UDI 2020-004 Saksbehandling av søknader om Schengenvisum

1. Innledning

Norge ble med i Schengen-samarbeidet 25. mars 2001 og er dermed forpliktet til å følge EU/Schengenregelverket, det såkalte Schengen-acquis.  

Visumforordningen (Europaparlaments- og Rådsforordning (EF) nr. 810/2009) – gir alle Schengenland et felles regelverk for håndtering av visumsøknader. Den er gjort til en del av norsk rett gjennom utlendingsloven (utl.) § 10, jf. utlendingsforskriften (utf.) § 3-4. 

Visumhåndboken inneholder retningslinjer og anbefalinger for praktiseringen av Visumforordningen. Håndboken er tatt inn i norsk regelverk, jf. UDI 2010-172 Visumhåndboken.

Disse retningslinjene supplerer de nevnte bestemmelsene.

2. Vedtaksmyndighet

2.1 Utenriksstasjonens og Sysselmannens vedtaksmyndighet

Når ikke annet er bestemt, avgjør UDI søknader om visum. Avgjørelsesmyndigheten er imidlertid i stor grad delegert til utenriksstasjonene, jf. utf. § 3-14 første ledd annet punktum. Liste over norske utenriksstasjoner som har avgjørelsesmyndighet og/eller utstedelsesadgang finnes i vedlegg 14 til utlendingsforskriften.

Med Justisdepartementets godkjenning, har UDI besluttet å gi Sysselmesteren på Svalbard vedtaksmyndighet i visumsaker. 

Når utenriksstasjonen eller Sysselmesteren er i tvil om en søknad om besøksvisum skal bli innvilget eller avslått, skal søknaden alltid sendes UDI for behandling, jf. utf. § 3-14 fjerde ledd annet punktum.

Andre saker som alltid skal sendes UDI for behandling:

• Søkeren er utvist fra Norge. I slike saker skal søknad om opphevelse av innreiseforbudet følge søknaden om visum som et vedlegg ved oversendelsen til UDI. For nærmere beskrivelse av fremgangsmåte vises til UDs egne rutinebeskrivelse for den type sak, samt UDI 2010-069 Opphevelse av innreiseforbud eller adgang til Norge for kortvarig besøk.

• Søkeren har tidligere vært utvist fra Norge. Bakgrunnen er at utenriksstasjonene ikke har tilgang til informasjonen fra utvisningssaken.

• Søkeren har en åpen utvisningssak registrert på seg.

• Søknader om nasjonalt visum, jf. utl. § 11.

• Søknader hvor utenriksstasjonen anses inhabil, jf. UDs instruks om habilitetsspørsmålet i visumsaker.

• Søknader hvor det er behov for å innhente vandelsopplysninger i visumsak etter UDI 2010-042 Utlevering av vandelsopplysninger fra politiet i visumsaker

• Søknader som berører grunnleggende nasjonale interesser/utenrikspolitiske hensyn, se også punkt 2.3 og 2.4

Utenriksstasjonen og Sysselmesteren skal motta og behandle klager på egne avslag. Dersom vedtaket ikke omgjøres, skal klagen sendes UDI som klageinstans for behandling. Dersom UDI har fattet vedtak i første instans, avgjør Utlendingsnemnda klagen, med mindre UDI omgjør sitt vedtak, jf. utl. § 76 første ledd.

2.2 Søknader om visum på grensen og forlengelse av visum

Når en utlending søker om visum på grensen (nødvisum), jf. visumforordningen artikkel 35 eller 36, skal politiet forberede saken for UDI, som har vedtaksmyndighet etter utf. § 3-14 første ledd første punktum. Se også UDI 2010-166 Visum på grensen (nødvisum). 

Politiet skal avgjøre søknader om forlengelse av visum etter utf. § 3-19 første ledd, jf. utf. § 3-14 femte ledd. Se også UDI 2010-168 Forlengelse av visum.

Klager på politiets vedtak skal sendes UDI for behandling, jf. utl. § 76 første ledd første punktum.

2.3 Søknader som berører grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn

Når en visumsak berører grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn, er det UDI som fatter vedtak i saken, med mindre Justis- og beredskapsdepartementet beslutter å avgjøre saken selv, jf. utl. § 127 første ledd.

Nærmere retningslinjer om slike saker er gitt i instruks GI-20/2023 Instruks om behandling av saker som kan berøre grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn etter utlendingsloven kapittel 14, § 35, og saker etter eksportkontrollregelverket.

For reiserestriksjoner viser vi til GI-13/2022 – Instruks om gjennomføring av reiserestriksjoner mot enkeltpersoner (utlendinger) som følge av sanksjoner fra De Forente Nasjoners sikkerhetsråd og restriktive tiltak fra Den europeiske union som Norge har sluttet opp om.

Justis- og beredskapsdepartementet er klageinstans når UDI har fattet vedtak og grunnleggende nasjonale interesser eller utenrikspolitiske hensyn helt eller delvis har vært avgjørende for utfallet av saken, jf. utl § 129 første ledd.

2.4 Betydningen av instruks om bortvisning av russiske borgere med Schengenvisum for turistformål og andre ikke-essensielle reiser

Justis- og beredskapsdepartementet har gitt instruks GI-06/2024 Bortvisning av russiske borgere med Schengenvisum for turistformål og andre ikke-essensielle reiser i medhold av utlendingsloven § 126 første ledd for å hindre innreise og gjennomreise/transitt til Norge over Schengen yttergrense for russiske borgere som har turisme og andre ikke-essensielle reiser som formål. Instruksen er begrunnet i utenrikspolitiske hensyn, jf. utl § 126 første ledd.

Instruksen trer i kraft 29. mai 2024. Fra samme dato gjelder følgende:

• Utenriksstasjonene og Sysselmesteren kan fortsatt innvilge søknader om visum fra russiske borgere som ikke skal bortvises etter instruksen når de øvrige vilkårene for visum er oppfylt.

• Utenriksstasjonene og Sysselmesteren skal fortsatt avslå søknader om visum fra russiske borgere som ikke fyller de ordinære vilkårene for å få visum.

• Når vilkårene for visum ellers er oppfylt, men søknaden gjelder turisme eller andre ikke-essensielle reiser som rammes av instruksen, skal utenriksstasjonene og Sysselmesteren oversende søknaden til UDI for behandling. 

Som det følger av punktene over, er det bare søknader der instruksen er eneste grunn til at saken vurderes for avslag, som må sendes UDI for behandling.

Se Vedlegg 2 Russiske borgere som kan og ikke kan få visum som følge av instruks GI-06/2024 for oversikt over russiske borgere som kan få visum og som ikke skal få visum som følge av instruksen.

En konsekvens av instruksen er at søknader om visum som ellers ville blitt innvilget, skal avslås av utenrikspolitiske hensyn dersom den russiske borgeren etter instruksen ville blitt bortvist ved innreise, jf. utf. § 3-4a og utl. § 126. Dette gjelder også når Norge representerer andre schengenland i
visumsaker. Det er UDI som fatter vedtak i disse tilfellene, se punkt 2.3.

3. Visumfasiliteringsavtaler

Visumfasiliteringsavtaler har som formål å gjøre det enklere å besøke hverandres land, herunder ved å tilstå lavere søknadsgebyr, redusert dokumentasjonskrav, raskere saksbehandling og lettere adgang til flerreisevisum. Hvilke konkrete forenklinger som er avtalt, fremgår av hver avtale. Se vedlegg UDI 2020-004V1 for oversikt over hvilke land Norge har inngått visumfasiliteringsavtale med, og lenker til Lovdata.

Visumfasiliteringsavtalene gjelder for alle som er borgere av avtalelandet, uavhengig av hvilket land søknaden fremmes fra.

Betydningen av at visumfasiliteringavtalen med Russland er midlertidig opphevet.

Norges visumfasiliteringavtale med Russland (ekstern lenke) er midlertidig opphevet fra og med 22 september 2022.

Det betyr at det er visumforordningens vanlige regler om dokumentasjon, flerreisevisum, gebyr og saksbehandlingstid som gjelder for borgere av Russland, og at ingen av lettelsene i visumfasiliteringsavtalen skal anvendes. Innehavere av russisk diplomatpass er visumpliktige.

Lettelser i dokumentasjonskravet som beskrevet i visumfasiliteringsavtalen, og gjenspeilet i den lokale harmoniserte listen, faller bort. Det ordinære dokumentasjonskravet som følger av visumforordningen art. 14 (1) a) – d) og annex II "Non-exhaustive list of supporting documents" gjelder.

4. Fremsettelse av søknaden

Det er utlendingens statsborgerskap som er det grunnleggende kriteriet for hvorvidt vedkommende er visumpliktig eller ikke. Dersom reisedokumentet eller andre dokumenter ikke avklarer hvilket statsborgerskap utlendingen har, skal visumplikten avgjøres på bakgrunn av reisedokumentet, jf. visumhåndboken I, del I punkt 3.1.

Visumsøknaden skal bli vurdert og avgjort av den medlemsstaten som har kompetanse til det etter kriteriene i visumforordningen artikkel 5. Dersom søkeren skal reise til flere medlemsstater i løpet av en periode på 2 måneder, foretas den samme vurderingen som for én sammenhengende reise, jf. bestemmelsens punkt 1 bokstav (b). Dersom søkeren ber om flerreisevisum for et lengre tidsrom, skal den medlemsstaten som søkeren skal reise mest til, anses som kompetent. Dersom slik medlemstat ikke kan identifiseres, skal medlemsstaten for første innreise behandle søknaden, jf. visumhåndboken I, del II punkt 1.2.

I utgangspunktet kan en person ikke ha to gyldige visa (type C) som dekker samme tidsperiode. Søkeren kan imidlertid ha ulike typer pass, som f.eks. et ordinært pass og et diplomatpass. Har søkeren et gyldig visum i ett av passene, kan det unntaksvis utstedes visum med sammenfallende/overlappende gyldighetsperiode i det andre passet. Oppholdstiden på Schengen-territoriet vil imidlertid være 90 dager i løpet av enhver periode på 180 dager totalt sett, da denne tiden gjelder pr person, ikke pr reisedokument, jf. visumhåndboken I, del II punkt 1.3.

Det fremgår av visumforordningen artikkel 9 at søknaden ikke kan fremmes tidligere enn seks måneder og som hovedregel ikke senere enn 15 dager før planlagt reise. Seksmånedersregelen er en absolutt grense, med unntak for sjømenn, som kan fremme søknaden inntil ni måneder før planlagt reise.

Dersom søknaden fremmes senere enn 15 dager før planlagt reise, er dette i strid med visumforordningens artikkel 9 punkt 1 om når en søknad skal realitetsbehandles. Det kan imidlertid aldri være en avslagsgrunn i seg selv. Søknaden skal tas til behandling, men det er ikke noe krav om å prioritere den. Søkeren bør informeres om at vedtaket kan bli fattet etter dato for planlagt reise. Dersom formålet med reisen har falt bort på vedtakstidspunktet, skal søknaden avslås i medhold av visumforordningen artikkel 32 punkt 1 (a)(ii), jf. utl. § 10 første ledd bokstav b.

Hastesaker kan fremmes senere enn 15 dager før planlagt reise og bli prioritert. For eksempel gjelder dette ved sykdom, offisielle besøk og for businessreisende som på kort varsel skal delta i et møte i Norge.

5. Personlig fremmøte

Søkeren skal møte personlig for å avgi biometri, jf. visumforordningen artikkel 10. Dersom det ikke har gått mer enn 59 måneder siden søkeren avga biometri, skal biometrien gjenbrukes, jf. artikkel 13 punkt 3. I slike tilfeller er det ikke behov for at søkeren møter personlig. Søknaden kan derfor innleveres av en annen person, jf. artikkel 9.

6. Dokumentasjonskrav

Hvilke dokumenter som skal fremlegges i en visumsøknad, er regulert i visumforordningen artiklene 10 og 14.

Hvorvidt det skal kreves at dokumenter blir oversatt er nærmere omtalt i visumhåndboken I, del II punkt 5.1.2. I saker som blir sendt til UDI for behandling, må utenriksstasjonen anmerke hva dokumentet inneholder, dersom det ikke foreligger på norsk eller engelsk. Dette gjelder både navnet på dokumentet og informasjon som er viktig for vurderingen av søknaden eller klagen.

Dersom søkeren fremlegger et reisedokument som ikke er godkjent av Norge, jf. vedlegg 10 til visumhåndboken: Table of Travel documents, skal søknaden som hovedregel ikke realitetsbehandles («inadmissable»), jf. visumforordningen artikkel 19 punkt 3. Det er i slike tilfeller etablert praksis at norske myndigheter avslår søknaden under henvisning til at det er fremlagt et reisedokument som ikke er godkjent, jf. visumforordningen artikkel 32 punkt 1 (ii), jf. utl. § 10 første ledd bokstav b. Dersom søknaden tas til behandling, jf. visumforordningen artikkel 19 punkt 4, og visum innvilges, må visumetiketten festes på et separat ark for påføring av et visum, jf. artikkel 29 punkt 2. Dersom utenriksstasjonen mangler denne typen dokument, kan den ta kontakt med UDI gjennom visumservice.

Det er et vilkår for å få utstedt et visum at søkeren dokumenterer å ha tilstrekkelige midler til opphold, inkludert innkvartering, og tilbakereisen, jf. visumforordningen artikkel 14 punkt 1 bokstav (b) og (c). Reisende til Norge kan i den forbindelse bruke «Garantiskjema for besøk», jf. bestemmelsens punkt 4. Ordningen er et tilbud for de søkere som ikke selv har tilstrekkelige midler til den planlagte reisen, og ikke et krav. Søkere som ber om flerreisevisum, skal dokumentere tilstrekkelige midler kun for den første planlagte reisen. Ved de senere innreisene må søkeren kunne dokumentere tilstrekkelige midler/nytt garantiskjema ved grensepassering. Mer informasjon om bruken av garantiskjemaet finnes i UDI 2012-017 Garantistillelser i søknader om visum.

Betalte billetter og overnattinger skal kun kreves i ekstraordinære tilfeller. Da det har blitt mer vanlig å bestille billetter online, er det i mindre grad mulig å reservere billetter, og reservert overnatting kan som oftest avbestilles til lavt gebyr. Det er derfor viktig at saksbehandleren vurderer søkerens evne til å kjøpe billett og betale for overnatting i saker hvor det ikke stilles garanti, jf. visumhåndboken I, del II punkt 5.2.1 bokstav B.

Utenriksstasjonen kan ikke be søkeren om å fylle ut et spørreskjema for sammendrag av informasjon gitt i søknaden, eller for systematisk innhenting av ytterligere opplysninger i saken, jf. visumhåndboken del II punkt 2.3.1. Når formålet med oppholdet i Norge er å arbeide, må det imidlertid avklares om det er krav om oppholdstillatelse, jf. utl. § 55 første ledd, eller om det kan unntas fra dette kravet, jf. utf. § 1-1. Hvis søknaden mangler tilstrekkelig informasjon til å avklare dette spørsmålet, kan det benyttes et skjema e.l. for å innhente mer detaljert informasjon om hva søkeren skal gjøre i Norge.

7. Visum til familiemedlemmer av EØS-borgere

Søknad fra visumpliktig familiemedlem av en EØS-borger som utøver sin rett til fri bevegelse innen EØS-området, jf. direktiv 2004/38/EC (ekstern lenke), behandles i henhold til visumforordningen artikkel 1 og utl. § 10 siste ledd.

Det følger av retningslinjene i visumhåndboken I, del III hvilke prosedyrer og vilkår som gjelder for søknader fra den persongruppen, herunder at de er unntatt fra kravet om gebyr og at søknaden skal prioriteres. Klagesaker skal prioriteres tilsvarende.

Visum innvilges som hovedregel for 90 dager og flere innreiser.

Dersom søkeren ikke dokumenterer å være omfattet av reglene for familiemedlemmer av EØS-borgere, skal søknaden avslås på dette grunnlaget. I slike tilfeller skal søknaden ikke bli vurdert etter de ordinære reglene for et Schengenvisum. Dersom søkeren ønsker en ordinær vurdering av søknaden, må vedkommende søke på nytt etter det ordinære regelverket.

Det er overlatt til søkeren å avgjøre hvilken type dokumenter som brukes til å dokumentere relasjonen til EØS-borgeren. Dersom et dokument som er framlagt i saken er utstedt av myndigheter i et land hvor norske utlendingsmyndigheter vurderer dokumenter å ha lav notoritet, må det undersøkes om det er andre opplysninger i tidligere søknader som bekrefter informasjonen i dokumentet. Dersom slik informasjon ikke er tilgjengelig for utenriksstasjonen, skal saken sendes UDI for behandling. For eksempel kan søkeren ha fremlagt vigselsattest som i seg selv anses å ha lav notoritet, mens opplysningene i referansens registrering som EØS-borger viser at vedkommende tidligere har oppgitt å være gift. med søkeren. I så fall vil dette underbygge informasjon fra vigselsattesten og kan være tilstrekkelig for å slå fast at søkeren er gift med EØS-borgeren.

Dersom utenriksstasjonen på enkel måte kan verifisere opplysningene i dokumentet som anses å ha lav notoritet, skal den gjøre dette.

8. Gebyr

Hvor høyt gebyret er for de respektive søkergruppene, fremgår av visumforordningen artikkel 16 og visumhåndboken I, del II punkt 3.4.

I henhold til unntaksbestemmelsene i visumforordningen artikkel 16 punkt 5 bokstav c) og norsk praksis, gis spillere i Norway Cup fritak fra å betale søknadsgebyr, mens lagledere og andre voksne deltakere må betale gebyr på vanlig måte.

9. Informasjonsinnhenting

Dersom det blir innhentet tilleggsopplysninger, f.eks. gjennom telefonsamtale eller e-post, skal innholdet dokumenteres skriftlig og bli lagret som et dokument i saken. Skriftlige telefonnotater bør inneholde opplysninger om dato for samtalen, hvem som ble oppringt, hvem som utførte samtalen, og en oppsummering av innholdet i samtalen.

Informasjon som mottas som korrespondanse i VIS-mail, vil ikke bli automatisk lagret på saken. Dersom den inngår i vurderingen av saken, må den bli lagret som eget innkommende dokument.

10. Konsultasjon av andre Schengenland

Søknader for borgere av et utvalg land skal forelegges andre Schengenland til uttalelse før visum kan bli utstedt, jf. visumforordningen artikkel 22. Når utenriksstasjonen er i tvil om søknaden skal innvilges, skal saken som hovedregel oversendes UDI uten forutgående konsultasjon. Dersom UDI mener at søknaden skal innvilges, skal saken først på dette tidspunktet sendes på konsultasjon. Hastesaker kan sendes på konsultasjon før oversendelsen til UDI.

Dersom ett eller flere land har innsigelser mot at visum gis, skal saksbehandleren vurdere om det er aktuelt å innvilge nasjonalt visum, se punkt 13. Dersom nasjonalt visum ikke er relevant, skal søknaden avslås i medhold av visumforordningen artikkel 32.  

11. Hensynet til barnets beste

FNs konvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989 (ekstern lenke til PDF) gir i artikkel 12 barn rett til å uttale seg i saker som berører dem. Barnekonvensjonen er inkorporert i norsk lov gjennom menneskerettsloven § 2 nummer 4 (ekstern lenke). Hensynet til barnets beste skal være grunnleggende ved alle handlinger som berører barn.

Myndigheten som forbereder en sak hvor barn er berørt, skal påse at det foreligger tilstrekkelige opplysninger slik at saksbehandleren kan vurdere hvilket utfall som er til barnets beste. Alle barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, har rett til å bli hørt, se forvaltningsloven (fvl.) § 17 (ekstern lenke).

Dersom søknaden om visum avslås i en sak som berører et barn (foreldrebesøk) eller som gjelder direkte et barn (søker), må vurderingen av barnets beste klart fremgå av vedtaket.

12. Vedtak

12.1. Innvilgelse

Varigheten (antall dager) av første visum skal settes i tråd med oppholdets formål, jf. visumforordningen artikkel 24 og visumhåndboken I, del II punktene 8.2. og 8.3.

Dersom UDI innvilger visum i første instans, skal saksbehandleren be om at gyldighetsperioden blir fastsatt av utenriksstasjonen i samråd med søkeren. Utenriksstasjonen kan ikke sette gyldighetsperiodens første dag senere enn seks måneder (eller ni måneder for sjømenn) fra søknadstidspunktet. Dersom UDI gir visum for flere innreiser i en periode på mer enn 180 dager, skal saksbehandleren selv angi gyldighetsperioden.

Etter visumforordningen artikkel 24 punkt 1 skal gyldigheten av visumet som hovedregel omfatte ytterligere 15 dagers henstand, også kalt «period of grace» i de tilfellene der visumet gis for én innreise. Formålet med denne ordningen er å gi søkeren større rom for å bestemme endelig innreisedato. Det er videre presisert i visumhåndboken I, del II punkt 8.2.1. at disse 15 dagene også skal tilføyes alle visa som gis med to innreiser. Den kan også gis dersom det gis flerreisevisum for en kortere gyldighetsperiode enn 6 måneder.

Som hovedregel skal utenriksstasjonen ikke kreve at søkeren fremlegger betalt returbillett for å få utstedt visumet.

Det er ikke hjemmel for å be søkeren om å melde seg hos utenriksstasjonen etter at han eller hun har returnert («returkontroll»). Se også visumhåndboken I, del II punkt 6.17 for nærmere informasjon. Der utenriksstasjonen mener det er behov for å justere visumpraksis for en generell søkergruppe, f.eks. fjerne slektninger, må forespørsel om å kunne innføre midlertidig returkontroll, med begrunnelse, forelegges UDI. Returkontroll kan bare gjennomføres etter samtykke fra UDI.

Et visum skal gis for én eller to innreiser, med mindre bestemmelsene i visumforordningen artikkel 24 punkt 2 (flerreisevisum) er oppfylt. Dersom formålet er å besøke Svalbard, skal visum alltid gis for minimum 2 innreiser. For passasjerer på cruiseskip som skal besøke flere Schengenland skal det alltid gis visum for flere innreiser.

Vilkårene for flerreisevisum fremgår av visumforordningens artikkel 24 punkt 2 til 2d og omtales i visumhåndboken I, del II punkt 8.4.3, med eksempler.

Flerreisevisum skal i utgangspunktet gis i henhold til en «kaskademodell».

Det er et vilkår at søkeren har lovlig brukt tidligere visa i den perioden som er angitt i artikkel 24 punkt 2 bokstav a)-c). Har søkeren hatt ett Schengen-visum som ikke ble brukt, skal dette ikke tolkes som at visumet ikke er brukt i henhold til regelverket. Det bør innhentes informasjon om hvorfor visumet ikke ble brukt. Dersom dette skyldes uforutsette omstendigheter (sykdom, avlyste møter o.l.) kan ett ubrukt visum inngå i beregningen av hvor mange visa søkeren har hatt i et gitt tidsrom.  Dersom flere visa ikke har blitt brukt, uavhengig av årsaken, har søkeren ikke krav på visum med flere innreiser etter kaskademodellen.

Airport transit visa (ATV) og visa med begrenset territoriell gyldighet (VLTV), jf. visumforordningen artikkel 25 punkt 1, tas ikke med i beregningen av hvor mange visa søkeren har hatt. Visa med begrenset territoriell gyldighet, jf. visumforordningen artikkel 25 punkt 3, skal imidlertid telles med.

Dersom det er åpenbart at søkeren ikke vil fylle innreisevilkårene i hele tidsrommet visumet etter kaskademodellen skulle gis for, kan gyldighetsperioden settes for en kortere periode. Eksempelvis kan dette skyldes at søkerens opphold i det landet han er bosatt i, er begrenset gjennom en tillatelse eller at reisedokumentet har kortere gyldighetsperiode, jf. kravene i visumforordningen artikkel 12. I dette tilfelle må det gis delvis avslag, se punkt 12.3.

Dersom formålet med oppholdet vil endre seg i løpet av gyldighetsperioden av et flerreisevisum, er ikke det i seg selv en grunn til å begrense varigheten. Eksempelvis vil en businessreisende som skal avslutte samarbeidet med en kontraktør i Norge innen 1 år, kunne få utstedt et flerreisevisum gyldig for 2 år, forutsatt vilkårene etter kaskademodellen oppfylt, dersom søkeren ønsker å komme til Schengen også som turist.

Selv om vilkårene i kaskademodellen ikke er oppfylt (ennå), kan det gis flerreisevisum for inntil 5 år, hvis søkeren skal reise regelmessig eller ofte. Det kan skyldes ulike årsaker, som eksempelvis businessrelasjoner, familiebesøk eller turisme. Det er en forutsetning at søkeren har brukt tidligere visa i henhold til regelverket, og på den måten vist sin integritet og pålitelighet.

Er det innvilget visum for 90 dager og flere innreiser i løpet av minimum 1 år, betyr det at søkeren har rett til å oppholde seg i Schengen-området inntil 90 dager i løpet av enhver periode på 180 dager, jf. visumforordningen artikkel 1 punkt 1 og visumhåndboken I, del II punkt 8, eksempel 3.

12.2. Avslag

Ved avslag på søknad besøksvisum skal det standardiserte skjemaet for avslag, annullering eller inndragning (vedlegg VI til visumforordningen) alltid fylles ut. Skjemaet kan brukes som grunnstammen i et avslagsvedtak i første instans på utenriksstasjonene. Saksbehandleren må i tillegg til avslagsskjemaet vise til hjemlene som vedtaket (avslagsgrunnen(e)) bygger på.

Kravene til begrunnelse i vedtak følger av fvl. § 25 (ekstern lenke). For flere av avslagsgrunnene, vil avkrysningen i avslagsskjemaet ikke være tilstrekkelig til å gjengi innholdet i regelen, de faktiske forholdene og vurderingen. I disse tilfellene må saksbehandleren skrive en begrunnelse som utfyller avslagsskjemaet.

12.3. Delvis avslag

Når en visumsøknad ikke er innvilget fullt ut, for eksempel ved at det gis for færre antall dager eller innreiser enn det er søkt om, skal saksbehandleren fatte et skriftlig avslagsvedtak for den delen av søknaden som ikke er blitt innvilget («partial approval»). Søkeren kan påklage dette avslagsvedtaket på vanlig måte, jf. fvl. § 28 (ekstern lenke).

Dersom det er innvilget visum med én innreise og søkeren klager på vedtaket da personen hadde søkt om flere innreiser, skal klagen henlegges hvis søkeren likevel benytter seg av visumet. Klageren skal informeres om at klagen har blitt henlagt.  

13. Visum av humanitære grunner m.m. (nasjonalt visum)

Et visum av humanitære grunner m.m., jf. visumforordningen artikkel 25 og utl. § 11, er et visum som bare gjelder innreise og opphold i Norge. Det gir ikke rett til transitt i Schengenområdet, og utlendingen må derfor reise fra et land utenfor Schengenområdet direkte til Norge og likeså tilbake. Det kan utstedes selv om vilkårene for å gi et Schengenvisum ikke er oppfylt, når det er nødvendig av humanitære grunner, nasjonale hensyn eller på grunn av internasjonale forpliktelser. 

Når det er åpenbart at søkeren ikke fyller vilkårene for et ordinært visum, f.eks. det er ikke tilstrekkelig tid til å foreta Schengenkonsultasjon før planlagt avreise, skal utenriksstasjonen registrere søknaden som nasjonalt visum i NORVIS. I alle andre tilfeller skal det opprettes søknad om Schengenvisum.

Hva som anses som tilstrekkelig dokumentasjon vil variere med oppholdets formål.

Saksbehandleren i UDI må forelegge saken for politiet pr e-post, før visum kan gis. Dette gjelder også nasjonale visa som utstedes av andre Schengenland på vegne av Norge (representasjon).

14. Søker, part, referanse og fullmektig

Det er i utgangspunktet kun søkeren som er part i saken, jf. partsdefinisjonen i fvl. § 2 bokstav e) (ekstern lenke). En referanse ansees ikke som part i saken, selv om referansen har interesse i utfallet av søknaden. Med referanse menes en person som bor i Norge, og som inviterer søkeren og eventuelt også garanterer for søkerens utgifter til reise og opphold.

Søkeren kan la seg representere ved en referanse som søkeren har gitt skriftlig fullmakt, eller ved en advokat eller fullmektig, jf. fvl. § 12 (ekstern lenke). Fullmektig som ikke er advokat, skal legge frem skriftlig fullmakt, jf. utf. § 17-1 annet ledd, første punktum. Advokat behøver ikke å legge frem skriftlig fullmakt, med mindre forvaltningsorganet finner grunn til å kreve det, jf. fvl. § 12 fjerde ledd, annet punktum. Se også UDI 2010-128 Fullmakt ved søknad om visum eller oppholdstillatelse.

I visumsaker kan det være uklart om advokaten representerer søkeren eller referansen. I slike tilfeller skal saksbehandleren innhente skriftlig fullmakt til advokaten, jf. fvl. § 12 fjerde ledd.

Den som er gitt fullmakt, skal få tilsendt kopi av vedtaket. Vedkommende kan påklage avslagsvedtak på vegne av søkeren. Et positivt vedtak som er fattet av utenriksstasjonen gis i form av en visumetikett. Følgelig kan vedtaket ikke sendes fullmektig.

Dokumenter skal sendes til part i saken eller partens representant, dersom vedkommende ber om innsyn, jf. fvl. § 18 (ekstern lenke). 

15. Klage

De generelle reglene for behandling av klagesaker fremgår av fvl. kapittel VI (ekstern lenke). UDI 2010-161 Klagar som er for seint fremja, og førebelse klagar gir for øvrig retningslinjer for håndtering av foreløpige klager og klager som innsendes etter klagefristen.

Utenriksstasjonen må alltid vurdere om anførslene i klagen skal medføre omgjøring av vedtaket. Dersom det ikke er aktuelt å omgjøre, skal påtegningen til UDI kort redegjøre for hva utenriksstasjonen har vurdert og hvorfor avslaget blir opprettholdt. Det samme skal UDI gjøre når egne vedtak er påklaget.

16. Omgjøring

Dersom utenriksstasjonen eller UDI finner grunn til å omgjøre avslaget, skal man fatte et skriftlig omgjøringsvedtak hvor visumsøknaden blir helt eller delvis innvilget. I vedtaket skal saksbehandleren ta med grunnene til at vedtaket er blitt omgjort. Vedtaket skal også informere om muligheten til å få dekket nødvendige sakskostnader jf. fvl. § 36 (ekstern lenke). Søknader om dekning av nødvendige sakskostnader behandles i tråd med UDI 2010-182 Dekning av sakskostnader etter forvaltningsloven.

Dersom omgjøringsvedtaket fattes senere enn seks måneder fra søknadstidspunktet (eller ni måneder for sjømenn), skal gyldighetsperiodens første dag ikke settes senere enn seks måneder fra vedtaksdatoen.

17. Forlengelse av visum

For å kunne forlenge et visumopphold, må uforutsette forhold, humanitære hensyn eller tungtveiende forretningsmessige eller personlige grunner tale for det. Visumet kan ikke forlenges utover 90 dager. Nærmere retningslinjer er gitt i UDI 2010-168 Forlengelse av visum og visum for ny innreise.

18. Annullering og inndragning

Annullering og inndragning av et visum er regulert i visumforordningen artikkel 34 og nærmere omtalt i visumhåndboken del I, part V punkt 2. Som hovedregel må utlendingen forhåndsvarsles om tilbakekall, jf. fvl. § 16 (ekstern lenke). Dersom politiet samtidig forhåndsvarsler om bortvisning, kan dette gjøres i samme dokument. I så fall skal forhåndsvarselet, og eventuelt tilsvar, bli registrert på begge saker. Vedtak om annullering eller inndragning kan påklages. Dersom visumet blir annullert eller inndratt og vedkommende deretter blir bortvist fra riket, jf. utl. § 17, kan utlendingen begjære utsatt iverksettelse av bortvisningen. Begjæringen vurderes av UDI Kontroll i UDI.

Utenriksstasjonen kan annullere eller inndra et visum som de selv har innvilget. Politiet har ikke myndighet til å annullere eller inndra et visum. UDI kan annullere eller inndra norske visa og visa som er utstedt av andre Schengenland. I siste tilfelle skal det respektive landet bli informert via VIS-mail når vedtaket er fattet.

Dersom en person som blir utvist fra Norge har gyldig visum på tidspunktet for effektueringen av utvisningen, skal UDI inndra visumet. Det er i slike tilfeller ikke nødvendig å forhåndsvarsle, da det anses som åpenbart unødvendig, jf. fvl. § 16 tredje ledd bokstav c) (ekstern lenke). Politiet skal opprette sak og sende den til UDI gjennom Norvis. Politiet skal samtidig varsle UDI på epost til visumservice. Disse sakene har som oftest hastepreg og skal prioriteres. Det er viktig at politiet ødelegger visumetiketten når vedtak er fattet, jf. visumforordningen artikkel 34 punkt 5.

19. Deltakelse i Schengensamarbeidet

Det er et mål med Schengensamarbeidet å føre en så lik visumpraksis som mulig. Alle utenriksstasjonene som behandler visumsøknader, skal derfor delta aktivt i det lokale Schengensamarbeidet (LSC), jf. visumforordningen artikkel 48. Referater fra møtene i LSC skal sendes UDI på udi@udi.no og til visumservice.