UDI 2021-007 Registrering av identitetsopplysninger og folkeregistrerte personopplysninger

1. Innledning

Retningslinjen angir hvordan identitetsopplysninger og folkeregistrerte personopplysninger (videre omtalt som opplysningene) skal registreres i utlendingsforvaltningens fagsystemer (DUF, Norvis og ID-avklaringsløsningen). Retningslinjen gjelder for førstelinjen (politiet og utenriksstasjonene) og UDI, og skal anvendes i alle sakstyper etter utlendingsloven og statsborgerloven, samt så langt den passer for registrering av oppholdsrett og søknad om oppholdsdokumenter etter EØS-regelverket.

God datakvalitet på opplysningene som registreres er viktig, blant annet fordi utlendingsforvaltningen deler de overnevnte opplysningene med folkeregistermyndigheten. Identitetsopplysningene som fastsettes av utlendingsforvaltningen vil være personens identitet i Norge.    

Retningslinjene angir felles standarder for registrering av personens oppgitte og/eller dokumenterte identitets- og personopplysninger. Registreringene omtalt under innebærer ikke at det endelig er tatt stilling til identitet.  

1.1 Opplysningskategorier omfattet av retningslinjen

Retningslinjen angir hvordan følgende opplysninger om utlendingers identitet skal registreres i utlendingsforvaltningens fagsystemer (DUF, Norvis og ID-avklaringsløsningen):

• Navn

• Fødselsdato

• Fødested

• Kjønn

• Statsborgerskap

Videre hvordan følgende personopplysninger skal registreres: 

• Sivilstatus 

• Foreldreansvar 

• Adresse 

• Dødsfall 

• Dobbeltføring 

• Alias

Denne retningslinjen omfatter ikke hvordan dokumenter skal registreres inn i fagsystemene. 

1.2 Virkeområde

Retningslinjen skal anvendes av alle saksbehandlere i førstelinjen (politiet og utenriksstasjonene) og UDI som registrerer eller kontrollerer registrering av ovennevnte opplysningskategorier, herunder som et ledd i saksforberedelse og saksbehandling i første- og andrelinjen. Saksbehandleren som fatter vedtak i førstelinjen eller UDI er endelig ansvarlig for at opplysningene som registreres er korrekte.

Retningslinjen gjelder for alle sakstyper etter utlendings- og statsborgerloven, og så langt den passer for registrering av oppholdsrett eller søknad om oppholdsdokumenter etter EØS-regelverket. For retningslinjene som gjelder etter EØS-regelverket vises det til UDI 2011-035 Rutiner for EØS-regelverket.

1.3 Bakgrunn (formålet med retningslinjen)

Normalt registreres opplysninger om utlendingens identitet på bakgrunn av et fremlagt gyldig reisedokument. Et reisedokument anses «gyldig» så lenge det er innenfor gyldighetsperioden (utløpsdato) og det ikke er objektive holdepunkter for at dokumentet inneholder uriktige opplysninger eller er en forfalskning. 

Merk at når det gjelder nordiske borgere som søker om statsborgerskap, henter utlendingsforvaltningen disse opplysningene fra Folkeregisteret. Retningslinjen skal også sikre at utlendinger som ikke har levert gyldig reisedokument til norske myndigheter skal få sine oppgitte opplysninger korrekt registrert. Denne retningslinjen må ses i sammenheng med Utlendingsdirektoratets retningslinje for avklaring av utlendingers identitet, se UDI 2012-009 Identitet.

Utlendingen skal informeres om viktigheten av at opplysningene vedkommende blir registrert med er korrekte, og at disse kan være av betydning for fremtidige søknader om oppholdstillatelse etter utlendingsloven og søknad om norsk statsborgerskap. 

Registreringene som foretas av utlendingsforvaltningen danner grunnlag for innflyttingsmeldingen utlendingsforvaltningen sender til folkeregistermyndigheten når vedtaket effektueres. De registrerte opplysningene brukes i vedtak, oppholdskort og eventuelle reisedokumenter for utlendinger; flere opplysninger deles også videre med andre offentlige etater og private tjenesteytere. Videre stilles det krav om riktig registrering av personopplysninger etter personvernregelverket. Robot- og automatiseringsløsninger som benyttes i utlendingsforvaltningen er også avhengig av god datakvalitet. Det er derfor viktig at saksbehandler registrerer fullstendig og korrekt i fagsystemene. For retningslinjer for korrigering og endring av identitetsopplysninger se UDI 2012-009 Identitet.

2. Registrering i fagsystemene (DUF og Norvis) og kodeverk 

For alle personopplysninger som registreres skal saksbehandler registrere hva som er kilden til opplysningene, dvs. om opplysningene er dokumentert eller verifisert, herunder hvilke dokumenter som er fremlagt, eller om opplysningene for eksempel kun er basert på utlendingens egne opplysninger.  

For å sikre god datakvalitet er det viktig at saksbehandleren som registrerer eller endrer opplysninger benytter gjeldende kodeverk ved registrering.   

For fødselsdato er det også mulig å registrere datoens soliditet, se definisjon i punkt 3. Registreringen av soliditet skal si noe om hvor sikker den registrerte fødselsdatoen er. 

For registrering av riktighetsgraden av identiteten vises det til UDI 2012-009 Identitet.

3. Definisjoner

Definisjonene som benyttes i denne retningslinjen av identitet, identitetsopplysninger, identitetsavklaring, identitetens riktighetsgrad (ID-status), identitetsdokument (ID-dokument), notoritet, personkontroll, dokumentkontroll, dobbeltføring, aliasidentitet, og falsk identitet, se UDI 2012-009 Identitet.

I denne retningslinjen har i tillegg begrepene nedenfor følgende betydning: 

Personopplysninger: Enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte») jf. personvernforordningen art 4. nr.1 (ekstern lenke)

Kodeverk: Med kodeverk mener vi forhåndsdefinerte verdier som kan velges fra nedtrekkslister som erstatter fritekstfelt og merknader.   

Soliditet: Dette er et kodeverk som kun brukes i forbindelse med registrering av fødselsdato. Kodeverket angir kilde for informasjonen vi registrerer, eller om det ikke finnes noe kilde (f.eks. «Ikke dokumentert» eller «Fiktiv dato»). Dette kodeverket sier noe om hvor sikker/solid den registrerte fødselsdatoen er.  

4. Generelt om kilden til de registrerte opplysningene 

Utlendinger skal som hovedregel fremlegge gyldig reisedokument ved søknad om oppholdstillatelse i Norge.

Hvis utlendingen har et identitetsdokument, registreres som hovedregel opplysninger slik de er registrert i dokumentet. Flere dokumenter med samsvarende opplysninger kan bidra til å styrke tillitten til at opplysningene er riktige. Der utlendingen har flere enn ett identitetsdokument, vil vi som hovedregel legge størst vekt på gyldige reisedokumenter, men også andre offentlige identitetsdokumenter må vektlegges. 

4.1 Oversikt for hvordan opplysninger registreres avhengig av informasjonskilden til disse opplysningene 

4.1.1 Utlendingen har fremlagt gyldig reisedokument

Har utlendingen fremlagt gyldig reisedokument, skal utlendingens opplysninger registreres på den måten de kommer frem i dette dokumentet - så lenge det ikke er spesielle opplysninger i saken eller generell kunnskap om den aktuelle dokumenttypen som tilsier at dette ikke skal legges til grunn. Hvilke reisedokumenter som er gyldige for innreise til Norge går fram av utlendingsforskriften (utf.) §§ 2-4 til 2-10, samt reisedokumenttabellen, jf. Visumhåndboken, Annex 10.

Det gjøres oppmerksom på at Norge ikke anerkjenner reisedokumenter som er skrevet med et annet alfabet enn det latinske og som ikke er transkribert til latinske bokstaver. Slike dokumenter skal lastes opp og registreres som «andre dokumenter». 

4.1.2 Utlendingen har ikke fremlagt gyldig reisedokument

Utlendinger som ikke fremlegger gyldig reisedokument som dokumentasjon på sin identitet, skal som hovedregel registreres slik de oppgir at de er registrert av hjemlandets myndigheter, forutsatt at de er registrert i hjemlandet. Dette med mindre det foreligger sikre opplysninger om at utlendingens oppgitte opplysninger ikke medfører riktighet.

4.1.3 Utlendingen har fremlagt annet offentlig dokument

For utlendinger som ikke har reisedokument, men har fått utstedt annet offentlig dokument av hjemlandets myndigheter, skal opplysningene som hovedregel registreres slik de kommer frem av det fremlagte dokumentet. Hovedregelen kan unntaksvis fravikes i tilfeller hvor det foreligger helt spesielle opplysninger i den enkelte sak, eller det foreligger generell kunnskap om den aktuelle dokumenttypen som tilsier at dette ikke skal legges til grunn. Andre identitetsdokumenter kan eksempelvis være nasjonalt ID-kort, innenrikspass, pass der gyldighetsdatoen er utløpt, og statsborgerbevis. Øvrige offentlige dokumenter som førerkort, ulike former for tjenestebevis osv. kan også bidra til å sannsynliggjøre opplysningene, og hvis slike dokumenter fremlegges alene, skal opplysningene registreres slik de kommer frem av disse. 

Oppgir utlendingen å ha fått utstedt annet offentlig identitetsdokument av hjemlandets myndigheter, uten å ha fremlagt dette for norske myndigheter, skal opplysningene registreres slik utlendingen opplyser at de er oppført i identitetsdokumentet. 

Dersom utlendingen ikke har fått utstedt identitetsdokumenter fra hjemlandet, men har fått utstedt identitetsdokument av UNHCR eller annet FN-organ, skal det ses hen til opplysningene som går frem av sistnevnte dokumenter.  Registreringer foretatt av vertsland der utlendingen har hatt opphold, skal også ses hen til. Som hovedregel vil opplysninger om utlendingens identitet registreres i tråd med identitetsdokumenter utstedt av FN og/eller vertsland, med mindre det foreligger opplysninger i saken som tilsier at opplysningene i sistnevnte dokumenter ikke kan legges til grunn.

4.1.4 Dersom det foreligger motstridende opplysninger  

Dersom utlendingen legger frem flere gyldige reisedokumenter som inneholder motstridende opplysninger, skal utlendingsforvaltningen registrere det som mest sannsynlig er riktig basert på en helhetsvurdering, jf. UDI 2012-009 Identitet.

Saksbehandler må i slike tilfeller også vurdere om det skal opprettes en dobbeltføring eller et alias.

I tilfeller hvor utlendingen i forbindelse med en søknad har oppgitt opplysninger som ikke samsvarer med reisedokumentet, skal utlendingen registreres slik opplysningene kommer frem av reisedokumentet.  

For de to tilfellene over, og dersom utlendingen opplyser å være registrert med feilaktige opplysninger i hjemlandets registre, må saksbehandler vurdere om utlendingens forklaring skal nedtegnes i et notat i saken, med mindre dette allerede går frem av sakens dokumenter. 

4.1.5 Registrering i kodeverk

Saksbehandleren må sørge for å registrere den riktige kodeverksverdien, slik at informasjonskilden til den registrerte opplysningen blir synlig i fagsystemene. 

5. Registrering av navn 

Saksbehandleren skal sørge for at det alltid registreres minimum et fornavn og etternavn. Se også punkt 4. Generelt om kilden til de registrerte opplysningene.  

Dersom utlendingen bare har ett navn eller ikke gjør forskjell på fornavn og etternavn, registreres navnet eller alle navnene i både fornavns- og etternavnsfeltet i tråd med punkt 5.3 nedenfor. 

5.1 Bruk av visuelt eller maskinlesbart felt (MRZ) i reisedokumentet for å avgjøre navnenes status og rekkefølge 

Rekkefølge på navn og hva som er for-, mellom- eller etternavn, samt skrivemåte og hva som inngår i navnet, kan være vanskelig å tyde i noen reisedokumenter. Det kan derfor bli spørsmål om man skal lese navnet av reisedokumentets visuelle eller maskinlesbare felt. Hovedregelen er at navnene skal registreres slik de står i det visuelle feltet. Det er slik landet som har utstedt passet presenterer navnene. Hvis det visuelle feltet skiller mellom hva som er for-, mellom- og etternavn, kan dette skillet legges til grunn. Mellomnavn registreres i fornavnsfeltet etter fornavnet hvis det ikke er et eget felt for mellomnavn. Ved tvil om hva som er for-, mellom- og etternavn kan det ses hen til det maskinlesbare feltet for avklaring. I noen tilfeller har det visuelle feltet flere navn, hvor disse ikke er delt opp i for- og etternavn eller tilsvarende. Her bør oppdelingen følge det maskinlesbare feltet dersom det er skilt mellom for- og etternavn eller tilsvarende der. 

Dersom reisedokumentet i det visuelle feltet har flere navn, men de ikke er delt opp i for- og etternavn eller tilsvarende, og det maskinlesbare feltet ikke gir veiledning på hva som er fornavn og etternavn, kan utlendingen selv peke ut hva som er fornavn og etternavn i tråd med punkt 5.3. Det som er registrert i forbindelse med elektronisk søknad eller i annet søknadsskjema kan som hovedregel legges til grunn uten forutgående avklaring som nevnt i punkt 5.3.  

Det bemerkes at de forskjellige landene kan ha forskjellige rutiner for hvordan navnene presenteres i passet. I noen pass vil navn komme frem i det visuelle feltet, men av forskjellige grunner ikke stå i det maskinlesbare feltet. Dette kan for eksempel gjelde mellomnavn. Det er derfor viktig å se hen til begge feltene, for å være sikker på at alle navn blir registrert på korrekt måte. I andre tilfeller står familienavn eller farsnavn i det visuelle feltet, men der disse navnene ikke er en del av utlendingens faktiske navn. I disse tilfellene kan det maskinlesbare feltet avklare hva som faktisk er en del av utlendingens navn. I noen pass er det uklart hva som er for-, mellom- og etternavn, selv om man ser hen til både det visuelle- og det maskinlesbare feltet.  

Noen reisedokumenters visuelle felt inneholder opplysninger om titler, tiltaleformer og kallenavn, for eksempel Mr., Mrs., og Dr. Disse skal ikke registreres i fagsystemene. Titler som også gjengis i det maskinlesbare feltet kan imidlertid registreres. Kallenavn som står i et eget felt i det visuelle feltet finnes ofte under overskriften «also known as (AKA)», og skal ikke registreres. AKA-navnet bør i slike tilfeller registreres som et alias uten DUF-nummer til den aktive identiteten.

Dersom navnet i det visuelle feltet inneholder tegn, f.eks. punktum, skal navnet registreres slik det kommer frem i det maskinlesbare feltet. 

5.2 Utlendinger som er analfabet eller i tvil om skrivemåten av eget navn 

Oppgir utlendinger som ikke har fremlagt gyldig reisedokument eller andre identitetsdokumenter å være analfabet, og/eller at de er i tvil om hvordan navnet skrives på hjemlandets administrasjonsspråk, skal utlendingens navn registreres slik hun/han selv uttaler det. Det kan også ses hen til hva som er vanlig skrivemåte av det aktuelle navnet på utlendingens språk. Det skal komme frem av kodeverket i navnefanen i identitetsopplysningsfeltet i fagsystemene hvordan fremgangsmåten for å avklare skrivemåten av utlendingens navn har vært.» Det er kun «skriftlig selvregistrert» eller «muntlig oppgitt» som dekker disse tilfellene.  

5.3 Avklaring av status og rekkefølge på oppgitte navn 

I de tilfeller utlendingen ikke har lagt frem reisedokument, og/eller det er usikkerhet knyttet til navnenes status, skal utlendingen for hvert av sine oppgitte navn avklare navnets status, eksempelvis eget/egne for- og familienavn, etternavn, kallenavn, fars navn, mors navn, farfars navn, underklan- / understammenavn eller klan- / stammenavn. Utlendingen skal som utgangspunkt registreres med den navnerekkefølgen som følger av hjemlandets navneskikk, men for-, mellom og etternavn skal uansett rekkefølge alltid registreres i korrekt felt ved registreringen. Det skal av registreringen klart komme frem i hvilken rekkefølge de enkelte navnene skal skrives. Dersom valg av navnerekkefølge avviker fra det som er tradisjonen i det aktuelle landet, skal saksbehandler vurdere om dette skal nedtegnes i et saksdokument.

I asylsaker vil det være den myndigheten som foretar førstegangsregistreringen, som skal opprette kontakt med utlendingen for å avklare navnenes status hvis det er tvil om dette. Status og rekkefølge på navn avklares fortrinnsvis da utlendingen møter opp for å søke beskyttelse. Etter at saken er ekspedert til UDI er det UDIs ansvar å avklare eventuell tvil om navnenes status og rekkefølge. 

5.4 Innhenting av utlendingens navn i søknader om beskyttelse 

I søknader om beskyttelse skal skjema for transkribering benyttes for registrering av navn til søkere uten offentlige identitetsdokumenter. Dette gjelder for følgende grupper: 

• Voksne søkere som ikke har fremlagt offentlige identitetsdokumenter hvor navnet kommer frem med latinske bokstaver, og navnet heller ikke kommer frem med latinske bokstaver i Start-skjema. Skjemaet kan også brukes for søkere uten identitetsdokumenter dersom navnet ikke kommer frem på eget skriftspråk i Start-skjema. 

• Barn med foreldre som ikke har fremlagt offentlige identitetsdokumenter hvor navnet kommer frem med latinske bokstaver. Det skal benyttes et eget skjema for hvert barn som registreres, og individuelt skjema legges til i det enkelte barns sak. 

•  Enslige mindreårige asylsøkere som ikke har fremlagt offentlige identitetsdokumenter hvor navnet kommer frem med latinske bokstaver.

5.5 Transkribering av utlendingens navn til norsk 

Dersom utlendingen har fremlagt reisedokument eller andre identitetsdokumenter med andre skrifttegn enn de latinske, men navnet er transkribert, skal navnet registreres slik det er transkribert i reisedokumentet.  

Har utlendingen ikke lagt frem reisedokument eller andre dokumenter hvor navnet allerede er transkribert, skal navnet transkriberes slik det kommer frem av vedlegg UDI 2021-007V1 Skjema for registrering (transkribering) av navn.

Unntak gjelder for utlendinger som er omfattet av punkt 5.6. I disse tilfellene transkriberes navnet slik det er gjort for foreldrene. I tilfeller der den mindreårige har andre familiemedlemmer som allerede er registrert i Norge (i utlendingsdatabasen og/eller Folkeregisteret), skal utlendingens navn imidlertid transkriberes slik det er gjort i utlendingens reisedokument, forutsatt at dette er fremlagt og at navnet er transkribert. 

5.6 Mindreårige utlendinger og deres foresatte 

Navnet til mindreårige utlendinger som ikke har fremlagt reisedokument skal registreres i tråd med navnet til foresatte som allerede er registrert i Norge (i utlendingsdatabasen og/eller Folkeregisteret). Tilsvarende skal foresatte som ikke har fremlagt reisedokument registreres i tråd med den mindreåriges navn, dersom den mindreårige allerede er registrert i Norge. I de tilfeller der utlendingen har fremlagt reisedokument har opplysningene i utlendingens reisedokument forrang, og navnet skal registreres i tråd med retningslinjene i punkt 4 og 5. 

5.7 Bruk av diakritiske tegn 

Det finnes en del språk som skrives med det latinske alfabetet, men med diakritiske tegn som ikke forekommer i et standard norsk tegnsett. Dette gjelder eksempelvis polsk, serbisk og tyrkisk. For disse språkene er man henvist til å benytte originalskrivemåten, men utelate diakritiske tegn ved transkribering til norsk. Se UDI 2021-007V6 Bruk av diakritiske tegn.

5.8 Prefikser 

Der det kommer frem av reisedokumentet hvilken del av navnet et prefiks hører til, registreres prefikset på samme måte i fagsystemene.  

Dersom prefiksets plassering ikke kommer frem av reisedokumentet, skal prefikser som van, von, de, du, el, al, del, le som en hovedregel skrives bak mellomnavnet hvis utlendingen har mellomnavn, ellers bak fornavnet. Unntak gjøres dersom vedkommende ber om at prefikset skrives foran etternavnet. 

5.9 Valg av navn som norsk etternavn der utlendingen kun er registrert med fornavn

Har utlendingen fremlagt reisedokument der det ikke kommer frem etternavn, registreres utlendingen med fornavnet både i fornavns- og etternavnsfeltet. Har utlendingen ikke fremlagt reisedokument og det verken er oppført etternavn i andre dokumenter eller oppgitt etternavn, skal utlendinger fra stater som benytter fast etternavn/familienavn registreres med dette som sitt etternavn i Norge. Utlendinger som ikke har fremlagt reisedokument og som er fra stater som ikke benytter fast etternavn/familienavn, skal selv få velge om hun/han vil benytte eksempelvis klan-, stamme-, fars- eller farfars navn som norsk etternavn, i tråd med hjemlandets navnetradisjon. Unntak gjelder for utlendinger som er omfattet av punkt 5.6. Alle utlendinger skal være registrert med både for- og etternavn. Dersom det ikke er mulig eller relevant å fastsette etternavn, registreres utlendingen med fornavnet også som etternavn, slik at fornavnet blir registrert i begge felter.

I asylsaker vil det være den myndigheten som foretar førstegangsregistreringen som skal opprette kontakt med asylsøkeren for å avklare valg av etternavn. Dette gjøres fortrinnsvis når asylsøkeren møter hos politiet. Saksbehandler skal vurdere hvorvidt det er behov for å skrive inn merknader knyttet til registrering og valg av etternavn i et notat eller et overføringsdokument i fagsystemene. 

6. Registrering av fødselsdato   

Det er obligatorisk å registrere både dag, måned og år i fødselsdato. Verdien «00» for dag og måned skal kun benyttes dersom dette kommer frem av fremlagt pass/reisedokument. Fødselsdatoen registreres uavhengig av om Folkeregistermyndigheten senere eventuelt kommer til å sette en annen fødselsdato ved tildeling av fødselsnummer se punkt 6.4. Det skal velges en verdi for hva, hvis noe, som er informasjonskilden til fødselsdatoen, jf. definisjon av «soliditet».    

For tilfeller hvor utlendingen ikke kjenner dag/måned, se punkt 6.2. 

Hovedregelen for registrering av fødselsdato i tråd med reisedokumentet etter punkt 4, kan unntaksvis fravikes i tilfeller hvor det foreligger helt spesielle forhold i den enkelte sak. Merk likevel at det skal mye til for å gjøre unntak fra hovedregelen, da misforhold mellom reisedokument og oppholdskort kan ha store konsekvenser for den enkelte, for eksempel i forbindelse med reiser. Ved etterregistrering, eller andre tilfeller der det kommer frem avvik mellom registrering i hjemlandets registre og fødselsattest fra et annet land, skal hjemlandets registre være førende. Merk at dette kan vurderes noe annerledes for barn, da feilregistrert fødselsår får større konsekvenser for mindreårige, se UDI 2012-009 Identitet punkt 10. 

Fødselsdato og fødested registrert på grunnlag av fødselsmelding fra norsk helsevesen skal legges til grunn, uavhengig av hva som er registrert i eventuelle utenlandske dokumenter.

6.1 Utlendingen oppgir en annen fødselsdato enn den utlendingen er registrert med i hjemlandet 

I de tilfeller der utlendingen opplyser å være registrert med feil fødselsdato i hjemlandets registre, skal utlendingen likevel registreres med den fødselsdatoen han eller hun står registrert med i hjemlandets registre, og slik den kommer frem av eventuell dokumentasjon. Soliditetsregistreringen skal være i samsvar med dette. Utlendingens forklaring som gjelder eventuell feil i hjemlandets registre, er viktig informasjon som i slike tilfeller ikke vil komme frem i feltet for registrering av fødselsdato i fagsystemene. Opplysningene utlendingen har gitt må derfor nedtegnes i dokumentene i saken, for eksempel i asylintervju, overføringsnotat eller lignende. Denne informasjonen bør ikke fremgå kun i et internt notat, da informasjonen kan være vesentlig også for andre etater, for eksempel i forbindelse med klagebehandling. 

I tilfeller der det er benyttet en kalender for å omregne oppgitt fødselsdato fra en annen kalender, er det av betydning for senere identitetsvurdering at den som registrerer datoen noterer ned hvilken kalender som benyttes, gjerne med henvisning til hvilken nettside som er brukt. Informasjon om hvilken kalender, samt den datoen som opprinnelige ble oppgitt, vil ikke komme frem av fagsystemene. Koden “oversatt fra annen kalender” skal benyttes i slike tilfeller ved registrering av soliditet, men opplysninger om hvilken kalender som er benyttet må nedtegnes i dokumentene i saken, for eksempel i asylintervju, overføringsnotat eller lignende. Denne informasjonen bør ikke fremgå kun i et internt notat, da informasjonen kan være vesentlig også for andre etater, for eksempel i forbindelse med klagebehandling. 

6.2 Utlendinger som ikke opplyser fødselsdato 

En del utlendinger uten identitetsdokumenter kjenner ikke dag, måned eller år for sin fødsel, og gir dermed ingen opplysninger om dette til utlendingsforvaltningen. Utlendingsdirektoratet (UDI) har besluttet at følgende framgangsmåte skal følges ved registrering av utlendinger med ukjent fødselsdato: 

Ukjent fødselsdag, men kjent måned og år: 

Dag for saksopprettelse (SAKO) av sak hvor vedtaket fattes + fødselsmåned + fødselsår.  

Ukjent fødselsdag og måned: 

Dag og måned for saksopprettelse (SAKO) av sak hvor vedtaket fattes + fødselsår.  

Ukjent fødselsdato, måned og år: 

Dag og måned for saksopprettelse (SAKO) av sak hvor vedtaket fattes + antatt fødselsår. 

6.3 Særlig om enslige mindreårige og registrering av alder/fødselsdato 

Det skal komme frem av registreringsskjema for asylsøkere, UDI 2010-081V4 Ankomstregistreringsskjema, hvilke opplysninger om fødselsdato og alder utlendingen har oppgitt. Dette kan for eksempel være opplysninger om fødselsår etter hjemlandets kalender, årstid for fødsel, alder/aldersspenn. Dersom asylsøkeren er usikker på fødselsdato/år, skal også dette komme frem av ankomstregistreringsskjemat.

Mange land har ikke rutiner eller system for sikker og allmenn registrering av fødsel. Noen vet ikke hvor gamle de er, og opplyser feil alder ved søknad om beskyttelse. Andre presenterer, av forskjellige grunner, seg selv som enslig mindreårig selv om det er grunn til å tro at de i virkeligheten er voksne. UDI kan anmode om at asylsøkere gjennomfører biologiske aldersundersøkelser dersom det er tvil om han eller hun er over myndighetsalder, se UDI 2020-007 Retningslinjer om enslige mindreårige og aldersvurdering.

For tilfeller der asylsøkeren oppgir å være enslig mindreårig, men Politiets Utlendingsenhet (PU) mener at utlendingen åpenbart fremstår som over 18 år, vises det til UDI 2016-001 Enslig mindreårig asylsøker som åpenbart er over 18 år.

6.4 Folkeregistermyndighetens praksis 

For utlendinger som har oppholdstillatelse, registreres fødselsdato i Folkeregisteret på grunnlag av det som er registrert i utlendingsforvaltningens databaser. For utlendinger som har oppholdsrett etter EØS-regelverket, registreres fødselsdato på grunnlag av vedkommendes pass eller tilsvarende legitimasjonsdokument.

Merk at hvis antall tilgjengelige fødselsnumre for den aktuelle fødselsdato er svært lavt, kan dette få konsekvenser for utlendingens fødselsnummer som senere blir tildelt av Folkeregisteret, se folkeregisterforskriftens § 3.3.1 (ekstern lenke). Saksbehandler skal registrere utlendingens riktige fødselsdato uavhengig av om folkeregistermyndigheten senere kan komme til å sette en annen fødselsdato ved tildeling av fødselsnummer. Utlendinger som får tildelt fødselsnummer der de seks første sifrene ikke samsvarer med fødselsdatoen, vil få registret gjeldende fødselsdato, dvs. datoen utlendingsforvaltningen har lagt til grunn i eget fødselsdatofelt i Folkeregisteret. 

6.5 Fastsettelse av fødselsdato i forbindelse med vedtak 

I tilfeller der det foreligger nye opplysninger om utlendingens fødselsdato skal saksbehandler vurdere om den registrerte fødselsdatoen skal korrigeres eller endres. Se nærmere retningslinjer for korrigering, endring av identitetsopplysninger og identitetsendring i UDI 2012-009 Identitet punkt 10.

7. Registrering av fødested 

Som hovedregel skal utlendingens fødested registreres med både navn på byen, landsbyen eller regionen og det landet vedkommende er født i, jf. punkt 4. Fødestedet skal settes til en by eller landsby dersom dette er kjent. Er det ikke kjent fødeby settes fødestedet til den region utlendingen er født i. Fødestedet skal ikke settes til bydeler eller deler av en landsby. Er fødebyen, -landsbyen eller -region ukjent, registreres utlendingen med fødeland, og på fødestedet oppføres "unknown" (på engelsk, slik at denne registreringen skal kunne forstås også i andre Schengenland). Der utlendingen er født i et land som nå har endret navn, skal det landet heter i dag registreres som fødeland. Hvis utlendingen for eksempel er født i Øst-Tyskland skal vedkommende registreres med Tyskland som fødeland.

8. Registrering av statsborgerskap 

Det er påkrevet å registrere statsborgerskap. En utlending kan registreres med mer enn ett statsborgerskap. Det er kun stater anerkjent av Norge som kan registreres som statsborgerskap, se punkt 4. I de tilfeller utlendingsforvaltningen ikke kjenner utlendingens statsborgerskap, eller det ikke er sannsynlighetsovervekt for noe statsborgerskap, skal statsborgerskapet registreres som “Ukjent (XUK)”. Statsløse utlendinger skal registreres med (XXX), se punkt 8.1 nedenfor. 

Der utlendingen oppgir å ha flere statsborgerskap skal alle disse registreres. Ett av statsborgerskapene skal registreres som det foretrukne statsborgerskapet (grønn hake). Det er det foretrukne statsborgerskapet som skal være fremhevet i både fagsystemene og eventuelle vedtak. De øvrige statsborgerskapene vil stå i parentes. Som foretrukket statsborgerskap registreres som hovedregel det statsborgerskapet som går frem av utlendingens reisedokumenter, hvis det kun er fremlagt et reisedokument. Det må imidlertid vurderes konkret i den enkelte sak hvilket statsborgerskap som bør stå som det foretrukne. Dersom utlendingen legger frem flere gyldige reisedokumenter, og det ikke er tvil om riktigheten av opplysningene, registreres det foretrukne statsborgerskapet etter det reisedokumentet som utlendingen primært ønsker å reise med og få utstedt visum i, jf. punkt 4.

Foretrukket statsborgerskap overføres automatisk fra fagsystemene til alle korrespondanser utlendingsforvaltningen produserer, herunder oppholdskortene. Det er derfor svært viktig at saksbehandlere er nøye med registreringer og med å endre eventuelle feil.

Noen utlendinger kan fylle vilkårene for statsborgerskap i et land, for eksempel ved fødsel, selv om de aldri har registrert seg som statsborger av dette landet, og heller ikke fått utstedt dokumenter av landets myndigheter. Utlendingen kan i slike tilfelle registreres med eventuelle statsborgerskap utlendingen har rett på.

Alle statsborgerskap utlendingen angir å ha, bør dokumenteres i samsvar med punkt 16 i denne retningslinjen. 

8.1 Særlig om registrering av statsløse 

Statsløshet registreres på bakgrunn av fremleggelse av dokumentasjon på identitet. Dokumentasjonen kan være reisedokument for statsløse, nasjonalt identitetskort, oppholdskort for statsløse eller lignende. Dersom utlendingen ikke er i besittelse av identitetsdokumenter registreres statsløshet basert på utlendingens egne opplysninger om statsløshet ved førstegangs søknad i Norge. For statsløse er det særlig viktig at fødested og bostedshistorikk registreres, slik at utlendingsforvaltningen enkelt kan finne frem til geografisk tilhørighet. I fagsystemene registreres statsløse med landkode XXX. 

8.2 Særlig om barn som er født i Norge 

Barn som er født i Norge blir som hovedregel registrert med mors statsborgerskap i Folkeregisteret. I henhold til lovene i landene foreldrene kommer fra skal imidlertid noen barn født i Norge få fars statsborgerskap. Det vil være reglene i hjemlandet som avgjør hvilket statsborgerskap et barn skal ha. Dette fører til at mange barn registreres med feil statsborgerskap. Ved førstegangsregistrering av barn som er født i Norge og hvor foreldrene har ulikt statsborgerskap, må det derfor foretas en konkret vurdering av hvilket eller hvilke statsborgerskap barnet skal registreres med. Saksbehandler kan legges til et ekstra statsborgerskap eller endre den opprinnelige føringen fra Folkeregisteret. Det understrekes derfor at det er viktig at saksbehandleren som registrerer barnet ikke ukritisk registrerer barnets statsborgerskap på bakgrunn av registreringer foretatt i Folkeregisteret, men spør de foresatte om barnets statsborgerskap i forbindelse med registrering der dette er mulig.

9. Registrering av kjønn 

Det er påkrevet å registrere kjønn, og en utlending kan kun være registrert med ett gjeldende kjønn. Begrensninger i Folkeregisteret medfører at vi kun kan registrere "mann" eller "kvinne". Det er ikke mulig å registrere "ukjent" kjønn. Hvis det benyttes elektronisk søknadskjema, må utlendingen velge mellom alternativene "mann" og "kvinne" ved registrering av søknaden. Utlendingens oppgitte kjønn vil bli det registrerte kjønnet i fagsystemene.  Dersom utlendingen har fremlagt reisedokument, registreres kjønnet slik det står registrert i dette. Hvis utlendingen er registrert med et tredje kjønn i reisedokumentet må vedkommende velge om kjønnet skal registreres som "mann" eller "kvinne".Der utlendingen ikke har fremlagt reisedokument, registreres det kjønnet han eller hun opplyser å ha, så fremt dette ikke er åpenbart uriktig, se også punkt 4. Generelt om kilden til de registrerte opplysningene.

10. Registrering av sivilstatus 

Saksbehandler skal registrere sivilstatus ved opprettelse av sak. Sivilstatus registreres hvis mulig i henhold til opplysningene som kommer frem av hjemlandets dokumenter, fortrinnsvis vigselsattest, sivilstatusattest, ugiftattest, dom om skilsmisse eller skilsmisseattest. Sivilstatus skal registreres med en fra-dato. I tilfeller der sivilstatus registreres i henhold til en attest, noteres datoen som kommer frem av attesten (vigselsdato, skilsmissedato etc.) som gjeldende fra-dato. Der saksbehandler har kommentarer som gjelder dokumentets notoritet, skal dette komme frem av merknader i saken.  

Hvis det ikke fremlegges dokumentasjon, eller notoriteten ikke er tilstrekkelig, registreres sivilstatus basert på utlendingens påstand. Koden som best beskriver riktighetsgraden av sivilstatus, skal registreres av saksbehandler.  

For utlendinger som opplyser å ha gjennomført et religiøst/tradisjonelt ekteskap, men at ekteskapet ikke er registrert i (hjemlandets) registre, må det gjøres en konkret vurdering av sivilstatus basert på landinformasjon. I noen land kan et religiøst/tradisjonelt ekteskap være gyldig selv om det ikke er registrert. I andre land er ikke religiøse ekteskap gyldige før det er registrert, eller det er kun sivilrettslige ekteskap som er gyldige. 

Utlendinger som får oppholdstillatelse og har inngått ekteskap i utlandet som ikke anerkjennes i Norge, må registreres som "ugift" eller "skilt".  

Merk at en registrering av sivilstatus foretatt i førstelinjen ikke innebærer at opplysningene er verifiserte. Saksbehandler i UDI skal foreta en selvstendig vurdering av alle relevante momenter i saken og vurdere å korrigere sivilstatus før vedtak fattes.  

10.1 Særlig om korrigering av sivilstatus  

I tilfeller hvor UDIs registreringer er mangelfulle eller feil, eller hvis oppføring i Folkeregisteret står som "uoppgitt" til tross for at utlendingen er registrert som "gift" eller "ugift" i utlendingsforvaltningens fagsystemer, kan dette skape utfordringer for utlendingen. 

I slike tilfeller skal UDI, etter anmodning fra utlendingen, sende brev til utlendingen med oversikt over sivilstatushistorikken i utlendingsforvaltningen har registrert. Det må her gå frem på hvilket grunnlag registreringene er foretatt, og hvorvidt UDI har tatt stilling til den registrerte sivilstatusen.

Etter at utlendingen er innmeldt i Folkeregisteret, er det folkeregistermyndigheten som er ansvarlig for å endre sivilstatus. Ved ønske om endring må søkeren henvises til å kontakte skatteetaten.

11. Registrering av foreldreansvar 

Med foreldreansvar menes myndighet til å fatte alle beslutninger på vegne av et barn (personer under 18 år). Foreldreansvar er en påkrevet registrering for alle barn så sant det er mulig å fastslå hvem som har foreldreansvar for utlendingen. Det skal ikke være mulig å registrere foreldreansvar for personer som er over 18. Registreringen skal derfor kun foretas på barnet, og ikke på personen(e) som utøver foreldreansvaret (foresatte etc.). Når barnet har blitt 18 år gjelder ikke registreringen lenger, og kan gjenfinnes som historikk i fagsystemene. 

De personer som skal kunne oppføres med foreldreansvar må være registrert som en familierelasjon til barnet. 

Dersom en som har foreldreansvar (f.eks. en mor) selv er under 18 år, vil også denne personen ha et foreldreansvar registrert på seg knyttet til sin(e) egne foreldre. Se også UDI UDI 2013-003 Familieinnvandring for barn med én forelder i Norge for mer informasjon om fastsetting av foreldreansvar.  

12. Registrering av relasjoner   

Registrering av relasjoner er i utgangspunktet en påstandsbasert registrering, og saksbehandler skal registrere i kodeverket hva som er kilden til informasjonen. Riktigheten av de oppgitte relasjonene vurderes på vedtakstidspunktet, der det også må ses hen til i hvilken grad relasjonene er relevante for vurdering av personens identitet, utlendings/statsborgersak eller foreldreansvar/omsorgspersoner.  

Det er viktig at følgende relasjoner registreres: Mor, far, medmor, medfar andre personer som utøver foreldreansvar for utlendingen, barn, søsken, og ektefelle/partner.  Disse kategoriene sammenfaller med Folkeregistrertes registreringer med unntak av "medfar". Ytterligere relasjoner skal ved behov, inkludert bosted, også registreres.

En "medmor" defineres av Skattedirektoratet som "en kvinne som har fått juridisk foreldrestatus for det biologiske barnet til sin kvinnelige ektefelle eller samboer. Barnet må være født ved hjelp av assistert befruktning. En medmor regnes rettslig som forelder til barnet. Reglene og rettighetene som gjelder en far, gjelder også for en medmor." 

Med "medfar" skal det her forstås "en mann som har fått juridisk foreldrestatus for det biologiske barnet til sin mannlige ektefelle eller samboer. Barnet må være juridisk adoptert av medfar." 

En medfar regnes rettslig som forelder til barnet. Reglene og rettighetene som gjelder en far, gjelder også for en medfar.  

Kategorien medfar er ikke offisielt gjeldende i Norge per i dag, men en person kan offisielt være medfar i et annet land, derfor skal vi registrere medfar der dette er aktuelt.   

Det er kun godtatt én relasjon hver av type mor, far, medmor, medfar og ektefelle/partner per person. Det skal velges juridisk ansvarlig person i tilfeller hvor det finnes flere personer som kan passe inn i en kategori. Den andre (for eksempel biologisk mor uten juridisk ansvar) skal registreres som "annen familie."  

13. Registrering av adresse 

Adresse skal som hovedregel registreres i henhold til Norges offisielle eiendomsregister (matrikkelen). Det kan registreres inntil to gyldige adresser i Norge: postadresse og oppholdsadresse. Postadressen skal være der personen kan kontaktes skriftlig. I tillegg, i tilfeller hvor dette ikke er samme som postadressen, kan oppholdsadresse benyttes for å registrere adressen der hvor personen mest sannsynlig kan påtreffes. Den siste registreringen kan være aktuell å bruke der personen bor på mottak, personer som bor på institusjon, pendlere osv. 

Se også UDI 2010-112 Utlendingers plikt til å melde flytting til politiet.

14. Registrering av dødsfall 

Dersom utlendingsforvaltningen blir gjort oppmerksom på dødsfall hos personer i Norge som ikke er registrert i Folkeregisteret, skal dødsfall registreres på bakgrunn av fremlagt dokumentasjon. Dette kan gjelde utlendinger med turistvisum, EØS-borgere eller personer med kortere tillatelser enn 6 mnd. I slike tilfeller skal dødsfall registreres, og eventuelle åpne utlendingssaker skal henlegges.   

Dersom utlendingsforvaltningen får informasjon om at en utlending med oppholdstillatelse i Norge dør i utlandet, skal vi vurdere å registrere dødsfallet. For at det kan registreres, kreves det at dødsfallet dokumenteres tilstrekkelig til å kunne vurdere riktigheten av opplysningene omkring dødsfallet. Det er ikke et krav om original dødsattest, men dødsfall kan ikke registreres utelukkende basert på en påstand.  Saksbehandler skal se hen til hvilke dokumenter som er innlevert, landinformasjon om dokumentsituasjonen i landet, og hvem som har fremsatt informasjon om dødsfallet. Det må så foretas en konkret vurdering på grunnlag av disse momentene.

Merk at folkeregistermyndigheten har andre krav til dokumentasjon for å kunne registrere et dødsfall, derfor kan det finnes eksempler på avvikende registreringer i utlendingsforvaltningens fagsystemer og i Folkeregisteret, jf. folkeregisterforskriften kapittel 8 (ekstern lenke) 

15. Registrering av dobbeltføring og alias 

Det hender at identiteter av ulike grunner blir oppført flere ganger i fagsystemene. Det kan enten være snakk om en aliasidentitet eller en dobbeltføring. Alias og dobbeltføringer kan oppdages av ulike deler av utlendingsforvaltningen, og i ulike saksbehandlingstrinn ved opprettelse eller behandling av saker tilknyttet den aktuelle identiteten. Før man registrerer en persons DUF-nummer som dobbeltføring eller alias, skal saksbehandler sjekke at det ikke er en aktiv sak til behandling knyttet til DUF-nummeret. Dersom det er en aktiv sak, skal saksbehandler ta kontakt med den etaten som behandler saken. Hvis det er en aktiv sak og man registrerer DUF nummeret som alias/dobbeltføring vil dette medføre at videre saksbehandling og vedtak ikke kan gjennomføres. Det er kun aktuell for DUF-brukere. 

15.1 Registrering av dobbeltføring 

Når saksbehandler oppdager at samme identitet feilaktig er oppført flere ganger er det viktig at identitetene kobles sammen i fagsystemene, slik at det kun er en av oppføringene (identitetene) som benyttes videre i saksbehandlingen. Saksbehandler må beslutte hvilken av oppføringene som skal benyttes videre. Saksbehandler må da se hen til hvilken sak som skal videreføres. Saksbehandler må videre sørge for at d-nummer/F-nummer registrert på den oppføringen som ikke skal videreføres slettes.  

Dobbeltføring kan blir registrert på identiteter med forskjellig navn (f.eks. pga. transkriberingsfeil), statsborgerskap, fødselsdato eller lignende. 

Når en identitet blir registrert som en dobbeltføring skal det ikke lenger være mulig å gjøre korrigeringer/endringer på noen av opplysningene som er registrert på dobbeltføringen. 

15.2 Registrering av alias 

Alias skal registreres når det blir oppdaget at en og samme person opererer med, eller har blitt registrert med ulike identiteter. 

Alias kan oppstå når personen bevisst har operert under ulike identiteter, i Norge eller andre land. Dette kan føre til tvil om identitet. Saksbehandler må alltid ta stilling til om en aliasregistrering har betydning for identitetsavklaringen. 

Det kan oppstå tilfeller hvor det er aktuelt å registrere personopplysninger (navn) som man vet at ikke er en utlendings faktiske personopplysninger, dvs. de registreres uten at DUF-nummer skal tildeles. Ett eksempel er når en utlending kommer til Norge og sier at de i et annet land har operert under en annen identitet for å unngå myndighetene i landet. Utlendingen kan også ha benyttet flere identiteter overfor ulike etater innad i Norge, f.eks. én overfor UDI og en annen overfor straffesaksregisteret eller NAV. 

I slike tilfeller skal man registrere identiteten som ikke skal være aktiv (gjeldene) som alias til personen uten å tildele DUF-nummer.

En identitet kan ha både dobbeltføring(er) og alias(er). 

16. Innsigelser fra utlendingen 

Utlendingen skal gjøres kjent med hvilke personopplysninger som registreres av utlendingsforvaltningen. Dersom utlendingsforvaltningen registrerer andre opplysninger enn det utlendingen selv har oppgitt eller som fremkommer av utlendingens dokumenter, skal utlendingen gjøres kjent med dette. Utlendingen skal gis mulighet til å komme med innsigelser mot hvordan opplysningene er registrert med mindre det er aktuelt å unnta eller utsette partsinnsyn etter forvaltningsloven, se UDI 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven punkt 3.3.