskelige hensyn etter å ha søkt om beskyttelse, kan få innvilget utlendingspass dersom UDI vurderer det slik at forholdet til hjemlandets myndigheter gjør at han eller hun ikke kan kontakte dem, jf. utl. § 64 annet ledd. I hvilke andre tilfeller en utlending kan få utlendingspass er regulert i utf. § 12- 5.

Når en søker dokumenterer at han eller hun ikke kan få pass fra hjemlandet eller annet land og at dette skyldes forhold som utlendingen ikke kan gjøre noe med, kan saksbehandler i UDI innvilge utlendingspass til søkeren jf. utf. § 12- 5 tredje ledd. Dersom søkeren har fått avslag på søknad om pass fra hjemlandet på grunn av at han eller hun ikke har lagt frem den dokumentasjonen som hjemlandets myndigheter krever for å utstede pass, eller at søknaden er mangelfullt utfylt, mener UDI at dette er forhold søkeren kan gjøre noe med. I slike tilfeller skal saksbehandler i UDI avslå søknaden om utlendingspass. Bakgrunnen for denne praksisen er at norske myndigheter ikke ønsker å utstede reisedokumenter til søkere som selv er ansvarlige for at de ikke får utstedt hjemlandets reisedokument.

Når særlige grunner tilsier det, kan saksbehandler i UDI også innvilge utlendingspass i andre tilfeller, jf. utf. § 12- 5 fjerde ledd. Se punkt 3.5 Særlige grunner til å utstede ordinært utlendingspass og 3.6 Særlige grunner til å utstede utlendingspass for en enkeltreise for eksempler på hvilke forhold som anses å utgjøre særlig grunn.

En utlending som har oppholdsrett etter EU/EØS regelverket regnes ikke for å ha oppholdstillatelse i Norge, og oppfyller dermed ikke inngangsvilkåret for utlendingspass i utl. § 64 annet ledd og utf. § 12- 5 Utlendingen vil måtte fremme søknad om en oppholdstillatelse etter ordinært regelverk for å kunne omfattes av utl. § 64 annet ledd.

Borgere av nordiske land har ikke behov for og kan heller ikke få oppholdstillatelse i Norge. Borgere av nordiske land kan derfor heller ikke få norsk utlendingspass.

3.5 Særlige grunner til å utstede ordinært utlendingspass

Når særlige grunner tilsier det, kan saksbehandler i UDI innvilge utlendingspass i tilfeller som ikke omfattes av utf. § 12- 5 første til tredje ledd, jf. §§ 12- 5 fjerde ledd og 12- 6 sjette ledd. UDI mener at begrepet «særlig grunn» innebærer at det er sterke rimelighetsgrunner til at søkeren ønsker å reise og at terskelen for å innvilge etter denne bestemmelsen er høy.

Nedenfor er eksempler på særlige grunner til å utstede ordinært utlendingspass. Eksemplene er ikke uttømmende.

3.5.1 Søkere som ikke kan få utstedt reisedokument som er godtatt av norske myndigheter

Dersom søkeren ikke kan få utstedt reisedokument som er godtatt som reisedokument av norske myndigheter, kan UDI innvilge utlendingspass til søkeren, jf. utf. § 12- 5 fjerde ledd. Det er et vilkår for å godkjenne pass (nasjonalitetspass) som reisedokument at dette er utstedt av kompetent myndighet i den stat innehaveren er statsborger av, jf. utf. § 2-4. Hvilke reisedokumenter fra andre land som Norge har godkjent som reisedokument fremgår av reisedokumenttabellen 2006/11/06-V05.

Somaliske pass utstedt eller fornyet etter den 31. januar 1991 og før 1. august 2014 fyller ikke vilkårene for et godkjent reisedokument. Grunnen til det er at det i denne perioden ikke eksisterte noen fungerende sentralmyndighet i Somalia.

Fra og med 1. august 2018 besluttet norske myndigheter å godkjenne visse somaliske pass for innreise til Norge. Ordinære somaliske pass som er utstedt enten ved somaliske ambassader eller i Benadir-regionen etter 1. januar 2014 anerkjennes derfor nå som reisedokument av norske myndigheter.

Når det gjelder praksis vedrørende anskaffelse av nasjonalitetspass for somalisk borgere med utlendingspass, vises det til praksisnotatet for Somalia, UDI 2018-014 pkt. 14.1.1.

Somaliske borgere som har somaliske pass som er godkjent som reisedokument skal ikke få utstedt norsk utlendingspass.

3.5.2 Barn med foreldre som ikke kan kontakte hjemlandets myndigheter

Barn som har en forelder med flyktningstatus vil i mange tilfeller fylle vilkårene for avledet flyktningstatus etter utl. § 28 sjette ledd. I tilfeller hvor foreldrene ikke ønsker at barnet skal ha avledet flyktningstatus, eller dersom barnet ikke fyller vilkårene for avledet flyktningstatus, må saksbehandler vurdere om barnet kan få utlendingspass, jf. utf. § 12- 5 fjerde ledd. Saksbehandler skal vurdere om foreldrene kan henvises til å ta kontakt med hjemlandets ambassade for å få utstedt reisedokument til barnet. I tilfeller hvor foreldrene har ulikt statsborgerskap og barnet har statsborgerskap etter én forelder uten beskyttelsesbehov, legger vi til grunn at barnet kan få utstedt reisedokument fra dette landet.

Når et barn får utlendingspass fordi foreldrene ikke kan kontakte hjemlandets myndigheter, skal passet være gyldig til barnet blir myndig. Når barnet fyller 18 år må han eller hun selv kontakte hjemlandets myndigheter for å få utstedt hjemlandets reisedokument.

Når foreldre har opphold etter utl. § 38 på grunn av forhold sitt forhold til hjemlandets myndigheter og UDI mener at de ikke kan kontakte hjemlandets myndigheter, kan saksbehandler i UDI innvilge utlendingspass til barnet frem til det blir myndig.

Saksbehandler i UDI kan også innvilge utlendingspass til barn av foreldre med tillatelse etter utl. § 38 dersom tillatelsen er gitt på grunn av forholdet til hjemlandets myndigheter og foreldrene av hensyn til egen sikkerhet ikke kan kontakte hjemlandets myndigheter.

3.5.3 Barn som bor i fosterhjem

Dersom hjemlandet har en utenriksstasjon i Norge, skal barnevernet eller fosterforeldre som hovedregel kontakte denne for å søke om pass til barnet. Hvis barnets hjemland ikke har representasjon i Norge, kan saksbehandler i UDI innvilge utlendingspass til barnet på generelt grunnlag fram til barnet er myndig eller omsorgen eventuelt går tilbake til foreldrene.

Dersom hjemlandets myndigheter ikke utsteder reisedokument til barnet fordi foreldrene ikke samtykker til utstedelse av pass, er dette en særlig grunn som tilsier at saksbehandler i UDI kan innvilge utlendingspass til barnet. Det må dokumenteres eller sannsynliggjøres i søknaden at barnet ikke får reisedokument fra hjemlandet.

For barn som ikke oppfyller vilkårene for ordinært utlendingspass, kan saksbehandler i UDI utstede utlendingspass for en enkeltreise hvis barnet skal reise sammen med fosterfamilien. Fosterfamilien eller barnevernet må dokumentere reisen. Hvis saksbehandler i UDI mener at vilkårene for et ordinært utlendingspass er oppfylt, skal saksbehandler kontakte barnevernet for samtykke til utstedelse av ordinært utlendingspass.

Det er barnevernet som skal samtykke til søknaden om utlendingspass hvis de har overtatt omsorgen for barnet etter barnevernsloven § 5-1 (ekstern lenke til Lovdata), jf. utf. § 12-12 første ledd. Fosterforeldres samtykke er i disse tilfellene verken nødvendig eller tilstrekkelig.

Saksbehandler i UDI kan innvilge utlendingspass til barn med avledet identitetstvil fra foreldrene når barnevernet har overtatt omsorgen. Dette gjelder kun i tilfeller der det regnes som umulig for fosterforeldre eller barnevernet å fremskaffe hjemlandets pass for barnet av praktiske årsaker eller av hensyn til barnets beste. I slike tilfeller må det tas en helhetsvurdering av barnets situasjon i hver enkelt sak. Utlendingspasset skal ikke være gyldig for mer enn to år. Ved fornyelse skal saksbehandler i UDI vurdere om det fortsatt er grunnlag for å innvilge utlendingspass til søkeren. Etter fylte 18 år eller når omsorgen går tilbake til foreldrene, skal politiet eller UDI henvise søkeren til hjemlandets myndigheter for å fremskaffe pass fra hjemlandet.

3.5.4 Enslige mindreårige asylsøkere

Når en enslig mindreårig asylsøker er innvilget tillatelse etter utl. § 38, skal han eller hun normalt ikke ha norsk utlendingspass med mindre hjemlandets myndigheter ikke utsteder pass eller det foreligger andre særlige grunner. Se punkt fire i UDIs praksisnotat om behandling av asylsaker fra enslige mindreårige søkere UDI 2012-034 enslige mindreårige søkere og aldersvurdering. UDI eller politiet kan henvise søkeren til å søke om reisedokument fra hjemlandets myndigheter.

Dersom hjemlandet ikke har ambassade i Norge, har utlendingen behov for å reise til utlandet for å få utstedt hjemlandets pass. I disse sakene vurderer saksbehandler i UDI normalt at det foreligger særlige grunner, og at det kan det innvilges utlendingspass frem til søkeren blir myndig. Dersom søkeren fyller 18 år innen få måneder, mener UDI at det ikke foreligger særlige grunner for å innvilge utlendingspass.

Når en utlending har fått utlendingspass på dette grunnlaget, kan det ikke fornyes etter fylte 18 år. Denne begrensning skal gå tydelig fram av førstegangsvedtaket. Dersom søkeren har behov for å reise til et annet land for å skaffe seg hjemlandets pass etter at reisedokumentet er utløpt, må han eller hun søke om utlendingspass for enkeltreise.

Når saksbehandler i UDI innvilger utlendingspass på dette grunnlaget, skal ikke passet være gyldig etter at søkeren fyller 18 år. Det betyr at gyldighetstiden skal settes til fylte 18 år i de tilfellene der tillatelsen utløper etter at søkeren fyller 18 år eller dersom søkeren har permanent oppholdstillatelse (PO) og utlendingspasset normalt ville vært gyldig i fem år.

3.5.5 Søkere som bor på sperret adresse

Søkere som ikke er innvilget tillatelse i Norge på bakgrunn av forholdet til hjemlandets myndigheter skal som hovedregel fremskaffe pass fra hjemlandet. Noen søkere er derimot bosatt på strengt fortrolig adresse (kode 6) eller fortrolig adresse (kode 7) i henhold til folkeregisterloven (ekstern lenke til Lovdata) § 10 – 4, jf. beskyttelsesinstruksen (ekstern lenke til Lovdata). Disse søkerne kan i all hovedsak ikke kontakte hjemlandet for utstedelse av pass, siden dette vil innebære at søkerne må oppgi sin private adresse, noe som igjen kan utgjøre en risiko for deres sikkerhet. For personer i denne gruppen kan saksbehandler i UDI utstede ordinært utlendingspass av særlig grunn.

UDI vil i slike tilfeller legge registreringen av søkerens adresse i folkeregisteret til grunn for vurderingen av søknad om utlendingspass.

3.6 Særlige grunner til å utstede utlendingspass for en enkeltreise

Utgangspunktet er at det er søkerens hjemlands myndigheter som er ansvarlig for å utstede pass til sine borgere også dersom det er en særlig grunn til å reise. I en del tilfeller foreligger det imidlertid særlige grunner som gjør at saksbehandler i UDI kan innvilge utlendingspass for en enkeltreise, jf. utf. § 12- 5 fjerde ledd. UDI mener at begrepet «særlig grunn» innebærer at det foreligger sterke rimelighetsgrunner til å reise og at terskelen for å innvilge etter denne bestemmelsen er høy.

Det skal fremgå av vedtaket hvor utlendingen skal reise og at reisedokumentet kun gjøres gyldig for én enkeltreise til det eller de aktuelle landene utlendingen skal besøke, jf. utf. §§ 12-2 og 12-6.

Gyldighetstiden til utlendingspasset skal som hovedregel være ni måneder, men det skal ikke gis gyldighet utover utlendingens oppholdstillatelse. Reisedokumentet kan ikke fornyes. Søkeren må søke på nytt dersom han eller hun har behov for å foreta en ny reise. Han eller hun kan ikke regne med at en ny søknad om utlendingspass for reise med tilsvarende formål vil bli innvilget. For framtidig reisevirksomhet skal saksbehandler henvise søkeren til å bruke hjemlandets pass.

Nedenfor gis eksempler på særlige grunner til å utstede utlendingspass for enkeltreise, jf. utf. § 12- 5 fjerde ledd. Eksemplene er ikke uttømmende.

3.6.1 Søkere som ikke har gyldig pass eller reisedokument

Dersom en utlending som ikke har pass eller reisedokument får et akutt behov for å reise, kan han eller hun søke om utlendingspass for en enkeltreise. Det er en forutsetning at søkeren ikke kan få utstedt pass/nødpass fra hjemlandets myndigheter i tide, for eksempel ved å kontakte sin ambassade i Norge.

For at saksbehandler i UDI skal innvilge søknaden må det være en særlig grunn som gjør at søkeren ønsker å reise, jf. utf. § 12- 5 fjerde ledd. En særlig grunn kan for eksempel være akutt og livstruende sykdom eller død i nærmeste familie. Som nærmeste familie regnes foreldre, ektefelle, barn og søsken. Sykdommen må i størst mulig grad dokumenteres. Legeattest må være av nyere dato, ha underskrift og stempel fra utstederen. En annen særlig grunn kan være at søkeren ønsker å delta i begravelse til nærmeste familie.

Dokumentasjon søkeren må fremlegge i forbindelse med søknad om utlendingspass for en enkeltreise skal som hovedregel være skrevet på offisielt brevpapir, være underskrevet, ha stempel og eventuell logo.

3.6.2 Søkere som har norsk reisedokument, men ønsker å reise til hjemlandet

Reisebevis og utlendingspass er som hovedregel gyldig for reiser til alle land i verden unntatt søkerens hjemland. Noen ganger kan det oppstå et behov for å reise til hjemlandet. Reisebevis kan også utstedes for enkeltreiser, jf. utf. § 12-2 femte ledd, men i tilfeller hvor søkeren ønsker å reise til hjemlandet innvilger saksbehandler i UDI utlendingspass som er gyldig for en enkeltreise til hjemlandet. For at UDI skal innvilge søknaden må det foreligge en særlig grunn til å reise. Se punkt 3.8.3 i denne retningslinjen for informasjon om søknad om utlendingspass for en enkeltreise til et land som er unntatt fra reisedokumentets gyldighetsområde.

Innvilgelse av utlendingspass på dette grunnlaget kan føre til at UDI tilbakekaller eventuell flyktningstatus, jf. utl. § 37, og inndrar reisebevis eller utlendingspass, jf. utf. §§ 12-4 tredje ledd bokstav f og 12-8. I slike tilfeller skal søkeren gis mulighet til å velge om han eller hun ønsker å trekke søknaden.

3.6.3 Søkere som skal skaffe hjemlandets pass

Saksbehandler i UDI kan innvilge utlendingspass for en enkeltreise til personer som må reise ut av Norge for å skaffe hjemlandets pass.

Dersom utlendingen må møte personlig for hjemlandets myndigheter både ved innlevering av søknaden og utstedelse av passet, kan utlendingspasset være gyldig for to reiser.

Dersom søkeren må reise til hjemlandet for å få pass, må han eller hun legge frem dokumentasjon på dette. I tillegg må søkeren legge fram dokumentasjon på at hjemlandets myndigheter ikke kan gi ham eller henne et midlertidig reisedokument for å reise til hjemlandet.

Dersom søkeren ved en tidligere anledning har fått utlendingspass for en enkeltreise for å skaffe hjemlandets pass og ikke har klart å fremskaffe dette, må søkeren dokumentere eller sannsynliggjøre hvorfor dette er tilfelle.

3.6.4 Barn som skal på skoletur, idrettsarrangement eller lignende

Saksbehandler i UDI kan innvilge utlendingspass for enkeltreise til barn som dokumenterer at de skal reise på skoletur, idrettsarrangement eller lignende og verken har pass eller kan fremskaffe/fornye det i tide til den aktuelle turen. Dette gjelder også tilfeller hvor barnet er innført i foreldrenes pass og hjemlandets ambassade ikke utsteder reisedokument til barn på søkerens alder.

Personer som har fylt 18 år må kontakte hjemlandets myndigheter for å fremskaffe pass selv om de skal reise på skoletur, idrettsarrangement eller lignende.

3.6.5 Barn som har foreldre og/eller søsken med gyldig reisedokument

Dersom et barn har foreldre og/eller søsken med gyldig reisedokument uten selv å ha reisedokument, kan saksbehandler i UDI innvilge utlendingspass for en enkeltreise i særlige tilfeller. UDI krever da at foreldrene dokumenterer at det foreligger en særlig grunn som gjør at foreldrene, eller den av foreldrene som barnet er avhengig av, må reise. I søknaden må foreldrene også dokumentere at barnet ikke kan få reisedokument fra hjemlandets myndigheter i tide til turen. Saksbehandler i UDI avgjør om det grunnlag for å innvilge utlendingspass for enkeltreise på bakgrunn av en konkret og helhetlig vurdering. Barnets alder skal inngå som et moment i denne vurderingen.

Saksbehandler i UDI skal vurdere om det er en særlig grunn til å innvilge utlendingspass for enkeltreise i andre tilfeller der søkerens familie ønsker å reise. Søkeren må i god tid før turen skal skje dokumentere at det ikke er mulig å skaffe hjemlandets pass innen reisetidspunktet.

Personer som har fylt 18 år må kontakte hjemlandets myndigheter for å fremskaffe pass.

3.6.6 Søkere som ikke har sannsynliggjort identitet

Saksbehandler i UDI kan innvilge utlendingspass for en enkeltreise til søkere som ikke har sannsynliggjort identiteten sin dersom det foreligger en særlig grunn til å reise, jf. utf. § 12- 5 fjerde ledd.

I tilfeller hvor en utlending innvilges begrenset tillatelse etter utlendingsloven § 38, jf. utf. § 8-12 første ledd, med krav om framleggelse av nasjonalitetspass for å dokumentere sin identitet, kan saksbehandler i UDI samtidig innvilge utlendingspass for en enkeltreise dersom hjemlandets ambassade ligger i utlandet. Dette gjelder selv om det ikke er søkt spesifikt om dette og uavhengig av om det ble innvilget utlendingspass for enkeltreise ved førstegangstillatelse. Dersom hjemlandet har en ambassade i Norge som kan utstede et midlertidig reisedokument for å reise til hjemlandet, henvises søkeren til ambassaden for å søke om reisedokument. Se også punkt 8, sjette avsnitt, i UDI 2012-009 Identitet. Saksbehandler kan i disse tilfellene sette gyldighetstiden til ett år for å gi utlendingen mulighet til å fremskaffe den dokumentasjonen han eller hun trenger for å fremskaffe pass fra hjemlandets myndigheter. Utlendingspasset kan ikke fornyes. Se utf. § 12-6.

Dersom utlendingen må møte personlig for hjemlandets myndigheter både ved innlevering av søknaden og utstedelse av passet, kan utlendingspasset være gyldig for to reiser.

Et utlendingspass for en enkeltreise kan ikke fornyes (se utf. § 12-6).

Ved behandling av søknad om fornyelse av en begrenset tillatelse etter utl. § 38, jf. utf. § 8-12 første ledd kan saksbehandler i UDI innvilge nytt utlendingspass for en enkeltreise dersom søkeren fremdeles har behov for dette. Se UDI 2018-003 Fornyelse av tillatelser gitt etter søknad om beskyttelse punkt 3.4.3 for ytterligere informasjon om praksis i slike saker.

Enslige mindreårige asylsøkere som har en begrenset oppholdstillatelse frem til fylte 18 år etter utf. § 8-8, innvilges som hovedregel ikke utlendingspass. Det vises til at utlendingspass kan nektes utstedt dersom tillatelsen ikke kan fornyes og ikke danner grunnlag for permanent oppholdstillatelse, jf.  utf. § 12- 5 femte ledd.

3.7 Fornyelse av reisedokument ved tap eller skade

3.7.1 Når reisedokumentet er tapt

Innehaveren av reisedokumentet plikter å ta vare på dokumentet så det ikke kommer uvedkommende i hende. Når et reisedokument er tapt, eller innehaveren av andre grunner ikke lenger er i besittelse av reisedokumentet, plikter innehaveren uten opphold å melde fra til nærmeste politi eller nærmeste norske utenriksstasjon, jf. utf. § 12-13.

Ved tap av norsk reisedokument er utlendingen selv ansvarlig for å søke om fornyelse av reisedokument. Tapsmeldingen er ikke å anse som søknad om nytt reisedokument.

Utenriksstasjon skal registrere det aktuelle reisedokumentet som ugyldig/tapt via Passweb. Dette vil medfører at reisedokumentet automatisk registreres i ELYS og at det inkluderes i politiets taps- og verifikasjonstjeneste. Ambassaden sender melding til lokalt politidistrikt med en gang søker gir beskjed om tapet. Det må i tillegg være avgitt en detaljert forklaring av omstendighetene rundt tapet. UDI kan avslå søknaden om fornyet reisedokument dersom:

• søkeren ikke meldte fra om tapet til nærmeste politi eller nærmeste norske utenriksstasjon kort tid etter at reisedokumentet ble tapt
  
  
• søkeren ikke har gitt en troverdig forklaring på hvordan reisedokumentet er tapt
  
  
• dersom riktig utfylt blankett ikke er vedlagt
  
  
• dersom søkeren tidligere har mistet sitt reisedokument

UDI kan også nekte å fornye reisedokumentet dersom det er klare holdepunkter for å anta at søkeren har overlatt reisedokumentet til en annen eller at reisedokumentet er misbrukt på annen måte.

Hovedregelen er at saksbehandler i UDI innvilger søkeren nytt reisedokument dersom det er førstegangstap og søkeren gir en troverdig forklaring på tapet. Ved tredjegangstap av reisedokument skal saksbehandler i UDI som hovedregel avslå søknaden.

Dersom saksbehandler i UDI mistenker at søkeren har misbrukt det tapte reisedokumentet, skal saksbehandler vurdere å begrense gyldighetsområdet for flere land enn hjemlandet eller avslå søknaden.

Ved fornyelse etter tap av reisedokument skal saksbehandler vurdere om gyldighetstiden til reisedokumentet av kontrollhensyn skal begrenses til to år. Hvert tilfelle må vurderes konkret. Dersom utlendingen ikke kan lastes for tapet og/eller det er første gang personen har tapt et pass, er det ikke grunnlag for å begrense gyldighetstiden.

Oversende melding om tap av reisedokument

Utenriksstasjon skal registrere det aktuelle reisedokumentet som ugyldig/tapt via Passweb. Dette vil medfører at reisedokumentet automatisk registreres i ELYS og at det inkluderes i politiets taps- og verifikasjonstjeneste. Ambassaden sender tverretatlig melding til lokalt politidistrikt med en gang søker gir beskjed om tapet. I meldingen skal ambassaden be politiet om å registrere i DUF under «Personlig dokument» under fanen «Person» under «Persondetaljer».

3.7.2 Når reisedokument er skadet

Når et reisedokument er skadet eller uegnet til fortsatt bruk, eller reisedokumentets utseende eller innhold er endret på uhjemlet måte, er det tvil om vilkårene for fornyelse er oppfylt. UDI kan nekte å fornye reisedokumentet dersom det foreligger klare holdepunkter for at reisedokumentet er misbrukt, jf. utf. §§ 12-3 første ledd og 12-7 første ledd.

I slike tilfeller må saksbehandler i UDI kontrollere at søkeren har gitt en detaljert forklaring på hvorfor eller hvordan reisedokumentet er skadet. Forklaringen skal være skriftlig og underskrives av innehaveren av reisedokumentet.

Saksbehandler i UDI skal vurdere om søkerens forklaring er troverdig. Dersom forklaringen søkeren har gitt samsvarer med skadene til det ødelagte reisedokumentet, vurderes forklaringen som troverdig. Saksbehandler innvilger da som hovedregel søknaden om fornyelse av reisedokumentet.

Når forklaringen til søkeren ikke virker troverdig og/eller det er mistanke om at reisedokumentet er misbrukt, skal saksbehandler i UDI sende det ødelagte reisedokumentet til nasjonalt ID-senter (NID) for dokumentteknisk vurdering. Dersom det mangler sider i passet og/eller ved mistanke om at passet er skadet for å skjule stempel eller visum, skal saksbehandler alltid sende reisedokumentet til NID for vurdering.

Ved oversendelse av reisedokumenter til NID må saksbehandler i UDI kontakte NID på postmottak@nidsenter.no for nærmere avtale om oversendelse av reisedokumentet. Saksbehandler får da beskjed av NID om videre fremgangsmåte for oversending av reisedokumentet. Når saksbehandler sender saken til NID skal både søkerens forklaring og saksbehandlerens vurdering av skaden være vedlagt oversendelsen. Se også IM 2013-006 Rutiner for oversendelse av saker/dokumenter fra Utlendingsdirektoratet (UDI) til Nasjonalt ID-senter (NID) i forbindelse med behandling av enkeltsaker.

Når saksbehandler i UDI mottar den dokumenttekniske vurderingen fra NID, skal saksbehandler vurdere om det foreligger holdepunkter for at reisedokumentets utseende eller innhold er endret på uhjemlet måte. Dersom søknaden om reisedokument avslås, jf. utf. §§ 12-3 første ledd og 12-7 første ledd, skal vurderingen fra NID vedlegges vedtaket. Saksbehandler fatter samtidig et tilleggsvedtak om inndragning av søkerens tidligere reisebevis eller utlendingspass, jf. utf. § 12-4 tredje ledd bokstav b og § 12-8. Det skal fremgå av vedtaket om avslag på fornyelse av reisebevis eller utlendingspass at søkerens tidligere reisedokument er inndratt.

Når saksbehandler i UDI mistenker at et reisebevis for flyktninger er skadet for å skjule reisevirksomhet til hjemlandet, skal saksbehandler følge de retningslinjene som fremgår av GI-01/2016.

3.8 Gyldighetsområde og gyldighetstid

3.8.1 Gjentatte innreiser

I utgangspunktet er det ingen begrensninger med hensyn til antall innreiser til Norge så lenge reisedokumentet er gyldig. Hvis reisedokumentet er begrenset, vil det stå i dokumentet.

3.8.2 Geografiske begrensinger

Reisedokumentet skal i utgangspunktet være gyldig for reise til alle land med unntak av utlendingens hjemland, jf. utf. §§ 12-2 femte ledd og 12-6 femte ledd. Hjemland vil i denne sammenhengen være det eller de landene hvor utlendingen har statsborgerrettigheter.

UDI kan begrense reisedokumentets gyldighetsområde for flere land dersom særlige grunner taler for det, jf. utf. §§ 12-2 femte ledd og 12-6 femte ledd.

Begrensninger i et reisedokuments gyldighetsområde er delvis begrunnet ut fra kontrollhensyn og delvis ut fra norske myndigheters ønske om å gi utlendingen det vernet han eller hun har krav på etter flyktningkonvensjonen 28. juli 1951 Art. 1A, jf. protokoll 31. januar 1967.

Særlige grunner kan relatere seg både til individuelle og generelle forhold.

Individuelle forhold

Når saksbehandler i UDI beslutter å begrense det geografiske gyldighetsområdet til et reisedokument, skal det alltid bero på en konkret vurdering. Denne vurderingen er tett knyttet opp mot vurderingen av søkerens beskyttelsesbehov. Særlige grunner som relaterer seg direkte til utlendingen kan for eksempel være at hun eller han er statsløs.

I vurderingen av om et reisedokument skal begrenses for flere land enn hjemlandet skal saksbehandler i UDI blant annet legge vekt på:

• hvilke(t) land utlendingen risikerer forfølgelse i henhold til egen forklaring
  
  
• om utlendingen på annen måte har et nært forhold til dette landet/disse landene
  
  
• om barnet vil være utsatt for fare for kjønnslemlestelse ved reiser til andre land enn hjemlandet eller om vedkommende har barn som er utsatt for fare for kjønnslemlestelse (Se UDI 2015-011 kjønnslemlestelse i søknader om beskyttelse fra mindreårige asylsøkere, punkt 7)

Generelle forhold

I sin vurdering av om utlendingens reisedokument skal være begrenset på bakgrunn av generelle forhold skal saksbehandleren i UDI ta utgangspunkt i forholdet utlendingens hjemland har til naboland og nære allierte. Dersom det er nære forbindelser og vennlig samkvem mellom hjemlandet og ett eller flere andre land, kan det være naturlig å unnta dette/disse landene fra reisedokumentets gyldighetsområde. Grunnen er at norske myndigheter ønsker å ivareta utlendingens sikkerhet på best mulig måte. Saksbehandlerens vurdering av om reisedokumentet skal være begrenset for flere land enn hjemlandet på bakgrunn av generelle forhold er derfor tett knyttet opp mot vurderingen av søkerens beskyttelsesbehov.

Fare for misbruk

Norske myndigheter ønsker å hindre at en utlending misbruker sitt reisedokument ved å reise tilbake til hjemlandet i strid med begrensningene i reisedokumentet. Myndighetene ser også begrensningen som en måte å redusere misbruk av asylinstituttet på. Når saksbehandler i UDI tar stilling til om det foreligger særlige grunner til å begrense reisedokumentets geografiske gyldighet for flere land enn hjemlandet, skal saksbehandler alltid foreta en konkret helhetsvurdering.

Saksbehandler skal vurdere om det er:

• konkrete holdepunkter for tvil om utlendingens identitet i grensetilfeller der tvilen i seg selv ikke gjør at UDI kan nekte å utstede et reisedokument. Slike holdepunkter kan UDI vektlegge. Manglende dokumentasjon på identitet er imidlertid ikke alene tilstrekkelig grunnlag for en begrensning
  
  
• holdepunkter for at det i utlendingens nasjonalitetsgruppe forekommer betydelig misbruk i form av hjemreiser i strid med begrensningene i reisedokumentet. Dette er forhold som saksbehandler skal tillegge særlig vekt i vurderingen av om reisedokumentet skal begrenses for flere land enn hjemlandet. Hvilken vekt momentet skal ha vil bero på hvor omfattende misbruk det er tale om, hvor klare holdepunktene man har for misbruk, og sakens omstendigheter for øvrig

Konsekvensene av ulovlig hjemreise vil avhenge av om misbruket er bekreftet av klare holdepunkter i form av konstaterbare omstendigheter så som tall og fakta og av sakens omstendigheter for øvrig.

Foreligger det både tvil om identitet som nevnt ovenfor og holdepunkter for ikke ubetydelig misbruk, vil UDI tillegge disse forholdene betydelig vekt når vi vurderer å sette geografiske begrensninger utover utlendingens hjemland.

Se vedlegg 2 for vurdering av gyldighetsområde for reisedokumenter utstedt til borgere av Eritrea.

3.8.3 Søknad om utlendingspass for en enkeltreise for å reise til et land som er unntatt fra reisedokumentets gyldighetsområde

Det er mulig å søke om utlendingspass for en enkeltreise for en begrenset tidsperiode for å foreta en bestemt reise til ett eller flere land som er unntatt fra reisedokumentets gyldighetsområde, jf. utf. §§ 12-5 fjerde ledd og 12-6 femte ledd.

Søkeren kan få innvilget utlendingspass til å foreta en slik enkeltreise hvis det er særlig grunn til at han eller hun må reise, jf. utf. § 12-5 fjerde ledd. Dette kan for eksempel være tilfelle der han eller hun ønsker å delta i begravelse til nærmeste familie eller livstruende og akutt sykdom i nærmeste familie. Søkeren må samtidig med søknaden om utlendingspass for en enkeltreise dokumentere hvorfor han eller hun har behov for å reise til det landet som er unntatt fra reisedokumentets gyldighetsområde. UDI mener at begrepet «særlig grunn» innebærer at det må foreligge sterke rimelighetsgrunner til å reise og at terskelen for å innvilge etter denne bestemmelsen er høy.

I vurderingen vil saksbehandler i UDI legge vekt på disse momentene:

• reisens formål
  
  
• forholdene som ligger til grunn for reisedokumentets geografiske begrensning
  
  
• forholdene som danner grunnlag for utlendingens oppholdstillatelse i Norge
  
  
• om reisen vil medføre en økt risiko for utlendingens sikkerhet
  
  
• om de politiske forholdene i landet/landene utlendingen ønsker å reise til har endret seg siden tidspunktet da utlendingen fikk oppholdstillatelse i Norge

Gyldighetsområdet i en søkers reisedokument vil ofte være begrenset av hensynet til søkerens sikkerhet. En reise til et land som er unntatt fra reisedokumentets gyldighetsområde vil i disse tilfellene kunne medføre tilbakekall av søkerens oppholdstillatelse og eventuelle flyktningstatus, jf. utl. § 37. Søkerens reisedokument kan også inndras, jf. utf. §§ 12-4 tredje ledd bokstav f og 12-8, jf. 12-4 tredje ledd bokstav f. Se GI-01/2016. Søkeren skal informeres om mulige konsekvenser av å foreta reisen og søkerens uttalelse i forhold til om hun eller han fortsatt ønsker å foreta reisen skal innhentes.

3.8.4 Gyldighetstid

Barn

Reisedokument til barn under fem år kan være gyldig inntil to år. For barn mellom fem og ti år kan reisedokumentet være gyldig inntil tre år. Barn over ti år kan få utstedt reisedokument som er gyldig inntil fem år. Dette tilsvarer gyldighetstiden i passloven (ekstern lenke til Lovdata) § 6 tredje ledd, jf. passforskriften (ekstern lenke til Lovdata) § 12 første ledd. Gyldighetstiden kan uansett ikke gå utover tillatelsens gyldighetstid.

Fornyelse etter tap eller skade

Når søkeren har permanent oppholdstillatelse, vil gyldighetstiden til reisedokumentet normalt være fem år, se utf. §§ 12-2 tredje ledd og 12-6 tredje ledd. Dersom søkerens forrige reisedokument er tapt eller skadet, skal saksbehandler i UDI vurdere om gyldighetstiden til reisedokumentet av kontrollhensyn skal være begrenset til to år.

3.9. Nektelsesgrunner

Når utlendingsmyndighetene vurderer søknader om norsk reisedokument er det en forutsetning at ikke særlige grunner taler mot at reisedokument utstedes, jf. utf. § 12-1 første ledd.

Utlendingspass kan også nektes utstedt når det foreligger forhold som nevnt i utf. § 12-5 femte ledd. Dette er en «kan»-bestemmelse og saksbehandler i UDI må foreta en konkret helhetsvurdering i hver enkelt sak. Utlendinger som har fått oppholdstillatelse etter utl. § 74 vil som hovedregel få avslag på søknad om utlendingspass. Dette dreier seg om utlendinger som har vernet mot utsendelse etter utl. § 73 (non refoulement) som sitt eneste grunnlag for oppholdstillatelsen.

3.9.1 Det er tvil om utlendingens identitet

Som hovedregel skal ikke personer med kjent identitetstvil få opphold i Norge. Dette skjer likevel i unntakstilfeller. Av praktiske årsaker blir utlendingen i disse tilfellene registrert med en av identitetene, men identitetstvilen er en grunn til ikke å utstyre personen med et dokument som går god for denne identiteten. Utlendingsmyndighetene vil derfor som utgangspunkt nekte å utstede reisedokument i disse tilfellene, jf. utf. § 12-1 første ledd bokstav b. Se punkt 8 i UDI 2012-009 for mer informasjon om vurdering av identitet ved utstedelse av reisebevis og utlendingspass.

I saker hvor søkeren har endret navn, og hvor navneendringen medfører at det oppstår mulig tvil om den identiteten søkeren tidligere har oppgitt, skal saksbehandler i UDI vurdere om det er grunnlag for å nekte å utstede reisedokument etter denne bestemmelsen. Det vil også være tvil om vilkårene for innvilgelse av norsk reisedokument er oppfylt i tilfeller hvor søkeren oppgir at han eller hun har endret eller ønsker å endre sitt statsborgerskap. Se punkt 10.2 i UDI 2012-009 for mer informasjon om når er en endring av registrerte opplysninger kan anses å være en ID-endring.

I unntakstilfeller kan vi likevel utstede utlendingspass for en enkeltreise til personer med identitetstvil, se punkt 3.5.6 i denne retningslinjen.

I tilfeller hvor en utlending tidligere har fått innvilget reisedokument til tross for at utlendingsmyndighetene var kjent med de forholdene som tilsa at identitet ikke var sannsynliggjort, fornyes reisedokumentet med mindre særlige forhold tilsier at søknaden skal avslås. Se GI-11/2010 Instruks om krav til sannsynliggjort identitet ved fornyelse av reisedokument om krav til sannsynliggjort identitet ved fornyelse av reisedokument. Det kan for eksempel være aktuelt å nekte fornyelse dersom utlendingens statsborgerskap ikke er sannsynliggjort.

3.9.2 Utlendingen har fått en endelig dom for særlig alvorlig lovbrudd

Reisedokument kan nektes utstedt hvis søkeren har fått endelig dom for et særlig alvorlig lovbrudd og av denne grunn utgjør en fare for samfunnet, jf. utf. § 12-1 første ledd bokstav c.

Vilkåret for å kunne avslå en søknad etter denne hjemmelen er todelt. Søkeren må både ha fått en endelig dom for en særlig alvorlig forbrytelse og på grunn av forbrytelsen utgjøre en fare for samfunnet. Det er ikke spesifisert i lov og forskrift hva som regnes som et særlig alvorlig lovbrudd.

Det er praksis for å tolke begrepet særlig alvorlig lovbrudd som brudd på det rettspraksis har betegnet som brudd på de grunnleggende samfunnshensyn, som eksempelvis grov vold, narkotika og sedelighetsforbrytelser. I vurderingen av alvorlighetsgraden til forbrytelsen må saksbehandler i UDI foreta en konkret helhetsvurdering hvor den avsagte dommen inngår som et sentralt moment i vurderingen. I tillegg vil forbrytelser som er særlig relevant når det gjelder bruk av reisedokumenter ha betydning for vurderingen. Det vil for eksempel gjelde misbruk av identitet, smugling av narkotika eller mennesker, eller på annen måte bruk av reisedokumentet til å begå kriminelle handlinger.

Det er ikke noen fastsatt karantenetid for hvor lenge en søker kan nektes reisedokument grunnet en særlig alvorlig forbrytelse.

Saksbehandler i UDI må foreta en konkret helhetsvurdering i hver enkelt sak etter utf. § 12-1 første ledd bokstav c. Følgende momenter skal inngå i vurderingen:

• hva dommen sier om grovheten av det straffbare forholdet og allmennpreventive hensyn
  
  
• hva er søkeren dømt for (for eksempel narkotika, menneskesmugling, sedelighetsforbrytelse, vold) og lengden på og type straffereaksjon
  
  
• hvor lenge det er siden den straffbare handlingen ble begått
  
  
• hvor lenge det er siden søkeren ble løslatt
  
  
• om reisedokumentet har vært brukt i forbindelse med den straffbare handlingen
  
  
• om det foreligger nye vandelsopplysninger
  
  
• hvor lenge er det siden forrige avslag etter utf. § 12-1 første ledd bokstav c
  
  
• anførsler om endret livssituasjon

Listen er ikke uttømmende.

3.9.3 Det foreligger forhold som gjør at det ikke ville blitt utstedt pass til norsk statsborger

Dersom det foreligger forhold som gjør at det ikke ville blitt utstedt pass til norsk statsborger, kan reisedokument nektes utstedt, jf. utf. § 12-1 første ledd bokstav a, jf. passloven (ekstern lenke til Lovdata) § 5.

Saksbehandler skal alltid vurdere om det foreligger forhold som fremgår av passloven § 5 og om dette gir grunnlag for å nekte utstedelse av reisedokument til søkeren. Se punkt 6 i politiets rundskriv 2020-8 (ekstern lenke til Lovdata, krever innlogging) for utfyllende informasjon om hva som gir grunnlag for å nekte utstedelse av pass etter passloven (ekstern lenke til Lovdata) § 5.

4. Politiets utstedelse av reisebevis og utlendingspass

4.1 Reisedokumentets utseende

Reisedokumentene inneholder de samme sikkerhetselementene som den norske passblanketten og er bygget opp på samme måte som den. Passets ID-side inneholder biometrisk data og har en maskinlesbar kontroll linje nederst. Det er imidlertid forskjeller både i kravene til hvilke opplysninger som skal inngå i dokumentene og i farge. Mens den norske passblanketten er rød, er omslaget til reisebeviset blått, og utlendingspassets omslag grått.

4.2 Arbeidsprosesser for utstedelse av reisedokumenter

Innlegging av persondata i passets ID-side blir gjort av dokumentprodusenten på grunnlag av de opptak av biometri som skjer ved bestillingen av reisedokumentet og de opplysningene som er registret i DUF.

Det er derfor viktig at politiet kontrollerer at den informasjonen som er registrert i DUF er korrekt og i samsvar med opplysningene registrert i folkeregisteret før reisedokumentbestillingen sendes passprodusenten gjennom DUF. Dersom noen av feltene ikke er utfylt eller er utfylt feil, må politiet selv starte arbeidsprosesser for å endre person- eller saksopplysninger.

Følgende registrerte opplysninger må sjekkes av politiet:

• DUF-nummer
  
  
• fødselsdato og personnummer
  
  
• fornavn
  
  
• mellomnavn
  
  
• etternavn
  
  
• kjønn
  
  
• statsborgerskap
  
  
• fødested og fødeland

4.2.1 Utstedelse av reisedokument

Når det er fattet vedtak om norsk reisedokument i DUF, kan politiet bestille reisedokumentet.

Politiet starter arbeidsprosess i DUF fra menyvalget «Bestilling av utlendingspass/reisebevis». Den informasjon som er relevant for bestillingen av reisedokumentet fremkommer i trinnet «kontroller passopplysninger» i DUF.

Politiet kontrollerer at

• søkeren har personnummer (11 sifre) (det kan ikke bestilles pass på D-nr.)
  
  
• søkeren har et positivt vedtak om reisedokument
  
  
• «gyldig til»-feltet er utfylt.

4.2.2 Personaliasiden

• «Nr./No»

Reisedokumentet blir levert med trykt serienummer.

• «Fornavn/Given name» og «Etternavn/Surname»

Politiet skal skrive inn søkerens fulle navn. Fornavn skal skrives inn først. Eventuelle mellomnavn blir skrevet inn hvis det er plass på linjen. Systemet kutter navn med mer enn 36 bokstaver.

• «Høyde/Height»

DUF vil be politiet fylle inn søkerens høyde. Politiet skal oppgi høyden i cm.

• «Personnummer/Personal No»

Politiet må sjekke i folkeregisteret for å undersøke om søkeren har personnummer. Systemet aksepterer imidlertid fødselsdato dersom søkeren ikke har personnummer.

• «Kjønn/Sex»

Dersom feltet «Kjønn» er satt til ukjent, vil DUF be politiet spørre søkeren om kjønn, og søkerens opplysning om kjønn legges til grunn.

• «Fødested/Place of birth»

Politiet skal fylle ut både søkerens fødested og fødeland. Dersom rubrikken blir for liten til at begge opplysningene oppgis, skal fødeland være prioritert.

• Signatur, bilde, fingeravtrykk

Opptak av biometri skjer elektronisk via biometrikiosk. Her er det mulig å innhente signatur, bilde og fingeravtrykk. Opptak av signatur gjøres i samsvar med passforskriften § 3 (ekstern lenke til Lovdata) første og fjerde ledd. Opptak av bilde og fingeravtrykk gjøres i samsvar med passforskriften §§ 4 og 5 (ekstern lenke til Lovdata), jf. forskrift om diplomatpass mv. De biometriske dataene lagres i passets ID-side.

En signatur er en unik indikator på søkers signatur. Det må signeres med det for- og etternavnet som søkeren er registrert med i folkeregisteret.

Navn må skrives på «norsk» med latinske bokstaver. Signaturen skal heller ikke inneholde andre tegn (for eksempel blomster og smilefjes).

Det er saksbehandlers ansvar at signaturen er i tråd med tidligere signatur på søknadskjema og eventuelt tidligere pass. Det er ikke anledning å signere med symboler eller på andre måter som ikke er å anse som en signatur.

Dersom personen ikke er i stand til å signere må dette angis i forbindelse med reisedokumentbestillingen i DUF. I vinduet «kontroller passinformasjon» velger politiet da «nei» i feltet «i stand til å signere». Signaturfeltet i passets ID-side vil da vises med teksten «not able to sign». For barn under 10 år kommer dette opp automatisk.

Når det ikke er mulig å bruke biometrikiosken, må søker levere ett passfoto. Dette kan være aktuelt ved reisedokumentbestilling for små barn der det ikke gir optimalt resultat å bruke biometrikiosken. Passfotoet klistres på bestillingsskjemaet som skannes manuelt. Passfotoet hentes så opp i DUF ved å velge «bruk skanner i stedet for biometrikiosk» ved bestilling. Det er viktig at saksbehandleren som utsteder reisedokumentet nøye kontrollerer fotografiet som er innlevert for å sikre at fotoet fremstiller søkeren.

4.2.3 Side 2 i reisedokumentet

Eventuelle begrensinger i gyldighetsområde skal stå i vedtaket om reisedokument. Dette anmerkes i passet ved at passutsteder legger inn informasjon i feltet «unntatt land».

4.2.4 Informasjon om returadgangen

På dokumentenes siste side fremgår returadgangen i følgende passus:

«Reisebeviset/utlendingspasset gjelder for tilbakereise til Norge i gyldighetstiden hvis ikke annet er sagt».

Utlendingen må gjøres uttrykkelig oppmerksom på ovenstående passus ved utleveringen av reisedokumentet.

4.3 Reklamasjon

Dersom søkeren reklamerer på et reisedokument fordi han eller hun mener det inneholder feil, må saksbehandler i politiet vurdere den aktuelle feilen. Skyldes reklamasjonen en feilregistrering eller lignende, skal saksbehandler bestille reisedokumentet på nytt. Saksbehandler skal registrere det reklamerte reisedokumentet om innlevert med dato i oversikten over personlige dokumenter i DUF. Saksbehandler skal deretter rette feilen og foreta en ny bestilling. Saksbehandler skal skrive inn en forklaring på hvorfor han eller hun bestiller et nytt reisedokument i merknadsfeltet i DUF.

Nytt reisedokument skal ha samme gyldighetstid som det opprinnelige reisedokumentet. Saksbehandler i politiet skal makulere det reklamerte reisedokumentet. Av tekniske årsaker lar det seg ikke alltid gjøre å bestille flere reisedokument på grunnlag av samme vedtak. Dersom det er tilfelle må saksbehandler i politiet fatte et nytt, fiktivt vedtak i DUF og bestille nytt reisedokument på bakgrunn av dette vedtaket.

4.4 Passprodusenten avviser bestillingen av reisedokumentet

Når et reisedokument blir avvist på grunn av feil, som for eksempel feil i signatur eller bilde, må saksbehandler i politiet bestille reisedokumentet på nytt og oversende bestillingen til passprodusent via DUF.

4.5 Produksjonsfeil

Ved produksjonsfeil fra passprodusent eller fra passmyndigheten skal søkeren få utstedt et nytt reisebevis/utlendingspass gebyrfritt.

I tilfeller der personaliasiden løsner fra det maskinlesbare reisebeviset/ utlendingspasset (knekker) har innehaveren krav på nytt gebyrfritt reisebevis/utlendingspass. Dette gjelder ikke dersom innehaveren har påvirket dette selv ved uforsvarlig oppbevaring og reisebevis/utlendingspasset bærer preg av dette. I så fall må søkeren levere ny søknad om reisedokument og skaden må vurderes i forhold til mistanke om misbruk/manipulasjon. Se punkt 2.4 og punkt 3.6.2 i denne retningslinjen for retningslinjer når et reisedokument er skadet.

4.6 Makulering

Når et reisedokument er innlevert, skal saksbehandler i politiet registrere dokumentet som innlevert med dato i oversikten over personlige dokumenter i DUF. Politiet skal på samme måte registrere makulerte pass som finnes i oversikten over personlige dokumenter i DUF med dato for innlevering. Det bør i tillegg stå at passet er makulert.

Saksbehandler i politiet skal sørge for at makulerte pass er ugyldige. Dette kan for eksempel gjøres ved at man klipper over passets ID-side eller ved at passet gjennomhulles. Dersom det er opplysninger i reisedokumentet som kan ha betydning for fremtidige saker, må det tas kopi av passet før det makuleres. Kopien arkiveres sammen med de øvrige dokumentene i saken. Dette vil særlig være relevant for kontroll av reisevirksomhet og behandling av søknad om permanent oppholdstillatelse og statsborgerskap.

Dersom et reisedokument må bestilles på nytt grunnet feil fra politiets side, skal saksbehandler registrere reisedokumentet makulert i DUF og bestille nytt reisedokument gebyrfritt. Dette gjelder ved ulike tilfeller for produksjonsfeil som for eksempel når reisedokumentet har feil skrift, tilsmussing eller dersom personaliasiden løsner. Ved utstedelse av nytt reisedokument blir brukte sider i gammelt reisedokument kopiertog deretter fysisk makulert og registrert som innlevert og makulert i DUF. Politiet skal sørge for at makulerte reisedokumenter føres i politidistriktets regnskap i tråd med politiets retningslinjer eventuelt etter nærmere direktiver fra Riksrevisjonen.

Når et reisedokument er inndratt etter utf. § 12- 12 femte ledd, skal ikke saksbehandler i politiet utlevere dokumentet til søkeren etter makulering. Det samme gjelder dersom et reisedokument er inndratt etter utf. § 12- 4 og makuleres. Se punkt 5 i denne retningslinjen for utfyllende informasjon om inndragning av reisedokumenter.

4.7 Elektronisk registrering i DUF

Mottatt ferdig personalisert reisedokument skal registreres i DUF med reisedokumentets serienummer.

5. Inndragning av utlendingens reisebevis eller utlendingspass

Dersom en utlending har reisebevis eller utlendingspass og vilkårene for inndragning er oppfylt (se utf. § 12- 4 og utf. § 12- 8), skal saksbehandler i politiet fysisk ta inn personens reisedokumenter (se utf. § 12- 4 siste ledd og utf. § 12- 8). Politiet har da foretatt en foreløpig inndragning av reisedokumentet. Saksbehandler i politiet skal skriftlig underrette søkeren om hvorfor reisedokumentet er foreløpig inndratt og henvise til korrekt hjemmel i utf. § 12- 4. Politiet skal deretter opprette en oppgave i den reisedokumentsaken der inndragning er aktuelt og sende den til UDI for behandling via DUF. Det er UDI som tar stilling til og eventuelt sender forhåndsvarsel og fatter vedtak om inndragning (se utf. § 12- 4 siste ledd og utf. § 12- 8).

Dersom saksbehandler i politiet har foretatt en foreløpig inndragning av reisedokumentet til en utlending fordi det er skadet eller dokumentets utseende eller innhold er endret på uhjemlet måte, skal saksbehandler oversende det ødelagte reisedokumentet til UDI sammen med oppgaven om inndragning i DUF. Se punkt 2.4 i denne retningslinjen for utfyllende informasjon om rutiner ved skade av reisedokument.

Politiet skal i tillegg inndra reisedokument som kommer til rette etter at det har vært meldt tapt eller stjålet. Reisedokumentet er ugyldig når det er registrert som tapt eller stjålet i nasjonale og internasjonale registre, jf. Utf. § 12- 4 tredje ledd bokstav c. Se punkt 2.4 i denne retningslinjen for utfyllende informasjon om rutiner ved tap av reisedokument.

6. Utlevering av innleverte reisedokumenter

6.1 Reisebevis for flyktninger og utlendingspass

Utl. § 64 tredje ledd sier at pass eller annet reisedokument søkeren er i besittelse av skal leveres inn sammen med søknaden om reisebevis for flyktninger eller utlendingspass. Videre står det i utf. § 12-12 femte ledd at det gamle reisebeviset eller utlendingspasset skal inndras når utlendingen får utstedt et nytt.

Når en utlending søker om beskyttelse, skal søkeren levere inn pass eller annet reisedokument han eller hun er i besittelse av sammen med søknaden om beskyttelse, jf. utl. § 93.

Når en utlending ber om å få utlevert et reisebevis eller utlendingspass som er inndratt, skal saksbehandler i politiet eller UDI vise til de reglene som fremgår av utl. § 64 tredje ledd og utf. § 12-12 femte ledd.

6.2 Hjemlandets pass

6.2.1 Personer med flyktningstatus

Når en utlending som er innvilget opphold i Norge etter søknad om beskyttelse ber politiet om å få tilbake sitt hjemlands reisedokument, skal saksbehandler i politiet følge de rutinene som fremgår av UDI 2010- 078 Gjenerverv av hjemlandets reisedokument og tilbakekall av tillatelse, jf. Utlendingsloven § 37.. Dette innebærer blant annet at saksbehandler skal orientere utlendingen om at utleveringen av hjemlandets reisedokument kan resultere i at oppholdstillatelsen og flyktningstatusen blir tilbakekalt, jf. utl. § 37.

Politiet kan ikke nekte å utlevere hjemlandets reisedokument når en utlending som har fått tillatelse til opphold i Norge ber om det med mindre bestemmelsen for beslag i utl. § 104 kommer til anvendelse.

Dersom utlendingen ikke motsetter seg det, kan politiet imidlertid holde tilbake dokumentet av praktiske grunner i den tiden det tar å få avklart hvilke følger utleveringen av dokumentet vil få for utlendingens videre opphold i Norge, jf. innleveringsplikten i utl. § 93 og UDI 2010- 078, punkt 3.

Når en utlending ber politiet om å få utlevert sitt hjemlands reisedokument skal saksbehandler i politiet:

• forhåndsvarsle utlendingen om at dette kan medføre at oppholdstillatelsen etter utl. § 28 vil bli tilbakekalt og at det i forbindelse med tilbakekall vil bli vurdert om det skal gis tillatelse til fortsatt opphold på andre grunnlag
  
  
• gi utlendingen mulighet til å uttale seg. Dersom vedkommende ikke ønsker å uttale seg umiddelbart, skal det fastsettes en rimelig frist for uttalelse
  
  
• sikre at saken er så opplyst som mulig ved å følge retningslinjene i UDI 2010- 078, punkt 3.3
  
  
• be utlendingen om å innlevere sitt norske reisebevis og dermed foreta en foreløpig inndragning av reisebeviset
  
  
• sørge for at utlendingen bekrefter med kvittering at han eller hun har mottatt hjemlandets reisedokument
  
  
• ekspedere tilbakekallssaken og saken som gjelder inndragning av reisedokument i DUF til UDI når saken er ferdig forberedt. Det er UDI som vurderer om det er grunnlag for tilbakekall i en sak. Saksbehandler i politiet skal sende saken til UDI selv om politiet etter en nærmere undersøkelse mener at vilkårene for tilbakekall ikke er oppfylt

Denne listen er ikke uttømmende. Ved henvendelser om gjenerverv av hjemlandets reisedokument skal politiet følge rutinene i UDI 2010- 078. Merk at disse rutinene også gjelder når hjemlandets pass er utgått.

I de tilfellene hvor en utlending gir uttrykk for at han eller hun ikke ønsker å gjenerverve hjemlandets reisedokument med de konsekvenser det kan få, men for eksempel ønsker en kopi av dokumentet for å innhente papirer fra hjemlandet, kan politiet være behjelpelig med dette. Saksbehandler i politiet skal behandle slike henvendelser etter reglene for partsinnsyn etter forvaltningsloven § 17 til 21. Se UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven for retningslinjer for behandling av partsinnsynskrav etter forvaltningsloven. Det er også i disse sakene viktig at saksbehandler i politiet stiller spørsmålene som nevnes i UDI 2010- 078 punkt 3.3 og vurderer om det er grunnlag for å opprette tilbakekallssak etter UDI 2017-001 punkt 2.3 og 2.4. Saksbehandler i politiet må dokumentere utlendingens svar på spørsmålene i saken uavhengig av om politiet oppretter tilbakekallssak eller ikke.

6.2.2 Personer uten flyktningstatus

Politiet skal som hovedregel ikke forhåndsvarsle en utlending om tilbakekall av tillatelsen ved spørsmål om gjenerverv av hjemlandets reisedokument når han eller hun ikke har tillatelse som flyktning. Det kan i noen tilfeller likevel være aktuelt å opprette tilbakekallssak ved henvendelser om gjenerverv av hjemlandets pass fra utlendinger uten flyktningstatus. Det kan for eksempel gjelde utlendinger uten flyktningstatus som er innvilget oppholdstillatelse og utlendingspass på bakgrunn av forhold til hjemlandets myndigheter.

Det er derfor viktig at saksbehandler i politiet stiller spørsmålene som fremgår av UDI 2010- 078 punkt 3.3 og vurderer om det er grunnlag for å opprette tilbakekallssak etter UDI 2017-001 punkt 2.3 og 2.4. Saksbehandler skal sørge for at utlendingens svar på spørsmålene er dokumentert i saken uavhengig av om saksbehandler beslutter å opprette en tilbakekallssak eller ikke. Dersom saksbehandler mener det er grunnlag for å opprette en tilbakekallssak, skal saksbehandler forhåndsvarsle utlendingen.

Ved utlevering av hjemlandets reisedokument til personer som ikke har tillatelse som flyktning i Norge skal saksbehandler i politiet foreta en foreløpig inndragning av utlendingens norske utlendingspass. Med foreløpig inndragning mener UDI at saksbehandler i politiet fysisk skal ta inn søkerens reisedokument. Saksbehandler skal deretter opprette en oppgave i den reisedokumentsaken der inndragning er aktuelt og sende den til UDI for behandling via DUF. Det er UDI som forhåndsvarsler og fatter vedtak om inndragning. Se punkt 5 i denne retningslinjen for utfyllende informasjon om inndragning av reisedokumenter.